Nr.100 - Orientering om digitaliseringsindsatsen i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 16/21313

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om strategisk retning på digitaliseringsområdet i Fredensborg kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund – Nye krav til kommunerne på digitaliseringsområdet

Fredensborg Kommune arbejder intenst og ambitiøst med digitalisering. Det er både internt i organisationen, og det er i forhold til de borgere, vi betjener.

Det strategiske afsæt for arbejdet tager højde for en række forhold. De omfatter bl.a. følgende:  


Tidligere fælleskommunale digitaliseringsstrategier har haft sit primære sigte på digital borgerkommunikation, herunder digital post og obligatorisk digitalselvbetjening. I 2016 udsendte KL en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi. Indhold og sigte i strategien adskiller sig fra tidligere, idet der i strategien er et markant fokus på etablering af sammenhængende og omkostningseffektiv digitalisering og IT i kommunerne.

For at indfri de nye initiativer og mål stilles kommunerne overfor nye og mere vidtgående krav. Det gælder krav som:


-      Øget automatisering og standardisering af arbejdsgange

-      Etablering af at flerleverandørmarked, hvor bl.a. KMD’ monopol brydes

-      Fokus og udvikling af digitale kompetencer, som led i den øgede digitalisering og ændring i arbejdsopgaver afledt af ny teknologi

-      Gevinstrealisering af de digitale indsatser

-      Bedre sammenhæng på tværs af fagområder


Ud over de nye fælleskommunale krav udfordres kommunerne i dag i forhold til det fælleskommunale monopolbrud, hvor der bl.a. skal ske en omlægning af den enkelte kommunes IT-infrastruktur. Det kræver både investeringer (afsat som en del af monopolbrudsprogrammet), men også ressourcer i forhold til organisatorisk udnyttelse af de forbedringsmuligheder den ny IT-infrastruktur giver.


Sidst men ikke mindst skal det nævnes, at der pågår en massiv udvikling indenfor robotteknologi, som inden for få år kan være en del af eksempelvis sagsbehandlingen i administrationen. Eksempler findes allerede fra Københavns Kommune. De nye teknologier skaber behov for andre typer opgaver, eksempelvis kontrolopgaver i administrationen.


Digitalisering i Fredensborg Kommune   

Med baggrund i særligt offentliggørelsen af den ny fælleskommunale digitaliseringsstrategi har administrationen, foretaget en analyse af den digitale parathed internt i kommunen.

Analysen er foretaget på baggrund af såvel erfaringer samt drøftelser med centercheferne på de borgernære områder. Analysen viser helt overordnet:


Der er behov for at øge standardiseringsgraden i og på tværs af centrene

Der gælder særligt i forhold til en række hovedprocesser i arbejdsgangene i administrationen. Med IT-systemernes udvikling, over tid, er der opstået nye muligheder for at standardisere.


Et uudnyttet potentiale i forhold til automatisering af arbejdsgange

I forbindelse med eksempelvis den lovbundne indførelse af obligatorisk digital selvbetjening blev der hverken fællesoffentligt eller fælleskommunalt stillet krav til selvbetjeningsløsningernes sammenhæng med de bagvedliggende IT-systemer eller ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem). I dag eksisterer der en række muligheder for at sikre en sammenhæng mellem ESDH og konkrete selvbetjeningsløsninger. Dette potentiale skal udnyttes. Resultatet er bl.a. kortere svartider til borgerne.

 

Implementering af digitale løsninger skal i fokus

Der er et udbredt behov for at skærpe fokus på implementeringsprocesser ved anskaffelse og udvikling af IT- og teknologiske løsninger i kommunen. Implementering er helt central for en optimal anvendelse og udnyttelse af digitalisering.

Fokus på implementeringsprocesser vil være særligt relevant når kommunen i de kommende år skal ibrugtage 13 nye IT-løsninger, som KOMBIT udvikler fælleskommunalt. I den forbindelse vil der være et stort fokus på uddannelsesdelen.

I forhold til kommunens nuværende IT-systemer bør der ses særligt på anvendelsen af ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) og OPUS (kommunens økonomisystem).


Strategi for kommunens digitaliseringsstrategi affødt af de nye krav

Med udgangspunkt i de beskrevne omverdens krav vil der i de kommende år arbejdes på at få skabt en struktur for kommunens digitaliseringsindsats med fokus på følgende digitale fundamenter:


  1. Standardisering af sagsprocesser
  2. Automatisering bl.a. gennem omlægning af IT-infrastrukturen
  3. Optimering og fornyet fokus på implementeringsprocesser.

Som en del af arbejdet med at strukturere digitaliseringsindsatserne vil administrationen udarbejde et ”Virkemiddelkatalog”, som vil blive et konkret værktøj som kan anvendes inden for hhv. standardisering, automatisering og implementering.

Kataloget forventes forelagt Direktionen i 2. kvartal 2017. Derudover vil der pågå et arbejde i administrationen i forhold til at kortlægge nuværende arbejdsgange, systemlandskaber samt afdækning af digitale kompetencer og behov.


Endelig vil der blive udarbejdet forslag til ny digitaliseringsstrategi for kommunen, som tager udgangspunkt i centrenes digitale parathed og aktuelle situation, men med sigte på at indfri de fælleskommunale krav. Et udkast vil ligge klar ultimo 2017. 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-04-2017

Orienteringen blev taget til efterretning.