Nr.253 - Bygningsoptimering fase 2 - skole- og dagtilbudsområdet

Sagsnr.: 15/21040

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal orienteres om status på optioner fra fase 1 af bygningsoptimeringsprojektet på fritids- og kulturområdet.


Økonomiudvalget skal derudover tage stilling til fase 2 vedr. bygningsoptimering på skole- og dagtilbudsområdet.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Arbejdet med bygnings- og lokaleoptimering blev først iværksat i forlængelse af budgetseminaret forår 2013. Økonomiudvalget godkendte i august samme år et kommissorium for en eksternt udført bygningsanalyse på skole- og dagtilbud, samt kultur- og fritidsområdet. SIGNAL-arkitekterne blev valgt til opgaven, og analysen blev gennemført i februar-marts 2014. SIGNAL-arkitekterne fremlagde resultaterne for Økonomiudvalget og Byrådet i foråret 2014. Analysen viste, at der kunne identificeres ledig lokalekapacitet på flere lokale kategorier på skolerne og generelt for lokaler til rådighed til aftenskole- og fritidsaktiviteter. SIGNAL-arkitekterne anbefalede derfor blandt andet, at man øger sambrug af bygninger, fx ved at samle flere aktiviteter på skoler.


På baggrund af analysen iværksatte Økonomiudvalget et arbejde med at komme med konkrete anbefalinger til udmøntning af bygningsanalysen. Det arbejde skulle bl.a. bidrage til en besparelse på ejendomsdriften på 2,20 mio. kr., som er en del af budgetforliget 2015-2018.


Økonomiudvalget godkendte efterfølgende en proces, hvor man i en fase 1 fokuserer på løsningsmodeller for bygningsoptimering på kultur- og fritidsområdet, mens man i fase 2 undersøger muligheder for bygningsoptimering på skole- og dagtilbudsområdet.


Administrationen gennemførte på den baggrund en større analyse af bygningerne på kultur- og fritidsområdet, og indstillede efter en høringsperiode i april-maj til Økonomiudvalget og Byrådet, hvilke bygninger der kunne afhændes, opsiges eller nedrives, og hvor aktiviteterne kunne flyttes hen.


Status på fase 1

I fase 1 brugte administrationen betydelige ressourcer på at indsamle og behandle data. Udover at trække og sammenholde de grundlæggende data om bygningerne fx driftsudgifter, lokalplansforhold og ugeoversigter fra lokalebookingsystemet, blev der gennemført eksterne bygningssyn og ejendomsvurderinger.


Administrationen gennemførte desuden en rundringning i forbindelse med høringen, hvor brugerne blev spurgt til, hvor meget og hvornår de bruger bygningen, og til deres facilitetsbehov. Her viste der sig kun i få tilfælde væsentlige uoverensstemmelser mellem den data, som projektgruppen havde indhentet og brugernes egne udsagn. Dog var det tydeligt fra både rundringningen og høringssvarene, at mange brugere ikke ønskede at flytte.


Økonomiudvalget blev præsenteret for datagrundlaget og høringssvarene juni 2015. Økonomiudvalget godkendte i den forbindelse, at administrationen arbejder videre med option 1 (Salg af Strandlyst), 2 (Salg af Byvejen 10 og 12), 4 (Nedrivning af Nørredamsvej 16) og 5 (Nedrivning af Dykkerklubben) dog med det forbehold, at realiseringen af option 1, 2 og 5 afventer endelig model for lokalisering af foreningerne. Administrationen blev bedt om i samarbejde med foreningerne i disse bygninger at udarbejde konkrete forslag til placering og sambrug.


Økonomiudvalget bemyndigede desuden administrationen til at indgå i forhandling med udlejer af Laden om inden for gældende lejeaftale at optimere anvendelsesgraden. Økonomiudvalget godkendte ikke option 6 vedr. salg af Egedal Medborgerhus.


I nedenstående tabel gennemgås status for hver option.

Option

Status

Option 1:
Salg af Strandlyst og bedre udnyttelse af klub, fritidshjem og bibliotek

Der er afholdt møde med Sletten Beboerforening i august. Fremtiden for Strandlyst har ligeledes været drøftet på møde d. 21. september mellem borgmesteren, udvalgsformanden for Plan, Miljø, Klima og interessenter på Sletten Havn herunder Sletten Beboerforening, Sletten Bådeklub m fl. Interessenterne på havnen ønsker huset bevaret, men har forskellige interesser i forhold til benyttelsen af huset.

Option 2:
Salg af Byvejen nr. 10 og 12

Administrationen er i dialog med brugerne af Byvejen 10 og 12. Derudover er der aftalt møde med FDF Karlebo, og skoleledelsen i Fredensborg ang. sambrug af deres respektive lokaler.

Option 3: Forhandlinger om lejemålet Laden

Administrationen har indgået aftale med boligselskabet om, at Per Gyrum Skolen kan anvende Laden 6 timer/uge på tider midt på dagen i skoleåret 2015/2016, hvor administrationen ikke kan udnytte den ledige kapacitet. Kommunens udgift til leje reduceres tilsvarende.


