Nr.112 - Kulegravning af ældreområdet - orientering

Sagsnr.: 18/25831

 

Beslutningstema

Orientering om rapporten ”Kulegravning af ældrepleje- og dagtilbudsområdet” – Ældreområdet.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Rapporten

Rambøll/Qvartz har i perioden september-december 2017 gennemført to kulegravningsanalyser af henholdsvis ældrepleje- og dagtilbudsområdet. Analyserne er samlet i rapporten ”Kulegravning af ældrepleje- og dagtilbudsområdet”. Arbejdet med rapporten er udført i samarbejde med repræsentanter fra Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet, Moderniseringsstyrelsen, Sundheds- og Ældreministeriet samt Børne- og Socialministeriet.

Rapporten er udgivet af Digitaliseringsstyrelsen i september 2018.

 

Denne sagsfremstilling indeholder alene en beskrivelse af analysen på ældreområdet. Rapporten kan sendes på forespørgsel.

 

 

Metode

Analysen på ældreområdet er baseret på flere analysemetoder blandt andet spørgeskemaundersøgelse samt på dataindsamling og interviews fra otte kommuner i Danmark, herunder Fredensborg Kommune.

 

I Fredensborg Kommune har i alt 23 ansatte (både medarbejdere, ledere, centerchef og direktør) fra ældreområdet deltaget i henholdsvis 8 interview og 4 workshop.

 

 

Kulegravningen – en del af sammenhængsreformen

Baggrunden for kulegravningerne er regeringens arbejdsprogram for en sammenhængsreform fra foråret 2017. Regeringen har som en del af sammenhængsreformen netop udgivet afbureaukratiseringsreformen den 4. september 2018. I reformen står der, at det vurderes i kulegravningen af ældreområdet, at der kan frigøres ressourcer svarende til ca. 2.000 årsværk fra bureaukrati og administration mv. til pleje og omsorg af ældre borgere.

 

Rapportens overordnede hovedkonklusioner

Rapporten konkluderer, at

  • Medarbejdere og ledere på ældreområdet har en gennemsnitlig ATA-tid (ansigt til ansigt) på ca. 50 % af arbejdstiden.
  • ATA-tiden vil kunne øges med ca. 2-4 procentpoint, hvis rapportens anbefalinger til forbedringer på ældreområdet realiseres. Det svarer til at flytte ca. 1.700-2.650 årsværk fra andre opgaver til ATA-tiden svarende til ca. 850-1.300 mio. kr. årligt i samlede lønomkostninger.
  • Rapporten konkluderer også, at det vurderes, at 1/3 af forbedringspotentialet kan realiseres inden for en 2 årig periode, mens hovedparten af forslagene vil kunne realiseres inden for en tidshorisont på i alt 3 år.

 

Rapporten tematiserer 4 områder på ældreområdet; Regelforenkling, mindre dokumentation, effektiv ledelse og styring, samt bedre arbejdstilrettelæggelse - og kommer med i alt 16 forbedringsområder på ældreområdet inden for temaerne (se tabel).

 

 

Forbedringsforslag på ældreområdet

 

 

 

Forbedringsforslag ud fra tema:

Regelforenkling

De 4 forbedringsforslag under regelforenkling kræver primært en ændring fra staten enten ved at ændre lovgivning eller vejledning.

 

Fredensborg Kommune vil i forbindelse med klippekortordningen tage kontakt til en Haderslev Kommune omkring administration af klippene, da administrationen er blevet oplyst om, at Haderslev Kommune har en mere simpel model end Fredensborg Kommune.

 

Fredensborg Kommune har allerede etableret et depot for midlertidige hjælpemidler, hvor f.eks. kommunens akutfunktion og faldforebyggelseskonsulenter kan hente hjælpemidler.

 

Mindre dokumentation

Rapporten opstiller 6 forslag inden for dokumentation. I forbindelse med at Fredensborg Kommune har ansat fast tilknyttet læge på alle kommunens plejecentre er samarbejdet og kontakt til almen praksis optimeret på plejecentrene.

 

Der arbejdes løbene på at optimere samarbejdet med sundhedsfagligt personale på hospitalerne. Dette sker både gennem sundhedsaftaler og gennem samarbejde i regionens samordningsudvalg.

 

Hertil kommer, at Fredensborg Kommune sammen med de øvrige kommuner i Nordsjælland og Nordsjællands Hospital samt almen praksis deltager i projekt Tværfaglig Stuegang, hvor man blandt andet ønsker at forbedre det tværsektorielle forløb for borgere over 65 år, der udskrives fra Nordsjællands Hospital til en midlertidig plads i de 8 kommuner.

