19-01-2015 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Ingen

Nr.1 - Godkendelse af dagsordenen

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Dagsordenen blev godkendt.

Nr.2 - Analyse af voksenhandicap ved BDO

Sagsnr.: 14/46079

 

Beslutningstema

Fredensborg Kommune har igangsat en analyse af det specialiserede voksenområde, med baggrund i administrationens budgetvurdering for 2015-18. Analysen foreligger og fremlægges til drøftelse. Efterfølgende fremlægger administrationen beslutningssager med henblik på implementering af analysens konklusioner og anbefalinger, med afsæt i de politiske drøfter af analysen. BDO præsenterer analysens konklusioner og anbefalinger på mødet.

Sagsfremstilling og økonomi

Formålet med analysen har dels været at tilvejebringe gennemsigtighed og klarhed om den fremadrettede model for styring af politikområdet og samtidig give svar på de spørgsmål der er til indhold, styring og udvikling af området.

 

Formålet har endvidere været, på baggrund af analysens resultater, at fremkomme med anbefalinger til mulige initiativer, der kan medvirke til at sikre budgetoverholdelse.

 

BDO skal således levere en række anbefalinger, der kan bidrage til, at det specialiserede voksenområde i Fredensborg Kommune fremadrettet kommer til at stå med de bedste forudsætninger for at kunne levere ydelser til en kvalitet, der matcher kommunens politisk vedtagne kvalitetsstandarder inden for de økonomiske rammer.

 

Budgettet til politikområde 11 Handicap og Socialpsykiatri udgør 312 mio. kr. Analysen dækker 76% af udgifterne på politikområdet, herunder botilbud (§107/108), Brugerstyret Personlig Assistance BPA (§96), Støtte i eget hjem (§85) samt dagtilbud (§103/104). Analysen omfatter ikke områderne for hjemløse, særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse STU, misbrug, handicappede børn og øvrige mindre områder.

 

Analysen fremlægges til drøftelse for Økonomiudvalget og Social- og Seniorudvalget, og til beslutning for Byrådet i februar 2015. Analysen vil blive gennemgået for Handicaprådet. Efterfølgende fremlægger administrationen beslutningssager med henblik på implementering af analysens konklusioner og anbefalinger, med afsæt i de politiske drøftelser af analysen.

 

Nedenfor fremgår et kort uddrag af BDO´s vurderinger og anbefalinger, som forslag til struktur for den politiske drøftelse af analysen på mødet.

 

 

BDO´s overordnede vurdering

BDO’s overordnede vurdering er, at Fredensborg kommune har høje udgifter til området. Det er samtidig BDO’s vurdering, at der kun i meget begrænset omfang er lavthængende frugter eller administative tiltag, der kan bidrage til budgetoverholdelse, og at en justering af serviceniveauet er uundgåeligt, hvis målet er at nedbringe udgifterne på området.

 

BDO vurderer, at der er 2 muligheder:

- At der gives en tillægsbevilling, der afspejler en fortsat vækst i udgifterne, som det har været tilfældet i 2013 og 2014. Dette er ud over de 8 mio. i finansierings-behov, der i budgetforliget blev sammenkoblet med afdragsprofilen på kommunen gæld.

 

Eller

 

- At der foretages en justering af serviceniveauet ved hjælp af nye kvalitetsstandarder på alle delområder på handicapområdet, der er præcise og operationelle nok til at kunne anvendes som styringsværktøj i sagsbehandlingen.

 

Det er ikke realistisk at fortsætte det nuværende serviceniveau med det afsatte budget for 2015-18. En nedbringelse af udgifterne gennem revurderinger af borgerne, med støtte fra præcise kvalitetsstandarder, må dog forventes at have en implementeringstid på ca. 1 år, før effekten af disse vil vise sig. I denne periode vil det være usikkert, om det nuværende budget til området er dækkende.

 

 

Serviceniveauet i Fredensborg Kommune sammenlignet med andre

BDO konkluderer, at Fredensborg Kommune har en gennemsnitlig modtagerandel, men samlet set har markant højere enhedsudgifter i sammenligning med de øvrige kommuner i Ballerup-analysen. Fredensborg Kommunes socioøkonomi taler ikke for, at kommunen har et højere udgiftsbehov, herunder at de borgere der modtager ydelser i Fredensborg kommune har et større støttebehov end andre steder.  Det er BDO’s vurdering, at årsagen til de høje enhedsudgifter skal findes i et højt serviceniveau. BDO konstaterer endvidere, at Fredensborg Kommune har flere særligt dyre enkeltsager end i de øvrige kommuner, som BDO har data på. I alt 74, heraf 23 med 50 % refusion. Kommunerne i BDOs database har typisk mellem 60-65 særligt dyre enkeltsager, herunder maksimalt 10-15 af de meget dyre.

 

BDO anbefaler, at Fredensborg Kommune forholder sig til serviceniveauet på det specialiserede voksenområde, da den primære forklaring på det høje udgiftsniveau efter BDO’s vurdering skal findes her.

 

Herudover gives en administrativ anbefaling om tæt opfølgning på de særligt dyre enkeltsager.

 

 

Nuværende styringsmodel

BDO har ikke nogen processuelle anbefalinger til Fredensborg Kommunes styringsmodel. Der gives en administrativ anbefaling vedrørende den tekniske kobling mellem økonomisystem og individdata. Det er BDO´s vurdering, at Fredensborg Kommunes specialiserede socialområde er yderst velstyret. Kontroller og styringsprocesser er velintegrerede dele af den faglige drift, og rollefordelingen i processerne er klart defineret. Der er mange kontrolprocesser, som alle kræver et relativt stort valideringsarbejde fra området. Dette kræver god ledelse, gode it-understøttede data og dygtige, dedikerede medarbejdere for at kunne levere valide data så ofte, som det er tilfældet i Fredensborg. Fredensborg Kommunes budgetlægningsproces er meget detaljeret, og det arbejde der ligger bag budgettet, er meget grundigt.

 

 

Praksis i sagsbehandlingen ok

BDO vurderer, at sagsbehandlingen samlet set er velfungerende. Der er et socialfagligt solidt niveau i afdelingen, og sagsbehandlerne udviser ansvarlighed i opgaveløsningen og har fokus på borgeren. BDO konstaterer samtidig, at sagstallet hos den enkelte sagsbehandler er højt. Det er BDOs erfaring, at revisitationer med udgiftsreduktioner for øje er meget krævende for myndighedsområdet. BDO anbefaler derfor, at der, som en investeringsmodel, overvejes at prioritere ekstra personaleressourcer til afdelingen, såfremt der skal gennemføres en økonomisk opbremsning, der imødegår den skitserede budgetudfordring. Herudover gives 4 administrative anbefalinger.

 

 

Politiske handlemuligheder

Det politiske niveau i kommunen har forholdsvis vide handlemuligheder på det specialiserede område i forhold til at fastlægge kriterier for, hvornår en målgruppe kan komme i betragtning til hjælp, samt hvilken hjælp den pågældende målgruppe i givet fald skal have.

 

I styringen af udgifterne på det specialiserede socialområde er det afgørende, at de politiske prioriteringer synliggøres gennem fastlæggelse af et operationelt serviceniveau. For den administrative forvaltning udstikker det politisk vedtagne serviceniveau, sammen med budgettet, retningen for de daglige dispositioner. Det er kommunalbestyrelsens ansvar at sikre, at der er overensstemmelse mellem de politiske ønsker og prioriteringer og den udstukne ramme. I situationer hvor der skal gennemføres en økonomisk opbremsning er det afgørende, at de revisitationer og den generelt strammere styring på enkeltsagsniveau som myndighedsafdelingen skal gennemføre, står på skuldrene af et politisk besluttet serviceniveau, der er et udtryk for konkret udmøntning af den givne ramme.

 

BDO anbefaler, at man i Fredensborg kommune politisk forholder sig til serviceniveauet på det specialiserede voksenområde, da den primære forklaring på det høje udgiftsniveau efter BDO’s vurdering skal findes her.

 

BDO anbefaler i den forbindelse, at der udarbejdes nye kvalitetsstandarder på området, der dels er baseret på en målgruppekategorisering og dels er tilstrækkeligt præcise og operationelle til at kunne fungere som retningsanvisende i det daglige myndighedsarbejde.

 

BDO præciserer hertil i analysen blandt andet:

  • at revisitering med nye kvalitetsstandarder er muligt
  • at kvalitetsstandarder ikke i sig selv sparer penge
  • at der også med kvalitetsstandarder foretages et konkret individuelt skøn af borgerens behov
  • at kvalitetsstandarden er et redskab der fortæller borgeren hvad serviceniveauet er i kommunen og støtter sagsbehandleren i arbejdet med at træffe afgørelser.

 

De kvalitetsstandarder der ikke forefindes i dag er primært 1) Støtte i eget hjem, og herudover 2) Økonomiske tilskud, 3) BPA samt 4) Støttekontaktperson. De eksisterende kvalitetsstandarder der kan strammes og præciseres er 5) Beskyttet beskæftigelse, 6) Aktivitetstilbud og 7) Midlertidige botilbud.

 

BDO giver herudover en administrativ anbefaling om at koble funktionsevnevurderingerne til omfang af ydelser i kvalitetsstandarderne.

 

 

Bemærkninger

Ud over de politiske anbefalinger, fremgår der af analysen i alt syv anbefalinger til den administrative tekniske håndtering af området. Administrationen er enige i disse anbefalinger og de vil således blive implementeret.

 

Med BDO’s medvirken er der som led i analysearbejdet sendt 6 sager til revurdering hos fire andre kommuner, efter forudgående aftale med disse. Den ene kommune er dog i mellemtiden sprunget fra. Der afventes svar fra Hørsholm Kommune og Hillerød Kommune den 12. januar, og fra Rudersdal Kommune den 23. januar. Resultaterne af dette fremlægges på mødet.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.    At analysens konklusioner og anbefalinger drøftes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Sagen sendes til behandling i Social– og Seniorudvalget, således at sagen kan forelægges til beslutning i byrådet i februar 2015.

Nr.3 - Ny digitaliserings- og kanalstrategi 2015-18

Sagsnr.: 13/38532

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal drøfte den ny digitaliserings- og kanalstrategi 2015-2018. 

Sagsfremstilling og økonomi

Med denne sag præsenteres en ny digitaliserings- og kanalstrategi for perioden 2015-2018.

 

Den ny samlede digitaliserings- og kanalstrategi 2015-2018 skal erstatte kommunens:

  • nuværende digitaliseringsstrategi, som er vedtaget af direktionen for perioden 2012-2015
  • og nuværende kanalstrategi, som er vedtaget af Byrådet for samme periode.

Begge strategier er udarbejdet som udmøntning af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi fra 2010 og peger på konkrete indsatsområder, der skal medvirke til implementering heraf. Nye mål og rammer er siden hen kommet til ligesom, der er gjort erfaringer i forhold til de nuværende strategier.

 

Et læringspunkt fra de to eksisterende strategier er bl.a., at der er et behov for at arbejde mere målrettet med opfølgning på den nye samlede strategi og synliggørelse af effekter.

 

Den nye samlede digitaliserings- og kanalstrategi udstikker dels de politiske visioner for den digitale vej til velfærd, vækst og god service og dels de administrative målsætninger for at dette kan realiseres.

 

Strategien er derfor bygget op omkring to overordnede afsnit:

1.    Digital selvbetjening, kommunikation og velfærd (politiske visioner)

2.    Effektiv IT-drift, digitalt kompetente ledere og medarbejdere (administrative målsætninger)

 

Under hver af de to overordnede afsnit indgår konkrete mål for det, vi skal opnå samt information om, hvad vi allerede gør på de berørte områder.

 

Den nye samlede strategi skal bidrage til at øge helhedstænkningen inden for digitalisering og samtidig være et fælles afsæt på tværs af kommunens centre og institutioner.

 

Strategiens mål skal derfor indgå i arbejdet med de enkelte centrenes årsplaner, der skal udarbejdes på baggrund af Direktionens ledetråd. I årsplanerne må hvert enkelt center udfolde relevante mål med handlinger, som skal sikre at vi når de definerede mål i strategien.   

 

Digitalisering er et område i konstant udvikling, og strategien skal derfor være et levende dokument som naturligt ajourføres årligt med henblik på at sikre, at vi hele tiden sætter barren tilstrækkelig højt. Der lægges op til, at ajourføringen foregår hvert år i maj.

 

Det betyder, at Center for Digitalisering og IT årligt, med inddragelse af centrene, står for at opdatere og ajourføre strategiens mål og erfaringer. Første gang i maj 2016.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Elektroniske bilag

Digitaliserings- og kanalstrategi 2015-2018

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget anbefaler den ny digitaliserings- og kanalstrategi 2015-2018 for Byrådet. 

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Økonomiudvalgets indstilling.

Nr.4 - Redegørelse om informationssikkerhed i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/13

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget forelægges i henhold til den vedtagne informationssikkerhedspolitik en redegørelse om informationssikkerhedsarbejdet i kommunen i henhold til delegationsplanen.

Sagsfremstilling og økonomi

Grundlaget for informationssikkerhedsarbejdet i Fredensborg Kommune er Dansk Standard for informationssikkerhed. I den daglige sikkerhedsadministration indgår kontroller af autorisationer som fastlagt af den ansvarlige leder for det enkelte system samt behandling af henvendelser vedrørende informationssikkerhed.

 

Der er i perioden siden seneste redegørelse ikke registret alvorlige sikkerhedsbrud i kommunens systemer om tab af data, fejl i registrerede data samt brud på fortroliglighed i opbevarede data.

 

Fredensborg Kommune arbejder dagligt med informationssikkerhed på mange felter. Både i forhold til den daglige drift, i forbindelse med anskaffelse og opgradering af systemer, og til det strategiske arbejde, der pågår om digitalisering.

 

Dette arbejde understøttes både i adfærdsregulerende og tekniske tiltag som spam og virusbeskyttende programmer. Retningslinjer for brug og adfærd er tilgængelig på kommunens intranet og i personalepolitikken. Der afholdes endvidere kurser om informationssikkerhed for kommunens medarbejdere.

 

 

It leverandører

Der er ikke foretaget indberetning om sikkerhedshændelser fra leverandører, der behandler persondata på vegne af kommunen. Reglerne for behandlingen af persondata er reguleret i en databehandleraftale, der indgås mellem kommune og leverandøren. 

 

Medarbejdere

I forhold til medarbejderens brug af systemerne er der kun konstateret et tilfælde af alvorligt brud på sikkerhedsreglerne om adgang til personhenførbare oplysninger og overtrædelse af tavshedsforpligtelsen, som har medført bortvisning.

 

Der har været tilfælde af utilsigtet offentliggørelse af personhenførbare oplysninger på kommunens hjemmeside i forbindelse med offentliggørelse af referater. Fejlene er blevet rettet umiddelbart efter at de er konstateret. Disse hændelser er blevet indberettet til Datatilsynet. Datatilsynet har taget disse indberetninger til efterretning, og der er ikke foretaget yderligere.

 

Der har endvidere været overtrædelser, hvor medarbejdere har fremsendt personhenførbare oplysninger til borgere som mails. Disse overtrædelser er blevet påtalt. I et enkelt tilfælde er der klaget til Datatilsynet, der har taget kommunens redegørelse til efterretning.

 

I forbindelse med en masseudsendelse via Digital Post af til ca. 1600 borgere, blev brevet ved en beklagelig menneskelig fejl stilet til forkerte modtager. Brevet indeholdt ikke følsomme oplysninger. Datatilsynet er blevet orienteret og foretager sig ikke yderligere i sagen. Der vil fremadrettet være fokus på kvalitetssikring af forsendelser til Digital Post.

 

 

Styring af informationssikkerhedspolitikken

Den nuværende standard for informationssikkerhed DS:484 skal udfases til fordel for den internationale standard ISO 27001. ISO 27001 har i lighed med DS:484 et grundlæggende regelsæt; men suppleres med et fokus på organisation herunder til faktisk implementering og opfølgning.

 

Der er igangsat en proces, for indførelsen af den ISO 27001 standarden for informationssikkerhed. Denne proces gennemføres i 2015 og vil som konsekvens af ovenstående medføre ændringer af sikkerhedspolitikken. I forbindelse med indførelsen vil der blive gennemført kampagner og kurser for kommunens medarbejdere.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (Persondataloven)

 

Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles inden for den offentlige forvaltning.

 

Datatilsynets vejledning nr. 37 af 2. april 2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning.

 

DS:484 dansk standard for informationssikkerhed.

 

Informationssikkerhedspolitikken i Fredensborg Kommune vedtaget af byrådet 21. august 2007.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At redegørelsen om informationssikkerhed tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Redegørelsen blev taget til efterretning.

