Nr.79 - Styringsdokumenter for Nivå Havn og Strandpark

Sagsnr.: 14/38432

 
Thomas Bak (V)

Beslutningstema

Stillingtagen til styringsdokumenter for Nivå Havn og Strandpark.

 

Udpegning af to byrådsmedlemmer til driftsbestyrelsen for Nivå Havn og Strandpark.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet traf beslutning om ny organisering af Nivå Havn og Strandpark på byrådsmødet d. 14. december 2015 og om de økonomiske forhold på byrådsmødet d. 25. januar.


Byrådet godkendte endvidere på mødet d. 25. januar, at administrationen inddrager havnens interessenter i forbindelse med udarbejdelse og kvalificering af dokumenter og inviterer interessenter til møde herom.


I forlængelse af Byrådets beslutninger om ny organisering og økonomiske forhold samt involveringen af interessenter i dette arbejde fremlægges tre styringsdokumenter til godkendelse.

 

Involvering af interessenter i kvalificering af styringsdokumenter

Involvering af interessenter har bestået af drøftelser i Forretningsudvalget for Nivå Havn samt to møder med høringsparter.


Nedenfor skitseres hovedkonklusionerne fra drøftelserne i Forretningsudvalget for Nivå Havn samt fra de to møder med høringsparter. På baggrund af mødet i Forretningsudvalget og møderne med interessenterne har administrationen udarbejdet forslag til vedtægter, driftsoverenskomst og forretningsorden jf. vedlagte bilag, som nu fremlægges til godkendelse.


Forretningsudvalget for Nivå Havn

Forretningsudvalget for Nivå Havn drøftede på udvalgsmødet d. 1. februar hvilke emner, der bør behandles og formuleres bestemmelser om i de tre nye styringsdokumenter (vedtægter, driftsoverenskomst og forretningsorden). Forretningsudvalget drøftede ligeledes de øvrige eksisterende regler (Ordensregler, Regler for leje af bådpladser, Regler for venteliste, Takster for bådpladsleje, Regler for el-forbrug). Det er hensigten, at det er den nye driftsbestyrelse, der gennemgår regelsættene, og sikrer en eventuel revision. Forretningsudvalget godkendte administrationens forslag til emner, der skal behandles i de styringsdokumenter, som skal udarbejdes eller revideres, og præciserede, at nivaahavn.dk skal opdateres med de nye oplysninger som følge af den ændrede organisering og styring af Nivå Havn. Administrationen sørger for at dette sker, når dokumenterne er godkendt af Byrådet.

 

Møder med høringsparter

Alle borgere og foreninger, som har indgivet høringssvar, har været inviteret til to møder om udarbejdelse og kvalificering af styringsdokumenter. Det første møde tog afsæt i drøftelserne fra Forretningsudvalget for Nivå Havn. Opsamlingen fra det første møde er vedlagt som bilag 4. Interessenterne havde også mulighed for at fremsende skriftlige input, som ligeledes er indgået i kvalificeringen af dokumenterne.

 

På det første møde havde interessenterne mulighed for at markere forhold, emner og dokumenter, som de eventuelt ønskede fjernet, præciseret eller drøftet. Ingen af deltagerne markerede forhold, emner eller dokumenter, som de ønskede fjernet. Vedtægter og forretningsorden var de to styringsdokumenter, som flest ønskede at drøfte og præcisere, herunder især forholdet omkring ”bestyrelsens sammensætning, valg og valgperiode” i vedtægterne. Resultatet af diskussionerne blev 3 modeller.


Følgende tre modeller vedrørende sammensætning og valg af de 5 bestyrelsesmedlemmer, repræsenterende havnens foreninger, blev resultatet af diskussionerne (se bilag 4):

  1. Formændene for foreninger i Nivå Havn og Strandpark udpeger de 5 bestyrelsesmedlemmer
  2. Nivå Bådelaug, Nivå Tursejlere, Nivå Fritidsfiskerforening udpeger de 2 bestyrelsesmedlemmer, der forudsættes besat af repræsentanter fra bådpladslejerne på havnen. De resterende foreninger udpeger 3 pladser.
  3. Nivå Bådelaug, Nivå Tursejlere, Nivå Fritidsfiskerforening udpeger fra egne foreninger 2 bestyrelsesmedlemmer samt desuden 1 bestyrelsesmedlem fra gruppen af bådpladslejere, der ikke er medlem af en af havnens foreninger. De resterende foreninger udpeger de sidste 2 bestyrelsesmedlemmer.

