Nr.94 - Udbud af rengøring og vinduespolering

Sagsnr.: 17/5776

 

Beslutningstema

Godkendelse af udbudsmateriale inklusive optioner.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet besluttede på mødet den 27. februar 2017 at genudbyde rengøring og vinduespolering.


Administrationen har i samarbejde med ekstern juridisk rådgiver udarbejdet et opdateret udbudsgrundlag, hvor rengøring og vinduespolering ved alle kommunens lokaliteter udbydes. Undtaget herfra er boliger på ældrecentrene, hvor det kun er vinduespolering, der udbydes.


Grundlæggende er det nuværende kvalitetsniveau for rengøring og vinduespolering fastholdt, men der er indarbejdet en række præciseringer og kontraktstramninger i forhold til kvalitetssikring og bodsbestemmelser. Stramningerne er indarbejdet for at sikre leverandørens incitament til at levere de aftalte ydelser. Stramningerne skal ligeledes sikre, at kommunen har alternativer til at bringe kontrakten til ophør i tilfælde af leverandørens eventuelle mislighold af kontrakten.


I udbudsgrundlaget er der som tidligere indarbejdet en række forskellige optioner, som ved til- eller fravalg øger eller sænker det samlede serviceniveau, som der i forbindelse med kontraktstart eller senere kan vælges blandt.


Ud over den i forbindelse med ydelserne direkte omhandlede indsats, er der i lighed med tidligere blandt andet medtaget en række sociale og etiske hensyn inklusive jobklausuler, som den valgte leverandør skal overholde.

Heri indgår blandt andet som krav, at nuværende medarbejdere hos nuværende leverandør virksomhedsoverdrages til ny leverandør.


Kontrakten udbydes som 3 en årig aftale med mulighed for 1 års forlængelse, lig de tidligere kontrakter.


Det er i udbudsmateriale forudsat, at nuværende antal institutioner med egen rengøring som udgangspunkt ikke udvides i den nye kontrakt. Institutioner, der pt. er omfattet af aftalen på rengøring, vil således ikke i denne omgang få mulighed for at vælge egen rengøring. Institutioner med egen rengøring har som tidligere mulighed for at tilmelde sig den fælles kontrakt med privat leverandør.


For de selvejende institutioner vil det fortsat være muligt, at de kan få udført opgaverne af den ved udbuddet valgte leverandør eller om de ud fra det i henhold til udbudsresultatet fastsatte budget vil ansætte egne medarbejdere eller lade opgaverne udføre af en anden privat leverandør


For at imødekomme mindre og lokale tilbudsgivere, er kontrakten opdelt i 4 delaftaler – én for hvert bysamfund, hvor Karlebo indgår sammen med Fredensborg. Én tilbudsgiver kan dog fortsat blive tildelt alle 4 delaftaler.


I forhold til seneste kontrakt, hvor opgaven alene blev udbudt på laveste pris, så udbydes kontrakten denne gang med både kvalitet og pris som parametre.


Budget:

Det kan ikke på forhånd angives hvad udbudsresultatet vil blive, men med valg af uændret serviceniveau vil udgiften ud over den almindelige fremskrivning forventeligt blive højere end hidtil.

 

Hertil kommer at der skal findes finansiering til omkostninger i forbindelse med ophør af den gamle kontrakt og indgåelse af den nye.

 

De økonomiske konsekvenser i forbindelse med ophør og nyudbuddet, inklusive det faste serviceniveau, de forskellige optioner og de eventuelle merudgifter i forbindelse med virksomhedsoverdragelse, vil blive fremlagt i forbindelse med fremlæggelse af udbudsresultatet for byrådet.

 

Det bemærkes, at tidsplanen for udbuddet er presset. Det kan også betyde at administrationen får behov for at kunne foretage mindre ændringer i udbudsmaterialet efter økonomiudvalgets godkendelse.

 

Anbefaling:

Administrationen anbefaler, at rengøring og vinduespolering udbydes i overensstemmelse med det fremlagte udbudsmateriale med tilhørende tilbudslister og med kontraktstart den 1. september 2017

Bevilling

Sagen har ikke for nuværende nogen bevillingsmæssige konsekvenser. De forventede bevillingsmæssige konsekvenser behandles, når resultatet af udbuddet foreligger.

Retsgrundlag

-Styrelsesloven

-Udbudsloven

-Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At udbudsmateriale og tilbudslister godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-04-2017

Godkender administrationens indstilling, idet der erindres om, byrådet i januar 2017 besluttede at undersøge muligheden for at opgaven hjemtages i forbindelse med det næste udbud.