24-08-2015 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen (B)

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Hanne Berg (F)

Afbud

Ingen

Nr.169 - Godkendelse af dagsordenen

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Dagsordenen blev godkendt.

Nr.170 - It redegørelse 2015

Sagsnr.: 14/4101

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget har anmodet om en status på IT driften. Digitalisering- og itchef Thomas Fænø deltager under punktet.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Økonomiudvalget forelægges status på væsentlige indsatser på it og digitaliseringsområdet, herunder antal it sager, fiberring, digital kommunikation (digital post og e-mails), gennemgang af it opsætning og afvikling af folkeskolernes skriftlige afgangsprøver.

 

Digital kommunikation med kommunen: digital post og e-mails

Lov om digital post gjorde det i 2013 obligatorisk for virksomheder og foreninger at have en digital postkasse. 1. november i 2014 blev det obligatorisk for borgere over 15 år. Det fælles landsdækkende mål var, at 80 pct. af al kommunikation mellem borgere og det offentlige foregår digitalt i 2015. Dette mål er nået i Fredensborg kommune, med en tilslutningsprocent på 91,7, hvilket er den 6. højeste i landet.

Anvendelsen af e-mail i kommunen er stadigt stigende, og der vil i forbindelse med en kommende opgradering af vores telefonsystem, blive indført en række redskaber, der skal være med til at mindske forbruget af internet e-mails. F.eks. et ”chat” program, der viser online status og hvor hurtige spørgsmål kan afklares. Det forventes at videomøde vil vinde indpas i kommunen i løbet af 2016, som en nogen sammenhæng vil give mere effektive møder og som vil betyde mindre e-mail korrespondance.

 

Brug af e-mail i Fredensborg kommune over 3 måneder (målt i 2. kvartal):

·         E-mails sendt til eksterne modtagere: 422.040

·         E-mails modtaget fra eksterne: 1.436.928

·         Interne e-mails (inkl. mødebookinger mm): 1.655.340

 

Ved nedbruddet den 27. maj til 2. juni var der 3.647 e-mails, der blev ramt af den periodiske fejl. Antallet af e-mail, der ikke kom frem til eksterne modtagere, var fordelt på 784 afsendere i Fredensborg Kommune. Der blev taget direkte kontakt til de berørte brugere med henblik på genfremsendelse af mails. Der er fortaget foranstaltninger, så en gentagelse ikke opstår.

 

Helpdesk brug i Fredensborg Kommune

I 2013 blev der indkøbt et nyt Helpdesk system (”My IT”), til oprettelse af sager inden for IT, herunder IT bestillinger mm.

 

Brug af Helpdesk (Kun IT sager):

I Helpdesken opereres der med to typer opgaver, It bestilling og IT hændelser.
It bestillinger omfatter alle former for bestilling af it udstyr, mobiltelefoner og Ip telefoner, hjælp til opsætning af it udstyr, brugeroprettelser og brugernedlæggelser på støttesystemer og fagsystemer.

It hændelser opfatter alle former for hjælp til udstyr der fejler, skift af password, fejlmeldinger på støttesystemer, hjælp til fagsystemer.

 

·         IT bestillinger og brugeroprettelser: gns. 400 sager per måned

·         IT fejlmeldinger eller andre serviceopgaver: gns. 150 sager per måned.

 

It bestillinger udgør langt de fleste sager, og det er også disse opgave typer der tager længest tid at udføre. Gennem de seneste 2 år har der været en reduktion på 40%, på sager der kræver servicebesøg på de eksterne institutioner. Dette er den primære årsag til, at support- og driftsteamet når at løse langt de fleste opgaver inden for servicemålet.

95% af alle opgaver bliver løst inden for de servicemål, der er fastsat på den enkelte opgaveløsning.

Herudover modtages der i gennemsnit 90 opkald og direkte henvendelser om dagen, med småsager som f.eks. glemt password, genskabelse af dokumenter, eller andre akutte sager. Vi har stadig et mål om at nedbringe antallet af telefoniske og personlige henvendelser og få flere brugerne til at benytte Helpdesken i stedet. Dels for at have dokumentation på sagerne og dels for at forebygge/overvåge hændelser, der påvirker driften. En sideeffekt er et bedre vidensværktøj til it supporten.

 

Brug af SMS udsendelser

I 2014 blev en SMS løsning taget i brug, som giver brugerne hurtigere besked ved nedbrud eller andre vigtige servicebeskeder. Hver gang der bliver udsendt en SMS, er det efter nøje overvejelse om omfanget af nedbruddet og varigheden af nedbruddet eller vigtigheden af servicebeskeden.

 

Siden 1/3 2015 har der været 13 hændelser, der tilsammen har givet 33 sms udsendelser.

·         4 nedbrud på egne IT systemer, hvoraf 2 af dem ikke berørte alle brugere.

·         4 eksterne strømafbrydelser eller kabelbrud, der har påvirket driften i dele eller hele kommunen.

·         5 annonceringer der har vedrørt systemopgraderinger eller nedlukning i forbindelse med andet vedligehold, f.eks. solcelleanlægget.

 

Oppetider

Oppetid på den grundlæggende it platformen, herunder Citrix er i 2015, 99,91% målt over de sidste 8 måneder. Tallene er korrigeret for de to gange hvor IT ikke var tilgængeligt pga. serviceeftersyn.
Trods de høje dokumenterede oppetider på den grundlæggende it platform, kan de enkelte brugere desværre stadig opleve nedetid. En af grundene er at mange af kommunens it systemer driftes af eksterne leverandører, herunder alle KMD systemer og økonomisystemet (Opus). Derudover kan den enkelte brugers pc/bærbar eller datalinje være nede. Brugerne vil derfor opleve, at it ikke er tilgængelig f.eks. hvis et fagsystem driftes af en ekstern leverandør, som har forsyningsproblemer. Oppetidsmålinger er derfor sjældent retvisende i forhold til den enkelte brugers oplevelse.
Redskaber til at måle oppetid på alle service, er meget omkostningstung, og er derfor ikke implementeret i Fredensborg Kommune. Vi måler kun oppetid via logfiler på operativsystemerne på servere, der driftes af Center for Digitalisering og IT.

Der er planlagt en it brugertilfredshedsundersøgelse primo 2016, som vil blive sammenlignet med it brugertilfredshedsundersøgelsen, der blev gennemført 2014.

 

Modernisering af kommunens fiberring

I 2013 godkendte byrådet en udvidelse og modernisering af fiberringen. Gravearbejdet forløber som planlagt. Siden november 2013 er 31 nye matrikler kommet på kommunens fiberring, sådan at i alt 47 matrikler nu er forbundet. Det forventes, at 64 matrikler er på fiberringen ved udgangen af 2015. Når arbejdet er tilendebragt, er 66 matrikler kommet på og har dermed hurtig og stabil adgang til internet og til kommunens administrative systemer. Herefter kan institutionerne vælge ved egen finansiering at installere trådløse netværk.

 

Skriftlige afgangsprøver på folkeskolerne

Folkeskolernes skriftlige afgangsprøver med brug af skole IT-systemet er forløbet som planlagt. Skolernes IT-vejledere har meldt tilbage, at de kun i ganske få tilfælde oplevede, at eleverne mistede forbindelsen eller havde lange log-in tider.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Økonomiudvalget tog orienteringen til efterretning.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.171 - Halvårsregnskab 2015 (ØK)

Sagsnr.: 15/16867

 

Beslutningstema

Godkendelse af halvårsregnskab 2015.

Sagsfremstilling og økonomi

Som en del af aftalen mellem regeringen og kommunerne skal der udarbejdes et halvårsregnskab som led i en øget lokal økonomiopfølgning i kommunerne.

 

Fredensborg Kommune er som led i et frikommuneforsøg fritaget for tidligere fastsatte formkrav til halvårsregnskabet. Dette sker blandt andet idet Fredensborg Kommune udarbejder budgetrevision 30.06 sammen med halvårsregnskabet og i den forbindelse udarbejdes der bemærkninger til første halve år samt forventninger til det samlede årsregnskab for det pågældende år. Den talmæssige side af halvårsregnskabet skal dog stadig indberettes til Økonomi- og Indenrigsministeriet.

 

Frikommuneforsøget er af Folketinget forlænget til 30.6.2017.


Det forventede regnskab for 2015 fremgår af tabel 1.


 

Korrige-ret budget 2015

Budgetrevision 30.6

Nyt korrigeret budget

Forven-tet over-førsel

Forventet regnskabs-tal

Drift

2.327.705

2.090

2.329.795

0

2.329.795

Finan-siering

-2.432.516

4.944

-2.427.572

0

-2.427.572

Anlæg

104.811

-9.800

95.011

-10.000

85.011


Samlet set er det administrationens forventning pr. 30.6.2015, at regnskab 2015 vil resultere i et mindreforbrug på 12 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Det er forudsat, at tillægsbevillingerne i budgetrevisionen 30/6 og finansieringen heraf godkendes som anbefalet. Det forventede mindre forbrug er alene på anlæg, beløbet forventes overført til 2016.


At der ikke er forventning om mindreforbrug på driften skyldes blandt andet følgende forhold:


  • På handicapområdet er den igangsatte handleplan og yderligere initiativer på området ikke gennemført fuldt ud. Der er for nuværende kun realiseret 12,3 mio. kr., der mangler således at blive realiseret 21,6 mio. Kr. det sidste halve år. Endvidere er der yderligere udfordringer på grund af tilgang af borgere, samlet står området for nuværende med en udfordring på 26,7 mio. kr. 

Det er som følge af aftalen mellem regeringen og kommunerne obligatorisk for kommunerne at udarbejde halvårsregnskab, der skal indberettes til Økonomi- og Indenrigsministeriet.


For en nærmere gennemgang af forventningerne på de enkelte politikområder henvises til bilaget i sagen på samme dagsorden om budgetrevision pr. 30. juni 2015.


Det endelige forventede regnskab som indberettes til Økonomi- og Indenrigsministeriet, vedlægges som bilag.


På baggrund af den lave kassebeholdning og de udfordringer der er beskrevet i dagsorden om budgetrevision 30.6.2015, vil administrationen følge udviklingen i forbruget særligt tæt i 2. halvår. Det anbefales, at der ekstraordinært gennemføres en budgetrevision pr. 31.8.2015.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Håndbog i Økonomistyring.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det forventede regnskab 2015 godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler administrationens indstillinger dog således, at det præciseres, at halvårsregnskabet godkendes.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.172 - Budgetrevision pr. 30.06.15 (Byråd)

Sagsnr.: 15/16867

 

Beslutningstema

Godkendelse af budgetrevision 30. juni 2015 for årene 2015 – 2019.

