Nr.159 - Nyt Fælles Forsyningsselskab - Drøftelse af ejerstrategi og hovedprincipper for selskabsdannelsen

Sagsnr.: 14/26238

 

Beslutningstema

Drøftelse af udkast til ejerstrategi og udkast til hovedprincipper for selskabsdannelsen af et fælles forsyningsselskab. Sagsfremstillingen er koordineret i de 11 kommuner, der ønsker at indgå i forsyningsselskabet.

Sagsfremstilling og økonomi

Resumé:

Fredensborg Kommune har sammen med 10 Nordsjællandske kommuner truffet principbeslutning om at indgå i et videre samarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab. I den forbindelse har kommunen godkendt et kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for etableringen af forsyningsselskabet. Dette skete på byrådsmøderne henholdsvis den 23. november 2015 og den 29. marts 2016.


I forlængelse af det vedtagne kommissorium forelægges hermed et udkast til ejerstrategi samt et udkast til hovedprincipperne for selskabsdannelsen.


Ejerstrategien udtrykker ejernes vision med selskabet, og de fælles mål og værdier, der skal være de politiske pejlemærker for den fremtidige ledelse af selskabet. Hovedprincipperne vil danne grundlag for stiftelsen af det nye fælles forsyningsselskab i form af vedtægter og en ejeraftale, som vil blive fremlagt til godkendelse på kommunalbestyrelses-/byrådsmødet i oktober 2016.


Sagen forelægges Økonomiudvalget samt Byrådet til drøftelse.


Sagsfremstilling:

Samarbejdet mellem de 11 kommuner om dannelsen af et fælles forsyningsselskab forløber planmæssigt og er i god gænge med inddragelse af alle parter i overensstemmelse med den vedtagne projektorganisation. De deltagende kommuner er nu følgende: Allerød, Ballerup, Egedal, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal Kommuner. Frederikssunds deltagelse blev besluttet på det politiske styregruppemøde den 11. april 2016. Til støtte for processen og rådgivning i fase 1 er valgt Horten A/S som advokat og PwC som revisor.


Den politiske styregruppe og følgegruppen af formænd for forsyningsselskaberne har på mødet den 11. april 2016 godkendt hovedprincipperne for selskabsdannelsen, og har på et møde den 27. maj 2016 godkendt vedlagte udkast til ejerstrategi til videre drøftelse i kommunerne. Den endelige godkendelse af ejerstrategien skal efter planen ske til oktober 2016, hvor også vedtægter, ejeraftale, tidsplan for fase 2 mv. forelægges til godkendelse i alle deltagende kommuner.

 

Ejerstrategi

Ejerstrategien udgør den overordnede politiske ramme for koncernen, og den beskriver de værdier, mål og principper, som ejerkommunerne ønsker, at koncernen skal drives efter. Ejerstrategien er vedlagt i bilag. Ejerstrategien udgør et fælles fundament, der vil blive implementeret i og suppleret af en ejeraftale (aktionæroverenskomst) og vedtægter for selskaberne i den nye fælles forsyningskoncern.


Ejerstrategien tager udgangspunkt i en fælles vision for det nye selskab:


Visionen for det nye fælles forsyningsselskab er at skabe et effektivt og veldrevet selskab i tæt samklang med ejerkommunerne, der kan matche de forventede effektiviseringskrav for sektoren.

 

Selskabet skal være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier og på en og samme tid have fokus på sikker og effektiv drift, og ejerkommunernes miljø-, klima- og servicemål.

 

Visionen er, at selskabet sætter nye standarder for effektiv drift, klimatilpasning og en ny effektiv rensestruktur for det samlede selskab.


Ejerstrategien indeholder herudover få men væsentlige mål og værdier inden for;

forsyningssikkerhed, klima og miljø, effektiv drift, ejerrelationen, kunderne, kommunikation, innovation og udvikling, ledelse og medarbejdere, og rammevilkår.