Deltagerne udtrykte forskellige holdninger til de tre modeller. Der var ikke samlet opbakning til én model blandt deltagerne.


Det bemærkes, at model 3 ikke umiddelbart kan rummes inden for den oprindelige Byrådsbeslutning, hvorefter alle 5 foreningsmedlemmer skal rekrutteres fra havnens foreninger.


Det andet møde med høringsparterne tog udgangspunkt i de tre modeller og i administrationens udkast til de tre styringsdokumenter, som var tilrettet på baggrund af drøftelserne på det første møde og de indkomne skriftlige input fra høringsparterne. Der var fortsat ikke enighed blandt deltagerne om én af modellerne trods mange konstruktive diskussioner. På baggrund af mødet er der også tilføjet forhold omkring kommunikationsansvar i driftsoverenskomsten. Ligeledes er økonomiske forhold opdateret ift mødet. Opsamlingen fra det andet møde er vedlagt som bilag 5.


Forslag til vedtægter, driftsoverenskomst og forretningsorden samt øvrige dokumenter

På baggrund af mødet i Forretningsudvalget og de to møder med høringsparterne har administrationen udarbejdet forslag til vedtægter, driftsoverenskomst og forretningsorden, jf. vedlagte bilag.


Det er forholdet om ”bestyrelsens sammensætning, valg og valgperiode” i vedtægterne, som flest deltagere har fremsendt input om, og som flest deltagere på møderne har ønsket at drøfte.


Byrådet besluttede i sag om ny organisering af Nivå Havn og Strandpark på byrådsmødet d. 14. december 2015 følgende ift bestyrelsens sammensætning:

”At den nye organisatoriske enheds driftsbestyrelse skal bestå af:

  • 2 repræsentanter fra Byrådets midte
  • 5 repræsentanter fra havnens foreninger. Mindst to af disse skal være bådpladslejere. Ingen forening må have mere end én repræsentant i bestyrelsen, jf. sagsfremstillingen
  • 1 repræsentant fra paraplyorganisationerne i Fritids Forum
  • 1 repræsentant fra de erhvervsdrivende på havnen.”

På baggrund af involvering af høringsparterne anbefaler administrationen en ændring i sammensætningen af de fem repræsentanter fra havnens foreninger jf. § 4.1., som præciseres nedenfor under vedtægter. Herudover er selve proceduren for udpegningen af de fem repræsentanter konkretiseret jf. § 4.4.


Forslag til vedtægter

Vedtægterne vedrører følgende forhold:

  • Formål
  • Geografisk afgrænsning
  • Organisatoriske forhold
  • Driftsbestyrelsens sammensætning og valgprocedure
  • Driftsbestyrelsens beslutninger
  • Driftsbestyrelsens arbejde og ansvar
  • Den organisatoriske enheds økonomi
  • Regnskab og revision
  • Vedtægtsændringer og ophør

Vedtægterne følger Byrådets beslutninger om opgaver og økonomi, men indeholder en ændring med hensyn til driftsbestyrelsens sammensætning.


Administrationen har med afsæt i involveringen af høringsparterne arbejdet videre med forholdet omkring driftsbestyrelsens sammensætning og valgprocedure. Administrationen anbefaler model 3, som fremkom på møderne med høringsparterne. Administrationen finder, at model 3 indeholder den mest repræsentative sammensætning af bådpladslejere i driftsbestyrelsen. Administrationen har lagt til grund, at mange bådpladslejere ikke er medlem af en af havnens foreninger, og selv om de måtte være det, ses det ikke at fremgå af (de søværts) foreningernes vedtægtsbestemte formål, at de skal varetage medlemmernes interesser som bådpladslejere. Det ligger endvidere i tiden, at man ikke nødvendigvis behøver at organisere sig i en forening for at få indflydelse. Det bemærkes endeligt, at foreningerne som sådan kun disponerer over et fåtal bådpladser. Der er 426 bådpladser i Nivå Havn. Der er reserveret 21 pladser til foreningsbåde fra ”Søværts fritidsorganisationer”. I 2016 er der kun 14 som anvendes af foreninger. Af de pladser foreningerne disponerer over refunderes 82 % af lejen af kommunen efter kommunens tilskudsregler. Til eksempel kan nævnes Nivå Bådelaug, som har 10 ud af foreningernes i alt 14 pladser. Nivå Bådelaug betaler således efter fradrag af det kommunale tilskud samlet ca. 3.500 kr. netto for sine bådpladser.


