16-02-2015 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

16-02-2015 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Nr.34 - Godkendelse af dagsordenen

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Dagsordenen blev godkendt. Henriette Brandt Pedersen (Ø) var fraværende.

Nr.35 - Likviditetsgenopretning

Sagsnr.: 15/2662

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal drøfte administrationens oplæg til likviditetsgenoprettende forslag med henblik på at finde mindst 25 mio. kr. til genopretning af likviditeten og heraf skal minimum 5 mio. kr. være varige besparelser.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget har på deres møde den 19. januar anmodet administrationen om et oplæg til at imødegå de akutte likviditetsmæssige udfordringer, som budgetrevisionen pr. 30.11.2014 har medført.


Administrationen har udarbejdet et oplæg til genopretning af likviditeten. Forslagene er samlet i et oversigts notat samt i et forslagskatalog, som lidt grundigere beskriver forslaget og dets virkninger.


Med en aktuel kassebeholdning på 18 mio. kr. og et yderligere kassetræk med det efter budgetrevisionen gældende budget for 2015 er der behov for en væsentlig og hurtig styrkelse af kommunens likviditet.


Administrationens vurdering er, at der som minimum skal findes 25 mio. kr. i 2015 til genopretningen af kassen, hvoraf mindst 5 mio. kr. skal være varige besparelser. Det bemærkes, at det er under forudsætning af, at der ikke vedtages yderligere udgifter, der i givet fald vil øge udfordringen yderligere.

Bevilling

Sagen har bevillingsmæssige konsekvenser, som afhænger af resultatet af de politiske drøftelser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget drøfter administrationens oplæg

  1. At Økonomiudvalget peger på initiativer til styrkelse af kassebeholdningen for mindst 25 mio. kr., hvoraf minimum 5 mio. kr. findes som varige reduktioner af driftsudgifterne.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

1.       Økonomiudvalget anbefaler, at der gennemføres budgetforbedringer på 26,2 mio. kr. i 2015. Økonomiudvalgets anbefalinger fremgår af vedlagte bilag.


2.       Økonomiudvalget anbefaler desuden, at der i 2015 i udgangspunkt ikke tillades overførsel af underskud fra 2015 til 2016.


For at følge budgettilpasningen på handicapområdet (politikområde 14) nedsættes en politisk følgegruppe bestående af formanden for  Social – og Seniorudvalget (formand for følgegruppen), næstformanden i Social – og Seniorudvalget, borgmesteren samt en repræsentant fra Venstre.


Helle Abild Hansen (I) stemte imod, idet Liberal Alliance ikke ønsker, at der skal røres ved ekstraordinære afdrag og ikke finder de foreslåede besparelser på handicapområdet realistisk.


Høringssvar fra Seniorrådet indgik i behandlingen af punktet.

Nr.36 - Årlig orientering om regnskabstekniske afskrivninger

Sagsnr.: 14/35142

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Orientering om regnskabstekniske afskrivninger af beløb foretaget i 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

I henhold til Håndbog om Økonomistyring er den budgetansvarlige bemyndiget til at godkende afskrivning af beløb i sager, hvor beløbet enten er:

  • under 20.000 kr.
  • hvor der i boet ikke findes midler til dækning, eller
  • hvor der lovgivningsmæssigt er hjemmel til afgangsførelse, eller
  • hvor andre offentlige myndigheder har resolveret afskrivning

 

Økonomiudvalget skal orienteres én gang årligt om afskrivningerne foretaget i det netop afsluttede kalenderår. Afskrivningerne i denne sag er afskrevet af Center for Borgerservice og er sket løbende over balancen i løbet af 2014.


Restancerne fremgår af tabellerne nedenfor.


Afskrivninger foretaget i KMD Opus Debitor:

Anden afskrivning

8 stk.

14.885,12

Dødsfald

298 stk.

242.589,83

Dødsfald - v/SKAT

4 stk.

5.339,00

Eftergivelse

12 stk.

1.473,85

Forældelse

359 stk.

1.608.148,02

Forældelse - v/SKAT

2 stk.

34.330,03

Gebyr

5 stk.

1.108,00

Konkurs - v/SKAT

2 stk.

414.554,75

Smårestancer

45 stk.

149,96

Uerholdelig

7 stk.

12.869,76

I alt 

2.335.448,32


Afskrivninger foretaget i KMD Opus Økonomi:

Udbetaling Danmark

65

275.014,84

Center for Borgerservice

219

365.489,11

I alt

640.503,95


Størstedelen af afskrivningerne skyldes forældede krav. Der forelægger 2 regelsæt vedr. afskrivninger af forældede krav:

  • De alm. Forældelsesregler på 3 år – som kan afbrydes ved lønindeholdelse / udlæg (kan kun foretages af SKAT) eller gældsanerkendelse fra skyldneres side.
  • Bortfaldsreglen vedr. kontanthjælpskrav. Hovedregel: kravene bortfalder efter 3 år, hvis det ikke har været muligt at fastsætte en betalingsordning (Det er indkomst bestemt, hvornår der kan ske fastsættelse.)

 

Den største sammenlagte afskrivning (jf. tabellen) er på 1,6 mio. kr. og vedrører 359 sager. Udgiften vedrører primært afskrivninger på istandsættelsesregninger ved fraflytning af almennyttige boliger. Når kommunen anviser boliger, påhviler eventuel ubetalt istandsættelse også kommunen. Administrationen sender kravene til inddrivelse hos SKAT. Afskrivningen vedrører de krav, det ikke har været muligt for SKAT at inddrive inden forældelsesfristen på 3 år.

 

 

Generelt bemærkes, at der foretages en afskrivning, hvis et tilgodehavende ikke kan inddrives eller en restance (et skyldigt beløb) bortfalder af den ene eller den grund. Det kan dog også være tale om rent tekniske afskrivninger som følge af f.eks. bogføringsfejl eller andre tekniske fejl i systemerne.


Afskrivningerne i denne sag vedrører allerede bogførte tilgodehavender og restancer, som er indtægts- eller udgiftsført, og har dermed ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Alle afskrivningssagerne er tekniske korrektioner i økonomisystemet. Det vil sige, at når afskrivningerne er indberettet, står tilgodehavender og restancer korrekt i økonomi og fagsystemerne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Håndbog om Økonomistyring

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Sagen udsættes med henblik på at få en nærmere redegørelse for afskrivninger, der begrundes i forældelse.

Nr.37 - Eventuelt bredere samarbejde mellem Nordsjællands Brandvæsen og de 6 Kommuner i Nordsjælland Vest

Sagsnr.: 14/17669

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

I forbindelse med Kommunaløkonomisk Forum, der blev afholdt primo januar 2015, samledes Borgmestrene i Nordsjælland, på KKR formandskabets foranledning. Temaet for drøftelsen var status på etablering af de nye beredskaber.

Sagsfremstilling og økonomi

Den tidligere henvendelse fra Frederikssund Kommune på vegne af de øvrige seks sjællandske kommuner – Halsnæs, Frederikssund, Hillerød, Egedal, Furesø og Gribskov - om et evt. bredere samarbejde blev drøftet. Borgmestrene fra de seks nævnte kommuner genfremsatte i mødet ønsket om at få etableret et større fælles beredskab i Nordsjælland, meget gerne gennem et samarbejde med kommunerne bag Nordsjællands Brandvæsen.

Dette har aktualiseret en fornyet vurdering af mulighederne for at danne et bredere samarbejde om et fælles beredskab i Nordsjælland, med det udgangspunkt, at det kan ske ved en udvidelse af det nyetablerede Nordsjællands Brandvæsen.

På denne baggrund blev det besluttet at genoverveje mulighederne for at udvide Nordsjællands Brandvæsen til at omfatte alle 11 kommuner. Borgmestrene for de fem nuværende kommuner i Nordsjællands Brandvæsen gav tilsagn om at ville indgå positivt i at undersøge mulighederne for dette.

Der sigtes mod, at der senest i august 2015 kan træffes politisk beslutning om der er basis for et fælles selskab med deltagelse af alle 11 kommuner. I givet fald vil det være med virkning fra 1. januar 2016.

Drøftelserne og analysen om dannelsen af et fælles selskab sker med baggrund i de rammevilkår og konditioner, som de nuværende fem kommuner bag Nordsjællands Brandvæsen er indgået i fællesskabet med.

Dette indebærer, at det skal sikres, at det økonomiske rationale som forudsat i aftalen mellem KL og regeringen, indhentes i de 6 kommuners nuværende beredskaber, således at dette er dokumenteret forud for indtræden i nyt fælles selskab. Der er endvidere enighed om, at den netop ansatte beredskabsdirektør i Nordsjællands Brandvæsen, også fremadrettet bliver beredskabsdirektør i et nyt Nordsjællands Brandvæsen. Endeligt vil de beredskabsplaner der er politisk vedtaget i de enkelte kommuner være gældende til udgangen af denne Byrådsperiode.

Sagen forelægges til politisk behandling i alle 11 byråd i februar måned 2015.

Nordsjællands Brandvæsen er etableret som § 60-selskab pr 1. januar 2015. Derved er udgangspunktet for forhandlinger på nuværende tidspunkt to forskellige steder. For at nå i mål med en afklaring bliver det nødvendigt at iværksætte en proces bestående af 3 trin.

Trin 1: Analyse af beredskaberne i de 6 kommuner

Før der kan indledes egentlige konkrete drøftelser, som kan føre til et 11-kommunesamarbejde, kræves det at der internt i 6-kommunesamarbejdet, sker et forudgående analysearbejde. Dette arbejde vil tage afsæt i de modeller som Nordsjællands Brandvæsen bygger på, for at sikre et fælles afsæt for de efterfølgende drøftelser. Dette arbejde i 6-kommune samarbejdet skal være afsluttet til maj 2015.

Til at sikre understøttelse af dette arbejde er der etableret en projektorganisation, hvortil der vil kunne frikøbes ekspertise efter nærmere aftale i Nordsjællands Brandvæsen.

Trin 2: Drøftelser mellem Nordsjællands Brandvæsen og 6-kommunesamarbejdet

Derefter indledes egentlige konkrete drøftelser mellem parterne hvor mulighederne for en fælles konstruktion afdækkes, således at der kan træffes politisk beslutning senest i august 2015. Udgangspunktet vil være at få afdækket mulighederne for en fælles konstruktion alternativt pege på mulige og bæredygtige alternativer hertil.

Trin 3: Politisk beslutning

Resultatet af fælles drøftelserne i trin 2 vil blive forelagt til politisk beslutning i august måned i alle 11 kommuner således at efteråret 2015 i givet fald kan bruges til implementering.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At undersøgelse af mulighederne for et samarbejde om beredskabet med de 5 kommuner samt med de yderligere 6 kommuner godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.38 - Indhold og program på budgetseminaret 24. april 2015

Sagsnr.: 14/45123

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende procesplanen for vedtagelse af budget 2016 samt program for årets første budgetseminar 24. april 2015.

Sagsfremstilling og økonomi


Ved budgetprocessen sidste år var udgangspunktet for aprilseminaret en overordnet, strategisk drøftelse af den økonomiske politik og det ønskede grundlag for de politiske visioner for udvikling af kommunen.


Administrationen foreslår samme tilgang i år. Også i lyset af, at talgrundlaget for det kommende års budget er usikkert på dette tidspunkt af året. Aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi indgås normalt først i juni måned.


For en uddybende forståelse for rammevilkårene for kommunens økonomi og/eller en eller flere af de store kerneområder vil administrationen arbejde for, at de administrative oplæg suppleres med en ekstern oplægsholder fra. f.eks. en anden kommune, et af de økonomiske ministerier, KL eller lignende.


Programmet foreslås som sidste år tilrettelagt med en blanding af oplæg og politiske drøftelser.


Med udgangspunkt i de politiske tilkendegivelser vil administrationens oplæg til aprilseminaret lægge op til en drøftelse af administrationens budgetvurdering og herunder en række overordnede temaer:



  1. Det økonomiske råderum over budgetperioden blandt andet behovet for at understøtte strategien for Fremtidens Fredensborg.
  2. Kommunens overordnede økonomi, herunder den udfordrede kassebeholdning og behovet for en større robusthed i budgettet? 
  3. Behovet for yderligere besparelser/effektiviseringer.
  4. Arbejdet med og virkningen af prioriteringsbidragene, herunder handlemuligheder og niveau for prioriteringsbidrag fremadrettet.
  5. Nøgletalsanalyser med det formål at identificere områder, hvor der er behov for et særligt udgiftsmæssigt fokus.
  6. Behovet for at igangsætte budgetanalyser på udvalgte områder?



Materiale til aprilseminaret

Konkret betyder ovenstående strategi, at der til aprilseminariet udarbejdes følgene materialer:

  • Budgetvurdering. Budgetvurderingen tager udgangspunkt alene i budgetstrategien og der udarbejdes derfor ikke en indtægtsprognose før kommuneaftalen er vedtaget. Først når kommuneaftalen er indgået udarbejdes forslag til håndtering af en evt. ubalance i kommunens økonomi.
  • Ny befolkningsprognose
  • Nøgletalsnotat som dækker alle politikområder. Alle relevante nøgletal tages i anvendelse, idet FLIS nøgletallene benyttes så vidt muligt. Nøgletalsnotatet kan anvendes i forhold til igangsættelse af analyser mv. på de områder, hvor kommunen adskiller sig fra andre kommuner.
  • Jf. den politiske bestilling i budgetaftalen for 2015 udarbejdes endvidere en oversigt over mulige udbud.

Der laves ikke perspektivnotater for fagområderne til aprilseminaret, men ligesom sidste år udarbejdes et ”Mål og perspektiver” som grundlag for en drøftelse i fagudvalgene af de store serviceområder.


