Nr.70 - Orientering om fælleskommunalt monopolbrud på KMD-systemer

Sagsnr.: 14/42985

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om det fælleskommunale monopolbrud på en række KMD-systemer.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I 2013 skrev Fredensborg Kommune, sammen med landets øvrige kommuner, under på at ophæve monopolet på en række KMD-systemer som anvendes internt i administrationen. Formålet med at bryde monopolet er at reducere kommunens IT-omkostninger og sikre en IT-infrastruktur som muliggør effektvisering af interne arbejdsgange, herunder en mere fleksibel borgerbetjening. Helt overordnet sikrer monopolbruddet, at kommunen i langt højere grad har ejerskabet til egen IT-portefølje og dermed også styringen af egne interne forretningsprocesser.  


Historik

Salget af KMD i 2008, til en privat investor, efterlod behov for at sikre kommunal indflydelse på, og ejerskab til, IT-løsningerne på de opgaveområder, hvor KMD i mange år har haft monopol på at tilbyde løsninger til kommunerne.

Regeringen og KL indgik i forbindelse med Økonomiaftalen for 2013 aftale om at konkurrenceudsætte IT-løsningerne på de KMD-kritiske forretningsområder der omfatter kontanthjælps- og sygedagpengeområdet.

Derudover indgik der i aftalen beslutning om at konkurrenceudsætte kommunernes tværgående sags- og partsoverblik (KMD Sag) samt den tilhørende IT-infrastruktur – kaldet rammearkitekturen. Udgangspunktet i økonomiaftalen for 2013 er at samtlige kommuner står bag udbuddene og aftager de nye løsninger. Udbudsplanen er besluttet af KL’ s bestyrelse og koordineres af KOMBIT. 

 

Fredensborg Kommunes tilslutning til de fælleskommunale udbud, afholdt af KOMBIT på KMD-monopolområdet, blev godkendt af Byrådet den 28. januar 2013.

 

Med tilslutningen til den fælleskommunale udbudsplan vil Fredensborg Kommune få nye muligheder for at skabe mere effektive tværgående processer, automatiserede arbejdsgange og serviceforbedringer i form af kortere sagsbehandlingstider og højere kvalitet. Samtidig vil de fællesoffentlige udbudskrav betyde at fagsystemerne vil kunne integreres i langt højere grad end hidtil med datakilder og tværgående sagsbehandlingssystemer, hvilket betyder større gennemsigtighed i sagsbehandlingen på tværs af fagområder.

 

Status på monopolbruddet i Fredensborg Kommune

Siden januar 2014 er der i Fredensborg Kommune pågået et arbejde i forhold til forberedelserne til og implementeringen af det fælleskommunale monopolbrud. Implementeringen af monopolbrudsarbejdet vil forløbe frem til 2018. I perioden 2014 til 2018 er der estimeret et samlet tidsforbrug på 18.000 timer i kommunen, svarende til ca. 2 årsværk. Timerne dækker desuden uddannelse af medarbejderne i de nye systemer.

Programmet følger den overordnede plan fra KOMBIT og er godt med i forberedelsesarbejdet.  Fredensborg Kommune fungerer som referencekommune på udviklingen af KOMBIT’ implementeringsopgaver til landets kommuner.    

KOMBIT indgik i januar 2015 aftale med en række leverandører på de nye systemer. Det drejer sig om EG A/S som skal udvikle den nye løsning på kontanthjælpsområdet, KMD på sygedagpengeområdet og Støttesystemerne samt Netcompany som skal sikre udviklingen af det kommende sags- og partsoverblik som erstatter KMD Sag. 

 

Gevinstpotentiale

Der er med monopolbruddet identificeret en række gevinstpotentialer.

 

På systemsiden forventes besparelser på IT-driften, svarende til omkring 14 pct. i forhold til de nuværende driftsbidrag for de berørte IT-løsninger. I forhold til interne arbejdsgange har KL beregnet besparelser svarende til hhv. 20 pct. på kontanthjælpsområdet og 40 pct. på sygedagpengeområdet. På det tværgående sags- og partsoverblik er der ikke estimeret et gevinstpotentiale, men programmet forventer at der også på dette forretningsområde foreligger ikke ubetydelige potentialer.

 

Besparelserne på forretningssiden centrerer sig om følgende effektiviseringsområder:

 

-      Nemmere og hurtigere sagsbehandlingsproces gennem automatisering af data og arbejdsgange

-      Øgede tværfaglighed og gennemsigtighed

-      Fleksibel og let tilgængelig borgerbetjening gennem selvbetjening

 

Økonomi

De konkrete gevinster ved besparelserne på IT-drift og optimering af forretningsprocesser er pt. usikre, men i løbet af 2015 forventes et langt større overblik. I forberedelserne til budgetlægning 2016 er der dog udarbejdet foreløbige implementeringsbusinesscases på hvert enkelt delprojekt i monopolbrudsprogrammet. De foreløbige business cases viser, at der fra 2019 vil være en årlig mindreudgift på 0.5 mio. kr. alene til driftsbidrag. Monopolbruddet forudsætter imidlertid en række investeringer de første år, herunder forventet 4.7 mio. kr. i 2016 til udvikling af snitflader og driftsomkostninger til hhv. nuværende og fremtidige IT-løsninger. Udgifter til udvikling og paralleldrift vil i så stort omfang som muligt søges finansieret inden for de eksisterende systembudgetter.  Der vil dog også være behov for nye midler i investeringsfasen. Udgiftsbehovet vil delvist kunne dækkes ind af midler fra KL. KL har netop orienteret om, at det nu er lykkedes at sælge en række bygninger som tidligere husede det nu privatiserede KMD. Halvdelen af salgsindtægten herfra vil blive tilført kommunerne i takt med at udgifterne til monopolbruddet falder.

 

I forhold til økonomidelen er det vigtigt at understrege, at tallene fortsat er behæftet med usikkerhed, og at der i programmet pågår indsatser i forhold til at nedbringe det forventede omkostningsniveau. Overblik over de beregnede implementeringsbusinesscases fremgår af bilag 1. De økonomiske konsekvenser vil blive taget op særskilt, når der er et samlet overblik. 

Bevilling

Der er ingen bevillingsmæssige konsekvenser ved orienteringen.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 23-03-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.