Nr.72 - Orientering om lokaleoptimering i administrationen

Sagsnr.: 14/46077

 

Beslutningstema

Orientering om lokaleoptimering til administration, ved samling af Center for Job og Uddannelse på Rådhuset.

Sagsfremstilling og økonomi

Rådhuset er i efteråret 2014 gennemgået for ledige kontorpladser, og det er ved optællingen konstateret at der er ledig kapacitet, svarende til sammenlagt 42 kontorarbejdspladser. Pladserne fordeler sig på flere lokaler/storrum. For at frigøre den ledige plads på Rådhuset, gennemføres en mindre intern rokade. En del af den ledige kapacitet er besluttet anvendt til etablering af energi- og iværksættermiljø med 6-8 kontorpladser samt mødefaciliteter. For at udnytte den resterende ledige plads, flyttes alle sagsbehandlende funktioner fra Jobhuset til Rådhuset, således at der sker en samling af Center for Job og Uddannelse. Rokader og indflytning forventes afsluttet den 1. juni 2015.

 

Samling af Center for Job og Uddannelse på Rådhuset

Der er 20 ansatte i Jobhuset, der hører under Center for Job og Uddannelse. Heraf har 2 medarbejdere brug for andre faciliteter end kontorarbejdspladser og samtalerum, til at udføre deres arbejde (Nytteindsatsen ”Ren By”). Dette er langt færre end for få år siden, men det var før lovændringerne med Kontanthjælpsreformen og Beskæftigelsesreformen. De aktiverings- og vejledningsindsatser som kommunen i dag anvender, er placeret på selve uddannelsesinstitutionerne, eller er en del af helhedsplanerne i Nivå og Kokkedal. Hertil kommer, at tilbuddene Supertanker, InZatsen og det hidtidige 30+ tilbud i Kokkedal i Job, er nedlagt. Med Byrådets beslutninger vedr. likviditetsgenopretning i februar 2015, flyttes tilbuddet Stifinder til at udgøre kommunens medfinansiering i helhedsplanen Kokkedal på Vej. Alle øvrige opgaver der udføres fra Jobhuset i dag, kan lige så godt eller bedre udføres med udgangspunkt fra Rådhuset. Herudover vil der være en lang række fordele ved at samle Center for Job og Uddannelse på Rådhuset. Der er således 18 medarbejdere der flytter ind på Rådhuset.

  

Indflytningen på Rådhuset vil føre til at kapaciteten i samtalerum og modtagelse vil blive udnyttet bedre end den er i dag. Der afholdes årligt 12.959 samtaler som led i sagsbehandlingen. De 11.341 gennemføres allerede i dag på Rådhuset, mens de 1.618 hidtil er blevet gennemført i Jobhuset. Der vil ikke ske indflytning af utryghedsskabende unge, da disse heller ikke i dag kommer i Jobhuset. Men, der vil naturligvis komme mere liv i fronten.

 

Jobhuset betjener alle 18-30 årige som er på offentlig forsørgelse (ca. 310 ledige ud af ca. 800). Betjening af borgere over 30 år foregår allerede i dag på Rådhuset. Der varetages følgende opgaver for de unge:

  • Sagsbehandling og samtaler
  • Mentorstøtte
  • Vejledning & opkvalificering (undervisning, nytteindsats og køkken).

Jobhuset har eksisteret i mange år og har indtil oktober 2012 løst opgaven som ansvarlig for kommunens beskæftigelsesprojekter overfor unge. I 2012 blev Jobhusets opgave omdefineret til fremover at skulle varetage alle indsatser vedr. beskæftigelse og uddannelse for unge i alderen 18-29 år. Det betød, at udøvelse af myndighed = samtaler og sagsbehandling af unge, blev flyttet til Jobhuset fra Rådhuset. Denne konstruktion har vist sig, at være uhensigtsmæssig og ressourcekrævende af flere årsager. Specielt i forhold til ”sikker drift” ved sygdom og fravær, fordi sagsbehandlingen varetages af få sagsbehandlere. Ligesom det på ledelsesniveau vil give en effektivisering, at ledelsen er samlet på Rådhuset. Der er nedlagt to lederstillinger på området i 2014/15 som led i optimeringen.