Ovenstående strategi for budgetarbejdet er sammenfattet i udkast til program til udvalgets godkendelse.


Tidsplan for budgetarbejdet

Som bilag er endvidere vedlagt tidsplan for arbejdet med budget 2016-2019 til økonomiudvalgets godkendelse.

 

Af tidsplanen fremgår, at budgettet ligesom sidste tænkes formidles på hjemmesiden i skrift og med en kort præsentation i en anden form.

Retsgrundlag

Styrelsesloven og håndbog for god økonomistyring.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1.    At program og strategi for aprilseminaret godkendes.

2.    At tidsplan for vedtagelse af budget 2016 godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Godkender administrationens indstillinger med de faldne bemærkninger.

Nr.39 - Fundraisingoversigt

Sagsnr.: 10/8697

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om fundraisingindsatsen for 2014.

Sagsfremstilling og økonomi


Fundraising har været et selvstændigt prioriteret indsatsområde i Fredensborg Kommune gennem de seneste år. Det har resulteret i, at vi er lykkedes med at indhente væsentlige midler til kommunen til relevante projekter.

Vi har som kommune til stadighed et fokus på, hvorledes ekstern finansiering kan indtænkes i de indsatser, vi igangsætter, men også i den løbende drift. Fundraising fungerer dermed som en del af de projekter, som er prioriterede og bidrager således til den strategiske udvikling af kommunen og de enkelte faglige områder.


Resultatet for fundraisingindsatsen i 2014 fremgår af oversigten i bilaget, som også indeholder de ansøgninger, som vi har fået afslag på eller afventer svar på. En sådan oversigt vil fremadrettet blive forelagt Økonomiudvalget halvårligt.


Som det fremgår af oversigten har fundraisingindsatsen i 2014 bidraget med næsten 35 mio. kr.

Der er blevet søgt midler på mange forskellige fagområder og i meget forskellig størrelsesorden.


Det er dog overordnet set en større sandsynlighed for at få midler større og tværgående projekter.  Det kommer bl.a. til udtryk ved, at Klimatilpasning Kokkedal har været med til at skabe samfinansiering til det videre arbejde med projekter, som kan ses i forbindelse med klimatilpasningsprojektet, som fx Vandets Tårn (2,8 mio. kr.) og Byens Hus i Kokkedal (9 mio. kr.).


Derudover kan det fremme mulighederne for at indhente midler, hvis der samarbejdes med aktører uden for kommunen. Det ses bl.a. på klimaområdet, hvor der er blevet tilført midler til kommunen via projekter på tværs af kommuner og region, som fx projektet vedr. energirenovering (0,4 mio. kr). 


Endelig er der nogle større puljer og fastdefinerede projekter, hvor man ansøge om midler. Her er vi i 2014 fx lykkedes med at søge midler i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (samlet ca. 4,8 mio. kr.), forebyggelsesfonden (1,6 mio.kr.) samt ældrepuljen (7 mio. kr.).


Samlet set arbejdes der således på mange forskellige områder med henblik på at søge eksterne midler til kommunen. Det er naturligvis et område, som har mange andre kommuner og organisationers fokus, hvilket bl.a. kom til udtryk da Nordeafonden udbød 100 mio. kr. til en kampagne med titlen ”Det gode liv i byen”, hvor de modtog over 600 ansøgninger, men kun gav bevilling til færre end 20 projekter. 

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager fundraisingoversigten til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Orienteringen blev taget til efterretning. Økonomiudvalget udtaler ros til administrationen for indsatsen.

Nr.40 - Toftegårdsvænget B renovering - skema B ansøgning

Sagsnr.: 13/44429

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Stillingtagen til skema B ansøgning om renovering og samlet finansiering af Asminderød Boligselskabs afdeling, Toftegårdsvænget B.

Sagsfremstilling og økonomi

Renoveringens baggrund

I 2010 blev der konstateret skimmelsvamp i Asminderød Boligselskabs afdeling, Toftegårdsvænget B. Efter et længere forløb med beboerklager og tekniske undersøgelser besluttede kommunen i januar 2013 at udsende kondemneringsvarsel for hele bebyggelsen med frist for udflytning den 1. oktober 2014.


Efter forhandlinger mellem kommunen, boligselskabet og Landsbyggefonden udarbejdede boligselskabet i november 2013 et renoveringsprojekt/en helhedsplan for bebyggelsen. Planen og det tilhørende skema A blev godkendt af Byrådet den 16. december 2013.


Da kommunen ved godkendelsen af skema A tilkendegav at være parat til at stille garanti for lån på den fulde anskaffelsessum på 23,7 mio kr., er der således tale om en betydelig formindskelse af garantibehovet.


Da der således forelå et projekt for hvordan og en tidsplan for hvornår boligerne ville være bragt i en sundhedsmæssig forsvarlig stand, besluttede Økonomiudvalget den 16. juni 2014 efter indhentelse af udtalelse fra embedslægen at udsætte kondemneringsfristen indtil renoveringen er afsluttet, hvilket på daværende tidspunkt blev vurderet til august 2015. Siden er tidsplanen blevet forsinket et par måneder.



Toftegårdsvænge B består af 32 enfamiliehuse hver på 112 m2 og opført i 1969


Skema A godkendelsen

I skema A fra december 2013 var den samlede anskaffelsessum for helhedsplanen opgjort til 23,7 mio. kr. Af Byrådets godkendelse af skema A fremgår det,


-      ”At kommunen tilkendegiver, at ville stille garanti for op til 100 % af de støttede og ustøttede lån med en note om, at det endelige krav om garanti først kendes og besluttes endeligt ved skema B.

-      At kommunen vil medvirke til kapitaltilførsel, hvor kommunens andel andrager 0,2 mio. kr., som likviditetsmæssigt først skal udbetales, når renoveringen er gennemført, og realkreditlån skal optages. Dette vil forventeligt ske i 2015, hvorfor beløbet medtages i budgettet for dette regnskabsår”


Kommunen har nu modtaget skema B ansøgning, der indeholder det endelig projekt og de endelige priser ifølge den afholdte licitation.


På trods af at skema B udgifterne er højere en skema A udgifterne, vil behovet for kommunal garantistillelse være under halvdelen af de 23,7 mio. kr., Byrådet ifølge godkendelsen af skema A var indstillet på at yde, jf. nedenfor. Så samlet set er det kommunale engagement i renoveringen mindre ifølge skema B end ifølge skema A.

 

Sammenligning af skema A og skema B

Den samlede anskaffelsessum for helhedsplanen er i skema B opgjort til 29,733 mio. kr. mod 23,668 mio. kr. ved skema A (jf. linje 11 i tabellen nedenfor). Når beløbene skal sammenlignes på licitationstidspunktet, hvor skema B udfærdiges skal skema A beløbet indeksreguleres, hvor efter det udgør 24,515 mio. kr. (jf. linje 15 i tabellen nedenfor)


Når boligselskabet samtidigt i forbindelse med fremsendelsen af Skema B har tilbudt af egne midler at betale et ekstraordinært finansieringsbidrag på 1,130 mio. kr. (jf. linje 14 i tabellen nedenfor), kan den regulerede anskaffelsessum i skema B opgøres til 28,603 mio. kr., hvilket er således 3,888 mio. kr. højere end skema A (jf. linje 16 i tabellen nedenfor).

 

Tabel 1

Inkl. moms og omkostninger

Skema A

Mio.kr.

Skema B

Mio.kr..

Afvigelse

Mio.kr.

1.    Afværgeforanstaltninger

0,208

1,104

0,896

2.    Lette facader

5,968

5,845

-0,123

3.    Tunge facader

3,456

5,797

2,341

4.    Installationer

2,225

2,450

0,225

5.    Terræn

2,320

3,238

0,918

6.    Håndværkerudgifter i alt

14,117

18,434

4,257

7.    Byggeplads, vejrlig, forbrug

1,276

1,309

0,033

8.    Håndværkerudgifter inkl. byggeplads

15.453

19.743

4.290

9.    Genhusning, lejetab, flyttehjælp, mv

3,958

4,581

0,623

10.Omkostninger

4,258

5,410

1,152

11.I alt iht LBF-tilsagn inkl. forberingsarb.

23,668

29,733

6,065

12.Supplerende afværge (skema A-niveau)

0,477

0

-0,477

13.Samlet anskaffelsessum

24,145

29,733

5,888

14.Tilbud fra boligselskabet, jf. nedenfor

0

-1,130

-1,130

15.Indeksering af licitationstidspunkt

0,570

0

-0,570

16.Reguleret samlet anskaffelsessum

24,715

28,603

3,888


Boligselskabet giver i sin ansøgning en fyldig forklaring på afvigelserne mellem skema A og B, og oplyser bl.a., at efterisolering af hulrum er ændret til udvendig efterisolering af gavle og hjørner, inkl. afslutning med puds og at der etableres omfangsdræn (nye samlebrønde til dræn og regnvand). Endvidere er beløbet til dækning af lejetab for de lejligheder, der står tomme, forhøjet.


Med henblik på at reducere renoveringssagens omkostningsniveau, navnlig under hensyn til de omfattende nødvendige udgifter til afværgeforanstaltninger og lejetab, som de kondemnable forhold har medført, har boligorganisationen besluttet at yde et ekstraordinært engangstilskud på 1,130 mio. kr. som finansieringsbidrag til renoveringssagen.


Finansiering og kommunal garantistillelse

Renoveringssagen finansieres herefter således:


Tabel 2

Inkl. moms og omkostninger

Skema A

Mio.kr.

Skema b

Mio.kr.

Afvigelse

Mio.kr.

Realkreditlån med renoveringsstøtte fra LBF

13,623

18,212

4,589

Realkreditlån uden renoveringsstøtte

8,662

8,532

-0,131

Kapitaltilførsel - femtedelsordningen

1,000

1,000

0

Landsdispositionsfondens fællespulje

0,640

0,640

0

Boligorganisationens trækningsret

0,220

0,220

0

Boligorganisationens dispositionsfond

0

1,130

1,130

I alt inkl. suppl. afværge, skema A-niveau

 

24,145

 

29,733

 

5,588


Der foreligger ikke endelige lånetilbud fra kreditforeningen på realkreditlånene, men efter de ”forsigtige” beregninger, som boligselskabet og dets rådgivere har foretaget, er det forventningen, at der ikke vil være behov for kommunal garantistillelse for så vidt angår det ustøttede lån, men at det må forventes, at der vil være behov for 100 % garanti på det støttede lån på 18,212 mio. kr., hvoraf Landsbyggefonden regaranterer for 50 %, således at kommunes reelle garantistillelse vil andrage 9,106 mio.kr.

 

Huslejen

Ved skema A godkendelsen var det oplyst, at huslejen som konsekvens af renoveringen vil stige fra 698 kr. til 779 kr. pr. m2 (2013-niveau). Lejestigningen kan holdes på dette niveau (indekseret), idet der er kalkuleret med driftsstøttelån fra Landsbyggefonden og med den fritagelse for indbetalinger til dispositionsfonden. Skema B ansøgningen medfører ikke yderligere huslejestigninger, og lejen kan således fortsat betegnes som attraktiv i forhold til sammenlignelige lejemål i Fredensborg.


Som det ses af tabellen ovenfor, er der fortsat kalkuleret med en kapitaltilførsel på en 1 mio. kr., hvoraf kommunen skal betale en femtedel, således som Byrådet også tilkendegav at være parate til i forbindelse med godkendelsen af skema A.


Administrationen bemærker, at det modtagne materiale fremstår gennemarbejdet og detaljeret, hvilket også Landsbyggefonden udtaler. Fonden har i øvrigt givet en forhåndsgodkendelse af skema B projektet, dets budget og finansiering. Administrationen anbefaler, at skema B godkendes.

Bevilling

Intet nyt at bemærke i forhold til skema A, jf. Byrådets beslutning den 16. december 2013.

Retsgrundlag

Almenboliglovgivningen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At skema B med en samlet anskaffelsessum for støttede og ustøttede arbejder på 29,733 mio. kr. godkendes.
  2. At Byrådet godkender, at der optages realkreditlån på 18,212 mio. kr. med renoveringsstøtte og regaranti fra Landsbyggefonden og realkreditlån på 8,532 mio. kr. uden renoveringsstøtte.
  3. At det godkendes, at den kommunale garantistillelse for det støttede realkreditlån andrager 9,106 mio. kr. netto og 18,212 mio. kr. brutto, hvoraf Landsbyggefonden regaranterer 50 %.
  4. At kommunen deltager i en kapitaltilførsel med 0,200 mio. kr. ud af i alt 1 mio. kr.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler administrationens indstillinger dog således, at Økonomiudvalget opfordrer boligforeningerne til at udarbejde mere præcise budgetter i skema A med henblik på større overensstemmelse til skema B.

Nr.41 - Opkrævning af støttesagsgebyr efter almenboliglovens § 107

Sagsnr.: 15/3636

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Stillingtagen til om der for byggerier efter almenboligloven skal betales støttesagsgebyr til kommunen fremover.

Sagsfremstilling og økonomi

I forbindelse med sager om offentlig støtte efter almenboligloven til nybygning, ombygning og/eller tilbygning af almene boliger eller servicearealer kan kommunen med hjemmel i almenboliglovens § 107 pålægge modtagere af støtte at betale et gebyr, ”støttesagsgebyr”, til (delvis) dækning af kommunens administrationsomkostninger.


Fredensborg Kommune har ikke hidtil opkrævet et støttesagsgebyr, men på landsplan er det efterhånden blevet almindeligt at opkræve sådanne gebyrer. Fx opkræves gebyr i Allerød, Hillerød, Rudersdal, Gladsaxe, Greve og Furesø.


