18-01-2016 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen (B)

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Ingen

18-01-2016 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen (B)

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Ingen

Nr.1 - Godkendelse af dagsordenen

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Dagsordenen blev godkendt. Sag 25 blev taget af med henvisning til beslutningen i Arbejdsmarkeds – og Erhvervsudvalget.


Økonomiudvalget besluttede, at sag 30 åbnes, men at bilag 1 fortsat er lukket, da der er tale om et internt arbejdsdokument.

Nr.2 - Skema A ansøgning - ombygning og opretning af Niverødgård

Sagsnr.: 15/9868

 

Beslutningstema

Stillingtagen til skema A ansøgning fra Fredensborg Boligselskab vedrørende gennemførelse af ombygnings- og opretningsarbejder for afdeling Niverødgård. Der ansøges om kommunal kapitaltilførsel på 180.000 kr. samt kommunal garantistillelse for lån på i alt 9.254.050 kr.

 

Sagen blev genoptaget på Økonomiudvalgsmødet den 14. december 2015, efter, at Økonomiudvalget på sit møde den 16. november 2015 besluttede, at ”anmode administrationen om at tage et møde med boligselskabet om forholdet, herunder alternative finansieringsløsninger”.

 

På Økonomiudvalgsmødet den 14. december udsattes sagen til behandling på kommende møder i Økonomiudvalget og Byrådet.

 

På mødet deltager formand for Fredensborg Boligselskab Henrik Harsberg, KAB´s administrerende direktør Jens Elmelund samt kundechef i KAB Annette Birkov.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledningsvist følger den sagsfremstilling hvormed sagen blev forelagt for Økonomiudvalget den 16. november og 14. december 2015. Afslutningsvist i sagsfremstillingen er tilføjet supplerende oplysninger.

 

Den oprindelige sagsfremstilling.

Fredensborg Boligselskab har den 23. oktober 2015 fremsendt skema
A-ansøgning vedrørende gennemførelse af nødvendige ombygnings- og opretningsarbejder for afdeling Niverødgård.

 

 

Baggrund og sagsforløb

Fredensborg Boligselskab skriver i sin ansøgning, at der er behov for

at foretage ombygnings- og opretningsarbejder i den eksisterende

boligafdeling Niverødgård. Projektet skal være et væsentligt led i en

strategi for at forbedre vilkårene for udlejning af boligerne i

afdelingen.

 

Fredensborg Boligselskab købte i sin tid ejendommen af kommunen

og ombyggede bygningen, der blev sat i drift i 2009 som 19 almene

ældreboliger, primært to- rums boliger. Lige fra starten var der

udlejningsproblemer, og allerede det første år var der et lejetab på

godt 1 mio. kr. Siden da har der været udlejningsproblemer.

 

I 2009 blev de 19 boliger ommærket til familieboliger. Boligernes

indretning har aldrig været tidsvarende i forhold til de krav,

eksempelvis børnefamilier stiller, hvorfor de vælger afdelingen fra.

Desuden er indskuddet i afdelingen meget højt, hvilket også er med

til at holde potentielt interesserede væk.

 

De svære udlejningsbetingelser samt tunge driftsudgifter har medført,

at afdelingen har økonomisk underskud og høj husleje. Fredensborg

Boligselskab har løbende støttet økonomisk op om afdelingen med

bevilling af tilskud til håndtering af udbedring af fejl og mangler ved

byggeriet, afvikling af driftsunderskud samt dækning af lejetab.

Selskabets likviditet er de seneste år, blandt andet grundet støtten til

Niverødgård, kommet voldsomt under pres, og det er ikke muligt at

forsætte med store tilskud til afdelingen. Selskabets egenkapital

udgør pr. 30. juni 2015 809.000 kr.

 

Forbedringerne af boligerne skal gøre dem lette at udleje. Herved vil

også udgifter til lejetab kunne undgås. Ved at omdanne lokaler, der

oprindelig var tiltænkt som fællesrum, til en udlejningsbolig, kan der

genereres en yderligere huslejeindtægt til afdelingen.

 

Med baggrund i boligselskabets ansøgning og foretagen besigtigelse

har Landsbyggefonden den 1. juli 2015 fremsendt finansieringsskitse

til boligselskabet, hvorefter nærværende ansøgning er udarbejdet.

Boligorganisationens bestyrelse har på møde den 22. september 2015

godkendt projektets omfang og det her beskrevne forslag til

finansiering i form af kapitaltilførsel, inkl. den afledte

huslejekonsekvens. På ekstraordinært afdelingsmøde den 7. oktober

2015 blev projektet for Niverødgård og den deraf afledte

huslejekonsekvens enstemmigt vedtaget af afdelingens fremmødte

beboere.

 

Projektets indhold

Med baggrund i de beskrevne vilkår for afdelingen samt det hidtidige

sagsforløb og dialog med Landsbyggefonden består projektet i

nærværende ansøgning af følgende, nødvendige ombygnings- og

opretningsarbejder: 

  • Omdannelse af 3 stk. eksisterende 2-rums boliger i stueetage – til 3-rumsboliger.
  • Omdannelse af eksisterende 2-rums bolig til ny og lidt større 3 værelses bolig med to regulære soveværelser.
  • Omdannelse af bolig til ny og lidt mindre 3 værelses bolig med 2 regulære soveværelser.
  • Fælles forrum for to boliger ombygges sådan, at hver af boligerne får egen entré og egen indgang.
  • Etablering af ny 2-rums bolig på 62 m² i eksisterende og ufærdige fællesrum.
  • Der foretages fysisk opdeling og afgrænsning af haverne tilhørende stueetageboligerne. I dag er der kun fysisk opdeling mellem enkelte af boligerne.
  • Der etableres 3x3 m. træterrasser med niveaufri adgang i haver tilhørende stueetageboligerne.
  • Afdelingens ydervægge og gavle efterisoleres med 50 mm facadeisolering beklædt med facadepuds. Arbejdet skal afhjælpe problemet med vedvarende afskalninger af eksisterende facadeoverflade.
  • Eksisterende og rustangreben vinkel-bæreprofil for altangang bliver udskiftet til nyt rustfrit bæreprofil. 

Gennemførelsen af arbejderne kræver 6-10 ugers genhusning af de

berørte beboere i 5 boliger.

 

Anskaffelsessum og finansiering

Fredensborg Boligselskab har besluttet at indbetale bidrag til

Byggeskadefonden for de u-støttede arbejder. Anskaffelsessummen

for den støttede del af arbejderne er beregnet til 5.030.000 kr. inkl.

moms. Anskaffelsessummen for den ustøttede del af arbejderne er

beregnet til 4.224.050 kr. inkl. moms. Den samlede anskaffelsessum

for projektet er 9.254.050 kr. inkl. moms.

 

Økonomioplysningerne, som danner baggrund for ovenstående

anskaffelsessummer, fremgår af finansieringsbudgettet, der

i øvrigt tager udgangspunkt i, at afdelingen gennem projektet får

tilført 1 ekstra bolig i forhold til 19 boliger i dag.

 

Endvidere skal bemærkes, at gennemførelse af projektet medfører, at

selskabet får dækket en række afholdte udgifter så som dækning af

lejetab og tilskud til genopretningsarbejder i Niverødgård.

 

I henhold til Landsbyggefondens udmeldte finansieringsskitse samt

finansieringsbudgettet optages der til finansieringen af projektet i alt

følgende lån:

 

 

Hovedstol (kr.)

Årlig ydelse (kr.)

Støttet 30-årigt realkreditlån

5.030.000

129.271

Ustøttet 30-årigt realkreditlån

4.224.050

253.442

I alt

9.254.050

382.713

 

Der ansøges om 100 % kommunal garantistillelse for lånene.

Garantierne vil ikke påvirke kommunens låneramme.

 

Ydelser på lån – i alt 382.713 kr. finansieres med huslejestøtte,

tilskud fra Landsdispositionsfonden eller supplerende driftslån á

412.000 kr.

 

Støtten skal desuden bevirke, at huslejen i afd. Niverødgård, inkl. ny

bolig, nedbringes med 20 kr./m² til 960 kr./m², sådan som

Landsbyggefonden har fastsat lejeniveauet, svarende til lejen i

naboafdelingen Niverød IV.

 

Kapitaltilførsel mv.

For at dække det opsamlede underskud i afdelingen - 522.000 kr. pr.

30. juni 2015, samt til for at nedbringe beboerindskuddet med

337.000 kr. - svarende til 220 kr. pr m2, er det nødvendigt, at der

gennemføres en kapitaltilførsel på 900.000 kr. Kapitaltilførslen

gennemføres efter den såkaldte femtedelsordning, hvor de

involverede parter deltager således: 

  • Realkreditinstitut (1/5) 180.000 kr.
  • Fredensborg Kommune (1/5) 180.000 kr.
  • Boligorganisationen (1/5) 180.000 kr.
  • Landsbyggefonden (2/5) 360.000 kr. 

Byrådet ydede i 2010 Niverødgård et rente- og afdragsfrit lån på

930.000 kr. til dækning af lejetab i afdelingen. Ifølge låneaftalen skal

Fredensborg Kommune i 2019 vurdere, hvorvidt tilbagebetaling af

lånet kan finde sted over 10 år fra 2020. Huslejekonsekvensen af en

afvikling af lånet på ovennævnte vilkår vil være en gennemsnitlig

huslejestigning på 50 kr. pr. m² pr. år. Som et led i den samlede plan

om forbedringer af afdelingens boliger samtidigt med en reduceret leje

og et reduceret indskud anmoder boligselskabet om, at lånets rente-

og afdragsfri periode forlænges med 10 år til 2030.

 

Tidsplan

Den overordnede tidsplan for gennemførelse af projektet er således:

 

Skema A behandling: November 2015

Projektering, udbud og licitation: Januar – maj 2016

Skema B behandling: September 2016

Byggeperiode: Oktober 2016 – marts 2017

Regnskabsafslutning – Skema C: April – oktober 2017

 

Administrationens bemærkninger.

Det er administrationens opfattelse, at Boligselskabet fra

Landbyggefonden har fået stillet en attraktiv finansiering af

nødvendige arbejder og af den fremtidige drift i udsigt. Finansieringen

indebærer, at der gøres op med en betydelig del af de realiserede

lejetab, ligesom der gives mulighed for at nedsætte huslejen og

beboernes indskud. Finansieringsskitsen giver således afdelingen

mulighed for fremadrettet at etablere en god driftsmæssig situation.

 

Såfremt Byrådet vælger ikke at godkende ansøgningen, vil de

tiltrængte ombygnings- og opretningsarbejder ikke kunne

gennemføres, hvorefter det må forudses, at afdelingens

udlejningsproblemer vil fortsætte med den konsekvens, at afdelingens

og boligselskabets økonomi vil blive sat under pres i et sådant

omfang, at afdelingen kan få svært ved at overleve.

 

Nye oplysninger efter møde med Fredensborg Boligselskab

Administrationen har den 30. november 2015 holdt møde med

repræsentanter for boligselskabet. I forlængelse heraf kan følgende

tilføjes sagsfremstillingen ovenfor: 

  1. Det støttede lån på 5.030.000 kr., som der søges om kommunal garantistillelse for, vil være regaranteret af Landsbyggefonden med 50 %. Den samlede nettogarantistillelse, der søges om er således (5.030.000 x 50 %) + garantien for det ustøttede lån på 4.224.050 = i alt 6.739.050 kr. Af den oprindelige sagsfremstilling fremgår det, at kommunen skal stille garanti for i alt 9.254.050 kr., men ikke, at den støttede del af belåningen er regaranteret af Landsbyggefonden. Dette er nu tydeliggjort også i indstillingen.
  1. Fredensborg Boligselskab meddeler i forbindelse med sagen, at man ikke har behov for det garantitilsagn på 7.916.750 kr., som Byrådet den 22. december bevilgede til finansiering af brugsvandsvekslere i (en anden af selskabets afdelinger) Niverød III, idet man har skaffet alternativ finansiering til det projekt. Når nettogarantibehovet i forhold til Niverødgård afdelingen holdes op mod den garanti for Niverød II, der ikke længere er nødvendig, vil der samlet set være tale om en reduktion af kommunens garantistillelse.
  1. På foranledning af administrationen har boligselskabet udarbejdet et skema, hvor lejen for Niverødgård nu og i fremtiden sammenlignes med Niverød III og Niverød IV. Skemaet, der også sammenligner beboerindskud og ventelister, er vedlagt som bilag. Skemaet viser, at de fremtidige lejevilkår for Niverødgård, hvis det ansøgte projekt gennemføres, vil være på Niveau med de to andre afdelinger. Når hertil kommer, at der er en pæne ventelister også til Niverødgård, er det boligselskabets opfattelse, at der ikke vil være udlejningsproblemer fremover.
  1. Boligselskabet oplyser, at med hensyn til alternativ finansiering af ombygningen har man kontaktet Landsbyggefonden, som meddeler, at de ikke kan bidrage med yderligere og ikke kan frembringe en alternativ finansiering. Endvidere er undersøgt optagelse af banklån, men ud over at denne finansiering er meget dyrere, vil også dette lån kræve 100 % kommunal garanti (og her uden nogen regaranti fra Landsbyggefonden).

 

Supplerende oplysninger siden Økonomiudvalgets møde den 14. december.

Til brug for den endelige politiske stillingtagen i sagen gør administrationen opmærksom på følgende:

Efter administrationens dialog med boligselskabet og boligselskabets dialog med Landsbyggefonden kan det konstateres, at det i sagsfremstillingen beskrevne projekt udgør en samlet helhedsplan, hvor det ikke er muligt at acceptere enkeltelementer og afslå andre. Det kan endvidere konstateres, at den foreliggende finansieringspakke er den bedst opnåelige, og at den må betegnes som attraktiv i forhold til de foranstaltninger, boligselskabet ønsker at gennemføre. Det bemærkes, at der i finansieringspakken også indgår støtte til dækning at tidligere tiders tomgangsleje.

Landsbyggefonden har fundet de foranstaltninger, som boligselskabet ønsker at gennemføre, for hensigtsmæssige i forhold til at tilvejebringe gode og velindrettede lejligheder, der kan lejes ud til en fornuftig leje, således at tomgangsleje undgås.

Administrationen fremhæver endvidere, at det ikke umiddelbart er muligt at sammenligne værdiansættelsen og finansieringen af almene boliger med private eje- eller lejeboliger. Med de støtte- og andre finansieringsmuligheder, der gælder i den almene boligsektor, er det således ikke unormalt eller i sig selv bekymrende, at boligejendommene er belånt for mere end handelsværdien. Er en sådan belåning nødvendig for at holde boligerne i god stand, er der skabt hjemmel for, at kommunen og Landsbyggefonden kan garantere for lånets tilbagebetaling – for kommunens vedkommende, uden at garantistillelsen påvirker kommunens låneramme.

Med den foreslåede finansiering er der etableret grundlag for, at afdelingen i mange år fremover har indtægter, der kan betale ydelserne på de lån, der optages – også selv om lånene har pant udover ejendomsværdien. Når nogen af de støtteordninger, der indgår i finansieringen, til sin tid udløber, vil det blive vurderet, om afdelingen er i stand til at klare sig selv økonomisk, eller om der er behov for nye støtteordninger.

Det kan endelig nævnes, at det er forskellige markedsmekanismer, der regulerer henholdsvis det almene og det private boligmarked. At eje og udleje almene boliger er således en ’non profit’ forretning, hvor indtægter og udgifter skal balancere uden afkast til ejeren. På det private boligmarked må der gerne tjenes penge på udlejning og salg. For private udlejningsejendommes vedkommende er det ligefrem ofte muligheden for at opnå et afkast, der er drivkraften. Drivkraften for den almene boligsektor er at skaffe boliger til alle.

Administrationen er blevet bedt om at undersøge konsekvenserne, hvis Niverødgård går konkurs. Det, man kan forestille sig, er, at afdelingens boliger bliver vanskelige at leje ud såfremt den ønskede renovering/helhedsplan ikke gennemføres. Derved vil afdelingens lejeindtægter kunne blive utilstrækkelige til at betale afdelingens terminsydelser på de lån afdelingen har optaget. Såfremt afdelingen misligholder sine lån, vil kommunen som garant og selvskyldnerkautionist blive afkrævet betaling.

Kommunen vil, i det omfang man har betalt ifølge garantien, indtræde i kravene mod afdelingen. Afhændes afdelingen frivilligt eller via tvangsauktion, vil et eventuelt provenu kunne anvendes til delvis tilbagebetaling af kommunens krav. Det er sandsynligt, at kommunen i den konkrete sag vil realisere et betydeligt tab, eftersom kommunen har ydet lån og lånegarantier til afdelingen i et omfang, som ikke kan indfries i forbindelse med et salg.

Det kan endvidere oplyses, at Fredensborg Boligselskab og søsterafdelingerne Niverød III og IV ikke umiddelbart hæfter for Niverødgårds forpligtelser. Kommunens økonomiske risiko i forhold til afdeling Niverødgård udgjorde pr. 31. december 2014 12,3 mio. kr. Nærværende dagsordenstekst er vedlagt oversigt over kommunens samlede engagement med Fredensborg Boligselskab samt brev af 14. december 2015 fra KAB’s administrerende direktør.

Administrationen henleder endvidere opmærksomheden på mail af 14. december 2015 fra Christina Hahnemann, der repræsenterer Per Gyrum Skolen. Skolen ytrer i mailen, der tidligere er omdelt til Byrådets medlemmer, interesse for at købe ”Laden”, der er selskabs- og hallokaler, tilhørende Fredensborg Boligselskabs afd. IV, (altså søsterafdelingen til Niverødgård). Administrationen kan oplyse, at en eventuel salgsindtægt vedrørende Laden ikke umiddelbart vil komme Niverødgård til gode.

Bevilling

Bevillingstabel

Forventet merforbrug/finansiering (1.000 kr.)

Profit

center

Omkostningssted/PSP-element

2016

2017

2018

2019

Kapitalind-skud

180

0

0

0

I alt anlæg

180

0

0

0

Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)

 

Det bemærkes, at der ikke er afsat budget til den ansøgte kapitaltilførsel. Finansieringen må således tages af kassebeholdningen.

Retsgrundlag

Almenboliglovgivningen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. at Skema A for den støttede del af arbejderne godkendes med en anskaffelsessum på 5.030.000 kr.
  2. at Skema A for den u-støttede del af arbejderne godkendes med en anskaffelsessum på 4.224.050 kr.
  3. at den i sagsfremstillingen beskrevne finansiering, herunder den afledte lejenedsættelse på 20 kr. pr. m2 pr. år godkendes, således at den fremtidige, gennemsnitlige leje bliver 960/m2/år.
  4. at Fredensborg Kommune giver tilsagn om 100 % garanti for låneoptagelsen. For så vidt angår det støttede lån på 5.030.000 kr. dog under forudsætning af, at Landsbyggefonden regaranterer 50 %.
  5. at Fredensborg Kommune godkender den af Landsbyggefonden forudsatte kapitaltilførsel med en kommunal andel på 180.000 kr., hvilket beløb finansieres af kassebeholdningen.
  6. at Fredensborg Kommune godkender en forlængelse af den rente- og afdragsfri periode med 10 år til 2030 på lån pålydende 930.000 kr.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling efter afstemning:


For stemte: 7 Liste A, Liste B, Liste F, Liste O, Liste Ø.


Imod stemte: 4 Liste C, Liste I, Liste V.


Liste V støtter dog indstillingens pkt. 5 og 6.


Helle Abild (I) tager forbehold for indstillingens punkt 5 og 6.

Nr.3 - Status på flygtningeindsatsen

Sagsnr.: 15/14533

 

Beslutningstema

Orientering om status på flygtningeindsatsen pr. 1. december 2015 i Fredensborg Kommune.


Sagen forelægges Økonomiudvalget til orientering i januar 2016.


På mødet deltager direktør Trine Holmberg og arbejdsmarkedschef Birgit Bagge.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har i 2015 fået tildelt 64 kvoteflygtninge. Kvoteflygtning anvises i perioden 1. februar 2015 – 1. februar 2016. Der er pr. 1. december 2015 ankommet 43 flygtninge til Fredensborg Kommune. Udlændingestyrelsen har udmeldt en kvote på 70 flygtninge i perioden 1. februar 2016 – 1. februar 2017.

 

Tabel over aktivitet pr. 1. december 2015 for 43 flygtninge

Aktivitet

Antal

 

Flygtninge ankommet


43

17 fra Syrien

12 fra Eritrea

12 Statsløse palæstinensere

 1 fra Iran

 1 fra Afghanistan

Aldersspredning

22 er mellem 18-30 år
15 er mellem 31-40 år
  6 er mellem 41- år

 

Startet sprogskole


39

 

Virksomhedspraktik


 9

 

Ønske om familiesammenføring

 

17 (2 kvinder og 13 mænd)

10 fra Syrien

  7 fra Eritrea

 

Oplyst uddannelsesniveau

 


35 med folkeskole eller lavere uddannelsesniveau (få års skolegang).

5 har en faglig uddannelse
(3 skolelærere, 1 sygeplejerske, 1 farmaceut)

 

3 har ingen skolegang

 


Aktuelle udfordringer

 

Boliger

På nuværende tidspunkt er der ankommet 43 flygtninge til kommunen. Det betyder, at der i perioden fra 1. december – 1. februar 2016 kan visiteres yderligere 21 flygtninge. På grund af den lave integrationsydelse er der på nuværende tidspunkt udfordringer med at finde permanente boliger til enlige uden familiesammenføringer. Administrationen forventer, at udfordringen også vil gælde for 2016.

