Nr.109 - Hjælpemiddelcentral - Samarbejdsaftale

Sagsnr.: 18/13258

 

Beslutningstema

Beslutning om ny samarbejdsaftale, ny økonomistyringsmodel samt driftsbudget for den fælles hjælpemiddelcentral, der drives af Nordsjællands Brandvæsen i et fællesskab bestående af Helsingør og Fredensborg Kommuner. En tilsvarende sag behandles også i Helsingør Kommune.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Den fælles hjælpemiddelcentral (HMC) er et samarbejde mellem Helsingør og Fredensborg kommuner samt Nordsjællands Brandvæsen (NSBV) og blev i sin nuværende form etableret i 2012.

 

På baggrund af konstaterede budgetoverskridelser i 2013-2016 besluttede Helsingør og Fredensborg Kommuner i 2017 at gennemføre en analyse af HMC med henblik på at

indhente forslag til optimeringer, der kunne effektivisere driften af HMC samt få forslag til en ny økonomistyringsmodel for området. Dette arbejde har resulteret i et forslag til en ny samarbejdsaftale mellem de to kommuner og NSBV. Afsættet for den nye samarbejdsaftale er bl.a. hjælpemiddelområdets betydning i det nære sundhedsvæsen.

Kommunernes Konsulentvirksomhed (KLK) har udarbejdet analysen.

På baggrund af analysen og det efterfølgende implementeringsarbejde fremlægges forslag til en ny samarbejdsaftale, herunder ny økonomistyringsmodel samt driftsbudget for HMC.

 

En tilsvarende sag forelægges Byrådet i Helsingør Kommune.

 

 

 

Sagsfremstilling

Analysen af HMC viste samlet set, at HMC ikke har været i stand til at opfylde de fastsatte servicemål for levering af hjælpemidler. Endvidere pegede analysen på en række tiltag i visitationerne i de to kommuner, som primært har til formål at lette kommunikationen og skabe en mere effektiv arbejdsdeling mellem visitation og HMC. Herunder at kommunerne skal konkretisere de gældende kvalitetsstandarder og kvalitetsmål på hjælpemiddelområdet yderligere.

 

Analysen viste endvidere, at hvis HMC skal overholde servicemålene, herunder levering af standardhjælpemidler inden for 3 hverdage og levering af akut-hjælpemidler samme hverdag efter bestillingen er modtaget, og udvikle en mere omkostningseffektiv drift, ville det kræve en række ændringer i processer, kompetencer og ledelse samt i den økonomiske styring

(jf. Social- og Seniorudvalget d. 04. december 2017).

 

Analysen præsenterede 48 anbefalinger, som hvis implementeret vil betyde, at HMC kan overholde de besluttede servicemål og udvikle en omkostningseffektiv drift gennem udvikling af følgende områder:

  • Forbedring af bestillingsprocessen.
  • Styrket lagerstyringsmodel.
  • Styrket drifts- og kapacitetsstyring.
  • Styrket logistikmodel.
  • Kompetencer, roller og fælles standarder.
  • Effektiv administration, kommunikation og ledelsesinformation.
  • Fremtidig bemandingsbehov.
  • Ny model for økonomistyring.

 

Analysen konkluderede, at en implementering af en ny økonomimodel sideløbende med anbefalingerne til udvikling af driften med styrket kvalitet for borgerne, vil kunne lykkes inden for en periode på 12-18 måneder. Kommunerne og NSBV har gennem de seneste 8 måneder implementeret en række af anbefalingerne.

 

Resultaterne af implementeringen er bl.a. at:

Bestilling af reparationer af hjælpemidler sker nu direkte hos HMC. Det betyder, at borgerne får direkte kontakt med en medarbejder med teknisk indsigt, når de henvender sig og kan aftale et konkret tidspunkt for afhentning af hjælpemidlet.

Kommunernes bestillinger af hjælpemidler er skærpet, så fejl i bestillingerne og spildtid i kommuner og HMC minimeres.

 

Helsingør og Fredensborg Kommunes retningslinjer for, hvornår der bestilles akuthjælpemidler, er ensrettet. Det betyder, at borgerne få leveret akuthjælpemidler, når der er behov for det. 

Der er ansat ny leder på HMC med kompetencer til at skabe den nødvendige forandring i organisationen.

