Nr.45 - Orientering om åbne og lukkede sager

Sagsnr.: 14/45987

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget har bedt om at få en orientering om behandling af åbne og lukkede sager.

Sagsfremstilling og økonomi

I det daglige arbejde med byråds- og udvalgsdagsordener tales der om ”åbne og lukkede sager”. Dette begreb benyttes dog ikke i styrelsesloven. Her tales alene om, at en sag kan behandles ”for lukkede døre”.


  1. Møder i Byrådet:

Ifølge styrelseslovens § 10, stk. 1 er byrådsmøder offentlige. Det betyder, at alle kan overvære møderne. Kun i ganske særlige situationer kan Byrådet beslutte at behandle en sag for lukkede døre.


Det beror på en konkret vurdering, om en sag kan behandles for lukkede døre. Byrådet må vurdere, om en sag, der af borgmesteren på dagsordensudkastet er foreslået behandlet for lukkede døre, er af en sådan karakter, at behandlingen kan finde sted for lukkede døre. Spørgsmålet om dørlukning kan afgøres for lukkede døre, hvis borgmesteren eller et flertal ønsker det.


Der er sager, som Byrådet ikke lovligt kan beslutte at behandle for lukkede døre. Eksempelvis skal kommune- og lokalplaner, forslag til årsbudget og udpegning af byrådsmedlemmer eller andre til poster behandles for åbne døre.


De sager, som kan begrunde en behandling for lukkede døre, er sager, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.


Samlet set var der i 2014 60 lukkede sager, mens der i 2013 var 15 sager, der blev behandlet lukket.


I Byrådets forretningsorden § 1, stk. 2 er der – ikke udtømmende – oplistet nogle sagstyper, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre.


Det gælder:

  1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
  2. Sager om køb og salg af fast ejendom.
  3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Sager om personlige forhold:

Det forhold at der er tale om en personsag – fx en personalesag – er dog ikke i sig selv tilstrækkeligt til at begrunde, at sagen skal behandles for lukkede døre.


Udtrykket personlige forhold må forstås i overensstemmelse med forvaltningslovens afgrænsning af, hvilke oplysninger om enkeltpersoner, der er fortrolige og dermed omfattet af tavshedspligten.


Efter forvaltningslovens § 27 kan hensynet til enkeltpersoners interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske forhold, begrunde tavshedspligt. Det betyder bl.a., at oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, foreningsmæssige forhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler utvivlsomt er omfattet af tavshedspligten.


Herudover vil fx oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds- uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold efter omstændighederne også kunne være fortrolige.


Eksempel:

Da Byrådet den 24. februar 2014 behandlede sagen om eventuel etablering af en borgerrådgivningsfunktion i kommunen, blev sagen behandlet for åbne døre, da der ikke var fortrolige oplysninger i sagen. Derimod blev sagen om valg af den nuværende borgerrådgiver behandlet for lukkede døre på byrådsmødet den 24. juni 2014, da bl.a. oplysningerne om, hvem der havde ansøgt stillingen, er af fortrolig karakter.  


Sager om køb og salg af fast ejendom:

Ved behandling af sager om køb og salg kan dørene lukkes, hvis det er nødvendigt for at beskytte fortrolige oplysninger, herunder for ikke at sætte kommunen i en dårlig forhandlingssituation.


Når kommunen sælger ejendomme, skal det ske ved udbud, og købstilbud er fortrolige indtil salg har fundet sted, jf. udbudsbekendtgørelsens § 4. De indkomne købstilbud må derfor ikke offentliggøres inden det byrådsmøde, hvor der træffes beslutning om salg. Fortrolighedskravet omfatter købstilbud i deres helhed, således at også navnene på tilbudsgiverne samt størrelsen af de indkomne bud er omfattet. Kravet om fortrolighed skal ses på baggrund af, at det er tilsynsmyndighedernes praksis, at en kommune, der efter udløbet af en bindende frist for tilbudsgivning, men inden salg har fundet sted, har modtaget et tilbud, der ikke blot ubetydeligt overstiger det højeste rettidigt indgivne tilbud, normalt må forkaste de indkomne tilbud. Hvis kommunen fortsat ønsker at afhænde ejendommen, må der herefter etableres et nyt offentligt udbud af ejendommen.


Hvis kommunen overvejer køb af en ejendom, kan det også besluttes at behandle sagen for lukkede døre, da kommunen ellers kan komme i en dårlig forhandlingsposition om pris og andre nærmere vilkår. Modparten skal ikke kunne kigge Byrådet i kortene, ligesom en konkurrent vil kunne overbyde, hvis han kendte kommunens tilbud og forhandlingsudspil.


Eksempler:

Byrådet behandlede den 26. maj 2014 og den 24. juni 2014 sagen om salg af Asminderød Skole for lukkede døre, jf. udbudsbekendtgørelsens krav om fortrolighed.


Byrådet behandlede den 22. december 2014 sagen om salg af Mariehøj 483 og køb af Fasangården. Sagerne var på lukket dagsorden og blev behandlet for lukkede døre, men efterfølgende blev sagerne sat på det åbne referat fra mødet.


Endvidere behandlede Byrådet den 24. november 2014 en sag om køb af Lions Fritidshjem, Johannes Hages Alle 2, Nivå, for lukkede døre.