 

Tabel over boligplacering

Bolig form

Antal

Placeret i permanent bolig

27

Placeret i midlertidig bolig

13

Placeret på Hotel

 3

I alt

43

 

Der er igangsat følgende initiativer for at etablere permanente boliger:

  • Etablering af deleboliger for enlige flygtninge uden familiesammenføring.
  • Ny annoncekampagne i lokalavisen sættes i gang med opfordring til, at private udlejere vil stille lejemål til rådighed.

Permanent bolig og delebolig

Administrationen har siden 1. oktober 2015 modtaget tilbud fra boligselskaberne på syv permanente boliger til flygtninge, og sammen med de nye deleboliger har det medført, at 27 ud af 43 flygtninge per 1. december er placeret i en permanent bolig.

 

På grund af den nye integrationsydelse ligger der en ekstra udfordring i at placere enlige flygtninge i permanente boliger. Administrationen arbejder derfor målrettet sammen med boligselskaberne på at få etableret deleboliger som en løsning på dette boligproblem.

 

1. november 2015 blev den første delebolig taget i brug, og endnu en delebolig vil være indflytningsklar for 4 flygtninge den 1. december 2015. Løsningen med deleboliger er ny i Fredensborg, og det er derfor for tidligt at kunne sige noget om deleboligkonceptet som helhed. Der er en mentoropgave i at få det praktiske på plads, når flygtningene flytter i egen bolig.

 

Midlertidige boliger

Fredensborg Kommune har fornyligt omdannet Farvergården, en tidligere døgninstitution for unge, til 12 midlertidige boliger. Seks af boligerne er udlejet til Hørsholm Kommune. De nye midlertidige boliger sammenholdt med en stigning i antallet af permanente boliger betyder, at kommunen forventer at minimere brugen af hotel som indkvarteringsløsning. En målsætning der er fastsat i kommunens servicemål for integrationsindsatsen.

 

Otte tidligere ungdomsboliger er taget i brug som midlertidige boliger. De otte boliger ligger under samme tag, har fælles køkken-alrum og stue. Hver af de otte boliger har eget toilet og bad og blev ved etableringen møbleret. Der har været stor fokus på beboersammensætningen og etableringen af fælles husregler. Der var inden indflytningen opmærksomhed på at informere naboerne om de nye flygtningeboliger. Processen omkring de midlertidige boliger har været positiv, og udfordringerne har ikke været større end man kunne forvente når otte beboere, der ikke kender hinanden, skal bo under samme tag.

 

Der arbejdes via annoncering på at etablere flere private midlertidige boliger. 

 

Mentorpakker

Fredensborg Kommune skal sikre, at flygtninge der ankommer til Kommunen, alle modtager den støtte og vejledning, der er med til at sikre den bedst mulige integration. Der er derfor udarbejdet særlige mentorpakker med fokus på boligsituationen. Mentorens primære opgave er at yde vejledning og hjælp i forståelsesmæssige og praktiske anliggender, hvilket skaber tryghed for de nyankommne flygtninge ved ankomst til Fredensborg Kommune.

 

For at sikre at mentorfunktionen er ensartet og lever op til kommunens servicemål, er der udarbejdet mentorpakker i forhold til følgende:

 

·         Ved ankomst og indkvartering i midlertidig bolig

·         Ved overgang til permanent bolig 

·         Ved overgang til permanent delebolig

 

Yderligere mentortilbud vurderes individuelt ud fra en socialfaglig vurdering.

 

Tolke

Det er fortsat en udfordring at skaffe Tigrinya-tolke nok, til de flygtninge der er ankommet fra Eritrea. Flygtningene fra Eritrea kan som oftest ikke tale engelsk eller arabisk. Udfordringerne med at finde tolke til dette sprogområde betyder blandt andet, at det er vanskeligt at etablere virksomhedspraktikker og kommunikere med flygtningene. Administrationen har gjort det anvendte tolkefirma bekendt med problemstillingen.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Ingen bemærkninger.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 08-12-2015


Orientering tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Orienteringen blev taget til efterretning.


Flemming Rømer (O) tager ikke sagen til efterretning, da han finder orienteringen mangelfuld.


Økonomiudvalget anmoder administrationen om en model for opgørelse af de totale omkostninger på flygtningeområdet fremadrettet.

Nr.4 - Budgetrevision pr. 30. november 2015

Sagsnr.: 15/26409

 

Beslutningstema

Godkendelse af budgetrevision 30. november 2015 for årene 2015 – 2019.

Sagsfremstilling og økonomi

Budgetrevision pr. 30. november 2015 omfatter alle politikområder, det vil sige såvel drift, anlæg og finansiering. Herved skabes et helhedsbillede af kommunens budget, forbrug og forventet regnskab for 2015. For god ordens skyld skal det bemærkes, at forventet regnskab er beregnet under forudsætning af godkendelse af de ansøgte bevillinger.

 

Denne budgetrevision medfører, at der samlet for perioden 2015 – 2019 på driftsområdet ansøges om 23,5 mio. kr., på anlægsområdet ansøges om 2 mio. kr. og på finansieringsområdet lægges 35,3 mio. kr. i kassen.  Samlet er virkningen af budgetrevisionen at over periode 2015-2019 lægges der 9,8 mio. kr. i kassen.


Med budgetrevisionen indarbejdes budgetudfordringerne i 2015 på områderne Pleje og Omsorg samt Handicap og Socialpsykiatri jf. økonomiudvalgssagen af 7. december 2015. Overordnet håndteres udfordringerne i 2015 inden for de i budget 2016 afsatte reserver og der sker derfor efter budgetrevisionen fortsat en betydelig kasseopbygning i såvel 2015 som 2016 (se tabel 2). Budgetudfordringerne i 2016 på de to områder, som i december blev opgjort til hhv. 11,3 og 19,4 mio. kr. ventes kvalificeret og medtaget ved budgetrevisionen pr. 30. april 2016. Der tages således ikke højde for disse merudgifter med denne budgetrevision, og der vil blive en større merudgift som skal håndteres til næstkommende budgetrevision


Ved vedtagelsen af genopretningspakken i maj 2015 var forudsat – og budgetmæssigt indarbejdet – at de indefrosne overførsler blev frigivet i 2016. Denne budgetrevision ændrer ikke på forudsætningerne herfor.


Det samlede resultat af budgetrevisionen fremgår af tabel 1. En mere detaljeret gennemgang af de ansøgte bevillinger (såvel positive som negative) for alle politikområder fremgår af bilag 1.

 

Tabel 1. Samlet resultat af budgetrevisionen pr. 30/11-15 (1.000 kr.)

2015

2016

2017

2018

2019

Drift

29.142

-2.751

-561

-846

-1.483

Anlæg

-25.348

23.770

13.542

-9.976

0

Finansiering

7.613

-42.900

0

0

0

I alt

11.407

-21.881

12.981

-10.822

-1.483

(+ for merudgift/- for mindreudgift)

 

Drift

Ved budgetrevisionen pr. 30. juni 2015 blev det besluttet at gennemføre en ekstraordinær budgetopfølgning pr. 30. august 2015. Den ekstraordinære budgetopfølgning viste, at der for nogle institutioner/områder var behov for en dispensation i forhold til reglen om at der ikke er overførselsadgang på merforbrug. Sammenlagt blev der på daværende tidspunkt godkendt dispensationsansøgninger for i alt 13,1 mio. kr. Denne budgetrevision pr. 30.11 viser, at det forventede merforbrug på nogle områder er nedjusteret, mens det på andre områder stadig er status quo. Det endelige resultat vil blive opgjort i forbindelse med fremlæggelse af overførselssagen fra 2015 til 2016. Denne sag forventes politisk behandlet i marts 2016.

 

Af tillægsbevillinger på driftsområdet kan blandt andet nævnes:

 

·         På politikområde Veje og Trafik ansøges om en tillægsbevilling på 2,3 mio. kr. til dækning af merudgifter vedr. vintertjenesten.

·         På politikområde Kommunale ejendomme lægges ca. 1 mio. kr. i kassen over perioden. Dette vedrører sparede driftsudgifter i forbindelse med salg af hhv. Molevitten og Hegelsminde.

·         Ved budgetforliget 2016-2019 blev det besluttet at øge driftsreserven til 30 mio. kr. i 2016 og at sænke det fra 2017 til det normale niveau. Behovet for en styrket driftsreserve i 2016 skyldes usikkerhed om regnskabsresultatet for 2015 med et udgiftspres på navnlig sygehusindlæggelser, handicap og socialpsykiatri. Ved denne budgetrevision flyttes driftsbevillingen fra 2016 til 2015 håndtering af udfordringerne på Pleje og Omsorg og Handicap og Socialpsykiatriområdet.

·         På politikområde Borgerservice, politisk og administrativ støtte ansøges bl.a. om en tillægsbevilling til dækning af udgifter i forbindelse med folkeafstemningen den 3.12.15, idet der kun har været budgetlagt med ét valg i 2015.

 

Anlæg

·         På anlægsområdet søges om overførsel på netto 26,6 mio. kr. fra 2015 til 2016 og 0,5 mio. kr. fra 2015 til 2017. De to største enkeltstående poster til overførsel er klima-/energibesparende projekter for 8,4 mio. kr., der overføres til 2016 og et fortsat udestående omkring skolen ved Vilhelmsro, der medfører overførsel af anlægsbudget på 4,6 mio. kr.

·         Der søges endvidere om tillægsbevilger fra drift til anlæg for 3,3 mio. kr. over perioden 2015-18, heraf udgøres de 5,1 mio. kr. af overførsler fra finansiering mens der overføres 1,8 mio. kr. fra anlæg til driften under politikområde 16.

·         Der søges om reelle tillægsbevillinger for netto -1,0 mio. kr. mens der lægges 0,3 mio. kr. i kassen fra afsluttede anlægsprojekter.   

·         Med denne budgetrevision indarbejdes udgifts- og indtægtsbevillingerne for medfinansieringen af projektet vedrørende Klimatilpasning af Kokkedal. Budgettilpasningen vedrører midler fra de eksterne partnere til projektet. Herudover skal kommunens i forvejen indarbejdede bevillinger til projektet tilrettes, hvilket giver anledning til en samlet reduktion på ca. 1,3 mio. kr. over perioden 2015-18.


Frigivelse af anlægsmidler
For 2015 søges der om frigivelse af anlægsudgifter for 2,1 mio. kr. og anlægsindtægter for 2,6 mio. kr. For 2016 søges der om frigivelse af anlægsudgifter for 61,8 mio. kr. og anlægsindtægter for 7,9 mio. kr.
Der findes en komplet liste over ansøgninger om frigivelse af anlægsmidler i bilag 2. 

 

Årets resultat, bevillingsreserven mv.

Denne budgetrevision medfører, at der samlet for perioden 2015-2019 lægges 9,8 mio. kr. i kommunekassen.


Budgetrevisionens betydning for årets samlede resultat fremgår nedenfor:

 

Tabel 2. Ændring i resultatet fra vedtaget til korrigeret budget

1.000 kr.

2015

2016

2017

2018

2019

Vedtaget budget

-12.653

-19.692

-19.154

5.820

1.182

 

 

 

 

 

 

Tillægsbevil-linger:

-47.023

1

1

1

1

Annullering af Salg af Niverødgård-en sagnr. BY14-123

-4.140

 

 

 

 

Budgetrevisi-on 301114

40.552

 

 

 

 

Likviditets-genopretning

-26.590

 

 

 

 

Salg af Niverødgård-en 2.

-2.752

 

 

 

 

Genberegning af forældrebeta-lingen

-250

 

 

 

 

Placering af det nye plejecenter i Humlebæk

450

 

 

 

 

Opfølgning på likviditetsgen-opretning

-12.000

 

 

 

 

Overførsel, drift og anlæg

34.868

 

 

 

 

Hurtig Kassegenop-retning

-105.253

 

 

 

 

Budgetrevisi-on 300415

22.758

 

 

 

 

Tillæg 6 til spildevands-plan 2011-20

100

 

 

 

 

Budgetrevisi-on 300615

-2.766

 

 

 

 

Serviceniveau på ældreområdet

8.000

 

 

 

 

Ansøgning om arealsammen-lægning på tværs af kommune-grænser

0

1

1

1

1

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget inden budgetrevis-ion 30.11.15

-59.676

-19.691

-19.153

5.821

1.183

 

 

 

 

 

 

Budgetrevisi-on 30.11.15

11.407

-21.881

12.981

-10.822

-1.483

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget efter budgetrevisi-on 30.11.15

-48.269

-41.572

-6.172

-5.001

-300

-  er en forøgelse af likvide midler

+ er forbrug af likvide midler

 

Udviklingen i likviditeten, hvis budgetrevisionen gennemføres som indstillet fremgår af figuren nedenfor:

 

Figur 1: Forventet kassebeholdning Budget 2015 - 2019

         

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser af budgetrevisionen fremgår af nedenstående skema.

1.000 kr.

2015

2016

2017

2018

2019

Drift

29.142

-2.751

-561

-846

-1.483

Anlæg

-25.348

23.770

13.542

-9.976

0

Finansiering

7.613

-42.900

0

0

0

I alt

11.407

-21.881

12.981

-10.822

-1.483

+ for merudgift/- for mindreudgift

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At den samlede budgetrevision pr. 30.11.2015 godkendes, herunder at de samlede ansøgte bevillinger i perioden 2015-2019 på driftsområdet på 23,5 mio. kr., på finansieringsområdet på -35,3 mio. kr. samt på anlægsområdet på 2 mio. kr. godkendes som fremlagt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.5 - Økonomisk Orientering - December 2015

Sagsnr.: 11/20112

 

Beslutningstema

Økonomisk orientering pr. 31. december 2015.

Sagsfremstilling og økonomi

Hovedtallene ultimo december fremgår af tabellen nedenfor. Forbruget er eksklusiv supplementsperioden og budgettet er før budgetrevisionen per 30. november 2015.  

Tabel 1. Økonomisk Orientering ultimo december 2015

Økonomi (forbrug i procent)

December 2014

December 2015

Drift

98,3

97,8

Anlæg

68,2

60,2

Likviditet (12 måneders gennemsnit i mio. kr.) 

 

 

Likviditet

21,9

34,6

Personale (procent)

 

 

Sygefravær

5,1

4,7

Lønforbrug

100,0

96,5


Forbrugsprocenten på driftsbudgettet er ved udgangen af december 97,8 pct. Dette er 0,5 procentpoint lavere end på samme tidspunkt i 2014. Det er dog for tidligt at sige om dette også vil være tilfældet efter regnskabsafslutning, da forskellen er marginal og der stadig kan ske en del i supplementsperioden.

På anlægsområdet er forbrugsprocenten 60,2 pct. dette er noget under niveauet i 2014 hvor den var 68,2. Forbrugsprocenten synes umiddelbart meget lav, idet at det kun er supplementsperioden resterer. Det er dog vigtigt at bemærke at Budgetrevision 30-11-2015 medfører en reduktion af anlægsbudgettet med 25,3 mio. kr., efter denne korrektion er forbrugsprocenten 82,1 pct.

Likviditeten er ved udgangen af 2015 34,6 mio. kr. mod 21,9 mio. kr. ved udgangen af 2014, likviditeten er således øget med 12,7 mio. kr. over det seneste år. Likviditeten er vokset siden udgangen af maj 2015 hvor den var lavest med 10,1 mio. kr.

Figur 1. Udvikling i Kommunens likviditet frem til 4. januar 2016

I tabel 2 vises kommunens bevillingsreserver for perioden 2015 til 2019. I forhold til økonomisk orientering for oktober er anlægsreserven for 2017 reduceret med 1,87 mio. kr. som er afsat til grundkapitallån til udvidelse af ”Stejlepladsen II”.


Tabel 2. Status for kommunens bevillingsreserver

Bevillingsreserver

2015

2016

2017

2018

2019

Driftsreserven

0

30.000

14.500

14.500

14.500

Anlægsreserven

0

10.000

8.130

10.000

10.000


En vigtig parameter for kommunens økonomi er folketallet, som fremgår af tabel 3. Folketallet var per 1. januar 40.080. Folketallet i Fredensborg Kommune er således øget med 341 i løbet af 2015.


Tabel 3. Folketal i Fredensborg Kommune

 

Primo 2015

2. Oktober 2015

1. November 2015

1. Januar 2016

Folketal

39.739

40.011

40.077

40.080




Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.6 - Regnskabstekniske afskrivninger

Sagsnr.: 15/9156

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende afskrivninger i økonomisystemet over kr. 20.000.

Sagsfremstilling og økonomi

I henhold til Håndbog om Økonomistyring skal afskrivninger af restancer og tilgodehavender over 20.000 kr. forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget, forinden de afskrives.


Administrationen anmoder Økonomiudvalget om at tage stilling til følgende afskrivningssager:


  1. 22 sager med krav, der er forældet, jf. treårsreglen. Sagerne forældes, når det ikke – pga. af borgerens manglende økonomiske formået – har været muligt at få etableret en betalingsordning inden for 3 år. Kommunernes muligheder for at inddrive udeståenderne er reguleret i lovgivningen og der vil i hvert regnskabsår være krav, der i henhold til lovgivningen forældes - uden at kommunerne kan påvirke dette ved f.eks. initiativer eller lignende. Det samlede beløb til afskrivning udgør 866.611,75 kr.
  2. Et pantebrev fra 2003 er indfriet af borgeren efter salg af boligen. Det drejer sig om et lån som kommunen, i sin tid har ydet borgeren. Kravet har imidlertid ikke været registreret i kommunen og skal derfor regnskabsteknisk behandles som en (positiv) afskrivning på i alt -175.000 kr.
  3. I forbindelse med gennemgangen af mellemregningskonti vedr. kortfristet gæld til staten/refusionstilgodehavender, henstår kr. 8.638.987,85. Denne saldo er til dels tilbage til kommunerne før sammenlægningen og er af teknisk karakter i forbindelse med fejloprettelse af kontonumre (f.eks. krav, der er blevet bogført 2 gange). Beløbet skal regnskabsteknisk afskrives for at få rettet fejlene, men der er altså ikke tale om et reelt tab for kommunen.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Afskrivningen sker via balancen.

Retsgrundlag

Håndbog om Økonomistyring.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At beløbet på samlet kr. 9.330.599,60 afskrives over balancen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender administrationens indstilling.

Nr.7 - Evaluering af budgetprocessen for budget 2016-19

Sagsnr.: 15/30643

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget evaluerer budgetprocessen for 2016-19 og drøfter den fremadrettede linje for den kommende budgetproces for 2017-20.

Sagsfremstilling og økonomi

Budgetprocessen for 2016-19 var pga. folketingsvalget noget mere komprimeret end ellers. Budgetmappen blev, til trods for den kortere proces, mere omfangsrig end materialet sidste år.

 

Der er på budgetseminarerne arbejdet med såvel proces som formidling, ligesom der de sidste mange år har været afholdt en spørgetime med henblik på at få afklaret mere tekniske spørgsmål. Da det er vanskeligt at formidle især de mere komplekse økonomiske sammenhænge og handlemuligheder.

 

Budgetprocessen og de politiske spørgsmål i forbindelse hermed har vist, at der er en risiko for, at materialet bliver for omfangsrigt. Det giver anledning til at revurdere om budgettet med fordel kunne ”serveres” på anden vis for byrådet. Her tænkes dels på formidlingen dels på hvor omfattende materialet skal være.

 

Administrationen foreslår derfor, at der overvejes en model, hvor budgetmaterialet i endnu højere grad alene omfatter en budgetvurdering med administrationens vurdering af den økonomiske situation, anbefalinger og de politiske handlemuligheder samt opfølgning på politiske bestillinger. 

 

For at tydeliggøre budskaberne i budgetmaterialet foreslås endvidere, at der forud for aprilseminariet forsøges med at forlænge byrådets læsnings- og bearbejdningsperiode. De to uger op mod budgetseminariet foreslås benyttet til, at der for hvert af partigrupperne (de små partier slås sammen) afholdes informations- og spørgemøder, hvor der vil være mulighed for at gå mere i dybden med budgetmaterialet og hvor partierne får mulighed for at stille spørgsmål til netop det der optager gruppen. Efterfølgende evaluerer byrådet om denne proces ønskes gentaget til budgetseminariet i august.

 

Herudover tænkes, at hvert parti får tilknyttet en økonomikonsulent, som vil kunne besvare spørgsmål eller bibringe svar til forståelse af den grundlæggende økonomi igennem hele budgetprocessen frem til budgettets vedtagelse.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget drøfter sagen.
  2. At Økonomiudvalget tager stilling til om der i fremtiden laves en læse- og bearbejdningsperiode, hvor partigrupperne informeres og spørger ind til budgetmaterialet.
  3. At Økonomiudvalget tager stilling til om hvert parti tilknyttes en økonomisk konsulent til brug for forståelsesmæssige spørgsmål til kommunens økonomi.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender Økonomiudvalgets indstilling.

Nr.8 - Budgettering af Klimaprojekt i Kokkedal

Sagsnr.: 11/54284

 

Beslutningstema

Klimaprojektet er nu blevet detailbudgetteret og det er derfor muligt at indarbejde projektets bevillingsmæssige konsekvenser i kommunens budget. Indarbejdelse af bevillingerne og tilretning af kommunens medfinansiering håndteres i budgetrevisionssagen pr. 30/11 2015. Denne sag orienterer om den likviditetsmæssige påvirkning Klimaprojektet vil have på kommunens økonomi.