Gebyret kan sammenlignes med byggesagsgebyret, som kommunen også kan beslutte at opkræve til dækning af administrationsomkostninger. Begge gebyrer indgår i byggeriets samlede, støtteberettigede anskaffelsessum, der for nybyggeris vedkommende begrænses af et lovbestemt maksimumsbeløb pr. kvadratmeter.


I de kommuner, der opkræver gebyr, er det normalt, at der opkræves 2,5 ‰ af anskaffelsessummen, således som denne er opgjort i skema B. For et byggeri med en anskaffelsessum på fx 10 mio. kr. vil gebyret andrage 25.000 kr.


Såfremt byrådet beslutter for fremtiden at opkræve støttesagsgebyr, vil der samtidigt skulle tages stilling til, hvornår ordningen skal træde i kraft. Det vil være muligt at lade ordningen træde i kraft pr. 1 marts 2015, ligesom det vil være muligt at lade ordningen træde i kraft på et senere tidspunkt fx 1. juli 2015, således at ordeningen er kendt, for de boligselskaber, der endnu ikke er gået i gang med et projekt og med udarbejdelse af skema A.


Det bemærkes, at der i marts måned forventes modtaget og behandlet skema B vedrørende Hegels Minde, der ifølge skema A havde en anskaffelsessum på 19,7 mio. kr. Opkrævning af gebyr i den sag vil andrage knap 30.000 kr.


Administrationen anbefaler, at der indføres støttesagsgebyr på 2,5 ‰ med virkning fra 1. juli 2015.


Da gebyrindtægten vil afhænge af omfanget af støttede byggerier i det enkelte år, er det vanskeligt at budgettere med en konkret årlig indtægt. Ud over Hegels Minde sagen, viser en gennemgang af Byrådets sager i 2014, at der kun er en mindre sag på ca. 8,3 mio. kr. vedrørende renovering af udearealer i afdeling Lillevangsvej på vej. Gebyret her vil kunne opgøres til ca. 21.000 kr. I 2015 kan der herefter budgetteres med en indtægt på 50.000 kr. For 2016 og fremover vurderer administrationen, at der budgetteres med en indtægt på 100.000 kr.

Bevilling

Indtægtsbudget medtages i kommende budgetrevision.

Retsgrundlag

Almenboliglovens § 107.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Såfremt Byrådet beslutter at indføre støttesagsgebyr, vil meddelelse herom skulle sendes til samtlige boligselskaber med afdelinger i kommunen. Der skal endvidere gives oplysninger på kommunens hjemmeside og andre steder, hvor kommunens takster og gebyrer offentliggøres.

Indstilling

1.    At der fremover opkræves støttesagsgebyr i alle sager efter almenboligloven med nybyggeri, ombygning og/eller tilbygning med tilsagn fra kommunen.

2.    At støttesagsgebyret fastsættes til 2,5 ‰ af anskaffelsessummen ved skema B.

3.    At ordningen træder i kraft med virkning for alle skema B ansøgninger, der modtages efter 1. marts 2015.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Sagen oversendes til budgetforhandlingerne.

Nr.42 - Orientering om styrkelse af god borgerservice på Rådhuset

Sagsnr.: 14/13282

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Med denne sag orienteres Økonomiudvalget om styrkelsen af god borgerservice og hjælp til digital selvbetjening på Rådhuset.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune går foran i udviklingen af god borgerservice og hjælp til de digitale selvbetjeningsløsninger, ved at etablere det der nationalt kaldes et kommunalt kontaktcenter på Rådhuset. I Økonomiaftalerne for 2014 og 2015, har regeringen og KL drøftet, hvilke målsætninger der skal være for udviklingen af kommunernes borgerservice. Et centralt sigtepunkt for dette er, at kommunerne samler og styrker borgerservicen på rådhuset, uanset om borgerne henvender sig fysisk, ringer, skriver eller anvender de digitale selvbetjeningsløsninger. Den tekniske betegnelse for denne måde at arbejde på, benævnes som et ”kontaktcenter” i den nationale diskussion om udviklingen af god borgerservice på kommunernes rådhuse.


Formålet med at styrke god borgerservice på Rådhuset gennem etablering af kontaktcentermodellen, er at give borgerne bedre og hurtigere service, når de henvender sig til Rådhuset. Borgerne vil opleve dette, ved at en større del af henvendelserne, kan klares af den første person borgeren kommer i kontakt med. Målet er i første omgang, at 40 % af alle henvendelser på denne måde ”straksafklares”. Ud over at være god borgerservice, er det også den mest effektive måde at tilrettelægge arbejdet. Des færre hænder, der har fat i en henvendelse, des billigere er det i arbejdstid.


Den nye måde at arbejde på, giver bedre mulighed for at understøtte implementeringen af kommunens Digitaliserings- og kanalstrategi 2015-18, som netop er vedtaget af Byrådet. Opgaven er at hjælpe borgerne i retning af de mest effektive henvendelseskanaler og samtidig hjælpe de borgere der har svært ved selvbetjeningsløsningerne. Arbejdet omfatter vejledning i alle landsdækkende obligatoriske selvbetjeningsløsninger, uanset hvilket område det vedrører i kommunen.


Kontaktcentermodellen er ikke et callcenter/telefonomstilling, men i stedet en samling af alle henvendelseskanaler til Rådhuset, dvs. telefon, mail, fysisk post, chat, sociale medier m.v. Konkret vil en række opgaveområder blive flyttet internt administrativt til Center for Borgerservice, samtidig med at frontpersonalet opkvalificeres og der etableres nye tekniske arbejdsgange. Samtidig vil kommunens telefonomstilling blive ændret, så alle opkald går til kontaktcentret og dermed at det sikres, at telefonerne bliver taget med det samme. Endeligt omlægges kommunens elektroniske post (mail), så den daglige administration af alle fællespostkasser forenkles og underlægges ensartede driftsrutiner.


Med etableringen af kontaktcentermodellen i Center for Borgerservice er det hensigten, at borgerne i større omfang vil opleve en afklaring af deres henvendelse ved den første kontakt til en medarbejder. Samtidig opnås en mere effektiv administrativ håndtering af henvendelser fra borgere og virksomheder, idet unødvendige viderestillinger undgås. Kontaktcentret dækker hele rådhusadministrationen og oprettes fra 1. marts 2015.

 

Kontaktcenteret understøtter dermed borgere og virksomheders behov for hurtig og let adgang til administrationen, fordi kontaktcenteret samler henvendelser på telefoni, post og digital selvbetjening. Dermed får mange borgere og virksomheder den bedst mulige hjælp til et hurtigt svar på deres spørgsmål eller hjælp til selvbetjening - ved første kontakt med en medarbejder.

 

Vi er som kommune forpligtet til via Lov om offentlig digital post at kommunikere digitalt og sikkert med borgere og virksomheder. I forlængelse af etableringen af kontaktcenteret vil der til Økonomiudvalgsmødet i marts blive forelagt en sag om digital kommunikation og ændringer af kommunens elektroniske postkasser.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Pressemeddelelse om etableringen udsendes.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Orienteringen blev taget til efterretning, idet Økonomiudvalget lagde vægt på presseinformation til borgerne.

Nr.43 - Godkendelse af proces for Gymnastikkens Hus

Sagsnr.: 14/38668

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende proces for afklaring af projekt ”Gymnastikkens Hus”.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I budgetforlig 2014-2017 besluttede Byrådet, at der skal etableres et Gymnastikkens Hus ved Holmegårdshallen i Kokkedal og bevilligede i alt 12 mio. kr. til etableringen af huset.

 

Holmegårdshallen er en kommunal skoleidrætshal ved Kokkedal Skole. Der er etableret et personalesamarbejde omkring driften af fritidsidrætshallen Egedalshallen og skoleidrætshallen Holmegårdshallen. Der er desuden etableret en fælles brugergruppe.

 

Gymnastikkens Hus indbefatter dels en omdannelse af Holmegårdshallen til en gymnastikhal med permanent opstillede gymnastikredskaber, dels en udbygning af Holmegårdshallen med springgrave, trampoliner mv. De afsatte midler var tiltænkt en udbygning på 600 m2., som Nivå Gymnastikforening på daværende tidspunkt anså for minimumskriteriet.

 

Frem til budgetseminaret 2014 ansøgte Nivå Gymnastikforening Fritids- og Idrætsudvalget om en merbevilling til etablering af Gymnastikkens Hus på 7 mio. kr. Nivå Gymnastikforening ønskede med merbevillingen at udbygge med i alt 1.650 m2. Foreningen har i samarbejde med et arkitektfirma udarbejdet et forslag til et udvidet Gymnastikkens Hus. Foreningens prisoverslag på byggeriet er dog væsentligt lavere end administrationens overslag.

 

Prisdifferencen mellem Nivå Gymnastikforenings overslag og kommunens eget blev forelagt Byrådet på budgetseminaret 2014. I budgetforliget 2015-2018 besluttede Byrådet at:

”Anlægsbevillingen til Gymnastikkens Hus i Kokkedal forskydes 1. år. I 2015 er afsat 0,5 mio. kr. til en nærmere afklaring af projektet og finansieringsbehov. Eventuelt udgiftsbehov ud over de i forvejen afsatte 12. mio. kr. kan tilvejebringes af den afsatte fælles pulje til fritidsfaciliteter (jf. punkt 5 i anlægsoversigten)”.

 

Der er fremsat forslag til lokalplan, der gør det muligt at etablere et Gymnastikkens Hus i forbindelse med Holmegårdshallen på op til 1650 m2. Forslaget er i høring fra 8. december 2014 til den 8. februar 2015, hvorefter Byrådet efter fornyet behandling af forslaget kan vedtage lokalplanen endeligt.

 

Prissætning

Nivå Gymnastikforening har udarbejdet tegninger og indretningsplan over et udvidet Gymnastikkens Hus i samarbejde med Pro Arkitekter og anslået udbygningen med priser fra juni 2013. Nivå Gymnastikforenings forslag er således anslået med en brutto kvadratmeterpris på ca. 13.000 kr.

 

I et budgetnotat fra juni 2014 vurderer administrationen på baggrund af kommunens erfaringer ved seneste gennemførte byggerier, at priserne bør justeres. Administrationen vurderer, at man skal arbejde med en brutto kvadratmeterpris på ca. 17.000 kr. Dertil kommer udgifter til ombygninger i den eksisterende hal med bl.a. åbning af gavl, renovering af gulv, tilpasning af tekniske installationer mm.

 

Den store prisdifference demonstrerer vanskelighederne ved at estimere en kvadratmeterpris for ombygningen. Det skyldes ikke mindst at sammenligning med andre byggeriers kvadratmeterpriser er vanskelig, idet der er tale om en ombygning, hvor der bl.a. også er behov for at renovere eksisterende gulv og overflader. Dertil kommer, at et gymnastikhus er et meget specialiseret byggeri, som skal indeholde særlige funktioner fx forskellige typer af springgrave, som vil påvirke kvadratmeterprisen.

 

Administrationen vurderer derfor, at der er behov for at få kvalificeret prissætningen af byggeriet yderligere.

 

Brugernes behov

De primære brugere af Gymnastikkens Hus vil være Nivå Gymnastikforening, Kokkedal Skole og Børnehusene Kokkedal. Her ud over kan der være andre fritidsbrugere og kommunale institutioner.

 

Nivå Gymnastikforening er en af kommunens største idrætsforeninger med knap 900 medlemmer. Foreningen estimerer, at ca. 100 børn og unge fra foreningen rejser til København hver uge for at øve gymnastik og spring i en hal med springgrave og specialiserede gymnastikredskaber. Foreningen har således behov for både fastopstillede redskaber, springgrave og andet specialiseret udstyr for at kunne træne de mange forskellige discipliner og spring på sikker vis. Fastopstillede redskaber er uforenelige med andre typiske halaktiviteter som fx håndbold og badminton. Beslutningen om etablering af et Gymnastikkens Hus i Holmegårdshallen blev således truffet, da det viste sig, at det nye idrætscenter i Humlebæk ikke kunne rumme Nivå Gymnastikforenings særlige behov for fastopstillede redskaber.

 

Kokkedal Skole og Børnehuse har udtrykt opbakning til Gymnastikkens Hus. Både skole og børnehuse er således positive overfor at samarbejde om udnyttelsen af faciliteten. Foreningen har i den sammenhæng tilbudt at hjælpe i forhold til kompetenceudvikling af idrætslærere og pædagoger ved fx at gennemføre gymnastikforløb for elever og børn. Derfor lagde man i starten af 2014 op til at gennemføre et pilotprojekt med fastopstillede redskaber i Holmegårdshallen. Efter en høringsperiode blev det dog besluttet at gøre ordningen permanent. Der har dermed siden maj 2014 været fastopstillede redskaber i hallen, som skolen og børnehusene allerede har gjort sig erfaringer med anvendelsen af. Skolen har i den forbindelse udtrykt vanskeligheder ved at anvende hallen med denne indretning, hvor det er meget sparsomt med gulvplads. Det er god dialog mellem foreningen og skolen om dette og forskellige initiativer er iværksat for at sikre, at skolen også kan anvende faciliteterne i idrætsundervisningen og i den understøttende undervisning.

 

Administrationen vurderer, at der er behov for at få afdækket primærbrugernes behov og ønsker til Gymnastikkens Hus, samt hvordan disse kan forenes og imødekommes.

