Nr.142 - Udmøntning af bygningsanalyse på kultur- og fritidsområdet på baggrund af høring

Sagsnr.: 14/29739

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til hvilke optioner administrationen skal arbejde videre med frem til den endelige godkendelse ved det først kommende møde i Byrådet.


I marts blev økonomiudvalget forelagt 6 mulige optioner for bygningsoptimering, som administrationen peger på som en udmøntning af bygningsanalysen i fase 1. Optionerne har derefter været i offentlig høring frem til d. 11. maj 2015.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Arbejdet med bygnings- og lokaleoptimering blev først iværksat i forlængelse af budgetseminaret forår 2013. Økonomiudvalget godkendte i august samme år et kommissorium for en eksternt udført bygningsanalyse på skole- og dagtilbud, samt kultur- og fritidsområdet.


SIGNAL-arkitekterne blev valgt til opgaven, og analysen blev gennemført i februar-marts 2014. SIGNAL-arkitekterne fremlagde resultaterne for Økonomiudvalget i maj, og for Byrådet på et temamøde i juni.


Analysen viste, at der kunne identificeres ledig lokalekapacitet på flere lokale kategorier på skolerne og generelt for lokaler til rådighed til aftenskole- og fritidsaktiviteter. SIGNAL-arkitekterne anbefalede derfor blandt andet, at man øger sambrug af bygninger, fx ved at samle flere aktiviteter på skoler.


På baggrund af analysen iværksatte Økonomiudvalget et arbejde med at komme med konkrete anbefalinger til udmøntning af bygningsanalysen.

Det arbejde skal bl.a. bidrage til en besparelse på ejendomsdriften, som er indlagt i budgetforliget 2015-2018 på 2,20 mio. kr. 


Økonomiudvalget godkendte efterfølgende en proces, hvor man i en fase 1 fokuserer på løsningsmodeller for bygningsoptimering på kultur- og fritidsområdet, mens man i fase 2 undersøger muligheder for bygningsoptimering på skole- og dagtilbudsområdet.


Administrationen har på den baggrund gennemført et større dataindsamlings- og analysearbejde af bygningerne på kultur- og fritidsområdet, og i marts 2015 forelagt 6 optioner for Økonomiudvalget, der indebærer hhv. afhændelse, opsigelse eller nedrivning af bygninger og forslag til nye lokaliteter for brugerne.


Høring

Optionerne blev efterfølgende sendt i offentlig høring hos de berørte brugere og annonceret på hjemmesiden i perioden 26. marts 2015- 11. maj 2015. Administrationen har modtaget 23 høringssvar. Se bilag 1 med indkomne høringssvar.


Sideløbende med høringen har administrationen kontaktet de specifikke brugere, hvis aktiviteter måtte blive berørt af optionerne, således at det er sikret, at brugernes synspunkter og viden omkring bygningerne er grundigt afdækket. Derudover har Fritidsforum behandlet sagen på et møde d. 26. marts 2015.


Generelt for høringssvarene er, at fritidsbrugerne føler sig stærkt knyttet til de huse, som de benytter til deres aktiviteter. Brugerne ser en række udfordringer i forbindelse med sambrug af bygninger med andre fritidsbrugere, skoler og børnehuse. Udfordringerne handler primært om fleksibilitet i adgang og brug, manglende rengøring, og mulighed for aflåst opbevaring. 


I nedenstående gennemgang af optionerne har administrationen på baggrund af høringssvarene til de enkelte optioner foretaget en ny vurdering af optionen.