I forhold til at opnå synergi i det tværfaglige arbejde med de unge, vil det være tidsbesparende og dermed mere effektivt, at de medarbejdere der arbejder med den unge er i samme hus, og ikke mindst vil det øge den unges oplevelse af god service. Derudover vil der for kommunen være en direkte besparelser på driftsudgifterne til Jobhuset. Disse indgår i centrets realisering af prioriteringsbidraget.

En mindre gruppe af unge har en truende og udad reagerende adfærd. Det har været nødvendigt at træffe beslutning om, at denne meget lille gruppe af unge ikke betjenes i hverken Jobhuset eller på Rådhuset, men hos anden aktør. Ved myndighedssamtaler foregår det enten hos Nordsjællands Politi eller på Rådhuset i overvågede lokaler, med tilstedeværelse af politiet. Samlingen af Center for Job og Uddannelse på Rådhuset ændrer således ikke ved denne praksis.

 

Nytteindsatsen

Der er flere gode placeringsmuligheder for Nytteindsatsen. Dette tilbud kan af naturlige årsager ikke flyttes til Rådhuset. Nytteindsatsen udføres rundt omkring i kommunen, hvor der løses praktiske opgaver indenfor naturpleje og praktiske opgaver på kommunale institutioner. Det behov der er for lokaler, omfatter en mindre bygning med the-køkken og mødelokale, parkeringspladser og en mindre lagerbygning. I dag er Nytteindsatsen af kapacitetsmæssige årsager delt på to lokationer, henholdsvis hos Park & Vej (Grøn Kommune) og i Jobhuset (Ren By). Den mest oplagte mulighed, som er det der aktuelt arbejdes på, er at indgå i et samarbejde med Forsyningen om at udnytte deres ledige lokaler i Fredensborg, og dermed samle Nytteindsatsen fysisk hos dem.

 

Jobhusets fremtidige anvendelse

Ved samling af Center for Job og Uddannelse på Rådhuset, vil der ikke længere være kommunale aktiviteter i Jobhuset på Byvejen 14. Ejendommen er i den offentlige ejendomsvurdering vurderet til i alt 5.000.000 kr., hvoraf grundværdien udgør 2.650.100 kr. Der er ikke foretaget mæglervurdering af bygningen, men det vurderes, at salgsprisen ligger tæt ved den offentlige ejendomsvurdering. Jobhuset anvendes i dag foruden af Center for Job og Uddannelse af et par foreninger (Radio plus og Akvarieklubben). Derudover har enkelte politiske partier depotrum i bygningen. Ved et eventuelt salg af bygningen, skal der træffes beslutning om alternative lokaler til disse aktiviteter. Området ved Jobhuset er i kommuneplanen udlagt som blandet boligområde. Bygningen har været anvendt til offentligt formål, fordi denne anvendelse har været etableret før kommuneplanens bestemmelser om boliger. Der er ikke nogen lokalplan for ejendommen. En aktivitet svarende til den nuværende aktivitet kræver ikke en ny lokalplan. Eventuel beslutning om salg af bygningen vil blive taget i en særskilt sag herom. Denne sag indeholder kun orientering om samling af Center for Job og Uddannelse på Rådhuset. Sagen har været forelagt rådhusMED, der tilsluttede sig forslaget.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Der vil være mindre udgifter til flytning og ændret kabling på Rådhuset og muligvis anskaffelse af inventar (til 18 medarbejder fra Jobhuset). Nuværende inventar fra Jobhuset bliver dog så vidt muligt flyttet og genanvendt på Rådhuset. Hertil kommer mindre udgifter til opførelse af skillevæg.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.
  2. At Økonomiudvalget drøfter om Jobhuset sælges, eller om der skal undersøges alternative muligheder.

Beslutning i Økonomiudvalget den 23-03-2015

Økonomiudvalget tog orienteringen til efterretning og besluttede i forhold til punkt 2, at administrationen skal udarbejde en samlet business case, der indeholder både muligheder for salg og flytning af eksterne kommunale aktiviteter.