Bedre udnyttelse af de tildelte tider inden for den nuværende lejeaftale, har herudover været drøftet med Fredensborg Boligselskab på det årlige styringsdialogmøde mellem boligselskabet og kommunen primo oktober. Selskabet arbejder på et konkret forslag til optimeret anvendelse i aftentimerne, hvor der er efterspørgsel efter mere tid fra to kampsportsklubber.

Option 4:
Nedrivning af Foreningshuse Fredensborg nr. 16

 

Administrationen anbefaler nedrivning af nr. 20 og ikke nr. 16. Foreningen i nr. 20 har nedlagt sig selv. Huset har været reserveret kun til denne forenings aktiviteter. Ved bygningssyn ultimo august er det vurderet, at skønnede udgifter til vedligeholdelse af Nørredamsvej 20 er højere end til Nørredamsvej 16. Nedrivning vurderes at beløbe sig til 250.000 kr. Der foreligger på nuværende tidspunkt ikke finansiering til nedrivning af bygningen. En nedrivning af bygningen vil skulle prioriteres i forhold til nødvendige arbejder på øvrige kommunale bygninger – på afsat anlægsbudget til genoprettende vedligeholdelsesarbejder på de kommunale bygninger. Se separat sag vedr. nedrivningen på denne dagsorden.

Option 5:
Nedrivning af Dykkerklubben, Nivå Strandpark

Fritids- og Idrætsudvalget besluttede i juni 2015, at den konkrete sag stilles i bero.


Nivå Pingvinerne har netop modtaget en forlænget tilladelse til midlertidig opsætning af skurvogn på Nivå Havn. Tilladelsen løber til oktober 2017.

Option 6:
Salg af Egedal Medborgerhus og optimal udnyttelse af Byens Hus

I budgetforlig 2016-2019 er der afsat 5 mio. kr. til et Byens Hus i Egedal Medborgerhus.



I vedlagte notat er status for de seks optioner beskrevet i detaljer.


Budgetforlig 2016-2019

Byrådets beslutning omkring optioner for fase 1 har indtil videre fået den betydning, at fase 1 ikke har bidraget til besparelsen på ejendomsdriften på 2,2 mio. kr., som Byrådet skrev ind i budget 2015-2018.


I budgetforliget 2016-2019 er der derfor indlagt en merudgift på 3,2 mio. kr. til at håndtere, at der ikke er fundet effektiviseringer af ejendomsdriften. Det fremgår desuden af forliget at parterne er enige om, at der fortsat ikke skal budgetteres med indtægter for salg af kommunale arealer eller ejendom.


Der er i budgetforliget andre tiltag og besparelser, som kan have indflydelse på arealudnyttelsen og ejendomsdriftsudgifterne på skole- og dagtilbudsområde:


Budgettet indeholder en besparelse på dagtilbudsområdet gennem en nedlæggelse af skovbørnehaver, idet børnene i dag kan rummes i de almindelige institutioner i Kokkedal og Nivå. Derved opnås en besparelse på 3,70 mio. kr. i perioden, som bl.a. er besparede udgifter til husleje.


Budgettet indeholder en besparelse gennem sammenlægning af Børnehusene Endrup og Fredensborg til én områdeledelse og Børnehusene Langebjerg og Humlebæk til én områdeledelse. Det er endnu uafklaret om der vil kunne frigøres bygninger ved sammenlægningen.


Optimeringspotentiale i bygninger på skole- og dagtilbudsområdet

Til at vurdere potentialerne på skole- og dagtilbudsområde opridses her, hvad administrationen allerede ved om bygningsmassen, arealudnyttelsen og sambrugen på skole- og dagtilbudsområdet.


Øget sambrug mellem skole- og dagtilbud og fritids- og kulturforeninger:

Flere skoler og institutioner har åbnet dørene for foreninger m.fl., men der er forskellige behov og udfordringer for dette samarbejde. På et indledende dialogmøde med både skole- og områdeledere og fritidsbrugerne afholdt i september 2014 i forbindelse med fase 1, blev der peget på en række udfordringer ved øget sambrug af skoler og institutioner. Det drejer sig om økonomiske udfordringer for skole- og dagtilbud, idet der vil være behov for mere rengøring og større vedligeholdelse af rum og faciliteter. Dernæst handler det også om, at der er behov for at investere i nye løsninger, så der er adgang og kan ske koordinering på tværs fx elektroniske nøgle- og bookingsystemer. Endelig skal bygningerne og rummene også være attraktive og kunne imødekomme fritidsbrugernes behov. Grundlæggende var man dog samtidig enige om, at det handler om adfærd og kultur snarere end kapacitet. På dialogmødet gav skole- og områdelederne udtryk for, at man bedst kunne overkomme dette og finde løsninger gennem dialog i de enkelte lokalsamfund.


Eksterne analyser om arealudnyttelsen:

Der findes to kvantitative analyser af arealudnyttelsen på skole- og dagtilbudsområdet i Fredensborg Kommune. Dels Signal-rapporten fra maj 2014, og dels en benchmarkinganalyse foretaget af KORA offentliggjort i september 2015 (tallene i rapporten er dog fra 2011-2013). Der findes således ikke data fra det seneste skoleår, hvor folkeskolereformen er blevet implementeret.