Generelt set vurderer administrationen, at der i langt de fleste tilfælde kan findes løsninger på de udfordringer, brugerne peger på, som muliggør sambrugen. Administrationen vurderer, at der er kapacitet og egnede faciliteter i skole og fritidshjem, som kunne komme fritidsbrugerne til gavn. Derfor er det også essentielt for at kunne optimere bygningsmassen, at der etableres mere sambrug mellem skole/børnehuse og fritidsbrugere/foreningsliv. Samtidig kan der også være fordele ved at få foreningsliv mm. ind på skoler, både for foreningen som evt. kan rekruttere nye medlemmer, og for eleverne som introduceres til forskellige aktiviteter og fællesskaber. Øget sambrug kan desuden medføre øget kvalitet og opgradering af udstyr til skole ved, at fritidsområdet er med til at levere det udstyr som anvendes på skolerne fx nyt klaver. Etablering af dialog og samarbejde mellem skole/børnehuse og de respektive foreninger er således centralt for at optionerne kan gennemføres.


Optioner på baggrund af høringssvar

Administrationen har på baggrund af høringssvarene vurderet optionerne på ny og tilpasset dem i det omfang, som det vurderes nødvendigt. Overordnede budskaber fra høringssvar og administrationens vurdering fremgår af nedenstående gennemgang, men kan læses i detaljer i bilag 1 ”Indkomne høringssvar vedr. bygningsoptimering” og bilag 2 ”Notat – Optioner for bygningsoptimering på kultur- og fritidsområdet (fase 1) – revideret version”.


Optionerne er ikke afhængige af hinanden og kan frit vælges til og fra. Det bemærkes desuden, at forslag til hvor aktiviteterne kan flyttes til, er med forbehold for, at den endelige placering sker i forbindelse med den årlige sæsonfordeling og i samråd med de specifikke brugere.


Option 1 – Salg af Strandlyst Foreningshus og bedre udnyttelse af klub, fritidshjem og bibliotek

Denne option indebærer, at Strandlyst Foreningshus sælges, og at aktiviteterne flyttes til hhv. det ny idrætscenter, Humlebæk Skole og Fritidshjem og biblioteket.


Der er modtaget 12 høringssvar ang. denne option. Af høringssvarene fremgår det, at brugerne af Strandlyst føler sig tæt knyttet til stedet, hvor de har holdt til i mange år. Der lægges stor vægt på dets unikke placering, roen i huset til fordybelse og trygheden ved at have materialer, instrumenter ol. stående, fordi der er en gensidig respekt imellem brugerne omkring hinandens ting. Huset beskrives derudover som samlingssted for borgerne i lokalområdet. Det fremgår endvidere, at brugerne især de ældre vil se det som en stor ulempe, at de vil få længere til deres aktivitet, hvis Strandlyst sælges.


Administrationen vurderer, at bevægelsesaktiviteterne ikke egner sig godt til Strandlyst, og at man med fordel kan benytte sig af de nybyggede faciliteter i Humlebæk Idrætscenter. Administrationen vurderer desuden, at skole og fritidshjem har de ønskede faciliteter til rådighed, som der er behov for til de kreative og musiske aktiviteter. Sambrug af disse faciliteter kræver koordinering og samarbejde med skoler og børnehuse.


Det er fortsat en udfordring at finde placering af bådeklubbens joller og kajakker. Bådeklubben ønsker at udvide havnen mod syd og placere deres både der. Kommunen er ikke forpligtet til at stille plads til rådighed. Kommunen vil undersøge alternative muligheder på havnen fx inddragelse af parkeringspladser. Det vil dog formentlig være på bekostning af andre brugere på havnen.


Sletten Beboerforening har fremført forskellige forslag til brug af huset, herunder at huset udlejes til privat brug eller til beboerforeningen som enelejer. Administrationen har dertil fået forespørgsler på køb af ejendommen. Administrationen vurderer, at der er en række opmærksomhedspunkter i fald, man ønsker at udleje til privat brug eller til en enelejer. Dels skal man undgå en konkurrencevridende situation, hvorfor huset skal udlejes til markedspris og dels kræver det en del administration. Selv om kommunen opnår en markedsleje for ejendommen, vil der stadig være udgifter til drift og administration af ejendommen. Det skal samtidigt understreges, at de nuværende folkeoplysende foreninger, der holder til i huset, ikke fremadrettet vil blive anvist lokaler i Strandlyst, såfremt der er anden ledig kapacitet i byen. Det vil således ikke være muligt for disse foreninger at få refunderet lejeudgiften for brug af huset. Kommunen vil desuden stadig have en opgave med at anvise andre lokaler til disse foreninger.


