Nr.104 - Analyse af hjælpemiddelcentralen

Sagsnr.: 11/42264

 
Carsten Wulff (V), Pia Bødtker (A), Henriette Brandt Pedersen (F)

Beslutningstema

Orientering om analyse af hjælpemiddelcentralen, der driftes af Nordsjællands Brandvæsen for et fællesskab bestående af Helsingør og Fredensborg Kommuner. En tilsvarende sag behandles i Helsingør.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Hjælpemiddelcentralen blev etableret i 2012 som en selvstændig driftsenhed under Nordsjællands Brandvæsen (NSBV). Formålet med selskabet var at opnå synergier, optimal styring, fleksibilitet og leveringssikkerhed på hjælpemiddelområdet. Det var vurderingen, at der ville kunne opnås en årlig besparelse på ca. 1,5. mio.kr for de to kommuner til sammen, bl.a. igennem mindre indkøb af nye hjælpemidler, større grad af genanvendelse af hjælpemidlerne samt færre udgifter til reparationer.

 

Siden 2012 har der været et årlig merforbrug på ca. 2 mio. kr. I 2016 var merforbruget 3.5. mio. kr. på den baggrund har partnerne bag Hjælpemiddelcentralen, Helsingør og Fredensborg Kommuner samt NSBV ønsket en analyse af Hjælpemiddelscentralens drift, herunder overholdelse af servicemål og økonomistyring.

 

Analysen er udarbejdet af Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed (KLK) i perioden maj-oktober 2017.

 

 

 

Hjælpemiddelcentralen (HMC) spiller en vigtig rolle i levere hjælpemidler og dermed understøtte borgerne i at kunne klare sig selv og ikke være afhængige af hjælp. HMC indtager en central funktion i det nære sundhedsvæsen i Fredensborg Kommune, når de leverer hjælpemidler til borgere, der fx er kommet hjem fra hospitalet og i forhold til borgers rehabilitering. HMCs opgaveløsning har betydning på tværs af kommunens indsatser, herunder på handicap- og psykiatri-, børn- og unge- samt ældreområdet.

 

Hjælpemiddelcentralens hovedopgaver er i dag:

  • Indkøb af hjælpemidler, deltagelse i udbud, reparation, levering, afhentning, klargøring mv. af standardhjælpemidler
  • Nødkald
  • Låsesystem
  • Mindre boligændringer
  • Administrationsopgaver, fx hjælpemiddelsystem, lagerstyring, økonomi, ledelsesinformation, IT mv.

 

Formålet med analysen var at undersøge, hvordan kæden fra bestilling af hjælpemidlet hos myndighed til levering hos borger kan styres effektivt og med høj kvalitet sådan, at det rigtige hjælpemiddel bliver leveret til rette borger til tiden på et lavt omkostningsniveau. Mulighederne for genanvendelse af hjælpemidlerne indgik også i analysen. Endelig giver  analysen et bud på en ny økonomistyringsmodel for hjælpemiddelområdet.

  

Analysen er udarbejdet med inddragelse af brugerrepræsentanter fra henholdsvis Ældrerådet i Helsingør Kommune og Handicaprådet i Fredensborg Kommune. Derudover har medarbejdere og ledere i HMC og de to kommuner bidraget til undersøgelsen.

   

Analysespor

Samlet set viser analysen, at HMC ikke har været i stand til at opfylde de fastsatte servicemål for levering af hjælpemidler. Endvidere peges der på en række tiltag i visitationerne i de to kommuner, som primært har til formål at lette kommunikationen og skabe en mere effektiv arbejdsdeling mellem visitation og HMC. Herunder at kommunerne skal konkretisere de pågældende kvalitetsstandarder og kvalitetsmål på hjælpemiddelområdet yderligere.

 

Analysen viser endvidere, at hvis HMC skal overholde de servicemål, der er besluttet, og udvikle en mere omkostningseffektiv drift, kræver det en række ændringer i processer, kompetencer og ledelse samt i den økonomiske styring. Analysen bidrager således til at forklare det merforbrug, der har været siden 2012.  