Nr.5 - Evaluering af digital udvalgsbetjening

Sagsnr.: 14/33170

 

Beslutningstema

Byrådet skal evaluere ordningen med udsendelse af elektroniske bilag til fagudvalg og Byråd.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet besluttede den 25. november 2013, at alle bilag til Byråd og fagudvalg fra og med møderne i marts 2014 skal udsendes digitalt, undtagen i helt særlige tilfælde. Byrådet besluttede også, at ordningen skulle evalueres, hvilket sker med nærværende sag.


Det var den politiske arbejdsgruppe til forberedelse af den kommende byrådsperiode som konkluderede, at der skulle fremlægges forslag til, hvordan bilagsmængden kan begrænses, og at dette forslag samtænkes med spørgsmålet om øget digitalisering af den politiske betjening.


Det bemærkes, at administrationen sideløbende med overgangen til digital bilagsbetjening arbejder med at reducere den samlede bilagsmængde. Dette bl.a. i lyset af, at den politiske arbejdsgruppe konkluderede, at bilagsmængden til tider er uoverskuelig.


Fordele og ulemper ved at overgå til øget digitaliseret bilagsbetjening blev i sagen til byrådet den 25. november 2013 beskrevet som følgende:


Fordele

  • Besparelser på udgifter til papir, print og forsendelsesomkostninger.
  • Frigivelse af administrative ressourcer i forbindelse med dagsordensproduktionen.
  • Mulighed for at anvende link som dokumentation/illustration i bilag.
  • Tilgængeligheden til digitale bilag kan virke begrænsende i nogle sammenhænge, men med bærbare computere og trådløs internetadgang mange steder, vil der omvendt være større grad af fleksibilitet i forberedelsen.
  • Signalværdien ved at benytte en digital løsning til udvalgsbilag sikrer en bedre sammenhæng med målsætningen i øvrigt i forhold til digitalisering.
  • Bilag kan genfindes

Ulemper

  • Ændring af egen forberedelse, der i en periode kan medføre øget tidsforbrug til forberedelse og/eller usikkerhed om egen forberedelse er tilstrækkelig.
  • Læsning på skærm kræver tilvænning herunder at tilføje noter.

Økonomi

Den årlige besparelse ved at overgå til digital udvalgsbetjening efter den af byrådet vedtagne model, hvor alle bilag sendes digitalt, er jf. byrådssagen fra den 25. november 2013 på 65.500 kr. Det fremgår af den samme byrådssag, at de årlige udgifter til papir, print og porto ved at sende dagsordenen uden bilag til Byrådet og ni udvalg er 79.500 kr. pr. år mod tidligere 145.000 kr. pr. år.

 

Status på nyt e-dagsordenssystem

Den 11. november 2014 besluttede Direktionen at gå videre med Ditmers e-dagsordenssystem, efter at have set på to forskellige systemer. Ditmers e-dagsordenssystem anvendes i dag af ca. 20 kommuner, eksempelvis Lyngby og Frederiksberg, samt alle fem regioner.


E-dagsordenssystemet skal bruges til forberedelse og fremvisning af dagsordener for både administration og politikere. Ditmers har en moderne app, der giver en god, intuitiv og driftssikre brugeroplevelse. Systemet kan anvendes fra både iPad og pc. Det fravalgte system har ikke en dedikeret app til tablets. Direktionen tester systemet i april med henblik på udbredelse af systemet til den øvrige administration og det politiske niveau i starten af maj.


 

Administrationens vurdering af ny ordning

Administrationen vurderer, at ordningen er under udarbejdelse, og at det fulde potentiale ikke er indhentet på grund af særordninger, hvor materiale fortsat udsendes i print.


Der er indgået følgende særaftaler: To byrådsmedlemmer modtager alt bilagsmateriale i print. Ét byrådsmedlem modtager alt bilagsmateriale digitalt. Ét udvalg modtager bilagsmateriale i en samlet pdf. Sidstnævnte indebærer en besparelse på papir og tryk, men også en ekstra arbejdsgang for administrationen i forhold til at printe, scanne og samle materialet.


Byrådsmedlemmer får stadig større bilag som rapporter i print, fx delegationsplan og kvalitetsstandarder.


Forbedring af den digitale kvalitet er fortsat et indsatsområde, idet det kan være svært at se illustrationer som skemaer og billeder i elektroniske bilag på tablets, fx iPad. Administrationen er også opmærksom på, at en stabil og velfungerende IT-drift er en forudsætning for digital bilagsbetjening. Administrationen arbejder løbende på at understøtte velfungerende IT.


Med henblik på at understøtte digital udvalgsbetjening får alle byrådsmedlemmer stillet en arbejdsstation til rådighed med bærbar pc, printer og ADSL. Endvidere udleveres en Iphone samt en Ipad Air. I stedet for en iPhone kan byrådsmedlemmer vælge at modtage en telefongodtgørelse på 300 kr./måned.


Administrationen oplever samlet set, at den nye ordning kræver tilvænning, og at den fulde implementering af modellen ikke er gennemført.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget evaluerer ordningen med digital bilagsbetjening.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Økonomiudvalget evaluerede ordningen og besluttede at tilbyde printede bilag på udvalgsniveau for de byrådspolitikere, der måtte ønske det.

Nr.6 - Revideret skema B - Egedalsvænge renovering

Sagsnr.: 10/31479

 

Beslutningstema

Stillingtagen til revideret skema B for Egedalsvænge foranlediget af stor budgetoverskridelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Boligforeningen 3B har i forlængelse af orienteringen på Økonomiudvalgets møde den 15. december 2014 fremsendt anmodning om godkendelse af revideret skema B for renoveringen af afdelingen i Egedalsvænge. Med ansøgningen fulgte en nærmere redegørelse for sagens forløb, for budgetoverskridelsen, og for hvordan 3B (og Landsbyggefonden) forestiller sig budgetoverskridelsen finansieres. Redegørelsen er vedlagt som bilag 2.


Byrådet godkendte 1. oktober 2012 skema B med en samlet byggesum på 325 mio. kr. ekskl. klimaprojektet på 22 mio. kr. Disse udgifter forventes nu i værste fald at ville andrage 494 mio. kr. ekskl. klimaprojektet.


Boligforeningen 3B’s forklaring på den betydelige overskridelse af udgiftsbudgettet ifølge det oprindelige skema B gengives nærmere nedenfor. Indledningsvis bemærkes det, at budgetoverskridelsen ifølge de aftaler, der er lagt op til mellem 3B Landsbyggefonden får følgende konsekvenser:


-      Kommunens garantistillelse forøges med ca. 81 mio. kr.

-      3B kan trække 48 mio. kr. på sin reguleringskonto

-      Der vil ikke komme yderligere lejeforhøjelser til lejerne udover de 20 kr. /m2, der blev godkendt med det oprindelige skema B.


3B oplyser, at de øgede udgifter overordnet skyldes to forhold. Begge forhold omfatter fordyrelse af arbejder, der er omfattet af kommunens tilsagn af 1. oktober 2012:

 

  1. Oprensning af større mængder af forurenende stoffer som PCB og bly og de deraf afledte ekstraudgifter til behandling og bortskaffelse af disse stoffer samt afværgeforanstaltninger i forbindelse med dette arbejde.

 

  1. Forsinkelse, mængdereguleringer af materialer og tilpasninger til de eksisterende bygninger samt afklaring af omfattede arbejder. Vedrørende disse forhold er der en betydelig uoverensstemmelse med entreprenøren om ansvaret herfor og prissætning heraf.

 

De øgede udgifter er nærmere beskrevet i bilag 1.

 

3B understreger, at der er tale om en ”worst case vurdering” af de forøgede udgifter, da den endelige opgørelse afventer byggesagens afslutning samt afklaring af en betydelig uenighed (om ca. 50 mio. kr.) med entreprenøren. Redegørelse herfor fremgår ligeledes af bilag 1.

 

3B anerkender at have kendt til forøgelsen af udgifterne til projektet siden juni 2013, og at de (3B) skulle have orienteret kommunen om de forventede ændringer i projektet allerede på dette tidspunkt.

 

Bilag 2 omfatter en redegørelse for forløbet af byggesagen. Bilag 2 omfatter endvidere en redegørelse for 3B’s ændrede procedurer for at sikre en bedre håndtering af lignende sager i fremtiden.

 

Forhøjelse af skema B

På baggrund af de forøgede udgifter anmoder 3B kommunen om godkendelse af et revideret skema B, jf. nedenstående tabel.

 

 

 

 

 

Støttede arbejder

Ustøttede arbejder

Arbejder i alt

Godkendt skema B af 1. oktober 2012

276.725.992

47.718.000

324.443.992

 

Forøgede udgifter:

 

 

 

1. Oprensning forurening

78.878.199

4.846.221

83.724.420

2. Forsinkelse, mængdereg. mv.

30.795.244

34.850.618

65.645.862

Omkostninger, honorarer mv.

17.080.000

2.870.000

19.950.000

Samlet forhøjelse af byggesagen

126.753.443

42.566.839

169.320.282

 

 

 

 

Reguleret anskaffelsessum

403.479.435

90.284.839

493.764.274

 

Klimaprojekt

 

22.000.000

22.000.000

Samlet reguleret skema B

403.479.435

112.284.839

515.764.274

 

Som det fremgår forhøjes skema B med knap 170 mio. kr. som følge af forøgede udgifter i byggesagen samt med 22 mio. kr. som følge af klimaprojektet, da det er aftalt med Landsbyggefonden, at klimaprojektet finansieres i forbindelse med den samlede sag. Det betyder, at skema B forhøjes med i alt 192 mio. kr.

 

Finansiering af de øgede udgifter

3B har været i dialog med Landsbyggefonden om finansieringen af de forøgede udgifter. Landsbyggefonden har givet forhåndstilsagn, jf. bilag 4, om at sikre finansiering, så det ikke påvirker den aftalte huslejestigning i forbindelse med det oprindelige projekt.  Jf. bilag 3 finansieres forhøjelser af skema B (inkl. klimaprojektet) med:

 

 

Mio. kr.

Kommunal garanti

mio. kr.

Støttede lån

127

64

Ustøttede lån

17.

17

Reguleringskonto

48.

-

I alt

192.

81

 

Det ustøttede lån på 17 mio. kr. og reguleringskontoen på 48 mio. kr. = i alt 65 mio. kr. finansierer budgetoverskridelsen på de ustøttede arbejder på 42,5 mio. kr. og klimaprojektet på 22 mio. kr.

 

Løsningen med Landsbyggefonden forudsætter kommunens medvirken ved en godkendelse af revideret skema B samt øget kommunal garanti for de støttede lån, jf. nedenfor. Såfremt voldgiftssagen med entreprenøren vindes helt eller delvis, vil kommunens forøgede garantistillelse blive reduceret fra de 81 mio. kr.

 

 

Den fremtidige husleje i Egedalsvænge

Som det fremgår af bilag 4, er der i det løsningsforslag, der er lagt op til  med Landsbyggefonden, at de øgede udgifter til renoveringen ikke påvirker den fremtidige husleje i Egedalsvænge. Baggrunden herfor er, at driftsstøtten primært forhøjes.

 

Landsbyggefonden havde allerede i forbindelse med godkendelsen af det oprindelige skema B stillet et årligt driftsstøttelån på 10,4 mio. kr. i udsigt. Det er dette driftsstøtte lån, der forøges ved træk på primært boligorganisationens dispositionsfond, sekundært fra Landsbyggefonden, således at de terminsydelserne på de forøgede lån kan betales.

 

Det betyder, at der ikke vil ske en huslejestigning i Egedalsvænge udover de allerede godkendte 20 kr./m2/år.

 

Dertil kommer, at beboerne vil opnå en væsentlig besparelse på deres varmeudgifter med den nye klimaskærm.

 

For beboerne i Egedalsvænge er renoveringen følgelige lige så attraktiv som hidtil.

 

Kommunal garanti

Den foreslåede løsning forudsætter, at kommunen stiller garanti for yderligere støttede lån på netto ca. 64 mio. kr. samt ustøttede lån på ca. 17 mio.kr. Landsbyggefonden regaranterer for halvdelen af de støttede lån på 127 mio. kr., så kommunens øgede nettogaranti udgør ca. 64 mio. kr. for de støttede lån og i alt ca. 81 mio.kr.


Udover den forøgede kommunale garanti medfører den foreslåede løsning ikke yderligere finansiel medvirken fra kommunens side.

 

Det bemærkes, at den aftalte finansiering fra Landsbyggefonden betyder, at afdelingens økonomi samlet set ikke påvirkes af de forøgede udgifter. Dermed er kommunens risiko i forbindelse med den øgede garanti alt andet lige uændret i forhold til kommunens tidligere tilsagn.

 

Videre proces

3B anmoder kommunen om en hurtig behandling af ansøgningen om revideret skema B af hensyn til behovet for en forøget låneramme til færdiggørelse af byggesagen.

 

Administrationen bemærker

Økonomiudvalget har på sit møde den 15. december 2014 af 3B’s formand og direktør fået en foreløbig mundtlig redegørelse for 3B’ budgetoverskridelse og for de nærmere forhold i den forbindelse. 3B har samtidigt givet kommunen en uforbeholden undskyldning for først 1½ år efter, at man selv blev bekendt med den betydelige budgetoverskridelse, orienterede kommunen herom. Økonomiudvalget har i forlængelse af mødet udtalt skarp kritik af 3B’s håndtering af sagen.

 

3B har siden økonomiudvalgsmødet sammen med Landsbyggefonden arbejdet på den løsning af sagen, der er gennemgået ovenfor. På trods af budgetoverskridelsens størrelse og 3B’s kritisable håndtering af sagen i øvrigt er der fundet en løsning, der gør det muligt at færdiggøre renoveringen uden yderligere lejeforhøjelser for lejerne.

 

Såfremt byrådet måtte vælge at sige nej til at deltage med den yderligere garantistillelse på netto 81 mio. kr., der ansøges om, vil 3B skulle finansiere 127 mio. kr. uden garanti, hvilket antagelig ikke kan lade sig gøre. Det vil endvidere betyde, at en årlig udgift på 10 – 15 mio. kr. til betaling af terminsydelser på lånet skal overvæltes på huslejen, hvilket vil gøre lejlighederne praktisk taget umulige at udleje. For kommunens vedkommende vil risikoen for de eksisterende kommunale garantier i afdelingen inkl. de knap 200 mio. kr. (netto), kommunen har givet tilsagn om i den oprindelige skema B ansøgning, blive forøget, og endelig er det tvivlsomt om Boligforeningen 3B kan undgå en konkurs.

 

3B oplyser i sin redegørelse (bilag 2), at der fremover internt i 3B

 

-      Vil være skærpet opmærksomhed fra direktionen på større byggesager

-      Vil blive gennemført en skærpet forretningsgang i forhold til orientering af kommuner og Landsbyggefonden i forhold til budgetoverskridelser.

-      Vil blive gennemført en ændret model for samarbejde og kontraktindgåelse med entreprenører.

 

Efter en samlet vurdering af sagen og den finansieringsløsning, der lægges frem anbefaler administrationen at det reviderede skema B godkendes, og at kommunen påtager sig den yderligere garantistillelse, der anmodes om.

 

Administrationen har for sit vedkommende besluttet fremover i større nybygnings- og renoveringsager at stille egentlige krav til det almene boligselskab om at indsende kvartalsvise rapporter over byggeriets fremdrift, udfordringer og økonomi.

 

Administrationen har på Økonomiudvalgets foranledning indhentet en udtalelse fra Landsbyggefonden om sagens forløb, herunder om den dialog 3B har haft med Landsbyggefonden angående pcb og budgetteringen hertil. Udtalelsen er vedlagt som bilag 4. Der er efter administrationens vurdering ikke oplysninger i Landsbyggefondens udtalelse, der er i modstrid med de oplysninger, 3B fremkom med på Økonomiudvalgets møde den 15. december. Der er således ikke grundlag for yderligere kritik i den anledning.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssig betydning, men en godkendelse af det reviderede skema B indebærer, at kommunen garantistillelse forøges til med ca. 81 mio. kr., jf. sagsfremstillingen.

