Nr.32 - Gode kvadratmeter i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 16/7600

 

Beslutningstema

Orientering om benchmarking analyse baseret på areal og udnyttelse på skoler og institutioner.

 

Centerchef Anette Arendt Barnkob deltager under punktet.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Arbejdet med bygnings- og lokaleoptimering blev iværksat i forlængelse af budgetseminaret forår 2013. Ekstern rådgiver Signal arkitekter gennemgik efter godkendt kommissorium en bygningsanalyse på skole- og dagtilbud samt kultur og fritidsområdet. Økonomiudvalget godkendte efterfølgende en proces, hvor man i fase 1 fokuserede på løsningsmodeller for bygningsoptimering på kultur- og fritidsområdet. Af de i projektet fremlagte optioner blev nedrivning af Nørredamsvej 20 og udlejning af ledig kapacitet ved Laden til Per Gyrums skole godkendt.

 

Økonomiudvalget besluttede i sag af 16/11-15 om bygningsoptimering fase 2 - skole og daginstitutionsområdet, at der skulle arbejdes videre med en optimering af arealudnyttelse på skole og daginstitutionsområdet. Ikke umiddelbart ved afhændelse af bygninger, men med at åbne skole og daginstitutionsbygningerne, så de i højere grad er til rådighed for foreninger og aftenskoler.

Anvendelsesgraden øges ved at flere brugere anvender samme areal.

 

På denne baggrund har Center for Ejendomme og Intern Service (CEIS) i samarbejde med ekstern konsulent udført en benchmark-analyse med basis i data for arealer og udnyttelsesgrad på skoler og daginstitutioner. Data er sammenholdt med demografiudviklingen. Data er fra 2015.

 

Som ved alle analyser tager det tid at indsamle og verificere 100 pct. korrekte data, og der kan være data, som skal tilrettes. Men analysen giver et overblik og giver anledning til eftertanke og nogle essentielle spørgsmål som: Har vi de korrekte bygninger? Det rigtige antal m2? Anvender vi bygningerne korrekt?  Hvilke ejendomme bør udvides? Hvor skal der evt. bygges nyt? Bør vi have færre men bedre m2?

 

 

Benchmarkinganalysens resultater

Fredensborg kommune råder over ca. 88.000 m2 på skole området og knap 18.000 m2 på daginstitutionsområdet. De to områder udgør dermed en meget væsentlig andel af kommunens samlede bygningsmasse.

 

For skoler er der i henhold til Bygningsreglementet (BR) et krav om, at der skal være et tilstrækkeligt stort rumindhold i forhold til antallet af børn og ansatte. I normalklasser skal der være et rumindhold på mindst 6 m3 pr. person.

 

For daginstitutioner er der i henhold til bygningsreglementet et krav på frit gulv areal på mindst 3 m2 pr barn i vuggestuer og 2 m2 pr barn i børnehaver.

Jf. Statens Byggeforskningsinstitut (SBI) anvisning 230 kan børneinstitutioner inddeles i 3 kvalitetsniveauer:

Kvalitetsniveau C (minimum jf. BR10 kapitel 3.4.2)

      Vuggestue: min. 3 m² pr. barn

      Børnehave: min. 2 m² pr. barn

-Kvalitetsniveau B

      Vuggestue: min. 4,5 m² pr. barn

       Børnehave: min. 3,5 m² pr. barn

-Kvalitetsniveau A

Som B suppleret med aktivitetsrum.

 

Benchmarkanalysen viser, at der er meget stor forskel på antal m2 pr elev/barn inden for både skoler og daginstitutioner.

 

Skoler:

På skole området i Fredensborg Kommune er der et gennemsnitligt Brutto Drift Areal (BDA) på 22,3 m2 pr elev og et gennemsnitligt primært areal på 10,4 m2 pr elev. Ved det primære areal medregnes alene de arealer, der indgår i elevers ophold (klasselokaler, grupperum, legerum mm).

På landsgennemsnit er der et BDA på 19,4 m2 pr elev.

 

Nivå Skole Nord har det højeste BDA på 38,4 m2 pr elev, mens Fredensborg skole, Benediktevej, har det laveste på 11,1 m2 pr elev.

Humlebæk skole Ud (Baunebjergvej) har det højeste primære areal på 17,7 m2 pr elev, mens Langebjergskole har det laveste på 5,7 m2 pr elev.

 

Overordnet viser benchmarkanalysen, at der samlet på skole området, hvis man ønsker at fastholde et gennemsnitligt BDA på 22,3 m2 pr elev, fra 2018 er overskud af m2 på grund af nedgang i elevtallet.

