Nr.23 - Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio - evaluering af driftsaftale

Sagsnr.: 15/35762

 

Beslutningstema

Aftale mellem Fredensborg Kommune og Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio om drift af Fredensborg Bio fremlægges til evaluering.

Sagsfremstilling og økonomi

Driftsaftalen blev godkendt af Byrådet d. 29. september 2014 og trådte i kraft d. 1. oktober 2014. Af driftsaftalen fremgår det, at driftsaftalen skal evalueres efter et år, dvs. 1. oktober 2015. Kulturudvalget besluttede dog på mødet d. 13. august 2015 at udskyde evalueringen af driftsaftalen til udvalgsmødet i januar. Denne beslutning blev taget på den baggrund, at Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio først er kommet i gang med sine kulturelle arrangementer i september 2015 efter Madam Mangors forestillingsperiode i juli og august 2015.


På udvalgsmødet d. 13. august 2015 havde Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio foretræde for Kulturudvalget, og der blev givet en status på driftsaftalen. Kulturudvalget besluttede på dette møde at komme med en række opfordringer til foreningen i forhold til dels organiseringen af foreningen og dels driften af Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio.


På udvalgsmødet d. 10. december blev Kulturudvalget orienteret om, at foreningen har fulgt samtlige af Kulturudvalgets opfordringer, bl.a. i forhold til at vedtage en forretningsorden for bestyrelsen samt at planlægge vedtægtsændringer i forhold til bestyrelsens sammensætning på førstkommende generalforsamling.


Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio oplyser til administrationen, at foreningen siden d. 1. august 2015 har afholdt 10 kulturelle arrangementer, og at det således er lykkedes foreningen at realisere hovedparten af sine planlagte arrangementer.


Foreningen har fremsendt en liste over kulturelle arrangementer, der planlægges gennemført i 2016. I henhold til driftsaftalen skal denne liste være fremsendt ultimo december året før. 


Foreningen planlægger primært at anvende weekender til sine arrangementer for på den måde fortsat at give plads til de forskellige foreningsaktiviteter, der finder sted i hverdagene.


Driftsaftalen og listen over arrangementer i 2016 er vedlagt som bilag. (bilag 1 + 2)


Ligeledes vedlagt sagen som bilag (bilag 3) er notatet ”Entre til kommunalt støttede arrangementer”, som berører spørgsmålet vedr. mulighed for at tage entre til kommunalt støttede arrangementer samt spørgsmålet om størrelsen på en eventuelt entrebetaling. Konklusionen er, at der ikke i den skrevne lovgivning eller i kommunalfuldmagtens regler findes regler om, at der ikke kan opkræves entré ved arrangementer, som kommunen lovligt kan støtte, ligesom der ikke findes regler om størrelsen af en evt. entre. Det må derfor konkluderes, at en entrébetaling til arrangementer i Fredensborg Bio og Egedal Medborgerhus ikke er i strid med lovgivningen.


Administrationens bemærkninger
Administrationen bemærker, at perioden fra driftsaftalens begyndelse i oktober 2014 og frem til i dag har været præget af en del udfordringer i driften af Fredensborg Bio. Dels har der været en del udfordringer for Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio og dels har administrationen brugt uhensigtsmæssigt megen tid og ressourcer på spørgsmål fra bestyrelsen og på klager og henvendelser vedr. driften af Fredensborg Bio fra dels Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bios egne medlemmer, fra husets øvrige brugere og andre interessenter.


Selvom der fortsat er udfordringer, fremstår Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio efter den lidt vanskelige start nu som en forholdsvis velfungerende forening, der formår at skabe kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio for en bred målgruppe. Det er administrationens vurdering, at foreningen lever op til driftsaftalen.


Administrationen foreslår dog, at driftsaftalen tilrettes og specificeres i forhold til elementer i aftalen, der i løbet af den første periode har været uklare. Administrationen anbefaler, at det i § 3 vedørende Esrum Sø Rundt præciseres, at den weekend, hvor Esrum Sø Rundt afvikles, begynder fredag kl. 18, og at det forudsættes, at Fredensborg GL. Bio er ryddet og klargjort til afholdelse af Esrum Sø Rundt.


Ligeledes tilføjes det til § 5 i aftalen, at selvom Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gl. Bio varetager den indholdsmæssige drift af Fredensborg Gl. Bio, agerer foreningen dog som stedfortræder for kommunen og skal derfor leve op til de samme grundlæggende principper som en offentlig instans. Det vil bl.a. betyde, at foreningen ikke kan nægte personer adgang til huset.


Ligeledes tilrettes driftsaftalen i forhold til årstal, datoer og lignende.


Administrationen indstiller således, at driftsaftalen tilrettes i forhold til de nævnte punkter og forlænges med ét år til d. 1. januar 2017. Aftales evalueres igen efter et år, dvs. d. 1. januar 2017.


Det indstilles ligeledes, at de 60.000 kr., der årligt er afsat til kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio, udbetales til foreningen på baggrund af den fremsendt liste over planlagte arrangementer i 2016.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet f.s.v.a. indstilling 1.

Kulturudvalget f.s.v.a. indstilling 2.

Indstilling

  1. At det anbefales overfor Byrådet, at ”Aftale mellem Fredensborg Kommune og Foreningen Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio om drift af Fredensborg Bio” tilrettes i forhold til de nævnte punkter og forlænges med ét år til d. 1. januar 2017. Aftales evalueres igen efter et år, dvs. d. 1. januar 2017.
  2. At de 60.000 kr., der årligt er afsat til kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio, udbetales til foreningen på baggrund af den fremsendt liste over planlagte arrangementer i 2016.

Beslutning i Kulturudvalget den 12-01-2016

Udvalget indstiller administrationens punkt 1, idet udvalget særligt indskærper, at foreningen agerer som stedfortræder for kommunen og skal derfor leve op til de samme grundlæggende principper som en offentlig instans. Det vil bl.a. betyde, at foreningen ikke kan nægte personer adgang til huset, og at foreningen skal efterleve lighedsgrundsætningen og øvrige forvaltningsretlige principper.


Udvalget vedtog administrationens punkt 2.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Anbefaler Kulturudvalgets indstilling.