Nr.10 - Orientering om processen for etablering af ny administrativ struktur 1. februar 2016

Sagsnr.: 15/38938

 

Beslutningstema

Med henvisning til Økonomiudvalgets behandling af sag vedrørende organisationsændring på politikområde 16 på mødet den 7. december 2015, orienteres Økonomiudvalget om den videre proces, herunder høringsproces i MED-organisationen.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrunden for den ny administrative struktur

I budgettet for 2016-2019 er der indlagt forudsætninger om effektiviseringer og besparelser på kommunens administrationsudgifter. Konkret betyder det, at der over de næste 4 år skal spares knap 30 mio. på politikområde 16. Omsat svarende til 20-24 årsværk ved fuld implementering i 2019.


Som konsekvens af det vedtagne budget har direktionen foreslået en række ændringer i den administrative struktur, idet det er direktionens vurdering, at det ikke er muligt at fastholde realiseringen af budgetreduktionerne gennem forholdsmæssige rammereduktioner på centerniveau.


Med forslaget om ændringer i den administrative struktur lægges derfor op til en ændring i centerstrukturen fra de nuværende 12 centre til 9 samt en samordning af kulturområdet.


Ændringen har til formål at skabe større, robuste og dermed fleksible centre. Med ændringen følger en samordning af ledelsesfunktioner og opgavefunktioner samt reduceret ledelse.

 

Der fastholdes i den nye struktur fortsat nogle grundlæggende principper for administrationens arbejde:


-      At understøtte det lokale demokrati og de politiske processer og prioriteringer, der har betydning herfor

-      At have et tværgående koncernperspektiv, og en god økonomistyring, med en enkel og gennemsigtig organisationsstruktur

-      At have en faglig og professionel tilgang til den offentlige forvaltnings opgaver og rolle, inden for den offentlige sektors rammer og vilkår, såvel lokalt som nationalt


I den nye administrative funktion vil der være 6 borgernære centre samt et kulturområde og 3 tværgående centre. Centrenes betegnelser vil frem over være:


Borgerservice & Digitalisering

Job & Uddannelse

Ældre & Handicap

Børn & Familie

Læring, Fritid & Sundhed

Byudvikling, Miljø & Erhverv

Kulturområdet


Politik & Organisation

Økonomi, Løn og Indkøb

Kommunale Ejendomme og Intern Service


Kulturområdet samordnes fuldt ud med kommunens biblioteker, musikskole og øvrige kulturelle institutioner, foreninger, m.fl. med reference til Kulturchefen.


Implementering af organisationsændringen

For at sikre en hurtig afklarings- og implementeringsproces har direktionen nedsat en tværgående projektgruppe til understøttelse af processen med fokus på den praktiske og tekniske implementering samt understøttelse af de centre, hvor nye samarbejder og kulturer skal etableres. Derudover er der fra projektgruppens side et fokus på kommunikation, således at alle berørte medarbejdere og ledere oplever en god orientering i processen.


De berørte centres MED-udvalg samt Rådhusudvalget har været hørt i processen, som vanligt, når der gennemføres ændringer der har betydning for arbejdsmæssige forhold, i henhold til kommunens MED-aftale.


Rådhusudvalget afholdt ekstraordinært møde den 6. januar, hvor medarbejderrepræsentanterne havde mulighed for at videreformidle kommentarer fra de lokale MED-møder. Rådhusudvalget udtrykte forståelse for ledelsens behov for at skabe bæredygtige og robuste centre, men udtrykte samtidig bekymring for eventuelle personalemæssige reduktioner som konsekvens af organisationsændringen Der var ønske om, at der i den nye struktur tages højde for en stor grad af tværgående samarbejde samt koordinering mellem centre, der hvor der er snitflader til specifikke opgaver.


De indkomne høringssvar fra Center for Skoler og Dagtilbud, Center for Kultur, Idræt og Sundhed og Kulturinstitutionen er drøftet i direktionen. Direktionen kvitterer for de indkomne svar, og bemærkningerne indgår nu i den videre implementering, hvor ledelse og medarbejdere afklarer de endelige snitflader.


Direktionen har på baggrund af høringssvarene besluttet, at opgaven omkring lokaleudlån placeres i Center for Læring, Fritid og Sundhed, idet opgaven primært berører det folkeoplysende område samt fritidsområdet. Det vil i den videre proces afklares, hvilken betydning beslutningen har for ressourcefordeling. 


Der pågår i øjeblikket et arbejde med at definere de endelige snitflader, således, at alle opgaver placeres mest hensigtsmæssigt. Dette varetages af centercheferne med involvering af de berørte medarbejdere.


Der forventes få fysiske ændringer i forbindelse med organisationsændringen, og den fysiske flytteproces berører derfor kun de tværgående centre: Økonomi og Indkøb, Personale og HR, Politik og Strategi, Digitalisering og It samt Kommunale Ejendomme. Flytteprocessen vil gennemføres på en dag, fredag den 5. februar 2016, og vil ikke have betydning for den borgerrettede service.


Efter den 1. februar 2016 pågår der i de enkelte centre et arbejde med at etablere en ny kultur og nye samarbejder med et fortsat fokus på en attraktiv arbejdsplads i den administrative organisation.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-01-2016

Godkender administrationens indstilling.


Hanne Berg (F) og Henriette Brandt Pedersen (Ø) undlod at stemme.