Retsgrundlag

Almenboliglovgivningen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det reviderede skema B med samlede udgifter inkl. klimaprojektet på 22 mio. kr. godkendes med et beløb på 515,8 mio. kr.
  2. At kommunen stiller garanti for yderligere 64 mio. kr. støttede lån. Den yderligere belåning er på 127 mio. kr. hvoraf Landsbyggefonden forudsættes at regarantere 50 %. Den samlede støttede låntagning andrager med godkendelsen af det reviderede skema B 403,5 mio. kr. og den samlede kommunale garantistillelse vedrørende støttede lån andrager 202,3 mio. kr.
  3. At kommunen stiller garanti for yderligere 17 mio. kr. ustøttede lån. Den samlede ustøttede belåning andrager med godkendelsen af det reviderede skema B 64,8 mio. kr. og den samlede kommunale garantistillelse vedrørende ustøttede lån andrager 64,8 mio. kr.
  4. At kommunen betinger sig, at den resterende del af renoveringen inklusiv budgetoverskridelsen og klimaprojektet på i alt 48 mio. kr. finansieres af reguleringskontoen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler administrationens indstillinger dog således at der tilføjes et punkt 5 til indstillingerne, idet Økonomiudvalget forudsætter, at der ikke sker huslejestigninger ud over den allerede varslede i forbindelse med renoveringen som beskrevet i sagen.


Helle Abild-Hansen (I) og Thomas Bak (V) stemte imod, idet de kommunale garantier øges, og at overskridelsen er af uacceptabel karakter.

Nr.7 - Økonomisk Orientering - December 2014

Sagsnr.: 11/20112

 

Beslutningstema

Økonomisk Orientering pr. 31. december 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomisk Orientering foreligger online og kan tilgås via tablets. Hovedtallene ultimo december fremgår nedenfor.  Det bemærkes, at der fortsat bogføres på 2014 i den såkaldte supplementsperiode, hvilket betyder, at det endnu ikke er endelige regnskabstal.

Tabel 1. Økonomisk Orientering ultimo december 2014

Økonomi

December 2013

December 2014

Drift

-

96,7

Anlæg

-

64,7

Likviditet (12 måneders gennemsnit)

38,4

21,9

Personale

 

 

Sygefravær

5,1

4,6

Lønforbrug

-

97,7


Forbrugsprocenten på driftsbudgettet er ved udgangen af december 96,7 pct. Dette er 3,3 pct. lavere end det man måtte forvente med en ligelig fordeling(der vil give en forbrugsprocent på 100)

I årene 2012 og 2013 svarede forbruget i supplementsperioden til godt 1 pct. af budgettet. Hvis dette også gør sig gældende i regnskabsåret 2014 vil den samlede forbrugsprocent på driften lande på knap 98 pct. af budgettet. Det bemærkes, at der er en vis usikkerhed om, hvor stort forbruget i supplementperioden bliver.


Samlet er det vurderingen, jf. også det merforbrug der fremgår af særskilt budgetrevisionssag, at mindreforbruget på driften vil blive i underkanten af de forudsatte 30 mio. kr.

Forbrugsprocenten på anlægsområdet er ved udgangen af december 64,7 pct., hvilket er lavt på dette sene tispunkt. Den lave forbrugsprocent afspejler sig da også i budgetrevision 30-11-14 på anlægsområdet, hvor der flyttes anlægsbudget for netto 33,1 mio. kr. fra 2014 til 2015. Efter budgetrevisionen er forbrugsprocenten på anlægsområdet godt 87 pct.

Med det aktuelle forbrug på drift og anlæg og de 33,1 mio. kr. der flyttes mellem 2014 og 2015 på budgetrevision 30-11-14 er det fortsat forventningen at forudsætningen om samlede overførsler på 60 mio. kr. på drift og anlæg vil være tæt på at være opfyldt.

Likviditeten er ved udgangen af december på 21,9 mio. kr. hvilket er under likviditetsprognosen som forudså en likviditet på 25,7 mio. kr.

Af tabel 2 fremgår kommunens bevillingsreserver. Reserverne er stort set fuldt udmøntet for 2014.

Tabel 2. Status for kommunens bevillingsreserver

Bevillingsreserver

2014

2015

2016

2017

2018

Driftsreserven

0

12,5

14,5

14,5

14,5

Anlægsreserven

1,1

3,6

10,0

10,0

10,0


Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning  

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.8 - Budgetrevision 30.11.2014 (ØK)

Sagsnr.: 14/30441

 

Beslutningstema

Godkendelse af budgetrevision pr. 30. november 2014 , der dels er sidste budgetrevision før regnskab 2014, dels er første budgetrevision for det nye budget 2015 – 2018.

Sagsfremstilling og økonomi

 

 

 

Budgetrevisionen pr. 30. november 2014 omfatter alle politikområder, dvs. både drift, finansiering og anlæg. Dermed giver budgetrevisionen et samlet billede af kommunens forbrug og forventede regnskab for 2014 pr. 30. november 2014. Endvidere er der tale om de første behov for korrektioner af budget 2015-2018.


Overordnet viser budgetrevisionen, at der i 2. halvdel af 2014 på nogle områder har været en kraftigere udgiftsvækst end budgetteret. Det gælder særligt afregninger til sygehusene, men også handicap- og beskæftigelsesområderne. Hertil kommer nogle tekniske budgetkorrektioner, der også trækker i den forkerte retning.


Samlet peger budgetrevisionen på merudgifter over perioden 2014 – 2018 på 41 mio. kr., hvoraf de 26,5 mio. kr. vedrører 2014/2015.


Med den nuværende kassebeholdning, der p.t. er på godt 20 mio. kr., skal merudgifterne imødegås med kompenserende finansiering. Med andre ord betyder budgetrevisionen, at der er en klar opgave, der skal løses, jf. tabel 1 nedenfor.


Tabel 1. Samlet resultat af budgetrevision 30-11-14.

2015

2016

2017

2018

2015-2018

26.521

1.648

10.185

3.007

41.361


Administrationens anbefaling er, at der findes varige budgetforbedringer på minimum 5 mio. kr. årligt kombineret med engangsinitiativer svarende til 20 mio. kr. i 2015.


Der er mere detaljeret redegjort for indholdet af budgetrevisionen nedenfor. Administrationen vil på Økonomiudvalgets møde gennemgå indholdet af budgetrevisionen og redegøre for det mulige handlerum med henblik på at få nogle pejlemærker fra Økonomiudvalget om håndteringen af udfordringen. Administrationen vil herefter fremlægge forslag til Økonomiudvalgets møde i februar.


I tabel 2 er det overordnede billede fra tabel 1 detaljeret på hhv. drift, anlæg og finansiering.


Tabel 2. Resultat af budgetrevisionen pr. 30-11-14

1.000 kr.

2014

2015

2016

2017

2018

2014-

2018

Drift

26.591

11.303

6.548

5.035

3.007

52.484

Finansiering

8.276

-32.250

0

0

0

-23.974

Anlæg

-48.898

61.499

-4.900

5.150

0

12.851

I alt

-14.031

40.552

1.648

10.185

3.007

41.361

Anm.: ”+” for merudgift/kassetræk og ”-” for mindreudgift/kasseopbygning

 

De enkelte tillægsbevillinger er grundigt beskrevet i bilag 1, hvor egentlige tillægsbevillinger for at gøre det overskueligt er markeret med rødt. Herudover indeholder budgetrevisionen en lang række budgetneutrale omplaceringer, dels mellem politikområderne og dels forskydninger mellem årene, der primært vedrører anlægsudgifter, der udskydes fra 2014 til 2015.

 

De væsentligste tillægsbevillinger på driftsområdet vedrører: 

  • børneområdet ansøges om en tillægsbevilling på 4,7 mio. kr. i 2014 faldende over budgetperioden.
  • Kulturområdet ansøges om en tillægsbevilling på 1,6 mio. kr. i 2014 til dækning af periodeforskydninger vedr. elevbetalinger.
  • På området for Udsatte børn og unge ansøges om en tillægsbevilling på 4,3 mio. kr. i 2014 til dækning af udgifter i forbindelse med lukning af Farvergården.
  • Beskæftigelsesområdet anmoder om en tillægsbevilling på 3 mio. kr. i 2014 til dækning af merudgifter af på det forsikrede område.
  • Pleje og omsorg anmoder om en tillægsbevilling på 8,5 mio. kr. til dækning af merudgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering.
  • Handicap og socialpsykiatriområdet søges om en tillægsbevilling på 6,3 mio. kr. der skyldes en stigning i antallet af brugere på området.

I administrationens august-budgetvurdering umiddelbart forud for budgetvedtagelsen var oplistet en række usikkerheder på blandt andet de fagområder, der nu viser et højere forbrug end budgetteret. Men de ændringer, der er medtaget i budgetrevisionen, er nye og var således ikke kendt ved budgettets vedtagelse.


Med en stram kassebeholdning betyder nye budgetudfordringer, at disse ikke kan håndteres uden kompenserende besparelser.


anlægsområdet lægges knap 49 mio. kr. i kassen i 2014 primært ved overførelse af anlægsprojekter til 2015. 1,2 mio. kr. lægges i kassen vedr. regnskabsafsluttede anlægsprojekter. I 2015 søges om en tillægsbevilling på godt 61 mio. kr. Merudgiften i forhold til de overførte projekter fra 2014 vedr. de lånefinansierede klimatiltag/energiinvesteringer i 2015 på 14,7 mio. kr.  


Frigivelse af anlægsmidler.
Der søges om frigivelse af anlægsudgifter for 15,6 mio. kr. og anlægsindtægter for 1,3 mio. kr., mens der for 2015 søges om frigivelse af anlægsudgifter for 79,1 mio. kr. Der findes en komplet liste over ansøgninger om frigivelse af anlægsmidler i bilag 2. 


På området Finansiering er der en længere række af justeringer, der samlet fører til et kassetræk på 8,3 mio. kr. i 2014. Dette skyldes primært budgetneutrale flytninger mellem drift og anlæg på i alt 9,5 mio. kr. samt et overskydende rentebudget på i alt 6 mio. kr. i 2014.



De samlede budgetændringer siden vedtagelsen af det oprindelige budget 2014 fremgår af tabellen nedenfor.

 

Tabel 3. Ændringer siden vedtaget budget 2014

1.000 kr.

2014

2015

2016

2017

2018

Vedtaget budget

93.672

-12.653

-9.859

-10.032

-31.749

Tekniske korrektioner1

4.650

-4.140

 

 

 

Budgetrevision 301114

-14.031

40.552

1.648

10.185

3.007

Korrigeret budget

84.291

23.759

-8.211

153

-28.742

Anm.: ”+” for merudgift/kassetræk og ”-” for mindreudgift/kasseopbygning.

1 Der er administrativt sket en fejl ved indberetning af en salgsindtægt i budgettet. Fejlen er nu rettet.

 

Niveauet for de to reserver på henholdsvis drift og anlæg fremgår af nedenstående tabel 4.


Tabel 4. Drifts og anlægsreserven

 I 1.000 kr.

2014

2015

2016

2017

2018

Driftsreserve

 

12.500

14.500

14.500

14.500

Anlægsreserve

1.067

3.550

10.000

10.000

10.000

Total

1.067

16.050

24.500

24.500

24.500

Bevilling

 

De bevillingsmæssige konsekvenser af budgetrevisionen fremgår af nedenstående tabel:

 

Bevillingstabel

 

2014

2015

2016

2017

2018

I alt

Drift

26.591

11.303

6.548

5.035

3.007

52.484

Anlæg

-48.898

61.499

-4.900

5.150

0

12.851

Finansiering

8.276

-32.250

0

0

0

-23.974

Total

-14.031

40.552

1.648

10.185

3.007

41.361

Negativt fortegn er indtægt/besparelse

Retsgrundlag

Håndbog i Økonomistyring

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Ingen

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.    At den samlede budgetrevision pr. 30-11-2014 godkendes.

2.    At Økonomiudvalget giver nogle pejlemærker for, hvordan udfordringen skal håndteres.

3.    At administrationen til Økonomiudvalgets møde i februar måned på baggrund af de givne pejlemærker fremlægger konkrete forslag til håndtering af udfordringen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Godkendte administrationens indstillinger, idet administrationen anmodes om at udarbejde et oplæg uden forbehold.

Nr.9 - Implementeringsplan budget 2015-2018, status ultimo 2014

Sagsnr.: 14/31194

 

Beslutningstema

Status primo 2014 på implementeringsplan for budget 2015 – 2018.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog 29. september budgettet for 2015-2018. Som opfølgning herpå har administrationen, jf. normal praksis, udarbejdet en implementeringsplan, der sikrer at budgetforligets initiativer og intentioner gennemføres.

 

Der gives hermed en status primo 2015 for implementeringen af budgetforligets elementer.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At implementeringsplanens status primo 2015 tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Implementeringsplanen blev taget til efterretning.

Nr.10 - Finansiel strategi

Sagsnr.: 15/551

 

Beslutningstema

Fornyede aftaler om kapitalforvaltning og daglige bankforretninger.

Sagsfremstilling og økonomi

I 2015 udløber kommunens kontrakter på kapitalforvaltning- og bankaftaler.

Nedenfor gives en redegørelse for påtænkt proces for fornyelser af kontrakter, samt forslag til vilkår og praksis i forbindelse med kontrakterne. Redegørelsen falder i to dele, hvor første del handler om kapitalforvaltning og anden del om bankudbud.


Kapitalforvaltning


I 2011 indgik kommunen efter annoncering to parallelle aftaler på kapitalforvaltning med henholdsvis Gudme Raaschou og Saxo Bank A/S. Begge aftaler udløber i maj 2015.  I dag udgør den samlede obligationsportefølje 90 mio.kr. fordelt med 48,8 mio.kr. til Gudme og 41,1 mio.kr. til Saxo. Finansieringsinstruksen er identisk for de to forvaltere:

Der må investeres i danske stats- og realkreditobligationer (80 %) og op til 20% erhvervsobligationer. Varigheden (den gennemsnitlige løbetid på obligationerne) må svinge fra 0 – 5 år. Der betales en fast honorarsats efter størrelsen på beholdningen, og aftalerne kan opsiges med dags varsel.

Med identiske mandater for de to kapitalforvaltere kan performance sammenlignes direkte gennem året.


De nuværende aftaler udløber som nævnt i maj 2015, og der skal derfor indgås nye aftaler. Der skal tages stilling til tre forhold omkring aftalerne. For det første, om der skal ske annoncering eller blot indhentes tilbud. For det andet, om vilkårene i aftalerne skal ændres og for det tredje, om porteføljen fortsat skal være spredt på to eller flere konkurrerende mandater.


Udbud eller indhentning af tilbud

Kommunens udgift til forvalterne er betragteligt under EU’s tærskelværdier, og er med den nuværende beholdnings størrelse  på mellem 25.000 – 35.000 kr. pr. år. samlet.  Administrationen vurderer at annoncering/udbud på den ene side vil give et maksimalt antal tilbud, men på den anden side med de gældende konkurrencebetingelser på markedet, ikke nødvendigvis gunstigere tilbud end indhentning af tilbud.


Ved sidste annoncering havde kommunen ekstern uvildig finansiel rådgivning til opgaven. Udgiften hertil var på ca. 200.000 kr., hvortil kommer interne ressourcer. Da udbuddet blev afholdt i 2011 havde kommunen stadig et Sale- and Lease Back arrangement med en stor obligationsbeholdning på over 400 mio.kr. mod i dag 90 mio.kr.


Med erfaringerne fra forrige udbud er det administrationens vurdering, at processen nu kan gennemføres uden ekstern rådgivning. Samtidig er det vurderingen, at ved en løbende udskiftning af forvaltere, jf. nedenfor, vil indhentning af tilbud være fuldt tilstrækkeligt til at sikre konkurrence på området.


Honorering af forvaltere

Der er overordnet to modeller for honorering. Enten et fast honorar eller et helt eller delvist performanceafhængigt honorar. Kommunen har i de nuværende ordninger et fast honorar ud fra den betragtning at konkurrencen mellem forvalterne, jf. nedenfor, er tilstrækkeligt incitament til at sikre optimale afkast. Administrationen anbefaler, at samme honorarstruktur fastholdes.


Flere parallelle mandater

Erfaringerne med det nuværende koncept har været relativt gode – der kan løbende følges op på, hvem af de to forvaltere der klarer sig bedst, og præsterer det største afkast til kommunen, da de har helt lige vilkår.


For yderligere at skærpe konkurrencen mellem forvalterne ønsker administrationen at overgå til en model, hvor der løbende sker en udskiftning af den dårligst præsterende forvalter – eventuelt også undervejs i aftaleperioden.


Hvis obligationsporteføljen overstiger 300 mio.kr. er administrationens anbefaling, at der udvides med en tredje forvalter.



Bankudbud


Nuværende aftale


Efter udbud i 2011 indgik Fredensborg kontrakt på daglige bankforbindelser med Nordea. Aftalen indeholdt en mulighed for forlængelse i et år, en option der er udnyttet, således at aftalen løber frem til december 2015. Udbuddet blev afholdt med assistance fra ekstern finansiel rådgiver.


Administrationen vil forberede et nyt udbud af bankopgaven pr. september 2015. Administrationen ønsker igen, at gøre brug af en uafhængig finansiel rådgiver for at sikre sig, at udbuddet udformes på en måde, der stiller kommunen bedst muligt. Udgifter til rådgiver vil blive afholdt inden for de gældende rammer.