 

Den videre proces

I løbet af foråret 2015 skal der tilvejebringes et kvalificeret beslutningsgrundlag, hvorpå Byrådet kan træffe beslutning om størrelse, funktioner og budget for Gymnastikkens Hus. Det skal ske gennem en afdækning af brugernes behov og ønsker til huset, samt i hvilket omfang disse kan imødekommes indenfor den afsatte budgetramme på 12 mio. kr.

 

Til det anbefaler administrationen, at der indhentes en ekstern rådgiver, der får til opgave at beregne, hvad der kan bygges indenfor den afsatte budgetramme på 12 mio. kr., samt kalkulere merudgifter ved eventuelle tilvalg af funktioner som fx rytmerum, forskellige typer af spring- og svinggrave og andre pladskrævende redskaber, som brugerne måtte have et ønske om, at huset indeholder. Herudover skal den eksterne rådgiver udarbejde et bud på proces- og tidsplan for etablering af Gymnastikkens Hus, herunder hvilken udbudsform der vil egne sig til projektet. Administrationen varetager desuden, at der foretages screening af byggeforholdene, samt estimere forbrugs- og driftsudgifter ved brugen af det nye hus.

 

Der vil derudover være behov for at lave bruger- og borgerinddragelse for at få afdækket ønsker og behov til huset. Inddragelsen vil bestå af opstartsmøder med den eksterne rådgiver og Nivå Gymnastikforening, Kokkedal Skole og Børnehusene Kokkedal med henblik på at få afdækket, hvad hhv. gymnastikforeningen og skolen/børnehusene har af ønsker og behov til hallen.

 

Der afholdes også en workshop, hvor brugere af hallen, fritidsbrugergruppen i Holmegårds, og Egedalshallen samt salene på skolen, Fritidsforum, Fredensborg Idrætsråd, Kokkedal på Vej, Kokkedal Ungdomsklub, omkringliggende grundejerforeninger, naboer samt andre berørte borgere får mulighed for at viderebringe deres ønsker, behov og eventuelle bekymringer ved etableringen af Gymnastikkens Hus.

 

Til facilitering af brugerinddragelsen anbefaler administrationen, at der indhentes en ekstern rådgiver med erfaring inden for området.

 

Endelig kan man i efteråret 2015, når der er truffet endelig beslutning om størrelse, funktioner og budget for Gymnastikkens Hus, påbegynde udarbejdelsen af et byggeprogram. Byggeprogrammet skal danne grundlag for den efterfølgende udbudsproces.

 

Leverancer:

·         Opstartsmøder og workshop for brugere og interessenter

·         Beslutningsgrundlag med afdækning af brugeres behov samt hvad man kan bygge inden for den eksisterende budgetramme på 12 mio. kr.

·         Projektbeskrivelse for de resterende faser, herunder budget, samt tids- og milepælsplan.

·         Opstart af udarbejdelse af byggeprogram.

 

 

Politisk organisering

Økonomiudvalget har den politiske beslutningskompetence, da det er en kommunal bygning. Fritids- og Idrætsudvalget og Børne- og Skoleudvalget har begge udtaleret vedrørende Gymnastikkens Hus. Fagudvalgene orienteres om arbejdet på udvalgsmøder, og inddrages efter behov. Når projektet overgår til byggefasen forankres projektet i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Ressourcer

Der er afsat 500.000 kr. i 2015 og 11,5 mio. kr. i 2017. De 500.000 kr. bruges dels på ekstern rådgivning i foråret, og dels på den efterfølgende byggeprograms- og udbudsproces.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Administrationen er i tæt dialog med både Nivå Gymnastikforening og Kokkedal Skole.

Indstilling

1. Økonomiudvalget godkender oplæg til proces for Gymnastikkens Hus med udgangspunkt i den afsatte budgetramme godkendes.


2. At Fritids- og Idrætsudvalget tager orienteringen til efterretning.


3. At Børne- og Skoleudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Godkender administrationens indstilling dog således, at afsnittet om den politiske organisering udgår, idet projektet følger den allerede godkendte styringsmodel.

Nr.44 - Verserende retssager

Sagsnr.: 10/53233

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om de retssager kommunen p.t. er involveret i.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget har anmodet om løbende at blive orienteret om de retssager kommunen er involveret i.

 

Kommunen er i øjeblikket involveret i følgende retssager:

 

  • Anlæg af cykelsti langs Humlebækvej. Grundejer har anlagt sag mod kommunen for at få underkendt ekspropriation til anlæg af cykelsti. Sagen er anket til Østre Landsret
  • Anlæg af cykelsti langs Lågegyde. Grundejer har anlagt sag mod kommunen med påstand om underkendelse af ekspropriationen helt eller delvist
  • Ophør af driftsoverenskomst. Institution har anlagt sag mod kommunen om betaling af feriepengeforpligtelse m.m.

Sagerne er mere uddybende beskrevet i vedlagte lukkede bilag.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Bilag

Nr.45 - Orientering om åbne og lukkede sager

Sagsnr.: 14/45987

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget har bedt om at få en orientering om behandling af åbne og lukkede sager.

Sagsfremstilling og økonomi

I det daglige arbejde med byråds- og udvalgsdagsordener tales der om ”åbne og lukkede sager”. Dette begreb benyttes dog ikke i styrelsesloven. Her tales alene om, at en sag kan behandles ”for lukkede døre”.


  1. Møder i Byrådet:

Ifølge styrelseslovens § 10, stk. 1 er byrådsmøder offentlige. Det betyder, at alle kan overvære møderne. Kun i ganske særlige situationer kan Byrådet beslutte at behandle en sag for lukkede døre.


Det beror på en konkret vurdering, om en sag kan behandles for lukkede døre. Byrådet må vurdere, om en sag, der af borgmesteren på dagsordensudkastet er foreslået behandlet for lukkede døre, er af en sådan karakter, at behandlingen kan finde sted for lukkede døre. Spørgsmålet om dørlukning kan afgøres for lukkede døre, hvis borgmesteren eller et flertal ønsker det.


Der er sager, som Byrådet ikke lovligt kan beslutte at behandle for lukkede døre. Eksempelvis skal kommune- og lokalplaner, forslag til årsbudget og udpegning af byrådsmedlemmer eller andre til poster behandles for åbne døre.


De sager, som kan begrunde en behandling for lukkede døre, er sager, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.


Samlet set var der i 2014 60 lukkede sager, mens der i 2013 var 15 sager, der blev behandlet lukket.


I Byrådets forretningsorden § 1, stk. 2 er der – ikke udtømmende – oplistet nogle sagstyper, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre.


Det gælder:

  1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
  2. Sager om køb og salg af fast ejendom.
  3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Sager om personlige forhold:

Det forhold at der er tale om en personsag – fx en personalesag – er dog ikke i sig selv tilstrækkeligt til at begrunde, at sagen skal behandles for lukkede døre.


Udtrykket personlige forhold må forstås i overensstemmelse med forvaltningslovens afgrænsning af, hvilke oplysninger om enkeltpersoner, der er fortrolige og dermed omfattet af tavshedspligten.


Efter forvaltningslovens § 27 kan hensynet til enkeltpersoners interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske forhold, begrunde tavshedspligt. Det betyder bl.a., at oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, foreningsmæssige forhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler utvivlsomt er omfattet af tavshedspligten.


Herudover vil fx oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds- uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold efter omstændighederne også kunne være fortrolige.


Eksempel:

Da Byrådet den 24. februar 2014 behandlede sagen om eventuel etablering af en borgerrådgivningsfunktion i kommunen, blev sagen behandlet for åbne døre, da der ikke var fortrolige oplysninger i sagen. Derimod blev sagen om valg af den nuværende borgerrådgiver behandlet for lukkede døre på byrådsmødet den 24. juni 2014, da bl.a. oplysningerne om, hvem der havde ansøgt stillingen, er af fortrolig karakter.  


Sager om køb og salg af fast ejendom:

Ved behandling af sager om køb og salg kan dørene lukkes, hvis det er nødvendigt for at beskytte fortrolige oplysninger, herunder for ikke at sætte kommunen i en dårlig forhandlingssituation.


Når kommunen sælger ejendomme, skal det ske ved udbud, og købstilbud er fortrolige indtil salg har fundet sted, jf. udbudsbekendtgørelsens § 4. De indkomne købstilbud må derfor ikke offentliggøres inden det byrådsmøde, hvor der træffes beslutning om salg. Fortrolighedskravet omfatter købstilbud i deres helhed, således at også navnene på tilbudsgiverne samt størrelsen af de indkomne bud er omfattet. Kravet om fortrolighed skal ses på baggrund af, at det er tilsynsmyndighedernes praksis, at en kommune, der efter udløbet af en bindende frist for tilbudsgivning, men inden salg har fundet sted, har modtaget et tilbud, der ikke blot ubetydeligt overstiger det højeste rettidigt indgivne tilbud, normalt må forkaste de indkomne tilbud. Hvis kommunen fortsat ønsker at afhænde ejendommen, må der herefter etableres et nyt offentligt udbud af ejendommen.


Hvis kommunen overvejer køb af en ejendom, kan det også besluttes at behandle sagen for lukkede døre, da kommunen ellers kan komme i en dårlig forhandlingsposition om pris og andre nærmere vilkår. Modparten skal ikke kunne kigge Byrådet i kortene, ligesom en konkurrent vil kunne overbyde, hvis han kendte kommunens tilbud og forhandlingsudspil.


Eksempler:

Byrådet behandlede den 26. maj 2014 og den 24. juni 2014 sagen om salg af Asminderød Skole for lukkede døre, jf. udbudsbekendtgørelsens krav om fortrolighed.


Byrådet behandlede den 22. december 2014 sagen om salg af Mariehøj 483 og køb af Fasangården. Sagerne var på lukket dagsorden og blev behandlet for lukkede døre, men efterfølgende blev sagerne sat på det åbne referat fra mødet.


Endvidere behandlede Byrådet den 24. november 2014 en sag om køb af Lions Fritidshjem, Johannes Hages Alle 2, Nivå, for lukkede døre.


Forretningshemmeligheder:

Virksomheder er også beskyttet af tavshedspligt. Det gælder, hvis det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til deres interne, herunder økonomiske forhold. Produktionsmetoder eller drifts- og forretningsforhold kan være fortrolige, men er det langt fra altid. Mens kommunen forhandler med en virksomhed om en entreprisekontrakt, er der tavshedspligt om virksomhedens tilbud og lignende, men normalt ikke om den færdige kontrakt.


Eksempel

Byrådet behandlede den 28. oktober 2013 for lukkede døre en sag om valg af totalentreprenør til opførelse af det nye idrætscenter i Humlebæk på baggrund af et udbud.


Hensynet til kommunens forhandlingsposition:

Sager, hvor der indgår oplysninger om det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, kan også behandles for lukkede døre. Som eksempel er de ovennævnte sager om kommunens køb af fast ejendom.


Kommunens modpart under en retssag skal heller ikke kunne læse kommunens overvejelser, hvis oplysningerne vil kunne forringe kommunens forhandlingsposition. 


Eksempel:

Byrådet behandlede den 24. februar 2014 for lukkede døre spørgsmålet, om en byretsdom af 7. februar 2014 om ekspropriation af et areal til anlæg af en cykelsti langs Humlebækvej skulle ankes til Landsretten. I sagen var bl.a. refereret en brevveksling med sagkyndige om kommunens mulighed for at vinde en ankesag, hvilket ville kunne bruges af modparten mod kommunen, hvis sagen blev anket.



  1. Møder i de stående udvalg:

I modsætning til byrådsmøder er udvalgenes møder ikke offentlige, og der er ikke hjemmel til, at udvalget eller Byrådet kan beslutte, at offentligheden skal have adgang til at overvære møderne.


Kommunen har kun pligt til at offentliggøre en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på et udvalgsmøde, jf. styrelseslovens § 20, stk. 7. Den fortegnelse, der skal offentliggøres, er ikke identisk med dagsordenudkastet. En sagsfortegnelse skal dog som minimum indeholde en angivelse af sagernes emne. 


Der er altså ikke et lovkrav om, at dagsordener skal offentliggøres, men kommunen har i lighed med hovedparten af landets øvrige kommuner valgt at offentliggøre udvalgsdagsordenerne.

Når kommunen har valgt at offentliggøre dagsordenerne for udvalgene skal kommunen derfor sørge for, at der ikke hermed offentliggøres fortrolige oplysninger, som dem der er nævnt ovenfor under pkt. A om Byrådet. Det er derfor også relevant for udvalgene at opdele dagsordenteksterne i åbne og lukkede dagsordenpunkter. 


Eksempler:

Økonomiudvalget behandlede den 20. oktober 2014 en sag om alkoholbevilling og bestyrergodkendelse vedrørende Mødestedet i Nivå Center. Sagen var lukket, da den indeholdt oplysninger om virksomhedens forretningsmæssige forhold og enkeltpersoners private forhold. 


Økonomiudvalget behandlede den 20. oktober 2014 en sag vedrørende status på kommunens salg af fast ejendom. Sagen var lukket bl.a. fordi der var anslåede salgspriser på en række af de omhandlede ejendomme og en offentliggørelse heraf kan hindre, at kommunen får den bedst mulige pris ved et salg.


Social- og Seniorudvalget blev den 17. marts 2014 orienteret om en særlig dyr enkeltsag. Sagen var anonymiseret, men personen ville alligevel kunne identificeres med de givne oplysninger, hvorfor sagen var lukket.


Som nævnt er udvalgene ikke forpligtede til at offentliggøre deres dagsordener. Det står således et udvalg frit for at vælge at have en sag på et lukket dagsordenpunkt og alene offentliggøre en overskrift på sagen, også selvom der ikke er fortrolige oplysninger i sagen. Men hvis sagen skal videre til Byrådet, skal sagen behandles for åbne døre i Byrådet, når der ikke er særlige forhold i sagen, som kan begrunde en dørlukning.


