Nr.162 - Forlængelse af aftale om turistbureauet i Fredensborg

Sagsnr.: 16/3412

 
Hans Nissen (A)

Beslutningstema

Der træffes beslutning om forlængelse af aftale om turistbureauet.

Sagsfremstilling og økonomi

Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget besluttede den 24-08-2016, at der udarbejdes et tillæg til den nuværende aftale med henblik på en forlængelse af aftalen om turistbureauet i Fredensborg.

 

Beslutningen skete i forlængelse af at udvalget blev orienteret om evalueringen af turistbureauet. Evalueringen konkluderer overordnet, at den nuværende løsning, hvor turistbureauet er placeret på Fredensborg Store Kro er hensigtsmæssig. Placeringen sikrer en optimal turistbetjeningen for relativt få ressourcer. Turistbureauet er åbent døgnet og året rundt også uden for turistbureauets almindelige åbningstid, hvor hotellets personale betjener turisterne. VisitNordsjælland bemander bureauet med en medarbejder. Udover turistbetjeningen er medarbejderen med til at skabe en konstruktiv dialog om turismeindsatsen med aktørerne i byen og den øvrige kommune. Samarbejdet har skabt et godt partnerskab mellem Fredensborg Store Kro, VisitNordsjælland og Fredensborg Kommune, som giver synergi med turismeindsatsen.

Parterne følger op på evalueringens anbefalinger og vil arbejde for en løbende udvikling af turistbureauet.

 

Den oprindelige aftale om turistbureauet

Fredensborg Kommune, Fredensborg Store Kro og VisitNordsjælland indgik den pr. 1. april 2014 en aftale om helårsåbent turistbureau på Fredensborg Store Kro til erstatning for den tidligere pavillon. Aftalen indebærer, at Fredensborg Kommune som hjemstedskommune dækker husleje af lokalet, som det er tilfældet for de øvrige turistbureauer, som VisitNordsjælland driver. Bemandingen af turistbureauet varetages af VisitNordsjælland og finansieres af Fredensborg Kommune og Fredensborg Store Kro med hver 1/5 del og VisitNordsjælland med 3/5. VisitNordsjællands bidrag matcher deres udgift til bemandingen i den tidligere information, som kun var åben i sommerhalvåret.

Den nuværende aftale om turistbureauet udløber 31. marts 2017, med mindre parterne er blevet enige om en forlængelse.

 

Fortsættelse af samarbejdet

Parterne er blevet enige om et tillæg til aftalen med henblik på en forlængelse.

Den oprindelige aftales bestemmelser videreføres med undtagelse af rammer for aftalens ophør, idet aftalen forlænges uden aftalt tidsbegrænsning, men med et gensidigt opsigelsesvarsel på 3 måneder til udløb den sidste hverdag i en måned.

 

Sagsbehandling siden den 20. marts 2017

Vurdering af mulige alternativer

 

Følgende placeringer er vurderet i forhold til en alternativ placering af turbureauet i eksisterende bygninger:

  • Den gamle Biograf
  • Fredensborg bibliotek
  • Lindehuset
  • Privat lejemål eksempelvis det tidligere Nordea-lokale.

 

I den strategiske helhedsplan for Fredensborg By indgår en flytning af ishuset ved slottet, som derfor ikke indgår i vurderingen.

 

Som anført ovenfor understøttes de personalemæssige synergier og sammenhængen med turisterhvervet af aftalen mellem Fredensborg Kommune, Fredensborg Store Kro og VisitNordsjælland om turistbureauet på Fredensborg Store Kro.

Mulige alternativer til den nuværende placering har fordele og ulemper, jf. bilaget. Alternativerne indeholder ikke den personalemæssige synergi eller sammenhæng med turisterhvervet, som den nuværende placering. Alternative placeringer rummer fordele som den nuværende placering i forhold til nærhed til turiststrømmen. Overvejelser om placering bør ikke udelukkende fokusere på nærhed til turistbusser, da grupperejsende ofte har et kort stop ved slottet, egen guide og ikke nødvendigvis har et behov for at blive guidet til attraktioner, overnatning eller spisesteder i byen og oplandet.

 

Alternativer til en placering på Fredensborg Store Kro har nogle økonomiske konsekvenser, som der fremgår af bilaget i forhold til bemandingen og drift. Tilskuddet fra Fredensborg Store Kro vil bortfalde, og der skal således sikres finansiering til den faste bemanding samt vikar til afløsning i fbm. ferie, sygdom, kurser mm.

Da der jf. kommunens ejendomsstrategi ikke bør bygges nyt forudsættes alternative placeringer i eksisterende lokaler, som er kommunale eller private. Bilaget oplister en række placeringer. Det skal bemærkes, at brugergrupper og andre interessenter ikke er inddraget og deres synspunkter indgår ikke i vurderingerne.

 

Omkostningerne til at flytte og indrette et turistbureau vurderes til 50.000 – 100.000 kr. Afhængig af om turistbureauet placeres i kommunale eller private lokaler vurderes de årlige driftsomkostninger at stige fra den nuværende 140.000 kr. til 303.000 kr. hhv. 353.000 kr. Da de nuværende personalemæssige synergier vil bortfalde vil åbningstiden på turistbureauet blive reduceret betydeligt.

De øgede udgifter kan ikke finansieres inden for det eksisterende budget.

 

Efter gennemgangen af mulige alternativer vurderes aftalen om turistbureauet på Fredensborg Store kro fortsat at være den mest optimale set i sammenhæng med personalemæssig synergi, placering og omkostninger.

 

Besluttes det at gå videre med et eller flere alternativer eller etablering af et besøgscenter, skal der udarbejdes beslutningsoplæg herunder inddragelse af interessenter, som en ny placering vil påvirke eller have betydning for, samt afsætte finansiering til dette.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Ingen bemærkning

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At tillægget til aftalen om turistbureau i Fredensborg godkendes.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 06-03-2017

Den administrative indstilling anbefales.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-03-2017


Sagen sendes tilbage til fagudvalgsbehandling med henblik en vurdering af mulige alternativer.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 07-06-2017

Fastholder udvalgets indstilling fra marts 2017 om aftalens forlængelse på nuværende vilkår.

Beslutning i Økonomiudvalget den 12-06-2017

Anbefaler Arbejdsmarkeds –og Erhvervsudvalgets indstilling.