Sagsfremstilling og økonomi

Denne sag beskriver de konsekvenser som Klimaprojektet har for kommunens likviditet i kraft af, at kommunen midlertidigt skal lægge ud for betalinger til de dele af projektet som sker på kommunens grund.


I 2012 indgik Fredensborg Kommune en partnerskabsaftale med RealDania, Lokale- og Anlægsfonden, Fredensborg Forsyning og Boligselskaberne/landsbyggefonden om ”Klimaprojekt i Kokkedal”. Af sagen fremgik, at RealDania bidrager med 44,5 mio. kr., Lokale og Anlægsfonden med 5 mio. kr., Fredensborg Forsyning med 13,4 mio. kr.


Boligselskaberne/Landsbyggefonden bidrager med 35,4 mio. kr. til projektet.

Projektet er dog organiseret således at anlægsudgifterne inden for boligselskabernes område i udgangspunktet afholdes af boligselskaberne selv og dermed ikke skal indgå i det kommunale budget, ligesom Fredensborg Forsyning afholder en væsentlig del af deres medfinansiering selv. Resten af medfinansieringen fordeles og betales til boligselskaberne og kommunen efter aflevering af projektet. Det er de udbetalinger som kommunen står for, som vil påvirke kommunens likviditet i kraft af, at der er en forsinkelse mellem udbetalingerne til leverandører og afregningen for medfinansieringen fra de andre partnere i projektet både i det enkelte år og mellem budgetår.


Lokale- og Anlægsfonden udbetaler først sin medfinansiering når projektet afsluttes og der vil således være tale om et udlæg på 5 mio. kr.
Også Forsyningens medfinansiering kan først udbetales efter projektet er afsluttet, fordi det pga. vandsektorlovens reguleringsbestemmelser, ikke kan etableres som medfinansiering, men sker som overtagelse af anlæg. Forsyningens medfinansiering til anlæg på kommunale arealer er på 2,3 mio. kr.


På Byrådsmødet den 27. februar 2012 godkendte Byrådet kommunens medfinansiering til projektet på 20,1 mio. kr. Indtil i dag har det alene været kommunens medfinansiering som har været indarbejdet i kommunens budget bevillingsmæssigt. Indarbejdelsen af budgettet fra de øvrige partneres medfinansiering har afventet, at projektet er detailbudgetteret, således at udgifter og indtægter kan fordeles på de enkelte budgetår.

 

Da projektet nu er detailbudgetteret, er det muligt at periodisere anlægsudgifterne, og fastlægge en udbetalingsplan for medfinansiering fra RealDania og de øvrige partnere.


Den største bidragsyder er RealDania. Vilkårene i RealDanias bevilling er, at der gives løbende refusion af deres medfinansiering, men med tilbageholdelse af 10 pct. til projektet er afsluttet. Herudover udbetaler RealDania deres medfinansiering i halvårlige rater baseret på afholdte udgifter i perioden. RealDania har betinget at de har 30 dage til at udbetale kommunens udlæg fra de modtager regningen. I praksis vil det betyde, at hvis der er en stor udbetaling i januar vil kommunen kunne fremsende en opgørelse af udlæg for første halvår i juli, hvorefter RealDania har 30 dage til at foretage udbetalingen. Et udlæg i januar vil derfor først gå ind i kommunens kasse i juli eller august.


Landsbyggefonden bidrager med 0,5 mio. kr. i 2017 til en fælles evaluering og faglig formidling. Dette tilskud bliver også udbetalt, når projektet er gennemført.


Herudover har Statens kunstfond efterfølgende besluttet at bidrage med 2,5 mio. kr. til et integreret kunstværk skabt på stedet. Dette beløb er til gengæld udbetalt forlods pr. 1. oktober 2015.


Følgende fremgår budget og forbrug til projektet i perioden 2012-2018.



Klimatilpasning i Kokkedal: Budget og forbrug

 

Forbrug

Budget

I alt

1000kr

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2012-18

Udgifter

4.558

2.284

4.838

3.590

14.187

34.297

12.087

75.842

Indtægter

-1.170

0

-5.059

-4.682

-7.887

-20.634

-21.463

-60.895

I alt

3.388

2.284

-221

-1.092

6.300

13.663

-9.376

14.947

- =indtægt/+=udgift


Som det fremgår af ovenstående tabel vil kommunen få et likviditetstræk som følge af Klimatilpasningsprojektet. I 2017 er likviditetstrækket størst og er på i alt 13,7 mio. kr. Bevillingerne som følge af medfinansieringen medtages i budgetrevisionen pr. 30/11 2015, og vil således fremadrettet indgå i kommunens budget, herunder likviditetsprognosen, indtil projektet er afsluttet. Forskellen på udgifter og indtægter over budgetperioden på i alt 14,9 mio. kr. svarer til kommunens medfinansiering som er budgetlagt på projekt Klimatilpasning i Kokkedal i perioden 2015-18. Den resterende medfinansiering kommer fra de afsluttede projekter vedr. Dobbeltprofil i Usserød Å og Diget ved Jellerød.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.9 - Opløsning af Nordsjællands Brandvæsen

Sagsnr.: 15/38338

 

Beslutningstema

Byrådet skal træffe beslutning om opløsning af Nordsjællands Brandvæsen.

Sagsfremstilling og økonomi

Nordsjællands Brandvæsen blev i sin nuværende form stiftet pr. 1. januar 2015 med deltagelse af Helsingør, Fredensborg, Hørsholm, Allerød og Rudersdal kommuner.


Nordsjællands Brandvæsen er et samordnet beredskab i henhold til beredskabslovens § 10, hvor samordningsaftalen godkendes efter § 60 i den kommunale styrelseslov.


Helsingør Kommune besluttede på byrådsmødet den 30. november 2015, at Helsingør Kommune ønsker at udtræde af Nordsjællands Brandvæsen.


Den fælles beredskabskommission for Nordsjællands Brandvæsen indstillede på sit møde den 15. december 2015, at de 5 deltagerkommuner, på grundlag af Helsingør Kommunens beslutning, træffer beslutning om opløsning af Nordsjællands Brandvæsen.


I drøftelser, deltagerkommunerne i mellem, i forløbet frem til Helsingør Kommunes beslutning, er det fra de 4 øvrige deltagerkommuner tilkendegivet, at man ikke ønsker at stille sig i vejen for Helsingør Kommunes ønske om udtræden.


Med udgangspunkt i samordningsaftalens § 18 og den kommunale styrelseslovs § 60, stk. 2 er den juridisk mest enkle og farbare vej til at imødekomme Helsingør Kommunes ønske om udtræden, at opløse Nordsjællands Brandvæsen.


Helsingør Kommune kan herefter etablere eget beredskab og de 4 øvrige deltagerkommuner kan etablere et nyt samordnet beredskab fortsat under navnet Nordsjællands Brandvæsen.


En opløsning af et samordnet beredskab - § 60-fællesskab – som sker i enighed mellem deltagerne, kræver ikke Statsforvaltningens godkendelse.


Vilkårene for opløsningen skal dog godkendes af Statsforvaltningen.


Deltagerkommunerne har været i kontakt med revisionsfirmaet BDO, som er anmodet om at stå for den økonomiske opgørelse til brug for opløsningen af Nordsjællands Brandvæsen. Den derved fremkomne ”boopgørelse” vil tillige udgøre vilkårene for opløsningen.


Disse vilkår vil blive forelagt Statsforvaltningen til godkendelse.


Det anbefales, at alle 5 deltagerkommuner træffer beslutning om, at de vil lægge den af BDO foretagne opgørelse til grund således, at der mellem kommunerne også er enighed om vilkårene for opløsningen af Nordsjællands Brandvæsen.


Det tilstræbes, at boopgørelsen foreligger senest 1. april 2016 og at den om muligt vil have skæringsdag pr. 31. december 2015.


Beredskabskommissionen har på sit møde den 15. december 2015 anbefalet, at kommunerne i lighed med processen for dannelse af det fælles beredskab etablerer sig med en projektorganisation med kommunernes kommunaldirektører som styregruppe og at borgmestrene fungerer som følgegruppe til afklaring eller udredning af spørgsmål undervejs. Endvidere anbefalede beredskabskommissionen, at der i processen er fokus på de beredskabsfaglige samarbejdsflader mellem Helsingørs beredskab og det kommende nye Nordsjællands Brandvæsen.

 

Sideløbende med den ovenfor beskrevne proces, vil forhold omkring personalet i Nordsjællands Brandvæsen skulle håndteres.

 

En del af personalet skal overdrages til Helsingør Kommune og den resterende del overdrages til – i forventning om beslutning herom - det nye Nordsjællands Brandvæsen.

 

Der vil ske den fornødne inddragelse af medarbejdere, herunder via MED-organisationen og overdragelsen af medarbejdere vil tage afsæt i lov om virksomhedsoverdragelse.

 

I forlængelse af opløsningen af det eksisterende Nordsjællands Brandvæsen etableres således et nyt Nordsjællands Brandvæsen bestående af Allerød, Fredensborg, Hørsholm og Rudersdal kommuner. Det nye Nordsjællands Brandvæsen vil fortsætte samarbejdet på de principper, som allerede er indarbejdet i Nordsjællands Brandvæsen, men tilpasset den nye ramme, hvor Helsingør Kommune ikke længere deltager i selskabet. En ny samarbejdsaftale vil blive forelagt de fire kommuner til godkendelse snarest.

Retsgrundlag

Beredskabsloven, styrelsesloven og samordningsaftalen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Byrådet træffer beslutning om, at opløse Nordsjællands Brandvæsen,
  2. At Byrådet godkender, at revisionsfirmaet BDO forestår den økonomiske opgørelse – bodelingen – til brug for opløsning af Nordsjællands Brandvæsen
  3. At Byrådet lægger den af BDO foretagne opgørelse til grund, idet opgørelsen dermed udgør vilkårene for opløsningen, som forelægges Statsforvaltningen til godkendelse,
  4. At Byrådet godkender den beskrevne projektorganisation,
  5. At Byrådet godkender, at der udarbejdes forslag til et nyt Nordsjællands Brandvæsen bestående af Allerød, Fredensborg, Hørsholm og Rudersdal kommuner, som snarest kan forelægges Byrådet til godkendelse

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.10 - Orientering om processen for etablering af ny administrativ struktur 1. februar 2016

Sagsnr.: 15/38938

 

Beslutningstema

Med henvisning til Økonomiudvalgets behandling af sag vedrørende organisationsændring på politikområde 16 på mødet den 7. december 2015, orienteres Økonomiudvalget om den videre proces, herunder høringsproces i MED-organisationen.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrunden for den ny administrative struktur

I budgettet for 2016-2019 er der indlagt forudsætninger om effektiviseringer og besparelser på kommunens administrationsudgifter. Konkret betyder det, at der over de næste 4 år skal spares knap 30 mio. på politikområde 16. Omsat svarende til 20-24 årsværk ved fuld implementering i 2019.


Som konsekvens af det vedtagne budget har direktionen foreslået en række ændringer i den administrative struktur, idet det er direktionens vurdering, at det ikke er muligt at fastholde realiseringen af budgetreduktionerne gennem forholdsmæssige rammereduktioner på centerniveau.


Med forslaget om ændringer i den administrative struktur lægges derfor op til en ændring i centerstrukturen fra de nuværende 12 centre til 9 samt en samordning af kulturområdet.


Ændringen har til formål at skabe større, robuste og dermed fleksible centre. Med ændringen følger en samordning af ledelsesfunktioner og opgavefunktioner samt reduceret ledelse.

 

Der fastholdes i den nye struktur fortsat nogle grundlæggende principper for administrationens arbejde:


-      At understøtte det lokale demokrati og de politiske processer og prioriteringer, der har betydning herfor

-      At have et tværgående koncernperspektiv, og en god økonomistyring, med en enkel og gennemsigtig organisationsstruktur

-      At have en faglig og professionel tilgang til den offentlige forvaltnings opgaver og rolle, inden for den offentlige sektors rammer og vilkår, såvel lokalt som nationalt


I den nye administrative funktion vil der være 6 borgernære centre samt et kulturområde og 3 tværgående centre. Centrenes betegnelser vil frem over være:


Borgerservice & Digitalisering

Job & Uddannelse

Ældre & Handicap

Børn & Familie

Læring, Fritid & Sundhed

Byudvikling, Miljø & Erhverv

Kulturområdet


Politik & Organisation

Økonomi, Løn og Indkøb

Kommunale Ejendomme og Intern Service


Kulturområdet samordnes fuldt ud med kommunens biblioteker, musikskole og øvrige kulturelle institutioner, foreninger, m.fl. med reference til Kulturchefen.


Implementering af organisationsændringen

For at sikre en hurtig afklarings- og implementeringsproces har direktionen nedsat en tværgående projektgruppe til understøttelse af processen med fokus på den praktiske og tekniske implementering samt understøttelse af de centre, hvor nye samarbejder og kulturer skal etableres. Derudover er der fra projektgruppens side et fokus på kommunikation, således at alle berørte medarbejdere og ledere oplever en god orientering i processen.


De berørte centres MED-udvalg samt Rådhusudvalget har været hørt i processen, som vanligt, når der gennemføres ændringer der har betydning for arbejdsmæssige forhold, i henhold til kommunens MED-aftale.


Rådhusudvalget afholdt ekstraordinært møde den 6. januar, hvor medarbejderrepræsentanterne havde mulighed for at videreformidle kommentarer fra de lokale MED-møder. Rådhusudvalget udtrykte forståelse for ledelsens behov for at skabe bæredygtige og robuste centre, men udtrykte samtidig bekymring for eventuelle personalemæssige reduktioner som konsekvens af organisationsændringen Der var ønske om, at der i den nye struktur tages højde for en stor grad af tværgående samarbejde samt koordinering mellem centre, der hvor der er snitflader til specifikke opgaver.


De indkomne høringssvar fra Center for Skoler og Dagtilbud, Center for Kultur, Idræt og Sundhed og Kulturinstitutionen er drøftet i direktionen. Direktionen kvitterer for de indkomne svar, og bemærkningerne indgår nu i den videre implementering, hvor ledelse og medarbejdere afklarer de endelige snitflader.


Direktionen har på baggrund af høringssvarene besluttet, at opgaven omkring lokaleudlån placeres i Center for Læring, Fritid og Sundhed, idet opgaven primært berører det folkeoplysende område samt fritidsområdet. Det vil i den videre proces afklares, hvilken betydning beslutningen har for ressourcefordeling. 


Der pågår i øjeblikket et arbejde med at definere de endelige snitflader, således, at alle opgaver placeres mest hensigtsmæssigt. Dette varetages af centercheferne med involvering af de berørte medarbejdere.


Der forventes få fysiske ændringer i forbindelse med organisationsændringen, og den fysiske flytteproces berører derfor kun de tværgående centre: Økonomi og Indkøb, Personale og HR, Politik og Strategi, Digitalisering og It samt Kommunale Ejendomme. Flytteprocessen vil gennemføres på en dag, fredag den 5. februar 2016, og vil ikke have betydning for den borgerrettede service.


Efter den 1. februar 2016 pågår der i de enkelte centre et arbejde med at etablere en ny kultur og nye samarbejder med et fortsat fokus på en attraktiv arbejdsplads i den administrative organisation.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender administrationens indstilling.


Hanne Berg (F) og Henriette Brandt Pedersen (Ø) undlod at stemme.

Nr.11 - Renovering af Byengen/Nordengen - godkendelse af revideret skema B på grund af asbest

Sagsnr.: 12/44110

 

Beslutningstema

AB Hørsholm Kokkedal, afdelingen Byengen/Nordengen ansøger om godkendelse af revideret skema B ansøgning med en forhøjet anskaffelsessum på 60 mio. kr. på grund af asbestproblemer.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget blev på sit møde den 16. november 2015 orienteret om, at der i forbindelse med de igangværende renoveringsarbejder i Byengen/Nordengen var konstateret omfattende asbest i bebyggelsens tagrum samt utilstrækkelige arbejdsforhold i både tagrum og krybekældre. Disse forhold medfører, at den oprindeligt godkendte anskaffelsessum i skema B på 226 mio. kr. må forhøjes med 60 mio. kr. til i alt 286 mio. kr.


Det fremgik endvidere af orienteringen, at kommunen måtte forvente en anmodning fra boligselskabet om en tilsvarende forhøjelse af kommunens garantistillelse.


Økonomiudvalget var på mødet den 16. november ligeledes anmodet om at godkende, at boligselskabet udarbejder revideret skema B med de ændrede forhold. Økonomiudvalget udsatte dette punkt til behandling, når der foreligger en stillingtagen fra Landsbyggefonden. En sådan stillingen foreligger nu, jf. nedenfor.


Det bemærkes, at administrationen den 7. december 2015 har afholdt møde med repræsentanter fra boligselskabet, der her redegjorde nærmere for de opståede problemer og sagens indhold i øvrigt. Administrationen udtalte på mødet kritik af, at boligselskabet på trods af, at man havde kendt til asbestforekomsten siden juli måned først havde orienteret kommunen herom på styringsdialogmødet den 27. oktober. I sin seneste redegørelse af 16. december 2015 (se bilag) beklager boligselskabet dette.


Boligselskabet har nu forhandlet en finansieringsplan på plads med Landsbyggefonden. Finansieringsplanen, der danner grundlag for nærværende, reviderede skema B ansøgning, ser således ud:


Finansieringsplan

(beløb i mio. kr.)

Revideret skema B

Afvigelse i forhold til opr. Skema B

Realkreditlån med støtte

179,75

30,00

Realkreditlån uden støtte

64,65

14,85

Realkreditlån uden støtte

14,69

 

Landsbyggefondens fællespulje

7,32

 

Egen trækningsret

2,44

 

Kapitaltilførsel

2,00

 

Afdelingsmidler

1,25

1,25

Reguleringskonto

13,90

13,90

I alt

286,00

60,00


Den reviderede finansieringsplan er sammensat under nøje hensyntagen til den årlige driftsstøtte på 10,85 mio. kr., der er fastlagt af Landsbyggefonden således, at beboerne ikke pålignes lejeforhøjelser som følge af de ekstraordinære arbejder, som asbestforekomsten medfører.


Af finansieringsplanen kan det læses, at Landsbyggefonden har accepteret, at 30 mio. kr. af budgetoverskridelsen på 60 mio. kr. kan kategoriseres som støttede arbejder, der kan finansieres med lån med kommunal garanti og 50 % regaranti fra Landsbyggefonden.


For så vidt angår den ikke støttede del af budgetoverskridelse, der ligeledes udgør 30 mio. kr., finansieres denne, som anført ovenfor i ”afvigelseskolonnen” principielt med et lån på 14,85 mio. kr. Herfra kan imidlertid fratrækkes kapitalindskuddet på 2 mio. kr., således at garantibehovet for den ustøttede del kan opgøres til 12,85 mio. kr.


Den samlede budgetoverskridelse på 60 mio. kr. medfører således, at der i sammenhæng med ansøgningen om godkendelse af det reviderede skema B ligeledes ansøges om en samlet nettoforhøjelse af kommunens garantistillelse på 27,85 mio. kr.


Det bemærkes, at Byrådet i forbindelse med behandlingen af skema A og det oprindelige skema B har accepteret at deltage med 0,4 mio. kr. som sin del af kapitaltilførslen på 2 mio. kr. Beløbet er bevillingsmæssigt håndteret i forbindelse med budgetrevisionen den 30/11 2014.


Boligselskabet oplyser, at man i sagens anledning har bedt et advokatfirma om at vurdere muligheden for at gøre erstatningsansvar gældende over for Miljøspecialisten A/S, der i sine oprindelige undersøgelser ikke fandt asbeststøv, hvorfor dette blev lagt til grund i forbindelse med udbuddet af renoveringsarbejderne. Advokatfirmaets konklusion er, at det vil være vanskeligt teknisk at bevise, at Miljøspecialisten tog fejl, og hvis man ellers kunne løfte et sådant bevis, ville erstatningen formentlig være begrænset til de 75.000 kr., som Miljøspecialisten fik i honorar for sine undersøgelser. Boligselskabet har derfor opgivet at anlægge retsag.

Bevilling

Den ansøgte forøgelse af den kommunale garantistillelse på netto 27,85 mio. kr. vil ikke påvirke kommunens låneramme.

Retsgrundlag

Almenboliglovgivningen.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Som anført i den oprindelige ansøgning forventes gennemførelsen af renoveringen (”den fysiske helhedsplan”) at få betydelig positiv effekt i forhold til miljø og klima. Planen har sammenhæng med det store klimaprojekt i Kokkedal og den boligsocial indsats i ”Kokkedal på Vej”. Endvidere forventes nyindretningen af boligerne med bl.a. elevatoradgang at gøre boligerne mere tilgængelige og handicapvenlige.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. godkendelse af revideret Skema B-ansøgning i Bossinf-Renovering med en anskaffelsessum på i alt 179,75 mio. kr. for arbejder omfattet af ydelsesstøtte, regaranti og driftsstøtte, svarende til en forhøjelse på 30 mio. kr. i forhold til oprindelig Skema B-godkendelse.
  2. godkendelse af en anskaffelsessum herudover på 91,56 mio. kr. for arbejder omfattet af driftsstøtte, svarende til en forhøjelse på 30 mio. kr. i forhold til oprindelig Skema B-godkendelse.
  3. godkendelse af en uændret anskaffelsessum herudover på 14,69 mio. kr. i alt for arbejder, der medfører en forhøjelse af lejeniveauet på ca. 34 kr. pr. m² i gennemsnit, eller ca. 3,75 % af gældende leje, som tidligere godkendt af beboerne på ekstraordinære beboermøder og af Fredensborg Kommune ved oprindeligt Skema B.
  4. godkendelse af en samlet forhøjelse af de kommunale lånegarantier med 27,85 mio. kr., efter modregning for regaranti fra Landsbyggefonden, i forbindelse med finansiering af merudgifterne på i alt 60 mio. kr. til uforudsete ekstraarbejder.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstillinger.