Administrationen anbefaler på den baggrund, at man udbyder ejendommen til salg. Det anbefales at holde de lokalplanmæssige forhold åbne, sådan at ejendommen kan købes til flere forskellige typer af anvendelse, herunder til privat beboelse, hvilket vurderes at ville give det højeste salgsprovenu.


Option 2 – Salg af Byvejen 10 og 12 og sambrug af spejderhytte

Denne option indebærer, at Det Gule hus og Fiskerhuset på Byvejen sælges og aktiviteterne flyttes til spejderhytten ”Lerhytten”.


Der er modtaget 7 høringssvar vedr. denne option. Af høringssvarene fremgår det, at ejendommene på Byvejen er af ældre dato, og har derfor en lang historie i lokalområdet, og der er et stort ejerskab hos foreningerne til bygningerne, som de også selv vedligeholder indvendigt. De to bygninger bruges som samlingssted, men især også til opbevaring. I høringssvarene bemærkes det, at brugerne er bekymret for, om der er kapacitet nok i Lerhytten til alle tre foreninger. I høringssvar fra FDF Karlebo, som er nuværende bruger af Lerhytten, fremgår, at man er villig til at låne huset ud til andre brugere lejlighedsvist, men at man er nervøse for at miste kapacitet såvel som fleksibilitet ved fast sambrug af huset med andre brugergrupper.

Administrationen vurderer på baggrund af høringssvarene, at alle tre foreninger ikke kan rummes i Lerhytten. Administrationen anbefaler således, at Nive Å’s Lystfiskerforening fortsat flyttes til Lerhytten, mens Naturfredningsforeningen og Karlebo Sogns Jagtforening kan flyttes til Karlebo fx skolen eller børnekulturhuset, hvor der er gode muligheder for synergi og sammenhæng med udeskolen mm.


På den baggrund anbefaler administrationen, at husene på Byvejen nr. 10 og 12 sælges.


Option 3 – Opsigelse af lejemålet Laden og øget sambrug af skole og børnehuse

Denne option indebærer, at lejemålet Laden opsiges, og aktiviteterne flyttes til sale og haller på Nivå Skole samt Børnehusene Nivå.


Der er modtaget 5 høringssvar vedr. denne option. Af høringssvarene fremgår det, at brugerne er bekymret for, om der er den nødvendige kapacitet på de nye lokaliteter og om de kan få anvist det ønskede antal timer. I høringssvar fra Karateskolen og Taekwondoklubben er der ydermere bekymring for at miste medlemmer, hvis man flytter aktivitetens beliggenhed.


Administrationen vurderer, at der er ledig kapacitet til flere af foreningerne i gymnastiksalen på Nivå Skole, i Niverødhallen og/eller Børnehusene Nivå om end det måske ikke vil være muligt at imødekomme præcise ønsker til dag og tidsrum. Det vil ligeledes fortsat være svært at imødekomme Karateskolen og Taekwondoklubbens ønsker til antal timer.


Administrationen har derfor afsøgt mulighed for at kunne tilbyde de to kampsportsforeninger faciliteter på Ungecenter på Møllevej 9, men kan heller ikke her tilbyde det ønskede antal timer.


Administrationen anbefaler, at man ikke på nuværende tidspunkt opsiger Laden, da det er svært at tilbyde foreningerne det ønskede antal timer. Dog anbefales det, at administrationen bemyndiges til at indgå i forhandling med udlejer om inden for gældende kontrakt at optimere anvendelsesgraden med henblik på at opnå en løsning, der kan tilgodese de to kampsportsforeninger behov. Såfremt dette ikke er muligt, vil sagen på ny blive forelagt Økonomiudvalget.



Option 4 – Nedrivning af Foreningshuse Fredensborg og øget sambrug af skole og børnehuse

Denne option indebærer, at Foreningshusene Fredensborg, Nørredamsvej nr. 14 og 16 nedrives.


