Nr.54 - Fortrolighed om byrådets arbejde

Sagsnr.: 17/3533

 

Beslutningstema

Denne sag indeholder en orientering om reglerne om tavshedspligt og fortrolighed om byrådets arbejde.


Chefjurist Hanne Wittrup deltager under punktets behandling.

Sagsfremstilling og økonomi


Forvaltningslovens § 27 er den almindelige, generelle bestemmelse om tavshedspligt i den offentlige forvaltning. Efter bestemmelsens stk. 1, har den, der virker inden for den offentlige forvaltning tavshedspligt med hensyn til oplysninger om:


  1. Enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, og
  2. Tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives.

Disse bestemmelser vedrører tilfælde, hvor hensynet til en privat part, person eller virksomhed, medfører at oplysningerne er fortrolige, og belagt med tavshedspligt.


Forvaltningslovens § 27, stk. 4, opregner en række tilfælde hvor der er tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til:


  1. Strafferetlig eller disciplinær forfølgning.
  2. Offentlig kontrol-, regulering eller planlægningsvirksomhed.
  3. Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
  4. Forskeres og kunstneres originale ideer, foreløbige prøveresultater og manuskripter, eller
  5. Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Formålet med bestemmelsen i nr. 3 er at sikre at det offentlige kan handle på lige fod med private i forretningsforhold, kontraktforhandlinger, køb og salg af fast ejendom, stillingtagen til tilbud i forbindelse med udbud og licitationer, lånetilbud mv. Formålet kan også være at beskytte en fremtidig forhandlingsposition.


Bestemmelsen i nr. 5 er en opsamlingsbestemmelse, der omfatter forhold, som ikke falder ind under de 4 øvrige bestemmelser. Nr. 5 omfatter bl.a. tavshedspligt som følge af hensynet til offentlige myndigheders interne beslutningsproces.


Særligt vedr. tavshedspligt i forbindelse med det politiske arbejde i byråd og udvalg.


Sager, der behandles for lukkede døre.


Reglerne om og tavshedspligt hænger tæt sammen med reglerne om fortrolighed om byrådets arbejde og behandling af sager for lukkede døre.


Styrelseslovens udgangspunkt er, at møderne i byrådet afholdes for åbne døre, hvorimod udvalgsmøderne holdes for lukkede døre. Baggrunden for denne forskel er, at hensynet til at borgerne har mulighed for at følge det politiske arbejde vægtes højest i forhold til byrådet. I udvalgene er hensynet imidlertid, at drøftelserne skal foregå for lukkede døre af hensyn til mulighederne for frit at drøfte sagerne.


Styrelseslovens § 10 stk. 1, giver mulighed for at byrådet kan beslutte at behandle konkrete sager for lukkede døre, når det findes nødvendigt af hensyn til sagens beskaffenhed.


Fredensborg Kommune har, i lighed med mange andre kommuner, valgt at opdele såvel byrådets som udvalgenes dagsordener i to dele efter principperne i styrelseslovens § 10, stk. 1. Dvs. at der udsendes både en ”åben” og en ”lukket” dagsorden. Den ”lukkede” dagsorden indeholder de sager, hvor det vurderes, at det er nødvendigt, at drøftelsen finder sted for lukkede døre af hensyn til sagens beskaffenhed.


I byrådets forretningsorden § 1, stk. 2, er der – ikke udtømmende oplistet nogle sagstyper, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Det gælder:


  1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
  2. Sager om køb og salg af fast ejendom.
  3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Ved vurderingen af om en sag indeholder fortrolige oplysninger, tages der udgangspunkt i om oplysningerne i sagen ville være omfattet af tavshedspligt. De sager, som kan begrunde en behandling for lukkede døre, er sager, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger. Dette kan ske under drøftelserne om sagen, men de fortrolige oplysninger kan også være indeholdt i dagsordensteksten.