Sagsfremstilling og økonomi

Budgetrevision pr. 30. juni 2015 omfatter alle politikområder, det vil sige såvel drift, anlæg og finansiering. Herved skabes et helhedsbillede af kommunens budget, forbrug og forventet regnskab for 2015. For god ordens skyld skal det bemærkes, at forventet regnskab er beregnet under forudsætning af godkendelse af de ansøgte bevillinger.


Denne budgetrevision medfører, at der samlet for perioden 2015 – 2019 på driftsområdet ansøges om 4,8 mio. kr., på anlægsområdet lægges 5,8 mio. kr. i kassen og på finansieringsområdet søges om 4,9 mio. kr. Samlet er virkningen af budgetrevisionen , at der over den fireårige budgetperiode sker et kassetræk på 3,9 mio. kr.


Ved denne budgetrevision er indarbejdet Lov- og Cirkulæreprogram for 2015. Lov- og Cirkulæreprogrammet udgør i alt 1,5 mio. kr. fordelt på udvalgte politikområder.


Det samlede resultat af budgetrevisionen fremgår af tabel 1. En mere detaljeret gennemgang af de ansøgte bevillinger (såvel positive som negative) for alle politikområder fremgår af bilag 1.


Tabel 1. Samlet resultat af budgetrevisionen pr. 30/6-15 (1.000 kr.)

2015

2016

2017

2018

2019

Drift

2.090

619

650

681

711

Anlæg

-9.800

1.800

1.100

1.100

0

Finansiering

4.944

0

0

0

0

I alt

-2.766

2.419

1.750

1.781

711

(+ for merudgift/- for mindreudgift)


Drift

På Byrådets møde den 26. maj blev der truffet beslutning om en økonomisk genopretningsplan med blandt andet nye besparelser og indefrysning af overførsler. Hertil kommer, at der i 2016 ikke kan overføres underskud.


For institutioner, der ikke kan overholde budgettet, skal der søges byrådet om dispensation for de strammere overførselsregler.  På skoleområdet har der tidligere været truffet beslutning om, at køb af nye møbler i forbindelse med skolereformen blandt andet blev finansieret gennem midler i 2016 ved at skolerne trak på overførslerne i 2015. Det eller andre særlige omstændigheder kan betyde, at en række institutioner – primært på skoleområdet – får behov for en dispensation for overførselsreglerne (så de kan operere med et mindre underskud inden for 5 pct. grænsen i 2015). Eventuelle dispensationer vil blive taget op ved en ekstra budgetopfølgning. Administrationen vil inden da arbejde på, at merforbrug på nogle institutioner dækkes af mindreforbrug andre steder i organisationen, således at der samlet ikke sker et træk på kassen som følge af eventuelle dispensationer.

 

På ældreområdet forudsætter budgetoverholdelse en række supplerende tiltag, jf. sag herom på Social og Sundhedsudvalgets (SSU) møde i august. Med disse tiltag forventes budgettet at holde.


På Handicap og Socialpsykiatri har der været en yderligere tilgang af borgere/sager svarende til en udgiftsstigning på 5 mio. kr. Det øger udfordringen med at nå i mål med handleplanen allerede i indeværende år. Der er på nuværende tidspunkt realiseret besparelser på 12,3 mio. kr. Den politiske følgegruppe og på SSU’s møde i september vil der blive gjort status på implementeringen af handleplanen og de opnåede besparelser. Der er ikke medtaget merudgifter på områderne i denne budgetrevision. Områderne vil blive behandlet ved den anbefalede ekstraordinære budgetopfølgning.

 

Af tillægsbevillinger på Driftsområdet kan blandt andet nævnes:

 

·         På Politikområde Veje og Trafik lægges der som en konsekvens af forhandlingerne med DONG om overtagelse af vejbelysningen 0,8 mio. kr. i kassen i 2015. Øvrige budgetmæssige konsekvenser er indarbejdet i budgetforhandlingerne for budget 2016 – 2020.

 

·         På Politikområde Kommunale Ejendomme ansøges om en tillægsbevilling på 0,86 mio. kr. da budget til ejendomsskatter de seneste år er blevet udhulet dels på grund af de indarbejdede prioriteringsbidrag og dels på grund af stigende ejendomsskatter. De budgetmæssige konsekvenser for årene 2016 – 2020 er medtaget til budgetforhandlingerne.

 

Af udgiftsneutrale korrektioner på driftsområdet mellem politikområder, skal nævnes:

 

·         Budget til skolebuskørsel i kommunens folkeskoler deles mellem normalområdet og specialområdet. Det er nu konstateret en ændret fordeling af udgiften til kørsel mellem Politikområde Skole og Politikområde Udsatte Børn og Unge. Derfor forslås budgettet til skolebuskørsel omfordelt i overensstemmelse med den ny fordeling af udgifterne.


anlægsområdet reguleres budgettet vedrørende lånefinansierede klimatiltag med i alt 5,8 mio. kr.. Denne regulering modsvares af en tilsvarende regulering på finansieringsområdet. Ligeledes flyttes budget til fejlkoblinger på kloak på 4 mio. kr. fra 2015 til 2016.


Årets resultat, bevillingsreserven mv.

Denne budgetrevision medfører, at der samlet for perioden 2015-2019 tages 3,9 mio. kr. op af kommunekassen. Budgetrevisionens betydning for årets samlede resultat fremgår nedenfor:


Tabel 2. Ændring i resultatet fra vedtaget til korrigeret budget

1.000 kr.

2015

2016

2017

2018

2019

Vedtaget budget

-12.653

-9.859

-10.032

-31.749

-83.537

 

 

 

 

 

 

Tillægsbevillinger:

-52.257

15.360

-39.616

-1.819

-21.707

Annullering af Salg af Niverødgården

-4.140

 

 

 

 

Budgetrevision 30.11.14

40.552

1.648

10.185

3.007

3.318

Likviditetsgenopretning

-26.590

-12.540

-14.540

-11.340

-11.340

Salg af Niverødgården 2.

-2.752

0

0

0

0

Genberegning af forældrebetalingen

-250

0

0

0

0

Placering af det nye plejecenter i Humlebæk

450

-10.000

-14.200

24.200

0

Opfølgning på likviditetsgenopretning (bevillingsreserven)

-12.000

0

0

0

0

Overførsel, drift og anlæg

34.868

0

0

0

0

Hurtig Kassegenopretning

-105.253

36.274

-20.940

-17.565

-13.565

Budgetrevision 30.04.15

22.758

-22

-121

-121

-120

Tillæg 6 til spildevandsplan 2011-20

100

0

0

0

0

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget inden budgetrevision 30.06.15

-64.910

5.501

-49.648

-33.568

-105.244

 

 

 

 

 

 

Budgetrevision 30.06.15

-2.766

2.419

1.750

1.781

711

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget efter budgetrevision 30.06.15

-67.676

7.920

-47.898

-31.787

-104.533

Negativt fortegn er overskud/kasseopbygning. Positivt fortegn er underskud/kassetræk.


Udviklingen i likviditeten, hvis budgetrevisionen gennemføres som indstillet fremgår af figuren nedenfor:


Figur 1: Forventet kassebeholdning  Budget 2015 - 2018 -

             365 glidende gennemsnit

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser af budgetrevisionen fremgår af nedenstående skema.

 

1.000 kr.

2015

2016

2017

2018

2019

Drift

2.090

619

650

681

711

Anlæg

-9.800

1.800

1.100

1.100

0

Finansiering

4.944

0

0

0

0

I alt

-2.766

2.419

1.750

1.781

711

+ for merudgift/- for mindreudgift

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At den samlede budgetrevision pr. 30.06.2015 godkendes, herunder at de samlede ansøgte bevillinger i perioden 2015-2019 på driftsområdet på 4,8 mio. kr., på finansieringsområdet på 4,9 mio. kr. samt på anlægsområdet på -5,8 mio. kr. godkendes som fremlagt.
  2. At der af hensyn til en så retvisende budgetlægning som muligt gennemføres en ekstra budgetopfølgning pr. 31.8.2015.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler administrationens indstillinger.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.173 - Økonomisk orientering - juli 2015

Sagsnr.: 11/20112

 

Beslutningstema

Økonomisk Orientering pr. 31. juli 2015.

Sagsfremstilling og økonomi

Hovedtallene ultimo juli fremgår af tabellen nedenfor


Tabel 1. Økonomisk Orientering ultimo juli 2015

Økonomi (forbrug i procent)

Juli 2014

Juli 2015

Drift

55,2

57,6

Anlæg

37,3

35,9

Likviditet (12 måneders gennemsnit i mio. kr.) 

 

 

Likviditet

37

15,2

Personale (procent)

 

 

Sygefravær

4,9

4,8

Lønforbrug

58,0

57,3


Forbrugsprocenten på driftsbudgettet er ved udgangen af juli 57,6 pct. af budgettet. Det er lidt lavere end ved en ligelig fordeling af budgettet (der vil give en forbrugsprocent på 58,3 pct.), men 2,4 procentpoint højere end på samme tidspunkt sidste år. Det tyder på, at organisationen er udfordret i forhold til årets budgetter.


På anlægsområdet er forbrugsprocenten 35,9 pct., hvilket er lidt lavere end på samme tidspunkt sidste år.

Igennem det meste af 2015 har forbrugsprocenten på driftsbudgettet ligget højere end på samme tidpunkt i 2014 og forskellen er vokset lidt siden maj. I særskilt sag ”Budgetrevision 30/6” er redegjort for at en række områder er udfordret på økonomien.

Likviditeten er ved udgangen af juli 15,2 mio. kr. mod 10,1 mio. kr. ved udgangen af maj. Det er således tydeligt at genopretningspakken pr. 26. maj er begyndt at virke. Fortsætter den nuværende udvikling lineært vil den gennemsnitlige kassebeholdning ultimo året være på 30 mio. kr.



Figur 1 Udvikling i kommunens likviditet frem til 10. august 2015





I tabel 2 vises kommunens bevillingsreserver i perioden 2015 til 2019. Det fremgår af tabellen, at der ikke er bevillingsreserver i 2015.

Tabel 2 Status for kommunens bevillingsreserver

Bevillingsreserver

2015

2016

2017

2018

2019

Driftsreserven

0

14.500

14.500

14.500

14.500

Anlægsreserven

0

10.000

10.000

5.600

10.000


En vigtig parameter for kommunens økonomi er folketallet som fremgår af tabel 3. Folketallet var per 11. august 39.792. Fredensborg kommune har haft en befolkningstilvækst på 53 personer siden årsskiftet. Mens der i første halvår var en vækst i befolkningstallet, så er befolkningen faldet med 88 personer fra juni til august. 

