Nr.68 - Tilpasning af principper for økonomistyringen i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 17/538

 
Hanne Berg (F)

Beslutningstema

Godkendelse af tilpassede principper for den fremtidige økonomistyring i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

En stærk økonomistyring kræver et fortsat fokus og en bred forankring. For at sikre en vedvarende overensstemmelse mellem den beskrevne økonomistyring og den udøvende praksis samt tilpasse økonomistyringen til de eksisterende behov, bør økonomistyringen tages op til revidering en gang imellem. Seneste større fokus var ved den statslige undersøgelse i 2010, hvor Fredensborg Kommune deltog sammen med 10 andre kommuner og som viste solid forankring af den økonomiske politik i både Byrådet og organisationen.


Ved budgetvedtagelsen for 2017 vedtog forligspartierne, at der skal fremlægges en sag om revitalisering af kommunens økonomistyring. Det omfatter blandt andet overførselsadgang, langsigtet investeringsstrategi, opdeling af ramme- og indsatsstyrede områder (handicap og udsatte børn og unge), håndtering af udfordringer i årets løb mv. samt et eftersyn på rollefordeling i økonomistyringen.

 

Målet med den økonomiske politik er at sikre rammerne for en sund økonomi med en fast økonomisk styring. Budgetterne skal overholdes og pengene skal bruges hensigtsmæssigt. Den økonomiske politik stiller også krav om at den kommunale opgaveløsning løbende effektiviseres.


Formålet med revitaliseringen er at styrke økonomistyringen både på det politiske og på det administrative niveau. Revitaliseringen af økonomistyringen skal således sikre:

 

  • Ejerskab til økonomistyringen
  • Bedre styringsmuligheder
  • Endnu bedre prognoser

 

Administrationen anbefaler i denne sag justeringer på fem områder. Samtidig vil administrationen arbejde videre med yderligere forslag til politisk godkendelse.

 

Anbefaling 1: Bevillingsreglerne forenkles 

Bevillingsniveauet på kommunens budget er i dag fastlagt på politikområder fordelt på hhv. ramme- og indsatsstyrede nettoudgifter. Selve betegnelsen ”indsatsstyrede områder” blev oprindeligt valgt for at fastlægge nogle særlige faglige indsatser på udvalgte områder for nærmere at kunne følge (og forudse) en tendens til udgiftsstigninger på disse udvalgte områder. De indsatsstyrede områder styres via masterplaner og (aktivitetsbaserede) budgetmodeller. Gennem de seneste år er der sket en udgiftsglidning fra rammestyret til indsatsstyret.

 

For at imødekomme konstaterede uhensigtsmæssigheder i den nuværende opdeling i ramme- og indsatsstyrede udgifter samt imødekomme et behov for at udskille KKR-institutioner fra øvrige områder anbefales det:

·      At bevillingsniveauet forenkles til alene at skelne mellem udgifter der er rammestyret samt KKR-institutioner.

 

Anbefaling 2. Overførselsreglerne ændres

Formålet med overførselsreglerne er at undgå uheldige incitamenter, hvor der er et ekstraordinært stort forbrug ultimo året. Heroverfor står, at for vide overførselsregler svækker den økonomiske styring.

 

For at give større synlighed på det reelle regnskabsresultat på politikområderne samt at styrke økonomistyringen anbefales det:

·       At overførselsreglerne forenkles til +/- 3 pct. på de rammestyrede områder.

·       At håndteringen af KKR-institutioner bliver tilpasset nyt regelsæt for KKR-området.

·       At overførsel af mindreforbrug udover 3 pct. af det korrigerede budget skal være planlagt, og en velbegrundet ansøgning om overførsel skal indsendes senest i forbindelse med årets sidste budgetrevision.

·       De eksisterende regler for 100 pct. overførsler fastholdes.

·       At de nye overførselsregler vil være gældende for overførsler fra 2017 til 2018.