Udbuddet tænkes gennemført administrativt. Resultatet fremlægges til Økonomiudvalgets orientering inden ny kontrakt underskrives.

Bevilling

Ingen.

Retsgrundlag

KSL §44, RL § 29. Samt EU-lovgivning og udbudsregler.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Nej.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Ingen.

Elektroniske bilag

Ingen.

Indstilling

Kapitalforvaltning

  1. At kapitalforvaltere fremover vælges ved indhentning af tilbud.
  2. At administrationen bemyndiges til at indgå kontrakterne med efterfølgende orientering af Økonomiudvalget.
  3. At der sker en løbende udskiftning af den kapitalforvalter, der præsterer dårligst.
  4. At den struktur, der er gældende i nuværende aftaler omkring honorering, videreføres i nye aftaler.
  5. At der fortsættes med flere parallelle mandater, således at forvalterne kan sammenlignes.


Bankvirksomhed

  1. At der administrativt afholdes udbud af kommunens daglige bankforbindelse i efteråret 2015.
  2. At udbuddet forberedes med inddragelse af ekstern rådgiver.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler administrationens indstillinger. Administrationen anmodes om at udarbejde en sag vedr. ny strategi og struktur for investeringer.


Ulla Hardy Hansen (c) tog forbehold for indstillingens punkt 4 og 5.

Nr.11 - Genforsikring af tjenestemænd (forbedret investeringsstrategi)

Sagsnr.: 14/43562

 

Beslutningstema


Godkendelse af ændret investeringsstrategi til genforsikring af kommunens tjenestemænd. Ændringen giver mulighed for bedre dækning af kommunens fremtidige pensionsforpligtelser, gennem et forventet øget afkast på kapitalen.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har valgt at genforsikre sig hos Sampension mod den fremtidige pensionsforpligtelse overfor tjenestemænd. En fortsættelse af hidtidig praksis i forbindelse med kommunesammenlægningen 1/1-2007, idet begge gamle kommuner var genforsikret i Sampension. Genforsikringen betyder, at kommunen betaler et pensionsbidrag til Sampension, som forvalter de indbetalte midler og dækker 75 pct. af kommunens udgifter ved udbetaling af tjenestemandspensionen. De resterende 25 pct. finansieres af kommunen selv på linje med andre løbende driftsudgifter.


På de erhvervsaktive genforsikrede tjenestemænd betaler kommunen løbende en præmie til Sampension, og får til gengæld refunderet et garanteret beløb af pensionsudbetalingen fra Sampension, når disse går på pension.


Den løbende indbetaling fra kommunen til Sampension (37,35 % af lønnen) kan med den nuværende lave markedsrente ikke fuldt ud dække præmiebetalingen og reguleringer af pensionen og mankoen har gennem de seneste år været finansieret af kommunens bonuskonto hos Sampension. Inflation og/eller lønregulering og længere levetid vil på sigt øge denne ubalance, og på sigt forventes det ikke, at bonuskontoen kan finansiere merudgifterne, og så må kommunen acceptere en lavere dækningsgrad af pensionsydelserne (Sampension vil alene kunne betale en andel af pensionsudbetalingerne og kommunen må derfor betale resten) eller kommunen kan her og nu øge indbetalingerne til Sampension.


Bonuskontoen er p.t. på ca. 36 mio. kr. og kan henføres til akkumulerede netto overskud fra tidligere år, hvor afkastet og indbetalingen oversteg præmieudbetalingen.


Hovedproblemet er det samme, som har været gældende for en lang række private pensioner, hvor pensionsselskabet har garanteret en minimumsforretning. Med garantien har Sampension lovgivningsmæssigt alene mulighed for at investere i obligationer, hvor renten p.t. er noget lavere end indekseringen af tjenestemandspensionerne (der følger udviklingen i lønnen). Hvis garantien droppes, vil Sampension kunne investere i en bredere portefølje og dermed potentielt opnå et højere afkast.


Sampension foreslår derfor en ændret aftale med kommunen, hvor investeringsstrategien i Sampension ændres således, at afkastet og dermed midlerne i højere grad vil kunne dække kommunens fremtidige pensionsforpligtelser til tjenestemænd. Den ændrede aftale har ingen indflydelse på den tjenestemandspension kommunen skal udbetale til tjenestemændene, men vil alene påvirke den refusion som kommunen modtager fra Sampension.


Den ændrede aftale med kommunen fjerner garantielementet og muliggør dermed, at Sampension kan benytte en anden investeringsstrategi med forventet højere afkast og en større risikospredning. Ændringen medfører, at vi går fra fast afkast til variabelt, og afkastet vil fremover være afhængig af markedsudviklingen. Kommunens risiko påvirkes på to måder. På den ene side vil de enkelte aktiver, som Sampension investerer i, have en større risiko og der må alt andet lige forventes større udsving i afkastet fra år til år. På den anden side giver de færre bindinger på investeringerne mulighed for at sprede risikoen mere, hvilket alt andet lige nedbringer risikoen – især på det længere sigte. 


Når garantielementet fjernes, kan Sampension frigøre den kapital, der er hensat i regnskaberne til at dække garantien, og der foretages på denne baggrund en markedsværdiregulering af kommunens bonuskonto hos Sampension. Beløbet er ultimo november opgjort til 163 mio. kr., og beløbet vil blive tilført ovenstående bonuskonto hos Sampension på ca. 36 mio. kr., og denne vil herefter udgøre ca. 199 mio. kr. som reserve til dækning af fremtidige tab i forhold til nuværende model. (Den endelige opgørelse af bonuskontoen vil afhænge af renten på dagen for opgørelsen).


De væsentligste elementer i investeringsstrategien er,

  • at de nominelle obligationer erstattes af indeksobligationer. Indeksobligationer er kendetegnet ved at følge inflationen, og dermed fastholdes købekraften.
  • at allokeringer af midler tilpasses i takt med ændringer i vores fremtidige ydelsesprofil, samt at øge andelen i andre aktiver som fx aktier, ejendomme, infrastrukturprojekter mv.

Sampension har foretaget en række følsomhedsanalyser. Disse viser, at der i et ”normal”scenarie er 94 % sandsynlighed for, at den nye strategi på 10-års sigt vil give et bedre afkast end den nuværende strategi. I et mere pessimistisk scenarie er der stadig 66 % sandsynlighed for at bedre afkast målt på 10-års sigt.


Med den nye investeringsstrategi kan der således forventes både højere afkast og bedre risikospredning end i den nuværende strategi. Kommunens risiko vil være modvirket af det store beløb som frigives til kommunens bonuskonto hos Sampension, og som vil blive omfattet af den nye investeringsstrategi hos Sampension.


Sampension har oplyst, at stort set alle firmaets kommunale kunder enten er overgået eller er på vej til at overgå til det nye investeringsprodukt.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.


Det vurderes, at tiltrædelse af den nye investeringsstrategi i Sampension i højere grad vil kunne sikre, at det er muligt at udbetale de forventede pensioner uden merudgifter for kommunen, og at pensionerne fremadrettet kan opskrives i takt med kommunens faktiske pensionsudbetaling til tjenestemanden.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. at kommunen tiltræder den nye investeringsstrategi for genforsikring af tjenestemænd

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Godkender administrationens indstilling.

Nr.12 - Status på Strategi for Fremtidens Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/17375

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om arbejdet med udvikling af Strategi for Fremtidens Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Første skridt mod Strategi for Fremtidens Fredensborg Kommune

Administrationen fortsætter arbejdet for at udvikle Strategi for Fremtidens Fredensborg Kommune. Der er nedsat arbejdsgrupper med bred repræsentation fra fagcentrene, og de første møder er afholdt med fokus på den konkrete planlægning af både bymøder og forudgående indsatser rettet mod særlige målgrupper.


Strategien for Fremtidens Fredensborg Kommune har til formål at give perspektiver og konkretiseringer i forhold til både profilering og udvikling af bysamfund og landområder, bæredygtighed som integreret del af byudviklingen og udvikling af detailhandlen i kommunen. Strategien skal imødekomme ønsker og lovpligtige krav til både fremadrettet udviklingsstrategi, planstrategi, agenda 21 strategi og inddragelsesproces på baggrund af detailhandel-analysens resultater.


Samlet set er succeskriterierne for den samlede proces og strategi, at:

 

  • strategien for Fremtidens Fredensborg Kommune fremadrettet kan danne grundlag for øget bosætning ved at skabe attraktive byer med afsæt i eksisterende kvaliteter til glæde for både nye og eksisterende borgere.
  • strategien kan danne grundlag for politisk prioritering af ressourcer.  
  • der via møder og målrettede indsatser skabes lokalt ejerskab til strategien og retningen for udviklingen af de enkelte bysamfund.
  • den lokale stolthed styrkes og borgernes positive oplevelser af deres by italesættes.   
  • der etableres samarbejder på tværs af den kommunale organisation og relevante aktører i bysamfundene som eksempelvis foreningslivet, frivillige kræfter og erhvervsliv.
  • der udvikles nye innovative måder at inddrage borgere og andre interessenter i udviklingen af kommunen til gavn for fremtidige indsatser.

 

Det fremadrettede forløb og Byrådets deltagelse

Det samlede arbejde med udviklingen af Strategi for Fremtidens Fredensborg Kommune er forankret i Økonomiudvalget. Økonomiudvalget vil i sin egenskab som projektejer løbende få status på arbejdet og fremdriften i projektet. Når udkastet til den endelige strategi om Fremtidens Fredensborg Kommune ligger klar, behandles den som del af budgetseminaret ultimo august 2015. Herefter vil den komme i offentlig høring og forventes endeligt besluttet og godkendt i december 2015.

 

Byrådet indtænkes aktivt i bymøderne, hvor alle vil blive tilknyttet et bymøde og får en væsentlig rolle at spille. Hele Byrådet opfordres til at deltage i bymøderne i alle bysamfund, men ud fra en anderkendelse af fyldte kalendere tilknyttes man som udgangspunkt kun et eller to møder. Jeres deltagelse som politikere er væsentlig men ikke nødvendigvis som traditionel oplægsholder, da ikke alle møder vil have en form der passer til denne type for dialog. Man kan derfor nærmere forestille sig, at man som politiker vil skulle indgå som deltager i forskellige workshops, have rolle som samtalepartner i diskussion af relevante emner eller være tilgængelig for spørgsmål og debat i særlige tidsrum i løbet af bymødet. 

 

Det prioriteres dog højt, at det er synligt på bymøderne, at der er deltagelse fra byrådspolitikere og at der er mulighed for dialog med borgerne om udviklingen af byen. Hvordan den endelige politikerrolle skal udfoldes afhænger i høj grad af hvilken form, de enkelte bymøder vil antage. Både dette og en generel status på projektet vil blive præsenteret på Byrådets temamøde ultimo februar.

 

Bymøder og forudgående processer

Bymøderne vil blive planlagt efter en utraditionel ramme, hvor politikere og borgere kan mødes i et anderledes rum. Bymøderne vil blive afholdt lørdag den 25. april og lørdag den 9. maj. Mødet i landområderne afholdes torsdag den 30. april og vil være et eftermiddags/aftenmøde. Bymøderne i bysamfundende bliver afholdt de to lørdage – ét om formiddagen og ét om eftermiddagen. Der vil således være mulighed for deltagelse i alle møder for både borgere og politikere.

 

Der arbejdes som nævnt på den konkrete planlægning af bymøderne. Der er stadig mange muligheder i spil men en gennemgående idé med bymøderne er, at de skal have karakter af fleksible og uformelle bymøder, hvor deltagerne eksempelvis kan vælge, om de vil være med til mange eller få aktiviteter. Der arbejdes derfor med en form for bymøder, der har karakter af en markedsplads eller messe og hvor der sker mange sideløbende ting. Samtidig kan der være større samlingsplads eller scene hvorfor der kan forgå noget mere overordnet. Denne mødeform muliggør at man som deltager kan gå målrettet efter specifikt indhold eller at man i højere grad kan være besøgende, hvilket som udgangspunkt typisk ikke opleves som så forpligtende. Dette mener vi kan have en positiv betydning for mulighederne for at tiltrække borgere til at deltage.   

 

Som optakt til bymøderne, der i sin form er større og åbne møder, gennemføres en målrettet inddragelse af særligt udvalgte målgrupper. Formålet er at skabe opmærksomhed om dialogmødet blandt eksempelvis børnefamilier eller unge, og det tidlige møde med borgerne vil samtidig både generere input til dialogmødet i form af viden og afføde konkrete redskaber, der kan bruges aktivt på dialogmødet som eksempelvis billeder, film eller citater. Alt efter formål og målgruppe kan der gøres brug af metoder som eksempelvis digital storytelling om byen i skolens 9. klasser, idéboards om byudvikling på dagcentre, fokusgrupper med erhvervsråd, grønne foreninger og fritidsforum, vox-pop i supermarkedet om detailhandel og fotokonkurrence om ’vores by’ i samarbejde med UgeNyt mv.  

Der gennemføres målrettet inddragelse af følgende målgrupper:

  • Grønne aktører
  • Unge
  • Erhverv
  • Ældre
  • Børnefamilier
  • Kultur- og Fritidsbrugere

 

Temamøde i februar

På Byrådets temamøde i februar vil der blive givet status på projektet, og den foreløbige plan for både den målrettede inddragelse og bymøderne vil blive præsenteret. Som tidligere nævnt er det vigtigt, at der er politisk deltagelse ved møderne. Derfor vil alle politikere forud for temamødet blive adspurgt om, på hvilket af bymøderne man hver i sær ønsker at blive tilknyttet med en særlig aktiv rolle. Hvordan denne fordeling går op og hvordan det er tiltænkt, at Byrådet skal deltage på bymøderne vil ligeledes blive præsenteret på temamødet.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.13 - Nordforbrænding - samtykke til fortsat deltagelse i og fornyelse af Helsingør Kraftvarmeværk

Sagsnr.: 11/39686

 

Beslutningstema

Byrådet skal give samtykke til, at Nordforbrænding fortsat er medejer af Helsingør Kraftvarmeværk A/S og gennem selskabet deltager i fornyelsen af værket og stiller sikkerhed for låneoptagelsen til finansieringen af fornyelsen.

Sagsfremstilling og økonomi

I 2011 købte Nordforbrænding og Forsyning Helsingør, Helsingør Kraftvarmeværk af Vattenfall. Værket blev placeret i Helsingør Kraftvarmeværk A/S, som ejes af Nordforbrænding (1/3) og Forsyning Helsingør (2/3).


Nordforbrænding anmoder nu om samtykke til 1) det fortsatte ejerskab af kraftvarmeværket og 2) sikkerhedsstillelse for finansieringen af fornyelsen af værket.


Kraftvarmeværket blev oprindeligt opført i 1993 og står nu over for en større fornyelse, da væsentlige dele af anlægget er ved at være udtjente.


Anlægget er et såkaldt Combi-anlæg, der producerer elektricitet på både en gasturbine og en dampturbine.


Helsingør Kraftvarmeværk A/S er af en sådan størrelse, at det er omfattet af Elforsyningsloven.


Helsingør Kraftvarmeværk A/S har udarbejdet rapporten ”Fornyelse af Helsingør Kraftvarmeværk – beslutningsgrundlag”. Rapporten peger på, at etablering af et biomassefyret kedelanlæg i tilknytning til det eksisterende gasfyrede anlæg, vil være den teknisk, økonomisk og miljømæssigt bedste fornyelse.


Det er vurderingen, at et biomassefyret anlæg imødekommer de udfordringer med hensyn til økonomi, klima og forsyningssikkerhed, som Helsingør Kraftvarmeværk står over for de næste 20 år.


Det forventes, at en fornyelse af Helsingør Kraftvarmeværk med biomassekraftvarme vil medføre en besparelse i ”hvile i sig selv”-varmeprisen fra transmissionsnettet på op til 30 % og reduktion på op til 88 % af CO2-emissionen fra fjernvarmeproduktionen inklusive transport af skovflis og anden bæredygtig biomasse. Hertil kommer, at forsyningssikkerheden i fjernvarmen øges.


For yderligere oplysning om baggrunden for ønsket om fornyelsen af værket henvises til sagens bilag.


Ud fra disse forudsætninger forventes omkostningerne til varmeproduktionen, at blive ca. 850 mio. kr. mindre over 20 år ved biomassekraftvarme.


Det nye anlæg forventes at blive sat i drift i løbet af 2017 forudsat, at der gives det nødvendige samtykke.


Det samlede finansieringsgrundlag for fornyelsen af værket er oplyst til at udgøre kr. 520 mio., hvoraf Nordforbrændings andel udgør 173.316.000 kr.


