19-05-2014 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Ole Bergmann (F)

Afbud

Ingen

19-05-2014 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen

Per Frost Henriksen (A)

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Ole Bergmann (F)

Afbud

Ingen

Nr.114 - Godkendelse af dagsordenen

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Dagsordenen blev godkendt.

Nr.115 - Resultater af bygningsanalyse for Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 13/20432

 

Beslutningstema

Resultaterne af den bygnings- og lokaleoptimeringsanalyse, der er gennemført på bestilling af Økonomiudvalget, forelægges til orientering og drøftelse.


Partner Per Feldthaus fra SIGNAL-arkitekterne, som har gennemført analysen, vil deltage på mødet og præsentere rapporten.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Økonomiudvalget godkendte i september 2013 et kommissorium for en overordnet bygnings- og lokaleanalyse på skole- og dagsinstitutionsområdet samt kultur- og fritidsområdet. Økonomiudvalget fik dengang forelagt sagen som opfølgning på budgetseminaret foråret 2013.

Formålet med analysen var at få et kvalificeret grundlag, som viser, hvordan og hvor meget de kommunale bygninger udnyttes i forhold til det formål, de har. Derudover skal analysen se på, om der i lyset af demografiske ændringer og ændret anvendelse er sket forskydning over årene i forhold til udnyttelsesgraden.

 

I efteråret blev SIGNAL-arkitekterne valgt til opgaven, og de har i februar og marts gennemført analysen. Analysen består dels af en kvantitativ del med nøgletal og udtræk fra lokalebookingsystemer, samt en kvalitativ del med observationsstudier af udvalgte bygninger.

 

Nærværende sagsfremstilling er baseret på rapportens del 1 ”Konklusioner og Anbefalinger”, hvor SIGNAL har fremhævet de resultater, som de finder vigtigst og i forlængelse heraf opstillet en række konklusioner og deraf følgende anbefalinger.

 

 

Resumé af rapportens resultater:

 

Analysen tager afsæt i Fredensborg Kommune som helhed og dernæst i kommunens fire bysamfund Humlebæk, Fredensborg, Kokkedal og Nivå. Karlebo landdistrikt indgår således ikke i analysen.

 

I analysen er der defineret følgende bygningskategorier, som bedst matcher de målgrupper og aktiviteter, som skole- og daginstitutionsområdet samt kultur- og fritidsområdet leverer lokaler til. Der anvendes således følgende bygningskategorier; folkeskoler, og daginstitutioner (0-12 år) og følgende rumtyper: idrætshaller/gymnastiksale på skoler, klasse/mødelokaler (på skoler/fritidshuse/haller) musiklokaler og øvrige fagspecifikke lokaler (fx til undervisning i madlavning).

 

Analysens beregninger baserer sig på nøgletal leveret af Fredensborg Kommune, herunder forbrugsomkostninger i form af el, varme og vand, udtræk fra kommunens lokalebookingsystemer og observationer af den faktiske brug af lokaler og faciliteter i en række udvalgte bygninger.

 

 

Hovedkonklusion:

Analysen af udnyttelsesgraden på daginstitutions- og skoleområdet samt på kultur- og fritidsområdet viser overordnet, at der kan identificeres ledig lokalekapacitet på flere lokalekategorier på skolerne og generelt for lokaler til rådighed til aftenskole- og fritidsaktiviteter.

 

I det følgende uddybes hovedkonklusionen for henholdsvis skole og daginstitutionsområdet, samt aftenskole- og fritidsområdet, herunder idrætshaller.

 

Skoleområdet

 

Konklusioner:

-      Der er ledig kapacitet på skolerne inden for flere lokalekategorier i dagstimerne. Primært findes der uudnyttede ressourcer i faglokaler (78%), personalerum (75%), og kontorer (70%). Disse lokaler er således kun i brug i ca. ¼ af dagen.

-      Stor forskel på antallet af kvadratmetre pr. elev på skoler i de fire bysamfund. Kokkedal Skole har således væsentlig flere kvadratmeter pr. elev både bagudrettet og fremadrettet i forhold til skolerne i de øvrige bysamfund. Kokkedal ligger samtidig også i top tre for højeste varmeforbrug pr. kvadratmeter.

 

Anbefalinger:

-      Få mere ud af de samme arealer ved at øge den fælles brug af lokaler. Start med indskoling og fritidshjem.

-      Sæt spørgsmålstegn ved skemaplanlægningen og lokalebookingsystemet, så skoledagens sceneskift er tydelige og der opnås større tilgængelighed til skolens lokaler og faciliteter.

-      Understøt lokal sammenhængskraft og udpeg én skole pr. bysamfund, hvor aftenskole- og foreningsaktiviteter koncentreres.

 

 

Aftenskole- og Fritidsområdet

 

Konklusioner:

-      Lokalekapacitet er langt større end den aktuelle efterspørgsel på aftenskole- og fritidsområdet (ikke halaktivitet). Mellem 14 og 31 % af timerne til rådighed benyttes til aktiviteter i de fire bysamfund.

-      38 ud af 117 lokaler står tomme hele ugen.

-      Lave brugsprocenter ses i Egedal Medborgerhus (7 %), Strandlyst Foreningshus (19%) og Nørredamsvej 16 og 22 (henholdsvis 15 og 23 %).

-      Fagspecifikke lokaler benyttes i mindst grad i forhold til de øvrige rumtyper.

-      Nivå bysamfund har laveste antal planlagte timer til aftenskole og fritidsbrug i alle typer af rum, men har samtidig også næstflest timer til rådighed sammenlignet med de andre bysamfund.

 

Anbefalinger:

-      Overvej at tilbyde lokaler og faciliteter til aftenskole- og fritidsbrugere på færre matrikler fx en skole pr. bysamfund.

-      Udfyld kapaciteten på én matrikel ad gangen, så hver matrikel udnyttes til det optimale. Saml aktiviteterne på folkeskolerne først, da de bygninger er i drift hver dag og rummer mange forskellige faciliteter.