Tabel 3. Folketal i Fredensborg Kommune

 

Primo 2015

10. marts 2015

7. april 2015

5. maj 2015

4. juni 2015

11. august 2015

Folketal

39.739

39.845

39.858

39.859

39.880

39.792

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.174 - Genbesættelse af direktørstilling.

Sagsnr.: 15/22514

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende ansættelsesprocedure og proces for genbesættelse af direktørstilling.

Sagsfremstilling og økonomi

Besættelse af direktørstillingen skal jf. bestemmelserne i § 5 i tjenestemandsregulativet, ske efter offentligt opslag.


Ansættelsen kan ske på tjenestemandsvilkår, åremålsvilkår eller kontraktvilkår efter Byrådets beslutning.


Kontraktansættelse er i dag den foretrukne ansættelsesform ved ansættelse af direktører efter anbefaling fra KL.


Det foreslås derfor, at ansættelsen af direktøren sker på kontraktvilkår, som er samme vilkår, som de 3 øvrige direktører i kommunen.


Proces

I forbindelse med besættelse af direktørstillingen skal det besluttes om rekrutteringsprocessen skal gennemføres ved brug af eksternt rekrutteringsfirma eller internt, hvor Center for Personale og HR bistår i processen.


Såfremt det besluttes at anvende eksternt rekrutteringsfirma vil der blive indhentet tilbud på opgaven fra 2-3 eksterne konsulentfirmaer.


I praksis vil stillingen tidligst kunne genbesættes med virkning fra den 1. november 2015 eller snarest derefter.


Der skal nedsættes et ansættelsesudvalg og administrationen foreslår samme model som ved ansættelse af direktør for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering, hvor ansættelsesudvalget blev nedsat med repræsentanter for Økonomiudvalget, kommunens ledelse og medarbejdere jf. nedenfor.


Ansættelsesudvalget foreslås nedsat med følgende repræsentanter:

  • Borgmester Thomas Lykke Pedersen
  • Formand for Social- og Seniorudvalget Hans Nissen
  • Formand for Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget Thomas Elgaard
  • Et ØK-medlem fra Radikale Venstre, Lars Simonsen
  • Et ØK-medlem fra Konservativt Folkeparti, Ulla Hardy-Hansen
  • Et ØK-medlem fra Socialistisk Folkeparti, Hanne Berg
  • Et ØK-medlem fra Liberal Alliance, Helle Abild Hansen
  • Et ØK-medlem fra Dansk Folkeparti, Flemming Rømer
  • Et ØK-medlem fra Enhedslisten, Henriette Brandt Pedersen
  • Kommunaldirektør Kim Herlev Jørgensen
  • En ledelsesrepræsentant fra direktørområdet
  • To medarbejderrepræsentanter

Ansættelsesudvalget bemyndiges til – evt. i samarbejde med konsulentfirma – at gennemføre ansættelsesforløbet, herunder godkende annonce samt job og personprofil. Ansættelsesudvalget indstiller til Økonomiudvalget, hvem udvalget anbefaler ansat som ny direktør og med baggrund i Økonomiudvalgets indstilling træffer Byrådet beslutning om ansættelse senest på byrådsmødet i november.


Udkast til tidsplan for proces vedhæftes dagsorden.

Retsgrundlag

Tjenestemandsregulativ af 2008 for kommuner indenfor KL’s forhandlingsområde.

Aftale om aflønning af chefer.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At Økonomiudvalget godkender, at


  1. ansættelsesprocedure for ansættelse af direktør igangsættes.

  1. ansættelsesproceduren gennemføres ved hjælp af eksternt rekrutteringsfirma/ internt hvor Center for Personale og HR bistår i processen.

  1. ansættelsen sker på kontraktvilkår.

  1. ansættelsesudvalget sammensættes som foreslået.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Godkender administrationens indstillinger med intern bistand.


Lars Simonsen (B) stemmer imod for så vidt angår indstillingens punkt 2, idet han ønsker ekstern bistand.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.175 - Fredensborg Boligselskab afd. IV - søger lånegaranti

Sagsnr.: 15/19673

 

Beslutningstema

Stillingtagen til låneoptagelse med kommunal garanti til finansiering af individuelle køkkenmoderniseringer.

Sagsfremstilling og økonomi

KAB anmoder i brev af 24. juni 2015 på vegne af Fredensborg Boligselskab, afdeling Niverød IV om tilladelse til at optage lån med kommunal garanti til finansiering af udgifter i forbindelse med individuelle køkkenmoderniseringer.

 

Beboerne har på et afdelingsmøde den 19. marts 2015 vedtaget et forslag om at give mulighed for frivillig individuel udskiftning/renovering af køkken.

 

Boligselskabet oplyser, at de retningslinjer, der er gældende for ordningen indebærer,

 

-      At moderniseringen i et lejemål maksimalt må koste 100.000 kr., som skal inkludere håndværker- og materialeudgifter samt finansieringsomkostninger.

-      At projektet kun må gennemføres i eksisterende rum i boligen og kun i de rum, som p.t. er indrettet til samme formål.

-      At moderniseringerne gennemføres som totalentrepriser, hvor de firmaer, der indgås kontrakter med, forestår samtlige arbejder i forbindelse med moderniseringen.

 

Boligselskabet ansøger om tilladelse til at optage et 20-årigt realkreditlån på 1.500.000 kr. med en anslået fast ydelse på 6,7 % p.a. og med kommunal garanti. Da der ingen friværdi er i bebyggelsen, ansøger boligselskabet om en garanti på 100 % af lånebeløbet. Boligselskabet oplyser, at der pt. afdrages ca. 5,3 mio. kr. om året på afdelingens eksisterende realkreditlån.

 

De beboere, der vælger en frivillig køkkenmodernisering for 100.000 kr. vil kunne påregne en huslejestigning på ca. 558 kr. pr. måned i gennemsnit. Såfremt køkkenmoderniseringen er lige så omfattende i 2- og 3-værelses lejlighederne som i 4-væreleslejlighederne, vil lejeforhøjelserne, hvis lejerne ønsker køkkenmodernisering, udgøre henholdsvis 13%, 8,3% og 7,3%.

 

Byrådet har i juni 2012 givet en tilsvarende tilladelse, dengang omfattende 21 boliger. Endvidere er en tilladelse givet i oktober måned 2012 omfattende 12 køkkenmoderniseringer af ca. 75.000 kr. pr. stk.

 

Niverød IV er opført i 1978 og består af 254 gårdhavehuse.

 

Det bemærkes, at Byrådet kan vælge enten at godkende låneoptagelsen og garantistillelsen eller at afslå. Såfremt Byrådet vælger at afslå, vil afdelingen og beboerne ikke kunne gennemføre de ønskede køkkenmoderniseringer.

Bevilling

Den ansøgte lånegaranti vil ikke påvirke kommunens låneramme.

Retsgrundlag

Almenboligloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At byrådet godkender den ansøgte optagelse af realkreditlån på 1.500.000 kr. til individuelle køkkenmoderniseringer.
  2. At Byrådet erklærer at ville stille garanti for hele lånet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler administrationens indstillinger.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.176 - Evaluering af folketingsvalget.

Sagsnr.: 14/26710

 

Beslutningstema

Evaluering af folketingsvalget den 18. juni 2015 til drøftelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Overordnet.

Folketingsvalget forløb godt i kommunen.


Der var 27.969 stemmeberettigede og 24.503 heraf valgte at stemme.


Valgdeltagelsen var på 87,6%, hvor den ved sidste valg var på 89,85%. Et lille fald som også kunne ses på landsplan. På landsplan var stemmeprocenten denne gang 85,8.



Brevstemmeafgivningen.

Der var 2.442 borgere som valgte at brevstemme inden valget. Ved sidste folketingsvalg modtog vi ca. 2.100 og forrige igen 1.500 brevstemmer. Så

antallet er jævnt stigende og forventes at stige yderligere ved fremtidige valg.


Mange vælgere har valgt at brevstemme på kommunens biblioteker og ser det som en god service, hvorfor det vil være helt naturligt at fastholde dette tilbud til vælgerne fremover også.


Vi har været på besøg hos cirka 300 borgere som har brevstemt i eget hjem eller på plejecentrene.


Rådhuset lange åbningstid til kl. 18 de sidste to uger op til valget blev benyttet af meget få vælgere, mens lørdagsåbent var velbesøgt. Ved fremtidige valg foreslås det kun at have åbent på hverdage til kl. 18.00 den sidste uge op til valget, mens vi fastholder lørdagsåbent de sidste to lørdage inden valget.



Nye initiativer ved valget

For første gang skulle vælgerne sætte deres kryds til venstre på stemmesedlen. Samtidig havde byrådet besluttet at benytte rød kuglepen til at sætte krydset på stemmesedlen. Tilbagemeldingerne med hensyn til at benytte rød kuglepen har været gode – krydset ses bedre ved sortering af stemmesedlerne.


Der har som forsøg været indkøbt to vægte til at veje stemmesedlerne som kontrolvejning og dermed ud fra vægt kunne se antallet af stemmesedler fra en bunke. Det har været en succes og der påtænkes at købe vægte til alle valgsteder til næste valg. Indkøb at vægte kan samtidig give en besparelse ved indkaldelse af færre aftentællere ved fremtidige valg.


Kommunen har også som noget nyt udsendt breve til alle vælgere som er blevet danske statsborgere siden sidste folketingsvalg. Hvor vidt det har givet nogen effekt kan ses ved resultatet af et forskningsprojekt om kortlægning af valgdeltagelsen i kommunen – et projekt som vi har valgt at deltage i.


Analysen om valgdeltagelsen kan samtidig give os et overblik over hvilke boligområder som har en lav valgdeltagelse m.m. og dermed hjælpe os til hvilke initiativer vi eventuelt kan sætte ind ved kommende valg for at højne valgdeltagelsen.


Resultatet af analysen forventes at forelægge i løbet af efteråret.


Valgstederne og bemanding

Fordelingen af valgstyrere og tilforordnede pr. valgsted som blev godkendt at byrådet den 24. november 2014 viste sig for et af partierne (C) at være uhensigtsmæssig. Dette vil blive ændret ved kommende valg.


Der har fra flere valgsteder blevet givet udtryk for, at der godt kunne være færre tilforordnede, mens andre valgsteder har fundet antallet tilpas. Det kan overvejes at nogle af de tilforordnede bliver indkaldt på ”deltid”, samt at man på tidspunkt midt på dagen kun kører med bemanding af ét valgbord.


Samtidig bør det igen overvejes at sammenlægge valgsteder. Flere vælgere går til forkert valgsted i Kokkedal og de to valgsteder ligger meget tæt på hinanden. En sammenlægning vil ikke berøre vælgerne væsentligt og vil kunne give kommunen en økonomisk besparelse.



