Nr.64 - Ejendomme - metode og status til eftervisning af vedligeholdelsestilstande

Sagsnr.: 15/38997

 

Beslutningstema

Der er med udgangspunkt i budgetforlig 2016-2019 et politisk ønske om vurdering af tilstanden af de kommunale anlæg og aktiver. Nærværende orientering omhandler de kommunale ejendomme. En tilsvarende orientering vil tilgå Infrastruktur- og Teknikudvalget fsv. angår veje og stier.

På budgetseminaret til august vil en samlet vurdering, af tilstanden af de kommunale aktiver: ejendomme, veje, stier, belysning, broer mv. blive fremlagt.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Center for kommunale Ejendomme og Intern Service (CEIS) vedligeholder pt. 119 ejendomme.

Iht. Dansk Facilities Management er en ejendom defineret ved En enhed (matrikel) omfattende en eller flere bygninger og det tilhørende terræn”.
Eksempelvis: Kokkedal Skoler består af 2 enheder Kokkedal Skole Øst og Kokkedal Skole Vest, hver med hhv. 6 og 10 bygninger.

Selve anvendelsen af ejendommene er kategoriseret iht. Social og Indenrigsministeriets ”Den Autoriserede Kontoplan”. En ejendom kan have flere anvendelser tilknyttet.

Flg. anvendelseskategorier er anvendt:

  • Administration (6.45.50)
  • Dagtilbud (5.25.10)
  • Fritid / Idræt (0.32.31)
  • Fællesformål (0.25.10)
  • Kultur (3.35.60)
  • Skoler / SFO (3.22.01)
  • Ubebyggede arealer (grundstykker hvor bygninger er fjernet) (6.45.50)
  • Udlejning (0.25.10)
  • Ældre / Handicap (5.32.32)

 

Pt. har vi registreret:

  • 119 ejendomme
  • 342 Bygninger
  • 69 Legepladser

Fremover vil ejendomme registreres iht. BBR opgørelserne pr matrikel – dette vil betyde at antallet af registrerede ejendomme og bygninger ændres, idet tidligere registrering er sket ud fra et anvendelses synspunkt.

I takt med grunddata indsamles, bearbejdes og afstemmes med informationerne i BBR vil antallet af bygninger blive justeret tilsvarende i ejendomsdatabasen CareTaker. Dette arbejde pågår og forventes afsluttet i løbet af 2018.

Vedligeholdelsen sker jvf. Politik for Kommunale Ejendomme. Det daglige ansvar for vedligeholdelsen af bygninger og nagelfast udstyr er placeret centralt hos CEIS.

 

Metode

Metoden der anvendes til frembringelse af vedligeholdelsestilstande og budgetbehov for de kommunale ejendomme er baseret på – Overblik, Systematik og Planlægning.

?       ”Overblik” skabes ved systematiske tilstandsregistreringer og ejendomsgennemgange.

?       ”Systematik” opnås med entydig registrering og identifikation af ejendommenes væsentligste bygningsdele.

?       ”Planlægning” foretages ud fra analyse af resultatet af indsamlede data sammenholdt med ønskede vedligeholdelseskategorier for ejendommene.

CEIS har gennem årene arbejdet efter denne metode, og har gradvis fået udvidet metodikken til en større og større andel af kommunens ejendomme.

For at løfte informations- og detaljeringsniveauet yderligere ift. tidligere gennemførte tilstandsregistreringer, hvor der typisk har været fokuseret på særlig udsatte bygningsdele relateret til klimaskærmen og synlige tekniske installationer, indsamles nu tilstandsinformation om alle bygningsdele. Både der, hvor der ved registreringen, er mangler og der hvor der ikke er mangler. Dette vil åbne mulighed for at kunne udbyde/udføre vedligeholdelsesarbejder på tværs af ejendomme og dermed forventning om øget synergi og optimeret planlægning.

Udvidelsen af metoden ved de seneste gennemgange i 2017 har skabt det nødvendige grundlag så der kan frembringes løbende og komplette analyser af budgetbehov således, at risikoen for et overraskende økonomisk efterslæb minimeres.

