Nr.43 - Godkendelse af proces for Gymnastikkens Hus

Sagsnr.: 14/38668

 
Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende proces for afklaring af projekt ”Gymnastikkens Hus”.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I budgetforlig 2014-2017 besluttede Byrådet, at der skal etableres et Gymnastikkens Hus ved Holmegårdshallen i Kokkedal og bevilligede i alt 12 mio. kr. til etableringen af huset.

 

Holmegårdshallen er en kommunal skoleidrætshal ved Kokkedal Skole. Der er etableret et personalesamarbejde omkring driften af fritidsidrætshallen Egedalshallen og skoleidrætshallen Holmegårdshallen. Der er desuden etableret en fælles brugergruppe.

 

Gymnastikkens Hus indbefatter dels en omdannelse af Holmegårdshallen til en gymnastikhal med permanent opstillede gymnastikredskaber, dels en udbygning af Holmegårdshallen med springgrave, trampoliner mv. De afsatte midler var tiltænkt en udbygning på 600 m2., som Nivå Gymnastikforening på daværende tidspunkt anså for minimumskriteriet.

 

Frem til budgetseminaret 2014 ansøgte Nivå Gymnastikforening Fritids- og Idrætsudvalget om en merbevilling til etablering af Gymnastikkens Hus på 7 mio. kr. Nivå Gymnastikforening ønskede med merbevillingen at udbygge med i alt 1.650 m2. Foreningen har i samarbejde med et arkitektfirma udarbejdet et forslag til et udvidet Gymnastikkens Hus. Foreningens prisoverslag på byggeriet er dog væsentligt lavere end administrationens overslag.

 

Prisdifferencen mellem Nivå Gymnastikforenings overslag og kommunens eget blev forelagt Byrådet på budgetseminaret 2014. I budgetforliget 2015-2018 besluttede Byrådet at:

”Anlægsbevillingen til Gymnastikkens Hus i Kokkedal forskydes 1. år. I 2015 er afsat 0,5 mio. kr. til en nærmere afklaring af projektet og finansieringsbehov. Eventuelt udgiftsbehov ud over de i forvejen afsatte 12. mio. kr. kan tilvejebringes af den afsatte fælles pulje til fritidsfaciliteter (jf. punkt 5 i anlægsoversigten)”.

 

Der er fremsat forslag til lokalplan, der gør det muligt at etablere et Gymnastikkens Hus i forbindelse med Holmegårdshallen på op til 1650 m2. Forslaget er i høring fra 8. december 2014 til den 8. februar 2015, hvorefter Byrådet efter fornyet behandling af forslaget kan vedtage lokalplanen endeligt.

 

Prissætning

Nivå Gymnastikforening har udarbejdet tegninger og indretningsplan over et udvidet Gymnastikkens Hus i samarbejde med Pro Arkitekter og anslået udbygningen med priser fra juni 2013. Nivå Gymnastikforenings forslag er således anslået med en brutto kvadratmeterpris på ca. 13.000 kr.

 

I et budgetnotat fra juni 2014 vurderer administrationen på baggrund af kommunens erfaringer ved seneste gennemførte byggerier, at priserne bør justeres. Administrationen vurderer, at man skal arbejde med en brutto kvadratmeterpris på ca. 17.000 kr. Dertil kommer udgifter til ombygninger i den eksisterende hal med bl.a. åbning af gavl, renovering af gulv, tilpasning af tekniske installationer mm.

 

Den store prisdifference demonstrerer vanskelighederne ved at estimere en kvadratmeterpris for ombygningen. Det skyldes ikke mindst at sammenligning med andre byggeriers kvadratmeterpriser er vanskelig, idet der er tale om en ombygning, hvor der bl.a. også er behov for at renovere eksisterende gulv og overflader. Dertil kommer, at et gymnastikhus er et meget specialiseret byggeri, som skal indeholde særlige funktioner fx forskellige typer af springgrave, som vil påvirke kvadratmeterprisen.

 

Administrationen vurderer derfor, at der er behov for at få kvalificeret prissætningen af byggeriet yderligere.

 

Brugernes behov

De primære brugere af Gymnastikkens Hus vil være Nivå Gymnastikforening, Kokkedal Skole og Børnehusene Kokkedal. Her ud over kan der være andre fritidsbrugere og kommunale institutioner.

 

Nivå Gymnastikforening er en af kommunens største idrætsforeninger med knap 900 medlemmer. Foreningen estimerer, at ca. 100 børn og unge fra foreningen rejser til København hver uge for at øve gymnastik og spring i en hal med springgrave og specialiserede gymnastikredskaber. Foreningen har således behov for både fastopstillede redskaber, springgrave og andet specialiseret udstyr for at kunne træne de mange forskellige discipliner og spring på sikker vis. Fastopstillede redskaber er uforenelige med andre typiske halaktiviteter som fx håndbold og badminton. Beslutningen om etablering af et Gymnastikkens Hus i Holmegårdshallen blev således truffet, da det viste sig, at det nye idrætscenter i Humlebæk ikke kunne rumme Nivå Gymnastikforenings særlige behov for fastopstillede redskaber.