Som eksempel kan nævnes Økonomiudvalgets behandling den 17. november 2014 af en lukket sag vedrørende et udkast til et brev til Justitsministeren om ressourcebehov i Nordsjællands Politikreds. Det er kommunens praksis, at sådanne udkast behandles som lukkede sager af hensyn til debatten, men når der er opnået enighed om udkastet bliver sagen åbnet. Økonomiudvalget besluttede således afslutningsvis at åbne sagen.


Et andet eksempel er Økonomiudvalgets behandling den 15. december 2014 af en lukket orienteringssag om Egedalsvænges budgetoverskridelse på op til 169 mio. kr. i en renoveringssag. Man fandt det hensigtsmæssigt, at 3B fik lov til at fremlægge sagen og navnlig en løsningsmodel, og at Økonomiudvalget fik lejlighed til at drøfte kommunens eventuelle reaktion på sagen, inden sagen blev offentlig. Økonomiudvalget besluttede afslutningsvis at åbne sagen. Hvis sagen var gået videre til Byrådet, ville der ikke have været grundlag for at behandle sagen for lukkede døre.

Retsgrundlag

Styrelsesloven, forvaltningsloven og udbudsbekendtgørelsen.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.46 - Ændring af mødedatoer for Byrådet og Økonomiudvalget i december 2015

Sagsnr.: 15/3331

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Byrådet og Økonomiudvalget skal tage stilling til om møderne i december 2015 skal flyttes.

Sagsfremstilling og økonomi

På et tidligere byrådsmøde er muligheden for at flytte byrådsmødet den 21. december 2015 bliver drøftet.


Hvis mødet i Byrådet flyttes til den 14. december betyder det, at mødet i Økonomiudvalget skal flyttes til den 7. december. Derudover kræver det også, at mødet i Social- og Seniorudvalget den 7. december bliver flyttet. Der er mulighed for at afholde dette møde tirsdag den 1. december 2015.


En flytning af byrådsmødet vil medføre, at sager der skal videre fra Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget til Økonomiudvalget og Byrådet først kan blive behandlet på møderne i januar 2016.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 20, stk. 1.

Kompetence

Økonomiudvalget i forhold til ændring af deres møde.

Byrådet i forhold til ændring af deres møde.

Indstilling

  1. At mødet i Byrådet den 21. december 2015 flyttes til den 14. december 2015
  2. At møde mødet i Økonomiudvalget den 14. december 2015 flyttes til den 7. december 2015.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Økonomiudvalget godkender indstillingens punkt 2, og anbefaler indstillingens punkt 1.

Nr.47 - Godkendelse af at forslag til kommunal vandhandleplan sendes i 8 ugers høring

Sagsnr.: 11/16554

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Godkendelse af at forslag til kommunal vandhandleplan sendes i 8 ugers offentlig høring.

Sagsfremstilling og økonomi

Sagen blev behandlet på Byrådsmøde d. 22. dec. 2014, hvor det af tekniske årsager blev besluttet at sende sagen tilbage til behandling i Plan- Klima- og Miljøudvalget. Det blev forinden Byrådsmødet påpeget, at der var en uoverensstemmelser i sagsteksten til udvalgsmødet og bilag til sagen – dette forhold er nu rettet i bilaget. Rettelsen består alene i en mere forklarende tekst. Rettelsen er fremhævet i bilag 2 til udvalgssagen.

 

I oktober 2014 offentliggjorde Naturstyrelsen de statslige vandplaner for planperioden 2009-2015. De statslige vandplaner er statens samlede plan for, hvordan søer, vandløb, kystvand og grundvand inden udgangen af 2015 kan leve op til miljømålet ”god tilstand” i EU´s vandrammedirektiv. Målene i de statslige vandplaner skal nås dels ved generel statslig regulering, og dels ved indsatser iværksat af kommunerne. Kommunerne skal derfor udarbejde en handleplan for, hvordan kommunen vil realisere statens vandplan.

 

Byrådet vedtog i november 2012 en kommunal handleplan for perioden 2009-2015, men siden er de statslige vandplaner blevet underkendt af Natur- og Miljøklagenævnet og processen går nu om.

 

Der er siden 2012 pågået en række politiske forhandlinger og faglige udredningsarbejder, som har medført flere væsentlige ændringer til de statslige vandplaner. Bl.a. er kravet om randzoner langs vandløb indskrænket, antallet af vandløb medtaget i planerne er reduceret og virkemidlet ”ændret vandløbsvedligeholdelse” eksisterer ikke mere. Desuden har man udskudt fristen for, hvornår miljømålet skal være opfyldt for flere konkrete vandområder. Denne nye vandplan er altså væsentlig mindre miljømæssigt ambitiøs end den første plan fra 2011.

 

Indsatser i Fredensborg Kommune

De statslige vandplaner omfatter forskellige geografiske vandoplande. Fredensborg Kommune er omfattet af Vandplan 2.3 for Øresund, der geografisk strækker sig fra Dragør i syd op langs Øresundskysten til Helsingør og videre til Hundested. I alt 17 kommuner er omfattet af øresundsplanen.

 

I første planperiode, 2010-2015, skal Fredensborg Kommune kun gennemføre indsatser på to områder – spildevand og vandløb.

 

Spildevand

Vandplanerne forskriver en indsats og retningslinjer på spildevandsområdet, som kommunen allerede har implementeret i kommunens fungerende spildevandsplan. Det drejer sig bl.a. om, at forbedre spildevandsrensning for ca. 280 ejendomme i spredt bebyggelse, og dels om at begrænse udledningen af spildevand fra 6 overløbsbygværker på kloaksystemet i Fredensborg.

 

Status for indsatsen over for de ca. 280 ejendomme er, at ca. 90 ejendomme enten er blevet tilsluttet den offentlige kloak eller er på vej til at blive det. De resterende ca. 200 ejendomme har fået et påbud om at forbedre deres spildevandsrensning. Ca. 100 af disse ejendomme har pt. efterkommet påbuddet og etableret ny spildevandsrensning, mens resten forventes at etablere forbedret rensning inden for 2 år.

I forhold til at begrænse udledningen af spildevand fra 6 overløbsbygværker på kloaksystemet i Fredensborg, så har Fredensborg Forsynings påbegyndt arbejdet, der forventes afslutte senest i 2016.

 

Vandløb

Alle de store offentlige vandløb i Fredensborg Kommune er omfattet af målet om god økologisk tilstand. Imidlertid lever flere vandløb pt. ikke op til målsætningen, og miljømålet for flere af vandløbene (herunder også Usserød å) er derfor også udskudt til næste planperiode.

 

I vandplanerne er der desuden stillet krav om, at åbne ca. 2 km rørlagte vandløbsstrækninger – to strækninger på Grønholt å, en strækning på Højsagervandløbet og en strækning på Donse å. Der er i 2014 udarbejdet skitseprojekter for åbning af vandløbene, som viser konkrete forslag til forløb af de åbne vandløb, samt giver et bud på økonomien i projekterne. Projekterne har løbende været drøftet med de berørte lodsejere i et forsøg på at tilpasse projekterne til lodsejernes ønsker. Lodsejerne omkring Donse å og Grønholt å er delte i forhold til at støtte projektet, mens lodsejerne langs Højsagervandløbet ikke ønsker projektet.

 

Det er staten, der finansierer åbning af vandløb, og der er i indeværende år søgt om støtte til en realisering af projekterne. Status er, at der er opnået støtte til projektet i Donse å, mens der er givet afslag på projekterne i Højsagervandløbet og Grønholt å. Det forventes, at staten i forbindelse med udarbejdelse af den statslige vandplan for perioden 2015-2021 tager endelig stilling til, om Grønholt å og Højsagervandløbet fortsat skal være en indsats i den nye planperiode. Det er dog pt. uvist om projekterne vil blive gennemført eller ej. Projektet i Donse å forsøges gennemført i 2015.

 

Forslag til kommunal handleplan 2009-2015

Der er i den statslige vandplan krav om, at kommunerne udarbejder en handleplan for at implementere vandplanerne. Handleplanen skal vedtages senest oktober 2015, medmindre en eventuel klage over de statslige vandplaner igen laver om på det. 

 

Administrationen har udarbejdet vedlagte forslag til vandhandleplan for Fredensborg Kommune, som skal sendes i 8 ugers offentlig høring. Samtidig med den offentlige høring indbydes kommunens dialogforum om vandløb til en drøftelse af planen. Herefter vil planen blive forelagt Byrådet med henblik på endelig godkendelse.

 

Den kommunale handleplan gengiver primært de miljømål, der er sat over for vandløb, søer, grundvand og kystvande i Fredensborg Kommune. Desuden implementerer den de indsatser, der er beskrevet i ovenstående kapitel.

 

Det bemærkes, at kravet om en kommunal handleplan er afskaffet i det udkast til nye satslige vandplaner (periode 2015-2021), som blev sendt i høring i december 2014. Det forventes, at vandplanernes miljømål og indsatsprogram i stedet vil blive fastsat gennem konkrete love og bekendtgørelser.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Miljømålsloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At byrådet godkender, at forslag til kommunal vandhandleplan for Fredensborg Kommune sendes i 8 ugers offentlig høring.
  2. At administrationen bemyndiges til, at foretage redaktionelle ændringer i planen inden den offentlige høring.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 27-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.


Høringssvar fra Jens Erik Udsen indgår i høringen.

Nr.48 - Godkendelse af køb af mindre privat matrikel i forbindelse med gennemførelse af naturgenopretningsprojekt

Sagsnr.: 13/32204

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Godkendelse af køb af mindre privat matrikel i forbindelse med gennemførelse af naturgenopretningsprojekt.

Sagsfremstilling og økonomi

I de statslige vandplaner er der udpeget 3 rørlagte vandløbstrækninger i Fredensborg Kommune, som skal fritlægges. Årsagen er, at rørlægningerne ligger som spærringer for vandring af fisk og smådyr mellem de ovenfor- og nedenfor liggende åbne vandløbsstrækninger. Ved at fritlægge vandløbene skabes der kontinuitet i vandløbene og miljøtilstanden forbedres. De rørlagte strækninger, som staten har udpeget til åbning ligger henholdsvis i Grønholt å, Højsagervandløbet og Donse å.

 

Det er staten, der finansierer åbning af vandløb, og kommunen har i 2014/-15 fået tilsagn om fuld støtte til at gennemføre projektet i Donse å, som skal realiseres inden juli 2015. Åbning af Donse å er et krav i henhold til den statslige vandplan, uanset udfaldet af den kommunale handleplan.


Projektet gennemføres efter regler i vandløbsloven og de berørte lodsejerne er derfor berettiget til erstatning for det jord, som de afstår til projektet. I sådanne sager tilstrøbes det almindeligvis at opnå frivillige aftaler om erstatning med lodsejerne. I modsat fald skal erstatningen fastsættes af taksationskommissionen.


Staten finansierer erstatningen til lodsejere. I denne sag er det 2 lodsejere. Den ene lodsejer er positiv over for projektet, og der er truffet aftale om erstatning. Den anden lodsejer ønsker ikke projektet, og der er ikke opnået enighed om erstatning. Lodsejeren har til gengæld tilbudt at sælge arealet til kommunen, som derved vil blive lodsejer og som sådan er berettiget til erstatning fra staten. Den umiddelbare fordel herved er, at projektet kan blive gennemført i 2015 og således ikke forlænges af en klagesag til ugunst for både kommune, lodsejer og natur.


Det jordstykke, som kommunen i givet fald skal købe, er ca. 0,5 ha og en selvstændig matrikel (matr. 7h, Gunderød By, Karlebo), der ligger umiddelbart op af Isterødvejen ved Gunderød (se kortbilag). Arealet henligger uopdyrket og kræver ingen regelmæssig pleje. Kommunen kan købe arealet for godt 100.000 kr., hvilket svarer til en kvadratmeterpris på 18 kr. Hertil kommer udgifter til købsaftale mv. på 10-15.000 kr. Staten har bevilliget erstatning for afståelse af jord på 67.200 kr. svarende til 12 kr. per kvadratmeter, som således skal fratrækkes kommunens udgifter. I alt skal påregnes en udgift på rundt regnet 50.000 kr. til køb af arealet, som finansieres inden for eksisterende budget inden for Politikområde 1, Natur og Miljø. Til sammenligning, har staten givet tilsagn på i alt godt 347.000 kr. til projektets gennemførelse og lodsejererstatning.


Det kan oplyses at hvis vandløbet åbnes, er det kommunen, der står for vandløbsvedligeholdelse, uanset om arealet ejes af kommunen eller en anden.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Vandløbsloven.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget godkender, at administrationen bemyndiges til at opkøbe matr. 7h, Gunderød By, Karlebo.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 27-01-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Godkender Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.49 - Flytningen af Humlebæk Skoles idrætsareal

Sagsnr.: 14/27296

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Børne- og Skoleudvalget og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget skal på baggrund af en stillingtagen til forskellige spørgsmål i denne sagsfremstilling komme med hver deres begrundede indstilling af en placering af et nyt idrætsareal til Humlebæk Skoles udskolingsmatrikel på Baunebjergvej.

 

Økonomiudvalget og Byrådet skal på baggrund af fagudvalgenes forskellige argumenter træffe endelig beslutning om, hvor idrætsarealet skal placeres. Endvidere skal Byrådet på baggrund af en indstilling fra Økonomiudvalget tage stilling til, hvordan idrætsarealet skal finansieres.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet har den 24. juni 2014 truffet beslutning om at placere et nyt plejecenter på idrætsarealet ved Humlebæk Skoles udskolingsmatrikel på Baunebjergvej. I et bilag til byrådssagen er genetableringen af et idrætsareal i Humlebæk Syd beskrevet som en nødvendig følgeinvestering af denne placering.


