Nr.216 - Indløsning af underskudsgaranti - arrangement på Fredtoften

Sagsnr.: 16/32376

 

Beslutningstema

Orientering om opgørelse og indløsning af underskudsgaranti vedrørende arrangement på Fredtoften.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog på sit møde den 19. december 2016 at overføre en bevilling på 0,1 mio. kr., afsat på kulturområdet, til HUK Håndbold til brug for afholdelse af koncertarrangementer på Fredtoften i sommeren 2017. Samtidig gav Byrådet tilsagn om en underskudsgaranti på 0,2 mio. kr. til samme arrangementer.


HUK håndbold etablerede herefter foreningen, ”Fredtoftens Venner” til at stå for arrangementet, der var planlagt til afholdelse i weekenden den 26. – 27. august.


Det var planlagt, at DUNÉ, Anne-Dorte Michelsen og Maria Bramsen fra Tøsedrengene samt Peter Belli skulle optræde ved koncerterne.


Af den sag, der blev behandlet af Byrådet den 19. december 2016, fremgik det, at der skulle sælges ca. 800 billetter for at få arrangementet til at løbe rundt. Det fremgik endvidere, at HUK Håndbold (Fredtoftens Venner) skulle stå for hele arrangementet og herunder kontraktindgåelsen med kunstnerne, leverandører af scene, lyd- og lysudstyr, toiletvognene mm.


Fredtoftens Venner har i foråret arbejdet intenst på at planlægge og markedsføre arrangementet samt med at indgå nødvendige kontrakter med kunstnerne, leverandører og frivillige hjælpere.


Billetsalget gik imidlertid trægt, og ugen før arrangementet skulle løbe af stablen, var der kun solgt godt 100 billetter, hvilket er langt under, hvad der skulle til for at gennemføre arrangementet med et forsvarligt økonomisk resultat.


Fredtoftens Venner besluttede derfor at aflyse arrangementet samtidigt med, at foreningen gik i gang med at begrænse de udgifter, der skulle betales på trods af aflysningen.


En række udgifter kunne man helt undgå at afholde. Det gælder fx udgifter til vagter/security, toiletvogne, forplejning af orkestre, Koda afgifter mv.


Andre udgifter var allerede afholdt fx til beklædning og markedsføring.


Endelig var der indgået bindende kontrakter med kunstnerne og forskellige leverandører. Det lykkedes her foreningen at opnå afslag i de honorarer, der var aftalt med kunstnerne samt i de beløb, der var aftalt for sceneleje mv.


Fredtoftens Venner har aflagt fuldt regnskab med bilagsdokumentation over for administrationen. Det fremgår af regnskabet, at der af den overførte driftsbevilling på 0,1 mio. kr. er brugt 96.170 kr. primært til markedsføring og scene-lys-lyd, men også til beklædning (T-shits og caps), billetarmbånd, forsikring mv. Restbeløbet på 3.830 kr. føres tilbage til kommunen.


Der var oprindeligt aftalt samlede honorarer til de optrædende kunstnere på 261.000 kr. Efter forhandling med kunstnerne lykkedes det at reducere dette beløb til 162.000 kr. inklusiv moms.

 

Administrationen har gennemgået regnskabs- og bilagsmaterialet, som er fundet i orden. I henhold til den afgivne underskudsgaranti har Administrationen betalt regningen til kunstnerne på de 162.000 kr.

Som følge af, at der løftes delvis moms af tilskuddet til Fredtoftens Venner samt fuld moms af regningen fra kunstnerne, kan kommunens tab på underskudsgarantien opgøres til 112.000 kr.

 

Den bevillingsmæssige håndtering af underskudsgarantien medtages i budgetrevisionen 30/11-2017.

Bevilling

Den bevillingsmæssige håndtering af underskudsgarantien medtages i budgetrevisionen 30/11-2017, jf. ovenfor.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-09-2017

Godkender administrationens indstilling.