Valgplakater

Umiddelbart efter der blev udskrevet valg til folketinget orienterede kommunen de opstillede partiers kontaktpersoner om reglerne for ophængning af valgplakater. Valgkampen havde nærmest ikke rundet sit første døgn, før kommunen fik mange henvendelser fra borgere og i særlig grad fra partierne om ulovligt ophængte plakater.

 

Kommunen undersøgte de enkelte henvendelser. Nogle plakater var ulovligt ophængt, men det er vurderingen, at flertallet af de plakater, som blev anmeldt som ulovligt ophængt, dog opfyldte reglerne.

 

Mængden af henvendelser om ulovlige plakater synes at kunne tilskrives, at både borgere og repræsentanter fra partierne i valgkampens første dage, blev lidt overvældet over den ihærdighed, der blev udvist ved opsætning af plakater. Mængden og ihærdigheden i sig selv gør dog ikke opsætningen ulovlig og efter noget tid synes valgplakatsituationen at finde et naturligt leje.

 

Fra kommunens side opfordres til, at sætte sig ind i reglerne om ophængning af valgplakater, når valget udskrives og, at der udvises lidt omtanke i forhold til, hvordan ophængningen mest hensigtsmæssigt kan finde sted, også i forhold til det samlede synsindtryk, der efterlades.

 

 

Kommende folkeafstemning.

I slutningen af 2015 eller i første kvartal 2016 forventes at komme en folkeafstemning om EU-retsforbehold.

 

Der vil i løbet af efteråret blive forelagt en sag til politisk behandling om forslag til forsøg med sammenlægning af valgsteder samt øvrige beslutninger vedrørende afholdelse af folkeafstemningen.

Bevilling

De samlede udgifter til valget forventes at kunne holdes indenfor det afsatte budget.

Kompetence

Byådet.

Indstilling

  1. At evalueringen tages til efterretning suppleret med Økonomiudvalgets eventuelle bemærkninger.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Orienteringen blev taget til efterretning med de faldne bemærkninger. Økonomiudvalget tilsluttede sig, at der laves forsøg ved det kommede valg om sammenlægning af valgsteder i Kokkedal.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.177 - Verserende retssager

Sagsnr.: 10/53233

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om de retssager kommunen er involveret i.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget har anmodet om løbende at blive orienteret om de retssager kommunen er involveret i.

 

Kommunen er i øjeblikket involveret i følgende 5 retssager:

 

  • Anlæg af cykelsti langs Humlebækvej. Grundejer har anlagt sag mod kommunen for at få underkendt ekspropriation til anlæg af cykelsti. Sagen er anket til Østre Landsret
  • Anlæg af cykelsti langs Lågegyde. Grundejer har anlagt sag mod kommunen med påstand om underkendelse af ekspropriationen helt eller delvist
  • Ophør af driftsoverenskomst. Institution har anlagt sag mod kommunen om betaling af feriepengeforpligtelse m.m.
  • Sag om tilbagebetaling af sygedagpenge. Kommunens afgørelse om tilbagebetaling er stadfæstet af Ankestyrelsen. Borgeren har stævnet kommunen.
  • Konkursboet efter leverandør har stævnet kommunen for manglende betaling for udført arbejde. Kommunen anser arbejdet for yderst mangelfuldt og har tilbageholdt betaling jf. kontrakten.

Sagerne er mere uddybende beskrevet i vedlagte lukkede bilag.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Orienteringen blev taget til efterretning.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Bilag

Nr.178 - Kongevejen 21 i Fredensborg, endelig vedtagelse af lokalplan F112

Sagsnr.: 14/16302

 

Beslutningstema

Endelig vedtagelse af lokalplan F112 for Kongevejen 21 i Fredensborg.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog på møde den 30. marts 2015 at fremlægge forslag til lokalplan F112 for Kongevejen 21 i Fredensborg i offentlig høring.


Høringsperioden var fra den 13. april til den 24. juni 2015, og der blev afholdt borgermøde den 21. maj 2015. I høringsperioden indkom 6 høringssvar. I forlængelse af høringsperioden har kommunen endvidere modtaget kommentarer til høringssvarene/indsigelse fra områdets projektudvikler/ejer.


Lokalplanens baggrund

Kongevejen 21 i Fredensborg har ikke tidligere været en del af en lokalplan, men er omfattet af kommuneplanens rammeområde FE04 til erhverv. Byrådet besluttede den 26. januar 2015 at fremlægge tillæg nr. 9 til Kommuneplan 2013 for Kongevejen 21 i offentlig høring. Med Kommuneplantillægget ændres områdets anvendelse fra erhverv til boligformål som forudsætning for nærværende forslag til lokalplan F112 for Kongevejen 21.

 

Lokalplanforslaget er udarbejdet i samarbejde med ejers rådgiver.


Høringssvar fra naboer mv.

Som angivet ovenfor har kommunen modtaget 6 høringssvar fra borgere og foreninger i høringsperioden. De 6 høringssvar er fra Asminderød Boligselskab, Toftevænget, Lis Grete Møller, Palle Marcher, Cyklistforbundet, Danmarks Naturfredningsforening og Agenda 21 foreningen. Derudover har kommunen som nævnt modtaget kommentarer til høringssvarene/indsigelse fra projektudvikler/ejer Christian Fischer.


Høringssvar/kommentarer omhandler følgende forhold:


  • Kirkebyggelinje
  • Skygge- og indbliksgener
  • Bebyggelsens omfang
  • Udvendige antenner
  • Forhold for cykelister
  • Bæredygtighed
  • Grundejerforening

Høringssvar, resumé af høringssvarene og administrationens kommentarer til disse fremgår af bilag.


Administrationens ændringsforslag til lokalplan F112

På baggrund af de indkomne høringssvar/kommentarer anbefaler administrationen følgende ændringer i lokalplan F112:

 

(Ændring i kursiv)


Kirkebyggelinjen


  1. At redegørelsen om lokalplanens forhold til anden lovgivning suppleres med følgende afsnit: ”Tilladelse fra anden myndighed – Lokalplanområdet er omfattet af kirkebyggelinje afkastet fra Asminderød Kirke. Jævnfør Naturbeskyttelsesloven § 19 må der ikke opføres bebyggelse med en højde over 8,5 meter inden for en afstand af 300 meter fra en kirke. En udnyttelse af lokalplanens mulighed for byggeri med en tagfodshøjde på 9 meter og opførelse af mobilmast vil således forudsætte dispensation fra kirkebyggelinjen.

 

Det fremgår af Naturbeskyttelseslovens § 19, at der kan dispenseres fra kirkebyggelinjen, hvis den nye bebyggelse ikke forringer den landskabelige sammenhæng mellem kirken og dens omgivelser. Kongevejen 21 er beliggende ca. 160 meter fra Asminderød Kirke og er adskilt af et boligområde og en erhvervsejendom med trælast. Hovedparten af lokalplanområdet har et terræn som er ca. 3-4 meter under den syd og øst for beliggende trælast og boligbebyggelse.”


  1. At § 6 stk. 7 tilføjes: ”(Opsætning af mast med en højde over 8,5 meter forudsætter dispensation fra Naturbeskyttelseslovens § 19 om kirkebyggelinjen.)”

  1. At § 7 stk. 2 tilføjes: ”(Byggeri med en højde over 8,5 meter forudsætter dispensation fra Naturbeskyttelseslovens § 19 om kirkebyggelinjen.)”

Skygge- og indbliksgener


  1. At § 7, stk. 2 tilføjes: ”For byggefelt A og B gælder, at bygninger i en zone på 20 m fra lokalplanområdets nordlige skel (mod matr.nr. 7cb) maksimalt må opføres i 2 etager.”

  1. At § 7, stk. 4 ændres for så vidt angår etagearealet for de enkelte byggefelter således, at maks. etageareal for byggefelt A ændres fra 2000 m2 til 1800 m2 og maks. etageareal for byggefelt E fra 1600 m2 til 1800 m2.

  1. At § 7 tilføjes ny bestemmelse stk. 6: ”Facader i første række mod det nordlige skel (mod matr.nr. 7cb) i Byggefelt A, B, C må højest udgøre 30 % af det enkelte byggefelts længde.”

  1. At § 10 tilføjes ny bestemmelse stk. 9: ”Den delvis åbne beplantning bestående af træer og buske i lokalplanområdets nordlige skel skal fastholdes.”

Udvendige antenner

 

  1. At § 6, stk. 1 omhandlende forbud mod opsætning af individuelle antenner, paraboler eller lignende på bygninger udgår af lokalplanen.

Bæredygtighed


  1. At § 6, stk. 2 ændres til: ”Solenergianlæg kan opsættes på dele af bygningernes tagflader under forudsætning af, at anlægget ikke har reflekterende overflader (se endvidere § 8, stk. 2).

  1. At § 8, stk2 tilføjes: ”Jf. § 6, stk. 2 kan der opsættes solenergianlæg på dele af bygningernes tagflader under forudsætning af, at anlægget ikke har reflekterende overflader.

 

Hvis solenergianlægget integreres i tagfladen som del af tagbeklædningen, kan solenergianlægget dog dække hele tagfladen.”


  1. At § 9, stk. 2 omhandlende krav om etablering af anlæg til opsamling af tagvand til brug for toiletskyl og tøjvask udgår af lokalplanen.

Grundejerforening


  1. At § 11, stk. 4 ændres til: ”Grundejerforeningen skal oprettes senest, når 50 % af boligerne er solgt”.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Beslutning om endelig vedtagelse af lokalplan F112 vil blive annonceret på kommunens hjemmeside.

Indstilling

  1. At lokalplan F112 for Kongevejen 21 i Fredensborg vedtages endeligt med de ændringer, som administrationen anbefaler i sagsfremstillingen.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 11-08-2015

V stillede forslag om, at der maksimalt må bebygges i 2 etager.


For stemte 2: V


I mod stemte 6: A, B, F og O.


Udvalget anbefalede derefter administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling efter afstemning:


V stillede forslag om, at der maksimalt må bebygges i 2 etager.


For stemte 3: V, C og Per Frost Henriksen (A)


I mod stemte 7: A, B, F, I,  O og Ø.


Udvalget anbefalede derefter administrationens indstilling.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.179 - Forslag til aflysning af Lokalplan F8

Sagsnr.: 15/11745

 

Beslutningstema

Vedtagelse af forslag til aflysning af lokalplan F8 for et område til posthus i Fredensborg.

Sagsfremstilling og økonomi

Plan-, Klima- og Miljøudvalget behandlede den 2. juni 2015 en sag om aflysning af lokalplan F8 for et område til posthus i Fredensborg. Udvalget besluttede at administrationen udarbejder et forslag til aflysning af lokalplan F8 i sin helhed.