 

Status

CEIS har i de senere år gennemført en række tilstandsregistreringer, indsatsen kan anskueliggøres således:

  • 2009
    • Tilstandsregistrering – udført for alle ejendomme
  • 2010-2012
    • Sikkerhedsgennemgang – 69 legepladser ved kommunale ejendomme
  • 2013
    • PCB-screening af 50 ejendomme
    • Sikkerhedsgennemgang – 69 legepladser ved kommunale ejendomme
  • 2014
    • Tilstandsregistrering – udført for 16 udvalgte ejendomme
    • Sikringsanalyse udført for 99 ejendomme herunder ABA, AIA
    • Radon screening af 65 ejendomme
    • Sikkerhedsgennemgang – 69 legepladser ved kommunale ejendomme
  • 2015
    • Tilstandsregistrering – udført for 13 udvalgte ejendomme
    • Radon screening af 38 ejendomme
    • Sikkerhedsgennemgang – 69 legepladser ved kommunale ejendomme
  • 2016
    • Tilstandsregistrering Etape 2 – udført for 22 ejendomme
    • Alle kloakskelbrønde m. rottesikring er tilstandsvurderet
    • Kloakpumpestationer – tilstandsregistreringer
    • Legionella screening planlagt – (ejendomme for ældre)
  • 2017
    • BBR informationer for alle enheder er gennemgået
    • Alle regnvandsskelbrønde m. rottesikring er tilstandsvurderet
    • Sikkerhedsgennemgang – 69 legepladser ved kommunale ejendomme
    • Tilstandsregistrering af 10 skoler med 98 bygninger (data er pt. under bearbejdning)

Herudover har udvalgte kloak- og drænledninger løbende været videofotograferet, typisk som følge af tilstopninger eller formodninger om risiko for tilstopning.

 

Skolerne udgør arealmæssigt ca. 50% af bygningsmassen. Tilstandsregistreringerne af skolerne i 2017 har CEIS gennemført i samarbejde med et rådgivende ingeniørfirma.

I forbindelse med tilstandsregistreringerne er bygningernes hoved- og delsystemer blevet defineret, systemet udviser pt:

  • 2.078 lokaler
  • 26.944 bygningsdele

Da de indsamlede data sker for hoved- og delsystemer (bygningsdele) kan der differentieres således at f.eks. klimaskærm kan have en vedligeholdelsestilstand, hvorimod indvendige overflader kan have en anden!

Ejendommenes hoved- og delsystemers tilstand registreres efter følgende skala:

Tilstandsgrad

Definition

0

Bygningsdelen er som ny og bygget – funktionen er som beskrevet

1

Bygningsdelen er intakt, men med begyndende slid og synlige skader (kun kosmetiske skader) funktionen er som beskrevet

2

Bygningsdelen er begyndt at forfalde, med enkelte defekte komponenter – funktionen er nedsat – fare for følgeskader

3

Bygningsdelen er nedbrudt og skal udskiftes – funktionen er ophørt – fare for følgeskader

 

Indsamlede data er pt. under bearbejdning efter flg. proces:

?       De indsamlede data importeres digitalt i ejendomsdatabasen CareTaker

?       Nye vedligeholdelsesaktiviteter (2.683) evalueres/prioriteres af CEIS’s bygningsansvarlige

?       Eksisterende vedligeholdelsesaktiviteter (246) sammenholdes med ”nye” og evt. dubletter fjernes

?       Nye vedligeholdelsesaktiviteter ”flettes” med eksisterende

Før data kan anvendes optimalt skal den enkelte ejendoms ønskede vedligeholdelseskategori også fastlægges. Jvf. Politik for Kommunale Ejendomme kan der vælges forskellige kategorier afhængigt af ejendommens anvendelse. Som udgangspunkt er valgt, at alle ejendomme generelt ønskes at have en vedligeholdelseskategori svarende til ”1” (Bygningsdelen er intakt, men med begyndende slid og synlige skader (kun kosmetiske skader) funktionen er som beskrevet.

En specifik vedligeholdelseskategori for en ejendom har afgørende betydning for de nødvendige økonomiske midler, enten til at fastholde det ønskede vedligeholdelses niveau, eller genoprette vedligeholdelsesniveauet (efterslæb).

 

Herefter er det nødvendige datagrundlag tilstede og bl.a. budgetbehov og evt. økonomisk efterslæb kan eftervises.

På budgetseminaret i august forventes bearbejdede data at blive forelagt, tillige med oplæg til bygningernes vedligeholdelseskategorier.

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

 

Kompetence

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

 

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 10-04-2018

Orienteringen tages til efterretning. Udvalget påskønner det gode arbejde.