Hovedprincipper for selskabsdannelsen

Det fremgår af det godkendte kommissorium samt udkast til hovedprincipperne for selskabsdannelsen (vedlagt i bilag), at selskabet baseres på en holdingmodel med et fælles serviceselskab og kommunespecifikke net/datterselskaber, hvor de fysiske anlægsaktiver i form af ledningsnet, renseanlæg mv. er placeret. Renseanlæg ejet af flere kommuner kan ligeledes placeres som selvstændige datterselskaber.


Holdingmodellen sikrer, at de fysiske aktiver (ledninger og anlæg), som i dag ejes af den enkelte kommune, holdes adskilte i ”lokale datterselskaber”. Derved kan der opretholdes særskilte serviceniveauer for hvert af de lokale datterselskaber i overensstemmelse med den enkelte kommunes mål og politiske ønsker om takstniveau, investeringsinveau, miljøforhold mv. Modellen sikrer også, at hver kommune kan komme ud af samarbejdet igen med sine aktiver/værdier i behold. 


Det er et væsentligt princip for selskabsdannelsen, at den enkelte kommune fortsat skal kunne godkende takster, serviceniveau og investeringsniveau i de lokale net/datterselskaber. Konkret vil dette ske i form af den formelle takstgodkendelse i kommunalbestyrelsen/byrådet, og ved indgåelse af en årlig investeringsaftale mellem selskab og kommune.

 

Hver kommune udpeger et medlem til den fælles holdingbestyrelse, som efter reglerne suppleres med medarbejderrepræsentanter. Medlemmerne af holdingbestyrelsen er samtidig bestyrelse for det fælles serviceselskab. Bestyrelsen i holdingselskabet vælges for fire år ad gangen og følger den kommunale valgperiode.

 

Kommunernes ejerrepræsentanter i holdingbestyrelsen vil som hovedprincip også være ”gennemgående” i bestyrelsen i net/datterselskaber og suppleres med forbrugerrepræsentanter efter reglerne. Hermed bliver der tale om en tillempet enhedsbestyrelse.


Princippet om en tillempet enhedsbestyrelse skal sikre, at antallet af bestyrelser begrænses og derved, at der bliver den nødvendige samling og fælles retning på selskabet, som er nødvendig for at opnå en effektiv og veldrevet organisation.


Der gives dog mulighed for, at enkelte kommuner kan sammensætte bestyrelsen i net/datterselskaberne efter den enkelte kommunes ønske om fx politisk repræsentation. De administrative meromkostninger og honorarer skal i så fald afholdes af det enkelte net-/datterselskab.

 

Enkelte renseanlæg (Mølleåværket, Måløv Rens og Biofos) er i dag etableret som fælleskommunale aktieselskaber, og i to tilfælde (Måløv Rens og Biofos) ejes en del af aktiekapitalen af kommuner/forsyninger, der ikke er en del af det nye fælles forsyningsselskab. Bestyrelserne i renseselskaberne vil derfor skulle sammensættes efter særskilte principper og hensyn. Hovedprincippet vil her være, at de nugældende vedtægter og dermed principper for bestyrelsessammensætningen mv. videreføres med så få ændringer som muligt.


Kommunernes ejerfordeling foreslås fastsat ved at vægte en række egnede parametre for indtjening/værdi. Det kan fx være korrigeret egenkapital, antal indbyggere, og debiteret vandmængde til slutkunder. Der vil ikke ske omfordeling af værdierne mellem kommunerne. Forslag til ejerfordelingen vil fremgå af den kommende ejeraftale, som vil blive fremlagt til godkendelse til oktober 2016.


Øvrige dokumenter

De overordnede principper for selskabsdannelsen vil efter den overordnede principielle drøftelse, som fremlagt i denne sag, blive indarbejdet i henholdsvis vedtægter og en ejeraftale.


Ejeraftalen er ejerkommunernes privatretlige aftale om rammerne for deres fælles ejerskab til det nye fælles forsyningsselskab. 


Selskabets vedtægter udgør – sammen med selskabsloven – rammerne for selskabets virksomhed. Vedtægterne bestemmer selskabets formål, rammerne for generalforsamlingen, antallet af bestyrelses- og direktionsmedlemmer, regnskabsåret mv.