Forslag F113 til aflysning af lokalplan F8 for et område til posthus i Fredensborg er vedlagt som bilag 1.


Tekst fra sagsfremstilling ved udvalgets behandling af sagen den 2 juni 2015.

Post Danmark har anmodet Fredensborg Kommune om, at den gældende lokalplan F8 samt tillæg hertil aflyses:

 

Tiden er løbet fra lokalplanen, posthus bliver det ikke igen. Ejendommen kan naturligvis anvendes til offentligt formål, men da kommunen ikke har henvendt sig vedr. ejendommen, er det nok ikke realistisk. Lokalplanen har derfor ingen værdi og bør aflyses.”


Ejendommen

Det tidligere posthus ligger på Post Danmarks ejendom matr. nr.69a, Asminderød By, Asminderød beliggende Helsingørsvej 2 i Fredensborg. Ejendommen udgør et areal på 2239 m2, hvoraf den eksisterende bygning er noteret med et bygningsareal på 1080m2. På ejendommen findes 10-15 parkeringspladser. Ejendommen er centralt placeret ud til statsvejen A6.


De planmæssige rammer i dag

Ejendommen er i dag omfattet af Lokalplan F08 som kun giver mulighed for at anvende ejendommen til posthus. Enhver ny anvendelse vil således være i strid med lokalplan F08. Det skal dog bemærkes, at lokalplanen giver mulighed for liberalt erhverv på 1.salen. Ejendommen er jf. retningslinje 1.3.12. i Kommuneplan 2013 en del af bymidten og er udlagt til centerområde, således kan en lang række anvendelser principielt være aktuelle på stedet.

 

Planlovens § 33 giver Fredensborg Kommune mulighed for at aflyse en lokalplan uden at vedtage en ny. I så tilfælde gælder alene kommuneplanens rammer. Nogle typer anvendelser vil herefter ikke kræve yderligere regulering. Da Fredensborg Kommune er frikommune kan kommunen desuden - på baggrund af en konkret vurdering af omfanget af en ny anvendelse - vælge at regulere denne ved en ”byzonetilladelse” frem for en ny lokalplan.

 

Posthuset er beliggende i rammeområde FC 04 jf. Kommuneplan 2013:

 

 

Området mellem Helsingørsvej og Stationsvej øst for Jernbanegade

Anvendelse

 

Bycenter

Max bebyggelsesprocent

50 % for den enkelte ejendom

Max højde

3 etager

Andet

Områdets anvendelse fastsættes til centerformål – butikker, liberale erhverv, institutioner, p-pladser samt boligbebyggelse

Karakteristiske bygninger skal bevares

De særlige kvaliteter i området skal bevares

Se også

Retningslinje 1.3.13, 1.3.15 og 1.3.16 i afsnit 1.3 Centerstruktur

 

Generelt om aflysning af lokalplaner

Når et område lokalplanlægges, fastlægges der i lokalplanen bestemmelser om formål og anvendelse af området. Hvis der ønskes en ændring af et områdes anvendelse, skal der som hovedregel udarbejdes en ny lokalplan for at ændre anvendelsen. Byrådet har dog mulighed for, jf. Planlovens § 33, at aflyse dele af eller hele lokalplanen, når planlægningen for området ikke længere findes nødvendig eller ikke er tidssvarende. Herefter gælder så alene kommuneplanens rammebestemmelser for området. Der gælder de samme procedurekrav som ved udarbejdelse af en ny lokalplan, hvilket bl.a. vil sige at et forslag om aflysning skal i 8 ugers høring.

 

Generelt om byzonetilladelser

Fredensborg Kommune kan, jf. frikommunelovens § 24, fravige kravet i planlovens § 13 om udarbejdelse af lokalplan ved nærmere bestemte byggearbejder m.v. når det vedrører begrænsede ændringer på enkeltejendomme i byzone. Kommunen kan i stedet meddele en ”byzonetilladelse”.

 

Denne kan finde anvendelse når der:

 

·         på den ene side er tale om en væsentlig ændring af det bestående miljø, hvorfor offentligheden og naboer bør høres og der

·         på den anden side er tale om et projekt for en enkeltejendom i byzone, og der i højere grad er tale om udvidet byggesagsbehandling end egentlig planlægning

 

I så fald kan projektet gennemføres som en byzonetilladelse efter lov om frikommuner, hvor det konkrete projekt efter politisk vedtagelse sendes i en 14 dages offentlig høring og derefter vedtages endeligt. Beslutningskompetencen for byzonetilladelser ligger i Plan-,Miljø- og Klimaudvalget.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planlovens § 33 om aflysning af lokalplaner (stk. 1 nr. 2)

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Lokalplanforslaget fremlægges til offentlig høring i 8 uger.

Indstilling

  1. At Forslag F113 til aflysning af lokalplan F8 for et område til posthus iFredensborgvedtages til offentlig fremlæggelse.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 11-08-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.180 - Planmæssige rammer for udbud og salg af Lindelyvej 14

Sagsnr.: 15/17517

 

Beslutningstema

Udvalget skal tage stilling til de planmæssige rammer for udbud og salg af kommunalt areal på Lindelyvej 14 til boligformål.

Sagsfremstilling og økonomi

Området

Ejendommen er beliggende på Lindelyvej 14, matr. nr. 2e, Endrup By, Asminderød. Området ligger centralt og stationsnært i den østlige del af Fredensborg By. På grunden – nærmest Lindelyvej - har der tidligere ligget en kommunal ejendom med 4 lejligheder. Huset er nu revet ned og grunden fremstår med tæt bevoksning på det jævnt skrånende terræn som falder ned mod en lavning med periodevis vandspejl og elletræer i grundens sydøstlige hjørne. Terrænnet falder 4 meter fra det højeste punkt nærmest Lindelyvej og ned til lavningen.

 

Det samlede grundareal er 6515 m2. (se oversigtskort – bilag 1)

 

Nærområdet

Mod nord på den modsatte side af Lindelyvej – i forhold til det udbudte areal - ligger Blindecentret Bredegård. Mod øst grænser området op til hovedcykelstien der forbinder Endrup Skole i nord med det grønne bælte fra Fredensborg Hallen til Skolen ved Vilhelmsro i syd. På østsiden af cykelstien grænser området op til et grønt skovbevokset bælte ud mod det åbne land samt en privat bolig i landzone på Lindelyvej 15. Området syd for grunden består af blandet villabebyggelse på Bøgelyvej og en mindre fredsskov. Mod vest grænser området op til Lindegården som er et bosted og dagcenter for udviklingshæmmede.

 

Ejendommen ligger inden for en afstand af ca. 800 meter fra Fredensborg Station.

 

Det nuværende plangrundlag

I kommuneplan 2013 for Fredensborg Kommune er det udbudte område omfattet af rammebestemmelserne for enkeltområde FB 38 ”Boligområde ved Lindelyvej”.

 

Der gælder følgende rammer for indholdet af en kommende lokalplan:

·         Områdets anvendelse fastlægges til tæt-lav boligområde

·         Den maksimale bebyggelsesprocent for området under ét er 40.

·         Den maksimale bygningshøjde er 1 etage med udnyttet tagetage.

·         Bebyggelsen skal opføres som lavenergibebyggelse.

 

Kommuneplanen indeholder en række generelle retningslinjer som fastsætter at det ved planlægning af nye boligområder skal sikres:

·         at der både er adgang til grønne opholds– og legepladser i det nære miljø omkring boligerne og til større natur-, park– eller aktivitetsområder i bydelen, jf. retningslinjer i afsnit 7.2 Grønne områder.

·         at friarealer udformes under hensyn til lokal afvanding af regnvand, jf. retningslinjer i afsnit 7.1 Bæredygtigt byggeri og 7.2 Grønne områder.

·         at bebyggelsen placeres under hensyn til eventuelle særlige landskabelige og/eller biologiske værdier i områderne.

·         at bebyggelse som udgangspunkt skal efterleve kravene i afsnit 7.1 Bæredygtigt byggeri, retningslinje 7.1.2 - 7.1.4.

·         Nye boligområder skal som udgangspunkt planlægges med varierede boligtyper og boligstørrelser.

 

Klimatilpasningsplan 2014-17

Det fremgår af planen, at lavningen i grundens sydøstlige hjørne vil samle regnvand ved kraftig regn og derfor kan denne del ikke udnyttes til bebyggelse.

 

Spildevandsplan 2011-2020

Grunden ligger i kloakopland med separatkloakering. Grunden er således kloakeret til Fredensborg Forsynings kloaksystem. Der er ført stik til spildevand frem til grundgrænsen. Den tidligere bebyggelse har haft lokal afledning af regnvand. Det anbefales at der stilles krav om at der fortsat skal være lokal afledning af regnvand på grunden.

 

Oplæg til det fremtidige plangrundlag

Ved salg skal området omdannes til boligområde i overensstemmelse med Kommuneplan 2013 for Fredensborg Kommune. Omdannelsen fra landzone til boligområde kræver udarbejdelse af en lokalplan samt tillæg til Kommuneplan 2013 ved justering af rammeområde FB38. Køber og Fredensborg kommune udpeger i fællesskab en ekstern byplankonsulent og deler udgifterne forbundet med dette.

 

Grunden er, i kraft af det faldende terræn, meget velegnet til tæt-lav bebyggelse i op til 2 etager fremfor fx åben-lav bebyggelse i et plan, som giver et stort bebygget areal på terrænnet. De enkelte boliger kan forskydes indbyrdes og placeres i grupper der optager terrænspringet og vurderes dermed ikke at dominere de omkringliggende boliger og institutioner der er i 1 etage.

 

Definition af tæt-lav boliger

Betegnelsen tæt-lav boliger svarer til rækkehuse, dobbelthuse, kædehuse, klyngehuse og lignende. Ved tæt-lav boliger forstås beboelsesbygninger, der hver indeholder én bolig til helårsbeboelse, og som er helt eller delvis sammenbygget med én eller flere bygninger af tilsvarende art. Bygningerne kan være i flere etager med lodret og/eller vandret opdeling i boligenheder.

 

Det fremtidige plangrundlag

Administrationen anbefaler at der i tillæg til Kommuneplan 2013, rammeområde FB 38 fastlægges følgende rammer for indholdet af ny lokalplan:

·         Områdets anvendelse fastlægges til tæt-lav boligområde

·         Den maksimale bebyggelsesprocent for området under ét er 40.

·         Den maksimale bygningshøjde er 2 etager.

·         Bebyggelsen skal bestå af 8-12 familieegnede boliger med varierende boligstørrelser.

