Nr.285 - Underskudsgaranti til HUK Håndbolds afholdelse af arrangement på Fredtoften

Sagsnr.: 16/32376

 

Beslutningstema

Der skal tages stilling til, om der skal bevilges en underskudsgaranti på 0,2 mio kr. til HUK Håndbold til afholdelsen af to koncertarrangementer på Fredtoften i sommeren 2017.

Sagsfremstilling og økonomi

HUK Håndbold har haft et møde med Fredensborg Kommune den 15. november 2016 angående afholdelsen af to koncertarrangementer på Fredtoften i sommeren 2017. Mødet var indkaldt som opfølgning på budgetforliget 2017, hvoraf det fremgår, at der ”mellem forligspartierne er enighed om, at der i 2017 skal afholdes et særligt sommerarrangement på Fredtoften indenfor den afsatte økonomiske ramme og således at byrådet i lighed med andre og tilsvarende kulturarrangementer er åbne for en mulig underskudsgaranti. Der nedsættes efter nærmere aftale en politisk arbejdsgruppe”.


Historik omkring arrangementer på Fredtoften

Det sidste større kommunale koncert på Fredtoften blev afholdt den 15. august 2014 med Sanne Salomonsen og Mads Langer i samarbejde med Kulturværftet. Det daværende Kultur- og Turismeudvalg havde her bevilget 300.000 kr. til afviklingen af arrangementet. Da arrangementet var udliciteret til Kulturværftet, havde kommunens frivillige foreninger ikke mulighed for at være en del af afviklingen herunder at sælge mad og drikke som ved tidligere arrangementer.


Regnskab for arrangementet i 2014 er vedhæftet sagen som bilag (bilag 1). 


Ved budgetforliget for 2015-2018 afsatte forligspartierne 0,1 mio. kr. årligt til drift af kulturelt arrangement på Fredtoften.


Der blev i 2015 skrevet ud til alle foreninger for at høre, om de var interesserede i at arrangere et kulturarrangement på Fredtoften for de afsatte 100.000 kr. En frivillig gruppe bestående af repræsentanter fra Kulturelt Samråd, Nivå Big Band og Nivå Musiklaug viste interesse, men kunne ikke gennemføre et arrangement indenfor den afsatte økonomi og tidsramme. Der blev i stedet afholdt Zulu Sommerbio på Fredtoften i sommeren 2016 for de afsatte midler.


Siden har HUK Håndbold tilkendegivet, at de gerne vil stå for et weekendarrangement med to koncerter. Der er i driftsbudget 2017 afsat 100.000 kr. til et arrangement på Fredtoften.

 

Arrangement i 2017

HUK Håndbold har afholdt et møde med Fredensborg Kommune den 15. november 2016 angående et arrangement på Fredtoften. HUK Håndbold vil gerne afvikle koncertarrangementet på Fredtoften en lørdag og søndag i august 2017. Det blev understreget på mødet, at Fredensborg Kommune ikke har ressourcer til at stå for arrangementet, og at HUK Håndbold derfor skal påtage sig afviklingen af hele arrangementet. Det blev aftalt, at Fredensborg Kommune skal krediteres i al markedsføringsmateriale af arrangementet. 


Inden mødet havde HUK Håndbold beregnet et eksempel på, hvordan et sådan koncertarrangement kunne se ud økonomisk og ressourcemæssigt. HUK Håndbold har estimeret, at arrangementet vil kræve cirka 1.000 frivillig timer af foreningen og beløbe sig til 3-400.000 kr. med forventning om en tilsvarende indtægt for salg af billetter.


HUK Håndbolds udkast til et budget er vedhæftet sagen som bilag (bilag). Budgettet forudsætter 1900 solgte billetter, og er udarbejdet inden de økonomiske forudsætninger med Fredensborg Kommune var afklaret. 



Forudsætninger

På mødet blev en række forudsætninger for arrangementet afklaret. Det blev diskuteret, at Fredtoften er udsat i forhold til vind og vejr, og at et realistisk budget vil forudsætte mindst 800 solgte billetter, administrationen har udleveret en oversigt over alle de udgifter som budgettet skal dække, og som er en forudsætning for at gennemføre et arrangement. Alle dele vil være forbundet med en udgift. For at HUK Håndbold kan påtage sig den økonomiske usikkerhed for arrangementet, skal Byrådet i Fredensborg Kommune stille det afsatte budget på 0,1 mio. kr. til rådighed for foreningen samt give tilsagn om en underskudsgaranti på 0,2 mio. kr. 


Fredensborg Kommune forudsatte herudover, at HUK Håndbold underskriver kontrakten med musikerne, idet kommunen ikke kan påtage sig ansvar og risiko for en kontrakt indgået mellem to andre parter (arrangør og kunstner).


HUK Håndbold forudsatte desuden, at de forsikringsmæssige forhold er afklaret i tilfælde af, at der sker en ulykke under afvikling af arrangementet.


Administrationen har undersøgt forsikringsforholdene og kommunens forsikring vil dække uden præmiestigning. Der vil være fuld ansvarsdækning ved skader på 3.-mand eller 3.-mands ejendele, hvis skaden har årsag i arrangementets afvikling. Det vil sige, at alle der deltager som publikum, er dækket af kommunens ansvarsforsikring. Kommunens medarbejdere vil være dækket af arbejdsskadeforsikringen og kommunens eget materiel vil være dækket af løsøreforsikringen.

Økonomi

For at kunne indgå en skriftlig aftale mellem parterne om afvikling af to arrangementer i august 2017, skal HUK Håndbold påtage sig følgende:

-      afvikle hele arrangementet over en weekend i august

-      præsentere et budget med forventelige 800 solgte billetter pr. arrangement


I givet fald vil Byrådet:

-      stille en bevilling på 0,1 mio. kr. til rådighed for HUK Håndbold

-      give tilsagn om en underskudsgaranti på 0,2 mio. kr.

 

Administrationens bemærkninger

Fredensborg Kommune bemærker, at administrationen ikke har ressourcer til at afvikle et større arrangement på Fredtoften, men administrationen står naturligvis til rådighed for HUK Håndbold med alle budgetter og erfaringer fra tidligere afholdte arrangementer på Fredtoften.


HUK Håndbold er ved at undersøge, hvad mulighederne er for Fredtoftearrangement på de nu afstemte præmisser. Det blev aftalt, at HUK Håndbold indkalder til et opfølgningsmøde i januar 2017 med henblik på det videre forløb. På dette møde præsenteres et konkret forslag til arrangement på Fredtoften i august 2017 herunder et budget for afviklingen.

Bevilling

Såfremt Byrådet stiller underskudsgaranti på 0,2 mio. kr., vil det betyde et kassetræk på 0,2 mio. kr., som placeres på en deponeret konto til formålet. Såfremt det ikke bliver nødvendigt at benytte underskudsgarantien helt eller delvist, vil midlerne blive tilbageført til kassen.

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Arrangementerne annonceres bredt i nyhedsmedier ligesom informationen lægges på relevante hjemmesider og facebooksider.

Fredensborg Kommune krediteres i al markedsføringsmateriale.

Indstilling

  1. At bevillingen på 0,1 mio. kr. i 2017 afsat på kulturområdet til arrangement på Fredtoften overføres til HUK Håndbold til afholdelse af koncertarrangementer på Fredtoften i sommeren 2017.
  2. At Byrådet giver tilsagn til en underskudsgaranti på 0,2 mio. kr. til HUK Håndbolds koncertarrangementer på Fredtoften i sommeren 2017

Beslutning i Økonomiudvalget den 12-12-2016

Anbefaler administrationens indstillinger.