Hvis man vedtager et mål om, at Fredensborg kommune skal ligge på et BDA som landsgennemsnittet på 19,4, vil der være yderligere arealer til rådighed.

 

Analysen viser, at der er stor forskel på demografiudviklingen og elevkapaciteten i de enkelte bysamfund. I Nivå og Kokkedal er der allerede i dag større kapacitet til rådighed end der er elever, hvilket betyder et overskud af m2.

 

I Humlebæk og Fredensborg har man generelt et lavere BDA og primær areal end gennemsnittet i kommunen. Men igen ses variationer, hvor Humlebæk Skole UD eksempelvis har et BDA på 35,3 m2 pr elev, mens Langebjergskole ligger på 13,3 m2 pr elev.

 

Daginstitutioner:

På daginstitutionsområdet er der et gennemsnitligt Brutto Drift Areal (BDA) på 9,9 m2 pr barn og et gennemsnitligt primært areal på 5,4 m2 pr barn. Dvs. et højere kvalitetsniveau end A jf. SBI´s anvisning. (Det primære areal er direkte sammenligneligt med bygningsreglementets krav og SBI´s anvisning.). På daginstitutionsområdet ligger Fredensborg imidlertid under landsgennemsnittet, der er et BDA på 11 m2 pr barn.

 

Polarstjernen har det højeste BDA på 32,4 m2 pr barn, mens Østervejens Børnehus har det laveste på 7,1 m2 pr barn.

Bøgegården har det højeste primære areal på 10,7 m2 pr barn, mens Solstrålen har det laveste på 2,5 m2 pr barn.

  

Demografiudviklingen på daginstitutionsområdet viser et fald i perioden 2016 til 2020, hvorefter antallet af børn igen stiger. Benchmarkinganalysen viser overordnet, at der i dag er overskud af areal i alle bysamfund på nær i Fredensborg - ved det nuværende ”kvalitetsniveau”.

 

Ved fastholdelse af det nuværende gennemsnitlige primære areal på 5,4 m2 vil man i 2023 mangle areal på institutionsområdet. Hvis man arbejder med en målsætning om et kvalitetsniveau på A, B eller C vil man stå i modsatte situation og der vil være arealer til rådighed for anden anvendelse – eller frasalg.

 

Benchmark-analysen vil blive gennemgået på Økonomiudvalgets møde.

 

 

Driftsudgifter

CEIS har sideløbende opgjort driftsudgifter på skole og daginstitutionsområdet. Dette er opgjort på baggrund af forbrug i 2015.

 

Emne

Skoler kr. i alt

Skoler kr. pr m2

Daginstitutioner kr. i alt

Daginstitutioner kr. pr m2

Forsikring

1.114.562

13

174.079

10

El, vand, varme

9.670.666

110

4.013.497

227

Ejendomsskat

3.036.657

35

1.094.121

62

Renovation

566.297

6

369.464

21

Drift, vedlige

6.449.237

73

2.868.621

162

Rengøring

10.330.195

118

2.451.513

138

Udearealer

1.773.000

20

724.110

41

Legepladser

754.817

9

633.313

36

Sum

33.695.431

383

12.328.717

696

 

Oversigten viser, at der i gennemsnit anvendes 383 kr. pr m2 til drift af en skole, mens der i gennemsnit anvendes 696 kr. pr m2 til drift af en daginstitution.

 

I ovenstående oversigt indgår vintertjenesten ikke. Det kan endvidere oplyses, at forsikringspræmie falder fra år 2016 med ca. 50 pct. pga. besparelser opnået gennem nyt udbud.

 

Samlet udgør driftsomkostningerne til bygningsdriften af skoler og daginstitutioner godt 46 mio. kr. årligt. Det er op til en politisk afvejning at afgøre om det er det rette, for meget eller for lidt. Men der er tale om løbende driftsomkostninger, der ved en optimering kunne frigøres til anden prioritering, f.eks. flere pædagoger, social- og sundhedsassistenter eller lærere. Pointen med benchmark-analysen er at synliggøre, at vi har en meget varieret og historisk bestemt arealudnyttelse i dag og at der er et betydeligt politisk råderum, hvis man ønsker at sætte nogle målsætninger op for området.

 

  

Porteføljestyring

CEIS overordnede kerneopgave er, at sikre optimale fysiske rammer og understøtte kerneopgaverne hos brugerne af de kommunale ejendomme.

 

Vores brugere opfatter ofte bygningerne og kvadratmeterne som et frit og ”gratis” gode og har ikke umiddelbart fokus på optimering af arealer.