Helle Abild Hansen (I) tog forbehold.

Nr.12 - Stejlepladsen III - 10 nye seniorboliger - skema A

Sagsnr.: 15/29109

 

Beslutningstema

Byrådets vedtog på sit møde den 26. oktober 2015 at principgodkende, at Humlebæk Boligselskab opfører 8-12 Seniorboliger i tilknytning til Stejlepladsen II. Byrådet tilkendegav endvidere, at kommunen er sindet at medvirke til finansieringen heraf.


Domea har nu fremsendt formel ansøgning om godkendelse af skema A for en sådan bebyggelse nu omfattende 10 boliger. Der vil derfor være behov for et lidt større grundkapital indskud og en lidt højere garantistillelse end forudsat ved principgodkendelsen. Der skal tages stilling til denne ansøgning.

Sagsfremstilling og økonomi

Beslutningen på Byrådets møde den 26. oktober lød på, at Byrådet er sindet at medvirke til finansieringen i 2017 inden for den afsatte, indekserede ramme. Finansieringen var i sagen oplyst som omfattende et (rente og afdragsfrit) grundkapitallån på 1.870.000 kr. samt garantistillelse på 7,5 mio. kr., hvoraf Landsbyggefonden skulle regarantere med 50%.


I den skema-A-ansøgning, som Humlebæk Boligselskab nu fremsender, er projektet blevet mere konkret, og der opereres nu med 10 almene seniorboliger på i alt 790 m2 og et fælleshus på 200 etagemeter. Da de tal, der forelå i forbindelse med Byrådets principielle stillingtagen til projektet, var baseret på 8 boliger, og det projekt, der nu foreligger, er baseret på 10 boliger, vil der også være tale om et dyrere projekt.


Anlægsbudgettet ser nu således ud:


Grundudgifter

Kr.

5.358.000

Håndværkerudgifter

Kr.

13.606.000

Omkostninger

Kr.

2.792.000

Gebyrer

Kr.

390.000

I alt

Kr.

23.146.000


Finansieringen er tilsvarende således:


Realkreditlån 88%

Kr.

20.368.000

Kommunens grundkapitallån 10 %

Kr.

2.314.600

Beboerindskud 2%

Kr.

462.290

I alt

Kr.

23.146.000


Udover grundkapitallånet på 2.314.000 kr., der er 444.000 kr. større end ved principgodkendelsen, er kommunen også fortsat ansøgt om at stille garanti for den del af realkreditlånet, som ligger ud over 60 % af ejendommens værdi. Såfremt ejendommens værdi svarer til anskaffelsessummen vil de 40 %, der skal stilles garanti for, udgøre 9.258.400 kr. hvor af landsbyggefonden regaranterer for halvdelen.


Humlebæk Boligselskab oplyser, at man har besluttet - efter endt byggeregnskab og skema C godkendelse, at det provenu på 4.380.000 kr., Stejlepladsen II opnår ved at ”sælge” byggegrunden til den nye afdeling (Stejlepladsen III), indsættes på boligselskabets dispositionsfond. Boligselskabet har endvidere besluttet, at yde den nye afdeling, Stejlepladsen III et tilskud svarende til anlægsomkostningerne for etablering af fælleshuset på 200 m2, da fælleshuset netop skal være fælles for de eksisterende 123 boliger i Stejlepladsen II og de 10 nye bolgier i Stejlepladsen III.


På denne baggrund vil huslejen for de 10 nye seniorboliger kunne beregnes til 1.050 kr. pr. m2 ekskl. el, vand og varme. Dette svarer til det, der var oplyst ved principgodkendelsen.


Sammenfatning.

I forhold til Byrådets principgodkendelse den 26. okt. 2015 fremtræder projektet nu med følgende ændringer:


  1. Der opføres 10 boliger i stedet for 8
  2. Det kommunale grundkapitallån bliver på 2.314.000 kr. eller 444.000 kr. større end ved principgodkendelsen.
  3. Den kommunale garantistillelse bliver med en nettoværdi på 4.629.200 kr. Det er netto 889.000 kr. mere end ved principgodkendelsen.

I forhold til det bevillingsmæssige, gør administrationen opmærksom på, at der i forbindelse med principgodkendelsen af projektet blev bevilget 1.870.000 kr. i grundkapitallån til udbetaling i 2017 og finansieret inden for den afsatte, indekserede ramme. I bevillingstabellen nedenfor er kun medtaget de 444.000 kr., hvormed grundkapitallånet et steget.

Bevilling

 

Bevillingstabel

Forventet merforbrug/finansiering (1.000 kr.)

Profit-center

Omkost-ningssted/
PSP-element

2016

2017

2018

2019

I alt, drift

0

0

0

0

I alt, anlæg

0

444

0

0

Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)

 

Såfremt Byrådet godkender skema A og herunder det forhøjede grundkapitalindskud på 444.000 kr., vil dette blive indarbejdet i budgetrevisionen pr. 30/4 2016.

Retsgrundlag

Almenboligloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At skema A vedrørende opførelse af 10 seniorboliger opført af Humlebæk Boligselskab i tilknytning til Stejlepladsen II godkendes.

  1. At kommunen er sindet at deltage i finansieringen af byggeriet tidligst i 2017 med

  1. Et grundkapitallån på 2.3246.000 kr. og
  2. En lånegaranti for realkreditbelåningen til en nettoværdi på 4.629.200 kr. svarende til 50 % af 9.258.400 kr.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstillinger efter afstemning.


Liste I og Liste V stemte imod.

Nr.13 - Godkendelse af plan for revision af politikker på Økonomiudvalgets område

Sagsnr.: 15/40303

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende proces- og tidsplan for revision af de politikker som Økonomiudvalget har ansvar for.

Sagsfremstilling og økonomi

Jf. Fredensborg Kommunes politikkoncept skal en politik tages op til drøftelse og evt. revision minimum en gang i hver byrådsperiode, som udgangspunkt i det 2. år.


Det fremgår af politikkonceptet, at en politik skal drøftes minimum en gang i hver byrådsperiode. Den proces, der lægges op til i forbindelse

med drøftelsen, vil afhænge af, hvorvidt der er behov for at revidere politikken. Nedenfor beskrives nogle minimumskrav til processen, jf.

politikkonceptet:

  • Det er Byrådet, der ejer politikken og dermed også Byrådet, der godkender evt. revisioner af politikken. Drøftelserne vedrørende politikken vil imidlertid tage sit udgangspunkt i fagudvalgene.
  • Det anbefales, at drøftelsen foretages i det andet år i byrådsperioden, da det nye udvalg ofte vil have behov for at få et kendskab til området inden der foretages drøftelser om den overordnede politik på området.
  • Da politikken er rammesættende for budgettet, er det hensigtsmæssigt, hvis politikken bliver revideret forud for en budgetproces igangsættes.
  • Det er væsentligt at være opmærksom på at inddrage områdets interessenter.

 

De reviderede politikker skal successivt forelægges Byrådet fra februar 2016 og frem til og med april 2016.

 

På Økonomiudvalgets område er der følgende politikker:

  • Økonomisk Politik
  • Anlægspolitik
  • Finansiel politik
  • Indkøbs- og Udbudspolitik
  • Personalepolitik

Økonomisk Politik

Den økonomiske politik blev sidst godkendt i 2013. Administrationen ligger ikke op til ændringer i kommunens økonomiske politik, men alene at politikken tages op til en drøftelse på Økonomiudvalgets møde i februar. Drøftelsen skal sikre et fortsat ejerskab og tolkning af politikkens betydning for økonomistyringen i kommunen.


Anlægspolitikken

Anlægspolitikken blev sidst vedtaget i 2013. Administrationen lægger alene op til mindre justeringer i politikken, og foreslår at denne også tages op til en drøftelse på Økonomiudvalgets møde i februar.


Den Finansielle politik

Den finansielle politik blev sidst vedtaget af Byrådet i 2010, men senest revideret i 2015. I de tidligere revisioner af politikken har Byrådet taget stilling til hvilke typer af obligationer politikken omfatter og deres løbetid samt låneporteføljens sammensætning af faste og variable lån.


På Økonomiudvalgets møde 7. december besluttede udvalget, at administrationen skal sørge for, at udvalget får et oplæg om indførsel af klimavenlig finansieringsinstruks med henblik på eventuel revision af den finansielle politik. På den baggrund vil administrationen forslå, at en af kommunens kapitalforvaltere inviteres til at deltage på Økonomiudvalgsmøde i marts 2016, og at denne informerer om muligheder, udfordringer og konsekvenser ved en eventuel ændring i finansieringsinstruksen i forhold til at obligationer der optræder på den såkaldte ”Carbon 200 list” udelukkes. En eventuel revision af politikken vil således kunne blive behandlet på udvalgets møde i april.


Indkøbs og Udbudspolitikken

Kommunens indkøbs- og udbudspolitik skal revideres, så den stemmer overens med reglerne i den nye danske udbudslov, som træder i kraft 1. januar 2016. Udbudsloven indeholder bestemmelser, som gennemfører EU"s udbudsdirektiv 2014/24/EU, og ophæver de hidtidigt gældende regler i direktiv 2004/18/EF samt Tilbudslovens afsnit II. Der er især sket ændringer for så vidt angår indkøb af varer og tjenesteydelser, samt ændringer i tærskelværdierne for, hvornår et indkøb er udbudspligtigt.


Personalepolitikken

Personalepolitikken er sidst revideret i 2012. Administrationen ligger op til en revidering af personalepolitikken i 2016, med mulighed for at opdatere politikken med de personalepolitiske tiltag, som kommunen arbejder med.

 

En revidering af personalepolitikken sker i et tæt samarbejde med MED-organisationen med drøftelser i den personalepolitiske tænketank samt i Hovedudvalget. Derudover er der i en sådan proces også stort fokus på den interne kommunikation, således at alle arbejdspladser er bekendt med den vedtagne politik samt de personalepolitiske vejledninger, der er knyttet til politikken.


Administrationen forslår derfor, at revisionen af politikken tages op til politisk drøftelse i april.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget godkender den beskrevne proces og tidsplan for revision af politikkerne på Økonomiudvalgets område.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender administrationens indstilling.

Nr.14 - Stillingsbetegnelse i Nordsjællands Park og Vej

Sagsnr.: 13/11667

 

Beslutningstema

Ændring af cheftitlen i Nordsjællands Park og Vej til ”Direktør”.

Sagsfremstilling og økonomi

I forbindelse med etableringen af Nordsjællands Park og Vej (NSPV) blev der i samarbejdsaftalen ansat en leder for det nye §60 selskab.

 

I samarbejdsaftalen anvendes betegnelsen ”Park og vej-chefen”, hvilket i forbindelse med udarbejdelse af samarbejdsaftalen i de to ejerkommuner var genstand for drøftelse og efterfølgende et udtryk for et bevidst valg af titel.

 

Dette har siden etableringen været genstand for drøftelse i bestyrelsen i NSPV, og på møde den 26. august d.å. besluttede bestyrelsen i NSPV, at indstille til de to ejerkommuner, at cheftitlen i NSPV fremover ændres til ”direktør for NSPV”.

 

Begrundelsen for denne ændring er blandt andet, at stillinger i tilsvarende selvstændige selskaber som fx de nyetablerede beredskaber, OPS selskabet Greve Park & Vej, Forsyning Helsingør og Nordfors, som NSPV kan sammenlignes med i konstruktionen, er direktører. Der vil således med denne ændring af titlen skabes større klarhed om ledelsesrollen i relation til en selvstændig bestyrelse, som det er tilfældet for chefen i NSPV.

 

Endvidere vil selskabet i forbindelse med rekruttering af en ny chef for selskabet – såfremt det bliver aktuelt – lettere kunne tiltrække kvalificerede ansøgere såfremt der er tale om en direktørstilling i stedet for en ”chefstilling”.

   

Ændring af betegnelsen til direktør har ingen ansættelsesretlige konsekvenser ud over en marginal regulering af lønnen.

 

Sagen behandles parallelt i Helsingør Kommunes Økonomiudvalg den 7. december 2015.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 60 og samarbejdsaftalen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At bestyrelsens indstilling til fremover at anvende titlen ”Direktør for NSPV” godkendes. 

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.15 - Evaluering af Folkeafstemningen den 3. december 2015

Sagsnr.: 15/25996

 

Beslutningstema

Evaluering af folkeafstemningen den 3. december 2015 til drøftelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Overordnet.


Folkeafstemningen forløb godt på alle valgstederne i kommunen.


Der var 27.953 stemmeberettigede og 21.217 heraf valgte at stemme.


Valgdeltagelsen i kommunen var på 75,9 %, hvor den på landsplan var på ca. 72 %


Ud af de 21.217 vælgere foretrak 1.541 at brevstemme.


Sammenlægning af 2 valgsteder i Kokkedal

For første gang var der som forsøg kun ét valgsted i Kokkedal. Valglokalet var i Egedalshallen. Dette valgsted havde 6.599 vælgere, hvilket er mere end 2.000 flere end kommunens næststørste valgsted i Fredensborghallen.


Overordnet set forløb folkeafstemningen godt på dette nye valgsted.


Der har ikke været beklagelser fra vælgerne om sammenlægningen af de to valgsteder. Tværtimod var der flere tilkendegivelser om at det var en god ide.


Egedalshallen fungerede godt som afstemningssted og parkeringsforholdene var tilstrækkelige. Der vil dog fortsat være handicapforhold omkring indgangspartiet som skal forbedres yderligere, ligesom der skal arbejdes på at sætte dørpumpe på indgangsdøren, så den kan lukkes automatisk for at undgå for meget kulde i hallen.

Der vil også være behov for yderligere skiltning angående de ekstra parkeringspladser, som ligger ved syd-enden af Egedalshallen, så vælgere bliver opmærksom på disse parkeringspladser.


Stemmeprocenten på valgstedet i Kokkedal blev på 73,8 %, hvilket er en smule lavere end for hele kommunen (75,9%). Ved folketingsvalget i sommeren 2015 var stemmeprocenten på de to valgsteder i Kokkedal på 84,8 %, hvor den for hele kommunen var på 87,6, så valgdeltagelsen ser ikke ud til at være påvirket i negativ retning på grund af sammenlægningen.


Den økonomiske besparelse ved sammenlægningen skønnes at være min. 30.000 kr. pr. valghandling.


Administrationen foreslår at der permanent fremover er ét valgsted i Kokkedal og at Egedalshallen benyttes som valglokale.


Brevstemmeafgivningen.

Igen ved dette valg har mange vælgere benyttet sig af at kunne brevstemme på kommunens biblioteker og ser det som en god service, hvorfor det vil være helt naturligt at fastholde dette tilbud til vælgere fremover også.


Blå Kors Hjemmet i Humlebæk skal fremover have tilbud om at beboerne kan brevstemme i lighed med beboere på Plejecentre m.m.


Valgkort

På valgstederne denne gang oplevede man problemer med at indscanne de udsendte valgkort fra KMD. Dette skyldes formentlig at valgkortpapiret var fugtigt. Endvidere har der i lighed med tidligere været mange bemærkninger fra vælgerne om at der på valgkortet henvises til særligt valgbord, selvom vi har fået frit bordvalg i forbindelse med indførelse af Digitale Valglister. Endelig kan det volde problemer at rive valgkortet over ved perforeringen.


Der vil blive taget kontakt til Social- og Indenrigsministeriet og KMD med henblik på at drøfte en løsning på ovenstående gener ved valgkortene, som formentlig er gældende over hele landet.


Øvrige forhold.

Der vil blive bestilt nye stemmebokse til Humlebækhallen til næste valg.

På flere af valgstederne vil der ved næste valg sker forbedringer angående Handicapparkeringspladserne – mere hensigtsmæssig placering m.m.


Fremtidige valg

Den 17. december 2015 vedtog Folketinget lov om ændring af lov om valg til Folketinget, lov om valg til Europa-Parlamentet, lov om Kommunale og Regionale valg og lov om økonomisk støtte til politiske partier m.v.


Loven indebærer blandt andet:

  • Ændringer angående anmeldelse af kandidatlister,
  • Ændret åbningstid på valgdagen til kl. 8.00-20.00 på arbejdsdage

(kl. 9.00-20.00 på lørdag, søndag og helligdage),

  • Ændrede frister for brevstemmeafgivning

Loven træder i kraft den 1. april 2016.


Der vil i løbet af foråret blive lagt en særskilt sag op til Byrådet med en orientering om, hvad den nye lov indebærer for afholdelse af fremtidige valg i kommunen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At evalueringen tages til efterretning og

  1. At man fastholder beslutningen om ét valgsted i Kokkedal ved fremtidige valg, og at Egedalshallen benyttes som valglokale.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler administrationens indstillinger.

Nr.16 - Mulige løsninger for genopretning af økonomien på Nivå Skole i 2016

Sagsnr.: 15/38587

 

Beslutningstema

Nivå Skole har – helt ekstraordinært – afgivet et betragteligt antal elever over det seneste 1½ år, heraf en del til den nyoprettede privatskole Per Gyrum.


Nivå Skole har en økonomisk udfordring, da skolen ikke på den korte tid har kunnet nå at tilpasse udgiftsniveauet.


Udvalget skal tage stilling til mulige løsninger for genopretning af Nivå Skoles økonomi.

Sagsfremstilling og økonomi

Nivå Skole har afgivet 179 elever siden sommeren 2014, heraf er 52 til den nyoprettede privatskole Per Gyrum, der startede i august 2015. I samme tidsrum har skolen modtaget 65 elever, heraf er 7 elever fra Per Gyrum kommet tilbage til skolen. Netto har skolen mistet 114 elever i perioden. Dertil kommer en mindre nedgang i antallet af 6-16-årige i skoledistriktet, som erfaringsmæssigt har betydning for skolens elevtal. Skolen har i dag 706 elever.

 

 

Afgang og tilgang til Nivå Skole

Skoleåret 14/15

Inkl. sommerferien op til 15/16

0.-3. klasse

4.-6. klasse

7.-9. klasse

I alt

Udgået til Per Gyrum

17

5

9

31

Udgået til andre

Privatskoler

10

11

4

25

Udgået til kommunale skoler i andre kommuner og efterskoler

14

5

3

22

Udgået til egne kommunale skoler

9

6

4

19

Udgået til specialområdet

1

2

2

5

Udgået – ved ikke hvorhen

11

8

2

21

I alt udmeldt

62

37

24

123

Indmeldt fra andre skoler

13

15

12

40

Nettoafgang 14/15

 

 

 

83

 

Skoleåret 15/16

0.-3. klasse

4.-6. klasse

7.-9. klasse

I alt

Udgået til Per Gyrum

4

4

13

21

Udgået til andre privatskoler

7

2

4

13

Udgået til kommunale skoler i andre kommuner og efterskoler

4

3

6

16

Udgået til egne kommunale skoler

 

 

2

2

Udgået til specialområdet

 

 

2

2

Udgået – ved ikke hvorhen

2

1

2

2

I alt udmeldt

17

10

29

56

Indmeldt fra Per Gyrum

2

3

2

7

Indmeldt fra andre skoler

8

5

5

18

Indmeldt i alt fra andre skoler

10

8

7

25

Nettoafgang 15/16

 

 

 

31

 

Nettoafgang 14/15 og 15/16

 

 

 

114

 

 

Det efterlader skolen med en stor difference mellem de tildelte midler og de faktiske udgifter, idet det tager noget tid at tilpasse udgiftsniveauet.

 

Nivå Skole står derfor nu i en situation, hvor skolen har problemer med at få økonomien til at hænge sammen med den almindelige tildeling af midler pr. elev jf. kommunens ressourcetildelingsmodel.

 

Skolen vil over en periode kunne rette op blandt andet med klassesammenlægninger og holddeling, men det vil tage noget tid før en sådan tilpasning slår igennem pga. opsigelsesfrister mv.

 

Nivå Skole har derfor lagt et stramt budget. Alligevel mangler der ca. 3,7 mio. kroner for budgetåret 2016, der skyldes nedgangen i elevtallet med 114 elever.

 

 

Mulige løsninger for de økonomiske udfordringer på Nivå Skole

 

Det Nivå Skole selv kan gøre yderligere er at sammenlægge klasser. Den store afgang fra skolen har betydet, at flere klasser er blevet små, således er der 3 årgange der ville kunne sammenlægges. På to årgange vil det betyde nye klasser på ca. 25 elever i hver, mens det på den sidste årgang vil betyde klasser på hhv. 27 og 28 elever. Det ville være under den politisk besluttede grænse på 28 elever pr. klasse, men hvis der bare kommer enkelte elever ind på klassetrinnet, vil man skulle oprette en ny klasse igen, hvilket vil skabe unødig uro.

