Nr.68 - Hjælpemiddelcentral - anbefaling til indsatspunkter 2018

Sagsnr.: 18/13258

 

Beslutningstema

Orientering vedrørende implementeringsplan, samarbejdsaftale og økonomimodelanbefaling for en fælles hjælpemiddelcentralen, der drives af Nordsjællands Brandvæsen i et fællesskab bestående af Helsingør og Fredensborg Kommune.

En tilsvarende sag behandles også i Helsingør Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Siden 2012 har der været en aftale om drift af en hjælpemiddelcentral mellem Nordsjællands Brandvæsen, Fredensborg Kommune og Helsingør Kommune.

Formålet med selskabet var at opnå synergi, optimal styring, fleksibilitet og leveringssikkerhed på hjælpemiddelområdet. Det viser sig efterfølgende, at der har været visse udfordringer, blandt andet med økonomistyring.

På denne baggrund udarbejdede KL Konsulentvirksomhed (KKL) i 2.og 3.kvartal af 2017 en analyse af den fælles hjælpemiddelcentral, efter gensidig aftale mellem Fredensborg, Helsingør Kommuner og Nordsjællands Brandvæsen. Formålet med analysen var at undersøge, hvordan kæden fra bestilling af hjælpemidler hos myndighed til levering hos borgeren kan styres effektivt og med høj kvalitet, samt hvordan det kan sikres, at der leveres hjælpemidler til tiden, at hjælpemidlerne genbruges samt at det rigtige hjælpemiddel kommer til rigtige borger på et lavt omkostningsniveau.

Analysen resulterede i 48 anbefalinger til forbedring af Hjælpemiddelcentralens ledelse og drift.

 

Metode

De 48 anbefalinger er blevet til på baggrund af en grundig analyse af den nuværende drifts- og økonomimodel med bred inddragelse af medarbejdere og ledere i kommunernes visitationer og på hjælpemiddelcentralen.

Der har ligeledes været brugerinddragelse.

 

Opsummering af anbefalinger

Hjælpemiddelcentralens succes er dels afhængig af kvaliteten af de bestillinger der kommer ind, dels afhængig af kvaliteten i Centralens egne processer.

Skal hjælpemiddelcentralen overholde de servicemål, der er besluttet, og udvikle en mere omkostningseffektiv drift, kræver det en række ændringer i processer, kompetencer og ledelse samt i den økonomiske styring.

KLK har identificeret 48 forslag til forbedring af arbejdet på hjælpemiddelområdet.

Forslagene er grupperet i 6 indsatsområder:

  • Styrket drifts og kapacitetsstyring.
  • Styrket lagerstyringsmodel
  • Styrket logistikmodel med bedre it-understøttelse
  • Kompetencer, roller og fælles standarder.
  • Effektiv administration, kommunikation, ny økonomistyring og LIS

 

Implementeringsplan

Der er udarbejdet en implementeringsplan på baggrund af anbefalingerne, grupperet efter områder, ligeledes er ansvaret for de enkelte områder fordelt og det er beskrevet, hvilken effekt det vil have for borgeren, at anbefalingen implementeres.

Endelig er der fastsat deadline for implementering af de enkelte anbefalinger.

Implementeringsplanen strækker sig over perioden januar – december 2018. Flere af anbefalingerne er allerede implementeret og størstedelen af anbefalingerne vil jf. planen være implementeret med udgangen af december 2018 og inden for eksisterende økonomiske ramme.

Implementeringsplanen ses i bilag 1.

 

Fremdriften i implementeringen af anbefalingerne er organiseret i 2 projektgrupper (projektgruppe A og B) og følges løbende af en styregruppe. 

 

Projektgruppe A,

Opdrag: skal sikre fælles prioritering og fremdrift i relation til udvikling af driften, såvel i kommunerne, som på hjælpemiddelcentralen.

Arbejdsgruppen har fokuseret på at implementere anbefalinger og aktiviteter, se bilag 1.

Som eksempler kan nævnes:

  • Borgerens bestilling af reparationer, samt forespørgsler om status på levering:

indtil nu har borgerne henvendt sig til visitationen i kommunen, som herefter retter henvendelse til Hjælpemiddelcentralen.

Fremover skal kontakten gå direkte fra borger til hjælpemiddelcentralen.

Der er udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser og indsatspunktet forventes at være implementeret den 1. august 2018. 

  • Fælles kommunale retningslinjer for bestillinger af AKUT leveringer: der er udarbejdet fælles retningslinjer og de er allerede implementeret.
  • Generel lagerstyring: der er igangsat oprydning og opmærkning og der er gennemført en status på Hjælpemiddelcentralen. Der henstår stadig et arbejde med at optimere indretning af lager.
  • Driftsledelse og målstyring: der er ansat ny leder af Hjælpemiddelcentralen fra

d. 1.juni 2018.

 

Projektgruppe B,

Opdrag: skal udarbejde aftalegrundlag, herunder grundlag for og forslag til driftsøkonomi, samt oplæg til relevant ledelsesinformation.

Arbejdsgruppen har udarbejdet:

  • Udkast til en samarbejdsaftale, der er i juridisk proces og forventes at være klar til politisk godkendelse i august 2018
  • Forslag til 18 nøgletal som ledelsesinformation, se bilag 2
  • Budget for drift af fælles hjælpemiddelcentral, herunder foretages der følgende ændringer:

?       Budgettet for indkøb af hjælpemidler overgår fremadrettet til kommunerne.

?       Driftsbudgettet inklusiv biler varetages fremadrettet af Nordsjællands Brandvæsen.

Derudover er der igangsat en proces, hvor Nordsjællands Brandvæsen udarbejder oplæg til tilpasning af budgettet til det hidtidige budgetniveau.

 

 

 

 

 

 

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

Elektroniske bilag

 

Bilag 1: Status på implementeringsplanen

Bilag 2: Ledelsesindformation

Indstilling

At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 29-05-2018

Orienteringen taget til efterretning. Udvalget ønsker at drøfte serviceniveauet for akutte reparationer på et kommende møde.