 

Vi er normalt gode til at stille nye krav, når behovet øges, mens der ikke er samme incitament til at reducere i omfang, når det går den anden vej. Oftest anvendes de arealer, der er til rådighed, også når antallet af brugere og aktiviteter falder.

 

Men de fortsat øgede krav til budgetter og ressourcer kræver, at der sikres en optimal anvendelse af vores arealer og der løbende tilpasses og konverteres arealer til anden anvendelse eller disse overskydende arealer afhændes. Hver kvadratmeter mindre betyder besparelser på drift, rengøring og vedligeholdelse.

 

I forbindelse med det videre arbejde omkring afklaring af bygningernes fremtidige anvendelse og udnyttelse, er det vigtigt, at benchmark-analysen også sammenholdes med bygningernes geografiske placering, deres tilstand og forbrug samt med bygningernes egnethed til de givne formål.

 

Det kan oplyses, at der pt pågår bygningssyn med ekstern rådgiver på alle kommunens skoler. Resultater herfor forventes at foreligge primo 2017.

 

Men at komme i mål med at optimere arealerne og reducere i omkostningerne kræver en struktureret, konsekvent og løbende gennemgang af porteføljen.

 

Udover ovenstående ”hårde” data, kan der vedtages mål for arealnormer til de forskellige aktiviteter. Skal en daginstitution eksempelvis have et primært areal på et A, B eller C kvalitets niveau. Ligeledes bør det afdækkes om nogle sekundære m2/områder, som eksempelvis depoter, gange mv., med fordel kan reduceres eller omdannes til primære formål. Og om flere brugere kan anvende samme arealer.

 

At sikre at Fredensborg Kommune har de fornødne og passende bygninger i forhold til vores behov kræver, at vi betragter og udvikler kommunens ejendomsportefølje ud fra et helhedsperspektiv med klare til- og fravalg - både i det enkelte bysamfund, men også samlet for hele kommunen.

 

Case Humlebæk

Et eksempel på, at en helhedsbetragtning i et bysamfund kunne være relevant, er Skoler i Humlebæk. Ud fra primære arealer og elevtal kan flg. beregnes:

·               Humlebæk Skole Ind (Gl Strandvej) anvender 6,5 m2/elev

·               Humlebæk Skole Ud (Baunebjergvej) anvender 17,7 m2/elev

·               Langebjergskolen anvender 5,7 m2/elev

 

Ved analyse af evt. optimeringsmuligheder mv. er der flere faktorer udover udnyttelsesgrader og demografi der bør tages i betragtning, f.eks.:

- tilstand af bygninger

- vedligeholdelsesomkostninger

- efterslæb/oprettende vedligehold

- driftsomkostninger

- forventet restlevetid

- beliggenhed i forhold til brugere

- lokalplaner

 

Det kan tilføjes, at Humlebæk Skole Ud er opført efter samme koncept og periode som den nu nedrevne Asminderød Skole, dvs. at der må påregnes betydelige omkostninger forbundet med den fremtidige brug. Eksempelvis vil facaderenoveringer inkl. fjernelse af PCB være meget omkostningskrævende, herudover er størsteparten af de tekniske installationer skjulte i nedstøbninger og har tillige passeret forventet levetid.

 

Det er selvsagt ikke på kort sigt hverken muligt eller ønskværdigt at rive alle kommunens eksisterende bygninger ned og bygge nyt. Men en bevidst politisk prioritering af og målsætning for, hvor meget man ønsker at bruge på bygningsdrift og hvor meget man ønsker at bruge på f.eks. løn, materialer mv. kan med afsæt i Fremtidens Fredensborg danne afsæt for en langsigtet strategi for ny- og ombygning.

 

 

Anbefaling

Det anbefales, at økonomiudvalget tager benchmark-analysen til efterretning og at benchmark-resultaterne inddrages i drøftelserne i det fremadrettede arbejde med Fremtidens Fredensborg.

 

Det er administrationens vurdering, at der ved en øget fokus på og optimering af arealer i både skoler og daginstitutioner vil kunne opnås varig nedgang i driftsudgifterne og samtidig mere kvalitet pr m2.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen om benchmark-analysen tages til efterretning.
  2. At administrationen anmodes om at kvalificere analysen yderligere som afsæt for en konkret, langsigtet strategi for en optimeret arealudnyttelse til politisk drøftelse først i den nye byrådsperiode.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-02-2017

Sagen blev udsat til Økonomiudvalgets møde i marts.