 

Skolen vurderer, at en sammenlægning er mulig på 2 af de 3 klassetrin og vil kunne effektueres fra ca. den 1. marts. Dog vil en besparelse først kunne slå igennem pr. 1. juli pga. opsigelsesvarsler. På den sidste årgang vurderer ledelsen, at klasserne er for sårbare og vil blive for store, hvilket blandt andet ikke efterlader rum til evt. tilbagevendende elever.

 

Disse tiltag vil kunne indhente anslået 0,9 mio. kroner, hvilket nedbringer det forventede underskud til 2,8 mio. kroner i 2016. Denne justering vil skolen foretage.

 

Administrationen kan derudover pege på følgende handlemuligheder, der kan arbejdes videre med:

 

Overføre merforbrug

Teknisk set kan skolen overføre merforbrug op til 5% fra 2016 til 2017 efter de normale regler. Skolens råderum er imidlertid så snævert, at det vil blive overordentligt vanskeligt for skolen at indhente underskuddet, der blot skydes foran dem år for år. Denne mulighed anbefales derfor ikke.

 

Reduktion af det samlede budget for skoleområdet

Det er teknisk set muligt at trække midler ud af den samlede ramme for skolerne og give Nivå Skole en ekstra tildeling, f.eks. i størrelsesordenen 2 mio. kroner, der så vil blive 1,6 mio. kroner for Nivå Skole, da deres egen tildeling også reduceres.

 

Konsekvensen heraf er dog, at de andre skoler vil få reduceret markant i budgettet og at flere af de øvrige skoler vil få udfordringer i forhold til at afholde udgifter til den absolut nødvendige skoledrift i forhold til folkeskoleloven. Derfor anbefales denne mulighed ikke.

 

Overførsel af mindreforbrug fra 2015 til 2016 på fællesområdet på politikområde Børn

Der er et forventet mindreforbrug på fællesområdet på dagtilbudsområdet på 2,5 mio kroner, blandt andet på grund af færre pædagogstuderende i 2015 end forventet. Omkring 1 mio. kroner skal bruges til at sikre budgettet for kommunens dagtilbud, men den resterende sum ville kunne overføres til Nivå Skole.

 

Det anbefales at overføre 1,5 mio. kroner fra fællesområdet på politikområde Børn til Nivå Skole.

 

Ny prioritering af mulighedskataloget

Børne- og Skoleudvalget kan anvende nogle af spareforslagene i Mulighedskataloget for budget 2016-2019 og heraf prioritere mulige løsninger ved at fjerne tildeling til tolærertimer ved indskolingssamarbejde/ tolærerordning i 3. klasserne eller talenthold på mellemtrinnet og overføre midlerne til Nivå Skole.

 

 

Katalog for mulige budgetforbedringer politikområde Skoler 2016-2019

 

2016

2017

2018

2019

2016-2019

Nedlæggelse af tolærerordning

-2,34

 

 

 

-2,34

Nedlæggelse af indskolingssamarbejdet

-4,45

-4,45

-4,45

-4,45

-17,8

Nedlæggelse af talenthold på mellemtrin

-0,45

-0,45

-0,45

-0,45

-1,8

Beløb opgjort i mio. kr.

*Det er ikke alle besparelser i budget 2016 som er fuldt realiserbare grundet varsling mv.

 

 

Denne løsning vil påvirke serviceniveauet negativt på alle skoler. Ved nedlæggelse af indskolingssamarbejde og tolærerordning vil der ikke længere være timer til tolærerordninger for pædagoger, hvilket vil betyde nedlæggelse af pædagogstillinger.

 

Det er også muligt at tage de øvrige forslag i Mulighedskataloget op til fornyet overvejelse.

 

 

Katalog for mulige budgetforbedringer politikområde Skoler 2016-2019

 

2016

2017

2018

2019

2016-2019

SFO i stedet for fritidshjem

-3,3

-3,3

-3,3

-3,3

-13,2

Justering af lærernes arbejdstid

-1,5

-3

-3

-3

-10,5

Nedlæggelse af Karlebo Skole

-1

-2

-2

-2

-7

Skolesammenlægning af skolerne i Fredensborg og Humlebæk

-1,5

-3

-3

-10,5

Beløb opgjort i mio. kr.

*Det er ikke alle besparelser i budget 2016 som er fuldt realiserbare grundet varsling mv. Ændring af skolestrukturen vil tidligst kunne træde i kraft pr. 1. august 2017.

 

 

I forhold til en ændring af skolestrukturen, vil det tidligst kunne effektueres pr. 1. august 2017 på grund af lovpligtige høringsperiode og beslutningsfrister.

 

Sagen om SFO versus fritidshjem er i øjeblikket udmeldt som en frivillig forsøgsordning, som områdebestyrelserne kan byde ind på. Derfor er det ikke en reel mulighed.

 

 

Økonomianalyse af skolernes økonomi og serviceniveau

 

Igennem det sidste halve år er der arbejdet på en økonomianalyse af skolernes økonomi for at få maksimalt ud af de økonomiske ressourcer, der er afsat. Nivå Skoles økonomiske situation fremover (fra 2017) vil indgå som en del af denne analyse.

 

Denne kortlægning vil blive præsenteret for udvalget i første kvartal 2016.

 

 

Nivå Skoles visioner for fremtiden

 

På mødet vil skoleleder på Nivå Skole, Lars Nyborg, præsentere strategier og visioner for Nivå Skole.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

Administrationen anbefaler


  1. at udfordringen for Nivå Skole i 2016 håndteres ved at udvalget prioriterer en eller flere af de opstillede løsninger til at hjælpe Nivå Skole igennem den igangværende omstilling, alternativt peger på andre kompenserende besparelser.

  2. at den fremadrettede udfordring fra 2017 og frem håndteres i næste års budgetlægning når analysen af det samlede serviceniveau på skolerne er tilvejebragt og udfordringernes størrelse er kendt. Analysen vil indgå i budgetmaterialet for budget 2017.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 04-01-2016


Udvalget drøftede, hvorvidt Charlotte Bie (V) var inhabil ved sagens behandling, idet hun er skoleleder ved Per Gyrum skolen, som har modtaget en stor del af de elever, der er udmeldt fra Nivå Skole. Udvalget fandt ikke, at Charlotte Bie (V) var inhabil.


Ad. 1. Udvalget indstiller til Økonomiudvalget, at overførsel fra 2015 til 2016 af mindreforbruget på 1,5 mio. kr.på fællesområdet på politikområde børn tilføres Nivå Skole, og at det resterende merforbrug på 1,3 mio. kr. tages af driftsreserven i 2016.


Ad. 2. Udvalget anbefaler administrationens indstilling.


Udvalget bemærker, at udvalget forventer at skolen har opmærksomhed på, at begrænse det forventede merforbrug i 2016 mest muligt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Børne– og Skoleudvalgets indstillinger.


Administrationen anmodes om, at tallene i figuren præciseres forud for byrådsmødet.

Nr.17 - Nedrivning af Nørredamsvej 20

Sagsnr.: 15/34089

 

Beslutningstema

Det indstilles til Økonomiudvalget, at Nørredamsvej nr. 20, Fredensborg nedrives i stedet for nr. 16 og grund udlægges som grønt areal.

Det indstilles til Plan, Miljø og Klimaudvalget, at der, under forudsætning for Økonomiudvalgets godkendelse for nedrivning, prioriteres budget til nedrivning i anlægsbudget for ekstraordinær vedligeholdelse i 2016.

Sagsfremstilling og økonomi

I forbindelse med bygningsoptimeringsprojektet på fritids- og kulturområdet godkendte Økonomiudvalget juni 2015, at administrationen arbejdede videre med option om nedrivning af foreningshuset Nørredamsvej 16 i Fredensborg.

 

Der er fem foreningshuse på Nørredamsvej og det var vurderet, at det var muligt at optimere arealanvendelse ved at samle brugerne og rive en af de fem foreningshuse ned og dermed reducere drifts og vedligeholdelsesudgifterne.

 

Det var tidligere vurderet, at brugerne i nr. 16 nemmest kunne flyttes, men siden hen er foreningen i nr. 20 ophørt med at eksistere og er fraflyttet lokalerne ultimo august. Huset har været reserveret kun til denne forenings aktiviteter. Det er dermed oplagt at nedrive nr. 20 i stedet for nr. 16.

 

Tilstand

Der er foretaget bygningssyn af både Nørredamsvej nr. 16 og nr. 20 i oktober 2014 af ekstern rådgiver.

 

I konklusion på bygningssyn for nr. 16 fremgår, ”at huset og anlæg fremstår i god og pæn vedligeholdelsesmæssig stand både udvendigt og indvendigt.

Næsten alle vinduer er nyere energiruder med varm kant, og fyr er kondenserende anlæg.

Loft har for tynd isolering i forhold til dagens standard.

Tagbelægningen er nedslidt med begrænset restlevetid, og der må derfor holdes øje med evt. utætheder.”

 

Det vurderes, at der over en 5 årig periode bør anvendes ca. 400.000 kr. på vedligeholdelse og istandsættelse af bygningen.

 

I konklusion på bygningssyn for nr. 20 fremgår, ”at huset fremstår i mindre god vedligeholdelsesmæssig stand både indvendigt, med slidte overflader overalt. Vinduer og døre fremstår slidte, og er formentlig alle oprindelige. Vinduer og døre kan dog holde lidt endnu, men kan overvejes udskiftet med energi vinduer.

Udvendigt, er murværk i god stand, men tag, som er nedbrudt med huller og

afskallinger. Der er dog ikke konstateret vandindtrængninger på loft.

Tagbelægningen er nedslidt og snart udslidt med meget begrænset restlevetid, og der må derfor holdes øje med yderligere udvikling af utætheder.

Fyr er kondenserende anlæg af nyere dato.

Loft har for tynd isolering i forhold til dagens standard”.

 

Det vurderes at der over en 5 årig periode bør anvendes ca. 700.000 kr. på vedligeholdelse og istandsættelse af bygningen.

 

Der skal gøres opmærksomt på, at matrikel på begge bebyggelser er forurenet. En oprensning af grundene er ikke lykkedes, hvorfor grund og bebyggelser ikke kan sælges. Grundet forureningen skal der være ekstra opmærksomhed på affaldssortering ved en nedrivning.

 

Anbefaling

Da Nørredamsvej nr. 20 dels er fraflyttet, dels er dyrere at vedligeholde og istandsætte, anbefaler administrationen, at nr. 20 i stedet for nr. 16 nedrives. Ved nedrivning af bygningen vil arealet blive beplantet med græs.

 

Det vurderes, at en nedrivning beløber sig til ca. 250.000 kr. Der foreligger på nuværende tidspunkt ikke finansiering til nedrivning af bygningen. Underforudsætning for Økonomiudvalgets godkendelse af en nedrivning, vil finansiering af nedrivningen skulle prioriteres i forhold til nødvendige arbejder på øvrige kommunale bygninger – på afsat anlægsbudget til genoprettende vedligeholdelsesarbejder på de kommunale bygninger.

 

Sagen om prioritering af arbejder for ovenstående anlægsbudget vil blive forelagt Plan, Miljø og Klimaudvalget januar 2016.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Nørredamsvej nr. 20, Fredensborg nedrives i stedet for nr. 16 og grund udlægges som grønt areal.
  2. At der, under forudsætning for Økonomiudvalgets godkendelse for nedrivning, prioriteres budget til nedrivning i anlægsbudget for ekstraordinær vedligeholdelse i 2016.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 01-12-2015


Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender Plan-, Miljø– og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.18 - Toftegårdsvænget - Endelig vedtagelse af Lokalplantillæg F34-1

Sagsnr.: 15/21502

 

Beslutningstema

Endelig vedtagelse af Tillæg til Lokalplan F34-1, – Et område ved Asminderødgade, delområde 1.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog på møde den 5. oktober 2015 at fremlægge forslag til lokalplantillæg F34-1, – Et område ved Asminderødgade, delområde 1.


Lokalplantillægget går ud på at områdets anvendelse ændres fra pensionistboliger til almindelige boliger.


Høringsperioden var fra den 9. oktober 2015 til den 4. december 2015. I høringsperioden er der indkommet ét positiv høringssvar.


Administrationen forelægger derfor tillæg til lokalplanen til endelig vedtagelse.


Forslag til Lokalplantillæg F34-1, Et område ved Asminderødgade delområde er vedlagt. (Bilag 1)

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Beslutning om endelig vedtagelse af tillæg til lokalplan F34-1 vil blive annonceret på kommunens hjemmeside.

Indstilling

  1. At Tillæg til Lokalplan F34-1, Et område ved Asminderødgade, delområde 1 vedtages endeligt.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 05-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Plan-, Miljø– og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.19 - Økonomiske forhold - Nivå Havn og Strandpark

Sagsnr.: 14/38432

 

Beslutningstema

Byrådet har godkendt de organisatoriske forhold for en ny ledelses- og styringsmodel for Nivå Havn og Strandpark.


I forlængelse heraf forelægges nærværende sag, hvor der skal tages stilling til de økonomiske forhold, der skal gælde for havnen og strandparken.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet fastlagde på sit møde den 14. december 2015 (i sagen om den ikke økonomiske del af den nye ledelses- og styringsmodel for Nivå Havn og Strandpark) den geografiske udstrækning af det område den nye organisatoriske enhed skal forvalte, se vedlagte kortbilag.


I nærværende sag forelægges følgende økonomiske forhold for den nye enhed til stillingtagen:

  1. Bådpladsleje og øvrige takster
  2. Driftsbudget
  3. Adgang til at overføre uforbrugte midler fra et regnskabsår til et andet
  4. Beholdningskontoen
  5. Økonomiske mellemværender med foreninger vedrørende foreningshuse.
  6. Indskud.

Indledende bemærkninger

Nivå Havn er såvel i den nuværende som i den fremtidige organisering en kommunal ejet havn og den økonomi, der knytter sig til havnen og dens drift, er en integreret del af kommunens økonomi. Havnen er således ikke en selvstændig juridisk enhed.


Såvel i den nuværende som i den fremtidige organisering af havnen har det været Byrådets ønske, at give havnens interessenter og kommunens borgere medindflydelse på håndteringen af konkrete opgaver vedrørende havnens drift, under anvendelse af en økonomisk ramme, som Byrådet har fastlagt, og de begrænsninger, som lovgivningen og de kommunalretlige regler i øvrigt sætter.


I den nuværende organisering af Nivå Havn har det været standarden, at havnens indtægter fra bådpladsleje mv. skal balancere med de udgifter, der specifikt kan henregnes driften af havnen (”havnen i vandet”). Udgifter til pleje og vedligeholdelse af havnens landarealer og strandparken har ikke indgået i budgettet for Nivå Havn.


Den hidtidige organisering og budgettering har kunnet give det indtryk, at driften af Nivå Havn i økonomisk henseende er undergivet det såkaldte ”hvile i sig selv princip”, der kendes fra kommunal forsyningsvirksomhed. Nivå Havn er imidlertid ikke en forsyningsvirksomhed og ”hvile i sig selv princippet” er ikke automatisk gældende for havnen.


For så vidt angår bådpladslejen skal den derfor som udgangspunkt heller ikke fastsættes under hensyntagen til alle de udgifter, der specifikt er forbundet med driften af havnen. I øvrigt er det ikke entydigt defineret, hvilken fysisk udstrækning en lystbådehavn skal have, og hvilken type af udgifter, der skal indgå i havnens økonomi. Den eneste reelle målestok, for hvad bådpladslejen skal være, er derfor markedslejen, således som denne kan fastlægges under hensynstagen til, hvad bådpladslejen udgør i sammenlignelige lystbådehavne.


I den fremtidige ledelses- og styringsmodel for Nivå Havn og Strandpark vil de midler, der skal anvendes til havnens og strandparkens drift bestå af en kombination af kommunale budgetmidler og indtægter fra bådpladsleje. Med de yderligere opgaver og kommunale midler, der tilføres den nye organisatoriske enhed, vil det være mere tydeligt, at der både formelt og reelt er tale om en kommunal virksomhed.


Ovenstående er grundlaget for fremstillingen nedenfor. I øvrigt er grundlaget det oprindelige oplæg fra marts 2015, Byrådets beslutning den 14. december 2015 angående organiseringen, de indkomne høringsudtalelser fra forretningsudvalget for Nivå Havn, de politiske udvalg samt havnens foreninger og kommunens borgere.


Ad 1. Bådpladsleje/takster

På baggrund af de indkomne høringssvar har administrationen vurderet den nye organisatoriske enheds budget på ny. Det er herefter administrationens opfattelse, at en forhøjelse af taksterne på 5 pct. vil være tilstrækkelig til at sikre enhedens økonomi den fornødne robusthed til også at kunne rumme de ønskede fornyelses- og udviklingstiltag, som enheden fremadrettet skal stå for.


En takstfremskrivning på 5 pct. udover den almindelige regulering[1] vil øge indtægterne med ca. 100.000 kr.


For at merindtægten fra takststigningen skal tilfalde den nye organisatoriske enhed, anbefales det, at udgiftsbudgettet opskrives tilsvarende, så der årligt vil være 100.000 kr. ekstra at anvende til fx fornyelses- og udviklingstiltag samt større vedligeholdelsesopgaver på Nivå Havn og Strandpark.


Der er forskellige takster på havnen afhængig af bådstørrelse, den bro båden ligger ved og de øvrige serviceydelser, bådejerne kan vælge. Hvis man ser på standardbåde på henholdsvis 20 m2, 25 m2 og 30 m2, vil en forhøjelse på 5 pct. udover den almindelige prisfremskrivning fra 2015 til 2016 se ud som i tabel 1, nedenfor.


Tabel 1: Takster 2016 for fast lejemål i sejlsæsonen (ex. bro C)

Bådstørrelse

Årlige leje i vandet i 2015 (kr.)

Årlige leje i vandet i 2016 efter takstforhøjelse på 5 pct. (kr.)

Årlig forskel i takst (kr.)

20 m2

3640

3880

240

25 m2

4550

4850

300

30 m2

5460

5820

360



Ad 2 Driftsbudget

I tabel 2 nedenfor fremgår administrationens forslag til helårs budget 2016 for Nivå Havn efter takstfremskrivningen på 5 pct. Som følge af takstfremskrivningen på 5 pct. er der oprettet en ny konto til opsparing til fornyelses- og udviklingstiltag samt større vedligeholdelse på 100.000 kr., hvor der er 100 pct. overførselsadgang. Der forventes indtægter for 2,04 mio. kr. samt udgifter for 1,91 mio. kr. samt et nettoresultat på 0,12 mio. kr., hvilket er det samme som i dag, og som der historisk har været budgetteret med. Administrationen har taget udgangspunkt i denne praksis og anbefaler, at det fastholdes.


Yderligere budget, som administrationen anbefaler, overgår til den nye organisatoriske enheds budget fremgår af tabel 3.


Budgettet til opgaver vedrørende strandparken placeres på en separat konto i budgettet for Nivå Havn og Strandpark. Hermed bliver budgettet afsat til strandparken synligt, og det bliver muligt at følge, hvad og hvor meget der anvendes til drift af strandparken.

 

Tabel 2: Forslag til helårs budget 2016 for Nivå Havn fremskrevet med 5 pct.

(Indtægts-, Udgifts- og Nettobudget 2016)

Indtægtskonti under Nivå Havn

Budget 2016

Gæstepladsleje

             -226.000

Ventelistegebyr

              -29.000

Faste bådpladser sommer-/vinterleje

          -1.785.000

Total

           -2.040.000

Udgiftskonti under Nivå Havn

Budget 2016

Oprensning af havneindløb

              107.000

Havnekontor

              100.000

El, vand og renovation

              142.000

Nyanskaffelser og vedligehold

              326.000

Havnefogedfartøj og kran

                40.000

Vagtordning - sommernætter

                60.000

Vedligeholdelse af fortøjningspladser

              170.000

Miljøstation

                15.000

Drift af toiletbygning

                91.000

Personaleudgifter

              720.000

Grunde og bygninger

                48.000

Opsparing til fornyelses- og udviklingstiltag samt større vedligeholdelse

              100.000

Total

             1.919.000

Nettobudget

              -121.000


I afsnittene nedenfor beskrives de ansvarsområder, som overgår til den nye organisatoriske enhed fra 1. april 2016. Med ansvaret følger også det budget, der har været afsat under de administrative centre på Rådhuset. Med ansvaret følger også det budget, som Nordsjællands Park og Vej (NSPV) får for at løse opgaver for Fredensborg Kommune på Nivå Havn og Strandpark. NSPVs opgaveløsning er reguleret af serviceaftaler, som den nye organisatoriske enhed får ansvaret for.


I praksis vil budget 2016 blive reguleret med det forbrug, der har været i perioden fra 1. januar 2016 og frem til datoen for hvornår ændringen træder i kraft.


Indtægter bådpladsleje på land

Indtægtsbudgettet vedrørende bådpladsleje på land i Nivå Havn i vinterhalvåret er placeret under Center for Plan og Miljø. Budgettet på 158.000 kr. overgår til den nye organisatoriske enhed. Budgettet dækker udgifter til udlægning af Hoffmanklodser, grus parkeringspladser og grønne arealer herved, skraldeposer samt andre bestillingsopgaver. Budgettet anvendes til opgaver varetaget af NSPV.


Vedligeholdelse af Nivå Strandpark

Udgiftsbudgettet vedrørende vedligehold af Nivå Strandpark er placeret under Center for Plan og Miljø. Opgaven varetages af NSPV. Budgettet på 136.000 kr. overgår til den nye organisatoriske enhed. Budgettet skal primært dække udgifter til livredder, badebro, sand, renholdelse og Sankt Hans bål. Budgettet placeres på en separat konto, så det bliver tydeligt, hvad der anvendes til vedligeholdelse af strandparken.


