Nr.202 - Driftsaftaler på it området

Sagsnr.: 15/27404

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget anmodes om, jf. Økonomihåndbogen Bilag 16, punkt 7, reglerne om underskriftskompetence for så vidt angår leasingaftaler, at godkende Fredensborg Kommunes anskaffelse af 18 kopimaskiner til rådhuset via en driftsaftale på SKI aftale 50.10

Sagsfremstilling og økonomi

 

I 2015 er budgetteret med indkøb af 18 nye kopimaskiner til rådhuset, idet de eksisterende maskiner skal udskiftes. Fredensborg Kommune har tiltrådt den forpligtende SKI aftale 50.10 på kopi og print, og kan derfor anskaffe de nye kopimaskiner via denne aftale hos aftaleleverandøren Konica Minolta.

 

Konica Minolta tilbyder at levere maskinerne via en såkaldt driftsaftale. Driftsaftalen indeholder en servicepris, som udgør 250.000 kr. for 18 kopimaskiner om året. I denne servicepris er inkluderet et forventet forbrug. En gang om året bliver overskud/underskud af forbrug afregnet/modregnet. Den nuværende udgift til drift af kopimaskiner udgør 200.000 kr. om året.

 

Den primære forskel mellem traditionelt køb og en driftsaftale er, at kommunen ikke kommer til at eje udstyret. En driftsaftale sikrer, at kommunen har adgang til den nyeste og bedste teknologi, uden at der skal laves store økonomiske investeringer

 

Driftsaftaler er relevante på mange områder inden for IT-udstyr og –løsninger, f.eks. for så vidt angår backupaftaler, driftsaftaler på netværksudstyr, serverkapacitet i hostingcentre eller kopi- og printaftaler.

 

Fredensborg Kommunes økonomihåndbog rummer ikke regler om indgåelse af driftsaftaler, men da de principielt kan sidestilles med en operationel leasingaftale skal sagen godkendes af Økonomiudvalget.

På denne baggrund anbefales det, at godkende anskaffelsen af nye kopimaskiner gennem en driftsaftale. Funktionaliteten i de nye kopimaskiner vil dels indebære en større sikkerhed gennem mulighed for follow me print, dels give højere kvalitet print. De nuværende kopimaskiner er 9 år gamle og er ofte under service, til stor gene for rådhusets medarbejdere.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Udgiften til driftsaftalen på de nye kopimaskiner svarer næsten til driftsudgifterne på det eksisterende udstyr og kan således finansieres inden for gældende bevilling.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1. At Økonomiudvalget godkender, at der indgås en driftsaftale på 18 multifunktionsmaskiner.

Beslutning i Økonomiudvalget den 28-09-2015

Godkender administrationens indstilling.