Nr.5 - Evaluering af digital udvalgsbetjening

Sagsnr.: 14/33170

 

Beslutningstema

Byrådet skal evaluere ordningen med udsendelse af elektroniske bilag til fagudvalg og Byråd.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet besluttede den 25. november 2013, at alle bilag til Byråd og fagudvalg fra og med møderne i marts 2014 skal udsendes digitalt, undtagen i helt særlige tilfælde. Byrådet besluttede også, at ordningen skulle evalueres, hvilket sker med nærværende sag.


Det var den politiske arbejdsgruppe til forberedelse af den kommende byrådsperiode som konkluderede, at der skulle fremlægges forslag til, hvordan bilagsmængden kan begrænses, og at dette forslag samtænkes med spørgsmålet om øget digitalisering af den politiske betjening.


Det bemærkes, at administrationen sideløbende med overgangen til digital bilagsbetjening arbejder med at reducere den samlede bilagsmængde. Dette bl.a. i lyset af, at den politiske arbejdsgruppe konkluderede, at bilagsmængden til tider er uoverskuelig.


Fordele og ulemper ved at overgå til øget digitaliseret bilagsbetjening blev i sagen til byrådet den 25. november 2013 beskrevet som følgende:


Fordele

  • Besparelser på udgifter til papir, print og forsendelsesomkostninger.
  • Frigivelse af administrative ressourcer i forbindelse med dagsordensproduktionen.
  • Mulighed for at anvende link som dokumentation/illustration i bilag.
  • Tilgængeligheden til digitale bilag kan virke begrænsende i nogle sammenhænge, men med bærbare computere og trådløs internetadgang mange steder, vil der omvendt være større grad af fleksibilitet i forberedelsen.
  • Signalværdien ved at benytte en digital løsning til udvalgsbilag sikrer en bedre sammenhæng med målsætningen i øvrigt i forhold til digitalisering.
  • Bilag kan genfindes

Ulemper

  • Ændring af egen forberedelse, der i en periode kan medføre øget tidsforbrug til forberedelse og/eller usikkerhed om egen forberedelse er tilstrækkelig.
  • Læsning på skærm kræver tilvænning herunder at tilføje noter.

Økonomi

Den årlige besparelse ved at overgå til digital udvalgsbetjening efter den af byrådet vedtagne model, hvor alle bilag sendes digitalt, er jf. byrådssagen fra den 25. november 2013 på 65.500 kr. Det fremgår af den samme byrådssag, at de årlige udgifter til papir, print og porto ved at sende dagsordenen uden bilag til Byrådet og ni udvalg er 79.500 kr. pr. år mod tidligere 145.000 kr. pr. år.

 

Status på nyt e-dagsordenssystem

Den 11. november 2014 besluttede Direktionen at gå videre med Ditmers e-dagsordenssystem, efter at have set på to forskellige systemer. Ditmers e-dagsordenssystem anvendes i dag af ca. 20 kommuner, eksempelvis Lyngby og Frederiksberg, samt alle fem regioner.


E-dagsordenssystemet skal bruges til forberedelse og fremvisning af dagsordener for både administration og politikere. Ditmers har en moderne app, der giver en god, intuitiv og driftssikre brugeroplevelse. Systemet kan anvendes fra både iPad og pc. Det fravalgte system har ikke en dedikeret app til tablets. Direktionen tester systemet i april med henblik på udbredelse af systemet til den øvrige administration og det politiske niveau i starten af maj.


 

Administrationens vurdering af ny ordning

Administrationen vurderer, at ordningen er under udarbejdelse, og at det fulde potentiale ikke er indhentet på grund af særordninger, hvor materiale fortsat udsendes i print.


Der er indgået følgende særaftaler: To byrådsmedlemmer modtager alt bilagsmateriale i print. Ét byrådsmedlem modtager alt bilagsmateriale digitalt. Ét udvalg modtager bilagsmateriale i en samlet pdf. Sidstnævnte indebærer en besparelse på papir og tryk, men også en ekstra arbejdsgang for administrationen i forhold til at printe, scanne og samle materialet.


Byrådsmedlemmer får stadig større bilag som rapporter i print, fx delegationsplan og kvalitetsstandarder.


Forbedring af den digitale kvalitet er fortsat et indsatsområde, idet det kan være svært at se illustrationer som skemaer og billeder i elektroniske bilag på tablets, fx iPad. Administrationen er også opmærksom på, at en stabil og velfungerende IT-drift er en forudsætning for digital bilagsbetjening. Administrationen arbejder løbende på at understøtte velfungerende IT.


Med henblik på at understøtte digital udvalgsbetjening får alle byrådsmedlemmer stillet en arbejdsstation til rådighed med bærbar pc, printer og ADSL. Endvidere udleveres en Iphone samt en Ipad Air. I stedet for en iPhone kan byrådsmedlemmer vælge at modtage en telefongodtgørelse på 300 kr./måned.


Administrationen oplever samlet set, at den nye ordning kræver tilvænning, og at den fulde implementering af modellen ikke er gennemført.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget evaluerer ordningen med digital bilagsbetjening.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Økonomiudvalget evaluerede ordningen og besluttede at tilbyde printede bilag på udvalgsniveau for de byrådspolitikere, der måtte ønske det.