Der er modtaget 4 høringssvar vedr. denne option. Af høringssvar fra Fredensborg Billardklub fremgår det, at de foreslåede nye lokaliteter ikke imødekommer foreningens specialiserede facilitetsbehov. Billardklubben deltager i turneringer, hvorfor de har behov for flere typer af billarder til de forskellige discipliner og skal leve op til nogle specifikke afstandskrav. Administrationen vurderer på den baggrund, at foreningen vanskeligt lader sig flytte fra Nørredamsvej nr. 14 til de foreslåede lokaliteter eller andre faciliteter i kommunen. Administrationen vurderer således, at drifts- og vedligeholdelsesbesparelserne ved nedrivning af huset ikke står mål med omkostningerne for foreningen.


Af høringssvar fra Madam Mangor fremgår det, at de i perioder har et stort pladsbehov og behov for en lokalitet, hvor de ikke behøver pakke deres ting sammen. Administrationen vurderer, at aktiviteterne i nr. 16 godt kan omplaceres. Fx er der lige nu ledig kapacitet i nr. 20, hvor det vurderes, at der kan gøres plads sådan, at Madam Mangor der i perioder har et stort behov, kan få anvist lokaler.


Administrationen anbefaler således, at optionen tilpasses, sådan at Nørredamsvej nr. 14 ikke nedrives, men at nr. 16 nedrives, og at der skabes plads til flere foreninger i nr. 20.


Option 5 – Nedrivning af Dykkerklubben, Nivå Strandpark

Denne option indebærer, at Dykkerklubben nedrives.


Der er ikke kommet høringssvar til denne option, da der pt. ikke er nogen brugere af huset.


På Fritids- og Idrætsudvalget d. 3. juni 2015 behandledes en sag vedr. en varig løsning på klub- og omklædningsfacilitet til Nivå Pingvinerne. Administrationen har undersøgt muligheder for dels renovering af Nivå Strandpark 11 (Dykkerhuset) og dels nybygning med henblik på, at huset kan tilbydes Nivå Pingvinerne pr. 1. januar 2016. Administrationen konkluderer, at renovering af Dykkerhuset med opholdsrum, to omklædningsrum og et handicaptoilet vil koste ca. 650.000 kr. og nyanlæg med samme faciliteter vil koste ca. 1,0 mio. kr.  Administrationen bemærker ydermere, at Nivå Pingvinerne ikke ønsker at bruge Dykkerhuset til omklædningsfacilitet. Fritids- og Idrætsudvalget besluttede på den baggrund, at den konkrete sag stilles i bero.


Administrationen anbefaler på den baggrund, at nedrivningen af Dykkerhuset gennemføres, da Nivå Pingvinerne ikke ønsker at bruge huset.


Option 6 - Salg af Egedal Medborgerhus og optimal udnyttelse af Byens Hus

Denne option indebærer at Egedal Medborgerhus sælges i 2018, når Byens Hus er færdigopført, og aktiviteterne flyttes hertil.


Der er modtaget 6 høringssvar vedr. denne option. Af høringssvarene fremgår det, at Egedal Medborgerforeningen og Kulturelt Samråd vurderer en belægningsprocent på 65-70 % i snit over et år. Medborgerforeningen oplyser, at belægningsprocenten er beregnet ved at sammenholde antallet af dage, hvor huset er booket hver måned med månedens antal dage (inkl. weekender, eksklusiv juli måned).  Brugerne af huset er meget glade for husets tilbud og nærhed. Medborgerforeningen vurderer ikke, at et Byens Hus kan erstatte Egedal Medborgerhus, ej heller rumme alle husets aktiviteter.


