Nr.156 - Udbudsplan 2016-2017

Sagsnr.: 16/9528

 

Beslutningstema

Fredensborg Kommunes udbudsplan for 2016-2017 forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget.

Sagsfremstilling og økonomi

Jf. den nuværende indkøbs- og udbudsstrategi, skal økonomiudvalget årligt godkende Fredensborg Kommunes udbudsplan.


Regler og rammer for kommunens arbejde med indkøb og udbud fremgår af kommunens indkøbs- og udbudspolitik samt tilhørende strategi.

Udbudsplanen løber over to år, 2016-2017, og anvendes som et dynamisk planlægnings- og prioriteringsværktøj, som revideres løbende i tæt dialog med de relevante fagcentre. I år fremsættes planen senere end vanligt, blandt andet grundet organisationsændringen i starten af året.

 

Organisatorisk varetages indkøbs- og udbudsopgaven af Team Udbud og Indkøb, der er forankret i Center for Økonomi, Løn og Indkøb – i tæt samarbejde med fagområderne. Udover de konkrete emner, som fremgår af udbudsplanen, arbejdes tillige med en række udviklings- og effektiviseringsopgaver samt løbende opfølgning og kontrol af kommunens indkøbsaftaler. Arbejdet bidrager til at opnå de økonomiske gevinster, der årligt er indarbejdet i budgettet på indkøbs- og udbudsområdet og er del af kommunens samlede økonomistyring.


I sagen fremlægges resultaterne for 2015 på indkøbs- og udbudsområdet og det beskrives, hvorledes Fredensborg Kommune arbejder med hhv. konkurrenceudsættelse og sociale klausuler. 


Opfølgning på indkøbs- og udbudsresultaterne i 2015

I 2015 blev gennemført samlet set 57 udbud og øvrige indkøbs- og udbudsrelaterede opgaver. Yderligere 50 opgaver er igangsat.

Udover udbud har opfølgning på håndværkerrammeaftalerne, været i fokus, et arbejde, som fortsætter i 2016. Resultaterne af opfølgningen har vist en overordnet tilfredshed med aftalerne, samt en god aftaleloyalitet, både hos brugere og leverandører. Resultaterne følges op internt i organisationen og eksternt ved leverandørmøder, og der er et stadigt fokus på overholdelse af aftalerne. Desuden har teamet blandt andet arbejdet med implementering af Movia personkørsel-kontrakten, monopolbruddet på KMD-området samt løbende drift og udvikling af kommunens e-handelsportal.


I 2015 var budgetlagt en gevinst på 9,3 mio. kr. på indkøbs- og udbudsområdet. Ved budgetrevisionerne i 2015 blev budgetterme varigt nedskrevet med 1,45 mio. kr. qua udbuds- og indkøbsgevinster. Fra tidligere års udbuds- og indkøbsgevinster blev yderligere realiseret 9,47 mio. kr. Den samlede økonomiske, realiserede gevinst var således på 10,9 mio. kr., som blev lagt i kommunekassen. Yderligere 10,8 mio. kr. er forblevet i de decentrale budgetter, jf. kommunens gevinstrealiseringsregler. Den summerede, overordnede gevinst for 2015 udgjorde dermed 21,7 mio. kr.


Udbudsplan 2016-2017

Udbudsplanen for 2016-2017 indeholder dels en række udbuds- og kontrakts-opgaver, dels analyser af forskellige drifts- og indkøbs-opgaver. Udbuds- og analyseemnerne er koordineret med de relevante fagområder i forbindelse med økonomimøder i efteråret 2015.


Udbudsplanens opgaver er fordelt på kvartaler i 2016 samt opgaver, der først igangsættes i 2017. Kvartalet indikerer det tidspunkt, hvor opstart af opgaven finder sted, og ikke nødvendigvis det kvartal, den afsluttes. Prioriteringen foretages på en tre-trins skala, hvor 1 har første prioritet.

I udbudsplanen er angivet, hvilken rolle teamet har i relation til opgaven, A: Projektleder, B: Rådgiver eller C: Ingen rolle (fagområdet har selv kompetencer og ressourcer til opgaven).

 

Udover opgaverne på udbudsplanen, vil fokus i 2016-2017 være på professionalisering af kommunens kontraktstyring, herunder opfølgning på indkøbsaftaler, samt øget brug af businesscases. Yderligere fokusområder er blandt andet implementering af reglerne i udbudsloven samt deltagelse i et EU-projekt om bæredygtige indkøb (SPP Regions).

 

Konkurrenceudsættelse og IKU

Fredensborg Kommune arbejder strategisk med udbud og indkøb samt konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver, og analyserer løbende forbruget på interne driftsområder med henblik på at vurdere, om der er potentiale for konkurrenceudsættelse og eventuel udlicitering.


Kommunernes anvendelse af eksterne leverandører måles årligt ved Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU). Den seneste måling viser, at Fredensborg Kommune i 2014 havde en IKU på 27,7 %. De ti kommuner i Danmark, som har den højeste IKU, ligger i gennemsnit på 33,6 % (2014).

Fredensborg Kommunes IKU er faldet over de senere år, særligt på det tekniske område, hovedsagligt grundet udskillelsen af Park og Vej. Ved at danne et kommunalt ejet selskab på dette område, tæller de ydelser, NSPV køber hos eksterne leverandører, således ikke længere med som eksterne, konkurrenceudsatte ydelser i Fredensborg Kommunes IKU.

 

Sociale klausuler

Administrationen arbejder aktivt med sociale klausuler i kommunens kontrakter. I 2015 har især arbejds- og uddannelsesklausuler været i fokus.

Hensigten med arbejds- og uddannelsesklausuler er, at kommunen gennem sine indkøb kan sikre løn- og ansættelsesmæssige vilkår som svarer til de lokale, overenskomstmæssige forhold for arbejdstagere samt at leverandørerne anvender lærlinge-, elev- og praktikpladser.

 

Det er i lovgivningen et væsentligt hensyn, at klausulerne er proportionelle med omfanget af den udbudte opgave. Anvendes klausulerne i for stort omfang, kan det virke hæmmende for konkurrencen om opgaverne, især for de små- og mellemstore virksomheder, hvor især uddannelsesklausuler kan være en stor omkostning. Derfor er det afgørende, at det vurderes konkret fra udbud til udbud, om klausulerne pålægger leverandørerne unødige byrder eller begrænsninger, som ikke står mål med opgavens omfang.

 

Hvis disse klausuler skal virke effektivt, kræves tillige en struktureret opfølgning på klausulerne. Administrationen er på denne baggrund i proces med at etablere et tværfagligt, internt samarbejde for at koordinere indsatsen i forhold til at anvende, men også effektuere sociale klausuler i kommunens kontrakter og samarbejde med private leverandører.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Udbuddene muliggør realiseringen af den budgetlagte gevinst på udbuds- og indkøbsområdet.

Retsgrundlag

Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15/12/2015 og bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, lbk. nr. 1410 af 07/12/2007 (tilbudsloven).

Kompetence

Økonomiudvalget

Kommunikation

Udbudsplanen offentliggøres på kommunens hjemmeside, for at skabe åbenhed og gennemsigtighed om kommunens indkøb og udbud. Dette er til gavn for både nuværende og potentielle leverandører.

Indstilling

1. At økonomiudvalget godkender udbudsplanen for 2016-2017.

Beslutning i Økonomiudvalget den 13-06-2016

Godkender administrationens indstilling.