Nr.22 - Byens Hus ved Egedal

Sagsnr.: 15/31102

 

Beslutningstema

Kulturudvalget og Økonomiudvalget skal forholde sig til igangsættelse af det reviderede projekt Byens Hus i Kokkedal.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet afsatte i budget 2013-16 15,5 mio. kr. i opsparing til Byens Hus i Kokkedal. På mødet den 16. december 2013 godkendte Byrådet et politisk konsensuspapir, som beskriver rammerne for Byens Hus. Rammerne er, at huset skal være et kreativt samlingssted for alle borgere og foreninger samt at huset skal have en multifunktionel sal (et stort rum, der kan deles op efter behov), fleksible mødefaciliteter og udendørsfaciliteter, som skaber liv både ude og inde.


Byrådet besluttede den 24. juni 2014, at Byens Hus skal opføres i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej.


Den 26. maj 2015 besluttede Byrådet, at Byens Hus var omfattet af et midlertidigt anlægsstop, og at spørgsmålet om realisering af projektet skulle afklares i forbindelse med budgetforhandlingerne 2016-19.


Byrådet besluttede med vedtagelsen af budget 2016-19 at reducere bevillingen til Byens Hus til 5 mio. kr. Det blev samtidig besluttet, at Byens Hus skal etableres i forbindelse med Egedal Medborgerhus, Egedalsvej 2 i Kokkedal.


Fondsstøtte

Den 6. december 2014 gav Realdania Fredensborg Kommune tilsagn om støtte på 9 mio. kr. til Byens Hus i Kokkedal. Det justerede budget var således på 24,5 mio. kr.


Realdanias tilsagn om støtte var baseret på Byrådets vision for Byens Hus i Kokkedal samt supplerende punkter om, at huset skulle have en klar sammenhæng med Klimatilpasning Kokkedal, at Kokkedal Skoles elever skulle inviteres til at bruge huset og at det skulle kunne danne ramme om både formelt organiserede aktiviteter og mere selvorganiserede aktiviteter.


Den 30. november 2015 meddelte Realdania, at fonden ikke kan støtte projektet på grund af den nye placering samt reduceret kommunal finansiering.


Den økonomiske ramme for Byens Hus ved Egedal er således 5 mio. kr.


Lokalplan

Det vil kræve udarbejdelse af en ny lokalplan for området og et kommuneplantillæg at opføre en nybygning til kulturhusformål i forbindelse med Medborgerhuset Egedal. Udarbejdelsen af ny lokalplan vil forventeligt tage ca. 12 måneder.


Af Fredensborg Kommunes kortlægning af kulturmiljøer fremgår det, at Egedal har høj bevaringsværdi, hvorfor huset må anses for at være beskyttet. Det betyder, at en evt. tilbygning eller ny bygning skal placeres og udformes på en måde, som ikke forringer de kulturhistoriske værdier.


Endvidere er Medborgerhuset Egedal omfattet af Kirkebyggelinje og Skovbyggelinje. Det er Fredensborg Kommune, der giver dispensation fra de to byggelinjer.


Pointer fra brugerinddragelse

Administrationen gennemførte i første kvartal 2015 en grundig inddragelsesproces om byggeprogram med bred repræsentation af potentielle brugere herunder foreninger og institutioner samt selvorganiserede grupper.

Konklusioner fra brugerinddragelsen er:

  • At der særligt blandt de selvorganiserede grupper (småbørnsfamilier, mødregrupper mv.) er et udbredt ønske om faciliteter, der kan fungere som uformelle møde- og aktivitetssteder i hverdagen, fx omkring et cafémiljø.
  • At bl.a. kreative foreninger efterspørger værkstedsfaciliteter til aktiviteter som sang, dans, tegning, maling og syning.
  • At unge studerende efterspørger studiemiljø

I modsætning til Fritidsfacilitetsanalysen viste brugerinddragelsen også, at der blandt teaterforeningerne ikke er stærk efterspørgsel på et specialiseret spillested til teaterforeninger.


Ramme for byggeprogram

Administrationen vil primo 2016 igangsætte en proces for udarbejdelse af et nyt byggeprogram for Byens Hus.


Arbejdet med realisering af Byens Hus vil tage udgangspunkt i Byrådets konsensuspapir for Byens Hus samt indsigter fra den gennemførte brugerinddragelse i 2015, som er sammenfattet i et udkast til et byggeprogram.


I lyset af det reducerede budget og det forhold, at Egedal Medborgerhus i forvejen rummer flere mindre lokaler, som allerede i dag benyttes som velfungerende møde- og værkstedsfaciliteter, vil dialogen med interessenterne tage udgangspunkt i at huset tilføres følgende faciliteter:

  • Multifunktionel sal (et stort rum, der kan deles op efter behov)
  • Uformelle mødesteder

Den formelle brugerinddragelse er således gennemført, og evt. yderligere brugerinddragelse vil ske i fornødent omfang.


Dialog med Medborgerhusforeningen Egedal

Repræsentanter fra Medborgerhusforeningen Egedal har tilkendegivet, at de umiddelbart ser positivt på, at huset tilføres de ovennævnte faciliteter.


Proces- og udbudsform

For at opnå mest mulig byggeri og værdi for pengene, anbefaler administrationen, at processen frem til og med godkendt projektforslag udføres af Fredensborg Kommunes administration. Herefter udbydes projektet i første omgang i en totalrådgivning, som vil være budgetansvarlig. Totalrådgiveren udarbejder myndighedsprojekt og hovedentrepriseudbud. Via licitation vælges det billigste hovedentreprisetilbud og byggeriet kan begynde.


Milepælsplan

Byggeprogrammet forventes fremlagt til Byrådets godkendelse medio 2016.

Forventet byggestart er indtil videre: Maj 2017

Forventet ibrugtagning er indtil videre: August 2018

 

Administrationen bemærker, at det samlede budget på 5 mio. kr. er afsat i 2016, men at huset først vil stå klar i 2018. Sagen medtages derfor i budgetrevision 30/4.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. Administrationen indstiller, at Kulturudvalget anbefaler:
    1. At Byens Hus realiseres med faciliteterne multifunktionel sal (et stort rum, der kan opdeles efter behov) og uformelle mødesteder.
    2. At Byens Hus realiseres med udgangspunkt i den fremlagte milepælsplan.

 

  1. Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender:
    1. At Byens Hus realiseres med faciliteterne multifunktionel sal (et stort rum, der kan opdeles efter behov) og uformelle mødesteder.
    2. At Byens Hus realiseres med udgangspunkt i den fremlagte milepælsplan.

Beslutning i Kulturudvalget den 12-01-2016

Udvalget anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender Kulturudvalgets indstilling.