-      Overvej at funktionsopdele aktiviteter på bygninger og skoler, sådan at der skabes fritidsmiljøer inden for samme område fx større boldspil i idrætshaller.

-      Overvej hvorledes kommunen kan arbejde ud fra et princip om multifunktionelle rum.

 

 

Idrætshaller

 

Konklusioner:

-      Meget høj udnyttelsesgrad for (indendørs) faciliteter til sport og bold i kommunens idrætshaller.

 

Anbefalinger:

-      Undersøg hvilke idrætsaktiviteter, der benytter idrætshallerne. Det er nødvendigvis ikke alle typer af aktiviteter, der har behov for hallernes aktiviteter. Dans og gymnastik kan fx også foregå i større sale og gymnastiksale.

 

 

Daginstitutionsområdet

 

Konklusioner:

-      På daginstitutionsområdet er kvadratmeterforbruget pr. barn er svagt stigende i perioden 2008 til 2013 – dvs. at der er blevet flere kvadratmetre til rådighed pr. barn.

-      Kvadratmeterforbruget stiger en smule de kommende år, når der fremskrives med befolkningsprognosetal. I 2017/2018 falder forbruget dog igen svagt i to ud af fire bysamfund.

-      Stor forskel i antallet af kvadratmetre pr. barn i de fire bysamfund fremadrettet. Der ses fx en forskel mellem Humlebæk og Kokkedal bysamfund i 2014 på ca. 5,6 m2 pr. barn og en forskel på 6,1 m2 pr. barn i 2024.

 

Anbefalinger:

-      Overvej at undersøge, hvad forskellen i kvadratmeter pr. barn i daginstitutioner kan skyldes.

 

 

Administrationens bemærkninger

Jf. kommissoriet har det fra starten været analysens primære formål at afdække, hvorvidt bygningsmassen udnyttes hensigtsmæssigt og om der i lyset heraf er et potentiale for eksempelvis at afhænde dele af bygningsmassen. Analysen dokumenterer overordnet, at bygningsmassen ikke på alle områder udnyttes hensigtsmæssigt, og at der f.eks. på aftenskoleområdet er mulighed for at skære ned på kvadratmeterforbruget. Samtidig peger analysen på, at der f.eks. på skole og daginstitutionsområdet er forholdsvis store forskelle i kvadratmeterforbruget, og at dette bør undersøges nærmere med henblik på eventuelt at afhænde dele af bygningsmassen.

 

 

Dog bør der i givet fald indgå flere parametre, herunder bygningernes stand og vedligeholdelsesomkostninger. Derudover er observationerne kun udført på et udvalg af bygninger, og der er derfor behov for at indhente yderligere kvalitative data på, hvordan og i hvilket omfang bygninger og lokaler anvendes.

 

 

Den videre proces

Administrationen udarbejder en plan for hvilke initiativer, som kan iværksættes på baggrund af resultaterne, og hvilke af resultaterne som kræver yderligere belysning.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Rapporten vil være tilgængelig på kommunens hjemmeside.

Indstilling

  1. At resultaterne af bygningsanalysen tages til efterretning.
  2. Med baggrund i bygningsanalysen anbefaler administrationen, at der udarbejdes en konkret plan for optimering af lokaleanvendelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Administrationens indstilling vedtaget med den bemærkning, at administrationen på det kommende økonomiudvalgsmøde fremlægger en procesplan for inddragelse af de relevante brugere.

Nr.116 - Økonomisk Orientering - April 2014

Sagsnr.: 11/20112

 

Beslutningstema

Økonomisk Orientering per 30. april 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomisk orientering foreligger online og kan tilgås via tablets. Hovedtallene fra månedens orientering fremgår nedenfor. En ligelig fordeling af forbruget over året vil medføre en forbrugsprocent på 33,3 pct. ultimo april.


Tabel 1. Økonomisk orientering ultimo april 2014

Økonomi

 

Drift

30,8 pct.

Anlæg

11,4 pct.

Likviditet (12 måneders gennemsnit)

37,6 mio. kr.

 

 

Personale

 

Sygefravær

6,1 pct.

Lønforbrug

Personaleomsætning

33,5 pct.

5,8 pct.


Økonomiudvalget fik koncernrapporteringen gennemgået på sidste økonomiudvalgsmøde. Det er hensigten, at byrådets medlemmer kan få hjælp til installering af den nødvendig app og se den præsenteret forud for byrådets møde i maj.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.117 - Finansiel orientering

Sagsnr.: 14/15133

 

Beslutningstema

Orientering om kommunens kapitalbeholdning samt status omkring tilbagekøb af valuta-lån.

Sagsfremstilling og økonomi


 

Sagen giver en orientering om de likvide midler, som kommunen har placeret hos to eksterne kapitalforvaltere, herunder hvilke beløb der er placeret, kapitalforvalternes mandat og de seneste afkast. Endvidere gives en status på de lån, som kommunen har omlagt til schweizerfranc (CHF), de såkaldte valutaswaps.

 

Ad. 1  Kapitalforvaltere

Fredensborg Kommune råder over en obligationsbeholdning på samlet 87 mio. kr. pr. 31. december 2013. Beholdningen er placeret hos to kapitalforvaltere – henholdsvis Gudme Raashou og Saxo Bank A/S. Obligationsbeholdningen er en del af kommunens likvider og indgår derfor i opgørelsen af kassebeholdningen efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regler.

 

Beholdningen består af danske stats- og realkreditobligationer samt op til 20 pct. erhvervsobligationer.


Tabel 1. Obligationsbeholdning og afkast i 2013

 

 Mio. kr.

Beholdning ult. 2012

Solgt i 2013

Afkast i 2013

Beholdning ult. 2013

Gudme Raaschou

90,9

45,3

0,9

46,5

Saxo Bank

85,6

45,0

0,0

40,6

I alt

176,5

90,3

0,9

87,1


Opgaven med kapitalforvaltning har været i udbud i 2011, og de to nuværende forvaltere er valgt for en fire-årig periode, men kan dog opsiges med dags varsel.