·         Det maksimale bebyggede areal for boligernes samlede bebyggede areal på grunden fastsættes til 1000 m2

 

Udover kommuneplanens rammer vil der i forbindelse med udarbejdelse af ny lokalplan blive stillet krav til adgangsveje, parkering, bebyggelsens udtryk og disponering, byggelinjer, maksimalt bebygget areal, lokal afledning af regnvand, vedvarende energianlæg samt friarealer (se bilag 2 – Planmæssige rammer for udbud og salg af Lindelyvej 14).

 

Lavenergi

Udvalget skal tage stilling til om der i forbindelse med salget skal tinglyses krav om lavenergibebyggelse på grunden:

 

  • Bebyggelsen skal opføres som lavenergibebyggelse i henhold til enhver tid gældende bygningsreglement. Aktuelt i lavenergiklasse 2015 (BR10).

 

Bedømmelseskriterier

Byrådet besluttede den 29. september 2008, at der i udbudsmaterialet ved salg af kommunal jord eller ejendom, skal stilles krav om at følgende 4 kriterier, som udgangspunkt skal indarbejdes i projekterne:

·          Bæredygtighed, mangfoldighed, arkitektonisk kvalitet og social kontakt.

 

Den kommende køber skal forholde sig til, hvordan de 4 kriterier konkret er indarbejdet i projektet (se bilag 3 – Skema vedr. bedømmelseskriterier).

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser på nuværende stade. 

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At det opstillede planmæssige grundlag jf. bilag 2 ligger til grund for udbud af ejendommen ”Lindelyvej 14”, herunder:
  2. At områdets anvendelse fastlægges til tæt-lav boligområde
  3. At den maksimale bebyggelsesprocent for området under ét er 40.
  4. At den maksimale bygningshøjde er 2 etager.
  5. At bebyggelsen skal bestå af 8-12 familieegnede boliger med varierende boligstørrelser.
  6. At det maksimale bebyggede areal for boligernes samlede bebyggede areal på grunden fastsættes til 1000 m2
  7. At bebyggelsen skal opføres som lavenergibebyggelse i henhold til enhver tid gældende bygningsreglement. Aktuelt i lavenergiklasse 2015 (BR10).
  8. At de indkomne bud bedømmes ud fra de fastsatte bedømmelseskriterier jf. bilag 3 og 4.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 11-08-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Godkender Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.181 - Driftsbudget til Humlebæk Idrætscenter

Sagsnr.: 14/36050

 

Beslutningstema

Der skal tages stilling til driftsbudgettet for Humlebæk Idrætscenter.

Sagsfremstilling og økonomi

Der er afsat 1,528 mio. kr. i 2016 og frem til drift af Humlebæk Idrætscenter og udearealer.


Administrationen har i tidligere sag vurderet og redegjort for, at budgettet til drift af Humlebæk Idrætscenter er lavt og er mindre pr. m2 sammenlignet med de øvrige idrætshaller (sag nr. 181 fra møde i Fritids- og Idrætsudvalget den 3. december 2014).


Administrationen har siden med hjælp fra rådgiver kvalificeret budgettet og beregnet, at den samlede drift og vedligehold beløber sig til 2,722 mio. kr. i 2016 og frem. Der mangler derfor 1,194 mio. kr. i 2016 og frem jf. tabel 1 nedenfor.


Tabel 1: Fordeling af nuværende driftsbudget Humlebæk Idrætscenter (kr.)

Politikom-råde/

Budgetan-svarligt center

Forvente-de drifts-udgifter

Fordeling af budget 2016 og frem*

Difference mellem afsat budget 2016 og forventet forbrug 2016 ved nuværende åbningstid

Difference mellem afsat budget 2016 og forventet forbrug 2016 ved udvidet åbningstid

Pol 5/Center for Kultur, Idræt og Sundhed

1.128.873

633.713

-495.160

-914.484

Pol 4/Center for Kommunale Ejendomme

1.553.052

871.833

-681.219

-681.219

Pol 16/Center for Økonomi og Indkøb

40.000

22.455

-17.545

-17.545

I alt

2.721.925

1.528.000

-1.193.925

-1.613.249

*Hele driftsbudgettet på 1,528 mio. kr. er i dag placeret på pol 5. I budgetrevisionen 30/6-2015 fordeles budgettet jf. tabellen.

 

Tabel 1 viser fordelingen af de forventede driftsudgifter på 2,7 mio. kr. mellem de 3 politikområder. Fordelingen er baseret på udgiftsposternes fordeling på politikområder i forhold til de øvrige haller. De manglende 1,194 mio. kr. fordeler sig på 0,5 mio. kr. på politikområde 5 (primært energiforbrug og indvendig vedligeholdelse) og 0,7 mio. kr. på politikområde 4 (primært rengøring, udvendig vedligeholdelse, udearealer og tekniske installationer). Der ud over har Fritids- og Idrætsudvalget på møde den 3. juni besluttet, at øgede udgifter på estimeret 0,42 mio. kr., som følge af udvidet åbningstid i Humlebæk Idrætscenter i 2016 og frem, skal indgå i en ny drifts- og tilskudsmodel. Det vil øge udfordringen for politikområde 5 til ca. 0,9 mio. kr. årligt.


Det skal bemærkes, at alle beregninger af udgifter til drift og vedligeholdelse af Humlebæk Idrætscenter er behæftet med usikkerhed, da de er baseret på erfaringstal og bedst mulige skøn. Det vil først være efter at idrætscentret har været i drift i et år og tre måneder, at det faktiske forbrug vil vise sig.


Det afsatte beløb til drift af Humlebæk Idrætscenter blev i sin tid fastsat ud fra udgifter til øvrige fritidsidrætshaller i kommunen samt en forventning om at arealet ville blive nogenlunde samme størrelse. Det viste sig dog ved licitation og senere forhandlinger med totalentreprenører, at idrætscentrets faktiske areal er blevet større end forudsat i beregninger, herunder en ekstra tennisbane. Det har samlet betydet en arealforøgelse fra 2860 kvadratmeter til 3800 kvadratmeter svarende til godt 30 pct.


Der kan tilføres flere midler eller der kan ske en omfordeling inden for rammen.


Tabel 2 og 3 nedenfor viser budgettet pr. kvadratmeter for Humlebæk Idrætscenter sammenlignet med de øvrige kommunale idrætshaller. Budgetterne der fremgår af tabel 2 og 3, er de budgetter, der indgår i Drifts- og tilskudsmodellen på politikområde 5 - Fritid og Idræt, hvor budget til fx udvendig vedligeholdelse, grundskyld og ejendomsskatter ikke indgår. Dette er forklaringen på, at tallet i tabel 2 vedr. Humlebæk Idrætscenter er 1,6 mio. kr. (forventet forbrug) og ikke 2,7 mio. kr., som det fremgår i tabel 1.


Tabel 2: Budget pr. kvadratmeter ved opskrivning af budget til Humlebæk Idrætscenter

Idrætshal

Budget 2016 (kr.)

Kvadratmeter

Budget pr. kvadratmeter (kr.)

Fredensborg Hallen

960.000

2.286

420

Gl. Humlebæk Hal

995.000

1.474

675

Egedalshallen

1.249.000

2.698

463

Humlebæk Idrætscenter*

1.630.473

3.800

429

I alt

4.834.473

10.258

471

*Forventet forbrug 2016 i stedet for afsat budget 2016


Tabel 2 sammenligner budgettet pr. kvadratmeter for de 4 kommunale idrætshaller såfremt budgettet til Humlebæk Idrætscenter opskrives med 1,2 mio. kr. til samlet 2,7 mio. kr. Tabellen viser, at ved en opskrivning af budgettet til Humlebæk Idrætscenter, vil budgettet pr. kvadratmeter (for det budget, der er en del af drifts- og tilskudsmodellen) være på niveau med det budget, der er afsat til de øvrige idrætshaller.


Tabel 3: Budget pr. kvadratmeter ved nuværende budget til Humlebæk Idrætscenter

Idrætshal

Budget 2016 (kr.)

Kvadratmeter

Budget pr. kvadratmeter (kr.)

Fredensborg Hallen

960.000

2.286

420

Gl. Humlebæk Hal

995.000

1.474

675

Egedalshallen

1.249.000

2.698

463

Humlebæk Idrætscenter*

914.695

3.800

241

I alt

4.118.695

10.258

402

*Budget 2016 er 44 pct. lavere end forventet forbrug 2016 (1,6 mio kr.)


Tabel 3 sammenligner budget pr. kvadratmeter for de 4 kommunale idrætshaller såfremt budgettet til Humlebæk Idrætscenter ikke opskrives. Tabellen viser, at kvadratmeterprisen vil være markant lavere for Humlebæk Idrætscenter sammenlignet med de øvrige kommunale idrætshaller.


Ens serviceniveau

Der er i dag en ulig fordeling af midler til fritidsidrætshallerne, som det fremgår af tabel 2 og 3. En ulig fordeling af midlerne i dag kommer blandt andet til udtryk ved forskelligt serviceniveau i hallerne i forhold til fx bemanding, åbningstider, vedligeholdelse m.v. Dette skyldes snarere historiske forhold og aftaler end objektive forhold. Ved at fastholde det lave driftsbudget til Humlebæk Idrætscenter vil uligheden i serviceniveau blandt hallerne blive endnu større.


Administrationen har fået bemyndigelse af Fritids- og Idrætsudvalget med inddragelse af brugerne til at udvikle og komme med løsningsforslag til en ny drifts- og tilskudsmodel til fritidsidrætshallerne i efteråret 2015. Den nye tilskudsmodel skal sikre en mere lige og tidssvarende fordeling af midler, således at der bliver et mere ens serviceniveau for alle hallerne. Der ud over er formålet at skabe incitament til mere aktivitet og bedre udnyttelse af idrætshallerne, for at efterkomme efterspørgsel efter øget aktivitet og mere træningstid samt imødekomme nye træningstendenser.


Administrationen vurderer, at finansieringen til den manglende drift af Humlebæk Idrætscenter, for så vidt angår politiområde 5, kan findes ved en omfordeling af midler inden for rammen af tilskud til fritidsidrætshallerne. Det kan således ske ved harmonisering af serviceniveau og omprioritering i forhold til udgifter til fx bemanding, rengøring, indvendig vedligeholdelse, åbningstider og/eller faktisk brug.


Vedligeholdelse af kommunale bygninger

Ud over udgifter i henhold til drifts- og tilskudsmodel til fritidsidrætshaller er der andre udgifter ved drift af idrætshaller, der varierer i forhold til lokale forhold, fx grundskyld, ejendomsskatter og udvendig vedligeholdelse.


