Nr.155 - Godkendelse af indkøbs- og udbudspolitikken samt indkøbs- og udbudsstrategien for Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 16/7605

 

Beslutningstema

Administrationen har revideret indkøbs- og udbudspolitik samt tilhørende indkøbs- og udbudsstrategi.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommunes indkøbs- og udbudspolitik er blevet revideret med henblik på at implementere de nye regler for offentlige udbud og indkøb, som er trådt i kraft ved årsskiftet 2015/2016 med Danmarks første udbudslov. Både politikken og strategien blev sidst revideret i 2014.


Indkøbs- og udbudspolitikken samt udmøntningen heraf, jf. indkøbs- og udbudsstrategien har til formål at skabe klare, overordnede retningslinjer for offentlige udbud og indkøb i Fredensborg Kommune. Samlet set er indkøbs- og udbudspolitikken og –strategien et værktøj, som understøtter kommunens økonomistyring.

Fredensborg Kommunes indkøb og udbud har fokus på konkurrence, økonomiske hensyn og centrale indkøbsaftaler. Formålet er at høste stordriftsfordele igennem strategiske indkøb for derigennem at opnå lavere priser og frigørelse af ressourcer i de decentrale institutioner til at varetage kerneopgaverne.


Sagen suppleres med et faktaark om lokalkøb, bilag 3, hvor det fremgår, hvilke regler, der skal efterleves i forhold til samhandel med det lokale erhvervsliv i kommunen, hvilke tiltag, administrationen allerede anvender i den forbindelse samt muligheder for yderligere samarbejde med det lokale erhvervsliv i forbindelse med kommunens indkøb og udbud. 


Udbudslovens formål er at implementere EU’s udbudsdirektiv i dansk ret. Loven har desuden haft til formål at skabe klarere regler og derigennem forenkling og fleksibilitet samt færre transaktionsomkostninger for leverandører og ordregiver i forbindelse med offentlige udbud og indkøb.

Særligt i forhold til indkøb under tærskelværdierne for EU-udbud, samt for indkøb af særlige tjenesteydelser, eksempelvis på sundheds-, uddannelses-, og socialområdet, det såkaldte light-regime, hvor der tidligere var annonceringspligt iht. tilbudsloven, er reglerne blevet forenklet. Den praksis, som kommunen, qua sin status som frikommune, har anvendt ved indkøb af mindre ydelser, kan i vidt omfang videreføres med de nye regler. Der er ikke udbudspligt for disse ydelser, men en række procedureregler samt kommunalretlige regler skal fortsat iagttages.


Udbudsloven giver desuden videre muligheder for forhandling ved EU udbud og andre udbud, samt bedre muligheder for at ændre kontrakter i aftaleperioden. Der er tillige øget tilgængelighed for små og mellemstore virksomheder i offentlige udbud, for eksempel ved krav om opdeling i delkontrakter, udvælgelse af det bedste konkurrencefelt og loft over krav til omsætning ved udvælgelse af leverandører.


Endelig har udbudsloven medført lettere adgang til at inddrage miljø-, klima- og sociale hensyn i offentlige udbud, f.eks. ved at henvise direkte til godkendte miljømærker samt inddragelse af livscyklusomkostninger i evalueringen af tilbuddene. De nu lovfæstede muligheder er i tråd med kommunens eksisterende indsats i forhold til anvendelsen af sociale klausuler i leverandørkontrakter. Det er nu desuden muligt, i et vist omfang, at inddrage disse hensyn allerede ved tildelingen af kontrakten. 


Her nedenfor fremhæves væsentlige ændringer i forhold til de gældende regler:


Indkøbs- og udbudspolitikken:

Der er tilføjet et nyt politisk standpunkt vedrørende opfølgning på anvendelse af indkøbsaftaler og kontrol af leverandørernes overholdelse af indkøbsaftalerne.


Indkøbs og udbudsstrategien:

For indkøb under tærskelværdien for EU udbud er reglerne lempet og der skal ifølge udbudsloven ske indkøb på ”markedsmæssige vilkår”. Afsnittene er indholdsmæssigt ændret som følge af lovændringen på området for mindre indkøb og indkøb af særlige tjenesteydelser (light-regimet). For disse indkøb er indført en nedre grænse på 200.000 kr., hvor kommunens tilbudsindhentningsskabelon skal anvendes. Den nedre grænse på 200.000 kr. er lavere end udbudslovens regler, men flugter med reglerne om underskriftskompetence i kommunens økonomihåndbog.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15/12/2015

Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, lbk nr. 1410 af 07/12/2007 (tilbudsloven)

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Indkøbs- og udbudspolitikken offentliggøres på kommunens hjemmeside samt medarbejderportalen. Derudover kommunikeres de nye regler bredt ud i organisationen via oplæg på møder samt via kommunens indkøbsportal og andre kommunikationskanaler.

Indstilling

1. At Økonomiudvalget drøfter og godkender kommunens indkøbs- og udbudspolitik samt indkøbs- og udbudsstrategi.

Beslutning i Økonomiudvalget den 13-06-2016

Anbefaler administrationens indstilling.