Ændringsforslaget vedrørende sammensætningen af havnens repræsentanter er resultatet af involveringen og høringen af høringsparterne og tager afsæt i model 3 (se ovenfor). Forslaget indebærer, at mindst 3 (før 2) af de 5 repræsentanter fra foreninger skal være bådpladslejere. Herudover er der tilføjet mulighed for, at repræsentanter kan findes blandt bådpladslejere, som ikke er organiseret i en forening. Formuleringen i vedtægternes § 4.1 (jf. bilag 1) lyder således: ”5 repræsentanter fra havnens foreninger og bådpladslejere. Mindst 3 af disse skal være bådpladslejere. Ingen forening må have mere end én repræsentant i driftsbestyrelsen.”.


Forslaget vedrørende udpegningen af de fem repræsentanter tager ligeledes afsæt i model 3 (se ovenfor). Dog har Nivå Bådelaug, Nivå Tursejlere og Nivå Fritidsfiskerforening efterfølgende meddelt, at de ikke ønsker at udpege en bådpladslejer, der ikke er medlem af en forening. På den baggrund foreslår administrationen følgende formulering til vedtægternes § 4.4 (jf. bilag 1), som herefter lyder således: ”Formændene for Nivå Bådelaug, Nivå Tursejlere og Nivå Fritidsfiskerforening udpeger 2 medlemmer fra de tre foreninger. Det udvalg, der har den umiddelbare forvaltning af Nivå Havn og strandpark, udpeger desuden en bådpladslejer, der ikke er medlem af en af havnens foreninger, til driftsbestyrelsen. De resterende 2 medlemmer af driftsbestyrelsen udpeges af et forum bestående af formændene for havnens øvrige foreninger.”.


Administrationen anbefaler, at ”havnens foreninger” defineres som de godkendte folkeoplysende foreninger, der har medlemsaktiviteter på Nivå Havn og Strandpark på udpegningstidspunktet uanset om de har klubhus eller låner lokaler til deres foreningsaktiviteter. På nuværende tidspunkt gælder dette følgende 11 foreninger; Nivå Bådelaug, Nivå Fritidsfiskerforening, Nivå Kajakklub, Nivå Pingvinerne, Nivå Roklub, Nivå Tursejlere, Nivå Vandski Klub, Nive Å´s Lystfiskerforening, Lystfiskerforeningen Fred & Humle, Nivå Svømmeklub, Nivåbugtens Friluftslaug.


Ved behandling af sag om ny organisering af Nivå Havn og Strandpark på byrådsmødet d. 14. december 2015 besluttede Byrådet, at den nye driftsbestyrelse skal bestå af to repræsentanter fra Byrådets midte. Med forslaget til vedtægter specificeres det, at den ene repræsentant fra Byrådets midte skal være formanden for det stående udvalg (pt. Fritids- og Idrætsudvalget), der er tillagt den umiddelbare forvaltning af Nivå Havn og Strandpark. Med byrådets beslutning d. 14. december og med forslaget til vedtægter betyder det, at Formanden for Fritids- og Idrætsudvalget skal være det ene medlem. Administrationen anbefaler, at det andet medlem findes blandt de to øvrige repræsentanter fra det nuværende Forretningsudvalget for Nivå Havn, hvor der i dag er tre byrådsmedlemmer jf. Regulativet for Nivå Havn.


De øvrige vedtægtsbestemmelser følger kommunens praksis i tilsvarende vedtægter. Forslaget til vedtægterne kan ses i bilag 1.


Forslag til forretningsorden

Forretningsordenen indeholder regler for driftsbestyrelsens møder og arbejde:

  • Formandens og øvrige medlemmers kompetencer
  • Indkaldelse til møder, møders afholdelse, dagsorden og mødeprotokol
  • Beslutningsdygtighed og afstemningsregler
  • Havnefogedens deltagelse og sekretariatsbistand
  • Personaleledelse
  • Tavshedspligt og inhabilitet

Forslaget til Forretningsordenen er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger om organisering. Forslaget til Forretningsorden har ikke givet høringsparterne anledning til særlige bemærkninger. Forslaget kan ses i bilag 2.

 

Forslag til driftsoverenskomst

Driftsoverenskomsten vedrører følgende forhold:

  • Den organisatoriske enheds rettigheder, pligter og opgaver
  • Budget – budget som stilles til rådighed
  • Regnskab - regnskabspraksis
  • Overførsel af midler
  • Ikrafttræden og ophørsbestemmelser

Forslaget til driftsoverenskomst er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger om opgaver og økonomi. Det bør særligt noteres, at driftsoverenskomsten opdeler den organisatoriske enheds budget og regnskab i en del, der vedrører havneområdet og en del, der vedrører strandparken. Forslaget til driftsoverenskomst kan ses i bilag 3.

