Nr.63 - Beretning vedrørende løbende revision 2013

Sagsnr.: 14/8803

 

Beslutningstema

Godkendelse af revisionens delberetning for regnskab 2013 vedrørende den løbende revision.

Sagsfremstilling og økonomi

Kommunens revision BDO udarbejder for regnskabsåret 2013 to formelle beretninger. Hertil kommer en orientering til det nye byråd om revisionsaftalen.


  1. Delberetning for regnskabsår 2013, behandles i denne sag.
  2. Endelig årsberetning for regnskabsåret 2013 som kommer til politisk behandling i juni. Her vil BDO møde til økonomiudvalgets behandling af sagen.
  3. Orientering om revisionsaftale, behandles også på dette møde.


I delberetningen for regnskabsåret giver revisionen sin vurdering af, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, herunder om kommunens interne forretningsgange, kontrolsystemer m.v. fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes om årets økonomiske dispositioner er i overensstemmelse med byrådets bevillinger, lovgivning m.v.


Det er revisionens vurdering, at der generelt er tilrettelagt gode og hensigtsmæssige forretningsgange for kommunens sagsadministration. Overordnet peger revisionsberetningen således på, at der fortsat fokus på økonomistyringen i organisationen. For bilagsbehandlingen, der i 2012 var særligt udfordret på grund af overgangen til nyt økonomisystem fremhæver revisionen ”Det er vores opfattelse at, kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret”.

 

Delberetningen giver anledning til to bemærkninger:


Første bemærkning vedrører kørselsgodtgørelse ”Vi har påset, at udbetalingen af lønninger og vederlag i alt væsentlighed er korrekt. Det er dog vores vurdering, at dokumentationsgrundlaget for udbetaling af befordringsgodtgørelsen ikke lever op til SKAT’s krav, med hensyn til adresseoplysninger. For grundlaget for udbetaling af skattefrikørselsgodtgørelse lever op til SKATS’s regler, skal rejsens start og slut adresse fremgå af dokumentationen. Det er således ikke tilstrækkeligt at anføre ”fra rådhus til møde”.

 

Administrationen oplyser, at indberetningsskemaer for kørselsgodtgørelse vil bliver vurderet og lokale ledere vil få en reminder om at ”Vejledningen om hvordan kørselsgodtgørelse skal være dokumenteret” skal følges.


Den anden bemærkning er på områder med statsrefusion ”Det er vores vurdering, at områderne med statsrefusion generelt administreres hensigtsmæssigt og betryggende, og at de konstaterede fejl hovedsageligt er af administrativ karakter, og dermed ikke har betydning for borgeren”.

 

Revisionen konstaterer imidlertid at der er flere fejl i sagerne på sagsområderne:


  • Ledighedsydelse
  • Hjælp i særlig tilfælde til integrationspersoner
  • AKL § 34 til høje boligudgifter

Administrationen har på ledighedsydelsesområdet gennemgået alle kontokoder i KMD Aktiv, således at mange af de tidligere fejl på ledighedsydelsesområdet flere år tilbage skulle være minimeret væsentligt.


På området Hjælp i særlig tilfælde til integrationspersoner vil der fremover blive udarbejdet nye arbejdsgange på baggrund af et samarbejde mellem Center for Job og Ydelse og Center for Økonomi og Indkøb.


Administrationen oplyser at de på AKL § 34 har udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse for området, og fejlene vil blive rettet.


I forbindelse med revisionen af årsregnskab 2012 fik Fredensborg Kommune en enkelt bemærkning som vedrørte sociale områder med statsrefusion. ”Det er vores vurdering, at områderne med statsrefusion generelt administreres hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har dog konstateret, at der på sagsområderne revalidering, Ledighedsydelse og integrationsydelse er flere fejl i sagerne.

 

Revisionens konklusion på dette i forbindelse den løbende revision i 2013 er ”at der fortsat er fejl på ovenstående områder” hvilket fremgår af bemærkningen for 2013.


Bemærkningen vedrørende 2012 anses for afsluttet.

Bevilling

Ingen.

Retsgrundlag

Lov om kommunernes styrelse.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.    At det tages til efterretning, at administrationen arbejder for at få styrket arbejdsgangene på de af revisionen nævnte områder.


2.    At delberetningen godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-03-2014

Anbefaler administrationens indstillinger.