Gennem 2013 var afkastet på i alt 0,883 mio.kr., hvilket var historisk lavt. I 2012 var afkastet på 7,3 mio.kr. Årsagen til det lave afkast i 2013, var den svagt stigende rente, der får kursen på obligationer til at falde.


Beholdningens værdi falder således når renten stiger. Omvendt stiger beholdningens værdi, når renten falder. Gældskrisen i Grækenland og Sydeuropa har været blandt de faktorer, der har påvirket renteudviklingen.


Årsagen til at kommunen råder over en obligationsbeholdning fremfor f.eks. at sælge obligationerne og have kontanter i banken, skyldes to forhold.  For det første et risiko-hensyn ved placering i bank ( indskydergaranti beløbet på 750.000 kr.), og for det andet afkastmaksimering.


Risiko hensynet hænger sammen med at kun beløb på 750.000 kr. er dækket af indskydergarantifonden. Hvis banken går konkurs er indestående over 750.000 kr. således tabt. Der er eksempler på at kommuner har mistet penge f.eks. da Amagerbanken gik konkurs i 2011. Kommuner har derfor en udfordring omkring sikring af likviditet placeret i banken. Jo højere indestående i bank jo højere risiko, hvis kommunen derimod placerer en del af sine likvide aktiver i obligationer, vil disse ligge i værdipapircentralen og være sikret.


Ved placering hos kapitalforvaltere er obligationerne stadig i værdipapircentral, men i forbindelse med obligationshandler vil forvalteren, ind i mellem ligge inde med kontanter, og derved er ovennævnte risiko også tilstede i disse  situationer.


Det andet hensyn der taler for placering i obligationer er afkastet. Kommunen betaler meget lave renter ved træk op til 250 mio.kr., og får tilsvarende lave renter ved indestående op til 200 mio.kr. (lavere end inflationen).  Mulighederne for at få en god forrentning ved placering i banken er således begrænsede, og derfor er placering hos professionelle  kapitalforvaltere en bedre vej til afkast. Samtidig er det billigt at anvende trækningsretten op til 250 mio.kr. som er nødvendigt med den nuværende likviditet og en obligationsbeholdning på 87 mio.kr.


Ved denne placering vil der dog være år som 2013, hvor afkastet er meget lille og der er også en risiko for kurstab på obligationerne. Men set over en længere periode forventes afkastet hos kapitalforvalterne at være bedre end placering i bank.


Ad. 2 Orientering om valuta-aftaler

Økonomiudvalget drøftede i 2013 en justering af den finansielle politik, hvorunder det blev vedtaget, at kommunen gradvist skal købe sig ud af de to aftaler, hvor kommunen har omlagt lån fra danske kroner til schweizerfranc (valuta-swaps). Beslutningen var, at købe sig ud af en fjerdedel af valutaaftalerne ultimo året i hvert af årene 2013, 2014, 2015 og 2016 for at fordele tab/udgift over en længere periode.


Tilbagekøbet var betinget af at der var et afkast fra kapitalforvalterne, der kunne anvendes som finansiering, eller alternativt at der kunne optages kortvarige lån til at tilbagekøbe aftalerne. Ved en gunstig/ugunstig udvikling i valutakursen kunne strategien afviges.  Hvis kursen på CHF, som i dag er på omkring 6,13 kr. falder til f.eks. kurs 4,80, så vil det f.eks. være gratis for kommunen at komme ud af aftalerne.


Kursen på CHF har i 2013 befundet sig på et fortsat højt niveau og prisen for delvist tilbagekøb har dermed fortsat været høj i 2013.


Derudover har kapitalforvalterne i 2013 som nævnt ovenfor ikke givet afkast af en størrelse, der har kunnet finansiere et delvist tilbagekøb.

Derfor har der ikke i 2013 været tilbagekøb i de to CHF-swap aftaler.


Men administrationen følger i 2014 fortsat kursudviklingen og afkastet hos kapitalforvaltere. Hvis betingelserne for tilbagekøb forbedres vil tilbagekøb jf. den vedtagne strategi blive iværksat i 2014.

Bevilling

Ingen.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen, herunder omkring den manglende førtidsindfrielse af valuta, tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Orienteringen blev taget til efterretning med den bemærkning, at der tages stilling til en evt. indfrielse af den første fjerdel af kommunens valutalån med budgetrevisionen 30.6.2014 i august måned.

Nr.118 - Forsøg med fravigelse af overenskomster

Sagsnr.: 14/16470

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal drøfte, om administrationen skal ansøge om, at Fredensborg Kommune deltager i forsøg med fravigelse af overenskomster.

Sagsfremstilling og økonomi

Staten, regionerne og kommunerne arbejder målrettet med at modernisere den offentlige sektor. I økonomiaftalen for 2014 mellem regeringen, KL og Danske Regioner blev der aftalt tre initiativer, som skal bidrage til at fastholde den konstruktive dialog mellem regeringen og arbejdsmarkedets parter om modernisering af den offentlige sektor.


Initiativerne omfatter udvikling af nye styreformer med fokus på tillid og samarbejde, forsøg med fritagelse af overenskomstmæssige bindinger samt oprettelse af et Center for Offentlig Innovation.


Nu igangsættes initiativet om forsøg med fravigelse af overenskomster. Hensigten med forsøgsordningen er at vurdere, om de nuværende overenskomster udgør en barriere for en smartere indretning af opgaveløsningen i staten, kommuner og regioner.


Økonomi- og Indenrigsministeriet, KL og Danske Regioner opfordrer til at deltage i forsøgsordningen.


Udgangspunktet er, at der kan gennemføres forsøg med overenskomster, der kan opnås enighed om mellem de relevante overenskomstparter.


Generelle aftaler er undtaget fra forsøgsordningen. Det betyder, at der ikke kan gennemføres forsøg med barselsaftalerne, ferieaftalerne eller de ufravigelige bestemmelser i MED-aftalerne.