Disse udgifter finansieres af den afsatte drifts- og vedligeholdelsespulje til alle kommunale bygninger på politikområde 4. Der vil således ske en serviceforringelse for alle bygninger, hvis finansiering af Humlebæk Idrætscenter skal finansieres af denne pulje uden at flere midler tilføjes.


Administrationens anbefaling

Administrationen anbefaler, at den manglende finansiering til Humlebæk Idrætscenter fra 2016 og frem sker inden for områdernes ramme. Dels ved en harmonisering af serviceniveau og omprioritering af tilskud til fritidsidrætshallerne på politikområde 5. Harmoniseringen og omprioriteringen vil indgå i den nye drift- og tilskudsmodel, således at brugerne inddrages og høres herom inden en endelig politisk godkendelse af en ny drifts- og tilskudsmodel. Dels fra drifts- og vedligeholdelsespuljen på politikområde 4.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.


Plan- Miljø- og Klimaudvalget anbefaler overfor Økonomiudvalget i forhold til politikområde 4 og Fritids- og Idrætsudvalget i forhold til politikområde 5.  

Indstilling

  1. At finansieringen af det manglende drifts- og vedligeholdelsesbudget til Humlebæk Idrætscenter sker inden for områdernes ramme.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 11-08-2015

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 12-08-2015

Til brug for udvalgets behandling forelå breve fra Humlebæk Hallen v/ formand Lars La Cour og fra Fredensborg Idrætsråd.


Fritids- og Idrætsudvalget anbefaler administrationens indstilling.


Udvalget bemærker, at beslutningen sikrer driftsfinansiering af Humlebæk Idrætscenter fra 2016, og at en ny model for fordeling af tilskud til hallerne inklusiv Humlebæk Idrætscenter vil blive udarbejdet og sendt i høring inden endelig vedtagelse.


Bemærkninger fra Forebyggelsesrådet indgik i behandling af sagen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Godkender Fritids– og Idrætsudvalgets og Plan-, Miljø-, og Klimaudvalgets indstilling.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.182 - Fælles brug af Holmegårdshallen frem til etableringen af Gymnastikkens Hus

Sagsnr.: 14/38668

 

Beslutningstema

Udvalget skal træffe beslutning om den fremtidige brug af Holmegårdshallen.


Administrationen har på Børne- og Skoleudvalgets bestilling afholdt to dialogmøder med Kokkedal Skole, Børnehusene Kokkedal og Nivå Gymnastikforening med henblik på at finde en kompromisløsning for den fælles brug af Holmegårdshallen.


Derudover har Fritids- og Idrætsudvalget på udvalgsmøde d. 3. juni 2015 bedt administrationen oplyse, hvordan Kokkedal Skole fordeler sine faciliteter til idrætsundervisning.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I budgetforlig 2014-2017 besluttede Byrådet, at der skal etableres et Gymnastikkens Hus ved Holmegårdshallen i Kokkedal og bevilligede i alt 12 mio. kr. til etableringen af huset.


Fritids- og Idrætsudvalget besluttede herefter i februar 2014 at gennemføre en pilotprojektperiode på 5 uger i maj med fastopstillede redskaber i Holmegårdshallen. Indtil da havde foreningen stillet deres redskaber frem og tilbage til hver undervisningsgang. Samtidig sendte udvalget tidspunktet for en permanent omdannelse af Holmegårdshallen til gymnastikhal med fastopstillede redskaber i høring.


På baggrund af at både Kokkedal Skole og Børnehusene Kokkedal afgav positive høringssvar i forhold til en permanent omdannelse i forbindelse med opstart af skolereformen, besluttede udvalget i maj 2014 at omdanne Holmegårdshallen til gymnastikhal allerede d. 1. august 2014, altså før etableringen af ”Gymnastikkens Hus”. Det har efterfølgende vist sig, at der er divergerende oplevelser af forløbet frem imod høringen, hvilket medførte at skolen og børnehusene misforstod, at høringsbrevet vedrørte en permanent omdannelse.


Der er i løbet af det seneste skoleår gennemført forsøg med samarbejde mellem foreningen, skolen og børnehusene om at benytte faciliteterne i den daglige idrætsundervisning og bevægelsestilbud. Skolen og børnehusene oplyser dog, at det ikke har været muligt at fortsætte, da det har været vanskeligt at finde en løsning der tilgodeser alle parter, affødt bl.a. på grund af manglende midler i budgettet til aflønning af instruktører og oplæring af personale. Skolen og børnehusene kan derfor pt. ikke benytte hallen til deres aktiviteter. Den permanente omdannelse er således en udfordring i forhold til skolens og børnehusenes aktiviteter.


Børne- og Skoleudvalget har på den baggrund i maj 2015 bedt administrationen tage initiativ til afholdelse af dialogmøder med skolen, børnehusene og gymnastikforeningen for at finde en løsning på den fælles brug af hallen frem til etableringen af Gymnastikkens Hus.


Fritids- og Idrætsudvalget har derudover i udvalgets behandling den 3. juni 2015 af sagen om brugerinddragelse og prisestimering af Gymnastikkens Hus bedt administrationen om at oplyse, hvordan Kokkedal Skole fordeler sine faciliteter til idrætsundervisning.


Faciliteter til idrætsundervisning

Som det fremgår af vedlagte notat (bilag 1), har skolen i skoleåret 2014/2015 reelt ikke haft råderet over Holmegårdshallen. Når skolen ikke i tilstrækkeligt omfang har kunnet organisere sine aktiviteter i de øvrige indendørs idrætsfaciliteter, skyldes det, at disse ikke på samme måde som Holmegårdshallen, der indeholder en hal samt to sale i samme bygning, giver mulighed for at gennemføre undervisning for en hel årgang ad gangen.


Skolen oplyser, at idrætsundervisningen og bevægelsesaktiviteter i undervisningen i udgangspunktet altid gennemføres for en hel årgang ad gangen. Pladsen til undervisningen er en afgørende faktor ift. at sikre, at eleverne får et rimeligt og varieret udbytte af undervisningen. I udgangspunktet kalkuleres der med én lærer pr. klasse. Hvor mange lærere, der afsættes, afhænger imidlertid også af flere andre forhold, herunder bl.a. hvor mange lokaliteter, undervisningen skal spredes over for at få tilstrækkeligt med plads, samt hvor sammenhængende lokaliteterne er. Hvis eleverne fordeles på flere, ikke sammenhængende lokaliteter, vil det kræve, at der afsættes flere lærerressourcer til undervisningen.


Hvis skolen ikke kan benytte Holmegårdshallen, må den fordele sine aktiviteter på Egedalshallen med gymnastiksal (mindre sal med spejlbeklædte vægge) og tumlesal (forhal til Egedalshallen) samt de to større sale, der er sammenhængende med Holmegårdshallen. Da de to mindre sale, der er sammenhængende med Egedalshallen er forholdsvis små og ikke egner sig til pladskrævende klassiske boldspil (såsom håndbold og fodbold), og samtidig er placeret langt fra Holmegårdshallens to større sale, vil det kræve, at undervisningen tilføres flere lærerressourcer. Med skolens nuværende økonomi og disponeringer er det ikke muligt at øge antallet af idrætslærere.


Dialogmøder

Der har i løbet af juni været afholdt to dialogmøder omkring den fælles brug af Holmegårdshallen med deltagelse af repræsentanter fra Kokkedal Skole, Nivå Gymnastikforening, Børnehusene Kokkedal samt administrationen (se referat i bilag 2).


Skolen fremlagde på det første møde en række løsningsmodeller, som er blevet drøftet.


Model 1: Opdeling af året

At Holmegårdshallen er ryddet for redskaber i perioden fra 1. oktober til 1. maj. Nivå Gymnastikforening kan i perioden fra 1. maj til 1. oktober fastopstille redskaber i hallen, da skolen kan henlægge undervisningen til udendørsfaciliteterne i denne periode.


Model 2: Opdeling af ugedagene

At hallen benyttes af Kokkedal Skole på tre hverdage (fx mandag-onsdag), og af Nivå Gymnastikforening på to hverdage og weekender (fx torsdag-fredag og lørdag-søndag). Nivå Gymnastikforening kan på de to hverdag og i weekenden lade redskaberne stå fremme i hallen. På de tre hverdage, hvor Kokkedal Skole har råderet over hallen, skal redskaberne fjernes helt.


For Kokkedal Skole skal det være tre hverdage. Det kan dog godt være andre end de foreslåede dage.


Model 3: Opdeling af hallen (2/3)

At Kokkedal Skole får omkring 2/3 af hallen og Nivå Gymnastikforening omkring 1/3, som afskærmes.


Løsningsmodel 4

På møderne har parterne drøftet løsningsmodellerne og arbejdet med at prioritere imellem dem. Begge parter blev således bedt om at prioritere modellerne – først hver for sig uden hensyntagen til den anden part, og dernæst en fælles prioritering.


Hvis Kokkedal Skole skulle pege på den model, der er mest fordelagtigt for skolen alene, peger man på model 1, hvor der kun er fastopstillede redskaber i sommerhalvåret.


Hvis Nivå Gymnastikforening skulle pege på den model, der er mest fordelagtig for foreningen alene, peger man på en model, hvor foreningens aktiviteter flyttes til en ny lokation, hvor man kan have fastopstillede redskaber permanent. Forud for mødet orienterede foreningen administrationen om at man agtede at ansøge om et lejemål på Møllevejen 9 jf. anden sag på denne dagsorden. Vedlagt sagen er henvendelse fra Nivå Gymnastikforening, hvor foreningen beskriver årsagerne til, at det ikke er muligt at gå tilbage til at stille redskaber frem og tilbage (se bilag 3).


Undervejs i drøftelsen udviklede parterne en løsningsmodel, der kombinerer flere af skolens modeller (kaldet model 4). Den fjerde løsningsmodel indebærer, at hallen i vinterhalvåret (oktober-maj) opdeles sådan, at Kokkedal Skole har råderet over halvdelen af hallen tre hverdage om ugen. De resterende dage og i hele sommerhalvåret kan Nivå Gymnastikforening fastopstille redskaber i hele hallen.


Set fra skolens perspektiv er denne model mere vidtgående end de oprindeligt foreslåede modeller, som skolen i udgangspunktet betragtede som minimumsløsninger. Skolen valgte dog at strække sig yderligere, da den ønsker samarbejdet og ser det som et stort aktiv for Kokkedal bysamfund som sådan. Modellen forudsætter for skolen, at der er mulighed for afskærmning af redskaberne.


Trods enighed om at model 4 rummer de løsninger, der gør mindst ondt på begge parter, ønskede Nivå Gymnastikforening ikke at pege på modellen som en fælles kompromisløsning og tilkendegav at man foretrak en politisk stillingtagen.