Skolens nuværende idrætsareal

Skolen råder i dag over omkring 17.250 kvm. idrætsareal på Baunebjergvej (se BILAG 1). Idrætsarealet er anlagt ifm. opførelsen af Baunebjergskolen i perioden 1969-1974. Arealet består af et større, sammenhængende græsareal til boldspil samt et atletikanlæg (to højdespringsbaner, to længdespringsbaner samt en 100 m. løbebane). Græsarealet vedligeholdes efter serviceniveau 3, jf. Serviceaftale for stadions og idrætsanlæg (fodboldbaner) 2014 med Nordsjællands Park og Vej. Atletikfaciliteterne er ikke omfattet af serviceaftalen og bærer præg af manglende vedligehold.

 

Det er skolens vurdering, at idrætsarealet i dag anvendes i omkring 90 % af den tid, der er afsat til den obligatoriske idrætsundervisning (et prøvefag på 9. klassetrin). I omkring 10 % af tiden benyttes andre idrætsarealer i byen med mere specialiserede faciliteter (boldbanerne ved Humlebæk Stadion Bannebjerggård, tennisbanerne ved Bjerre Strand og skydebanerne ved Dauglykke Skytteforening).

 

Idrætsarealet anvendes fortrinsvist af skolens udskolingselever (6.-9. årgang/16 klasser, 2 lektioner pr. klasse pr. uge), men benyttes også i et vist omfang af skolens indskolingselever (4.-5. årgang/6 klasser), bl.a. til atletik, som led i overgangsarbejdet på mellemtrinnet.

 

Idrætsundervisningen foregår typisk for en hel årgang ad gangen (omkring 70 elever). Det anvendes bl.a. til boldspil, rotations- og stjerneløbsaktiviteter, løb, spring og kast samt samlinger, lege og andre kulturskabende bevægelsesaktiviteter.

 

Udover til den obligatoriske idrætsundervisning, anvendes idrætsarealet til valgfagsundervisning (7.-9. årgang/11 klasser) og understøttende undervisning (6.-9. årgang/16 klasser). Det anvendes også ifm. elevernes pauser (45 min. pr. dag). Det er endvidere det eneste areal i umiddelbar nærhed til skolen, der er stort nok til at danne ramme omkring større arrangementer såsom skolernes motionsdag, fælles idrætsdag, sidste skoledag mm. Endelig fungerer det som samlingssted ifm. evakuering.

 

Mulige placeringer af et nyt idrætsareal

Et nyt idrætsareal skal optimalt set kunne rumme alle disse forskellige aktiviteter. Dette stiller krav om et areal, der ligger i umiddelbar nærhed til skolen, har en vis størrelse og kan rumme forskellige idrætsgrene og aktiviteter. Dette bringer to lokaliteter i spil. Den ene er det endnu ubebyggede areal i Humlebæk Syd umiddelbart sydvest for skolen. Den anden er den såkaldte cirkusplads (omkring 300 m.) nordvest for skolen (se BILAG 1).

 

Cirkuspladsen er omkring halvt så stor (omkring 9.100 kvm.) som skolens nuværende idrætsareal (omkring 17.250 kvm.), og vil dermed, hvad angår faciliteter, ikke fuldt ud kunne erstatte dette. De omkringliggende huse og Langebjergstien lægger en størrelsesmæssig begrænsning ind over genetablering af et idrætsareal, som ikke på samme måde gør sig gældende på arealet sydvest for skolen. En planlagt adgangsvej via Boserupvej til den østlige del af Humlebæk Syd (se BILAG 2) kan reducere arealet yderligere. Det mindre areal kan dog reducere udgifterne til anlægsopgaven.

 

Der vil være flere naboer til et idrætsareal på cirkuspladsen, som kan blive generet af støj fra dette. Naboerne er også tættere på, hvilket nødvendiggør mere og højere indhegning af idrætsarealet.

 

Begge arealer er en del af den vedtagne helhedsplan for Humlebæk Syd. De er begge kommuneplanlagt til boligformål og en placering af et idrætsareal på ét af disse vil derfor for begges vedkommende kræve en kommuneplanændring. Ved cirkusarealet skal der desuden tages højde for, at helhedsplanen forudsætter, at Boserupvej forlænges på tværs af arealet. Beslutningen vil således skabe udfordringer for adgangen til Humlebæk Syd.

 

For begge arealer gælder det, at et idrætsareal vil reducere boligarealet, og dermed den potentielle salgsindtægt i Humlebæk Syd. På arealet sydvest for skolen vil reduktionen i den potentielle salgsindtægt dog kunne mindskes, hvis idrætsarealet integreres i et rekreativt område, som alligevel skal anlægges ved en udbygning i Humlebæk Syd. Dette kan ikke på samme måde lade sig gøre på cirkusarealet pga. den størrelsesmæssige begrænsning. Et attraktivt grønt område vil kunne øge værdien af de omkringliggende grunde, og dermed mindske reduktionen i den potentielle salgsindtægt.

 

Til udskolingen vurderes cirkuspladsen umiddelbart tilstrækkelig tæt på og stor til at egne sig som placering af et nyt idrætsareal. I det tilfælde at skolebygningen på Baunebjergvej enten skal renoveres eller erstattes af en ny, kan der dog blive behov for et idrætsareal, der er større end cirkuspladsen. Skolebygningen på Baunebjergvej er i dag af en sådan stand, at dens levetid vurderes begrænset. En renovering af den eksisterende skolebygning eller opførelsen af en helt ny ville være en god anledning til på sigt at samle skolens ind- og udskolingselever. En samling af eleverne ville give god mening af både økonomiske og personalemæssige årsager. Med pladsbehovet og mulige salgsindtægter for øje er det mest oplagte sted at samle eleverne matriklen på Baunebjergvej. I dette scenarium er det en mere fremtidssikret investering at placere et nyt idrætsareal i Humlebæk Syd end på cirkuspladsen.

 

Tids- og procesplan

Det vurderes, at det vil tage 1½-2 år at gennemføre projektet (se BILAG 3). Ligesom ved Humlebæk Idrætscenter og det kommende plejecenter er første skridt at gennemføre en forudgående offentlighed (indkaldelse af idéer og forslag) inden forslaget til kommuneplantillæg udarbejdes.

 

Økonomi og finansiering

Det vurderes, at et nyt idrætsareal vil kunne etableres for omkring 5 mio. kr. (se BILAG 4). I beløbet er der ikke budgetteret med udgifter forbundet med skolens midlertidige brug af andre idrætsarealer – fra plejecenterbyggeriet påbegyndes (2016) til et nyt idrætsareal står klar til brug. Der skal ske en nærmere afklaring af dette, når der er truffet beslutning om placeringen af et nyt idrætsareal, og tidsperspektivet for genetableringen kan konkretiseres.

 

Der er ikke indarbejdet finansiering til et nyt idrætsareal i plejecentrets anlægsøkonomi. Til det nye plejecenter er der afsat i alt 58 mio. kr. fordelt på 15 mio. kr. i 2016 og 43 mio. kr. i 2017. En finansieringsmulighed er at anvende midler fra puljen til nye fritidsfaciliteter. Til puljen er der afsat i alt 15 mio. kr. fordelt på 5 mio. kr. i 2016 og 10 mio. kr. i årene 2017 og 2018.

Derudover er der behov for en afklaring af, hvordan ekstra udgifter forbundet med skolens midlertidige brug af andre idrætsarealer skal finansieres.

 

Administrationens anbefalinger

Det anbefales, at Børne- og Skoleudvalget og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget, på baggrund af en stillingtagen til de fremførte argumenter for og mod de to mulige placeringer af et nyt idrætsareal ved Humlebæk Skoles udskolingsmatrikel på Baunebjergvej, kommer med hver deres begrundede indstilling af en placering af dette.

 

Økonomiudvalget og Byrådet skal på baggrund af fagudvalgenes forskellige argumenter træffe endelig beslutning om, hvor idrætsarealet skal placeres. Endvidere skal Byrådet på baggrund af en indstilling fra Økonomiudvalget tage stilling til, hvordan idrætsarealet skal finansieres.

Kompetence

Børne- og Skoleudvalget

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget

Økonomiudvalget

Byrådet

Indstilling

Det indstilles til Børne- og Skoleudvalget og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget:

 

  1. At hvert fagudvalg laver en begrundet indstilling til Økonomiudvalget og Byrådet af en placering af et nyt idrætsareal ved Humlebæk Skoles udskolingsmatrikel på Baunebjergvej.
  2. At Plan-, Miljø- og Klimaudvalget beslutter at iværksætte en forudgående offentlighed med henblik på at ændre kommuneplanen.

 

Til Økonomiudvalget indstilles det:

  1. At udvalget på baggrund af en vurdering af fagudvalgenes indstillinger laver en begrundet indstilling til Byrådet om, hvor idrætsarealet skal placeres;
  2. At udvalget på baggrund af de i denne sagsfremstilling oplistede finansieringsmuligheder laver en indstilling til Byrådet om, hvordan idrætsarealet skal finansieres.

 

Endeligt indstilles det til Byrådet:

  1. At Byrådet på baggrund af fagudvalgenes og Økonomiudvalgets indstillinger af en placering træffer endelig beslutning om, hvor idrætsarealet skal placeres;
  2. At Byrådet på baggrund af Økonomiudvalgets indstilling af én eller flere finansieringsmuligheder tager endeligt stilling til finansieringen af projektet.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 26-01-2015


Børne- og Skoleudvalget skulle tage stilling til en af følgende mulige placeringer for idrætsanlægget ved Humlebæk skole:

  1. Cirkuspladsen
  2. Humlebæk Syd

Børne- og Skoleudvalget valgte at indstille model b, Humlebæk Syd, til Økonomiudvalget og Byrådet, fordi arealet er størst, og anlægget bør ligge så tæt på skolen som muligt.


Børne- og Skoleudvalget opfordrede Byrådet til at genoverveje placeringen af ældrecentret i lyset af kommunens økonomiske situation.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 27-01-2015

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget skulle tage stilling til en af følgende mulige placeringer for idrætsanlægget ved Humlebæk skole:

 

A)   Cirkuspladsen

B)    Humlebæk syd

 

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget valgte at indstille model B Humlebæk Syd til Økonomiudvalget og Byrådet.

 

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget opfordrede Byrådet til at genoverveje placeringen af ældrecentret i lyset af kommunens økonomiske situation.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Økonomiudvalget besluttede at udsætte sagen med henblik på at få en samlet vurdering af sagen særligt med henblik på plejecenterets placering samt en mulighed for udvidelse af skolen på sigt.

Nr.50 - Areal ved Egeparken

Sagsnr.: 12/9621

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Stillingtagen til forslag fra Thomas Bak (V) vedrørende oprydning mv på areal ved Egeparken.

Sagsfremstilling og økonomi

Thomas Bak (V) har anmodet om, at Plan- Miljø- og Klimaudvalget forelægges en sag om areal ved Egeparken, som blev solgt af Fredensborg Kommune i 2007 til en privat developer. Anmodningen er begrundet således:

 

”Skødet er formuleret meget klart, jeg vedlægger den relevante passus fra skødet, som er hentet direkte i tingbogen.

 

I forhold til det svar der er modtaget fra administrationen, er det ikke korrekt når der besvares følgende:

"der er dog fortsat et mindre oplag af materialer og maskiner." - Det er ikke tale om et mindre oplag.

 

Jeg er ikke endvidere ikke enig i at det kræver følgende for overhovedet at kunne påtale forholdet: "og at omfanget af oplaget og synligheden heraf fra vejen er betydelig.". Denne tolkning fremgår ikke af skødets §4. Endvidere slutter §4 af med klar at fastslå hvem der påtaleberettiget: "Påtaleberettiget er Fredensborg Kommune".

 

Den omtalte dialog der har været med ejeren af arealet har i hovedtræk begrænset sig at græsset på arealet er blev slået, men ikke at der er fjenet de opstillede maskiner og materialer. Og arealet fremstår ingenlunde som Grønningen, hvilket er en klar præmis i §4.

 

Jeg vil gerne have at ØK tager stilling til hvad kommunen skal gøre for at få "velkomsten" til Kokkedal til at fremstå pænest muligt, og personligt jeg hælder mest til at dette må ske via et civilt søgsmål, men metoden til hvordan målet nås er underordnet for mig.”

 

Den omtalte passus i skødet er vedlagt som bilag.

 

Administrationens vurdering

Det ubebyggede areal ved Egeparken blev i 2006 lokalplanlagt til boligbebyggelse. Den nordligste del af boligbebyggelse er realiseret, men den sydlige del af grunden henligger fortsat ubebygget. På det ubebyggede areal er der to steder et blandet oplag af diverse maskiner og materialer.  

 

Tilstanden på det ubebyggede areal vedrører to principelt forskellige forhold:

  1. Oplaget af materialer og maskiner
  2. Vedligeholdelsen i form af græsslåning mv.

 

Oplaget af materialer og maskiner

Oplaget kan i princippet søges fjernet med hjemmel i planloven. Enten via den gældende lokalplan, som fastlægger at ”Ubebyggede arealer skal ved beplantning, befæstelse eller lignende gives et ordentligt udseende”. Eller via håndhævelse af det tinglyste skøde, der fungerer som en servitut.