Der vil heller ikke være mulighed for at gennemføre forsøg på overenskomstområder hvor FOA eller LC har forhandlingsretten. Disse organisationer har på forhånd tilkendegivet, at de ikke ønsker at deltage i forsøgsordningen.


Procedure:

Blandt de ansøgende ministerier, regioner og kommuner udvælges et antal til at deltage i forsøgsordningen. Denne udvælgelse forestår, Økonomiministeriet, Moderniseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner i samarbejde.


Ansøgningsfristen er 2. juni 2014


Der vil efter udvælgelsen være mulighed for at konsolidere de udvalgte forsøgsbeskrivelser.


Herefter optager Moderniseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner forhandlinger med de relevante arbejdstagerorganisationer med henblik på fravigelse af elementer i overenskomster.


Der vil blive gennemført en evaluering af forsøgene, hvis ramme udarbejdes når indholdene i forsøgene er kendt.


Administrationen foreslår 3 forsøgstemaer i Fredensborg Kommune:

1.

Mulighed for udvalgte grupper af personale, hvor der ansøges om fritagelse for forpligtelsen om at lønaftaler indgås med den faglige organisation, her foreslås bl. andre ledere i organisationen, akademikere

Med fritagelsen er det tænkt som en mulighed, den faglige organisation vil altid kunne anmode om forhandling.

Lønstatistikker som den faglige organisation får fremsendt på anmodning vil sikre gennemsigtigheden i lønaftalerne

2.

Fritagelse for forpligtelsen i BUPL’s overenskomst og hovedaftale, om at organisationen har en forhandlingsadgang inden kommunen kan beslutte organisatoriske forandringer som har betydning for medarbejderne.

Fredensborg Kommune lægger stor vægt på involvering af medarbejderne i forandringer i MED-regi, lægger stor vægt i værdien i de strategiske drøftelser der foregår mellem leder og TR og er altid imødekommende overfor drøftelser med de faglige organisationer. Det opleves derfor som en unødvendig ret, som ikke er i tråd med det lokale arbejde der foregår mellem ledere og medarbejdere.

3.

Uagtet at de generelle aftaler, og dermed ferieaftalen, er undtaget for forsøg, foreslås muligheden for at 6. ferieuge ikke kan kræves udbetalt i andre sammenhænge end ved fratrædelse. Formålet med ferie er rekreation og frihed, og i takt med at der i samfundet tales meget om arbejdspres og stress er det modstridende at 1 uge ud af 6 ugers ferie kan kræves udbetalt. Det understøtter ikke formålet med ferie.

Bevilling

Sagen har ikke nogle bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Økonomiaftalen 2014 mellem regeringen og henholdsvis KL og Danske Regioner.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling


  1. At Økonomiudvalget drøfter, om administrationen skal forberede en ansøgning om deltagelse i forsøget med fravigelse af overenskomster som beskrevet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Økonomiudvalget ønsker, at sagen sendes til høring i HOVED-udvalget samt, at administrationen søger om fristforlængelse.

Nr.119 - Ændring af styrelsesvedtægten - Borgerrådgiver

Sagsnr.: 14/9431

 

Beslutningstema

Styrelsesvedtægten for Fredensborg Kommune skal ændres som følge af beslutningen om oprettelse af en borgerrådgivningsfunktion.


Samtidig benyttes lejligheden til at få foretaget et par små ajourføringer af styrelsesvedtægten, jf. sagsfremstillingen.


Forslaget om ændring skal undergives to behandlinger i Byrådet med mindst 6 dages mellemrum.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog på sit møde den 24. februar 2014 at oprette en borgerrådgivningsfunktion i Fredensborg Kommune.


Det er indeholdt i Byrådets vedtagelse, at borgerrådgivningsfunktionen skal etableres efter styrelseslovens § 65e, som er gengivet i sin fulde ordlyd nedenfor under ”Retsgrundlag”.


På den baggrund foreslås følgende ændring af styrelsesvedtægten:


Ny § 24:


Der er en borgerrådgiverfunktion, der henhører under Byrådets administration.

Stk. 2. Borgerrådgiveren yder vejledning og rådgivning til borgerne indenfor de af Byrådet fastsatte rammer herfor, og bistår Byrådet med dettes tilsyn og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmester og administration.

Stk. 3. Byrådet ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter nærmere regler for dennes virksomhed


Den hidtidige § 24 bliver herefter § 25.


Styrelsesvedtægten med forslag til ændring vedlægges som bilag i sin fulde ordlyd.


Den foreslåede formulering af § 24 om en borgerrådgivningsfunktion læner sig op ad tilsvarende bestemmelser i styrelsesvedtægten for fx Helsingør Kommune, som også har etableret en borgerrådgivningsfunktion efter styrelsesloven § 65e.


De nærmere regler for borgerrådgivningens virksomhed - som skal fastsættes af Byrådet – er det tanken at udarbejde oplæg til sideløbende med den forestående proces om ansættelse af en borgerrådgiver.


Det forekommer i den forbindelse hensigtsmæssigt, at den kommende borgerrådgiver skal medvirke til udarbejdelse af reglerne således, at disse forventes forelagt Byrådet til endelig vedtagelse i de første måneder efter borgerrådgiverens tiltræden.


Ajourføring af styrelsesvedtægten

Siden vedtagelsen af den nugældende styrelsesvedtægt på byrådsmøderne i januar og februar 2014 er der konstateret behov for et par ajourføringer af styrelsesvedtægten:


  • I forhold til Udvalget for Plan, Miljø og Klima - styrelsesvedtægtens § 13, stk. 5 – tilføjes ”spildevandsplaner og vandforsyningsplaner”,

  • I forhold til Udvalget for Arbejdsmarked og Erhverv – styrelsesvedtægtens § 18, stk. 2 – slettes denne ”pind” ”- lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel” – idet området er overført til Udbetaling Danmark.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 65e:


Kommunalbestyrelsen kan i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om oprettelse af en borgerrådgiverfunktion, der ikke henhører under de stående udvalgs eller økonomiudvalgets umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender. Lederen af borgerrådgiverfunktionen ansættes og afskediges af kommunalbestyrelsen.