Fredensborg Kommune har sammen med 7 andre kommuner deltaget i en benchmarkinganalyse af den kommunale ejendomsadministration udført af KORA. Analysen beskæftiger sig bl.a. med arealudnyttelse for tre ejendomstyper herunder skoler og daginstitutioner. 


Analysen viser, at Fredensborg Kommune i gennemsnit anvender det laveste antal m2 (8,7) pr. barn i daginstitutioner af de 8 kommuner. De fleste kommuner anvender mellem 11 og 13 m2 pr. barn i 2013. Stort set alle kommunerne har enten et uændret antal kvadratmeter pr. barn eller anvender lidt flere kvadratmeter pr. barn fra 2011-2013. Fredensborg Kommune er der en svag stigning fra 8,2 m2 pr. barn i 2011 til 8,7 i 2013.


Derimod har fem ud af syv kommuner for skole/SFO-ejendomme reduceret antallet af m2 pr. elev fra 2011 til 2013. Dette gælder dog ikke for Fredensborg Kommune, hvor udviklingen har været svagt stigende fra 16,7 m2 pr. elev i 2011 til 17,8 i 2013. Fredensborg Kommune er dog alligevel placeret lige under det gennemsnitlige niveau ift. de andre kommuner.


Bygningsanalysen gennemført af Signal-arkitekterne analyserer også de enkelte skoler og daginstitutioner. Analysen viser, at der er stor forskel på antallet af kvadratmetre pr. elev på skoler i de fire bysamfund. Kokkedal Skole har således væsentlig flere kvadratmeter pr. elev både bagudrettet og fremadrettet i forhold til skolerne i de øvrige bysamfund. Analysen viste også, at der er ledig kapacitet på skolerne inden for flere lokalekategorier i dagstimerne. Primært findes der uudnyttede ressourcer i faglokaler (78 %), personalerum (75 %), og kontorer (70 %). Disse lokaler er således kun i brug i ca. ¼ af dagen.


På daginstitutionsområdet viste Signal-analysen ligesom KORA’s analyse, at kvadratmeterforbruget pr. barn er svagt stigende i perioden 2008 til 2013 – dvs. at der er blevet flere kvadratmetre til rådighed pr. barn. Signal-analysen viste også, at kvadratmeterforbruget stiger en smule de kommende år, når der fremskrives med befolkningsprognosetal. I 2017/2018 falder forbruget dog igen svagt i to ud af fire bysamfund.


Også i daginstitutionerne viste der sig store forskelle i antallet af kvadratmetre pr. barn i de fire bysamfund fremadrettet. Der ses fx en forskel mellem Humlebæk bysamfund, som har flest m2 pr. barn og Kokkedal bysamfund, som har færrest, på ca. 5,6 m2 pr. barn i 2014 og en forskel på 6,1 m2 pr. barn i 2024.

 

Administrationens anbefaling vedr. fase 2

Administrationen vurderer på den baggrund, at arealudnyttelsen på skole- og dagtilbudsområdet kan forbedres.


Der vurderes for det første at være et generelt potentiale for en intern optimering i alle bysamfund i forhold til anvendelsen af de forskellige lokaletyper, fx ved at udnytte faglokaler bedre, eller nedlægge faste klasselokaler i udskoling.

Derudover er der potentiale i at arbejde videre med at åbne skole- og institutionsbygningerne, så de i højere grad er til rådighed for foreninger, aftenskole såvel som uorganiserede brugere.


Selvom Fredensborg Kommune ligger under gennemsnittet på kvadratmeterforbrug pr. elev/barn i forhold til de syv andre kommuner i KORAs benchmarkinganalyse, er der store forskelle på kvadratmeterforbruget i de forskellige bysamfund, hvilket tyder på, at der kan være uindfriet potentiale i nogle bygninger.


I lyset af de forholdsvise beskedne resultater fra fase 1 og det nye budgetforlig, anbefaler administrationen derfor, at man i fase 2, såfremt udvalget fortsat ønsker at iværksætte fase 2, fokuserer på en intern og tværgående optimering af arealudnyttelsen i skole- og dagtilbudsbygningerne, der i mindre grad sigter på en afhændelse af bygninger.


Administrationen anbefaler desuden, at man arbejder videre med effektivisering af ejendomsdriften og arealoptimering generelt i forbindelse med en omorganisering af ejendomsdriften herunder en centralisering af teknisk servicepersonale og fælles driftsopgaver.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen vedr. status på fase 1 til efterretning.
  2. At Økonomiudvalget tager stilling til, hvorvidt man ønsker at iværksætte fase 2.
  3. At Økonomiudvalget godkender, at fase 2 af bygningsanalysen fokuserer på intern og tværgående optimering af arealudnyttelsen på skole- og dagtilbudsområdet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-11-2015

Godkender administrationens indstillinger, således at fase 2 iværksættes.