Sikkerhedsstillelsen foregår ved, at Helsingør Kommune stiller fuld sikkerhed - i form af selvskyldnerkaution - for låneoptagelse til finansiering af fornyelsen.


Nordforbrænding afgiver – efter interessentkommunernes samtykke – friholdelseserklæring over for Helsingør Kommune for 1/3-del af ethvert krav, som Helsingør Kommune måtte blive mødt med i anledning af sikkerhedsstillelsen.


Friholdelseserklæringen på 1/3-del svarer til Nordforbrændings ejerandel og vil udgøre de nævnte 173,3 mio. kr.


Kommunernes hæftelse og Fredensborg Kommunes andel

I/S Nordforbrænding er et fælleskommunalt interessentskab etableret i medfør af reglerne i Lov om kommunernes styrelse § 60.


I et interessentskab hæfter interessenterne overfor tredjemand som udgangspunkt ”personligt og solidarisk” for selskabets forpligtigelser, det vil sige, hver interessent hæfter med hele sin formue for alle selskabets forpligtigelser.


En kreditor kan således få hele sit tilgodehavende fra enhver af interessenterne efter eget valg, idet den pågældende interessent dog samtidig erhverver en regresmulighed, overfor de øvrige interessenter.


I Vedtægt for I/S Nordforbrænding (senest revideret 1. januar 2008) er hæftelsen specificeret således:


§ 5, stk. 2: Interessentskabets kreditorer kan først holde sig til interessenterne efter dokumenteret forgæves retsforfølgning mod interessentskabet. Dette gælder dog ikke, når kreditor er Den Danske Stat.


§ 5, stk. 3: For de af interessentskabet optagne lån samt for alle øvrige forpligtigelser overfor tredjemand hæfter interessenterne kun subsidiært og i så fald solidarisk, dog er interessenternes hæftelse ikke subsidiær, når forpligtigelsen gælder over for Den Danske Stat. Indbyrdes hæfter interessenterne i det i stk. 1 nævnte forhold, og i samme forhold er der indbyrdes regresadgang.


En kreditor skal således først søge sit tilgodehavende inddrevet hos Nordforbrænding, før vedkommende kan gå videre til en af interessenterne.


Hvis en interessent kommer til at indfri et tilgodehavende for Nordforbrænding, kan der som nævnt gøres regres overfor medinteressenterne. Det indbyrdes hæftelsesforhold er identisk med ejerandelene svarende til registerfolketallet pr. 1. januar det pågældende år i de respektive interessentkommuner.


Pr. 1. januar 2014 er andelene som følger:

Allerød Kommune:              11,8 %

Fredensborg Kommune:      19,3 %

Helsingør Kommune:           30,0 %

Hørsholm Kommune:           12,1 %

Rudersdal Kommune:          26,8 %


Interessenternes stærke hæftelse bevirker, at selskabet normalt ikke skal stille yderligere sikkerheder overfor långivere og aftaleparter.


Til gengæld har interessenterne en særlig adgang til selskabet, blandt andet i form af instruktionsbeføjelse overfor bestyrelsesmedlemmerne, ligesom vedtægterne foreskriver:


§ 7, stk. 2     Optagelse af lån og garantistillelser m.v., der ikke er sædvanlige indenfor branchen, kræver samtykke fra samtlige interessenter. Låntagning og garantistillelser m.v. skal endvidere ske i overensstemmelse med de regler, som Indenrigsministeriet fastsætter i medfør af Lov om kommunernes styrelse.


På det grundlag hæfter Fredensborg Kommune i sidste ende for 19,3 % af de 173.316.000 kr. svarende til 33.449.988 kr.


I henhold til årsrapport 2013 udgør de samlede gældsforpligtelser i

Nordforbrænding kr. 1.195.373.000 foruden de sikkerhedsstillelser der er givet, samt eventualforpligtelser.


Med samtykket til fornyelsen af Helsingør Kraftvarmeværk A/S sker en forøgelse af forpligtelserne med kr. 173,3 mio. kr.


Fredensborg Kommunes ejerandel af Nordforbrændings forpligtelser vil med samtykket således udgøre 19,3 % af 1.368.673.000 svarende til kr. 264.153.889.


Forsyning Helsingør A/S har godkendt projektet på selskabets generalforsamling den 27. maj 2014, idet Helsingør Kommune, der er 100 % ejer af forsyningen, den 26. maj 2014 godkendte projektet og sikkerhedsstillelsen.


I/S Nordforbrænding har godkendt projektet på et bestyrelsesmøde den 16. september 2014 og på ekstraordinær generalforsamling i Helsingør Kraftvarmeværk A/S den 29. september 2014.


I/S Nordforbrændings godkendelse er betinget af interessentkommunerens efterfølgende samtykke til fornyelse og sikkerhedsstillelse.


Fredensborg Kommunes samtykke til fornyelsen og sikkerhedsstillelsen belaster ikke kommunens låneramme, idet forholdet ikke er omfattet af de kommunale låneregler.

Retsgrundlag

Nordforbrændings vedtægter, kommunestyrelsesloven og Elforsyningsloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

Det indstilles


  1. at Byrådet giver samtykke til det fortsatte ejerskab af Helsingør Kraftvarmeværk A/S og gennem ejerskabet deltagelse i fornyelsen af værket for 520 mio. kr., og
  2. at Byrådet giver samtykke til Nordforbrændings sikkerhedsstillelse til lånefinansieringen af fornyelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.14 - PR- og kommunikationsindsatsen - Familien Jul

Sagsnr.: 14/24512

 

Beslutningstema

Orientering om den foreløbige effekt af kommunens PR- og kommunikationsindsats i forbindelse med familiefilmen Familien Jul, der havde premiere i biografer landet over i november måned 2014, og som er blevet set af mere end 160.000 danske biografgængere.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet besluttede i oktober måned 2013 at give 1 millioner kroner i støtte til produktionen af familiefilmen Familien Jul mod, at en stor del af optagelserne blev lagt i Fredensborg Kommune. Formålet med investering var gennem filmen at brande kommunen positivt og øge ikke mindst børnefamiliernes kendskab til Fredensborg Kommune.


I november måned 2014 havde filmen først snigpremiere i Humle Bio i Humlebæk og derefter premiere i biografer over hele landet. Filmen er i perioden fra den 20. november til og med 4. januar blevet set af 161.585 biografgængere.


Anmelderne var positive over en bred kam fra Ekstra Bladet over Dagbladenes Bureau til Politiken. Filmen forventes at køre i de sidste biografer til og med uge 2 i år. I december måned var filmen den næstmest sete film i de danske biografer – foran flere store og dyre Hollywood-produktioner – og den er blandt de 10 mest succesfulde danske filmproduktioner i 2014.


Allerede i filmens såkaldte for-credits fremgår det meget tydligt, at filmen er optaget med støtte fra Fredensborg Kommune. Det fremgår også af rulleteksterne, at filmen er optaget på locations i Fredensborg.


PR- og kommunikationsplan blev foldet ud

Produktionsselskabet Pixy Film udarbejdede en generel markedsføringsstrategi for filmen – og derefter lagde kommunen en kommunikationsplan i samarbejdet med filmselskabet.


Formålet med indsatsen var at sikre Fredensborg Kommune så meget positiv omtale og branding som muligt.

Status over de væsentligste indsatser er:


Pressearrangementer til filmoptagelser i Fredensborg: Igennem hele optageperioden i Fredensborg blev der skabt særlig mulighed for, at pressen kunne komme med til optagelser herunder blandt andet et pressemøde ved gågaden i marts – og optagelser i et parcelhus på Slotsvænget i juli.  Arrangementerne tiltrak både lokale og regionale pressefolk.

 

Website www.familienjul.fredensborg.dk: Der blev lavet et særligt website, som fortalte om baggrunden for kommunens engagement i filmen, om hvor optagelserne konkret fandt sted og så kunne brugere af sitet gå direkte ind på kommunens flythertil-site. I perioden 2. november til 7. januar var der 390 besøgende på www.familienjul.fredensborg.dk

 

Læserkonkurrence i samarbejde med Ugenyt: I oktober måned udloddede kommunen gratis billetter til snigpremieren på Familien Jul til læsere af Ugenyt, der kunne svare rigtigt på et spørgsmål om filmen. Konkurrencen blev positivt modtaget af læserne og Ugenyt fik over 400 rigtige besvarelser.  Næsten 200 af Ugenyts læsere kom med til snigpremieren.

 

Snigpremieren i Humle Bio 9. november: Næsten 400 personer deltog i snigpremieren, der bestod af tre visninger kl. 10, 12 og 14. Der var sat telt op foran biografen og kantinen serverede varm gløgg, kakao og æbleskiver. Til stede var også producer, instruktør og en række skuespillere fra filmen - herunder fire af børneskuespillerne, som fik lov til at skrive autografer det meste af dagen.  Alle børn fik goodiebags og julekalender.

 

Medarbejdervisninger i Humle Bio 10. og 11. november: Over 500 medarbejdere så filmen ved fire særlige visninger. Der blev uddelt popcorn, sodavand, goodiebags og julekalender.

 

Julekalender med info om bysamfund: For at skabe et endnu tættere bånd mellem biografgængerne og Fredensborg Kommune, blev der trykt 10.000 særlige Familien Jul julekalendere med et flot billede af Fredensborg Slot på forsiden og info om kommunens bysamfund på indersiden. Bag lågerne var scener fra filmen.  Julekalenderne blev delt ud til biografgængere over hele landet herunder i København og Kgs. Lyngby. Der blev også uddelt julekalendere til kommunens egne ansatte.

 

Instagram-konkurrence: I tilknytning til julekalenderen kørte kommunen en konkurrence i december måned på det sociale medie Instagram, hvor børn skulle tage et foto af sig selv – en selfie – sammen med en nisse, en bamse eller en god ven. Der blev oploadet 55 fotos i perioden. De to 12-årige vindere af konkurrencen kom fra henholdsvis Solrød Strand og fra Ringe på Fyn.

 

Årets julekort fra kommunen: Den flotte scene fra Fredensborg Slot i filmen blev brugt til kommunens officielle julekort anno 2014. Det blev sendt ud til ca. 1600 ansatte, samarbejdspartnere og interessenter.

 

Udover kommunens egen PR- og kommunikationsindsats gennemførte Pixy Film og distributionsselskabet Angel Films deres egen nationale kampagne i samarbejde med PR-bureauet Hammer PR. Kampagnen bestod blandt andet af store outdoor-reklamer, en meget populær Facebook-side, biografreklamer, en Familien Jul app, presseturné rundt i landet med skuespillere og en gallapremiere i Kinopalæet i Kgs. Lyngby.

 

Stor værdi af presseomtalen 

Som allerede nævnt blev filmen en succes i landets biografer. Fredensborg Kommune fremstod som en attraktiv kommune i filmen.  For at vurdere værdien for kommunen af den presseomtale, der fulgte med optagelserne og filmen, har kommunen fået lavet en analyse hos medieovervågningsfirmaet Retriever.  (se bilag: Presseomtale af Familien Jul og Fredensborg)

 

Analysen viser, at der i perioden oktober 2013 til 31. december 2014 har været samlet 124 omtaler i medierne, hvor Familien Jul nævnes i sammenhæng med Fredensborg – fx byen eller kommunen.  Derudover har der været langt flere omtaler, der udelukkende handler om filmen, men de er ikke talt med her.

 

Som det fremgår af analysen svarer de 124 omtaler til et læser/seertal på over 4,2 mio. mennesker og en samlet reklameværdi på over 1,6 mio. kroner. Værdien af presseomtalen overstiger dermed den 1 mio. kroner kommunen valgte at støtte filmen med i sin tid.

 

Af analysen fremgår det desuden, at størstedelen af omtalen var i de lokale aviser Frederiksborg Amts Avis og Ugenyt, men at vi også nåede ud med historierne til andre medier såsom TV2/Lorry, Danmarks Radio og Billed Bladet.

 

På side 5 i bilaget vises omtalen over tid. Heraf kan konkluderes, at antallet af artikler om Familien Jul og Fredensborg Kommune topper på tidspunkter, der flugter med kommunens egen proaktive indsats i forhold til pressen. Det gælder fx mart-april 2014, hvor filmoptagelserne blev skudt i gang og november 2014, hvor der var snigpremiere i Humle Bio.

 

Familien Jul – også i fremtiden

Selv om Familien Jul nu er taget af plakaten i de danske biografer, så vil filmen fortsat blive vist for et stort publikum i fremtiden. Danmarks Radio har forpligtet sig til at vise filmen 12 gange på deres forskellige tv-kanaler de næste syv år. Filmen udkommer endvidere på dvd – og med tiden vil filmen også blive vist i udlandet og på netstreaming.

 

Allerede nu er filmen solgt til visning på tv i Sverige, Norge, Finland, Tyskland, Polen og Tyrkiet. Og i februar måned screenes filmen på den berømte Berlinalen i Berlin, hvor alle verdens film- og tv-indkøbere mødes, så forventningen er, at flere lande vil komme på listen. 

 

Familien Jul er desuden nomineret til Publikumsprisen på årets Robert-uddeling for filmåret 2014. Uddelingen finder sted 1. februar.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager sagen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.15 - Praksis vedrørende forbrug af tolkebistand

Sagsnr.: 14/43130

 

Beslutningstema

Orientering om praksis vedrørende oversættelse af skriftligt materiale til borgerne.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget har bedt administrationen om at undersøge, i hvilket omfang skriftligt materiale til borgerne bliver oversat til andre sprog end dansk.

 

Kortlægningen af forbruget det seneste år af tolkebistand til oversættelse af breve eller andet skriftligt materiale til borgerne viser, at det kun foregår i meget begrænset omfang. Noget materiale er blevet oversat i tidligere år og kan stadig anvendes og andet informationsmateriale foreligger allerede i oversat version fra ministeriets side.

 

Det materiale, der er blevet oversat, er nogle breve samt andet af kommunens materiale, fx informationsfoldere. De sprog, der typisk er blevet oversat til, er arabisk og engelsk.

 

I forbindelse med de netop gennemførte brugertilfredshedsundersøgelser på skole- og daginstitutionsområdet blev spørgeskemaet fx oversat til engelsk, tyrkisk og arabisk.

 

Desuden kan det nævnes, at vi er ved at få oversat folderen ”Flyt hertil” og ansøgningsskema til ledige boliger til engelsk. Derudover er hjemmesiden tilgængelig på engelsk og tysk via Google Oversæt.

 

I forlængelse af ovenstående kan det nævnes, at der i større udstrækning bruges tolke til personlige møder, telefoniske møder og til tegnsprogstolkning jævnfør lov om ligebehandling. For 2014 har der været et samlet forbrug på tolkebistand på 1.250.882,60 kr., hvoraf langt det meste er mundtlige/fremmødetolkninger.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Intet at bemærke.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.16 - Ansøgning om dispensation for fuldt timetal for læse- og specialklasser

Sagsnr.: 14/43584

 

Beslutningstema

Folkeskoleloven giver mulighed for, at skoler kan søge dispensation for det fulde timetal for enkelte klasser, hvis der er særlig anledning til det. Det man kan gøre er at konvertere timer til understøttende undervisning til tolærertimer i stedet for. Ansøgning skal komme fra skolens leder og med indhentet udtalelse fra skolebestyrelsen.


Byrådet skal beslutte, om der kan gives dispensation til en specialklasse på Kokkedal Skole og læseklasser Humlebæk Skole.


Byrådet skal desuden tage stilling til, om ansøgninger af denne type herefter kan afgøres i administrationen.

Sagsfremstilling og økonomi

I folkeskoleloven står der, at der kan fraviges fra reglerne om mindste varighed af undervisningstiden i op til ét skoleår med henblik på yderligere faglig støtte og undervisningsdifferentiering for bestemte klasser ved hjælp af ekstra personale i klassen.


På Humlebæk Skole søger man på denne baggrund om dispensation til at konvertere 4 ugentlige timers understøttende undervisning til tolærertimer for de tre læseklasser i perioden 1. januar til 31. juni 2015.


Grunden er, at den lange skoledag giver elevernes i læseklasserne særlige udfordringer i forhold til almenklasserne. De har længere transport til hjemmet og har derfor mindre tid til lektielæsning og samvær med kammerater i klubtilbud. Samtidig er det en grundlæggende forudsætning for elevernes læseudvikling, at der læsetrænes hjemme.


Eleverne har udover deres læsefaglige udfordringer ofte diagnoser eller andre forhindringer, der gør, at de har særlig brug for struktur, forudsigelighed, hurtig hjælp og større voksenkontakt end behovet er i almindelige klasser.


Med en konvertering af timerne til understøttende undervisning til tolærertimer, vil der blive mulighed for yderligere at støtte op om elevernes faglige udvikling, særligt i dansk, matematik og engelsk.