Stk.2. Økonomiudvalget skal, for så vidt angår borgerrådgiverfunktionen, varetage de opgaver, som økonomiudvalget er tillagt efter § 18, stk. 2-4, § 37 og § 45, stk. 1 og 2.

Stk.3. Borgerrådgiverfunktionen henhører ikke under borgmesterens øverste daglige ledelse af kommunens administration.

Stk.4. Borgerrådgiverfunktionen kan kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration.

Stk.5. Stk. 1-4 finder tilsvarende anvendelse, hvis kommunen styres efter reglerne i § 64 a, § 64 b, § 65, § 65 a eller flere af de nævnte bestemmelser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At den foreslåede ændring og ajourføring af styrelsesvedtægten vedtages.

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 28-04-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.120 - Indkøb og udbud i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/2125

 

Beslutningstema

Administrationen har udarbejdet foreslag til en revideret indkøbs- & udbudspolitik samt tilhørende indkøbs- og udbudsstrategi, der supplerer politikken ved at skabe klare overordnede retningslinjer for kommunens indkøb og udbud.


Endvidere forelægges udbudsplan for 2014 til godkendelse.


Sagen skal behandles i Byrådet den 26. maj 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Indkøbs- og udbudspolitik

 

Indkøbs- og udbudspolitikken er blevet revideret med en række præciseringer, herunder at udbud og indkøb anvendes aktivt som redskab til innovation og udvikling.

 

 

Indkøbs- og udbudsstrategien

 

Indkøbs- & udbudsstrategien er blevet revideret med præciseringer af en lang række områder, hvorunder særligt skal nævnes to:

 

  • Muligheder for og krav til bæredygtighed/miljøforhold og sociale klausuler, herunder brugen af kædeansvar
  • Administrationens ansvar for at belyse og kvalificere muligheder for effektiviseringer gennem udbud

 

Hertil kommer en række ændringer:

 

  • Indkøb af entreprenør- og håndværkerydelser samt offentlige ydelser og tilbud er eksplicit skrevet ind i indkøbs- og udbudsstrategien og dermed også af indkøbs- & udbudspolitikken. I praksis har disse ydelser også tidligere været omfattet, men ikke direkte nævnt.
  • Der stilles krav til anvendelse af eget e-handelssystem, som implementeres i 2014
  • Principperne for gevinstrealisering foreslås revideret således, at der fremover indhentes 60 pct. af gevinsterne til kommunekassen i stedet for de nuværende 50 pct.
  • Principper for konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver og udlicitering foreslås indarbejdet i indkøbs- & udbudsstrategien

 

Med den foreslåede ændring af gevinstrealiseringen øges den del af gevinsten, der går i kommunekassen og dermed den del, der centralt kan prioriteres til andre initiativer, men samtidig fastholdes de fordele og incitamenter, der er ved, at institutioner og områder beholder en del af gevinsten. En fastholdelse af, at institutioner mv. beholder en del af gevinsten bidrager til, at institutioner og områder kan nå det prioriteringsbidrag, der er indarbejdet i budgetterne.


I forbindelse med budget 2015 vil der blive regnet på, i hvilket omfang den budgetterede gevinst fra udbud kan hæves.

 

 

Udbudsplan 2014

 

Jf. den nuværende indkøbs- & udbudsstrategi skal Økonomiudvalget årligt godkende udbudsplanen.

 

Udbudsplanen for 2014 er udfærdiget ved en bred inddragelse af organisationen, og udbuddene er herefter prioriteret under hensyn til de forventede gevinster, kompleksiteten af udbuddene, brugen af ekstern rådgivning, lovgivningsmæssige krav og centrenes ressourcer.

 

Udbudsplanen er prioriteret i 4 niveauer, hvor udbud med anden, tredje og fjerde prioritet forventes overladt til løsning i fagcentrene eller udskudt til 2015. En række foranalyser forventes ligeledes udskudt til 2015.

 


Opfølgning på udbudsplan 2013

 

I 2013 blev der gennemført og implementeret 36 udbudsforretninger og indkøbsrelaterede projekter, og yderligere 42 udbud og projekter er igangsat. Udbuddene har for 2013 resulteret i gevinster på 14,8 mio. kr., hvoraf de 7,4 mio. kr. er lagt i kassen, mens den resterende del af gevinsten er forblevet i organisationen, herunder i institutionerne. Udbuddene har således resulteret i et væsentligt råderum ude i organisationen. Et råderum som har kunnet bruges til imødegåelse af effektiviseringskravene eller et kvalitetsløft.


En minianalyse gennemført af administrationen, viser dog, at der er et betydeligt forbedringspotentiale i forhold til at bruge de indgåede indkøbsaftaler optimalt.  Konkret vurderes det således, at centre og institutioner samlet har mulighed for at forbedre økonomien med op til 4 mio. kr. årligt, ved en bedre udnyttelse af kommunens indkøbsaftaler.


Resultaterne har foranlediget igangsættelse af en række initiativer, herunder implementering af et e-handelssystem, der vil gøre det væsentligt lettere og hurtigere at finde og købe produkterne på indkøbsaftalerne. Derudover øges controlling-indsatsen.


Fremadrettet må det derfor forventes, at organisationen i højere grad opnår de forventede gevinster. Ligeledes vil den foreslåede øgede gevinstrealisering formentligt ikke kunne mærkes i organisationen, idet en bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne vil give en større gevinst.


De senere års opnormering af kommunens indkøbsfunktion (udgift på konto 6, administration) har således vist sig at være en god investering, idet gevinsterne langt overstiger udgifterne. Derudover bidrager investeringen til kommunens overholdelse af lovgivningen på området samt til udviklingen af kommunens kvalitet i opgaveløsningen.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Udbuddene skal gøre det muligt at nå den budgetlagte gevinst ved udbud.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Indkøbs- og udbudspolitikken samt –strategien offentliggøres på hjemmesiden og medarbejderportalen. Derudover implementeres de i relevante dele af organisationen via præsentationer på medarbejdermøder.