Administrationen har ikke adgang til oplysninger om husets brug i aftentimer og weekender, hvor medborgerforeningen selv råder over bygningen. Administrationen vurderer, at husets indretning ikke er optimal i forhold til formålet, hvilket også er årsag til, at huset får meget lave brugsprocenter i Signal-Arkitekternes beregninger, hvor alle rum i huset vægtes lige meget. Administrationen vurderer, at brugernes facilitetsbehov ikke kan fuldt dækkes i Byens Hus, men at der er ledig kapacitet på både skole og klublokaler i Egedalshallen, klubben mm.


Med byrådets vedtagelse af kassegenopretningsplanen d. 26. maj 2015, som indeholdt et midlertidigt anlægsstop, er Byens Hus sat i bero. Administrationen anbefaler fortsat, at huset sælges, når Byens Hus er opført. Administrationen anbefaler, at man undersøger, hvilke brugere, der kan flyttes til Byens Hus og hvilke der skal findes andre lokaliteter til i Kokkedal.


Økonomi

Administrationen har tilpasset business casen, hvori optionernes samlede rentabilitet er vurderet. Heri er også en økonomioversigt, der viser de alle optionernes rentabilitet over perioden 2015-2018 (se bilag 3 med business case og økonomioversigt).


Business casen viser, hvis administrationens indstilling følges, og optioner 1,2, 4 og 5 gennemføres, giver det en samlet gevinst over perioden på 7,5 mio. kr. og en årlig gevinst på 168.000 kr. fremover.


I budget 2015-18 indførtes et effektiviseringskrav ”Effektivisering af ejendomsdriften” på 0,5 mio. kr. i 2016, 0,7 mio. kr. i 2017 og 1 mio. kr. i 2018 og frem. Med gennemførslen af de fire optioner vil det opfylde 30 pct. af effektiviseringskravet i 2016, 21 pct. i 2017 og 15 pct. i 2018 og frem.


Hvis samtlige optioner gennemføres, giver det en samlet gevinst over perioden 2015-2018 på 12,9 mio. kr., og en årlig gevinst på 654.000 kr.. Med gennemførslen af alle 6 optioner realiseres det fulde effektiviseringskrav i 2016, ca. 80 % i 2017 og ca. 70 % i 2018 og frem.


Hvis byrådet vælger ikke at gennemføre administrationens anbefaling, skal disse besparelser findes andre steder i budgettet.


Implementering af optioner

Gennemførelse af alle optioner på nær option 6 vedr. Egedal Medborgerhus forventes at kunne gennemføres i 2016.


Flytning af aktiviteter vil ske i dialog med brugerne og i forbindelse med den årlige sæsonfordeling.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser såfremt administrationens anbefaling følges.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Byrådet godkender at administrationen arbejder videre med option 1, 2, 4 og 5 og fremlægger disse til endelig godkendelse ved det først kommende møde .
  2. At Byrådet bemyndiger administrationen til at indgå i forhandling med udlejer af Laden om, inden for gældende lejeaftale, at optimere anvendelsesgraden med henblik på at opnå en løsning, der kan tilgodese de to kampsportsforeninger behov, og at såfremt dette ikke er muligt, på ny at forelægge sagen for Økonomiudvalget.
  3. At Byrådet godkender, at administrationen, når Byens Hus er opført, undersøger om aktiviteterne i Egedal Medborgerhus kan flyttes og huset sælges.
  4. At Byrådet godkender, at administrationen iværksætter fase 2 vedr. bygningsoptimering på skole- og dagtilbudsområdet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 15-06-2015

Økonomiudvalgte anbefaler punkt 1, 2 og 4, idet realiseringen af option 1, 2 og 5 afventer en endelig model for lokalisering af foreningerne.


De indkomne høringssvar indgår i øvrigt i den videre sagsbehandling, idet administrationen bemyndiges til i samarbejde med foreningerne at sikre valide data for anvendelse af de omtalte bygninger. I samarbejde med foreningerne udarbejdes konkrete forslag til placering og sambrug af alternative lokaliteter, således at dette foreligger ifm den samlede bygningsanalyse.


For såvidt angår punkt 3 afventer dette budgetforhandlingerne.



Liste V og Helle Abild Hansen (I) tog forbehold vedr. salget af Strandlyst.