Kommunen har som grundejer ansvaret for den ydre kystbeskyttelse. Den nye organisatoriske enhed vil ikke får ansvaret for dette. Opgaven er overdraget til NSPV og ansvaret hører fortsat under Center for Plan og Miljø.


Vedligeholdelse af vej i Nivå Havn

Vedligeholdelsesopgaven for vejen i Nivå Havn og Strandpark er overdraget til NSPV. Udgiftsbudgettet vedrørende vedligeholdelsen er i dag placeret under Center for Plan og Miljø. Udgiftsbudgettet på 5.000 kr. overdrages til den nye organisatoriske enhed. Vejvedligeholdelsen omfatter blandt andet lapning af huller, opfyldning af vejkanter, vejmarkering, skilte mm.


Den del af den offentlige vej, som er placeret på matriklen for Nivå Havn overgår til status som privat vej. En del af vejen på Nivå Havn har allerede denne status. I praksis betyder det at den nye organisatoriske enhed får større valgfrihed, da der knytter sig flere muligheder til private veje i forhold til offentlige veje. Som privatvej er det kommunen som grundejer, og ikke kommunen som myndighed, der har ansvaret og opgaven. Når der skal gennemføres renovering af vejen med ny asfalt og eventuel kantopretning kan driftsbestyrelsen fremsætte ønske til Plan-, Miljø- og Klimaudvalget i forhold til at få prioriteret midler fra anlægspuljen hertil. En samlet renovering anslås at ligge i størrelsesorden 250.000 kr. Den nuværende vejbelægning anslås at have en restlevetid på 7–8 år.


Renovering af grus-parkeringsarealer langs vejen på Nivå Havn og på havneområdet i øvrigt er ligeledes overdraget til NSPV. Midlerne til dette er integreret i de øvrige midler som NSPV anvender i havneområdet og opgøres ikke særskilt. Midlerne overgår til den nye organisatoriske enhed.


Vintertjeneste udføres af NSPV. Midlerne er integreret i kommunens generelle budgetter til vintertjeneste under Center for Plan og Miljø. Budgettet overføres ikke til nye organisatoriske enhed.


Vedligeholdelse af udenomsarealer ved kommunale fritidsbygninger

Udgiftsbudgettet vedrørende vedligeholdelse af udenomsarealer ved de kommunale bygninger på Nivå Havn er placeret under Center for Kultur, Idræt og Sundhed. Opgaven varetages af NSPV. Budgettet på 87.000 kr. overgår til den nye organisatoriske enhed.


Tilskud til drift af toiletbygning

Politikområde Fritid og Idræt yder en årlig medfinansiering af toiletbygningen i Nivå Havn svarende til ca. 28.000 kr. Budgettet overgår til den nye organisatoriske enhed.


Vedligehold af beachvolley bane og broer/pontoner

Der er afsat 1.000 kr. årligt til vedligehold af beachvolley på strandparken. Opgaven varetages af NSPV. Herudover er der afsat 10.000 kr. årligt til vedligehold af broer og pontoner mm. på havnen, som er etableret til folkeoplysende fritidsaktiviteter (ikke broer til bådpladslejere). Budgetterne er afsat under Center for Kultur, Idræt og Sundhed. Budgetterne overgår til den nye organisatoriske enhed.


Administrativ bistand fra Center for Kultur, Idræt og Sundhed

Center for Kultur, Idræt og Sundhed løser i den nuværende organisering en række opgaver vedrørende driften af Nivå Havn. Havnen har betalt ca. 53.000 kr. årligt for løsning af de opgaver. I den nye organisering er det havneledelsen og driftsbestyrelsen, der får ansvaret for disse opgaver og udgiften til Center for Kultur, Idræt og Sundhed bortfalder. Budgettet under Nivå Havn bliver stående.


De opgaver Center for Kultur, Idræt og Sundhed har løst for Nivå Havn er følgende:

  • Sekretariatsbetjening af Forretningsudvalget for Nivå Havn
  • Udsendelse af diverse opkrævninger via kommunes debitorsystem (venteleje, sommer/vinterleje og indskud) samt kreditnota i forbindelse med disse opkrævninger.

I tabel 3 nedenfor fremgår det budget, som administrationen anbefaler, overgår til den nye organisatoriske enheds budget.


Tabel 3. Budget der flyttes til Nivå Havn (budgettet er uddybet i bevillingstabellen – se under bevilling)

Budgetområde der flyttes til Nivå Havn

Budget 2016 (kr.)

Indtægter fra bådpladsleje på land til udgifter forbundet med vinteropbevaring mm. (NSPV)

158.000

Vedligeholdelse af Nivå Havn (NSPV)

136.000

Vedligeholdelse af vej i Nivå Havn og Strandpark

5.000

Vedligeholdelse af udenomsarealer ved kommunale bygninger i Nivå Havn (NSPV)

87.000

Tilskud til drift af toiletbygning

28.000

Vedligehold broer og pontoner Nivå Havn

10.000

 

Tabellen skal forstås således, at den nye organisatoriske enhed tilføres et indtægtsbudget på 158.000 kr. som følge af, at indtægterne fra bådpladsleje på land fremadrettet tilfalder Nivå Havn og Strandpark. Bl.a. til at håndtere de udgifter der er forbundet med vinteropbevaring af både. De i tabellen nævnte udgiftsposter skal afholdes af den nye enhed og budgettet hertil overføres fra de centre, der er ansvarlige i dag, jf. afsnittene over tabel 3.


I notat om Nivå Havn og Strandpark - fremtidig styrings- og ledelsesmodel af 11. marts 2015 havde administrationen en række anbefalinger til den nye organisering og styring af Nivå Havn. På baggrund af bl.a. høringsudtalelserne anbefaler administrationen, at ansvaret for vedligeholdelse af bygninger, både indvendigt og udvendigt samt ansvaret for energiforbrug ikke overtages af den nye organisatoriske enhed.


Ad 3 Adgang til at overføre uforbrugte midler

Et andet spørgsmål, der har tiltrukket sig opmærksomhed i høringsudtalelserne, er, hvordan den nye organisatoriske enheds budgetoverskud og –underskud skal håndteres.


Administrationen anbefaler, at den nye organisatoriske enheds mulighed for at overføre over- og underskud som udgangspunkt skal følge de samme regler som kommunens øvrige økonomiområder.


I stedet for at årets nettoresultat overføres til en statuskonto, anbefales det, at der bliver 100 pct. overførselsadgang på en udgiftskonto (på 100.000 kr.), som skal dække udgifter til fornyelses- og udviklingstiltag samt vedligeholdelse, som ligger udover det, der kan dækkes indenfor det øvrige driftsbudget.


Havneledelsen og driftsbestyrelsen får ansvaret for at få udarbejdet en flerårig vedligeholdelsesplan for Nivå Havn og Strandpark, som vil vise, hvilke projekter der de kommende år skal prioriteres og dermed spares op til.


På de øvrige konti under Nivå Havn vil der være +/- 5 pct. overførselsadgang, som også er gældende for de øvrige rammestyrede områder (fx alle kommunale institutioner). Reglerne betyder, at mindreforbrug op til 5 pct. af det korrigerede budget automatisk overføres. Mindreforbrug over 5 pct. skal forklares i en redegørelse og overføres som udgangspunkt ikke. Det er tilladt at have et merforbrug på op til 5 pct. idet merforbruget skal indhentes/nulstilles i det efterfølgende år. Merforbrug over 5 pct. skal forklares i en redegørelse. Al merforbrug overføres til næste regnskabsår.


Hvis der er tale om større vedligeholdelsesopgaver, som ikke kan dækkes af havnens opsparede midler på kontoen, hvor der er 100 pct. overførselsadgang, kan driftsbestyrelsen fremsætte ønske til Plan-, Miljø- og Klimaudvalget i forhold til at få prioriteret midler fra anlægspuljen her til.


Det vil stadig være kommunens overordnede budget, der skal finansiere større udviklings- og anlægsarbejder samt større uforudsete udgifter gennem kommunens årlige budgetproces.


Ad 4 Beholdningskonto

Den såkaldte ”beholdningskonto” er en del af kommunens kassebeholdning. Kontoen indeholder overførte driftsresultater fra Nivå Havn og har ultimo 2015 en saldo på ca. 3,2 mio. kr. Midler herfra kan kun frigives og disponeres med Byrådets godkendelse. Nivå Havn har således altid på lige fod med andre kommunale institutioner skulle søge om midler fra kommunens kassebeholdning. Byrådet godkendte således i 2011, at der blev disponeret ca. 2 mio. kr. til etablering af toilet- og servicebygningen på havnen. I de hidtidige regnskaber for Nivå Havn har saldo fra beholdningskontoen været oplyst.


I forbindelse med etableringen af den nye organisering anbefaler administrationen, at det stadfæstes, at kontoen er en del af kommunens kassebeholdning. Administrationen anbefaler, at kontoen fremadrettet reserveres til tilbagebetaling af indskud for bådpladsleje, hvor kommunen har et udestående, som følge af den hidtidige praksis med fremskrivning af depositum jf. punkt 6 ”Indskud”. Kontoen skal derfor fremadrettet ses i sammenhæng med kontoen til ind og udbetaling af depositum, så denne opbygges til at kunne dække det udestående kommunen har i forhold til indskuddene.


Med det nye forslag om overførsel af ikke forbrugte midler fra et regnskabsår til det næste, jf. ovenfor ad 3, vil der i stedet blive oprettet en ny konto, hvis indestående skal anvendes inden for den drift, den nye organisatoriske enhed skal forvalte.


Ad 5. De økonomiske mellemværender med foreninger vedrørende foreningshuse, hvor foreningen har medfinansieret

Ifølge det fremlagte forslag, er det tanken, at kommunen skal indfri det mellemværende, der er med de forskellige foreninger, således at kommunen fuldt og helt kan disponere over husene.


Da stillingtagen til dette emne ikke er en forudsætning for implementeringen af den nye ledelses- og styringsmodel for Nivå Havn og Strandpark, vil det være op til Byrådet at træffe beslutning om, hvorvidt og eventuelt hvornår dette skal ske.


Administrationen anmoder dog om bemyndigelse til at igangsætte en dialog med de berørte foreninger, således at en sag herom i givet fald kan fremlægges til særskilt behandling i løbet af 2016.


Finansieringen skal findes inden for kommunens kassebeholdning.


Ad 6 Indskud.

Det bemærkes, at spørgsmålet om indskuddets størrelse ikke er indgået i det forslag, der har været udsendt i høring. Da det forslag, administrationen fremsætter nedenfor, imidlertid kun vil få betydning for bådpladslejere, der får bådplads efter 1. april 2016, har administrationen valgt at tage det med i den givne sammenhæng.


Ifølge det gældende regulativ for Nivå Havn skal en ny bådpladslejer indbetale et indskud i overensstemmelse med det gældende takstbilag i forbindelse med, at bådpladslejer får tildelt en bådplads. Ved lejemålets ophør tilbagebetales indskudsbeløbet reguleret til det beløb, der fremgår af takstbilaget for det år, ophøret finder sted. En bådpladslejer, der oprindeligt har indbetalt 25.000 kr. i indskud for mange år siden, vil i dag få udbetalt 47.500 kr., som indskuddet udgør i dag.


Såfremt alle bådpladslejere måtte opsige deres bådpladser i dag, uden at kommunen ville kunne anvise nye lejere, vil kommunen stå med en forpligtelse til at udbetale ca. 17,6 mio. kr. 


Administrationen anbefaler, at kommunen i forbindelse med overgangen til den nye organisering af Nivå Havn og Strandpark bringer den årlige regulering af indskuddet for bådpladser til ophør for bådpladslejemål, der indgås efter 1. april 2016.


Administrationen finder, at den nuværende ordning hverken er hensigtsmæssig eller rimelig. Administrationen foreslår derfor en ny ordning, hvorefter der for alle lejemål, der indgås efter 1. april 2016, ikke foretages nogen regulering af indskuddet i forbindelse med lejeforholdets ophør, forstået på den måde, at det beløb, bådpladslejeren har indbetalt som indskud, er det samme bådpladslejeren får retur, når lejemålet ophører. For så vidt angår de bådpladslejere, der har indbetalt efter de nugældende regler, vil indskuddet fortsat blive reguleret i en overgangsårrække, der vil løbe, indtil der ikke er flere lejere efter den nugældende ordning.


Videre proces og inddragelse

Administrationen erindrer om, at det i forbindelse med vedtagelsen af den nye organisering af Nivå Havn og Strandpark blev besluttet, at der skal foregå en yderligere inddragelse af havnens interessenter i forbindelse med udarbejdelsen og kvalificeringen af de dokumenter, der skal detailregulere den nye enheds forhold. Administrationen vil, så snart der er truffet beslutning i nærværende sag, tage skridt til at en sådan inddragelse finder sted.


[1] Taksterne for bådpladsleje reguleres med kommunens prisfremskrivning fra 2015 til 2016 og indskuddet reguleres i forhold til udviklingen i nettoprisindekset.

Bevilling

Bevillingstabel

Omkostningssted/

PSP-element

2016

2017

2018

2019

2020

Bådpladsleje på land

158.000

157.000

160.000

164.000

164.000

Bådpladsleje på land

-158.000

-157.000

-160.000

-164.000

-164.000

Vedligeholdelse af Strandpark

136.000

136.000

136.000

136.000

136.000

Vedligeholdelse af Strandpark

-136.000

-136.000

-136.000

-136.000

-136.000

Vedligeholdelse af vej - Nivå Havn

5.000

5.000

5.000

5.000

5.000

Vedligeholdelse af vej - Nivå Havn

-5.000

-5.000

-5.000

-5.000

-5.000

Tursejlerne Nivå Strand

-17.000

-17.000

-17.000

-18.000

-18.000

Nivå Strandpark 7-9

-27.000

-27.000

-27.000

-28.000

-28.000

Nivå Strandpark 11

-8.000

-8.000

-8.000

-9.000

-9.000

Nivå Strandpark 19

-17.000

-16.000

-17.000

-17.000

-17.000

Teltområde,

Strandpark

-6.000

-6.000

-6.000

-6.000

-6.000

Nivå Strandpark 4

-11.000

-10.000

-10.000

-11.000

-11.000

Beachvolley bane

-1.000

-1.000

-1.000

-1.000

-1.000

NSPV - foreningshuse Nivå Havn

87.000

85.000

86.000

90.000

90.000

Broer og pontoner Nivå Havn

-10.000

-10.000

-10.000

-11.000

-11.000

Broer og pontoner Nivå Havn

10.000

10.000

10.000

11.000

11.000

Tilskud.off.toilet. Nivå

-28.000

-28.000

-28.000

-29.000

-29.000

Drift af toiletbygning

28.000

28.000

28.000

29.000

29.000

Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)

 

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At Byrådet godkender:


  1. At der udover sædvanlig prisfremskrivning foretages en forhøjelse af bådpladslejen og øvrige takster (ekskl. taksten for indskud) med 5 % i 2016.
  2. At Nivå Havn og Strandpark får 100 % overførselsadgang mellem årene på en konto på 100.000 kr. til fornyelses- og udviklingstiltag samt vedligeholdelse.
  3. At reglerne om +/- 5 % overførselsadgang gælder for de øvrige driftskonti under Nivå Havn.
  4. At det budget, der fremgår af tabel 2 og 3, overgår til Nivå Havn og Strandpark
  5. Beholdningskonto reserveres fremadrettet til tilbagebetaling af indskud for bådpladsleje, hvor kommunen har et udestående, som følge af den hidtidige praksis med fremskrivning af depositum.
  6. At nye bådpladslejere efter 1. april 2016 ikke får fremskrevet deres indskud.
  7. At administrationen bemyndiges til at indlede dialog med Nivå Vandskiklub, Nivå Tursejlere samt Nivå Bådelaug om indfrielse af økonomisk mellemværende mellem Fredensborg Kommune og de tre foreninger med henblik på i 2016 at forelægge en sag herom til politisk stillingtagen.
  8. Administrationen inddrager havnens interessenter i forbindelse med udarbejdelse og kvalificering af dokumenter og inviterer interessenter til møde herom.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 06-01-2016

 

 

 

Ad punkt 1: Anbefaler administrationens indstilling

 

Ad punkt 2: Udvalget indstiller, at den organisatoriske enhed Nivå Havn og Strandpark får 100 pct. overførelsesadgang for et beløb på op til 100.000 kr. til budgetpost ”Opsparing til fornyelses- og udviklingstiltag samt større vedligeholdelse” jf. tabel 2.

 

Ad punkt 3: Anbefaler ikke administrationens indstilling.  

 

Ad punkt 4: Anbefaler administrationens indstilling. Herudover forudsættes det, at den organisatoriske enhed Nivå Havn og Strandpark hvert år realiserer et overskud på 121.000 kr. (+/- pl-fremskrivning og prioriteringsbidrag), som overføres til den organisatoriske enhed Nivå Havn og Strandparks opsparede midler (beholdningskontoen). 

 

Såfremt der opspares midler udover de 121.000 kr. årligt, tilføres disse tillige de opsparede midler (beholdningskontoen).

 

Byrådet kan på baggrund af ansøgning fra driftsbestyrelsen godkende konkrete større vedligeholdelses – og udviklingsprojekter og frigive midler hertil fra de opsparede midler.

 

Ad punkt 5: Anbefaler ikke administrationens indstilling, men i stedet at indskud afregnes som hidtil over kommunekassen.

 

Udvalget noterer sig, at de opsparede midler (beholdningskontoen)er en del af kommunens kassebeholdning.

 

Ad punkt 6, 7 og 8: Anbefaler administrationens indstilling.

 

Udvalget indstiller herudover uforandret status vedrørende offentlig vej og privat vej.

 

Udvalget ser det som en mulighed senere at udvide den nye administrative enheds geografiske udstrækning til at omfatte hele Nivå Havns lokalplanområde.

 

Udvalget fastslår, at der udover regnskab for den nye organisatoriske enhed også udarbejdes særskilt regnskab for strandparken.

 

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Fritids– og Idrætsudvalgets indstillinger.

Nr.20 - Kvalitetsstandarder 2016

Sagsnr.: 15/35271

 

Beslutningstema

Godkendelse af kvalitetsstandard for omsorgstimer samt kvalitetsstandard for klippekort.

Sagsfremstilling og økonomi

Den 1. december besluttede SSU at der skulle ske en opdeling samt præcisering af kvalitetsstandard for klippekort og kvalitetsstandard for omsorgstimer.


Målgruppen for klippekort er godkendt af ministeriet for børn, ligestilling, integration og sociale forhold. Afgrænsningen er formuleret og godkendt således af ministeriet: ” Fredensborg kommune afgrænser målgruppen til at omfatte ældre der modtager hjemmehjælp, hvor netværk og familie ikke deltager naturligt i den ældres hverdagsliv. Der kan være tale om ældre som ikke har nogen pårørende, netværket er meget begrænset eller hos de borgere, hvor netværket ikke længere magter at hjælpe med sociale eller praktiske opgaver. Borgerne bliver visiteret af visitatorerne enten 1) i forbindelse med almindeligt visitationsbesøg og dertilhørende dialog omkring netværk eller 2) ved at medarbejderne i den kommunale hjemmepleje eller hos den private fritvalgs leverandør gør visitationen opmærksom på borgere med begrænset netværk. Klippekortet er muligt at visitere til i en afgrænset periode dog til og med udgangen af 2016.


Målgruppen for omsorgstimer, er for borgere med et særligt behov for støtte, der ligger ud over den visiterede praktiske hjælp og personlige pleje. I praksis er det borgere hvor det vurderes vigtigt med en særlig forebyggende og/eller af aflastende indsats.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At kvalitetsstandard for omsorgstimer samt kvalitetsstandard for klippekort godkendes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 11-01-2016

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Social– og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.21 - Orientering om budget 2016-2019 på kulturområdet

Sagsnr.: 15/35293

 

Beslutningstema

Udvalget orienteres om budgetforlig 2016-2019 på kulturområdet.

Sagsfremstilling og økonomi

Tabel 1 nedenfor viser de korrektioner, der er foretaget på kulturområdet som følge af budgetforliget 2016-2019. Det samlede kulturområde er i budgetperioden reduceret med ca. 6,8 mio. kr.


Tabel 1: Budgetforlig 2016-2019 på kulturområdet

Tekst

Beløb (t.kr.)

2016

2017

2018

2019

2016-2019

Omlægning af Venskabsbysamarbejdet

-100

-100

-100

-100

-400

Reduceret aktivitet i Medborgercenter Nivå

-250

-250

-250

-250

-1.000

Reduceret tilskud til Mortenstrupgaard skoletjeneste

-75

-75

-75

-75

-300

Kunstfonden – reduktion af tilskud

-80

-80

-80

-80

-320

Lokalradioer – reduktion af tilskud

-50

-50

-50

-50

-200

Ingen nye klaverer i Musikskolen

-1.015

0

0

0

-1.015

Neutralisering af tidligere budgetforbedring (prioriteringsbidrag) på kulturområdet

-400

-400

-400

-400

-1600

Nedlæggelse af 1 stilling på bibliotekerne

-500

-500

-500

-500

-2.000

Bådfarten, Esrum sø reduceret tilskud

-25

-25

-25

-25

-100

Tilskud Lokalhistorisk museum

35

35

35

35

140

I alt

    -2.460

    -1.445

   -1.445

  -1.445

      -6.795


Reduktionen på 400.000 kr. som følge af ”Neutralisering af tidligere budgetforbedring (prioriteringsbidrag) på kulturområdet” er fordelt forholdsmæssigt på kulturområdet. Tabel 2 nedenfor viser fordelingen på de tre hovedområder på kulturområdet.