Udbudsplanen offentliggøres på hjemmesiden, så der er åbenhed omkring denne til gavn for nuværende og potentielle leverandører.

Indstilling

  1. At den reviderede indkøbs- og udbudspolitik godkendes
  2. At det reviderede indkøbs- og udbudsstrategi godkendes
  3. At udbudsplanen for 2014 godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.121 - Fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner

Sagsnr.: 14/9121

 

Beslutningstema

Byrådet skal træffe beslutning om, hvorvidt Det fælleskommunale Beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner skal fortsætte en ny 4-årig periode fra 1. juli 2014 til 30. juni 2018. I forlængelse heraf skal Byrådet indstille en formand og en suppleant til Statsforvaltningen. Endvidere skal Byrådet udpege 2 medlemmer og suppleanter for disse efter indstilling fra henholdsvis Lejernes LO og de almene boligorganisationer med afdelinger i de to kommuner. Endelig skal der udpeges en socialt sagkyndig og en suppleant for denne.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg og Hørsholm Kommuner har siden 2002 haft et fælles beboerklagenævn. Alle kommuner skal have et beboerklagenævn, der behandler tvister om almene lejemål.


Beboerklagenævnet har en formand, som skal være jurist, og to andre medlemmer.


Direktøren for Statsforvaltningen udpeger formand og dennes suppleant efter indstilling fra byrådene.


Byrådene vælger de to andre medlemmer og suppleanter efter indstilling fra henholdsvis de almene boligorganisationer og de større lejerforeninger i kommunerne.


I husordensager tiltrædes nævnet af en socialt sagkyndig, der skal vejlede om sociale forhold. Den socialt sagkyndige og dennes suppleant udpeges af byrådene.


Udnævnelsen af formand og udpegning af medlemmer og suppleanter sker for indtil 4 år.


Kommunen skal stille de fornødne lokaler og medhjælp til rådighed for nævnet samt afholde udgifterne til nævnets virksomhed, og Byrådet kan tillægge medlemmerne vederlag.


Administrationen i henholdsvis Hørsholm Kommune og Fredensborg Kommune er enedes om følgende oplæg, som er uændret i forhold til tidligere beslutninger i de to byråd:


  • At det fælleskommunale beboerklagenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1. juli 2014
  • At den nuværende formand Marianne Dons indstilles til formand for nævnet til direktøren for Statsforvaltningen
  • At juridisk konsulent Bente Jersie Jensen indstilles som suppleant for formanden
  • At formanden får et fast honorar på 40.000 kr./år (Hørsholm Kommune betaler 1/3 heraf og Fredensborg Kommune betaler 2/3 heraf)
  • At der sker en sagshonorering til formanden på 950 kr./sag, som betales af den kommune, hvori lejemålet ligger
  • At fællessekretariatet fortsat er beliggende i Fredensborg Kommune og varetages der
  • At tidsforbruget til sekretariatsopgaver afregnes med 275 kr. pr. time fordelt efter antal sager
  • At porto, fotokopier og forplejning afregnes med 220 kr. pr. sag fordelt efter antal sager
  • At øvrige medlemmer vederlægges med 100 kr. pr. sag, der er på nævnsmødets dagsorden, dog minimum et beløb pr. mødedag svarende til den gældende diætsats (2014 på 400 kr.) fordelt efter antal sager
  • Gebyrindtægten fordeles efter antal sager
  • Kursusudgifter, udgifter til abonnementer og evt. annonceringsudgifter deles lige mellem de to kommuner

I 2013 har der været 30 (afsluttede) sager, der vedrørte Fredensborg Kommune og 9 (afsluttede) sager, der vedrørte Hørsholm Kommune. Sagsfordelingen mellem de to kommuner afspejles i fordelingen af det faste honorar til formanden med henholdsvis 26.666 kr. til Fredensborg og 13.333 kr. til Hørsholm.


Vedrørende valg af formand og suppleant:

Administrationen indstiller, at Marianne Dons fortsætter som formand for nævnet og at Bente Jersie Jensen udpeges som suppleant for formanden.


Vedrørende valg af lejerrepræsentant og suppleant:

Administrationen indstiller at indstillingen fra LLO følges, således at John Hestehave udpeges som lejerrepræsentant og Conny Birkholm som suppleant.


Vedrørende valg af udlejerrepræsentant og suppleant:

Alle boligorganisationer i de to kommuner er anmodet om at indstille en eller flere personer som udlejerrepræsentant i nævnet. Der er modtaget følgende indstillinger:


  1. Indstilling fra Domea
    1. Tina Thomsen, Humlebæk (formand for Humlebæk Boligselskab, repræsenterer 1000 boliger, økonom, 10 års erfaring med almene boliger og deraf lovgivning gennem hverv som afdelingsformand, tidligere bestyrelsesmedlem i Domea)
    2. Per Hansen, Fredensborg (næstformand for Humlebæk Boligselskab, repræsenterer 1064 boliger, formand for Ravnsbjerg II i 4 år og bestyrelsesmedlem i grundejerforeningen F31)
    3. Henrik Meden, København (advokat i Domea, specialist inden for lejelovgivning og almene boliger, repræsenterer ca. 1500 boliger, lægdommer ved boligretten, født og opvokset i Hørsholm, så godt kendskab til lokalområdet)
  2. Indstilling fra AB Hørsholm Kokkedal:
    1. Marianne Andersen, Kokkedal (formand for AB Hørsholm Kokkedal, bestyrelsesmedlem i bestyrelsen for Boligkontoret Danmark, repræsenterer 1030 boliger, nuværende medlem i nævnet)
  3. Indstilling fra DAB:
    1. Christian Balle Hansen, Hørsholm (formand for Hørsholm almene Boligselskab og afdelingsbestyrelse, repræsenterer ca. 2000 boliger, nuværende suppleant i nævnet)


Administrationerne har foretaget en samlet vurdering af de 5 indstillede kandidater for så vidt angår kvalifikationer, antallet af boliger som de repræsenterer, hidtidige erfaring med området og risiko for inhabilitet ved nævnsbehandlingen.