 

Det er imidlertid i praksis en forudsætning, at lokalplanen/servitutten er entydigt og klart formuleret, og at omfanget af oplaget og synligheden heraf fra vejen er betydelig. Efter administrationens vurdering er det tvivlsomt, om dette er opfyldt og om  kommunen derfor vil kunne komme igennem med et påbud eller et søgsmål i praksis.

 

Vedligeholdelse

Administrationen opnåede i 2013 en aftale med ejeren af arealet om plejen og vedligeholdelsen, herunder at græsset bliver slås 5 gange om året på arealet.

Bevilling

Sagen har ingen bevilllingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Plan- Miljø- og Klimaudvalget.

Indstilling

  1. At administrationen anmodes om at fortsætte og intensivere bestræbelserne på at få ejeren til af egen drift at få arealet ryddet op og vedligeholdt.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 27-01-2015

Udvalget besluttede at oversende sagen til Økonomiudvalget med henblik på at der træffes beslutning om håndhævelse af servitutten i skødet i yderste konsekvens i form af at udtage stævning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Økonomiudvalget følger Plan-, Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.51 - Analyse af voksenhandicap ved BDO

Sagsnr.: 14/46079

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Fredensborg Kommune har igangsat en analyse af det specialiserede voksenområde, med baggrund i administrationens budgetvurdering for 2015-18. Analysen foreligger og fremlægges til drøftelse. Efterfølgende fremlægger administrationen beslutningssager med henblik på implementering af analysens konklusioner og anbefalinger, med afsæt i de politiske drøfter af analysen. BDO præsenterer analysens konklusioner og anbefalinger på mødet.

Sagsfremstilling og økonomi

Formålet med analysen har dels været at tilvejebringe gennemsigtighed og klarhed om den fremadrettede model for styring af politikområdet og samtidig give svar på de spørgsmål der er til indhold, styring og udvikling af området.

 

Formålet har endvidere været, på baggrund af analysens resultater, at fremkomme med anbefalinger til mulige initiativer, der kan medvirke til at sikre budgetoverholdelse.

 

BDO skal således levere en række anbefalinger, der kan bidrage til, at det specialiserede voksenområde i Fredensborg Kommune fremadrettet kommer til at stå med de bedste forudsætninger for at kunne levere ydelser til en kvalitet, der matcher kommunens politisk vedtagne kvalitetsstandarder inden for de økonomiske rammer.

 

Budgettet til politikområde 11 Handicap og Socialpsykiatri udgør 312 mio. kr. Analysen dækker 76% af udgifterne på politikområdet, herunder botilbud (§107/108), Brugerstyret Personlig Assistance BPA (§96), Støtte i eget hjem (§85) samt dagtilbud (§103/104). Analysen omfatter ikke områderne for hjemløse, særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse STU, misbrug, handicappede børn og øvrige mindre områder.

 

Analysen fremlægges til drøftelse for Økonomiudvalget og Social- og Seniorudvalget, og til beslutning for Byrådet i februar 2015. Analysen vil blive gennemgået for Handicaprådet. Efterfølgende fremlægger administrationen beslutningssager med henblik på implementering af analysens konklusioner og anbefalinger, med afsæt i de politiske drøftelser af analysen.

 

Nedenfor fremgår et kort uddrag af BDO´s vurderinger og anbefalinger, som forslag til struktur for den politiske drøftelse af analysen på mødet.

 

BDO´s overordnede vurdering

BDO’s overordnede vurdering er, at Fredensborg kommune har høje udgifter til området. Det er samtidig BDO’s vurdering, at der kun i meget begrænset omfang er lavthængende frugter eller administative tiltag, der kan bidrage til budgetoverholdelse, og at en justering af serviceniveauet er uundgåeligt, hvis målet er at nedbringe udgifterne på området.

 

BDO vurderer, at der er 2 muligheder:

- At der gives en tillægsbevilling, der afspejler en fortsat vækst i udgifterne, som det har været tilfældet i 2013 og 2014. Dette er ud over de 8 mio. i finansierings-behov, der i budgetforliget blev sammenkoblet med afdragsprofilen på kommunen gæld.

 

Eller

 

- At der foretages en justering af serviceniveauet ved hjælp af nye kvalitetsstandarder på alle delområder på handicapområdet, der er præcise og operationelle nok til at kunne anvendes som styringsværktøj i sagsbehandlingen.

 

Det er ikke realistisk at fortsætte det nuværende serviceniveau med det afsatte budget for 2015-18. En nedbringelse af udgifterne gennem revurderinger af borgerne, med støtte fra præcise kvalitetsstandarder, må dog forventes at have en implementeringstid på ca. 1 år, før effekten af disse vil vise sig. I denne periode vil det være usikkert, om det nuværende budget til området er dækkende.

  

Serviceniveauet i Fredensborg Kommune sammenlignet med andre

BDO konkluderer, at Fredensborg Kommune har en gennemsnitlig modtagerandel, men samlet set har markant højere enhedsudgifter i sammenligning med de øvrige kommuner i Ballerup-analysen. Fredensborg Kommunes socioøkonomi taler ikke for, at kommunen har et højere udgiftsbehov, herunder at de borgere der modtager ydelser i Fredensborg kommune har et større støttebehov end andre steder.  Det er BDO’s vurdering, at årsagen til de høje enhedsudgifter skal findes i et højt serviceniveau. BDO konstaterer endvidere, at Fredensborg Kommune har flere særligt dyre enkeltsager end i de øvrige kommuner, som BDO har data på. I alt 74, heraf 23 med 50 % refusion. Kommunerne i BDOs database har typisk mellem 60-65 særligt dyre enkeltsager, herunder maksimalt 10-15 af de meget dyre.

 

BDO anbefaler, at Fredensborg Kommune forholder sig til serviceniveauet på det specialiserede voksenområde, da den primære forklaring på det høje udgiftsniveau efter BDO’s vurdering skal findes her.

 

Herudover gives en administrativ anbefaling om tæt opfølgning på de særligt dyre enkeltsager.

  

Nuværende styringsmodel

BDO har ikke nogen processuelle anbefalinger til Fredensborg Kommunes styringsmodel. Der gives en administrativ anbefaling vedrørende den tekniske kobling mellem økonomisystem og individdata. Det er BDO´s vurdering, at Fredensborg Kommunes specialiserede socialområde er yderst velstyret. Kontroller og styringsprocesser er velintegrerede dele af den faglige drift, og rollefordelingen i processerne er klart defineret. Der er mange kontrolprocesser, som alle kræver et relativt stort valideringsarbejde fra området. Dette kræver god ledelse, gode it-understøttede data og dygtige, dedikerede medarbejdere for at kunne levere valide data så ofte, som det er tilfældet i Fredensborg. Fredensborg Kommunes budgetlægningsproces er meget detaljeret, og det arbejde der ligger bag budgettet, er meget grundigt.

 

 

Praksis i sagsbehandlingen ok

BDO vurderer, at sagsbehandlingen samlet set er velfungerende. Der er et socialfagligt solidt niveau i afdelingen, og sagsbehandlerne udviser ansvarlighed i opgaveløsningen og har fokus på borgeren. BDO konstaterer samtidig, at sagstallet hos den enkelte sagsbehandler er højt. Det er BDOs erfaring, at revisitationer med udgiftsreduktioner for øje er meget krævende for myndighedsområdet. BDO anbefaler derfor, at der, som en investeringsmodel, overvejes at prioritere ekstra personaleressourcer til afdelingen, såfremt der skal gennemføres en økonomisk opbremsning, der imødegår den skitserede budgetudfordring. Herudover gives 4 administrative anbefalinger.

 

 

Politiske handlemuligheder

Det politiske niveau i kommunen har forholdsvis vide handlemuligheder på det specialiserede område i forhold til at fastlægge kriterier for, hvornår en målgruppe kan komme i betragtning til hjælp, samt hvilken hjælp den pågældende målgruppe i givet fald skal have.

 

I styringen af udgifterne på det specialiserede socialområde er det afgørende, at de politiske prioriteringer synliggøres gennem fastlæggelse af et operationelt serviceniveau. For den administrative forvaltning udstikker det politisk vedtagne serviceniveau, sammen med budgettet, retningen for de daglige dispositioner. Det er kommunalbestyrelsens ansvar at sikre, at der er overensstemmelse mellem de politiske ønsker og prioriteringer og den udstukne ramme. I situationer hvor der skal gennemføres en økonomisk opbremsning er det afgørende, at de revisitationer og den generelt strammere styring på enkeltsagsniveau som myndighedsafdelingen skal gennemføre, står på skuldrene af et politisk besluttet serviceniveau, der er et udtryk for konkret udmøntning af den givne ramme.

 

BDO anbefaler, at man i Fredensborg kommune politisk forholder sig til serviceniveauet på det specialiserede voksenområde, da den primære forklaring på det høje udgiftsniveau efter BDO’s vurdering skal findes her.

 

BDO anbefaler i den forbindelse, at der udarbejdes nye kvalitetsstandarder på området, der dels er baseret på en målgruppekategorisering og dels er tilstrækkeligt præcise og operationelle til at kunne fungere som retningsanvisende i det daglige myndighedsarbejde.

 

BDO præciserer hertil i analysen blandt andet:

  • at revisitering med nye kvalitetsstandarder er muligt
  • at kvalitetsstandarder ikke i sig selv sparer penge
  • at der også med kvalitetsstandarder foretages et konkret individuelt skøn af borgerens behov
  • at kvalitetsstandarden er et redskab der fortæller borgeren hvad serviceniveauet er i kommunen og støtter sagsbehandleren i arbejdet med at træffe afgørelser.

 

De kvalitetsstandarder der ikke forefindes i dag er primært 1) Støtte i eget hjem, og herudover 2) Økonomiske tilskud, 3) BPA samt 4) Støttekontaktperson. De eksisterende kvalitetsstandarder der kan strammes og præciseres er 5) Beskyttet beskæftigelse, 6) Aktivitetstilbud og 7) Midlertidige botilbud.

 

BDO giver herudover en administrativ anbefaling om at koble funktionsevnevurderingerne til omfang af ydelser i kvalitetsstandarderne.

 

Bemærkninger

Ud over de politiske anbefalinger, fremgår der af analysen i alt syv anbefalinger til den administrative tekniske håndtering af området. Administrationen er enige i disse anbefalinger og de vil således blive implementeret.

 

Med BDO’s medvirken er der som led i analysearbejdet sendt 6 sager til revurdering hos fire andre kommuner, efter forudgående aftale med disse. Den ene kommune er dog i mellemtiden sprunget fra. Der afventes svar fra Hørsholm Kommune og Hillerød Kommune den 12. januar, og fra Rudersdal Kommune den 23. januar. Resultaterne af dette fremlægges på mødet.

 

Høringssvar fra Handicaprådet den 22. januar 2015

Handicaprådet drøftede sagen på deres møde den 22. januar 2015, hvor de besluttede følgende:

Rådet konstaterer at rapporten viser at der ikke er lavthængende frugter.

Man kan ikke ud fra rapporten konstatere serviceforskelle mellem kommunerne, hvorfor rådet mener at dette bør kvalificeres og kvantificeres.

 

Rådet mener derfor ikke at man på dette grundlag kan tage stilling til en evt. revurdering af kvalitetsstandarderne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

  1. Byrådet.

Indstilling

1.    At analysens konklusioner og anbefalinger drøftes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-01-2015

Sagen sendes til behandling i Social– og Seniorudvalget, således at sagen kan forelægges til beslutning i byrådet i februar 2015.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 04-02-2015

Borgmesteren var til stede under udvalgets behandling af sagen.


Social- og Seniorudvalget anbefaler:

  1. At analysen af det specialiserede voksenområde tages til efterretning og at udvalget anerkender at der er en udfordring.
  2. At udgiftsniveauet for området samlet sættes til det oprindelige budget 2014, dvs. 267,7 mio. kr.
  3. At der udarbejdes en handleplan til Social- og Seniorudvalgets møde i marts, der implementerer beslutningerne.
  4. At Social- og Seniorudvalget sammen med handleplanen fremlægger nye kvalitetsstandarder til beslutning for Byrådet, der afspejler budgettet.
  5. At der indenfor pkt. 2 er taget højde for en samtidig styrkelse af den administrative kapacitet.
  6. At budgettet til Handicap og Socialpsykiatri herefter betragtes som en ramme, således at udgifter til et eventuelt stigende/faldende antal handicappede i 2015 og frem skal findes via omprioritering indenfor politikområdet.
  7. At benchmarkingen med de 3 andre kommuner søges gennemført, så der opnås uvildig prissammenligning.

For beslutningen stemte 5 (Hans Nissen (A), Pia Bødtker (A), Carsten Wulff (V), Lars Egedal (V) og Kim E. Jensen (O)). Kristian Hegaard (B) og Henriette Brandt Pedersen (Ø) stemte imod pkt. 2 og 4 for så vidt angår nye kvalitetsstandarder.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler Social- og Seniorudvalgets indstilling.


Helle Abild Hansen (I) tog forbehold for punkt 2.

Nr.52 - Godkendelse af Sundhedskoordinationsudvalgets forslag til sundhedsaftale 2015-2018

Sagsnr.: 15/3463

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Godkendelse af Sundhedskoordinationsudvalgets forslag til Sundhedsaftale III 2015-2018 mellem Region Hovedstaden og kommunerne i regionen.

Sagsfremstilling og økonomi

Sundhedskoordinationsudvalget godkendte udkast til den politiske del af sundhedsaftale III i september 2014 og den administrative del af sundhedsaftale III 2015-2018 i november 2014.


Forslaget til den samlede sundhedsaftale skal formelt godkendes i Regionsrådet og kommunerne i regionen forud for indsendelse til godkendelse i Sundhedsstyrelsen.