Kokkedal Skole ønsker tilsvarende at konvertere 3 ud af 4 timers understøttende undervisning til tolærertimer for deres specialklasse på 4. klassetrin.


Eleverne i specialklasserne ligger væsentligt under eleverne i en almen klasse både med hensyn til det faglige niveau og ofte også med hensyn til den alsidige personlige udvikling. Den lange skoledag har betydet en  større belastning af eleverne i klassen. Skolen ønsker derfor, at klassen skal følge timeniveauet for almenklasserne i 1.-3. klasse, der har 30 ugentlige timer mod 33 timer for 4.-6. klasse. Specialklassen på 4. klassetrin er placeret sammen med specialklasserne på 2. og 3. klassetrin og en ændring i timetallet vil betyde, at de tre klasser får fælles rammer om skoledagen.


Der vil ikke være behov for ekstra befordring på hverken Humlebæk Skole eller Kokkedal Skole.


Såfremt der gives dispensation, vil skolerne evaluere ordningen i slutningen af skoleåret 14/15 for at se, om ændringen har haft den ønskede effekt.


 

Delegering af kompetencen


Administration foreslår, at ansøgninger om dispensation for det fulde timetal, fremover kan behandles af administrationen.

Retsgrundlag

Folkeskoleloven, § 16b.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At Byrådet:


-      Imødekommer de to skolers ansøgninger til dispensation for fuldt timetal for de nævnte klasser i den beskrevne periode.

-      Skolerne skal evaluere ordningen ved skoleårets slutning for at vurdere om det har virket efter hensigten.

-      Delegerer det til administrationen fremover at tage stilling til dispensationer af denne type.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 05-01-2015

Udvalget godkendte indstillingen pind 1 og 2.


Udvalget indstiller til Byrådet, at kompetencen til at dispensere for det fulde timetal for læse- og specialklasser delegeres til Børn- og Skoleudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Børne – og Skoleudvalgets indstilling.

Nr.17 - Lukning af Vejenbrødvej

Sagsnr.: 14/30210

 

Beslutningstema

Stillingtagen til løsning i krydset Fredensborg Kongevej/Vejenbrødvej.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

På møde i Trafiksikkerhedsudvalget den 6. november 2012 besluttede udvalget at administrationen skulle arbejde videre med projektering af vejlukning af Vejbrødvej ved Fredensborg Kongevej (i retning mod Avderød).

 

Baggrunden for vejlukningen er at krydset er udpeget som sort plet, samt at en vejlukning ville være en effektiv og samtidig meget rentabel løsning.

 

Vejlukningen medfører at Avderødvej skal afvikle hele trafikken mellem Avderød og Fredensborg Kongevej. Det var derfor en forudsætning at der blev etableret en venstresvingsbane på Fredensborg Kongevej ved Avderødvej. Denne venstresvingsbane blev anlagt i 2013.

 

De trafikale konsekvenser af vejlukningen er beskrevet detaljeret i sagsfremstillingen fra den 6. november 2012.

 

Efter dialog med Avderød Landsbylaug og efterfølgende behandling af sagen i Trafiksikkerhedsudvalget den 20. februar 2013, besluttede udvalget at der skulle gennemføres undersøgelser af alternative løsninger for sikring af krydset.

 

Uheldsbillede

Siden den oprindelige behandling af sagen har administrationen analyseret de seneste års ulykker. Analysen viser at der fortsat sker ulykker i krydset - dog er der en tendens til, at der ikke så ofte som før, er lette trafikanter indblandet. Uheldene sker oftest ved, at en bilist, der skal krydse over Kongevejen overser en anden bilist, der kører på Kongevejen. Der er indført en lokal hastighedsgrænse på 70 km/t rundt om de 2 forholdsvis tætliggende kryds på Fredensborg Kongevej ved Vejenbrødvej og Avderødvej.

 

 

Løsningsmuligheder

Administrationen har bedt rådgivningsfirmaet Rambøll om at analysere og vurdere alternativer forslag til forbedring af sikkerheden i krydset.

 

Nedenstående tabel viser forskellige forslag, sammen med skønnede anlægsomkostninger og førsteårsforrentning for løsningsforslagene. (Førsteårsforrentning er et udtryk for hvor hurtigt en given anlægsomkostning er ”tjent ind” for samfundet i kraft af færre ulykker. Jo højere førsteårsforrentning des bedre.)

 

Løsning

Anlægsomkostning (kr.)

Forventet antal sparede uheld over 5 år

førsteårs-forrentning

Rundkørsel, 4 ben

5.000.000

3

6 %

Signalanlæg

2.500.000

3

12 %

Genmarkering og blå cykelfelter

100.000

½

50 %

Belysning af krydsområdet

250.000

1

40 %

Opstilling af ITS-tavler, der viser 60 km/t ved trafik på sidevejen

700.000

20 %

Lukning af Vejenbrødvejs vestlige ben inkl. støttehelle

200.000

125 %

Lukning inkl. belysning

450.000

3

55 %

Lukning inkl. kanalisering ved Avderødvej

Kanalisering allerede udført. Der er ingen forrentningsberegninger fordi der ikke er sket uheld i krydset ved Avderødvej.

Ensretning via indkørsel fra Avderødvej.

500.000

½

10 %

 

Administrationens vurdering

Administrationen vurderer, at den bedste løsning er at lukke for Vejenbrødvejs vestlige gren i krydset. Denne løsning har en høj uheldsreduktion og er billig at gennemføre. Dermed giver den også den klart højeste forrentning af alle forslagene.

 

Der vil stadig være adgang til Vejenbrødvej for cyklister og fodgængere og i forbindelse med en lukning af Vejenbrødvej foreslås vejlukningen suppleret af en krydsningshelle på Fredensborg Kongevej. Desuden indtænkes placering af et busstoppested ved Vejenbrødvej i løsningen.

 

Lukning af Vejenbrødvej inkl. krydsningshelle og flytning af busstoppested anslås at have en omkostning på ca. kr. 200.000. Udgifterne foreslås afholdt inden for den eksisterende ramme til trafiksikkerhed.

 

Sagsbehandling siden den 7. oktober 2014

Sagen blev efter ønske fra den Socialdemokratiske byrådsgruppe optaget på byrådets dagsorden med følgende begrundelse: ” Den socialdemokratiske byrådsgruppe mener, at sagen bør belyses yderligere og at de berørte borgere i bredere forstand bør inddrages i processen før endegyldig beslutning..”


Sagen blev behandlet på Byrådsmødet den 27. oktober 2014, og beslutningen fra mødet var:

 

Byrådet besluttede at sende sagen tilbage til fagudvalget med henblik på en udvidet borgerinddragelse.”

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

Indstilling

  1. At Vejenbrødvej lukkes for biltrafik ved Fredensborg Kongevej (vest for denne) og at der etableres krydsningshelle for de lette trafikanter.
  2. At lukning og krydsningshelle finansieres af midlerne til Trafiksikkerhed.

Beslutning i Udvalget for Infrastruktur og Trafik den 24-09-2014

Administrationens indstilling anbefales til Plan, Miljø- og Klimaudvalget, idet spørgsmålet om belysning tages op i forbindelse med udmøntning af trafiksikkerhedsmidler for 2015.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 07-10-2014

Udvalget vedtog efter afstemning indstillingen fra Udvalget for Infrastruktur og Trafik.


For stemte 7: Rasmus Østrup Møller (A), Carsten Nielsen (A), B, C, F og V.


I mod stemte 1: Ergin Øzer (A)

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 04-11-2014

Udvalget besluttede, at der afholdes borgermøde af en times varighed i forbindelse med udvalgets behandling af sagen den 6. januar 2015.


Bemærkninger på skrift kan – med frist den 5. december 2014 - indsendes forud for udvalgets behandling af sagen.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Udvalget traf beslutning om lukning af Vejenbrødvej mod vest i krydset Fredensborg Kongevej/Vejenbrød samt etablering af belysning. Finansiering heraf sker af trafiksikkerhedsmidler for 2015.


For stemte 5: B, F, O og V.


I mod stemte 3: A.


A stemte imod, da man i princippet er i mod vejlukning og mener, at trafiksikkerhedsproblemerne kan løses på anden vis.


A begærede sagen i Byrådet.


Et enigt udvalg anmodede om, at projektet om forbedring af trafiksikkerheden på strækningen fra Fredensborg Kongevej ad Auderødvej gennem Auderød fremmes mest muligt.


Sagen behandles på Udvalget for Trafik og Infrastruktur den 15.1.2015.


Udvalget anmoder om at undersøge muligheden for at nedsætte hastigheden på Fredensborg Kongevej til 60 km/t, hvor den i dag er 70 km/t.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Sagen behandles i byrådet.

Nr.18 - Takster 2015, I/S Langstrup Vandværk

Sagsnr.: 14/22782

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til om takster (anlægs- og driftsbidrag) pr. 1. januar 2015 for I/S Langstrup Vandværk kan godkendes.

Sagsfremstilling og økonomi

Det private I/S Langstrup Vandværk, Lønholtvej 11, 3480 Fredensborg, har sendt forslag til takstbilag pr. 1. januar 2015 til Byrådets godkendelse. Langstrup Vandværk er det ene af to mindre private vandværker, som sammen med Fredensborg Forsyning forsyner kommunen med drikkevand.


Samtlige takster for 2015 videreføres uændrede i forhold til 2014.


Vandværkernes takster inkl. moms er til sammenligning anført i tabellen nedenfor. For øvrige takster henvises til bilag.



Vandpris

kr./m³

Tilslutningsafgift

kr.

Målerleje

kr./år

Fredensborg Forsyning A/S

10

24.006

254

I/S Langstrup Vandværk

10

18.750

125

I/S Gunderød Vandværk


*Delområde Karlebo-Vest

7,2

18.180


*105.720

180


Takstblad for 2015 er vedlagt til orientering


Der har i 2013/14 været væsentlige vedligeholdelsesarbejder vedrørende værket, forsyningsnettet og grunden.


De samlede udgifter til vedligeholdelse mv. har udgjort 204.000 kr. mod budgetteret 95.000 kr., og mod 123.000 i 2012/13. Årsagen til forøgelsen skyldes bl.a. kontaktfejl på værket, omlægninger og etablering af overjordisk råvandsstation samt udskiftning af forsyningsledninger ved Kongevejen i Lønholt.


Årets resultat udgør et overskud på 4.000 kr. mod budgetteret 93.000 kr. og mod et overskud på 118.000 kr. i 2012/13.


Der budgetteres ikke med større udskiftnings- eller forbedringsarbejder i 2015.


Administrationen vurderer, at Langstrup Vandværk med sine takster lever op til kravet om, at taksterne skal afspejle de faktiske udgifter forbundet med administration og drift af vandværket, således at der ikke oparbejdes et systematisk overskud (”hvile i sig selv princippet”).

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Vandforsyningsloven (LBK nr. 1199 af 30/09/2013), § 53.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Udfaldet af byrådets behandling meddeles I/S Langstrup Vandværk.

Indstilling

  1. At takstbilag pr. 1. januar 2015 for I/S Langstrup Vandværk godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.19 - Takster 2015, I/S Gunderød Vandværk

Sagsnr.: 14/41525

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til, om takster (anlægs- og driftsbidrag) pr. 1. januar 2015 for I/S Gunderød Vandværk kan godkendes.

Sagsfremstilling og økonomi

Det private I/S Gunderød Vandværk, Gunderødvej 28, 2970 Hørsholm, har sendt forslag til takstbilag pr. 1. januar 2014 til Byrådets godkendelse. Gunderød Vandværk er det ene af to mindre private vandværker, som sammen med Fredensborg Forsyning forsyner kommunen med drikkevand.


Samtlige takster er uændrede i forhold til 2014 bortset fra tilslutningsafgiften, der dyrtidsreguleres. Endvidere er de fleste gebyrer uændrede bortset fra flyttegebyr og rykkergebyr, der er ændret fra kr. 100 til kr. 150.


Vandværkernes takster inkl. moms ekskl. afgifter er til sammenligning anført i tabellen nedenfor. For øvrige takster henvises til bilag.



Vandpris

kr./m³

Tilslutningsafgift

kr.

Målerleje

kr./år

Fredensborg Forsyning A/S

10

24.006

254

I/S Langstrup Vandværk

10

18.750

125

I/S Gunderød Vandværk


*Delområde Karlebo-Vest

7,2

18.180


*105.720

180


Takstblad for 2015 er vedlagt til orientering.


Der er faste procedurer for vedligeholdelse for vedligeholdelse af vandindvindingsanlægget, så installationerne hele tiden kører optimalt.  Der er i 2013 anskaffet en reservepumpe, ligesom der i 2014 anskaffes en ekstra ventilator. Forbrugernes vandmålere er blevet udskiftet i 2013. Udgiften her til blev større end budgetteret.


Der er i 2014 udført ændringer i pumpeinstallationerne således at hele vandværkets forsyningsområde, også Kirkelteområdet, kan modtage vand i tilfælde af, at man bliver nødt til at modtage vand via nødforbindelsen til Fredensborg Forsynings ledningsnet.


Der budgetteres ikke med større udskiftnings- eller forbedringsarbejder i 2015.


Administrationen vurderer, at Gunderød Vandværk med sine takster lever op til kravet om, at taksterne skal afspejle de faktiske udgifter forbundet med administration og drift af vandværket, således at der ikke oparbejdes et systematisk overskud (”hvile i sig selv princippet”).

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Vandforsyningsloven (LBK nr. 1199 a 30/09/2013), § 53.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Udfaldet af byrådets behandling meddeles I/S Gunderød Vandværk.

Indstilling

  1. At takstbilag pr. 1. januar 2015 for I/S Gunderød Vandværk godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling, idet lovligheden af et gebyr på kr. 150 for et privat vandværk undersøges.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.20 - Kommuneplantillæg for Kongevejen 21

Sagsnr.: 14/16302

 

Beslutningstema

Kongevejen 21 – Vedtagelse af tillæg nr. 9 til Kommuneplan 2013 til offentlig fremlæggelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I forbindelse med tilvejebringelse af ny lokalplan F112 for boligbebyggelse ved Kongevejen 21 i Fredensborg er der udarbejdet tillæg til Kommuneplan 2013.


Lokalplan F112 forudsætter ændring af kommuneplanens rækkefølge for bebyggelse og ændret anvendelse af arealer til byformål. Endvidere er det en forudsætning for lokalplanen, at del af kommuneplanens rammeområde FE04 til erhvervsformål erstattes af nyt rammeområde FB40 til boligformål.


Plan- Miljø- og Klimaudvalget besluttede på møde den 7. oktober 2014 at gennemføre forudgående offentlighed med henblik på ændring af kommuneplanens rækkefølge for bebyggelse i Fredensborg By, således at Kongevejen 21 sidestilles med Lindelyvej og Gammel Asminderød Skole. Udvalget besluttede endvidere principper for kommuneplanens fremtidige rammebestemmelser for Kongevejen 21.


Forudgående offentlighed

Der er gennemført en forudgående offentlighed med indkaldelse af idéer og forslag til kommuneplanlægningen. Der indkom ingen idéer eller forslag i offentlighedsperioden.


Kommuneplantillæg

Administrationen har på baggrund af udvalgets beslutning af principper for den videre planlægning for Kongevenen 21 udarbejdet forslag til tillæg nr. 9 til Kommuneplan 2013 – se bilag.


Bemærkninger

Ændring af kommuneplanen som forudsætning for ny lokalplan sker normalt ved samtidig fremlæggelse af kommuneplantillæg og lokalplan.


Administrationen har i dette tilfælde valgt at fremlægge kommuneplantillægget forud for lokalplanen for at imødekomme et ønske fra ejer og boligudvikler Christian Fischer. En todelt proces for kommuneplantillæg og lokalplan muliggør, at tillægget kan vedtages foråret 2015, mens lokalplanen forventes vedtaget august/september 2015.


Ejer ønsker sikkerhed for at arealet overgår fra erhverv til boligformål i kommuneplanen inden nedrivning af eksisterende bygninger igangsættes. Ejer ønsker at igangsætte nedrivning sommeren 2015 og igangsætte byggeriet i umiddelbar forlængelse af endelig vedtagelse af lokalplanen.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Tillæg nr. 9 til Kommuneplan 2013 skal fremlægges i offentlig høring i 8 uger inden det kan vedtages endeligt.

Indstilling

  1. At tillæg nr. 9 til Kommuneplan 2013 (jf. bilag) vedtages til offentlig fremlægges.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.21 - Forslag til Lokalplan K104 for et område i Kokkedal Industripark

Sagsnr.: 11/55948

 

Beslutningstema

Offentlig fremlæggelse af forslag til Lokalplan K104– Kokkedal Industripark 6 samt tillæg nr. 8 til Kommuneplan 2013.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Plan- og klimaudvalget besluttede i februar 2013 at meddele principiel godkendelse til indretning af Kokkedal Industripark 6 til Audi bilhus på baggrund af en ansøgning fra Semler Audi Detail A/S.