På den baggrund anbefales det at vælge Henrik Meden, Domea, som medlem pga. hans store erfaring med leje- og boliglovgivningen.


Marianne Andersen og Christian Balle Hansen har i de sidste 4 år være henholdsvis medlem og suppleant i nævnet. De er lige kvalificerede og har ydet en upåklagelig indsats i nævnet.


Der har for begges vedkommende været en række sager, som de ikke har kunnet deltage i pga. af inhabilitet, hvorfor det har været nødvendigt at indkalde begge til en del møder. I 2013 var Marianne Andersen inhabil i 7 sager og Christian Balle Hansen var inhabil i 9 sager. Da Christian Balle Hansen repræsenterer ca. 2.000 lejemål og Marianne Andersen repræsenterer 1.030 lejemål, er der også alt andet lige en risiko for, at Christian Balle Hansen vil være inhabil i flere sager end Marianne Andersen.


På den baggrund indstilles det, at Marianne Andersen vælges som suppleant for Henrik Meden.


Vedrørende valg af socialt sagkyndigt medlem og suppleant:

Administrationen indstiller, at teamleder Birthe Unger, Fredensborg Kommune, udpeges som socialt sagkyndig, og at centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, udpeges som suppleant.



Hørsholm Kommune forventes at behandle samme sag sideløbende i Økonomiudvalget den 15. maj 2014 og Hørsholm Kommunalbestyrelse den 26. maj 2014.


Det kan oplyses, at Hørsholm Kommune i dag er sekretariat for et tilsvarende samarbejde inden for det private område, nemlig Det fælles Huslejenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner. Fredensborg Byråd og Hørsholm Kommunalbestyrelse har netop besluttet, at det fælles huslejenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1. april 2014 – 31. marts 2018.

Bevilling

Udgiften afholdes inden for budgettet.

Retsgrundlag

Almenlejelovens kapitel 17.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner fortsætter i perioden 1. juli 2014 – 30. juni 2018
  2. at det indstilles til direktøren for Statsforvaltningen at udpege Marianne Dons som formand og juridisk konsulent Bente Jersie Jensen som suppleant
  3. at følge indstillingen fra LLO om at udpege John Hestehave som medlem og Conny Birkholm som suppleant
  4. at udpege Henrik Meden og Marianne Andersen som henholdsvis medlem og suppleant
  5. at udpege teamleder Birthe Unger, Fredensborg Kommune, og centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, som henholdsvis socialt sagkyndigt medlem og suppleant
  6. at godkende administrationens forslag til honorering af formand og medlemmer samt oplæg til udgiftsfordelingen mellem Fredensborg Kommune og Hørsholm Kommune

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling undtaget punkt 4, som afventer kontakt med Hørsholm Kommune.

Nr.122 - Opkrævning af betaling i forbindelse med aktindsigtsanmodninger

Sagsnr.: 14/11710

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til, om der skal fastsættes retningslinjer for opkrævning af betaling for aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven. 

Sagsfremstilling og økonomi

1. Baggrund:


Den nye offentlighedslov, som trådte i kraft 1. januar, indebærer, at det er blevet nemmere at søge om aktindsigt, og adgangen til aktindsigt er blevet udvidet på flere punkter. Kommunerne forventer derfor en stigning i antallet af aktindsigtshenvendelser fra både journalister, borgere og andre, hvilket vil indebære et øget ressourceforbrug til behandling af disse henvendelser.  


Det er på denne baggrund blevet aktuelt at rejse spørgsmålet, om Fredensborg Kommune skal til at opkræve betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt.


Offentlige myndigheder har med hjemmel i lovgivningen mulighed for at opkræve betaling for udlevering af dokumenter mv. i forbindelse med aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven.


Det er frivilligt, om myndigheden vil følge de fastsatte regler, eller om myndigheden selv vil fastsætte mere moderate retningslinjer for betaling. Der er ikke hjemmel for myndigheden til at fastsætte strengere betalingsregler end de i lovgivningen anførte. Myndigheden kan også vælge, at man slet ikke vil opkræve betaling.


I det følgende beskrives kort de gældende regler i lovgivningen, og der redegøres for, hvad en eventuel betalingsordning vil indebære for Fredensborg Kommune, samt gives en vurdering af fordele og ulemper ved en betalingsordning. Endvidere beskrives kort en række andre kommuners praksis og erfaringer og KL’s anbefaling. Endelig opstilles 3 løsningsmodeller.


2. Lovgivning:


Bestemmelserne om opkrævning af betaling for aktindsigt i medfør af offentlighedsloven og forvaltningsloven indebærer i hovedtræk, at man kan opkræve betaling med nærmere fastsatte beløb for:

 

  • dokumenter, der udleveres i papirkopi
  • elektronisk udlevering af dokumenter over 100 sider
  • dataudtræk

 

Man kan som udgangspunkt ikke opkræve betaling,

 

·       hvis det er første gang, dokumenterne udleveres til en ansøger

·       hvis dokumenterne vedrører ansøgers egne personlige forhold.    

 

Hvis udlevering af et dokument på grund af dettes størrelse, anderledes format mv. (fx kortudsnit, lydbånd mv.) forudsætter andet end sædvanlig udskrivning, fotokopiering eller scanning, opkræves betaling svarende til de faktiske omkostninger forbundet med udleveringen.

 

3. Hvad vil en betalingsordning indebære for Fredensborg Kommune?

 

Fredensborg Kommune har ikke tidligere opkrævet betaling for aktindsigt.

 

En betalingsordning vil indebære, at der skal bruges ressourcer på at administrere og håndhæve ordningen.

