Nr.131 - Leasing af IT-udstyr til skolerne

Sagsnr.: 15/31146

 
Hans Nissen (A), Helle Abild Hansen (I)

Beslutningstema

I forbindelse med udskiftning af skolernes basale IT-system er der behov for opgradering af skolernes maskinpark.


Økonomiudvalget skal orienteres om behovet for nyt udstyr og et forslag til en finansieringsstrategi, der sikrer at skolerne også fremover har tidssvarende udstyr.


Økonomiudvalget skal desuden godkende, at der indgås en 4-årig finansiel leasingordning hos kommunekredit.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund


Skolernes basale IT-system siden 2010 skal udskiftes, da det er forældet. Som erstatning er der besluttet en løsning, der består af en Office 365-løsning og en brugergrænseflade – Skolebordet.


Det er en tidssvarende webbaseret løsning, der begrænser IT-afdelingens opgaver i forhold til vedligeholdelse, da systemet afvikles på udbyders servere og det meste opsætning klares via systemet Skolebordet.


Det nye it-system medfører et behov for nye investeringer på skolerne i form af multifunktionsprintere og dedikeret software, der understøtter brugen af printfunktionalitet.


Dertil kommer et behov for tidssvarende computere/tablets til både pædagogisk personale og elever. Det vurderes, at en opgradering af skolernes IT-udstyr vil være befordrende for en succesfuld implementering af det nye system.


Der er i dag en stor variation i skolernes IT-maskinpark både hvad angår kvalitet og kvantitet. Der er derfor udarbejdet en strategi, der sikrer, at skolernes medarbejdere har tidssvarende it-værktøjer og et mere ensartet niveau i forhold til antal og stand af skolernes elev-computere/tablets. Strategien baserer sig på følgende målsætning:


1)    Alle medarbejdere skal have adgang til en computer eller tablet, der har tilstrækkelig kapacitet til at arbejde med de undervisningsprogrammer mv., som de har behov for i deres undervisning.


2)    Alle elever på kommunens skoler skal have adgang til en computer/tablet til it-understøttet undervisning. Dette opnås med en kombination af computere på skolerne og computere, som eleverne selv medbringer – den såkaldte ’Bring your own device’-ordning (BYOD).


Der lægges et fælles minimumsniveau på 25% af elevantallet, således at skolerne til enhver tid har mindst dette antal computere. Skolerne har dog mulighed for at prioritere, at have mere end 25%, blandt andet set i lyset af, at der kan være forskel på elevernes mulighed for at medbringe eget udstyr.


Konkret foreslås det, at der foretages et fælles indkøb af computere/tablets med en finansiel leasingordning hos KommuneKredit. En sådan ordning kan etableres med en rente på 0,5%.


Det er muligt at dele udgiften over 4 år via en finansiel leasingordning. Det skyldes, at der er tale om en fast driftsudgift i modsætning til en engangsinvestering. Dette forhold bevirker, at aftalen ikke er omfattet af kommunens låneramme.


En leasingordning vil betyde, at der er en fælles minimusstandard på kommunens skoler, og at der løbende er sat budget af til it-udgifter. Den enkelte skole vil på denne baggrund kunne beskrive retningslinjerne for elevernes brug af it-udstyr i undervisningen.






Indkøb og leasing


I et fælles indkøb vil skolerne kunne vælge mellem et begrænset antal modeller af PC’er og tablets, så der opnås en større ensartethed i skolernes udstyr, hvilket vil betyde en lettelse i forhold til den løbende vedligeholdelse.


IT-afdelingen og skolerne har i fællesskab valgt en model for bærbar computer, der findes i en større og en mindre udgave med eller uden touch-skærm. Det er desuden muligt at købe en dockingstation, der kan benyttes til begge modeller. Endelig vil det være muligt at købe en stationær computer og en iPad til eleverne.


I valget af PC-model er der lagt vægt på at det er en robust model med hurtig opstart, lang levetid og lang batterilevetid. Der er desuden afsat midler til en intern forsikringsordning af elevcomputere.


Proceduren omkring indkøb vil være, at skolerne beslutter, hvor mange computere de skal have udover de tidssvarende computere og tablets de allerede råder over, idet der skal være 100% dækning af medarbejderne og mindst 25% dækning af eleverne.


I foråret 2018 gentages proceduren, og skolerne fylder igen op efter behov, da nogle af de computere, de har i dag, vil være udtjente på det tidspunkt. Med en kadence med en fornyet/ny leasing hvert andet år, vil skolerne hele tiden have en del udstyr, der er nyt og tidsvarende og andet, der har højest 4 år på bagen.