Efterfølgende er Kokkedal Industripark 6, med vedtagelse af Kommuneplan 2013, blevet udlagt til butikker for særligt pladskrævende varer.


Kokkedal Industripark 6 er omfattet af Byplanvedtægt 17 – for den sydlige del af Kokkedal vest – som fastlægger områdets anvendelse til mindre industri- og værkstedsformål samt lagervirksomhed. Indretning af bilhus forudsætter derfor ny lokalplan, der muliggør anvendelse til butikker for særligt pladskrævende varer.


Lokalplanforslaget er udarbejdet i samarbejde med ejers rådgiver.


Lokalplanforslaget

Lokalplanen fastlægger en række bestemmelser, med det formål at tage højde for de arkitektoniske/ udseendemæssige og miljømæssige konsekvenser for området. Der er udarbejdet et kommuneplantillæg for at ændre bebyggelsesprocenten og bygningshøjden for området samt indarbejde nærmere bestemmelser om detailhandel i rammen.


Lokalplanforslaget omfatter ejendommene Kokkedal Industripark 6 og 8. Kokkedal Industripark 8 (Shurgard Self-Storage) er udelukkende medtaget, da søens udformning (beliggende på Shurgards ejendom) ønskes ændret, samt at der ønskes en bearbejdning af del af beplantningen omkring søen og langs Usserød Kongevej og Egedalsvej. Der foreligger fuldmagt fra Shurgard.


Udseende/ omfang og placering

Den eksisterende bygning på Kokkedal Industripark 6 nedrives. Det nye byggeri etableres i 1-2 etager med kælder. Der etableres to bygninger- en hovedbygning og en bygning til parkering. Hovedbygningen skal rumme lokaler til udstilling og salg af nye og brugte biler, værkstedsfunktioner, showroom og administrationslokaler. Bygningerne vil komme til at ligge omtrent det samme sted som den eksisterende bygning på grunden.


I forbindelse med lokalplanen ændres bebyggelsesprocenten for kommuneplanens rammeområde KE08 fra 50 til 65 %.


Lokalplanen fastlægger, at der på ejendommen Kokkedal Industripark 6 kan opføres en ny udstillingsbygning samt værksted og anlæg til parkering på i alt ca. 8.600 etagemeter eksklusiv kælderareal, som udgør ca. 3.000 etagemeter.


Audis nye hovedbygning vil komme til at rumme ca. 60 medarbejdere, og der vil i og udenfor bygningen være mulighed for ca. 160 parkeringspladser.


Vejbetjening

Eksisterende vejadgang fra Kokkedal Industripark fastholdes.


Ubebyggede arealer

Arealet ved søen og langs åen udformes som et grønt område, hvor søen og åen vil indgå og opleves som en naturlig del af det samlede erhvervsområde. En del af søens østlige side opfyldes og den udbygges i stedet mod nordvest. Lokalplanen fastsætter principper for en samlet landskabelig plan.


Bæredygtighed

Kommuneplan 2013 fastlægger, at der ved udarbejdelse af lokalplaner som udgangspunkt skal stilles krav om bæredygtigt byggeri, og at de præcise krav skal fastsættes efter en konkret vurdering i hver enkelt sag.


Lokalplanen vil sikre at nybyggeri mindst skal opfylde byggereglementets lavenergiklasse 2015.


Kommunens oversvømmelseskort udpeger området omkring søen og åen samt området langs den sydligst beliggende erhvervsbygning, som områder, hvor der er risiko for oversvømmelse. Lokalplanen fastlægger i overensstemmelse med kommuneplanen, at nybyggeri placeres uden for risikoområdet i en højde, der tillader afledning til kloak.


Regnvand fra tage kan anvendes til WC-skyl, afledes til søen eller forsinkes lokalt. Overfladevand fra belagte arealer skal afledes til regnvandskloak på grund af den forurening, der er på grunden.


Detailhandel

Kokkedal Industripark 8 er fastlagt til detailhandel med særligt pladskrævende varer, erhverv af lettere industri-, værksteds-, lager-, transport- og servicevirksomhed. Lokalplanen fastsætter bestemmelser om at der kan etableres butiksarealer til pladskrævende varehandel svarende til 3000 m2.


Kommuneplan 2013

Lokalplanområdet er i Kommuneplan 2013 omfattet af rammeområderne KE03 og KE08.


Lokalplanforslaget er ikke i overensstemmelse med rammebestemmelserne for rammeområde KE08, idet kommuneplanens bebyggelsesprocent og etagehøjde ikke kan rumme det skitserede projekt. Bebyggelsesprocenten ændres derfor fra 50 til 65. Etagehøjden ændres fra 8,5 meter til 12,5 meter. Der er heller ikke indarbejdet bestemmelser for detailhandel i rammen, hvilket også revideres, så det fastlægges, at området kan anvendes til særligt pladskrævende varehandel med et bruttoareal på max 3.000 m2.


Derudover fjernes en sætning i ramme KE03 om at Egedalsvej og Usserød Kongevej afgrænses af et 12,5 meter bredt beplantningsbælte, da dele af dette beplantningsbælte forventes fjernet.


For at bringe lokalplanforslaget i overensstemmelse med Kommuneplan 2013, bliver der samtidig fremlagt et tillæg nr. 8 til Kommuneplan 2013, hvor disse ting ændres.


Eksisterende byplanvedtægt

Lokalplanområdet er på nuværende tidspunkt omfattet af Byplanvedtægt 17. Ved den offentlige bekendtgørelse af den endelige vedtagelse af lokalplanforslaget aflyses Byplanvedtægt 17 for det område, der er omfattet af Lokalplan K104 for Kokkedal Industripark 6.


Miljøvurdering

Fredensborg Kommune har foretaget en screening af lokalplanforslaget efter Lov om miljøvurdering af planer og programmer. Det er vurderet, at det i henhold til lovens § 3, stk. 2 ikke er nødvendigt at foretage en egentlig miljøvurdering af lokalplanforslaget, idet planforslaget alene fastlægger anvendelsen af et mindre område på lokalt plan og ikke antages at kunne få væsentlig indvirkning på miljøet.


Borgermøde

Borgermøde om lokalplanforslaget afholdes Torsdag den 26. februar 2015 kl. 17-18.30 i rådhuskælderen på Rådhuset – Egevangen 3b i Kokkedal.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Forslag til Lokalplan K104 samt tillæg nr. 8 til Kommuneplan 2013 offentliggøres i 8 uger. I perioden afholder der borgermøde.

Indstilling

  1. At forslag til Lokalplan K104- Kokkedal Industripark 6 samt tillæg nr. 8 til Kommuneplan 2013 fremlægges i offentlig høring.
  2. At der ikke gennemføres en egentlig miljøvurdering.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling, idet udvalget tillige anbefaler, at der ikke angives højdebegrænsning på mobilmast.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.22 - Forslag til lokalplan N103 for et område mellem Mariehøj og Niverød Kongevej

Sagsnr.: 14/33101

 

Beslutningstema

Offentlig fremlæggelse af forslag til Lokalplan N103 for et område ved Mariehøj i Nivå samt tillæg nr. 7 til Kommuneplan 2013.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Plan- Miljø- og Klimaudvalget besluttede i september 2014 en positiv indstilling til at fremlægge et forslag til lokalplan for området mellem Mariehøj og Niverød Kongevej. Udvalget ønskede med et nyt lokalplanforslag at give mulighed for at etablere en skole i området.

 

Området mellem Mariehøj og Niverød Kongevej er på nuværende tidspunkt omfattet af Byplanvedtægt 4 for en del af Niverød by. Byplanvedtægt 4 fastlægger områdets anvendelse til værkstedsområde. Etablering af skole forudsætter derfor ny lokalplan.

 

Lokalplanforslaget er udarbejdet i samarbejde med skole-initiativtagernes rådgiver.


Lokalplanforslaget

Lokalplanforslaget omfatter det bebyggede område mellem Niverød Kongevej, Nivåvej og Mariehøj.


Behovet for at videreføre området som et erhvervsområde vurderes at være beskedent, hvorfor en ændring af anvendelse til bl.a. offentlige formål som skole kan sikre en fortsat brug af de eksisterende bygninger. Med mulighed for også at anvende området til offentlige og private serviceformål vil der kunne ske en udnyttelse af de eksisterende bygninger eller ske nybyggeri med erhverv, der kun har en begrænset på virkning af omgivelserne.


Lokalplanforslaget fastlægger den fremtidige anvendelse til offentlige formål, boligformål, lagervirksomhed, liberale erhverv og anden privat service (dog ikke detailhandel). Eksisterende håndværks- og værkstedsvirksomheder er fortsat lovlige, men der vil ikke kunne etableres nye håndværks- og værkstedsvirksomheder.


Lokalplanforslaget indeholder desuden bestemmelser om blandt andet vejadgang, parkering, hegn og ubebyggede arealer.


Der er udarbejdet et forslag til kommuneplantillæg for at bringe kommuneplanens rammebestemmelser for området i overensstemmelse med lokalplanforslaget.

 

Bevaring af bebyggelse

Plan- Miljø- og Klimaudvalgets beslutning i september 2014 om udarbejdelse af lokalplan tog afsæt i en konkret ansøgning vedrørende ejendommen Mariehøj 2.


Mariehøj 2 er registreret som bevaringsværdig (SAVE-værdi 3). Udvalget besluttede i september 2014, at bevaring af bygninger med SAVE-værdi fra 1 til 4 ikke skulle udgøre et hovedtræk i lokalplanforslaget. 


Inden for lokalplanområdet er der imidlertid udover Mariehøj 2 yderligere to bygninger, der er registreret som bevaringsværdige (i begge tilfælde SAVE-værdi 4).

Det har hidtil været praksis i Fredensborg Kommune, at bygninger med en registreret bevaringsværdi på 1-4 optages i kommuneplanen med en retningslinje om, at de ikke må nedrives uden byrådets tilladelse, samt at eventuelle ændringer skal respektere den bevaringsværdi bygnings karakter og byggestil.

De i alt tre registrerede bevaringsværdige bygninger i lokalplanområdet er historiske vidnesbyrd om Niverøds tidlige udvikling, og trods udvalgets beslutning i september 2014, foreslår administrationen, at de tre bygninger bliver omfattet af bevaringsbestemmelser i lokalplanforslaget.

 

Bæredygtighed

Kommuneplan 2013 fastlægger, at der ved udarbejdelse af lokalplaner som udgangspunkt skal stilles krav om bæredygtigt byggeri, og at de præcise krav skal fastsættes efter en konkret vurdering i hver enkelt sag.

 

Lokalplanen vil sikre at nybyggeri mindst skal opfylde byggereglementets lavenergiklasse 2015.

 

Kommuneplan 2013

Lokalplanområdet er i Kommuneplan 2013 omfattet af rammeområderne NBE02.

 

Lokalplanforslaget er ikke i overensstemmelse med rammebestemmelserne for rammeområde NBE02, idet kommuneplanens anvendelsesbestemmelser og etagehøjde ikke kan rumme den ønskede skole.


For at bringe lokalplanforslaget i overensstemmelse med Kommuneplan 2013, bliver der samtidig fremlagt et tillæg nr. 7 til Kommuneplan 2013. I kommuneplantillægget ændres anvendelsesbestemmelserne så de svarer til lokalplanforslagets og max højden ændres fra 1½ til 2 etager.

 

Eksisterende byplanvedtægt

Lokalplanområdet er på nuværende tidspunkt omfattet af Byplanvedtægt 4. Ved den offentlige bekendtgørelse af den endelige vedtagelse af lokalplanforslaget aflyses Byplanvedtægt 4 for det område, der er omfattet af Lokalplan N103 for et område ved Mariehøj.

 

Miljøvurdering

Fredensborg Kommune har foretaget en screening af lokalplanforslaget efter Lov om miljøvurdering af planer og programmer. Det er vurderet, at det i henhold til lovens § 3, stk. 2 ikke er nødvendigt at foretage en egentlig miljøvurdering af lokalplanforslaget, idet planforslaget alene fastlægger anvendelsen af et mindre område på lokalt plan og ikke antages at kunne få væsentlig indvirkning på miljøet.

 

Borgermøde

Borgermøde om lokalplanforslaget afholdes torsdag den 5. marts kl 17 til 18.30 i rådhuskælderen på Rådhuset – Egevangen 3b i Kokkedal.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Forslag til Lokalplan N103 samt tillæg nr. 7 til Kommuneplan 2013 offentliggøres i 8 uger. I perioden afholder der borgermøde.

Indstilling

  1. At forslag til Lokalplan N103 for et område ved Mariehøj i Nivå samt tillæg nr. 7 til Kommuneplan 2013 fremlægges i offentlig høring.
  2. At der ikke gennemføres en egentlig miljøvurdering.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.23 - Orientering om styringsmodel for Nordsjællands Park og Vej

Sagsnr.: 14/45395

 

Beslutningstema

Orientering om styringsmodel for Nordsjællands Park og Vej.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådene i Fredensborg og Helsingør Kommuner godkendte i juni 2013 en samarbejdsaftale om oprettelse et § 60-fællesskab på Park og Vej området (Nordsjællands Park og Vej – NSPV).


Efterfølgende er der udarbejdet et juridisk notat af advokatfirmaet Horten for at belyse de juridiske aspekter af § 60 konstruktionen, og der er udarbejdet et notat om styringsmodel og styringsprincipper. Notatet blev godkendt i bestyrelsen for Nordsjællands Park og Vej den 26. november 2014. Helsingør Kommunes Økonomiudvalg blev orienteret om sagen den 8. december 2014.

Notatet vedrørende ”styringsmodel og styringsprincipper – NSPV ” er udarbejdet af NSPV i samarbejde med de to kommuner. Notatet beskriver snitflader mellem kommunerne og NSPV samt hvilke styringsgrundlag, der fremover anvendes i forhold til NSPV. Notatet er udarbejdet med udgangspunkt i samarbejdsaftalen med tilhørende bilag samt Hortens notat af 19. juni 2014.


Notatet beskriver NSPV som et opgavefællesskab, hvor det er NSPV´s bestyrelse der forelægges forslag til budget for de overdragede opgaver, idet budgettet endeligt godkendes i de to ejerkommuner.


Grundlaget for budgetlægningen er en fuldstændig kortlægning af kvalitets- og serviceniveauet for de overdragede opgaver beskrevet i en basisbeskrivelse.


Basisbeskrivelsen revideres årligt og danner grundlaget for budgetterne. Budgetprocessen følger ejerkommunernes budgetprocesser, således at disse kan komme med input og ønsker frem til vedtagelsen af det kommunale budget. Kortlægningen af opgaverne forventes at finde sted ultimo 2014 til medio 2015.


For så vidt angår anlægsopgaverne nævnt i bilag 1a, kan NSPV være totalentreprenør, hovedentreprenør eller fagentreprenør. Ansvaret for opgaverne fastlægges i hvert enkelt tilfælde i samarbejde mellem kommunerne og NSPV og fastlægges i en årsaftale.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Godkender Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.24 - Udgiftsudvikling til aktivitetsbestemt medfinansiering

Sagsnr.: 13/9285

 

Beslutningstema

Orientering om baggrund for merforbrug på aktivitetsbestemt medfinansering af sundhedsvæsenet i 2014 samt tiltag til politisk henvendelse til Region Hovedstaden. Kommunens udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet er steget i 2014 og der forventes et merforbrug på 12 mio. kr. Merforbruget vil indgå i budgetrevisionen pr. 30/11.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Den kommunale medfinansiering af sundhedsvæsenet blev indført med virkning fra 2007. Formålet med ordningen var at give kommunerne et generelt incitament til at varetage plejeopgaven og forebyggelsen effektivt for herigennem at undgå unødvendige indlæggelser og behandlinger i hospitalsregi. I perioden 2007-2011 bestod den kommunale medfinansiering af to dele:

·                Et grundbidrag pr. indbygger

·                En aktivitetsbestemt medfinansiering.

 

Med virkning fra 2012 blev ordningen omlagt, således at grundbidraget blev afskaffet og den aktivitetsbestemte medfinansiering blev forhøjet. Formålet var at give kommunerne et yderligere incitament til at yde en effektiv pleje- og forebyggelsesindsats – ikke mindst over for de ældre medicinske patienter. Omlægningen var stort set udgiftsneutral for kommunerne under ét, idet forhøjelsen af den aktivitetsbestemte medfinansiering svarede til afskaffelsen af grundbidraget.

