Nr.147 - Budgetudfordringer i den kommunale hjemmepleje

Sagsnr.: 18/31045

 

Beslutningstema

Beslutning om håndtering af budgetudfordringer i Fredensborg hjemmepleje.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg hjemmepleje oplever fortsat store udfordringer og det medfører

et forventet merforbrug på 11,8 mio. kr.

 

Der blev overført et underskud fra 2016 på 3,2 mio. kr., og et underskud på 3,3 mio fra 2017.

Merforbruget i 2018 forventes at blive 5,3 mio. kr.

(Se tabel 1 i bilaget.)

 

Budgettet til hjemmeplejen udgør ca. 30 % af budgettet på ældreområdet. Der er ikke budgetoverskud på det øvrige ældreområde, der gør det muligt at dække merforbruget i hjemmeplejen inden for rammerne af de generelle overførselsregler.

 

Merforbruget i 2018 er opstået som følge af stort vikarforbrug samt merforbrug i hjemmesygeplejen.

 

Vikarforbrug

Det store vikarforbrug skyldes hovedsagelig:

 

Vakante stillinger. Der har gennem hele 2018 været mange stillinger som har været ubesatte. Aktuelt er der 16 vakante stillinger – heraf 10 i aftenvagten. De ledige stillinger giver naturligvis et mindreforbrug på lønbudgettet, men det kan ikke finansiere vikarudgifterne, da eksterne vikarer er væsentlig dyrere end fast personale. Mindreforbruget på løn til faste medarbejdere udgør 4,7 mio. kr. og vikarforbruget 11 mio. kr. Det er ikke opgjort hvor stor del af vikarforbruget, der henholdsvis skyldes ledige stillinger, sygefravær eller implementering af Nexus.

Fredensborg Kommune står ikke alene med rekrutteringsudfordringer i hjemmeplejen. Både nabokommunerne og på nationalt plan opleves vanskeligheder med at rekruttere til ældre- og sundhedsområdet og både KL og Ældreministeriet, har iværksat nationale handlingsplaner.

 

Stor personaleomsætning. Der er en stigende personaleomsætning som ultimo 2018 forventes at være på 24 pct. I 2017 var den på 22,1 pct. Udviklingen i personaleomsætning fremgår af tabel 2 i bilaget. Det kan oplyses at på landsplan var personaleomsætningen for gruppen af sundhedspersonale 14,5 pct. i 2017.

 

Nexus implementering. Der har været et stort personaletræk i forbindelse med konvertering af data og undervisning af personale. I undervisningsperioden er der blevet benyttet vikarer. De tildelte midler på 1 mio  til de samlede implementeringsudgifter har ikke kunne dække omkostningerne. Implementeringsudgifterne androg ca. 2 mio på det samlede ældreområde.

 

Højere sygefravær. Sygefraværet er stigende. Ultimo oktober 2018 er det samlede sygefravær på 7,1 pct. I 2017 var det på i alt 6,4 pct. Det er aften/nat gruppen som tegner sig for det højeste sygefravær. Det er ultimo oktober 2018 på 10,6 pct. (Se tabel 3 i bilaget). Det kan oplyses, at sygefraværet i hjemmeplejen i hele landet i 2017 var på henholdsvis 7,1 pct. og 7,0 pct. for social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere.

 

Det forventes, at der i 2018 bliver et samlet vikarforbrug på 11 mio. kr. hvilket er en merudgift i f.t. 2017 på 4,4 mio. kr.

 

Hjemmesygeplejen

De hurtigere udskrivninger fra sygehusene samt indsatsen med at undgå indlæggelser lægger et stort pres på Hjemmesygeplejen, da der er behov for mere sygepleje i hjemmet. Der finder ingen aktivitetsregulering sted af budgettet til området. Området indgår ikke i demografi-reguleringen.

 

Der har været et stort personaletræk i forbindelse med konvertering af data og undervisning af personale i forbindelse med indførslen af Nexus. Der er nye arbejdsgange og sygeplejen har et øget tidsforbrug i forbindelse med medicinadministration og .

 

Der forventes et merforbrug i Hjemmesygeplejen på 1,4 mio. kr. i 2018.

 

Øvrige udfordringer:

Der har været følgende udfordringer som skal nævnes:

 

Ledelsesudfordringer: Der har været få ansøgere til 3 gruppelederstillinger og det har været nødvendigt at konstituere udvalgte medarbejdere i lederstillingerne. Derudover har en enkelt fast gruppeleder været udstationeret i en anden gruppe.