Administrationens bemærkninger

Administrationen bemærker, at det seneste års erfaringer med permanent opstillede redskaber har vist, at skolen har vanskeligt ved at bruge og organisere undervisningen i Holmegårdshallen, når der er fastopstillede redskaber, og at skolen som konsekvens heraf har været nødsaget til at skubbe for store dele af undervisningen til sommerhalvåret. Samtidig noterer administrationen sig, at skolen i sine løsningsforslag til sambrug har strakt sig vidt for at imødekomme foreningens behov. Administrationen bemærker dog også, at de udfordringer med fastopstillede redskaber som skolen oplever også vil gøre sig gældende i et fremtidigt Gymnastikkens Hus. Som det fremgik af sagen om Gymnastikkens Hus, behandlet på seneste udvalgsmøde, vil ingen af modellerne både kunne imødekomme alle gymnastikforeningens og alle skolens behov.


Administrationen bemærker, at Nivå Gymnastikforening ikke har ønsket at pege på et kompromis, da foreningen ikke ser det som en mulighed at rulle fastopstillingen af redskaber tilbage. Det vil ifølge foreningen bl.a. skabe nogle logistiske udfordringer, når redskaber skal stilles frem og tilbage; det vil gøre det mindre attraktivt at være medlem eller træner i foreningen, og der vil være for lidt opbevaring til redskaber, som der er indkøbt flere af i løbet af året. Administrationen har sideløbende med dialogmøderne også modtaget en ansøgning fra foreningen om lejemål af en anden bygning med henblik på at ombygge denne til gymnastikhal (jf. anden sag på denne dagsorden).


Administrationen ser det således som en forudsætning for sambrug af den eksisterende hal såvel som et kommende Gymnastikkens Hus i Holmegårdshallen, at skolen prioriterer en ny organisering af idrætsundervisningen og opkvalificering af lærerne, der muliggør en bedre udnyttelse af gymnastikfaciliteterne.


Administrationen ser det yderligere som en forudsætning for sambrug af den eksisterende hal såvel som et kommende Gymnastikkens Hus i Holmegårdshallen, at gymnastikforeningen er indstillet på sambrug af faciliteterne og redskaberne, og at skolen får adgang til faciliteterne og til at bruge redskaberne på lige fod med gymnastikforeningen. Det vil sige, at skolen har adgang til at bruge opstillede redskaber i hallen uanset om de er finansieret af Nivå Gymnastikforening eller af Fredensborg Kommune. Redskaberne skal anvendes korrekt så brugernes sikkerhed sikres og så redskaberne ikke ødelægges eller slides ved forkert brug.


Administrationen bemærker, at en afskærmning af redskaberne kan ske ved opsætning af spærrenet, som kan trækkes frem og tilbage og som kendes fra andre af kommunens idrætshaller. Finansieringen af spærrenettet kan ske ved at prioritere uforbrugte midler (tidligere reserveret) fra Fritidspuljen til indkøb og opsætning. Indkøb og opsætning af spærrenet beløber sig til 45.000 kr. Nettet vil også kunne bruges til opdeling af hal og afskærmning ved boldaktiviteter, hvis det besluttes at Gymnastikkens Hus opføres andet sted jf. anden sag på denne dagsorden.


Administrationen ser store fordele for borgerne i at have en gymnastikhal med unikke faciliteter centralt placeret i Kokkedal. Administrationen vurderer også at et vellykket samarbejde mellem skole og børnehuse og gymnastikforeningen kan komme alle parter til gode.


På den baggrund anbefaler administrationen, at løsningsmodel 4, hvor hallen i vinterhalvåret (oktober-maj) opdeles sådan, at Kokkedal Skole har råderet over halvdelen af hallen tre hverdage om ugen, mens Nivå Gymnastikforening kan fastopstille redskaber i hele hallen de resterende dage og i sommerhalvåret, gennemføres. Administrationen anbefaler, at der indkøbes og opsættes spærrenet som understøtter denne model. Modellen er ikke optimal for nogen af parterne, men muliggør et fortsat sambrug af hallen frem mod etableringen af Gymnastikkens Hus.

Kompetence

Fritids- og Idrætsudvalget: beslutningskompetence

Børne- og Skoleudvalget: udtaleret

Kommunikation

Kokkedal Skole, Børnehusene Kokkedal og Nivå Gymnastikforening orienteres om udvalgets beslutning.

Indstilling

  1. At Fritids- og Idrætsudvalget godkender løsningsmodel 4, hvor Holmegårdshallen i vinterhalvåret (oktober-maj) opdeles sådan, at Kokkedal Skole har råderet over halvdelen af hallen tre hverdage om ugen, mens Nivå Gymnastikforening kan fastopstille redskaber i hele hallen de resterende dage og i alle dage i sommerhalvåret.
  2. At Fritids- og Idrætsudvalget godkender at udgifter til afskærmning af gymnastikredskaber finansieres inden for området ved brug af uforbrugte midler fra Fritidspuljen.
  3. At Børne- og Skoleudvalget afgiver deres bemærkninger til sagen.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 10-08-2015



BSU udtaler, at det er en forudsætning, at skolen skal have den fornødne adgang til idrætsfaciliteter i Holmegårdshallen for at leve op til den lovpligtige undervisning i folkeskolereformen. BSU synes, at skolen i forhandlingerne har strakt sig langt. BSU har noteret sig, at Nivå Gymnastikforening ikke har ønsket at pege på en løsning, men har ønsket en politisk stillingtagen til sagen.


På den baggrund kan BSU anbefale model 4, hvor skolen får råderet over halvdelen af hallen tre hverdage om ugen i vinterhalvåret.


BSU ønsker en status på sagen i januar 2016, og tager forbehold for at ændre beslutningen til årsskiftet, såfremt det viser sig at skolen har strakt sig for langt.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 12-08-2015

Fritids- og Idrætsudvalget noterede sig udtalelsen fra Børne- og Skoleudvalget.


Fritids- og Idrætsudvalget vedtog med 8 stemmer for (A, B, C, D, O og Lars Søndergaard (V)) model 4, hvor skolen får råderet over halvdelen af hallen tre hverdage om ugen i perioden fra 1. oktober til 1. maj. Lars Egedal (V) undlod at stemme.


Administrationens indstilling punkt 2 herefter vedtaget.


Nivå Gymnastikforening havde inden mødet fremsendt skema over faciliteter, som indgik i behandling af sagen.


Bemærkninger fra Forebyggelsesrådet indgik i behandling af sagen.


Hossein Armandi (D) begærede sagen i Byrådet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Økonomiudvalget drøftede sagen.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.183 - Aftale om Iværksætterhuset 2016-2018

Sagsnr.: 15/22369

 

Beslutningstema

Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget godkendte på sit møde den 9. juni 2015, at der blev igangsat en proces med henblik på at få en ny aftale for Iværksætterhuset gældende fra 01.01.2016 - 31.12.2018.

 

I nærværende sag forelægges forslag til ny aftale, som den nedsatte styregruppe for Iværksætterhuset har udarbejdet i samarbejde med Væksthuset Hovedstadsregionen. Styregruppen består af én embedsmands repræsentant fra hver kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

9 kommuner i Nordsjælland og Væksthus Hovedstadsregionen indgik den 12. oktober 2012 aftalen om Iværksætterhuset. Aftalen løb fra 1. januar 2013 til 31. december 2014. Efterfølgende er der udarbejdet en allonge gældende for 1. januar 2015 til 31. december 2015.


De 9 kommuner som er med i Iværksætterhuset er: Allerød, Egedal, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Gribskov, Helsingør, Hillerød og Hørsholm. 


Med etableringen af Iværksætterhuset ønskede de 9 kommuner i Nordsjælland at sætte fokus på iværksættere samt styrke et enstrenget og ensartet erhvervsfremmetilbud for kommunernes iværksættere og nystartede virksomheder. Dette for at sikre at iværksættere med vækstpotentiale identificeres og henvises til Væksthuset eller andre relevante aktører, og at iværksætterene får information og vejledning om relevante erhvervsfremmetilbud.


Ny aftale

Den nye aftale indeholder følgende ændringerne:


  1. Kontraktperioden forlænges fra ét til 3 år. Samtidig er det indskrevet i kontrakten, at de 9 kommuner, som kollektivt udgør den ene part og Væksthuset som den anden part, kan ophæve kontrakten med 12 måneders varsel. Enkelte kommuner kan udtræde aftalen med 6 måneders varsel, dog tidligst den 1. januar 2018.

  1. For at sikre relevant tilbud evalueres aktiviteter løbende, således at aktiviteterne kan tilpasses og udvikles, så de giver mest mulig effekt. 

  1. Der er justeret i aftalens aktiviteter, således at Hovedstadens Iværksætterprogram (HIP) bliver en integreret del af Iværksætterhuset inden for den eksisterende budgetramme, idet intentionen i HIP er samstemmende med Iværksætterhusets arbejde og løfter digitalisering på området.

  1. Tilskuddet til Iværksættersætterhuset er fortsat 6 kr. pr. borgere i kommunen. Tilskuddet fremskrives med KLs fremskrivningsprocent for løn og prisudvikling, hvor udgangspunktet er 2014.

  1. Andre kommuner kan deltage ad hoc og i faglige drøftelser i styregruppemøderne

Bevilling

Tillskuddet til Iværksætterhuset er indeholdt i buget for erhverv og turisme.

Retsgrundlag

Loven om erhvervsfremme.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At aftalen for Iværksætterhuset gældende fra 1. januar 2016 til 31. december 2018 godkendes.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 18-08-2015

Anbefaler administrationens indstilling.


Helle Abild Hansen (I) tager forbehold.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Anbefaler Arbejdsmarkeds– og erhvervsudvalgets indstilling.


Fraværende: Thomas Bak (V)

Nr.184 - Orientering

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

-      Den kommende budgetproces, herunder budgetseminaret

-      Valg om EU-forbehold 3. december 2015

Nr.185 - Sager behandlet på lukket møde

Beslutningstema

Sag nr. 186 ”Interessetilkendegivelse for køb af bibliotek og institutioner i Humlebæk Centret”


Sag nr. 187 ”Salg af fast ejendom”


Sag nr. 188 ”Ansøgning om leje af areal til Sørup Ishus”

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-08-2015

Sag nr. 186 ”Interessetilkendegivelse for køb af bibliotek og institutioner i Humlebæk Centret”

Punktet genoptages på det kommende Økonomiudvalgsmøde.

 

Sag nr. 187 ”Salg af fast ejendom”

Godkender administrationens indstillinger.


Sag nr. 188 ”Ansøgning om leje af areal til Sørup Ishus”

Godkender administrationens indstilling nr. 2.