Forretningshemmeligheder:

Virksomheder er også beskyttet af tavshedspligt. Det gælder, hvis det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til deres interne, herunder økonomiske forhold. Produktionsmetoder eller drifts- og forretningsforhold kan være fortrolige, men er det langt fra altid. Mens kommunen forhandler med en virksomhed om en entreprisekontrakt, er der tavshedspligt om virksomhedens tilbud og lignende, men normalt ikke om den færdige kontrakt.


Eksempel

Byrådet behandlede den 28. oktober 2013 for lukkede døre en sag om valg af totalentreprenør til opførelse af det nye idrætscenter i Humlebæk på baggrund af et udbud.


Hensynet til kommunens forhandlingsposition:

Sager, hvor der indgår oplysninger om det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, kan også behandles for lukkede døre. Som eksempel er de ovennævnte sager om kommunens køb af fast ejendom.


Kommunens modpart under en retssag skal heller ikke kunne læse kommunens overvejelser, hvis oplysningerne vil kunne forringe kommunens forhandlingsposition. 


Eksempel:

Byrådet behandlede den 24. februar 2014 for lukkede døre spørgsmålet, om en byretsdom af 7. februar 2014 om ekspropriation af et areal til anlæg af en cykelsti langs Humlebækvej skulle ankes til Landsretten. I sagen var bl.a. refereret en brevveksling med sagkyndige om kommunens mulighed for at vinde en ankesag, hvilket ville kunne bruges af modparten mod kommunen, hvis sagen blev anket.



  1. Møder i de stående udvalg:

I modsætning til byrådsmøder er udvalgenes møder ikke offentlige, og der er ikke hjemmel til, at udvalget eller Byrådet kan beslutte, at offentligheden skal have adgang til at overvære møderne.


Kommunen har kun pligt til at offentliggøre en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på et udvalgsmøde, jf. styrelseslovens § 20, stk. 7. Den fortegnelse, der skal offentliggøres, er ikke identisk med dagsordenudkastet. En sagsfortegnelse skal dog som minimum indeholde en angivelse af sagernes emne. 


Der er altså ikke et lovkrav om, at dagsordener skal offentliggøres, men kommunen har i lighed med hovedparten af landets øvrige kommuner valgt at offentliggøre udvalgsdagsordenerne.

Når kommunen har valgt at offentliggøre dagsordenerne for udvalgene skal kommunen derfor sørge for, at der ikke hermed offentliggøres fortrolige oplysninger, som dem der er nævnt ovenfor under pkt. A om Byrådet. Det er derfor også relevant for udvalgene at opdele dagsordenteksterne i åbne og lukkede dagsordenpunkter. 


Eksempler:

Økonomiudvalget behandlede den 20. oktober 2014 en sag om alkoholbevilling og bestyrergodkendelse vedrørende Mødestedet i Nivå Center. Sagen var lukket, da den indeholdt oplysninger om virksomhedens forretningsmæssige forhold og enkeltpersoners private forhold. 


Økonomiudvalget behandlede den 20. oktober 2014 en sag vedrørende status på kommunens salg af fast ejendom. Sagen var lukket bl.a. fordi der var anslåede salgspriser på en række af de omhandlede ejendomme og en offentliggørelse heraf kan hindre, at kommunen får den bedst mulige pris ved et salg.


Social- og Seniorudvalget blev den 17. marts 2014 orienteret om en særlig dyr enkeltsag. Sagen var anonymiseret, men personen ville alligevel kunne identificeres med de givne oplysninger, hvorfor sagen var lukket.


Som nævnt er udvalgene ikke forpligtede til at offentliggøre deres dagsordener. Det står således et udvalg frit for at vælge at have en sag på et lukket dagsordenpunkt og alene offentliggøre en overskrift på sagen, også selvom der ikke er fortrolige oplysninger i sagen. Men hvis sagen skal videre til Byrådet, skal sagen behandles for åbne døre i Byrådet, når der ikke er særlige forhold i sagen, som kan begrunde en dørlukning.


Som eksempel kan nævnes Økonomiudvalgets behandling den 17. november 2014 af en lukket sag vedrørende et udkast til et brev til Justitsministeren om ressourcebehov i Nordsjællands Politikreds. Det er kommunens praksis, at sådanne udkast behandles som lukkede sager af hensyn til debatten, men når der er opnået enighed om udkastet bliver sagen åbnet. Økonomiudvalget besluttede således afslutningsvis at åbne sagen.


Et andet eksempel er Økonomiudvalgets behandling den 15. december 2014 af en lukket orienteringssag om Egedalsvænges budgetoverskridelse på op til 169 mio. kr. i en renoveringssag. Man fandt det hensigtsmæssigt, at 3B fik lov til at fremlægge sagen og navnlig en løsningsmodel, og at Økonomiudvalget fik lejlighed til at drøfte kommunens eventuelle reaktion på sagen, inden sagen blev offentlig. Økonomiudvalget besluttede afslutningsvis at åbne sagen. Hvis sagen var gået videre til Byrådet, ville der ikke have været grundlag for at behandle sagen for lukkede døre.

Retsgrundlag

Styrelsesloven, forvaltningsloven og udbudsbekendtgørelsen.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.