Nr.99 - Overordnet tids- og procesplan for etablering af nyt bibliotek/kulturhus på Posthusgrunden

Sagsnr.: 16/15068

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal tage stilling til den videre proces- og tidsplan for etablering af nyt bibliotek/kulturhus på Posthusgrunden i Humlebæk.


Herunder orienteres Økonomiudvalget om sagens væsentlige afhængigheder og kompleksiteter, hvorfor tids- og procesplanen bør ses i sammenhæng med det igangværende udbud af grunden med det nuværende bibliotek.


Vedlagt er:

·       Bilag 1: Overordnet procesplan for salg af nuværende biblioteksområde (A) samt etablering af nyt bibliotek/kulturhus (B)

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund og afsæt for sagen

På baggrund af Økonomiudvalgets beslutning i januar 2017, har administrationen arbejdet videre med at udarbejde en proces for etablering af det fremtidige bibliotek/kulturhus på Posthusgrunden, hvor en privat investor som en del af ejendommen sikrer plads til bibliotek/kulturhus og sælger eller udlejer arealet til Fredensborg Kommune. Foruden at skabe rammerne for et nyt bibliotek/kulturhus, vil en privat investor få mulighed for at etablere boliger eller liberalt erhverv i kombination med biblioteket/kulturhuset.


Samtidig fremgår det af budgetforliget 2017-2020 at: ”finansieringen af et nyt bibliotek på den tidligere posthusgrund finansieres af det samlede provenu fra et evt. salg af det nuværende biblioteksområde.” Da der for nuværende pågår en udbudsproces for salget af det nuværende biblioteksområde, er det økonomiske råderum til udvikling af nyt bibliotek/kulturhus endnu ukendt, hvilket kan have betydning for muligheder for udvikling og tilrettelæggelse af procesplan. Det udbudte areal er dog mindre end tidligere forudsat, hvorfor provenuet til et nyt bibliotek vil være i en kombination med provenuet for salg i den nuværende sag. 


Derfor følger her en gennemgang af opmærksomhedspunkter der vil have indflydelse på både det procesmæssige indhold samt forventet tidsplan. Se bilag 1 for det overordnede procesflow i relation til salg af eksisterende bibliotek samt etablering af nyt bibliotek. En mere detaljeret procesplan med tilknyttet økonomi vil først kunne udarbejdes når der er truffet beslutning om eksempelvis salg af bibliotek og rammer for midlertidigt bibliotekstilbud.


Salg af eksisterende bibliotek og næste skridt

Salg af grunden omkring det nuværende bibliotek pågår og udbudsperioden løber frem til 15. maj 2017. Indkomne købstilbud behandles i Økonomiudvalget i juni. Herefter vil de økonomiske rammer for udviklingen af et nyt bibliotek/kulturhus delvist kendes og mulige scenarier for midlertidig biblioteksløsning kan behandles politisk. Endvidere kan der udarbejdes et foreløbigt budget for flytning af bibliotek, midlertidig biblioteksløsning og i forlængelse heraf nyetablering af bibliotek/kulturhus. På baggrund af tidligere positive tilkendegivelser fra interesserede investorer forudsættes det, at der etableres et nyt bibliotek/kulturhus på op til 1000 m2 incl. kælder, teknik og depot på posthusgrunden. Det nuværende bibliotek er 1043 m2. 


Økonomiske forhold og behov for rådgivning

Administrationen vurderer, at hvis alt går planmæssigt ved salg af det eksisterende bibliotek, vil Fredensborg Kommune kunne forvente at modtage provenuet for salget i august 2018 efter vedtagelse af ny lokalplan. I forhold til udarbejdelse af budget, bemærkes det i øvrigt, at et evt. provenu fra salget af posthusgrunden til en privat investor ikke kendes, da det beror på den nedenstående skitserede proces for udarbejdelse af behovspecifikation og herunder borgerinddragelse, byggeprogram og udbudsvilkår mv. Det betyder, at den endelige budgetramme for etablering af nyt bibliotek/kulturhus på posthusgrunden vil være behæftet med en vis usikkerhed i hele det forberedende anlægsarbejde.  


Rådgivningsydelser

Som nævnt i den senest behandlede sag fra januar 2017 er det nødvendigt at gøre brug af rådgivere til udvikling af behovsspecifikation og byggeprogram. Finansieringen af denne udgift forventes afholdt indenfor salgsindtægten.