Byrådsmedlemmer har ret til – med de begrænsninger, der følger af bestemmelserne om tavshedspligt - at vise det materiale de har modtaget til et møde i byrådet eller et udvalg, til personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. Ansvaret for, at der ikke bliver videregivet fortrolige oplysninger påhviler det enkelte medlem. Materiale, der vedrører sager, der behandles for åbne døre, vil sjældent indeholde fortrolige oplysninger. Materiale til sager, der skal behandles for lukkede døre, må ikke vises til andre, hvis der herved videregives fortrolige oplysninger.


For drøftelser for lukkede døre på møder i Byrådet og fra udvalgsmøder generelt gælder som udgangspunkt, at man ikke må referere andre mødedeltageres udtalelser og stillingtagen, men gerne må udtale sig om sin egen holdning til sagen.


Dette udgangspunkt modificeres dog således, at et medlem, der udtaler sig om sin egen holdning og stillingtagen til sager, der været behandlet for lukkede døre, ikke i den forbindelse må give fortrolige oplysninger.


Sagsindsigt


Efter styrelseslovens § 9 har ethvert medlem af byrådet ret til som led i varetagelsen af sit hverv at gennemse sagsmateriale, som foreligger i endelig form i kommunens administration, og få tilsendt en kopi heraf. Dette gælder også materiale, der indeholder fortrolige oplysninger. Reglerne om tavshedspligt indebærer at fortrolige oplysninger, som et medlem modtager som led i sagsindsigt, ikke uberettiget må videregives.




Retten til at se dagsordener mv.


Efter styrelseslovens § 20, stk. 6 har ethvert medlem af byrådet ret til efter anmodning at få tilsendt dagsordener, protokoller og sagsmateriale fra de udvalg, som vedkommende ikke selv er medlem af. Det gælder også for dette materiale, at det ikke må videregives til andre, hvis det indeholder fortrolige oplysninger.


Forholdet mellem aktindsigt og tavshedspligt.

 

Der er i vidt omfang sammenfald mellem reglerne om tavshedspligt og reglerne om hvad der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedsloven eller partsaktindsigtsreglerne i forvaltningsloven. Den omstændighed at en oplysning er undtaget fra aktindsigt er ikke ensbetydende med, at det altid vil være i strid med tavshedspligten at videregive oplysningen. Man kan således ofte give meroffentlighed, dvs. aktindsigt i videre omfang end offentlighedsloven giver ret til, uden at overtræde tavshedspligten. Derimod kan det på den anden side ikke være en overtrædelse af tavshedspligten, såfremt man videregiver oplysninger, som modtageren alligevel kunne have fået gennem en begæring om aktindsigt.


Straffelovens bestemmelser

 

Efter straffelovens § 152 kan den, der virker eller har virket inden for den offentlige forvaltning straffes, hvis den pågældende uberettiget videregiver eller udnytter fortrolige oplysninger, som vedkommende har fået kendskab til gennem sit hverv.


Bestemmelsen i straffeloven tager ikke stilling til, hvornår en oplysning er fortrolig. Dette følger af forvaltningslovens § 27 eller andre lovbestemmelser, der pålægger fortrolighed. Bestemmelsen gælder også efter, at man har forladt sit hverv, hvilket betyder, at et byrådsmedlem, som er udtrådt af byrådet, fortsat har tavshedspligt om de forhold, man har fået kendskab til gennem byrådsarbejdet. Det er en forudsætning for at en person kan straffes for overtrædelse at tavshedspligten at vedkommende vidste at den oplysning, der blev videregivet var fortrolig.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Forvaltningsloven

Den kommunale styrelseslov

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At administrationen indstiller at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-02-2017

Sagen overføres til åben dagsorden.


Udtalelse fra Datatilsynet suppleret med administrationens bemærkninger indgik i sagen.


Økonomiudvalget besluttede ikke at undersøge spørgsmålet om et eventuelt brud på fortrolighed i plejecentersagen, idet Økonomiudvalget finder at opmærksomheden på fortrolighed om lukkede sager med denne sag og med Datatilsynets udtalelse er blevet skærpet. Økonomiudvalget vil fremadrettet overveje politianmeldelse, hvis der sker brud på fortroligheden ifm. lukkede dagsordensager.


Hans Nissen (A), Lars Søndergaard (V) og  Tinne Borch Jacobsen (V) stemte imod.