 

Tabel 2: Fordeling af neutralisering af tidligere budgetforbedring (prioriteringsbidrag) på kulturområdet

Budgetområde

Kr.

Musikskolen

-77.000

Bibliotekerne

-245.000

Øvrig kultur

-78.000

I alt

-400.000

 

De -78.000 kr. under øvrig kultur i tabel 2 er fordelt forholdsmæssigt på delområder som fx museer og Kulturpuljen.

 

De berørte institutioner af budgetkorrektionerne på kulturområder er jf. implementeringsplanen (ØK sag d. 16. november 2015) orienteret pr. brev medio november. Konsekvenserne af den samlede besparelse for servicen på biblioteksområdet fra 2016 fremlægges i særskilt sag på kommende møde.

Kompetence

Kulturudvalget.

Indstilling

  1. At udvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Kulturudvalget den 10-12-2015

Orienteringen taget til efterretning.


Udvalget ønsker dispensation fra gældende overførelsesregler jf. Økonomihåndbogen, således at uforbrugte midler i Kulturpuljen i et regnskabsår overføres 100 pct. til efterfølgende budgetår.


Sagen oversendes til Byrådet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Økonomiudvalget anbefaler at følge kulturudvalgets indstilling.


Henriette Brandt Pedersen (Ø) stemte imod.

Nr.22 - Byens Hus ved Egedal

Sagsnr.: 15/31102

 

Beslutningstema

Kulturudvalget og Økonomiudvalget skal forholde sig til igangsættelse af det reviderede projekt Byens Hus i Kokkedal.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet afsatte i budget 2013-16 15,5 mio. kr. i opsparing til Byens Hus i Kokkedal. På mødet den 16. december 2013 godkendte Byrådet et politisk konsensuspapir, som beskriver rammerne for Byens Hus. Rammerne er, at huset skal være et kreativt samlingssted for alle borgere og foreninger samt at huset skal have en multifunktionel sal (et stort rum, der kan deles op efter behov), fleksible mødefaciliteter og udendørsfaciliteter, som skaber liv både ude og inde.


Byrådet besluttede den 24. juni 2014, at Byens Hus skal opføres i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej.


Den 26. maj 2015 besluttede Byrådet, at Byens Hus var omfattet af et midlertidigt anlægsstop, og at spørgsmålet om realisering af projektet skulle afklares i forbindelse med budgetforhandlingerne 2016-19.


Byrådet besluttede med vedtagelsen af budget 2016-19 at reducere bevillingen til Byens Hus til 5 mio. kr. Det blev samtidig besluttet, at Byens Hus skal etableres i forbindelse med Egedal Medborgerhus, Egedalsvej 2 i Kokkedal.


Fondsstøtte

Den 6. december 2014 gav Realdania Fredensborg Kommune tilsagn om støtte på 9 mio. kr. til Byens Hus i Kokkedal. Det justerede budget var således på 24,5 mio. kr.


Realdanias tilsagn om støtte var baseret på Byrådets vision for Byens Hus i Kokkedal samt supplerende punkter om, at huset skulle have en klar sammenhæng med Klimatilpasning Kokkedal, at Kokkedal Skoles elever skulle inviteres til at bruge huset og at det skulle kunne danne ramme om både formelt organiserede aktiviteter og mere selvorganiserede aktiviteter.


Den 30. november 2015 meddelte Realdania, at fonden ikke kan støtte projektet på grund af den nye placering samt reduceret kommunal finansiering.


Den økonomiske ramme for Byens Hus ved Egedal er således 5 mio. kr.


Lokalplan

Det vil kræve udarbejdelse af en ny lokalplan for området og et kommuneplantillæg at opføre en nybygning til kulturhusformål i forbindelse med Medborgerhuset Egedal. Udarbejdelsen af ny lokalplan vil forventeligt tage ca. 12 måneder.


Af Fredensborg Kommunes kortlægning af kulturmiljøer fremgår det, at Egedal har høj bevaringsværdi, hvorfor huset må anses for at være beskyttet. Det betyder, at en evt. tilbygning eller ny bygning skal placeres og udformes på en måde, som ikke forringer de kulturhistoriske værdier.


Endvidere er Medborgerhuset Egedal omfattet af Kirkebyggelinje og Skovbyggelinje. Det er Fredensborg Kommune, der giver dispensation fra de to byggelinjer.


Pointer fra brugerinddragelse

Administrationen gennemførte i første kvartal 2015 en grundig inddragelsesproces om byggeprogram med bred repræsentation af potentielle brugere herunder foreninger og institutioner samt selvorganiserede grupper.

Konklusioner fra brugerinddragelsen er:

  • At der særligt blandt de selvorganiserede grupper (småbørnsfamilier, mødregrupper mv.) er et udbredt ønske om faciliteter, der kan fungere som uformelle møde- og aktivitetssteder i hverdagen, fx omkring et cafémiljø.
  • At bl.a. kreative foreninger efterspørger værkstedsfaciliteter til aktiviteter som sang, dans, tegning, maling og syning.
  • At unge studerende efterspørger studiemiljø

I modsætning til Fritidsfacilitetsanalysen viste brugerinddragelsen også, at der blandt teaterforeningerne ikke er stærk efterspørgsel på et specialiseret spillested til teaterforeninger.


Ramme for byggeprogram

Administrationen vil primo 2016 igangsætte en proces for udarbejdelse af et nyt byggeprogram for Byens Hus.


Arbejdet med realisering af Byens Hus vil tage udgangspunkt i Byrådets konsensuspapir for Byens Hus samt indsigter fra den gennemførte brugerinddragelse i 2015, som er sammenfattet i et udkast til et byggeprogram.


I lyset af det reducerede budget og det forhold, at Egedal Medborgerhus i forvejen rummer flere mindre lokaler, som allerede i dag benyttes som velfungerende møde- og værkstedsfaciliteter, vil dialogen med interessenterne tage udgangspunkt i at huset tilføres følgende faciliteter:

  • Multifunktionel sal (et stort rum, der kan deles op efter behov)
  • Uformelle mødesteder

Den formelle brugerinddragelse er således gennemført, og evt. yderligere brugerinddragelse vil ske i fornødent omfang.


Dialog med Medborgerhusforeningen Egedal

Repræsentanter fra Medborgerhusforeningen Egedal har tilkendegivet, at de umiddelbart ser positivt på, at huset tilføres de ovennævnte faciliteter.


Proces- og udbudsform

For at opnå mest mulig byggeri og værdi for pengene, anbefaler administrationen, at processen frem til og med godkendt projektforslag udføres af Fredensborg Kommunes administration. Herefter udbydes projektet i første omgang i en totalrådgivning, som vil være budgetansvarlig. Totalrådgiveren udarbejder myndighedsprojekt og hovedentrepriseudbud. Via licitation vælges det billigste hovedentreprisetilbud og byggeriet kan begynde.


Milepælsplan

Byggeprogrammet forventes fremlagt til Byrådets godkendelse medio 2016.

Forventet byggestart er indtil videre: Maj 2017

Forventet ibrugtagning er indtil videre: August 2018

 

Administrationen bemærker, at det samlede budget på 5 mio. kr. er afsat i 2016, men at huset først vil stå klar i 2018. Sagen medtages derfor i budgetrevision 30/4.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. Administrationen indstiller, at Kulturudvalget anbefaler:
    1. At Byens Hus realiseres med faciliteterne multifunktionel sal (et stort rum, der kan opdeles efter behov) og uformelle mødesteder.
    2. At Byens Hus realiseres med udgangspunkt i den fremlagte milepælsplan.

 

  1. Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender:
    1. At Byens Hus realiseres med faciliteterne multifunktionel sal (et stort rum, der kan opdeles efter behov) og uformelle mødesteder.
    2. At Byens Hus realiseres med udgangspunkt i den fremlagte milepælsplan.

Beslutning i Kulturudvalget den 12-01-2016

Udvalget anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender Kulturudvalgets indstilling.

Nr.23 - Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio - evaluering af driftsaftale

Sagsnr.: 15/35762

 

Beslutningstema

Aftale mellem Fredensborg Kommune og Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio om drift af Fredensborg Bio fremlægges til evaluering.

Sagsfremstilling og økonomi

Driftsaftalen blev godkendt af Byrådet d. 29. september 2014 og trådte i kraft d. 1. oktober 2014. Af driftsaftalen fremgår det, at driftsaftalen skal evalueres efter et år, dvs. 1. oktober 2015. Kulturudvalget besluttede dog på mødet d. 13. august 2015 at udskyde evalueringen af driftsaftalen til udvalgsmødet i januar. Denne beslutning blev taget på den baggrund, at Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio først er kommet i gang med sine kulturelle arrangementer i september 2015 efter Madam Mangors forestillingsperiode i juli og august 2015.


På udvalgsmødet d. 13. august 2015 havde Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio foretræde for Kulturudvalget, og der blev givet en status på driftsaftalen. Kulturudvalget besluttede på dette møde at komme med en række opfordringer til foreningen i forhold til dels organiseringen af foreningen og dels driften af Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio.


På udvalgsmødet d. 10. december blev Kulturudvalget orienteret om, at foreningen har fulgt samtlige af Kulturudvalgets opfordringer, bl.a. i forhold til at vedtage en forretningsorden for bestyrelsen samt at planlægge vedtægtsændringer i forhold til bestyrelsens sammensætning på førstkommende generalforsamling.


Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio oplyser til administrationen, at foreningen siden d. 1. august 2015 har afholdt 10 kulturelle arrangementer, og at det således er lykkedes foreningen at realisere hovedparten af sine planlagte arrangementer.


Foreningen har fremsendt en liste over kulturelle arrangementer, der planlægges gennemført i 2016. I henhold til driftsaftalen skal denne liste være fremsendt ultimo december året før. 


Foreningen planlægger primært at anvende weekender til sine arrangementer for på den måde fortsat at give plads til de forskellige foreningsaktiviteter, der finder sted i hverdagene.


Driftsaftalen og listen over arrangementer i 2016 er vedlagt som bilag. (bilag 1 + 2)


Ligeledes vedlagt sagen som bilag (bilag 3) er notatet ”Entre til kommunalt støttede arrangementer”, som berører spørgsmålet vedr. mulighed for at tage entre til kommunalt støttede arrangementer samt spørgsmålet om størrelsen på en eventuelt entrebetaling. Konklusionen er, at der ikke i den skrevne lovgivning eller i kommunalfuldmagtens regler findes regler om, at der ikke kan opkræves entré ved arrangementer, som kommunen lovligt kan støtte, ligesom der ikke findes regler om størrelsen af en evt. entre. Det må derfor konkluderes, at en entrébetaling til arrangementer i Fredensborg Bio og Egedal Medborgerhus ikke er i strid med lovgivningen.


Administrationens bemærkninger
Administrationen bemærker, at perioden fra driftsaftalens begyndelse i oktober 2014 og frem til i dag har været præget af en del udfordringer i driften af Fredensborg Bio. Dels har der været en del udfordringer for Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio og dels har administrationen brugt uhensigtsmæssigt megen tid og ressourcer på spørgsmål fra bestyrelsen og på klager og henvendelser vedr. driften af Fredensborg Bio fra dels Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bios egne medlemmer, fra husets øvrige brugere og andre interessenter.


Selvom der fortsat er udfordringer, fremstår Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio efter den lidt vanskelige start nu som en forholdsvis velfungerende forening, der formår at skabe kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio for en bred målgruppe. Det er administrationens vurdering, at foreningen lever op til driftsaftalen.


Administrationen foreslår dog, at driftsaftalen tilrettes og specificeres i forhold til elementer i aftalen, der i løbet af den første periode har været uklare. Administrationen anbefaler, at det i § 3 vedørende Esrum Sø Rundt præciseres, at den weekend, hvor Esrum Sø Rundt afvikles, begynder fredag kl. 18, og at det forudsættes, at Fredensborg GL. Bio er ryddet og klargjort til afholdelse af Esrum Sø Rundt.


Ligeledes tilføjes det til § 5 i aftalen, at selvom Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio varetager den indholdsmæssige drift af Fredensborg Gl. Bio, agerer foreningen dog som stedfortræder for kommunen og skal derfor leve op til de samme grundlæggende principper som en offentlig instans. Det vil bl.a. betyde, at foreningen ikke kan nægte personer adgang til huset.


Ligeledes tilrettes driftsaftalen i forhold til årstal, datoer og lignende.


Administrationen indstiller således, at driftsaftalen tilrettes i forhold til de nævnte punkter og forlænges med ét år til d. 1. januar 2017. Aftales evalueres igen efter et år, dvs. d. 1. januar 2017.


Det indstilles ligeledes, at de 60.000 kr., der årligt er afsat til kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio, udbetales til foreningen på baggrund af den fremsendt liste over planlagte arrangementer i 2016.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet f.s.v.a. indstilling 1.

Kulturudvalget f.s.v.a. indstilling 2.

Indstilling

  1. At det anbefales overfor Byrådet, at ”Aftale mellem Fredensborg Kommune og Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio om drift af Fredensborg Bio” tilrettes i forhold til de nævnte punkter og forlænges med ét år til d. 1. januar 2017. Aftales evalueres igen efter et år, dvs. d. 1. januar 2017.
  2. At de 60.000 kr., der årligt er afsat til kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio, udbetales til foreningen på baggrund af den fremsendt liste over planlagte arrangementer i 2016.

Beslutning i Kulturudvalget den 12-01-2016

Udvalget indstiller administrationens punkt 1, idet udvalget særligt indskærper, at foreningen agerer som stedfortræder for kommunen og skal derfor leve op til de samme grundlæggende principper som en offentlig instans. Det vil bl.a. betyde, at foreningen ikke kan nægte personer adgang til huset, og at foreningen skal efterleve lighedsgrundsætningen og øvrige forvaltningsretlige principper.


Udvalget vedtog administrationens punkt 2.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Kulturudvalgets indstilling.

Nr.24 - Orientering om tilsyn med Fredensborg Kommunes administration af rådighedsreglerne - 3. kvartal 2014

Sagsnr.: 15/14891

 

Beslutningstema

Orientering om afrapportering vedrørende stikprøvekontrol i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) fører tilsyn med kommunernes vurdering af en persons rådighed, når den pågældende har ansøgt om eller modtager kontanthjælp alene på grund af ledighed. Tilsynet omfatter kommunernes afgørelser om rådighed, konsekvenser og sanktioner efter aktivlovens bestemmelser.

 

Styrelsen har gennemført en stikprøvekontrol af rådighedsadministrationen i Fredensborg Kommune. Der er gennemgået 13 tilfældigt udvalgte personsager på jobparate kontanthjælpsmodtagere, der i 3. kvartal 2014 er registreret for manglende opfyldelse af sin rådighedsforpligtelse (kaldet negativ hændelse).

 

Tilsynsrapporten er modtaget den 4. september 2015. Byrådet skal i henhold til aktivlovens bestemmelser behandle det samlede resultat af tilsynet på et møde.

 

Resultatet af tilsynet og styrelsens vurdering

Tre personsager udgik af tilsynet, enten fordi borgeren var ansat i løntilskud i perioden eller fordi sanktionen lå uden for 3. kvartal 2014.

 

I en personsag er der registreret to negative hændelser. Det betyder, at der samlet indgik 11 hændelser i undersøgelsen.

 

Otte af de 11 hændelser er håndteret korrekt.

 

De resterende tre behandlede hændelser er registreret som fejl. Fejlene fordeler sig således:

 

·      I en af sagerne skyldes fejlen manglende sanktionering i forbindelse med afmelding som jobsøgende i jobcenteret.

·      I en sag annullerede kommunen sanktioneringen på grund af manglende partshøring fra kommunens side.

·      I en sag drejer det sig om manglende sanktionering for udeblivelse fra en samtale.

 

På baggrund af det gennemgåede materiale vurderer styrelsen, at Fredensborg Kommune generelt har en velfungerende procedure til at opfange, registrere og sanktionere tilfælde med manglende overholdelse af rådighedsforpligtelsen. Styrelsen anbefaler dog fokus på fejlområdet. Samlet set finder styrelsen, at resultatet af tilsynet med Fredensborg Kommunes rådighedsadministration er tilfredsstillende.

 

Administrationens initiativer til forbedring af sagsbehandlingen

Administrationen har iværksat forskellige tiltag i forhold til at forbedre sagsbehandlingen i relation til de nævnte fejlområder. Følgende indsatser er iværksat eller intensiveret for at hindre, der sker fejl i sagsbehandlingen:

  • Der er foretaget en analyse af anvendelsen af sanktioneringsregler.
  • Arbejdsgangen vedrørende sanktionering er blevet skærpet.
  • Der er udarbejdet en udførlig anvisning til sagsbehandleren med overblik over målgrupper og sanktionering i forhold til negative hændelser.
  • Partshøring foretages samme dag som borgeren udebliver fra en samtale eller ikke møder i tilbud (negativ hændelse).
  • Hvis sagsbehandler vurderer, at der ikke skal sanktioneres i en sag, skal den beslutning godkendes af en teamleder.
  • Der er etableret undervisningsforløb med fokus på reglerne vedrørende partshøring og sanktionering.
  • Der er ledelsesmæssig fokus på, at sagsbehandlingen forberedes, hvilket sikres gennem løbende opfølgning.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Lov om aktiv socialpolitik § 13 d, stk. 5.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 08-12-2015


Udvalget tager styrelsens positive konklusion til efterretning og anbefaler de iværksatte initiativer.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Arbejdsmarkeds– og Erhvervsudvalgets indstilling.

Nr.25 - Placering af aktivitetssted for unge voksne 18+ i Kokkedal Ungdomsklub

Sagsnr.: 14/6705

 

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I 2014 besluttede Byrådet, at der skulle etableres et aktivitetssted for unge voksne over 18 år i Kokkedal, men siden har det ikke været muligt at opnå politisk enighed omkring den fysiske placering af stedet. Byrådet besluttede den 23. februar 2015, at der arbejdes med målgruppen i Kokkedal Ungdomsklubs lokaler, når lokalerne ikke benyttes af ungdomsklubbens medlemmer, indtil en permanent placering er fundet.

 

I det seneste halve år har der således været et midlertidigt aktivitetssted i Kokkedal Ungdomsklubs lokaler lørdag og søndag. Tilbuddet afvikles under Kokkedal Ungdomsklubs ledelse og har p.t. ca. 20-25 aktive brugere.
Det er vigtigt at præcisere, at dette tilbud er et supplement til de eksisterende lovpligtige tiltag og derfor ikke kan erstatte den eksisterende Exit-indsats, som varetages af Center for Job og Uddannelse. Aktivitetsstedet er en forebyggende indsats, som skal medvirke til at reducere antallet af unge, der skal i Exit-indsats.

 

I den seneste periode er der opnået et bedre kendskab til målgruppen, som giver et godt fundament for nu at videreudvikle tilbuddet. Da der i mellemtiden ikke er opnået politisk enighed om en alternativ placering, foreslår administrationen, at aktivitetsstedet etableres i Kokkedal Ungdomsklubs lokaler for den resterende projektperiode, der løber indtil udgangen af 2017.    

 

Aktivitetsstedet har åbent i eftermiddags- og aftentimerne. Administrationen vurderer, at indsatsen vil påvirke bestræbelserne på at skabe tryghed i det centrale Kokkedal positivt.

 

Nærværende sag er således en kort gennemgang af aktivitetsstedets formål og metoder ud fra et nu bedre kendskab til målgruppen og tilpasset den nuværende placering.

 

Formål

Aktivitetsstedets formål er at medvirke til, at brugerne realiserer deres positive potentialer som aktive medborgere.

 

Aktivitetsstedet skal bidrage til:

  • At målgruppen får støtte til fastholdelse af uddannelse og job
  • At mindske kriminaliteten og uroskabende adfærd i Kokkedal
  • At flytte utryghedsskabende unge væk fra centrale områder i Kokkedal, herunder Holmegårdscenteret
  • At reducere antallet af kriminelle hændelser begået af unge fra Fredensborg Kommune
  • At reducere antallet af unge, der er involveret i eller udsatte for at blive relateret til kriminelle handlinger
  • At øge den oplevede tryghed i Kokkedal, subsidiært i Fredensborg Kommune

 

Målgruppe

Den primære målgruppe for aktivitetsstedet er kriminalitetstruede og kriminelle unge over 18 år bosat i Kokkedal. Den sekundære er samme målgruppe fra andre udsatte boligområder i Fredensborg Kommune. Endelig er aktivitetsstedet et åbent tilbud, der kan benyttes af alle voksne over 18 år. De unge, som benytter sig af det nuværende midlertidige tilbud, er bredt sammensat.  

Voksne uden tilknytning til kriminalitet eller lignende kan fungere som positive rollemodeller for de øvrige brugere.

Forventet antal daglige brugere er ca. 25-35 personer.

 

Metode

Metoden i aktivitetsstedet baseres på relations- og motivationsarbejde, hvor aktiviteter benyttes til at igangsætte positive forandringer hos målgruppen. Indsatsen bygger på både individuelle og gruppebaserede aktiviteter. Der tilbydes en helhedsorienteret vejledning med et kontinuerligt fokus på at fjerne de barrierer, der afholder de unge fra et liv med forpligtelser. Aktiviteterne skal fremme brugernes sociale kompetencer og samfundsforståelse samt udvikle deres praktiske og faglige færdigheder. For at sikre brugernes indflydelse på tilbuddet jf. forpligtelsen i § 16 i Serviceloven, afstemmes aktiviteterne i forhold til de unges kvalifikationer og ønsker for fremtiden.

