Nr.251 - Udbud af økonomi- og lønsystem

Sagsnr.: 17/8821

 
Lars Søndergaard (V)

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om kommunens udbud af økonomi- og lønsystem.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har siden 2012 haft kontrakt med KMD om drift af kommunens økonomi- og lønsystemer. Aftalen udløber med udgangen af 2018, hvorfor der er igangsat udbud af systemerne.

 

Udbuddet omfatter økonomi- og lønsystemerne inklusiv systemerne for debitor og vagtplan og vil foregå som offentligt udbud.

 

Kommunen har haft konsulentbistand fra Rambøll Management Consulting til forberedelse af udbuddet. Forberedelsen har taget udgangspunkt i Rambølls koncept for udbud, som er baseret på mange års erfaring med det kommunale marked, kommunernes særlige styringsbehov samt tilsvarende erfaring med, hvad leverandørerne kan tilbyde.

 

Som følge af de store ressourcemæssige omkostninger ved udbud og efterfølgende implementering, sigtes efter en kontraktperiode på 6 år med mulighed for option på forlængelse i 2*2 år. Kontrakten kan til enhver tid opsiges med et varsel på 6 måneder. Der er medtaget krav om, at leverandøren udarbejder og vedligeholder en udviklingsplan, som indebærer, at systemet til enhver tid har en standard, der er tidssvarende.

 

Der er endvidere medtaget krav om, at der uden ekstraberegning kan foretages integrationer og overføres data til/fra andre systemer, hvilket blandt andet giver mulighed for, at f.eks. data fra indkøbssystemet kan kombineres med økonomidata. I forhold til det tidligere udbud er der nu typisk flere funktionaliteter indeholdt i pakkerne fra leverandørerne, hvilket formodentlig vil afspejle sig i prisen.

 

Udbudsproces

Offentliggørelse af udbuddet vil ske i november 2017. Tilbudsfrist forventes  ultimo januar 2018. Den forholdsvis lange tilbudsfrist skyldes materialets omfang samt helligdagene omkring jul og nytår. Når de indkomne tilbud modtages vil de blive evalueret og på baggrund af evalueringen vil der blive tildelt kontrakt forventet ultimo marts 2018 med kontraktstart
1. januar 2019.


Implementering og undervisning i systemerne

Implementeringsfasen igangsættes ved tildeling af kontrakten og sker i samarbejde med leverandøren.


Systemopsætning, kontooprettelser, autorisationer mv. vil tage udgangspunkt i den implementeringsplan, som leverandøren skal udarbejde i samarbejde med kommunen. Implementeringsfasen forventes i perioden april 2018 til november 2018.

 

Undervisning i systemerne skal indgå som en del af tilbuddet fra leverandøren. Selve undervisningsforløbene vil ske i et samarbejde mellem leverandøren og økonomikonsulenter fra kommunen. Undervisningen vil ske i perioden september 2018 til januar 2019 og omfatter brugere på alle niveauer – såvel decentralt som centralt i kommunen.


I lighed med tidligere udbud af økonomi- og lønsystemet vil implementering og undervisning kræve et stort ressourceforbrug i flere centre, ligesom den øvrige organisation også skal prioritere ressourcer til undervisningsforløbene. Opgaven vil derfor skulle indgå i prioriteringen af opgaver i 2018.  

 

 

Bevilling

Intet at bemærke.

Retsgrundlag

Udbudsloven.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Intet at bemærke.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Intet at bemærke.

Indstilling

At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-11-2017


Orienteringen blev taget til efterretning.