 

 

Ny samarbejdsaftale

Der er endvidere udarbejdet forslag til en ny samarbejdsaftale mellem Helsingør og Fredensborg Kommuner samt NSBV (bilag 1). Den nye samarbejdsaftale tager højde for, at Helsingør Kommune ikke er en del af § 60 selskabet mellem Fredensborg Kommune og NSBV, som var tilfældet i 2012. Den nye samarbejdsaftale tydeliggør endvidere:

  • Ansvars- og arbejdsdeling mellem henholdsvis Helsingør og Fredensborg Kommuner samt HMC og Nordsjællands Brandvæsen.
  • Den praktiske organisering af samarbejdet, herunder etablering af en formel samarbejdsorganisation, hvor det er tydeligt, på hvilket niveau beslutninger skal træffes.
  • Økonomistyring, herunder en sondring mellem standardhjælpemidler, der bestilles af HMC og faktureres hos kommunerne samt specialhjælpemidler, der bestilles og betales af kommunerne.

 

Endelig er de nye databehandlingsregler tilføjet samarbejdsaftalen.

 

 

Ny økonomistyringsmodel og budget

Driften af HMC er tidligere sket ud fra princippet om HMC som en selvstændig enhed i NSBV. Økonomistyringsmodellen har hvilet på princippet om, at over/underskud er blevet dækket af kommunerne ved regnskabsårets afslutning.

 

Den nye økonomistyringsmodel kobler entydigt bevillings-, beslutnings- og økonomiansvaret således, at incitamenterne for at være økonomisk ansvarlig er placeret hos den, der har beslutningsansvaret.

 

Kommunerne har i den nye model hjemtaget opgaven for indkøb af hjælpemidler og det giver en forventning om en tættere styring af området.

 

Budgettet til hjælpemiddelområdet vil fremover bestå af et driftsbudget og et indkøbsbudget.

 

Med hensyn til indkøbsbudgettet, vurderes det, at det samlede behov for hjælpemidler vil stige i de kommende år pga. en aldrende befolkning med behov for mere avancerede hjælpemidler. Evt. under- eller overskud på indkøbsdelen dækkes af kommunerne, som ansvarlige for indkøb og økonomistyring.

 

HMCs driftsbudget består derimod af et fast årligt beløb til drift af centralen. Evt. over- eller underskud på driften dækkes, som i dag, af kommunerne efter en 60/40 fordeling. Driftsbudgettet skal hvert år evalueres med mulighed for tilpasning i forhold til udviklingen i aktivitetsdata, herunder antal kørsler, registrerede hjælpemidler, tilgang/afgang af borgere med hjælpemidler.

 

HMC skal hvert år fremlægge en plan for minimum 1 % reduktion i driftsudgifterne. Planen kan være i form af forslag til effektiviseringer, egentlige besparelser eller lignende.

 

 

Økonomi/Personaleforhold

Som beskrevet ovenfor forventes behovet for indkøb af hjælpemidler at stige med antallet af ældre i Fredensborg Kommune. Med den nye økonomistyringsmodel og dermed en mere stringent model med kobling af bestillings- og budgetansvar, forventes dog en bedre styring af hjælpemiddelindkøb fremadrettet.

 

 Med hensyn til den fremtidige drift af Hjælpemiddelcentralen har NSBV udarbejdet følgende budget:

 

Tabel 2: Driftsbudget for den fælles hjælpemiddelcentral (HMC)

HMC driftsbudget

Årlige forv. udgifter

Kørsel, inkl. drift (benzin, vedl., leasing mv.)

473.400

Personale (løn, uddannelse, mundering mv.)

3.607.018

Administration

152.000

Rengøring

70.000

Levering af senge

790.000

Øvrige driftsudgifter

370.333

- (IT, inventar, værktøj mv.)

Samlet budget

5.462.751

 

Driftsbudgettet omfatter både Helsingørs og Fredensborgs udgifter og fordeles efter en fordelingsnøgle med 60 % til Helsingør og 40 % til Fredensborg.  

 

Driftsbudgettet er endvidere tilført 790.000 kr. til dækning af fragt af senge. Dette beløb ydes som tilskud i 2019 og 2020 samtidig med at udgifterne til dette område følges tæt. Dette beløb svarer til den omkostning kommunerne har haft i de senere år og der er således ikke tale om en samlet merudgift på området.  

Der er tilført 87.000 til drift af hjælpemiddelvaskemaskinen.

 

Driftsbudgettet omfatter ikke vedligeholdelse af selve Hjælpemiddelcentralen, så kommunerne må påregne yderligere udgifter til vedligeholdelse.

 

 

 

Andre virkninger (FN's Verdensmål m.m.)

Verdensmål 3: Sundhed og trivsel. Understøtter Byrådets pejlemærke om Livskvalitet i Hverdagen

 

Kompetence

Byrådet.

 

Indstilling

  1. At ny samarbejdsaftale, driftsbudget og økonomistyringsmodel godkendes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 09-10-2018

Anbefaler administrationens indstilling.