 

Vejledning

  • Vejledning om lovgivning og rettigheder f.eks. i forhold til bolig, ydelser med mere
  • Formidling af kontakt til relevante samarbejdspartnere
  • Eventuel misbrugsvejledning og motivation til behandling
  • Støtte til at sætte mål for fremtiden
  • Eventuel individuel støtte i forbindelse med løsladelse, EXIT eller lignende

 

Brobygning til beskæftigelse og uddannelse

  • Regelmæssige besøg af jobkonsulenter og UU-vejledere
  • Foredragsrække med beskæftigelses- og uddannelsesmæssigt indhold f.eks.: ’Job med plettet straffeattest’, ’Iværksætteri’, ’Uddannelsesmuligheder’ 
  • Hjælp til jobansøgninger, cv, lektiehjælp og studiestøtte
  • Besøg på uddannelsesinstitutioner og virksomheder

 

Øvrige aktiviteter

Udflugter, fælles madlavning, motion, filmaftener med videre.

 

Onkelprofiler

Både Kokkedal Ungdomsklub og aktivitetsstedet har god erfaring med at ansætte lokale fædre til de unge i en såkaldt ”onkelprofil”. ”Onklerne” kender målgruppen indgående, og deres tilstedeværelse i aktivitetsstedet giver ro, tillid og muliggør en god relation, hvilket er afgørende i forhold til at opretholde et trygt tilbud uden kriminalitet. Onkelprofilerne fungerer også som tryghedsskabende team, der er synlige i gadebilledet og med til at trække de unge væk fra ophold på gaden f.eks. ved Holmegårdscenteret.

 

Placering

Aktivitetsstedet placeres i Kokkedal Ungdomsklubs lokaler uden for ungdomsklubbens almindelige åbningstid, således at de to målgrupper holdes adskilt. Klubben indeholder gode faciliteter til forskellige aktiviteter blandt andet køkken, større rum til foredrag, mindre rum til individuelle samtaler samt computerrum til ansøgninger med videre.

 

Åbningstider

Mandag

15-21

Kokkedal Ungdomsklub

Tirsdag

15-21

Kokkedal Ungdomsklub

Onsdag

15-23

18+

Torsdag

15-21

Kokkedal Ungdomsklub

Fredag

15-21

Kokkedal Ungdomsklub

Lørdag

15-23

18+

Søndag

15-23

18+

*Uden for aktivitetsstedets åbningstid vil medarbejderne lave opsøgende arbejde blandt målgruppen og tilbyde individuelle samtaler i dagtimerne.

 

Organisering

Center for Familie og Unge har ansvar for drift og udvikling af aktivitetsstedet. Aktivitetsstedet ledes af lederen for Kokkedal Ungdomsklub. Der tilknyttes en souscheffunktion, der skal understøtte driften af både ungdomsklub og aktivitetssted. Desuden ansættes en socialrådgiver, som skal fungere som vejleder og brobygger til Center for Job og Uddannelse. Dertil kommer ansættelsen af onkelprofiler.

 

Da aktivitetsstedet bygger på en tidsbegrænset bevilling og er et nyt forsøg, organiseres aktivitetsstedet som et projekt med tværgående repræsentation fra både Center for Familie og Unge og Center for Job og Uddannelse.

 

Samarbejdspartnere

Aktivitetsstedet vil fungere som et supplement til de lovpligtige tilbud som de unge skal have i f.eks. i regi af Center for Job og Uddannelse, exitprogram eller lignende. Vejlederen vil indgå i en netværksgruppe med de aktører, der har berøring med målgruppen, så videndeling og koordinering muliggøres. For at sikre, at Aktivitetsstedet arbejder efter samme mål og retning som den udøvende myndighed vil der være samarbejde med Center for Job og Uddannelse, Center for Familie og Unge, mentorer, SSP, UU-Øresund, Nordsjællands Politi  og relevante frivillige.   

Bevilling

Finansieringen bygger på § 17 midler fra Økonomi- og Indenrigsministeriet og er en del af budgetforliget for 2015-18, indgået i oktober 2014.  Det årlige budget er i forbindelse med kassegenopretningen blevet korrigeret fra 2,5 mio. kr. til 2,2 mio. kr. i 2016 og 2017. 

Retsgrundlag

Aktivitetsstedet etableres som et åbent fritidstilbud uden visitation under § 104 i Serviceloven som et ”aktivitets- og samværstilbud til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller med særlige sociale problemer til opretholdelse eller forbedring af personlige færdigheder eller af livsvilkårene”.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Byrådet beslutter at forsætte en placering af aktivitetsstedet for unge voksne 18+ i Kokkedal Ungdomsklubs lokaler for den resterende projektperiode frem til 31.12.2017.
  2. At Byrådet modtager en midtvejsstatus på aktivitetsstedet ultimo 2016 og en slutevaluering ultimo 2017.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 13-01-2016


Sagen tilbagetilsendes til administrationen med henblik på udarbejdelse af et forslag, der dækker såvel Nivå som Kokkedal.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Sagen blev taget af med henvisning til beslutningen i Arbejdsmarkeds– og Erhvervsudvalget.

Nr.26 - Kyst, By og Natur - turismeudvikling i Kongernes Nordsjælland

Sagsnr.: 15/28582

 

Beslutningstema

Godkendelse af samarbejdsaftale mellem Fredensborg Kommune og VisitNordsjælland vedr. projekt ”Kyst, by og natur – turismeudvikling i Kongernes Nordsjælland”.

Sagsfremstilling og økonomi

Projekt ”Kyst, By og Natur” er et pilotprojekt, hvortil VisitNordsjælland har modtaget en bevilling til fra Region Hovedstadens Vækstforum. Kyst, By og Natur er en fortsættelse af destinationsudviklingsprojektet samt EU-projektet ”Den klassiske badeby”, som resulterede i 5 potentialeplaner, heraf potentialeplan for Humlebæk, og den som Fredensborg Kommune selv finansierede for Nivå.


Projektet blev godkendt i VisitNordsjællands bestyrelse december 2013, men man valgte at udskyde projektperioden til 2015-2017, således at man på det tidspunkt kunne drage fuld fordel af konklusionerne fra de tidligere udviklingsprojekter. Projektet startede således op i januar 2015, og man valgte at igangsætte projektets aktiviteter sideløbende med udarbejdelsen af den rent administrative partnerskabsaftale efter aftale med Region Hovedstaden. Der er i forlængelse heraf udarbejdet vedhæftede samarbejdsaftale mellem Fredensborg kommune og VisitNordsjælland.


Projektets udvikling og indhold

Kyst, By og Natur er delt op i en tosporet fokusering på hhv. konceptuel og fysisk helhedsudvikling af det nordsjællandske kystprodukt. Projektplanen beskæftiger sig derfor både med indsatser til:

a) Udnyttelse af oplevelsesressourcer, udvikling og konceptualisering af nyt indhold, udvikling af fysiske og materielle rammer samt

b) Sammentænkning af indsatser på tværs af den nordsjællandske kyst og Nordsjælland generelt.


Ved en workshop ved opstart med deltagelse af de 5 kommuner blev følgende fælles indsatser aftalt:

  1. Natursamarbejder: Nationalpark Kongernes Nordsjælland og Parforcejagtsystem – Udvikling af ruter, aktiviteter, skiltning m.v.
  2. Infrastruktur i Nordsjælland: Fokus på udvikling af infrastrukturen på tværs af destinationen – Bus, cykel, vandring eller til vands. Understøttes af den nødvendige skiltning
  3. Tematisering af strandene: Zonering af strandene i samarbejde med Naturstyrelsen i forhold til en tematisering af strandene samt aktiviteter på strandene.
  4. Mystery shopping i Fredensborg, Gilleleje, Helsingør, Hundested, Frederiksværk og Hillerød tillige med face to face interview i Hundested og Gilleleje – Resultatet udkom november 2015.

Mulige indsatser lokalt i Fredensborg Kommune forslået af VisitNordsjælland:

  • Sparring og deltagelse i videreførelse af Humlebæknetværket, indsats med wayfinding i byerne, kompetenceudvikling i forbindelse med resultatet af mysteryshopping i Fredensborg, turismeudvikling i landområderne i relation til parforcejagt, ridestier og gårdbutikker.

Idéudviklingen er ikke endeligt bindende. Projektets ledelse i Visit Nordsjælland har således inviteret til dialog om, hvilke indsatser der styrker udvikling af turismen i de enkelte kommuner og på tværs af dem. Styregruppen vil fastlægge en fordeling af projektets ressourcer i sammenhæng hermed.


Til orientering forventes der igangsat et andet projekt i regi af VisitNordsjælland i perioden 2016-2017, som finansieres af Region Hovedstadens Vækstforum med fokus på udvikling af maritim turisme i Halsnæs, Gribskov og Helsingør kommuner. VisitNordsjælland vil inddrage Fredensborg kommune og dets aktører i relevante sammenhænge fx udvikling af maritime aktiviteter i Nivå og Humlebæk havne.


Projektets finansiering

Region Hovedstaden har bevilliget 3 mio. kr. ud af et samlet projektbeløb på 5 mio. kr. til projektet ’Kyst, by og natur’. Projektejer er Visit Nordsjælland. Regionens finansiering er kontant, mens det er forudsat, at Visit Nordsjællands ejerkommuner finansierer med samlet 2 millioner kr. alene i form af dokumenteret timeforbrug i projektet.


Projektmodellen er, at VisitNordsjællands ejerkommunerne hver især bidrager med i alt 325.000 kr. i løntimer fordelt over årene 2015, 2016 og 2017. Medfinansieringen fra Fredensborg Kommune vil udmøntes i forbindelse med udviklingen og implementeringen af planstrategien for Fremtidens Fredensborg Kommune fra medio 2016. Det understreges, at de medfinansierende timer sker indenfor de allerede afsatte ressourcer for indsatser, der i Fredensborg Kommune skal arbejdes med i projektperioden og projekter, der som sagt understøtter Fremtidens Fredensborg Kommune.

 

Parter i projektet

Deltagende partnere i projektet er: VisitNordsjælland, Halsnæs Kommune, Fredensborg Kommune, Hillerød Kommune, Helsingør Kommune, Gribskov Kommune samt Naturstyrelsen.


Projektperiode:

Startdato: 01-01-2015 - Slutdato: 31-12-2017

Grundet revision af Region Hovedstadens retningslinjer for udmøntning af projektmidler i august 2015 er der udarbejdet fornyet partnerskabsaftale, som er vedhæftet.

Administrationen har taget initiativ til et møde med VisitNordsjælland med henblik på at afklare forholdet vedr. projektets start pr. 1.1.2015 og Fredensborg Kommunes indgåelse af samarbejdsaftalen efter politisk behandling i januar 2016. Konklusionen på denne fælles drøftelse er, at VisitNordsjælland ikke har en forventning om, at Fredensborg Kommune kan indgå i projektet fuldtud før implementeringen af Fremtidens Fredensborg Kommune medio 2016, og dermed at forventningerne vedr. Fredensborg Kommunes deltagelse og dermed medfinansiering i timer tilpasses hertil.


Styregruppe

Der nedsættes en styregruppe til projektet. Heri deltager  Fredensborg Kommune med en administrativ repræsentant.

 

Projektets sammenhæng med Fremtidens Fredensborg Kommune

Fremtidens Fredensborg Kommune er i høring. Når strategien er endeligt vedtaget i Byrådet til marts, skal strategien implementeres. Indsatsen for at udvikle de 4 bymidter og landområderne kobles sammen med turismeindsatsen i Kyst, By og Natur. Projektet vil kunne supplere kommunens indsatser i relation til implementeringen af planstrategien for Fremtidens Fredensborg Kommune og udvikling af profilerne for de fire bymidter og landområderne.

Det kunne fx være følgende:

  • Netværk i bymidterne til udviklingen af bymidternes profiler.
  • Infrastrukturplan vedr. skiltning, stier og ruteudvikling og vejvisning.
  • Workshops til udvikling af samarbejdet i bymidterne med baggrund i viden fra mystery shoppers.

Bevilling

Projektet har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Ingen bemærkning

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

Af samarbejdsaftalen mellem Fredensborg Kommune og VisitNordsjælland til projekt ”Kyst, By og Natur – turismeudviklings i Kongernes Nordsjælland” godkendes.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 13-01-2016


Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Arbejdsmarkeds– og Erhvervsudvalgets indstilling.

Nr.27 - Beskæftigelsesplan 2016

Sagsnr.: 15/5036

 

Beslutningstema

Udvalget drøfter og godkender beskæftigelsesplan 2016 med henblik på godkendelse i Økonomiudvalget og i Byrådet.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning og baggrund

Beskæftigelsesplanen udgør den overordnede ramme for beskæftigelsesindsatsen i 2016 i Fredensborg Kommune.


Som noget nyt er der ikke længere høringskrav til beskæftigelsesplanen. I 2014 blev ligeledes formkravene til beskæftigelsesplanen fjernet.


Ifølge lov om styring og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen skal Byrådet hvert år senest den 31. december med udgangspunkt i de vejledende beskæftigelsespolitiske mål vedtage en beskæftigelsesplan.


Beskæftigelsesplan 2016

Beskæftigelsesplan 2016 vil medvirke til at forfølge og indfri den politiske målsætning om, at Fredensborg Kommune skal have den laveste ungeledighed i landet.  Dertil fremgår det af den lokale udmøntning af ministermålene, at formålet med beskæftigelsesindsatsen er at støtte kommunens borgere i at få eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Herudover skal kommunen arbejde for, at virksomhederne både i kommunen og udenfor kommunen kan få den arbejdskraft og de kompetencer, som de efterspørger. Den virksomhedsrettede del – og ikke mindst samarbejdet med virksomhederne – er i 2016 igen et selvstændigt ministermål.

 

Beskæftigelsesplan 2016 tager overordnet udgangspunkt i den nye situation, at kommunen sammen med de øvrige kommuner økonomisk er udfordret af en refusionsreform, som fra 2016 indebærer, at et bærende element i beskæftigelsesindsatsen vil være at have fokus på bredt at få nedbragt varigheden på offentlig forsørgelse for alle ydelsesgrupper. Der tales i den forbindelse om et paradigmeskifte væk fra rettidig indsats, til en indsats der fokuserer på at reducere borgernes varighed på offentlig forsørgelse.

 

Planen har særlig vægt på uddannelse og opkvalificering af de ledige unge og i det hele taget ufaglærte. Desuden skal kommunen have en fortsat og udbygget virksomhedsnær kontakt, ligesom virksomhedsrettet aktivering er i fokus.

 

Indsats og aktiveringsmæssigt vil der blive arbejdet mod dels at nedbringe gruppen af jobparate gennem et tidligt intensiveret kontaktforløb og dels ved at bringe borgere langt fra arbejdsmarkedet tættere på arbejdsmarkedet gennem en målrettet og individuelt tilpasset aktiveringsindsats.

 

Flygtninge er med en øget tilstrømning og kommunekvoterne i 2015 og i 2016 blevet et væsentligt område for en del af den kommunale beskæftigelsespolitiske indsats. Den bedste integration opnås gennem en hurtig tilknytning til det danske arbejdsmarked. Der er derfor her fokus på, at få flygtninge i sprogpraktik på arbejdspladser i kommunen og andre relevante arbejdspladser.

 

Når det drejer sig om nedbringelse af langtidsledigheden iværksættes et forsøgsprojekt, som metodisk skal være med til at finde nye veje i hurtig nedbringelse af længerevarende ledighed på offentlig forsørgelse.

 

Set i lyset af paradigmeskiftet vil der også blive arbejdet med god borgerservice. Ligeledes vil der i den forbindelse blive arbejdet med efteruddannelse af medarbejdere. Efteruddannelsen vil tage udgangspunkt i  hjælp til selvhjælp og have en borgerinddragende vinkel, hvor borgerens egne individuelle ressourcer skal vægtes.

 

Mål i Beskæftigelsesplan 2016

Der er i planen opstillet 10 kvantitative mål, som skal være med til løbende at følge op på de skitserede målsætninger. Grupperingsmæssigt er der tale om lokal udmøntning af ministermål, et ungemål, et flygtningemål, et virksomhedsservicemål og et investeringsstrategi mål. Endelig er opstillet et mål for god service i forhold til borgerne samt et mål om en hurtigere sagsbehandlingstid på sygedagpengeområdet overfor virksomhederne.

Bevilling

Beskæftigelsesplanen er udarbejdet inden for den budgetramme, der for tiden foreligger på området.

Retsgrundlag

Lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen m.v., lov nr. 1482 af 23/11/2014.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Beskæftigelsesplan 2016 godkendes.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 13-01-2016


Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Arbejdsmarkeds– og Erhvervsudvalgets indstilling.

Nr.28 - Orientering

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Audiens hos H. M. Dronning Margrethe d. II

Status på samarbejdet vedr. forsyningen

Tværkommunalt kommissorium om infrastruktur

Sag om restancer

Afgørelse i retssag om Johannes Hages Hus.

Nr.29 - Sager behandlet på lukket møde

Beslutningstema

Sag nr. 30 ”Henvendelse om sagsbehandlingstiden vedr. henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø”


Sag nr. 31 ”Evt. salg af Skovvænget 2a”


Sag nr. 32 ”Salg af kommunalt areal ud for Vilhelmsro 426, Fredensborg”


Sag nr. 33 ”Bortforpagtning på kommunens landbrugsarealer”


Sag nr. 34 ”Status udtalelse vedrørende Daluca, Jellerød Parkvej 37, Kokkedal”

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Sag nr. 30 ”Henvendelse om sagsbehandlingstiden vedr. henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø”

Økonomiudvalget drøftede sagen.


Sag nr. 31 ”Evt. salg af Skovvænget 2a”

Godkender administrationens indstilling.


Sag nr. 32 ”Salg af kommunalt areal ud for Vilhelmsro 426, Fredensborg”

Godkender administrationens indstilling.


Sag nr. 33 ”Bortforpagtning på kommunens landbrugsarealer”

Godkender administrationens indstilling.


Sag nr. 34 ”Status udtalelse vedrørende Daluca, Jellerød Parkvej 37, Kokkedal”

Godkender administrationens indstilling.

Nr.30 - Henvendelse om sagsbehandlingstiden vedr. henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø

Sagsnr.: 16/1190

 

Beslutningstema

Borgmesteren ønsker en drøftelse om forholdet mellem ressourcer og henvendelser fra byrådsmedlemmer om sagsbehandlingstiden for Center for Plan og Miljø.


Direktør for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering Trine Holmberg deltager i drøftelsen.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådsmedlem Thomas Bak har pr. mail den 11. januar 2016 henvendt sig til administrationen med en klage over forvaltningens manglede efterlevelse af politisk beslutning vedr. grafitti. Mailen er vedlagt sagen. Der er tale om en tilbagevendende kritik.


For at give et samlet indblik i serviceringen på det pågældende område har administrationen tilvejebragt et overblik over antallet af henvendelser fra byrådet på byrådets portal, en oversigt over antal af indgående henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø samt antallet af indgående mails. Da materialet er af betydeligt omfang eftersendes materialet snarest i print.


Til sagens samlede belysning har Center for Plan og Miljø i perioden fra den 1.4.2015-7.1.2016 modtaget ca. 355 henvendelser fra politikere eller borgere, hvor politikere er involveret i henvendelsen til administrationen.


I perioden 4. januar 2014 – 7. januar 2016 er der stillet 396 spørgsmål fra byrådsmedlemmer på portalen, hvoraf 232 spørgsmål vedrører Plan, Miljø og Klimaudvalgets område. Opgørelsen vedrører de indledende spørgsmål (kaldet tråde). Der kan således under den enkelte tråd være underspørgsmål, som ikke er medtaget i opgørelsen.


Til belysning af sagen eftersendes følgende tre bilag:


  • Bilag 1 – oversigt over henvendelser til Center for Plan og Miljø
  • Bilag 2 – oversigt over tråde på byrådets portal
  • Bilag 3 – Oversigt over antallet af mails fra et byrådsmedlem

Der eftersendes en opgørelse af antal interne mails sendt fra et byrådsmedlem til administrationen de seneste 90 dage (af tekniske grunde kan aktivitet kun genereres 90 dage tilbage i tiden).


Ud fra en samlet vurdering af henvendelserne svarer det til, at et enkelt medlem af byrådet dagligt kontakter Center for Plan og Miljø med politiske forespørgsler. Udfordringen er, at henvendelser i de konkrete spørgsmål, bestillinger mv. er udover de bestillinger, der aftales i forbindelse med udvalgsmøderne i henholdsvis Plan, Miljø – og Klimaudvalget og § 17.4 Udvalget for Infrastruktur og Trafik.


Sagsbehandlingstiden af politiske spørgsmål i Center for Plan og Miljø afhænger samlet set af omfanget af spørgsmål fra byrådet, spørgsmål og henvendelser fra borgere og administrationens prioritering af de forskellige henvendelser.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Borgmesteren ønsker en drøftelse af forholdet mellem ressourcer og antallet af henvendelser i forhold til sagsbehandlingstiden i Center for Plan og Miljø

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Økonomiudvalget drøftede sagen.