 

Budgettet i Fredensborg Kommune udgør i 2014 129,5 mio på det somatiske område og 5,3 mio på det psykiatriske område. Samlet 134,8 mio. kr. Udgifterne til de forebyggelige indlæggelser (hele befolkningen), som fx knoglebrud og lungebetændelse udgjorde i perioden januar 2014 – august 2014 8,5 mio. Kommunens påvirkningsmuligheder på dette område udgør således godt 6 % af budgettet på det somatiske område. På længere sigt er påvirkningsmulighederne dog større, idet borgernes generelle sundhedstilstand kan styrkes gennem den borgerrettede forebyggelse (borgerrettede aktiviteter løftes af Center for Kultur, Idræt og Sundhed). Budgettet til det somatiske område er placeret på politikområde 13 indsatsstyret og til det psykiatriske område på politikområde 14 indsatsstyret.

 

 

Opkrævningsprocedure og kontrolmuligheder

Den måde opkrævningen teknisk sker for den aktivitetsbestemte medfinansering gør, at der er en forsinkelse på 2-2½  måned, før det kan ses hvilke diagnoser afregningen vedrører i systemet e-sundhed, og forbruget er bogført og kan ses i kommunens økonomisystem. September betalingen kan således fx tidligst ses i november.

 

Styringen af den aktivitetsbestemte medfinansiering vanskeliggøres ved, at der er i de månedlige afregninger er store betalinger, der vedrører tidligere måneder. Ved oktober afregningen, som er på i alt 13,181 mio. kr., vedrører de 10,714 mio. kr. oktober, mens de resterende 2,109 mio. kr. omhandler tidligere måneder i året, da der er regulering helt tilbage til januar.

 

Dertil skal lægges, at kommunen ikke har reel kontrolmulighed over medfinansieringen, da det ikke er muligt at se forbruget af ydelser på individniveau. Det er kun muligt at trække data på diagnoser summeret.

 

Ved budgetrevisionen 30.06.14 blev det vurderet, at kommunen ville få et merforbrug på 3 mio. kr. på aktivitetsbestemt medfinansiering, men at det kunne holdes indenfor bevillingen på grund af mindreforbrug på andre dele af bevillingen.

 

På bagrund af ovenstående, har forventningen om det meget store merforbrug i 2014 først vist sig her sidst på året.

 

 

Aktuel økonomisk forventning til regnskab 2014 og budgetrevisionen

Der har været en markant udgiftsudvikling på sygehusmedfinansieringen i planområde Nord i 2014. Hvis man ser på stigningsprocenten i forhold til forbruget sidste år i oktober, så er den over med 5,2% i Fredensborg Kommune, for Region Hovedstaden samlet er stigningen på 1,7%. For landet under ét er stigningen dog kun på 0,1%. Stigningen er således i høj grad lokal og knyttet til planområde Nord. Hvis man ser på andre kommuner, så har Gribskov en stigning på 5,9%, Hillerød 3,4% og Helsingør 4,7%.

 

Den aktuelle regnskabsprognose baserer sig på afregning til og med oktober måned (se økonomisk oversigt).

 

Der forventes et merforbrug på 12 mio. kr. i 2014, hvis der ikke sker markante ændringer i mønstret året ud. Da der er mindreforbrug på andre dele af bevillingen, er der i budgetrevisionen pr. 30/11 2014 medtaget et finansieringsbehov på 8,5 mio. kr. i 2014.

 

Ved budgetrevision 30/6 blev det nævnt, at der kunne ses en stigning over hele linjen (stationær- og ambulant somatisk, sygesikring og genoptræning under indlæggelse) set i forhold til samme periode i 2013. Det blev anført, at såfremt denne tendens fortsatte, måtte der forventes et merforbrug på området, som formodentlig ikke vil kunne dækkes ind af mindreforbruget på andre områder under det indsatsstyrede område. Ovenstående tendens er fortsat og er accelereret fra august-oktober måned, hvor merforbruget i forhold til samme periode sidste år er steget med 5,5 mio. kr.. Såfremt forbruget for november og december inkl. supplementsperioden bliver som i 2013, må der forventes et merforbrug på 12 mio. kr.

 

For 2015 har KL og Regeringen forhandlet en ramme til aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsnet, som kommunerne skal finansiere i 2015. Fredensborg Kommunes andel udgør 134,3 mio. kr.. Andelen der vedrører den bevilling der er under pres (politikområde 13 indsatsstyret) udgør 129,9 mio. kr., hvilket er 1,2 mio. kr. højere end det det vedtagne budget 2015. I budgetrevisionen pr. 30/11 2014 er således medtaget et finansieringsbehov på 1,2 mio. kr. i 2015.

 

Budgettet til aktivitetsbestemt medfinansiering falder 9,5 mio. kr. fra 2014 til 2018. Der skal derfor ske væsentlige fald i befolkningens sygehusforbrug i forhold til 2014 for at forudsætningerne holder. Det kan derfor forventes, at budget 2015 sættes under pres. Da stigningen er regional og ikke national, forventes det ikke at der for landet under ét tilføres penge til kommunerne på området i en efterregulering eller midtvejsregulering af området. Der vil således i stedet skulle gennemføres en ny regional byrdefordeling, hvis Fredensborg Kommune skal kompenseres for udgiftsstigningen af staten. Dette forekommer ikke sandsynligt på kort sigt.

 

 

Forebyggende initiativer

Analysen af aktiviteten i Regionen viser samlet set, at der er et bredt spekter af indlæggelsesdiagnoser. Stigningen i udgifter er størst hos mænd, der er størst udgiftsstigning for alderen 65-74 år, dernæst 43-59 år og der ses ikke en stigning i udgifter til forebyggelige indlæggelser. Ligeledes ses en stigning i udgifterne til specialiseret genoptræning, som følger det øvrige aktivitetsmønster. Det betyder, at handlemulighederne i relation til den aktuelle stigning og i forhold til at forebygge den stigende aktivitet i sygehusregi på borgerniveau er begrænsede.

 

Udgifterne til de forebyggelige indlæggelser udgør 6,4 pct. af de samlede udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering i år 2013, mens udgifterne til forebyggelige indlæggelser for de 65+ årige udgjorde 3,5 pct. af de samlede udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering i år 2013. Overordnet set ses der et mindre fald i forebyggelige indlæggelser i Fredensborg Kommune. Stigningen ligger således på den del af diagnoserne, hvor Center for Ældre og Handicap ikke har direkte forebyggelsespotentiale.

 

Når det påtænkes, at Ældre og Handicap skønsmæssigt kun har kontakt til 1/3 af de 65+ årige, som genererer udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering, er det er godt 1 pct. af de samlede udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering, som Ældre og Handicap kan påvirke direkte, svarende til 1,3 mio. kr. af de samlede udgifter til området. Kommunens generelle forebyggende indsatser er i sagens natur mere indirekte og det maksimale økonomiske potentiale for denne indsats er derfor vanskelig at prissætte.

  

Center for Ældre og Handicap har gennem de seneste år igangsat en række indsatser for at forebygge indlæggelser og genindlæggelser. Disse blev præsenteret for Social- og Seniorudvalget i efteråret 2014 (sag nr. 14/29818 og 14/25298). Kernen i indsatserne er følgende:

·                Kompetenceudvikling af personalet i tidlig opsporing af ændringer i borgernes helbredstilstand, pleje og behandling af borgere med akutte og/eller tiltagende komplekse problemstillinger samt målrettet dialog med borgerens praktiserende læge

·                Triage og digitalisering af arbejdsgange og observationer

·                Styrket samarbejde med hospital og almen praksis om borgere, som udskrives fra hospital, mhp. at forebygge genindlæggelser

·                Ældrepuljens projekter, som understøtter fastholdelse og forbedring af borgerens helbredstilstand gennem ernæringsscreening, faldforebyggelse, øget fysioterapeutisk støtte til selvtræning og reduceret ventetid på genoptræning

·                Patientrettet forebyggelse gennem implementering af forløbsprogrammer for borgere med kronisk sygdom

·                Rehabilitering hvis mål er at styrke og/eller bevare borgerens funktionsniveau og ressourcer

 

Derudover drifter og udvikler Center for Kultur, Idræt og Sundhed en række borgerrettede forebyggende indsatser, som fx ”Sundhedscheck”, aktiviteter under partnerskabet Gang i Fredensborg, sundhedskampagner, Rygestop kurser, patientuddannelse til kronisk syge m.fl.

 

I forhold til løbende ledelsesinformation om bl.a. bevægelserne i aktiviteten i sundhedsvæsnet er ledelsesinformationssystemet Rehfeld implementeret i Center for Ældre og Handicap samt i Sundhedsplejen. Systemet leverer sundhedsfaglig og økonomisk indsigt om relevante borgergrupper og fokusområder inden for både det somatiske og psykiatriske område. Dermed skabes løbende et overblik over effekten af forebyggende indsatser og bevægelserne i indlæggelser, ambulant behandling og sygesikringsydelser på både plejecenter og skoledistrikts niveau.

 

Politisk henvendelse til Region Hovedstaden

Med baggrund i overskridelsens størrelse anbefaler administrationen, at der sker en politisk henvendelse til Region Hovedstaden om baggrunden for denne udvikling og hvilke tiltag der vil blive gjort for at ændre det fremadrettet. Udgiftsstigningen ligger langt ud over hvad der er muligt at påvirke både direkte og indirekte af kommunen, samtidig med at der er uigennemsighed og manglende kontrolmulighed af afregningerne. Da der er tage om en udfordring der rammer kommunerne i planområde Nord, anbefaler administrationen endvidere, at dialogen med Region Hovedstaden tages i samarbejde med de andre kommuner. Senest er problemstillingen og strategien blevet drøftet på 6-by borgmestermødet mellem kommunerne Frederikssund, Halsnæs, Hillerød, Gribskov, Helsingør og Fredensborg. På mødet var der enighed om at det er en haste sag, som ikke kan afvente et langt analysearbejde, og at der er behov for en koordineret og strategisk forankret dialog med regionen om baggrunden for stigningen og tiltag fremadrettet for at ændre mønstret. Henvendelsen til Region Hovedstaden vil ske i januar og om muligt ske på vegne af kommunernes Borgmestre.

 

Administrativt vil dialogen endvidere blive taget op i regi af samordningsudvalgsmøder med Nordsjællands Hospital.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At orienteringen om udgiftsudviklingen på aktivitetsbestemt medfinansiering til sundhedsvæsenet tages til efterretning, og dermed, at der politisk sker en henvendelse til Region Hovedstaden herom.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 12-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.25 - Orientering om konklusioner i rapport om Nordsjællands Infrastruktur

Sagsnr.: 15/566

 

Beslutningstema

Orientering om resultater fra rapport om investeringer i infrastruktur i Nordsjælland.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune samarbejder med de øvrige fem nordsjællandske kommuner Frederikssund, Gribskov, Helsingør, Hillerød og Halsnæs om fælles fokus på investeringer i infrastruktur i Nordsjælland.

 

Samarbejdet om infrastruktur foregår i regi af 6-kommunesamarbejdet, hvor borgmestrene i de seks kommuner er repræsenteret.

 

Sagen har tidligere været behandlet i Udvalget for Infrastruktur og Trafik, dels den 17. juni hvor udvalget pegede på mulige fokusområder i samarbejdet og dels den 27. august hvor udvalget blev orienteret om de af borgmesterkredsen valgte fokusområder. 

 

Kommunerne har i fællesskab fået udarbejdet en rapport fra rådgivningsfirmaet COWI, som analyserer pendlingsmønstre, rejsetider, forsinkelser mm og sætter tal på gevinster for samfundet og nordsjællands udvikling ved investering i bedre transport.

 

Den fælles rapport blev offentliggjort på et pressemøde den 6. januar 2015 med deltagelse af de seks borgmestre og repræsentanter fra erhvervslivet.

 

Rapporten giver tre konkrete forslag til infrastrukturprojekter, som de seks borgmestre står sammen om at prioritere. Rapporten anslår blandt andet, hvad det vil koste at gennemføre projekterne, og at der er milliard-store gevinster for samfundet at hente på sparet rejsetid.

 

De tre projekter er:

 

·         Færdiggørelse af Frederikssundmotor-vejen med 3. og sidste etape, som vil give mindre trængsel på de indre dele af Hillerødmotorvejen. Beregninger viser, at det kan betale sig at gennemføre projektet, det vil koste cirka 2,8 milliarder kroner, mens det på sigt giver en positiv gevinst på 4,6 milliarder.

 

·         Udvidelse af Hillerødmotorvejen, herunder udvide forlængelsen mellem Allerød og Hillerød til motorvej og forbedret vej-forbindelse til Helsinge. Det vil reducere trængslen på Isterødvejen, Kongevejen og Helsingørmotorvejen. COWI"s rapport viser at den samlede samfundsmæssige gevinst alene ved at etablere motorvej mellem Allerød og Hillerød kan opgøres til 1,5 milliarder kroner over 50 år.

 

·         Forbedring af Kystbanen, der har over 25 millioner passagerer om året. De seneste tal fra sommeren 2014 viser, at hvert 10. tog på Kystbanen enten er aflyst eller mere end fem minutter forsinket. Her er oplagte løsninger at opdele Øresundstoget på flere ruter og sætte flere døre i togene. Det vil gøre det mere attraktivt at tage toget og dermed give mindre trængsel på Helsingørmotorvejen. Løsningerne vil ifølge rapporten koste 112 millioner kroner at gennemføre, mens besparelserne på sigt er over en halv milliard.

 

Der indgår i rapporten en anbefaling om, at staten bør beslutte en opgradering af hastigheden på Kystbanen. Imidlertid er det efter rapportens færdiggørelse er konstateret, at initiativet allerede indgår i aftalen om udmøntning af togfonden fra 2014 og er således allerede prioriteret.

COWI har desværre ikke været opmærksom på dette forhold og har i pressen beklaget denne fejl. Det ændrer dog ikke ved hovedbudskabet i rapporten, nemlig at der skal ske betydelige forbedringer af driften af Kystbanen, og her udgør en forbedring af hastigheden kun et af flere forslag.

Der er tale om projekter i tre væsentlige transportårer i Nordsjælland. Hvert projekt vil isoleret set forbedre mobiliteten og reducere trængslen i sin egen korridor, men samtidig også bidrage til at forbedre den samlede mobilitet i hele regionen.

 

Realisering af de tre projekter kræver væsentlige statslige investeringer, og rapportens konklusioner skal derfor blandt andet bruges til at øge fokus på de tre projekter overfor relevante beslutningstagere og samarbejdspartnere.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.


Sagen forelægges desuden til orientering i Udvalget for Infrastruktur og Trafik samt Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Udvalget for Infrastruktur og Trafik den 15-01-2015

Orienteringen taget til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.26 - Orientering

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Der blev orienteret om:


-      Nytårskur hos Hendes Majestæt Dronningen, herunder fastlæggelse af ramme for gaven til Majestætens 75-års fødselsdag.

-      Kommende møder vedr. Hillerød Storcenter

-      Invitation fra Nordvand

-      Drøftelse om status vedr. beredskab

-      Deltagelse i jubilæum i Berleburg. Det blev besluttet, at følgende delegation deltager fra Fredensborg Kommune: Thomas Lykke Pedersen, Ulla Hardy-Hansen, Hossein Armandi, Christian de Jonquiéres og Per Frost Henriksen. Der sendes ny reminder til byråd.

-      Byrådsmøde i december 2015

-      Deltagelse i KL topmøde.

Nr.27 - Sager behandlet på lukket møde

Sagsfremstilling og økonomi

Sag nr. 28 ”Posthusgrunden i Humlebæk”


Sag nr. 29 ”Salg af Farvergården”


Sag nr. 30 ”Offentligt udbud af Niverødgården 2”


Sag nr. 31 ”Status på rengøring og vinduespolering 2014”


Sag nr. 32 ”Orientering om Cramo-sagen”


Sag nr. 33 ”Vedrørende videregivelse af fortrolige oplysninger fra lukkede møder i udvalg og Byråd”

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Sag nr. 28 ”Posthusgrunden i Humlebæk”

Økonomiudvalget anbefaler, at det nedlægges et forbud efter planlovens § 14 med henblik på, at arealanvendelsen ændres til offentligt formål.


Sag nr. 29 ”Salg af Farvergården”

Sagen udsættes til næste møde.


Sag nr. 30 ”Offentligt udbud af Niverødgården 2”

Anbefaler administrationens indstillinger.


Sag nr. 31 ”Status på rengøring og vinduespolering 2014”

Anbefaler administrationens indstillinger.


Sag nr. 32 ”Orientering om Cramo-sagen”

Godkender administrationens indstillinger.


Sag nr. 33 ”Vedrørende videregivelse af fortrolige oplysninger fra lukkede møder i udvalg og Byråd”

Lukket sag.