 

Anbefaling 3: Aktivitetsbestemt medfinansiering som selvstændigt politikområde

I dag kan det være svært at få et økonomisk overblik over, hvad der reelt hidrører under den aktivitetsbestemte medfinansiering. Det anbefales:

 

  • At aktivitetsbestemt medfinansiering udskilles økonomisk fra politikområde Pleje og Omsorg samt Handicap og Socialpsykiatri til et selvstændigt politikområde, idet områderne hospice og færdigbehandlede patienter bibeholdes på politikområde pleje og omsorg.

Anbefaling 4: Budgetrevisioner, placering og politisk inddragelse

I dag opgøres budgetrevisioner pr. 30. april, 30. juni (inkl. aflæggelse af halvårsregnskab) samt 30. november. Af håndbog om økonomistyring fremgår det, at budgetrevisionerne som udgangspunkt først skal behandles i de respektive fagudvalg, som derefter indstiller sagen videre til Byrådet. I praksis sker dette – af tidsmæssige årsager – ikke.

Samtidig vurderes det at være uhensigtsmæssig lang tid, at der er 5 måneder mellem årets to sidste budgetrevisioner.

 

Det anbefales:

  • At budgetrevisionerne fremadrettet opgøres pr. 31. marts, 30. juni (inkl. aflæggelse af halvårsregnskab) samt 31. oktober.
  • At et merforbrug på et politikområde indenfor et udvalgs område, skal søges finansieret indenfor det pågældende politikområde eller et af udvalgets øvrige politikområder.
  • At fagudvalgene forelægges budgetrevisionerne for fagudvalgets politikområder inden den samlede budgetrevision behandles i Økonomiudvalg og Byråd.

 

 

Anbefaling 5: Administrative tilpasninger på anlægsområdet

I de kommende år er der en forventning om, at der vil blive lagt snævre rammer for det samlede anlægsforbrug i landets kommuner, hvilket gør at der fremadrettet skal gøres en ekstra indsats for at sikre, at anlægsbudgettet bruges i det år, det er bevilget.

 

Der er alene tale om administrative tilpasninger på anlægsområdet, hvor det anbefales:

 

  • Der foretages månedlig opfølgning på samtlige anlægsprojekter. Til dette vil der blive anvendt et periodiseringsark.
  • Frigivelse af rådighedsbeløb for det kommende budgetår sker som udgangspunkt ved årets sidste budgetrevision.
  • Anlægsregnskaber fremlægges som udgangspunkt i forbindelse med budgetrevisionerne.
  • Implementeringsplanerne fremlægges i forbindelse med budgetrevisionerne og indeholder samtlige anlægsprojekter (både overførte, igangværende samt endnu ikke-igangsatte anlægsprojekter)

 

Anden leverance på revitalisering af økonomistyring (til politisk godkendelse til ultimo 2017)

  1. Skabelon og udformning af regnskab
  2. Eftersyn af prognoser, vedrørende f.eks. budgetmodeller på de nuværende indsatsstyrede områder, demografimodeller mv.
  3. LIS, kan vi bruge det mere aktivt i økonomistyringen?
  4. Håndbog om økonomistyring, opdatering og ny struktur

Udover konkrete tiltag i forhold til Fredensborg Kommunes økonomistyring anbefales det primo 2018 at inddrage det nytiltrådte Byråd i drøftelser omkring en plan for igangsættelse af større økonomiske analyser på udvalgte områder.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det godkendes, at bevillingsreglerne ændres, som anbefalet
  2. At det godkendes, at overførselsreglerne ændres, som anbefalet
  3. At det godkendes, at aktivitetsbestemt medfinansiering oprettes om et selvstændigt politikområde, som anbefalet
  4. At det godkendes, at placeringen og graden af politisk inddragelse af budgetrevisionerne ændres, som anbefalet
  5. At de administrative tilpasninger på anlægsområdet tages til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-03-2017


Anbefaler administrationens indstillinger.