 

Analysens 48 anbefalinger kan samles i række spor, som, hvis de alle implementeres, vurderes at kunne føre, til at Hjælpemiddelcentralen kan overholde de besluttede servicemål og udvikle en omkostningseffektiv drift.

 

Sporerne er: 

  1. Forbedring af bestillingsprocessen
  2. Styrket lagerstyringsmodel
  3. Styrket drifts- og kapacitetsstyring
  4. Styrket logistikmodel
  5. Kompetencer, roller og fælles standarder
  6. Effektiv administration, kommunikation, nye modeller for økonomistyring og ledelsesinformation
  7. Fremtidig bemandingsbehov
  8. Nye modeller for økonomistyring

 

KLKs analyse med konklusioner og samtlige anbefalinger er vedlagt som bilag.

 

HMC er som nævnt en driftsenhed under Nordsjællands Brandvæsen (NSBV) sammen med Helsingør og Fredensborg Kommuner. Det betyder bl.a. at der ikke må ske krydssubsidiering mellem HMC og NSBV’s andre aktiviteter.

 

Analysen præsenterer 3 forslag til en ny økonomistyringsmodel ud fra principper om at:

  • Bevillings-, beslutnings- og økonomiansvar er entydigt koblet
  • Budgetstyring hviler på budgetforudsigelighed
  • Den økonomiske tildeling til drift (løn) er baseret på udvikling aktivitet, kvalitet og serviceniveau korrigeret for effektiviseringskrav
  • Den økonomiske ramme for hjælpemidler er realistisk og hviler på udvikling i aktivitet, kvalitet og serviceniveau og indkøbspriser
  • Underskud og overskud ift. korrigeret budget dækkes af den økonomiansvarlige

 

De to kommuner arbejder videre med en økonomistyringsmodel, hvor

kommunerne er budgetholdere for fælles indkøb af hjælpemidler mens HMC indkøber standardhjælpemidler. Derudover tildeles HMC et driftsbudget for løn, reservedele, reparation og transport. Modellen skal have indbygget incitamenter for genbrug af hjælpemidler.  

 

 

Implementering

Analysen konkluderer, at en implementering af den nye økonomimodel sideløbende med anbefalingerne til udvikling af driften med styrket kvalitet for borgerne, vil kunne lykkes inden for en periode på 12-18 måneder. Dette forudsætter, at der afsættes ressourcer til forberedelse, implementering, opfølgning og evaluering for at realisere anbefalingerne i et tæt samarbejde mellem kommunernes visitationer og HMC og med minimal forstyrrelse af driften.

 

Styregruppen for Analysen af den fælles hjælpemiddelcentral har bestået af Centerchef Margrethe Kusk Pedersen, Center for Sundhed og Omsorg, Helsingør Kommune; Ældrechef Hans Bækvang, Fredensborg Kommune samt Service- og Logistikchef Ulrik Bjelbæk, Nordsjællands Brandvæsen.

 

De to kommuner og Nordsjællands Brandvæsen er nu i dialog om, hvordan analysens anbefalinger bedst muligt kan implementeres og hvilke ressourcer der vil være behov for hertil. Denne sag er derfor en foreløbig orientering. Administrationen forventer at kunne give en helt aktuel status for arbejdet på udvalgets møde.

Kompetence

Social- og Seniorudvalget

Indstilling

At orienteringen tages til efterretning

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 04-12-2017

Rapporten viser, at der er mulighed for at forbedre driften.

 

Administrationen skal sammen med Helsingør Kommune og Nordsjællands Brandvæsen udarbejde en færdig plan, der kan sikre implementering af konsulentrapportens anbefalinger. Drift af hjælpemiddeldepotet bør fortsat varetages af  Brandvæsenet. Planen skal - også af hensyn til borgerne - være færdig inden årsskiftet.”