Under hensyntagen til at kunne etablere nyt bibliotek/kulturhus i Humlebæk så hurtigt som muligt, anbefaler administrationen, at der ydes en ekstraordinær bevilling på 0,6 mio. kr. som mellemfinansiering til de indledende rådgivningsbehov i forbindelse med at kunne udarbejde grundlaget for et egentligt udbud til en developer. De 600.000 kr. skønnes at kunne dække omkostninger til udarbejdelse af behovsspecifikation og herunder borgerinddragelse samt byggeprogram med inddragelse af rådgiverteam der både har biblioteksfaglig og byggeteknisk viden.    


Yderligere omkostninger

Da udbuddet af posthusgrunden forudsættes at ske med krav til køber om at tilbyde Fredensborg Kommune at enten eje eller leje arealet til nyt bibliotek, vil der som en del af salget ske en vurdering af hvilke vilkår er de mest favorable for Fredensborg Kommune. Til denne vurdering er det muligt at der vil være behov for ekstern juridisk rådgivning.


Foruden omkostninger til rådgivere vil der blive behov for midler til flytteomkostninger (x2) og evt. ekstraudgifter i forbindelse med den midlertidige drift af biblioteket, samt dækning af de forbrugte midler til det igangværende udbud. Det bemærkes, at også disse omkostninger vil skulle dækkes af indkomsten fra salg af det nuværende bibliotek, og at der grundet at udbetaling af købesummen først falder i sommeren 2018, vil være et behov for en mellemfinansiering på et tidligere tidspunkt. Dette vil blive specificeret og fremlagt til politisk beslutning senere i år som tidligere beskrevet. 


Midler til rådgiverydelser

Administrationen kan som alternativ til kassen pege på to mulige alternativer:


Mulighed 1: Byrum i Humlebæk (budgetpost i 2018, 2019, 2020), hvor der er afsat 6,6 mio. kr.


Mulighed 2: Vedligeholdelse af Humlebæk Hallen (budgetpost i 2016), hvor der er afsat 5 mio. kr.


Mulighed 1:

Udgifterne til rådgivningsbehov kan dækkes af midlerne der er afsat til ”Byrum i Humlebæk” jf. strategien for Fremtidens Fredensborg, der er tiltænkt til etablering af attraktive udearealer, herunder eksempelvis en bynær legeplads. Der er afsat 2,3 mio. kr. i 2018, 3,7 mio. kr. i 2019 og 0,6 mio. kr. i 2020. I budgettet for 2017-2020 medgår finansiering af ”Byrum i Humlebæk” til finansiering af flytning af bibliotek, men yderligere præcisering udestår.


Tabel 1. Budgetmæssige konsekvenser hvis mulighed 1 vælges

Beløb i 1.000 kr.

2017

2018

2019

2020

2017-20

Eksisterende budget

Byrum i Humlebæk

0

2.300

3.700

600

6.600

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0

0

0

0

0

I alt

0

2.300

3.700

600

6.600

Nyt budget

Byrum i Humlebæk

0

1.300

3.700

600

5.600

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0.600

0

0

0

0.600

I alt

0.600

1.300

3.700

600

6.200

Foreslået ændring

Byrum i Humlebæk

0

-0.600

0

0

-0.600

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0.600

0

0

0

0.600

I alt

0.600

-0.600

0

0

0


Mulighed 1 kan indebære at der fremrykkes anlægsudgifter fra 2018 til 2017 for 1 mio. kr. 


Opmærksomhedspunkt: Midlerne er jf. tidligere beslutninger om at styrke bymidten med attraktive udearealer primært afsat hertil. Hvis der anvendes midler til rådgivningsydelser i forhold til etablering af nyt bibliotek, før at salget af det eksisterende bibliotek er endeligt, kan det ikke garanteres at midlerne kan tilbageføres til udearealer.


Mulighed 2:

Udgifterne til rådgivningsbehov kan dækkes af midlerne der er afsat til vedligeholdelse af Humlebækhallen. Ved budgetforliget 2016-19 blev der skønsmæssigt bevilliget 5 mio. kr. til istandsættelse af Humlebæk Hallen. Efterfølgende eksterne vurderinger af hallens bygningsmæssige konstruktion og vedligeholdelsesmæssige efterslæb peger dog på at 5 mio. kr. ikke er tilstrækkeligt. På denne baggrund er der senest i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget i februar 2017 truffet beslutning om Humlebæk Hallen bevares i sin nuværende stand og at administrationen over de næste par år udarbejder et oplæg til hvordan der også på længere sigt sikres den nødvendige halkapacitet i Humlebæk.