 

Kokkedal Skole og Børnehuse har udtrykt opbakning til Gymnastikkens Hus. Både skole og børnehuse er således positive overfor at samarbejde om udnyttelsen af faciliteten. Foreningen har i den sammenhæng tilbudt at hjælpe i forhold til kompetenceudvikling af idrætslærere og pædagoger ved fx at gennemføre gymnastikforløb for elever og børn. Derfor lagde man i starten af 2014 op til at gennemføre et pilotprojekt med fastopstillede redskaber i Holmegårdshallen. Efter en høringsperiode blev det dog besluttet at gøre ordningen permanent. Der har dermed siden maj 2014 været fastopstillede redskaber i hallen, som skolen og børnehusene allerede har gjort sig erfaringer med anvendelsen af. Skolen har i den forbindelse udtrykt vanskeligheder ved at anvende hallen med denne indretning, hvor det er meget sparsomt med gulvplads. Det er god dialog mellem foreningen og skolen om dette og forskellige initiativer er iværksat for at sikre, at skolen også kan anvende faciliteterne i idrætsundervisningen og i den understøttende undervisning.

 

Administrationen vurderer, at der er behov for at få afdækket primærbrugernes behov og ønsker til Gymnastikkens Hus, samt hvordan disse kan forenes og imødekommes.

 

Den videre proces

I løbet af foråret 2015 skal der tilvejebringes et kvalificeret beslutningsgrundlag, hvorpå Byrådet kan træffe beslutning om størrelse, funktioner og budget for Gymnastikkens Hus. Det skal ske gennem en afdækning af brugernes behov og ønsker til huset, samt i hvilket omfang disse kan imødekommes indenfor den afsatte budgetramme på 12 mio. kr.

 

Til det anbefaler administrationen, at der indhentes en ekstern rådgiver, der får til opgave at beregne, hvad der kan bygges indenfor den afsatte budgetramme på 12 mio. kr., samt kalkulere merudgifter ved eventuelle tilvalg af funktioner som fx rytmerum, forskellige typer af spring- og svinggrave og andre pladskrævende redskaber, som brugerne måtte have et ønske om, at huset indeholder. Herudover skal den eksterne rådgiver udarbejde et bud på proces- og tidsplan for etablering af Gymnastikkens Hus, herunder hvilken udbudsform der vil egne sig til projektet. Administrationen varetager desuden, at der foretages screening af byggeforholdene, samt estimere forbrugs- og driftsudgifter ved brugen af det nye hus.

 

Der vil derudover være behov for at lave bruger- og borgerinddragelse for at få afdækket ønsker og behov til huset. Inddragelsen vil bestå af opstartsmøder med den eksterne rådgiver og Nivå Gymnastikforening, Kokkedal Skole og Børnehusene Kokkedal med henblik på at få afdækket, hvad hhv. gymnastikforeningen og skolen/børnehusene har af ønsker og behov til hallen.

 

Der afholdes også en workshop, hvor brugere af hallen, fritidsbrugergruppen i Holmegårds, og Egedalshallen samt salene på skolen, Fritidsforum, Fredensborg Idrætsråd, Kokkedal på Vej, Kokkedal Ungdomsklub, omkringliggende grundejerforeninger, naboer samt andre berørte borgere får mulighed for at viderebringe deres ønsker, behov og eventuelle bekymringer ved etableringen af Gymnastikkens Hus.

 

Til facilitering af brugerinddragelsen anbefaler administrationen, at der indhentes en ekstern rådgiver med erfaring inden for området.

 

Endelig kan man i efteråret 2015, når der er truffet endelig beslutning om størrelse, funktioner og budget for Gymnastikkens Hus, påbegynde udarbejdelsen af et byggeprogram. Byggeprogrammet skal danne grundlag for den efterfølgende udbudsproces.

 

Leverancer:

·         Opstartsmøder og workshop for brugere og interessenter

·         Beslutningsgrundlag med afdækning af brugeres behov samt hvad man kan bygge inden for den eksisterende budgetramme på 12 mio. kr.

·         Projektbeskrivelse for de resterende faser, herunder budget, samt tids- og milepælsplan.

·         Opstart af udarbejdelse af byggeprogram.

 

 

Politisk organisering

Økonomiudvalget har den politiske beslutningskompetence, da det er en kommunal bygning. Fritids- og Idrætsudvalget og Børne- og Skoleudvalget har begge udtaleret vedrørende Gymnastikkens Hus. Fagudvalgene orienteres om arbejdet på udvalgsmøder, og inddrages efter behov. Når projektet overgår til byggefasen forankres projektet i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Ressourcer

Der er afsat 500.000 kr. i 2015 og 11,5 mio. kr. i 2017. De 500.000 kr. bruges dels på ekstern rådgivning i foråret, og dels på den efterfølgende byggeprograms- og udbudsproces.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Administrationen er i tæt dialog med både Nivå Gymnastikforening og Kokkedal Skole.

Indstilling

1. Økonomiudvalget godkender oplæg til proces for Gymnastikkens Hus med udgangspunkt i den afsatte budgetramme godkendes.


2. At Fritids- og Idrætsudvalget tager orienteringen til efterretning.


3. At Børne- og Skoleudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-02-2015

Godkender administrationens indstilling dog således, at afsnittet om den politiske organisering udgår, idet projektet følger den allerede godkendte styringsmodel.