Hvis skolerne har behov for anskaffelse af udstyr mellem de fælles indkøb f.eks. pga. nye medarbejdere eller andet, vil den nødvendige fleksibilitet sikres ved, at der indkøbes udenom den fælles leasing.


Når it-udstyret er forældet og skal udskiftes, vil det gamle udtjente udstyr blive håndteret af it-afdelingen.


I tabellerne nedenfor ses antal computere, som den enkelte skole i samarbejde med IT-afdelingen har vurderet de har behov for i 2016 og forventeligt i 2018 til hhv. medarbejdere og lærere. I 2018 vil der blive foretaget en ny optælling, da skolerne kan have ændret det ønskede niveau udover de 25% af eleverne. Endelig vil der være udstyr der er helt nyt, der først skal skiftes ud i 2020, således at man på det tidspunkt har alt skolernes it-udstyr på leasingordning.



Tabel 1: Antal PC’er til pædagogisk personale

Antal lærerPC

antal med-arbejdere

År 1

Forventet år 3 eller 5

Fredensborg Skole

80

79

1

Humlebæk Skole

64

56

8

Kokkedal Skole

104

104

0

Nivå skole

80

80

0

Endrupskolen

56

6

50

Langebjergskolen

43

8

35

Ullerødskolen

32

2

30

Kejserdal Skole

18

0

18

Ung Fredensborg

6

6

0

Møllevejens Skole

8

6

2

I alt

491

347

144



Skolerne – folkeskolerne, Ullerødskolen, Møllevejens Skole, Ung Fredensborg og Kejserdal – har i alt 491 medarbejdere. Der er brug for at indkøbe 347 nye computere i 2016 for at alle medarbejdere har tidssvarende it-udstyr.



Tabel 2: Antal PC’er til elever

ElevPC og iPad

Antal

25%

År 1

År 3

PC

IPAD

PC

IPAD

Fredensborg Skole

899

225

100

0

125

0

Humlebæk Skole

662

166

100

0

66

0

Kokkedal Skole

736

184

116

0

68

0

Nivå skole

707

177

150

0

27

0

Endrupskolen

496

124

24

28

72

0

Langebjergskolen

471

118

20

0

58

40

Ullerødskolen

48

12

16

0

0

0

Kejserdal Skole

34

9

0

0

9

0

Møllevejens Skole

30

8

0

0

8

0

I alt

4083

1021

526

28

427

40


Skolerne – folkeskolerne, Ullerødskolen, Møllevejens Skole og Kejserdal – har i alt 4083 elever i april 2016. Skolerne ønsker at supplere deres maskinpark med i alt 526 computere og 28 iPads i 2016 og vil med dette indkøb have et antal computere/tablets svarende til mindst 25% af antallet af elever. I 2018 forventes der at være et behov på omkring 500 computere.



Finansiering


I tabellen nedenfor kan man se de samlede udgifter for skolerne ved indkøb leasing i 2016 og igen i 2018 og de beløb skolerne skal betale årligt hhv. de første to år og de næste 2 år. Efter en fornyet leasing i 2020 vil alle skolernes computere og tablets være på leasingordning og først da vil man have den faste årlige ydelse for skolerne.



Tabel 3: Samlede leasingudgifter fordelt på skoler (hele tusinder)

Udgift skoler i alt

2016

2018

I alt

Udgift pr. år de første 2 år

Udgift pr. år fra år 3 og 4

Fredensborg Skole

       885

                 610

     1.495

221

374

Humlebæk Skole

       775

                 358

     1.133

194

283

Kokkedal Skole

     1.109

                 329

     1.438

277

360

Nivå skole

     1.147

                 131

     1.278

287

320

Endrupskolen

       222

                 590

       812

55

203

Langebjergskolen

       136

                 450

       586

34

146

Ullerødskolen

         92

                 145

       237

23

59

Kejserdal

         -  

                 131

       131

0

33

Ung Fredensborg

         33

                   -  

         33

8

8

Møllevejens Skole

         33

                  48

         81

8

20

I alt

4.432

             2.792

7.224

1.107

1.806

Obs! De udregnede beløb er inkl. forsikring og bidragssats til leasing



I kraft af at aftalerne med kommuneleasing i år 2016 og 2018 vil overstige 1,5 mio. kr. skal Økonomiudvalget godkende aftalerne jf. Håndbog om Økonomistyring.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, idet leasingudgiften afholdes indenfor skolerne budget og normale niveau for IT-anskaffelser.

 

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1.    At Økonomiudvalget godkender, at der indgås en 4-årig finansiel leasingordning hos Kommunekredit på ca. 4,4 mio. kroner i 2016 og ca. 2,8 mio. kroner i 2018. Ordningerne vil skulle fornyes hvert 4. år.

Beslutning i Økonomiudvalget den 23-05-2016

Godkender administrationens indstilling.