Nr.30 - Henvendelse om sagsbehandlingstiden vedr. henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø

Sagsnr.: 16/1190

 

Beslutningstema

Borgmesteren ønsker en drøftelse om forholdet mellem ressourcer og henvendelser fra byrådsmedlemmer om sagsbehandlingstiden for Center for Plan og Miljø.


Direktør for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering Trine Holmberg deltager i drøftelsen.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådsmedlem Thomas Bak har pr. mail den 11. januar 2016 henvendt sig til administrationen med en klage over forvaltningens manglede efterlevelse af politisk beslutning vedr. grafitti. Mailen er vedlagt sagen. Der er tale om en tilbagevendende kritik.


For at give et samlet indblik i serviceringen på det pågældende område har administrationen tilvejebragt et overblik over antallet af henvendelser fra byrådet på byrådets portal, en oversigt over antal af indgående henvendelser fra byrådet til Center for Plan og Miljø samt antallet af indgående mails. Da materialet er af betydeligt omfang eftersendes materialet snarest i print.


Til sagens samlede belysning har Center for Plan og Miljø i perioden fra den 1.4.2015-7.1.2016 modtaget ca. 355 henvendelser fra politikere eller borgere, hvor politikere er involveret i henvendelsen til administrationen.


I perioden 4. januar 2014 – 7. januar 2016 er der stillet 396 spørgsmål fra byrådsmedlemmer på portalen, hvoraf 232 spørgsmål vedrører Plan, Miljø og Klimaudvalgets område. Opgørelsen vedrører de indledende spørgsmål (kaldet tråde). Der kan således under den enkelte tråd være underspørgsmål, som ikke er medtaget i opgørelsen.


Til belysning af sagen eftersendes følgende tre bilag:


  • Bilag 1 – oversigt over henvendelser til Center for Plan og Miljø
  • Bilag 2 – oversigt over tråde på byrådets portal
  • Bilag 3 – Oversigt over antallet af mails fra et byrådsmedlem

Der eftersendes en opgørelse af antal interne mails sendt fra et byrådsmedlem til administrationen de seneste 90 dage (af tekniske grunde kan aktivitet kun genereres 90 dage tilbage i tiden).


Ud fra en samlet vurdering af henvendelserne svarer det til, at et enkelt medlem af byrådet dagligt kontakter Center for Plan og Miljø med politiske forespørgsler. Udfordringen er, at henvendelser i de konkrete spørgsmål, bestillinger mv. er udover de bestillinger, der aftales i forbindelse med udvalgsmøderne i henholdsvis Plan, Miljø – og Klimaudvalget og § 17.4 Udvalget for Infrastruktur og Trafik.


Sagsbehandlingstiden af politiske spørgsmål i Center for Plan og Miljø afhænger samlet set af omfanget af spørgsmål fra byrådet, spørgsmål og henvendelser fra borgere og administrationens prioritering af de forskellige henvendelser.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Borgmesteren ønsker en drøftelse af forholdet mellem ressourcer og antallet af henvendelser i forhold til sagsbehandlingstiden i Center for Plan og Miljø

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Økonomiudvalget drøftede sagen.