Den samlede sundhedsaftale skal senest udgangen af januar 2015 være indgået mellem regionen og kommunerne for perioden 2015 – 2018.


Administrationens bemærkninger

Ved en fejl er materialet først modtaget i administrationen så sent, at det ikke har været muligt at behandle sagen politisk i januar.


Administrationen har meddelt regionen, at sagen først forelægges politisk i februar, og at man umiddelbart efter behandling i Social- og Seniorudvalget vil orientere regionen om de foreløbige tilkendegivelser.


Administrationen anbefaler, at den samlede sundhedsaftale godkendes.


Fredensborg Kommune har både i forhold til den politiske del og den administrative del af aftalen haft sagen politisk behandlet og afgivet høringssvar med anbefaling af de to delaftaler.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Sundhedsloven

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Sundhedskoordinationsudvalgets forslag til Sundhedsaftale III 2015-2018 mellem Region Hovedstaden og kommunerne i regionen godkendes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 04-02-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler Social– og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.53 - Procedure for fordeling af flygtninge i år 2015

Sagsnr.: 14/37489

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Social- og Seniorudvalget skal orienteres om den nye foreløbige kvotetildeling af flygtninge til kommunen og tage beslutning om eventuel modtagelse af yderligere flygtninge udover den tildelte kvote.

Sagsfremstilling og økonomi

Kommunernes Landsforening har i skrivelse af den 23. januar 2015 orienteret kommunerne om ændringer i antallet af flygtninge, som kommunerne skal modtage i år 2015.


Udlændingestyrelsen har i december 2014 udmeldt en forhøjelse af landstallet fra 4.000 til foreløbigt 12.000 flygtninge, der skal modtages og boligplaceres i kommunerne i 2015.


I Fredensborg kommune er antallet af flygtninge således ændret fra 20 til 64 personer i  2015.


Fastsættelse af kommunekvoter for 2015 sker efter en proces, hvor kommuner, der ønsker at tage ekstra flygtninge udover den matematiske kvote, melder dette til KL seneste 1. marts 2015. Herefter vil de foreløbigt beregnede kvoter for de kommuner, der ikke ønsker at tage ekstra flygtninge blive genberegnet og meldt ud senest den 1. april 2015.


Normalt er det KKR, der tager stilling til, om der skal indgås frivillig aftale om fordeling mellem kommunerne inden for regionen. Hvis ikke der indgås frivillig aftale indenfor regionen, fastsættes kommunekvoterne af Udlændingestyrelsen på baggrund af en matematisk model, hvor der tages hensyn til antal indbyggere i kommunen, antal udlændinge samt antal familiesammenførte i kalenderåret forud.

I år er det aftalt, at KL beder de kommuner, der ønsker at modtage et større antal flygtninge, end de er forpligtet til efter den matematiske model, om at melde det ind til KL inden den 1. marts 2015.  Herefter vil de foreløbigt beregnede kvoter for de kommuner, der ikke ønsker at tage ekstra flygtninge, blive genberegnet og meldt ud sendes den 1. april 2015.


I forståelsen mellem regeringen og KL er der enighed om, at regeringen vil udmønte 125 mio. kr. til investeringer i kommunerne, og at regeringen vil søge tilslutning til, at der herudover ydes et ekstraordinært integrationstilskud på 200 mio. kr. i 2015.


Tilskuddet på 125 mio. kr. fordeles på baggrund af den andel af flygtninge, som den enkelte kommune modtager udover de i alt 4.000.  Således tager fordelingen højde for, at de kommuner, der vælger at modtage ekstra tilkomne flygtninge, får en økonomisk håndsrækning. Tilskuddet svarer til, at kommunerne modtager ca. 15.600 kr. ekstra pr. flygtning på årsbasis, som følge af den ekstraordinære situation.


Det ekstraordinære integrationstilskud på 200 mio. kr. vil blive fordelt på baggrund af oplysninger om grundtilskud og antal familiesammenførte i 2014. Tilskuddet forventes at blive i størrelsesorden af 8.000 kr. pr. flygtning pr. år.


Da det er administrationens vurdering, at den ekstraordinære kvotetildeling vil give betydelige vanskeligheder i forhold til boligplacering m.v. , kan det ikke anbefales, at  Fredensborg kommune modtager et yderligere antal flygtninge udover den foreløbigt udmeldte kvote på 64 personer.


På Social- og Seniorudvalgets møde i marts kommer der en sag på, der blandt andet indeholder oplæg til boligplacering af de nye flygtninge.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At Social – og Seniorudvalget


·         tager orienteringen til efterretning


·         beslutter at Fredensborg Kommune ikke modtager flere flygtninge end den tildelte kvote

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 04-02-2015

Anbefaler administrationens indstilling, samt at undersøgelse af dispensationsmuligheder for boligplacering afventer aftale mellem KL og regeringen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler Social– og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.54 - Endelig vedtagelse af erhvervsstrategi

Sagsnr.: 14/10918

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Byrådet skal vedtage Fredensborg Kommunes erhvervsstrategi.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet har besluttet, at Fredensborg Kommunes erhvervsindsats skal opprioriteres. På den baggrund har administrationen udarbejdet et udkast til en ny erhvervsstrategi, der fastlægger mål, retning og indsatser i de kommende år. Erhvervsstrategien har været behandlet to gange i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget og i Erhvervsrådet, hvorefter strategien har været sendt offentlig høring. Endvidere har strategien været diskuteret på en stor erhvervskonference den 29. oktober, hvor godt 85 virksomheder deltog.


Selve høringen og tilbagemeldingerne fra erhvervskonferencen giver efter administrationens opfattelse ikke anledning større ændringer af strategien. Hovedparten af høringssvarene anerkender således målsætningerne og indsatserne i strategien. Høringssvarene er uddybet nedenfor og i vedlagte bilag til sagen.


Erhvervsstrategien
Strategien er bygget op om en mission, vision, værdier og tre strategiske målsætninger, hvortil foreslås en række konkrete initiativer og succeskriterier med henblik på at sikre målopfyldelsen.

 

Visionen lyder som følger:

 

Fredensborg Kommune skal være erhvervslivets foretrukne valg ved etablering og drift af virksomhed.

 

Det er helt bevidst, at der arbejdes med en vision, der er meget ambitiøs.  Den skal signalere en ambition om, der altid kan gøres mere for at skabe gode rammer for erhvervslivet.

 

Der er i strategien lagt vægt på nogle grundlæggende værdier, som skal gennemsyre dialogen og den måde kommunen arbejder med erhvervslivet på. Værdierne handler om, at dialogen med erhvervslivet skal foregå i øjenhøjde, at sagsbehandlingen handler om at finde løsninger og at erhvervslivet skal opfattes som en medspiller. En forudsætning herfor er et forstærket fokus på koordinering, imødekommenhed og servicering over for erhvervslivet. Et arbejde der allerede er taget hul på i form af løbende koordineringsmøder mellem Erhvervsservice og andre relevante centre og som allerede har vist sit værd i flere sager.

 

De strategiske målsætninger i strategien skal dels understøtte visionen, dels være retningsgivende for de initiativer, der skal sættes i værk. Samtidig skal de strategiske målsætninger, værdierne og indsatserne understøtte den viden, der er om, hvad erhvervslivet lægger vægt på, når de skal vurdere kommunens erhvervsvenlighed. På den baggrund indeholder strategien følgende målsætninger:

  • Et attraktivt erhvervsklima
  • Fastholde og tiltrække nye virksomheder
  • Et højt kommunalt serviceniveau i forbindelse med sagsbehandling 

 

I tilknytning til målsætningerne foreslås som nævnt en række konkrete initiativer og indsatser. Følgende kan bl.a. fremhæves i en ikke prioriteret rækkefølge:

 

  • Én indgang for erhvervslivet
  • Elektroniske nyhedsbreve til erhvervslivet
  • Velkomstmøder for nye virksomheder
  • Flere virksomhedsbesøg
  • Etablering af iværksættermiljø
  • Vejledende sagsbehandlingstider
  • Prioritering af bedre rammer for erhvervslivet – f.eks. gennem justeringer af lokalplaner
  • Tættere samarbejde med Væksthus Hovedstaden

 

Ved siden af den lokale dimension rummer strategien også en mere regional dimension. Helt konkret at det regionale samarbejde om at skabe vækst og arbejdspladser skal styrkes ud fra betragtningen om, at det kommer alle til gode, hvis Hovedstadsregionen generelt klarer sig godt. Fredensborg Kommune skal derfor arbejde positivt for at understøtte denne dagsorden. Eksempler på dette er den nylige beslutning om at etablere et fælles EU-kontor i Bruxelles og beslutningen om at etablere et fælles modtageapparat over for udenlandske delegationer.

   

Høringssvar og forslag til ændringer af strategien

Der er indkommet høringssvar fra Dansk Byggeri, Dansk Industri, Væksthus Hovedstaden, den socialdemokratiske byrådsgruppe i Fredensborg og Jens Graff. Derudover har der været arbejdet med strategien på erhvervskonferencen, som har givet nogle pejlemærker i relation til eventuelle justeringer heraf.


Helt overordnet er der i høringssvarende stor opbakning til målsætningerne og indsatserne i strategien.


Et emne der går igen i høringssvarene er ønsket om, at gebyrer og afgifter nedsættes eller helt fjernes. Der indgår allerede i den Erhvervs- og Turismepolitik som blev vedtaget i 2013 en målsætning om at nedsætte afgifter og gebyrer. Det foreslås derfor ikke at indarbejde det i selve strategien.


Fra Dansk Byggeri og Dansk Industri indgår endvidere et ønske om, at flere kommunale opgaver skal udbydes. Såfremt det skal indgå i strategien bør der være en politisk drøftelse og beslutning herom. Det bemærkes i den forbindelse, at Fredensborg Kommune ligger forholdsvist højt på den kommunale liste for konkurrenceudsættelse.


Væksthus Hovedstaden foreslår en strategi for fastholdelse af de store virksomheder, idet kommunen er sårbar, hvis en af disse flytter. De store virksomheder vil med strategien bliver prioriteret mere end de gør i dag. Det skal ikke mindst ske ved at fokusere på bedre rammer for erhvervslivet og gennem en styrket dialog. Det kunne overvejes at tilbyde og facilitere, at der etableres et netværk for de store virksomheder jf. forslaget nedenfor om at erstatte en erhvervsklub med mere løse netværk.


Jens Gaff og Væksthus Hovedstaden påpeger vigtigheden af fortsat at fokusere på bosætning fordi erhverv og bosætning hænger tæt sammen. Administrationen skal i den forbindelse bemærke, at erhvervsstrategien skal ses i sammenhæng med arbejdet med en 2020-strategi herunder en ny planstrategi. Ambitionerne på erhvervsområdet kommer således til at indgå som et prioriteret tema og i sammenhæng med bosætningssporet i 2020-strategien.


Mange af de øvrige bemærkninger i høringssvarene vil administrationen arbejde videre med herunder ønskerne om en hjemmeside, der i højere grad prioriterer erhvervslivet og de positive erfaringer andre kommuner har haft i forhold til målrettet efteruddannelse af relevante medarbejdere i servicekultur.


På erhvervskonferencen den 29. oktober blev deltagerne i en række work-shops bedt om at forholde sig til en række spørgsmål med relevans for erhvervsstrategien.


I tilbagemeldingerne går spørgsmålet om afgifter og gebyrer igen. En anden tilbagemelding fra deltagerne er, at en formel erhvervsklub som foreslået i strategien måske ikke er det rigtige. Der ønskes i stedet en mere løs struktur, der er mere tema- og netværksbaseret. Det foreslås på den baggrund, at erhvervsstrategien på dette område omformuleres, således at erhvervsklubben erstattes med, at Fredensborg Kommune løbende vil facilitere arrangementer for erhvervslivet med relevante temaer på dagsordenen. Et tema kunne f.eks. være et arrangement om fastholdelse af de store virksomheder jf. Væksthus Hovedstadens ønske om et fokus på dette spørgsmål.


 

Den videre proces 

Når Byrådet har vedtaget den nye erhvervsstrategi vil administrationen udarbejde en egentlig implementeringsplan til forelæggelse i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget. Det vil ske sideløbende med det arbejde, der allerede er i gang med konkret at forberede og gennemføre initiativerne.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Byrådet godkender erhvervsstrategien herunder den foreslåede ændring, hvor erhvervsklubben erstattes af temabaserede arrangementer for erhvervslivet.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 09-12-2014

Sagen udsat. Høringsfristen forlænges til den 10. januar 2015 og sagen behandles på Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalgets møde den 15. januar 2015.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 05-02-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Anbefaler Arbejdsmarkeds – og Erhvervsudvalgets indstilling.

Nr.55 - Orientering

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

-      Orientering om parkeringsforhold mv. ved Louisiana

-      Status på forhandlinger vedr. Hillerød Storcenter

-      Temamøde forud for det kommende byrådsmøde

Nr.56 - Sager behandlet på lukket møde

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Sagsfremstilling og økonomi

Sag nr. 57 ” Salg af Farvergården”


Sag nr. 58 ” Kunstgræsbaner - anlægsøkonomi og valg af

entreprenører”

 

Sag nr. 59 ” Lov om ændring af apotekerloven”

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Sag nr. 57 ” Salg af Farvergården”

Godkender administrationens indstillinger.


Sag nr. 58 ” Kunstgræsbaner - anlægsøkonomi og valg af

entreprenører”

Anbefaler administrationens indstillinger.

 

Sag nr. 59 ” Lov om ændring af apotekerloven”

Anbefaler administrationens indstilling.