I ejeraftalen og vedtægterne aftales principper for vedtagelse af beslutninger i holdingbestyrelsen samt i bestyrelserne i henholdsvis serviceselskabet og net/datterselskaberne – fx krav om enstemmighed og mindretalsbeskyttelse i en række specifikke forhold. Endvidere kan det aftales, at ejerkommunerne på generalforsamlingen i henholdsvis holdingselskabet og net-/datterselskaberne skal stemme for et forslag fremsat af den enkelte ejerkommune vedrørende dennes specifikke geografiske område.


Parallelt med vedtægter og ejeraftalen vil der endvidere blive udarbejdet et udkast til koncept for en investeringsaftale. Investeringsaftalen vil i det fælles forsyningsselskab blive et helt afgørende styringsdokument, der kan sikre en direkte aftale mellem den enkelte kommune og det lokale datterselskab. Initiativet til udarbejdelse af investeringsaftalen ligger i selskabet, men aftalen skal godkendes af kommunen – fx i et fagudvalg og/eller i kommunalbestyrelsen/byrådet.


Aftalemodellen vil bringe aktiviteterne i forsyningsselskabet tættere på kommunen, og kommunen kan sikre sin direkte indflydelse på det kommende års investeringer og takstniveau uden at behøve en særskilt ”kommunebestyrelse” i det lokale datterselskab til at varetage denne opgave.


Fælles rensestruktur

Sideløbende med og som en del af det nye fælles forsyningsselskab arbejdes der på at skabe de bedste fremtidige rammer for en fælles effektiv rensestruktur. Det fremgår direkte af den fælles vision for det nye selskab, at denne opgave er væsentlig og prioriteret. Der er i den forbindelse af byrådet vedtaget et selvstændigt kommissorium for en ny rensestruktur for området omkring Usserød Å i henholdsvis Allerød, Fredensborg, Hørsholm, Lyngby Taarbæk og Rudersdal kommuner. Det tværgående perspektiv for en fælles rensestruktur for det samlede selskab vil blive varetaget – i første omgang frem til oktober 2016 - af en styregruppe for renseanlæg bestående bl.a. af direktører i de deltagende kommuner. Fredensborg Kommune har formandskabet for denne styregruppe. Desuden er etableret en

projektgruppe med de involverede forsyningsdirektører m.fl. Fase 1 i projektet er pt. godt i gang. Der sker desuden i forbindelse med forarbejdet til etablering af det Fælles Forsyningsselskab forberedelse af styringsdokumenter for evt. etablering af et Midt-Øst A/S renseselskab.

Tidsplan

Den endelige beslutning om deltagelse i sammenlægningen af forsyningsselskaber sker til oktober 2016, hvor de enkelte deltagende kommuner politisk skal træffe beslutning om stiftelse, herunder selskabsstruktur, godkendelse af vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi og styringskoncept i form af investeringsaftaler mellem den enkelte kommune og det lokale forsyningsselskab. Samtidig fastlægges det effektiviseringsmål, som skal realiseres i det nye selskab.

 

Det videre forløb efter beslutning i oktober vil være, at der ultimo 2016 indledes et ansættelsesforløb med henblik på ansættelse af en direktør for selskabet. De nuværende bestyrelser vil bestå uændret frem til udgangen af den kommunale valgperiode, dvs. frem til udgangen af 2017. Samtidig forberedes og gennemføres den organisatoriske sammenlægning i løbet af 2017. Tidsplan er vedlagt i bilag. En mere detaljeret tidsplan for fase 2 vil blive fremlagt til godkendelse til oktober 2016.

 

Administrationens vurdering:

Administrationen anbefaler fortsat, at Fredensborg Kommune sammen med de 10 andre kommuner etablerer et fælles forsyningsselskab og arbejder for at etablere en ny rensestruktur for området omkring Usserød Å sammen med Allerød, Hørsholm, Lyngby Taarbæk og Rudersdal kommuner.  Administrationens uddybende vurdering er vedlagt i bilag.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. at udkast til ejerstrategi og udkast til hovedprincipper for selskabsdannelsen godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 13-06-2016

Anbefaler administrationens indstilling for evt. selskabsdannelse. Økonomiudvalget anmoder administrationen om at holde temamøde om sagen i forbindelse med Økonomiudvalgsmødet i oktober.