Nr.77 - Orientering om udbud af håndværkerrammeaftaler

Sagsnr.: 15/4098

 

Beslutningstema

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget og Økonomiudvalget orienteres om resultatet af EU-udbud af håndværkerrammeaftaler.

Sagsfremstilling og økonomi

På Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets møde den 4. marts 2014 besluttede udvalget at udbud af håndværkerrammeaftaler til vedligeholdelse af kommunens bygninger skulle gennemføres som et offentligt udbud efter EU-udbudsdirektivet.

 

Administrationen har nu afsluttet udbuddet, og der er tildelt rammeaftaler til 33 virksomheder fordelt på 42 selvstændige aftaler. Se vedlagt bilag 1 med oversigt over hvem, der har fået tildelt en rammeaftale.  

 

Generelt om udbuddet

Gennemførelsen af EU-udbuddet har været båret af særligt to forskellige hensyn. Det ene hensyn var at give lokale og små og mellemstore virksomheder optimale betingelser, indenfor EU-udbudsdirektivets rammer, for at byde på opgaven. Det andet hensyn var, at tilrettelægge en proces, der sikrer en god konkurrence, og dermed lavere priser. De lavere priser kunne medvirke til at løfte vedligeholdelsesstandarden af bygningerne indenfor samme ramme og/eller frigøre ressourcer til omprioritering.

 

Der er udbudt 7 selvstændige offentlige udbud med hvert et fag, hvoraf flere er delt op mindre delaftaler i forhold til geografien. På hver delaftale er der 3 virksomheder per rammeaftale, hvilke resulterer i 42 selvstændige aftaler med virksomheder.

 

Denne opdeling giver de bedste betingelser for at små og mellemstore virksomheder (og dermed de lokale virksomheder) har kunnet byde på opgaven. Tilbudsgiverne har, uanset størrelse, kun haft mulighed for at vinde én rammeaftale pr. fag, hvilket alt andet lige har medvirket til, at lokale virksomheder har haft større sandsynlighed for at vinde en rammeaftale.  Et alternativ havde været at udbyde større aftaler og give mulighed for at vinde flere. Det ville formentlig have tiltrukket flere store virksomheder og skærpet priskonkurrencen yderligere.

 

Tilbudslistens udformning har endvidere medført, at lokale virksomheder havde en fordel qua, at deres omkostninger til kørsel alt andet lige er lavere end ikke lokale virksomheders.

 

De tilbudsgivere, der har tilbudt den laveste pris, har fået tildelt en rammeaftale under forudsætning af, at de opfylder kravene i udbudsmaterialet.

 

Kædeansvar, sociale klausuler mv.

I rammeaftalens er der krav til bl.a. til løn- og ansættelsesforhold (overholdelse af ILO), kædeansvar, sociale klausuler, SKAT mv. samt forhold vedrørende samarbejde og bestilling af opgaver.

 

Virksomhedernes medvirken i kommunens beskæftigelsesindsats i forhold elever og praktikanter er formuleret således, at virksomheden skal deltage i dialogmøder med kommunen, der muliggør samarbejde om disse forhold. Jobcentret har allerede fået kontaktinformation på de vindende virksomheder med henblik på at indlede en tidlig dialog.

 

Processen

Administrationen har haft fokus på at tilrettelægge udbudsprocessen på en sådan måde, at også små og mellemstore virksomheder har kunnet byde.

 

I forbindelse med offentliggørelsen af udbuddet har administrationen annonceret i lokale aviser og kommunens hjemmeside. Endvidere er de virksomheder, der tidligere havde aftaler med FK, blevet kontaktet direkte, hvor der gøres opmærksom på udbuddet.

 

Administrationen er opmærksom på, at EU-udbudsmaterialer ofte er omfattende, og der har været stort fokus på at gøre materialet så enkelt som muligt, vejlede tilbudsgiverne så meget som muligt i processen og gør aflevering af deres tilbud nemt.

 

Alle interesserede tilbudsgivere er blevet inviteret til informationsmøder. Der har været afholdt to møder, hvor udbudsbetingelserne og rammeaftalen er blevet gennemgået for de interesserede tilbudsgivere, og hvor tilbudsgiverne er blevet vejledt i, hvordan de skulle udfylde tilbudsdokumenterne og give tilbud elektronisk. Det kan oplyses, at der skulle udfyldes tre dokumenter.

 

Ved tilbudsfristens udløb modtog Fredensborg Kommune 112 tilbud, hvoraf blot 12 tilbud var ukonditionsmæssige. Det er en ganske lav andel sammenlignet med andre udbud. Det kan endvidere oplyses, at 29 lokale virksomheder havde vist interesse for udbuddet, og at 24 lokale virksomheder valgte at byde.

 

Det kan oplyses at nedenstående lokale virksomheder har opnået en rammeaftale.

 

Virksomhed

Virksomhedsadresse

Fag

Aut. El-installatør Torben Fogh Aps

Fredensborg

Rammeaftale - EL A

Erling Jensens eftf. v Kasper Thomassen

Humlebæk

Rammeaftale - MALER C

FBH Gruppen ApS

Fredensborg

Rammeaftale - MURER A

Thøger Larsen

Fredensborg

Rammeaftale - TØMRER B

Fredensborg VVS-Teknik A/S

Fredensborg

Rammeaftale - VVS B

Lamotek VVS ApS

Fredensborg

Rammeaftale - VVS C

 

Rammeaftalerne på drift og vedligeholdelse af bygninger udgør i 2015 ca. 16 millioner kr., men herudover foreligger der budget til en lang række anlægsopgaver, som fortsat udbydes som enkeltopgaver. Her vil de lokale virksomheder igen kunne komme i betragtning. Derudover skal alle opgaver over beløbsgrænsen 400.000 kr. udbydes hvor de lokale virksomheder også kan komme i betragtning.

 

Resultatet af udbuddet

Resultatet af udbuddet viser, på baggrund af stikprøver, en besparelse i størrelsesordenen 10-15 pct. men administrationen har endnu ikke færdiggjort beregningerne.

 

Årsagen til, at der ikke er flere lokale virksomheder, der har vundet en rammeaftale, på trods af fordelen med lavere kørselsudgifter er at de ikke har været konkurrencedygtige på deres priser. Administrationen vil i rammeaftaleperioden følge op på, at de vindende virksomheder udfører opgaverne i henhold til aftalerne og til den pris som virksomhederne har tilbudt. 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

EU-udbudsdirektiv 2014/18/EF

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Der afholdes et internt informationsmøde for brugere af de kommunale bygninger.

Elektroniske bilag

Bilag 1, Oversigt - tildelt rammeaftaler

Indstilling

  1. At Plan-, Miljø- og Klimaudvalget indstiller til Økonomudvalget at resultatet tages til efterretning.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 03-03-2015

Orientering tages til efterretning.


For så vidt angår leverandører med særlige lave priser, besluttede udvalget, at administrationen fører skærpet tilsyn med disse for at sikre, at alle forpligtelser bliver overholdt.


Endvidere besluttede udvalget, at udvalget og administrationen inviterer erhvervs – og håndværkerforeningerne til et møde om det fremadrettede samarbejde.

Beslutning i Økonomiudvalget den 23-03-2015

Godkender Plan-, Miljø-, og Klimaudvalgets indstilling.