Ovenstående beslutning betyder, at midlerne der er afsat i budgetår 2016 først vil skulle anvendes på et noget senere tidspunkt og derfor vil kunne dække omkostninger til eksempelvis rådgivningsydelser i forbindelse med etablering af nyt bibliotek.        


Tabel 2. Budgetmæssige konsekvenser hvis mulighed 2 vælges

Beløb i 1.000 kr.

2017

2018

2019

2020

2017-20

Eksisterende budget

Vedligeholdelse af Humlebækhallen

5.000

 

 

 

5.000

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0

0

0

0

0

I alt

5.000

0

0

0

5.000

Nyt budget

Vedligeholdelse af Humlebækhallen

4.400

 

 

 

4.400

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0.600

0

0

0

0.600

I alt

5.000

0

0

0

5.000

Foreslået ændring

Vedligeholdelse af Humlebækhallen

-0.600

0

0

0

-0.600

Posthusgrund, Tids- og procesplan

0.600

0

0

0

0.600

I alt

0

0

0

0

0


Opmærksomhedspunkt: Der gøres opmærksom på at da et salg af grunden med det eksisterende posthus ikke vil være endeligt før lokalplansprocessen er afsluttet og der foreligger en godkendt lokalplan, kan det ikke garanteres at midlerne der bevilliges til rådgivningsydelser vil kunne tilbageføres til Humlebæk Hallen. 


Tids- og procesplan

Da de økonomiske rammer har væsentlig betydning for ambitionsniveau og udviklingsmuligheder generelt, anbefaler administrationen at afvente udløbet af udbudsperioden og Økonomiudvalgets vurdering af købstilbud, før den videre proces igangsættes og administrationen indhenter tilbud på rådgivningsydelser til etablering af nyt bibliotek. Derfor er den vedlagte procesplan udarbejdet med dette som udgangspunkt.


Procesplanen kan tilrettes og specificeres når der findes en indikation på den økonomiske ramme for udvikling og etablering af nyt bibliotek/kulturhus. Tids- og procesplanen er udarbejdet så processen for kommuneplantillæg og lokalplan tænkes parallelt med de øvrige processer.


Estimeret tids- og procesplan:

Hvornår?

Hvad?

Medio 2017

Beslutning om salg af eksisterende bibliotek

Medio 2017

Tilrette procesforløb og udarbejde foreløbigt budget

Medio 2017

Indhente tilbud på rådgivere

Ultimo 2017

Politisk behandling – midlertidig biblioteksløsning

Ultimo 2017

Udarbejde plan for omplacering af Søstjernen

Ultimo 2017

Politisk behandling – proces for borgerinddragelse

Primo 2018

Borger/brugerinddragelse, udarbejdelse af behovsspecifikation og byggeprogram

Medio 2018

Lokalplansproces afsluttes og ny ejer overtager eksisterende bibliotek

Medio 2018

Søstjernen omplaceres imens nedrivning pågår

Medio 2018

Politisk behandling – Udbudsmateriale udarbejdes for salg af Posthusgrunden

Medio 2018

Posthusgrunden udbydes til salg

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser gennemføres med budgetrevisionen per 30. april 2017, nærværende sag har derfor ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget godkender den skitserede procesplan og herunder godkender at afvente igangsættelse af den videre proces til salgssummen af det eksisterende bibliotek er kendt.
  2. At Økonomiudvalget godkender at administrationen kan indgå rådgiveraftaler og igangsætte forundersøgelserne før købesummen for det nuværende bibliotek er tilgængelig.
  3. At Økonomiudvalget peger på hvordan mellemfinansieringen til rådgiverydelser skal ske

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-04-2017

Anbefaler administrationens indstillinger dog således at borgerinddragelsen fremrykkes til medio 2017 også som en anerkendelse af det engagement, som borgergrupperne har udvist indtil nu. Finansieringen til rådgivningsydelserne tages af den skitserede model 2.


Helle Abild Hansen (I) stemte imod.