 

Eksisterende øvrige dokumenter - input til driftsbestyrelse

De gældende ordensregler, Regler for leje af bådpladser, Regler for venteliste, Takster for bådpladsleje og Regler for el-forbrug videreføres som de foreligger i dag. Den nye driftsbestyrelse kan gennemgå dem for en eventuel revision.

 

Forretningsudvalget for Nivå Havn har på mødet d. 1. februar drøftet sag om præcisering af minimumskrav til bådstativer som input til revision af ordensregler. Dette overgår til den nye driftsbestyrelse.

 

Ved møderne med interessenterne var der ikke yderligere ønsker eller input til dokumenterne.

 

Videre proces

På baggrund af Byrådets godkendelse af de tre styringsdokumenter for Nivå Havn og Strandpark forestår administrationen valgproceduren for den nye driftsbestyrelse. Invitation til valghandlinger udsendes primo marts 2016 med besked om, at valget er under forudsætning af Byrådets endelige godkendelse af styringsdokumenterne.


Byrådet har besluttet, at den nye organisering træder i kraft pr. 1. april 2016. Regulativet for Nivå Havn og Forretningsudvalget for Nivå Havn er fungerende indtil styringsdokumenter er godkendt og driftsbestyrelsen er nedsat.


Følgende proces er tilrettelagt for valg af medlemmer til den nye driftsbestyrelse.

  • 2 repræsentanter fra Byrådets midte. Udpeges på nærværende møde
  • 5 repræsentanter fra havnens foreninger og bådpladslejere. Mindst 3 af disse skal være bådpladslejere. Ingen forening må have mere end én repræsentant i bestyrelsen, jf. sagsfremstillingen. Vælges på møde, som planlægges afholdt i løbet af marts.
  • 1 repræsentant fra paraplyorganisationerne i Fritids Forum. Vælges på Fritidsforums møde d. 1. marts.
  • 1 repræsentant fra de erhvervsdrivende på havnen. Vælges på møde, som planlægges afholdt i løbet af marts.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Nivaahavn.dk opdateres med information og dokumenter. Høringsparter orienteres.

Indstilling

  1. At forslag til de tre styringsdokumenter for Nivå Havn og Strandpark godkendes inklusiv revideret forslag om driftsbestyrelsens sammensætning.
  2. At Byrådet udpeger formanden for Fritids- og Idrætsudvalget og et de af to øvrige repræsentanter som Byrådets medlem af Driftsbestyrelsen.
  3. At Byrådet bemyndiger administrationen til sammen med de involverede parter at gennemføre de anførte valg af bestyrelsesmedlemmer og til at foretage redaktionelle ændringer i de endelige dokumenter.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 03-03-2016

Indstillingens punkt 1 anbefales med en enkelt ændring jf. vedtægtens § 4 vedrørende Bestyrelsens sammensætning og valgprocedure.


Udvalget anbefaler i stedet at følge anbefalingen fra Fritidsforum således, at § 4. stk. 1 vedrørende driftsbestyrelsens sammensætning ændres til:

  • 2 repræsentanter fra Byrådets midte, hvoraf den ene skal være formanden for det stående udvalg, der er tillagt den umiddelbare forvaltning af Nivå Havn og Strandpark.
  • 3 repræsentanter fra foreningerne Nivå Bådelaug, Nivå Tursejlere og Nivå Fritidsfiskerforening, hvoraf mindst 2 er bådpladslejere
  • 2 repræsentanter fra havnens øvrige foreninger
  • 1 repræsentant fra paraplyorganisationerne i Fritids Forum
  • 1 repræsentant fra de erhvervsdrivende på havnen.

§ 4 stk. 4 i udkastet til vedtægter skal tilrettes i overensstemmelse hermed.


Indstillingens punkt 2 anbefales. Udvalget indstiller, at repræsentant nummer to fra Byrådet bliver byrådsmedlem Lars Søndergaard (V).


Indstillingens punkt 3 anbefales.


Protokol og bilag fra Fritidsforums behandling af sagen ” Udpegning af medlem til driftsbestyrelse for Nivå Havn og Strandpark” indgik i behandling af sagen og  vedhæftes som nye bilag (bilag 6 og 7).


Beslutning i Økonomiudvalget den 14-03-2016

Anbefaler Fritids –og Idrætsudvalgets indstillinger.