 

Fredensborg Kommune har tidligere i forbindelse med frikommune forsøgt at få tilladelse til at fjerne krav om at opdatere handelsnavn i FMK. Denne tilladelse er dog efterfølgende trukket tilbage af Sundhedsstyrelsen.

 

Fredensborg Kommune bruger allerede i dag devices i forbindelse med dokumentation og er i 2018 begyndt på at dokumentere hos borgeren.

 

Effektiv ledelse og styring

Det ene af de 2 forbedringsforslag inden for effektiv ledelse og styring indebærer at reducere sygefravær ved øget ledelsesfokus og øget medarbejdertrivsel.

 

Ældreplejen i Fredensborg Kommune har løbende fokus på medarbejdertrivsel blandt andet i forbindelse med trivselsundersøgelserne samt fokus på fravær. Fredensborg Kommune har netop fået puljemidler fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) til et projekt omkring fælles indsatser af sygefravær i hjemmeplejen. Projekter starter 1. oktober 2018 og afsluttes ultimo 2020.

 

Bedre arbejdstilrettelæggelse

Fredensborg Kommunes hjemmepleje har ”start hjemmefra”. Det vil sige, at medarbejderen ikke møder ind i hjemmeplejegruppen inden det første besøg men får køreplanen hjemme på mobiltelefonen og kører derefter direkte til første borgerbesøg.

 

Ældreområdet i Fredensborg Kommune har ligeledes haft fokus på, at mødeaktivitet som hovedregel afholdes om eftermiddagen.

 

Hjemmeplejen har opstartet brug af skærmbesøg i 2018. Hjemmeplejen har ikke erfaring med sensorer i borgerens eget hjem. Sensorer i form af bevægelsessensorer og rumfølere anvendes imidlertid på kommunens plejecentre, når det er aktuelt.

 

Der er fokus på transporttiden i hjemmeplejen og hjemmeplejens planlæggere har kontinuerligt fokus på at optimere medarbejdernes ruter. Planlæggerne er efteruddannet inden for ruteplanlægning.

 

Ældreområdet i Fredensborg Kommune har ikke fast telefontid til borgere og pårørende. Der er dog en positiv tilbagemelding omkring fast telefontid i hjemmeplejen og på plejecentre. - Det forventes at spare medarbejderne for mange unødige afbrydelser i løbet af dagen.

 

 

Mini-rapport til Fredensborg Kommune

Fredensborg Kommune har i forbindelse med kulegravningen og i kraft af at have deltaget i undersøgelsen modtaget en tilbagemelding (mini-rapport) alene på Fredensborg Kommune.

 

En af tilbagemeldingerne i mini-rapporten er, at Fredensborg Kommune bruger 15 % færre udgifter pr. ældre end landsgennemsnittet og samtidig har 3 % flere ældre over 80 år, som modtager hjemmehjælp. Mini-rapporten viser også, at Fredensborg Kommune har samme ATA-tid som konklusionen i hovedrapporten og at fordelingen af opgaver inden for den totale arbejdstid stort set kan sidestilles med resultaterne i hovedrapporten.

 

Mini-rapporten indeholder også forbedringsforslag. Disse er ikke et udtryk for analysens endelige forbedringsforslag men forslag, som er fremført af de interviewede i Fredensborg Kommune. Der er i alt opstillet 12 forbedringsforslag i mini-rapporten. Ét af forslagene er at integrere ”træning” og ”pleje” i et system. Dette er netop sket i forbindelse med kommunens nye dokumentationssystem og fælles sprog 3. Ét andet af forslagene er automatisk kørselsregistrering. Der findes allerede en APP, hvor man kan registrere kørsel. Disse bliver på nuværende tidspunkt brugt flere steder i kommunen.

 

Andre af de forslåede områder kræver en lovændring eller forventes ikke at frigive mere tid hos borgeren, da en evt. implementering er forbundet med større udgifter/løbende udgifter eller øgede kompetenceprofiler. 

 

Da mange af forslagene i kulegravningsrapporten på det kommunale område allerede er gennemført i Fredensborg Kommune, forekommer den i rapporten antaget effektivisering ikke realistisk i Fredensborg Kommune.

 

Rapporten kan ses her: https://digst.dk/afbureaukratisering/kulegravning-af-sektoromraader/

 

FN's Verdensmål og Byrådets arbejdsgrundlag

Understøtter FN mål: Sikre et sundt liv for alle og fremme trivsel for alle aldersgrupper

Og Byrådets mål: Forenkling af sagsgange og administrative effektiviseringer skal frigive ressourcer særligt til demente og ældre med behov for støtte.

 

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

 

Indstilling

At Social- og Seniorudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 09-10-2018

Orienteringen taget til efterretning.