Nr.25 - Orientering om KMD Nexus implementering 2018

Sagsnr.: 18/1704

 
Carsten Wulff (V), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Orientering om proces for implementering af nyt omsorgssystem KMD Nexus

Sagsfremstilling og økonomi

Center for Ældre og Omsorg har siden 2010 anvendt CSC Vitae(FOS) som journalsystem

Kommunerne er forpligtet til udbyde denne opgave mindst hver 6.år. Efter en evaluering af de eksisterende omsorgssystemer på markedet tildelte kommunen opgaven via en SKI aftale til KMD Nexus.

Systemet skal implementeres i foråret 2018, således at drift overgår fra FOS til Nexus den 1.6

Ud over skift af selve omsorgssystemet foretages også et skift af dokumentationsmetode fra Fælles Sprog II til Fælles Sprog III.

Fælles Sprog III er en fælles metode til dokumentation og udveksling af data i det kommunale ældre- og sundhedsområde. Dette sker gennem brug af ensartede begreber, klassifikationer og tilpassede arbejdsgange. Center for Ældre og Omsorg forventer at kunne realisere en række positive effekter ved at dokumentere ud fra denne metode. 

Kommunens medarbejdere må i dag bruge forholdsvis meget tid på at skrive de samme oplysninger om borgerne flere steder i omsorgssystemet, ofte i fritekst og med lange forklaringer. Fælles Sprog III understøtter genbrug af de data, der allerede er dokumenteret om borgeren i omsorgsjournalen. Fælles Sprog III giver ledelsen mulighed for at trække statistik på tværs af borgere. Samlet set forventes Fælles Sprog III at understøtte mere effektive arbejdsgange og bedre kvalitet i data.

I forbindelse på overgangen til Nexus er det besluttet at medarbejderne fremover i videst mulig udstrækning skal foretage dokumentationen sammen med borgerne.

Grundprincippet i omsorgsjournalsystemet KMD Nexus er ”én borger, én plan”. Det betyder, at alle arbejder i samme it-platform, også når der samarbejdes på tværs af fagligheder, enheder og centre. Det betyder, at medarbejderne bedre kan tage højde for borgerens samlede situation. Center for Ældre og Omsorg forventer, at overgangen til KMD Nexus bidrager til mere effektive forløb, der i højere grad hænger sammen på tværs af sundhed og omsorg. Systemet kan også anvendes af socialområdet, men handicap- og socialpsykiatriområdet fortsætter i første omgang på eksisterende systemer.. 

Borgere og pårørende får mulighed for at få en mere aktiv rolle i deres forløb, fordi Nexus gør det muligt for borgerne at skrive i omsorgsjournalen, følge med i aftaler og dokumenter samt mulighed for at føre digitale samtaler med sundhedspersonalet. 

Opgaver i implementeringsperioden

Alle medarbejdere i Center for Ældre og Omsorg skal fra 1. februar 2018 og frem til 1. juni 2018 undervises i det ny omsorgssystem, Nexus, og sikre, at data fra FOS manuelt konverteres til Nexus ud fra de nye principper for dokumentation i Fælles Sprog III. Der skal oprettes nye journaler for alle borgere, der modtager ydelser fra Center for Ældre og Omsorg, og disse journaler skal skrives ud fra de helt nye principper og kategorier i Fælles Sprog III. I alt er der tale om ca. 2500  journaler af forskellig omfang, hvortil der også kommer journaler for borgere, der skal tilbydes forebyggende hjemmebesøg samt borgere, der udelukkende er tildelt hjælpemidler.

Systemopsætningen i Nexus skal være klar primo 2018. Den ny opsætning af systemet skal være tilpasset principperne i Fælles Sprog III og organisationens enheder.

 Konsekvenser for drift og serviceniveau i implementeringsperioden 

Center for Ældre og Omsorg prioriterer, at borgerne naturligvis får den nødvendige hjælp og støtte, og at de mærker så lidt som muligt til overgangen til ny dokumentationsmetode og omsorgssystem, og følgende aktiviteter vil blive prioriteret:

·         At borgere hjemtages rettidigt fra hospitalerne.

·         Sikring af den nødvendige kapacitet på kommunens midlertidige døgnpladser.

·         Indstilling af borgere til plejebolig og ældreboliger.

De akutte telefoner vil have uændrede åbningstider fra kl. 8-15, så eksterne samarbejdsparter fortsat kan komme i kontakt med kommunen.

Da den største arbejdsmængde i implementeringsperioden skal varetages af Visitationen, vil nogle opgaver skulle nedprioriteres.

Det vil primært omhandle den løbende re-visitation som vil blive indstillet.

Ændrede ”pakker” (budgetforlig 2018-2021) kan først implementeres fra  4. kvartal 2018.

Omfanget af administrativ visitation, frem for hjemmebesøg, vil øges, Herunder vil også den fremskudte visitation på hospitalerne overgå til primær telefonisk kontakt.

Længere sagsbehandlingstider og tidsfrister, for ikke-akutte ændringer. I dag er der sagsbehandlingstidsfrist på op til fem dage, i konverteringsperioden forventes det at ville kunne blive op til 10 dage.

Drift og serviceniveau i hjemmeplejen, på plejehjem og på Pilebo forventes at blive opretholdt på næsten samme serviceniveau.

Der forventes øget brug af vikarer på alle driftsenheder for at kunne opretholde den vanlige drift og serviceniveau, når medarbejderne er til undervisning. Der er afsat et mindre beløb på 350 t.kr til virakdækning (budgetforlig 2018-2021)

Med en komprimeret og intens implementeringsperiode, hvor alle medarbejdere skal undervises og en del medarbejdere skal konvertere data til det nye omsorgssystem, sker der endvidere nedjustering af følgende forhold:

Kompetenceudvikling i form af kurser, og deltagelse i projekter samt nye udviklingstiltag vil blive nedprioriteret til et minimumsniveau. Kompetenceudviklingen vil i stedet være i forhold til det nye sundhedsfaglige dokumentationssystem og kvaliteten heraf.

Der vil være begrænset mulighed for at afholde ferie i implementeringsperioden. Dette kan medføre en ophobning af ferie, der skal afholdes før og efter implementeringsperioden. Der er således mulighed for at afholde restferie, og der foretages en individuel og konkret vurdering af ferieønsker.

 

Mål for implementering er at alle borgere er konverteret med basisoplysninger og besøgsplan pr. 1. juni.

 

Alle borgeres handleplaner, dagsplaner o.lign. skal være opdateret pr. 1. september.

 

Økonomi

Konverteringen til det nye system vil blive søgt håndteret inden for den nuværende ramme, dog således at administrationen ved overførselssagen vil søge om at der inden for mindreforbruget på politikområde 16 for 2017 omprioriteres midler til at understøtte konverteringen, således at det sikres at borgerne mærker mindst muligt til det omfattende systemskifte.

Bevilling

Konverteringen til Nexus afholdes inden for eksisterende bevillinger.

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 05-02-2018

Orienteringen taget til efterretning