 

Aktivitetsafregning: Implementering af Nexus har påvirket den aktivitetsbaserede afregning, der omfatter afregning efter visiterede timer til Hjemmeplejen.

Normalt afregnes Hjemmeplejen efter visiterede timer – måned for måned. På grund af implementering af Nexus, har det ikke været muligt at trække konkrete tal fra maj til oktober måned. Det har derfor været nødvendigt at fastlåse afregningsbeløbet i maj måned. Det er aftalt, at så snart det er muligt at trække korrekte opgørelser over visiterede timer, skal der foretages en efterregulering af beløbene for perioden fra juli 2018. Denne efterregulering forventes, at være omkring 0,5 mio. kr. som skal tilføres Hjemmeplejen.

 

Ved budgetrevisionen pr. 30.6.2018 forventedes et samlet merforbrug på 6,5 mio for 2018 idet der ekstraordinært blev tilført 3 mio fra demografipuljen.

 

Konklusion

Vikarforbruget er den altoverskyggende årsag til merforbrug i Fredensborg Hjemmepleje med i alt 4,4 mio. kr. endvidere bidrager hjemmesygeplejen med 1,4 mio. kr.

Der forventes en budgettilførsel på 0,5 mio. kr. til dækning af stigning i visiterede timer. Samlet er merforbruget på 5,3 mio. kr.

 

Iværksatte handlinger i 2018 for at nedbringe merforbruget i 2019 og 2020:

 

  • Der er ansat nye ledere i to af de fem grupper.
  • En gruppeleder har været udstationeret i anden gruppe.
  • Gennemgang af økonomisystem og rapporter i samarbejde med Økonomikonsulen.
  • Ledelsesspænd for aften/nat gruppen bliver reduceret, når 20 nattevagter overgår til plejecentrene pr 1. januar 2018.
  • Dialog om økonomi i MED og i Fredensborggruppen på personalemøde.
  • Rekruttering af sygeplejersker i to vakante SSA stillinger.
  • Rekruttering af uuddannet personale.
  • Tæt opfølgning på sygefravær.
  • Opstart af  Sygefraværsprojekt i samarbejde med konsulentfirma.
  • Samarbejde med Personale og HR om stillingsannoncer og rekruttering.
  • Af arbejdsmæssige årsager er der brug for at være to personer til besøg hos nogle borgere. I Nivå er der ikke fulgt visitationer (pakker) med anvendelsen af den ekstra resurse. Der foregår en ekstra indsats for at afdække disse forhold i samarbejde med visitationen.
  • Der er startet en planlæggerfunktion om aftenen, som har til opgave at have særligt fokus på planlægning af opgaver fra visitationen, samt svare telefoner og varetage skærmbesøg. Funktionen har ikke nået sin fulde effekt endnu.
  • Afprøvning af virtuel hjemmepleje i form af skærmbesøg til udvalgte borgere i 2 hjemmeplejegrupper.

 

Handleplan for de fem grupper

Der udarbejdes en samlet ”Handleplan for Fredensborg Hjemmepleje” som består af delplaner for hvert af de 5 grupper. Administrationen har tidligere i forbindelse med sagen af 5. februar 2018 ”Forslag til servicereduktioner på ældreområdet” tilkendegivet, at det ikke er muligt at indhente det opsamlede merforbrug for 2016 og 2017, som i alt beløber sig til 6,5 mio. kr.

Merforbruget i 2018 skal behandles i Handleplanen således at budget inkl. overført merforbrug bringes i balance over de næste 2 år. Der arbejdes centralt med nye initiativer i form af at afsøge muligheder for at gøre aften- og natstillingerne mere attraktive og en evt. omstrukturering af aften og nat organiseringen.

 

Planen forelægges Social og Seniorudvalget i februar 2019.

 

Administrationen anbefaler at det overførte merforbrug fra 2016 og 2017 på 6,5 mio dækkes af budgetreserven, og at merforbruget fra 2018 håndteres vil hjemmeplejens handleplan.

 

FN's Verdensmål og Byrådets arbejdsgrundlag

Sagen understøtter Byrådets arbejdsgrundlag og pejlemærket ”Livskvalitet i hverdagen” -

Et ældreliv med muligheder.

 

Kompetence

Byrådet.

 

Indstilling

At det overførte merforbrug fra 2016 og 2017 på 6,5 mio dækkes af driftsbudgetreserven på 14,7 mio. kr. og at det forventede merforbrug fra 2018 på 5,3 mio kr.  håndteres i Hjemmeplejens handleplan indenfor overførelsesreglerne.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 03-12-2018

Anbefaler administrationens indstilling.