 

Først og fremmest skal administrationen i det pågældende center hver gang foretage en vurdering af, hvorvidt der efter reglerne skal opkræves betaling eller ej. Dernæst skal ansøger orienteres om betalingskravet, inden dokumenterne udleveres, og en medarbejder skal udarbejde og afsende fakturaen. Hvis ansøger ikke betaler, skal der iværksættes en rykkerprocedure, som bl.a. indebærer manuel behandling af kravet i Opkrævningen. Hvis ansøger fortsat ikke betaler, skal kravet videresendes til SKAT. 

 

Administrationen har foretaget en skønsmæssig beregning af de forventede administrationsomkostninger forbundet med opkrævning af betaling i en aktindsigtssag.

 

Opgaver

Tidsforbrug

Vurdering af om der skal opkræves betaling – betingelser i lov opfyldt

Ca. ½ time

Orientere ansøger mv.

Ca. 15 min.

Udarbejdelse af faktura mm.

Ca. ½ time

Rykkerprocedure mv. (Erfaringen fra lignende opkrævninger i Center for Borgerservice er, at der stort set altid skal iværksættes rykkerprocedure)

Ca. 15 min.

 

I alt ca. 1½ time

 

Et ressourceforbrug på omkring 1½ time pr. aktindsigtssag, i de sager, hvor der iværksættes rykkerprocedure, svarer til administrationsomkostninger på ca. 350 kr. pr. sag, idet en sagsbehandlers gennemsnitsløn er ca. 235 kr. i timen. Herfra skal trækkes 100 kr., som kommunen opkræver i rykkergebyr, således at de samlede omkostninger bliver ca. 250 kr. pr. sag.

 

I sager, hvor der ikke iværksættes rykkerprocedure, vil omkostningerne være lidt højere, da der ikke kan modregnes noget rykkergebyr – ca. 293 kr. pr. sag (ca. 1,25 timer).

 

I sager, hvor man når frem til, at der ikke kan opkræves betaling, vil der alligevel have været et ressourceforbrug på ca. ½ time for den indledende vurdering, dvs. svarende til administrationsomkostninger på ca. 120 kr.

 

Med administrationsomkostninger på ca. 250 kr. pr. sag, vil man skulle op på over 240 sider, for at det opkrævede gebyr dækker administrationsomkostningerne, baseret på de i lovgivningen fastsatte priser. Det vil være sjældent forekommende, at man når op på så stort et sideantal.

 

Hertil kommer alle de tilfælde, hvor udleveringen sker elektronisk, og hvor reglerne siger, at man max kan opkræve 100 kr., samt de sager, hvor man i henhold til reglerne ikke kan opkræve noget men alligevel har haft visse administrationsomkostninger.

 

Konklusionen er, at det må antages, at indførelse af administrationsgebyr på aktindsigtssager langt fra vil dække de ressourcer, Fredensborg Kommune skal anvende til at administrere opkrævningen alene.

 

4. Fordele og ulemper ved en betalingsordning

 

Fordele:

 

·         Det må antages, at man ved at opkræve betaling i et vist omfang kan forebygge meget ressourcekrævende anmodninger om aktindsigt, herunder store, tunge og gentagne anmodninger om aktindsigt samt henvendelser med chikanøst formål. Man vil således formentlig i et vist omfang kunne nedbringe antallet af aktindsigtssager.

 

·         Endvidere vil den enkelte bruger få en fornemmelse af, at det er ressourcekrævende at anmode om aktindsigt, og at der derfor er en vis brugerbetaling.

 

Ulemper:

 

·         Administrationsomkostningerne forbundet med en betalingsordning vil overstige de indtægter, der kommer ind. Det opkrævede gebyr vil med andre ord ikke finansiere de faktiske ressourcer anvendt til at administrere ordningen.

 

·         Opkrævning af betaling for aktindsigt kan i et vist omfang signalere det modsatte af åbenhed, idet man ved at opkræve betaling hindrer eller besværliggør offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning.

 

5. Andre kommuners praksis og erfaringer:

 

En lang række kommuner, herunder Hørsholm, Frederiksberg, Sorø, Kalundborg, Ikast-Brande, Næstved og Holbæk har valgt ikke at bringe betalingsbestemmelserne i anvendelse. Vurderingen har været, at arbejdet med administration, opkrævning og bogføring ikke står mål med indtægten. Man vil overveje situationen igen, hvis den nye offentlighedslov viser sig at medføre gentagne begæringer, der indebærer fremstilling af dyre bilag (fx atypiske størrelser papir, fotos, lydfilm, kortudsnit osv.), og henvendelser, som har chikanøs karakter, fx at den samme ansøger igen og igen beder om de samme dokumenter eller om store mængder dokumenter.

 

I Hillerød Kommune har man for flere år siden besluttet at opkræve betaling efter gældende regler, og man har netop revideret retningslinjerne i overensstemmelse med den nye betalingsbekendtgørelse.

 

I Gentofte Kommune har man ikke tidligere haft retningslinjer for opkrævning af betaling. Man overvejer i øjeblikket at lægge op til en moderat ordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og kun hvis beløbet overstiger 500 kr., og aldrig ved elektronisk fremsendelse, idet man også her har konkluderet, at en ordning, som følger betalingsbekendtgørelsen, ikke kan svare sig økonomisk.

 

6. KL’s anbefaling:

 

KL understreger, at kommunerne skal være opmærksomme på at behandle alle ansøgere om aktindsigt lige vedrørende opkrævning af betaling. Man kan således ikke have en ordning, hvor det principielt er gratis at bede om aktindsigt, men hvor kommunen opkræver betaling i konkrete særligt belastende tilfælde for at forhindre disse.

 

KL har ikke i øvrigt nogen anbefaling til, hvordan kommunerne skal håndtere spørgsmålet om opkrævning af betaling.

 

 

7. Mulige løsningsmodeller

 

A.    At indføre opkrævning af betaling for aktindsigt i overensstemmelse med lovens regler, jf. oven for pkt. 3. Det opkrævede gebyr vil ikke dække omkostningerne forbundet med administrationen af ordningen, men der kan være visse fordele forbundet med at indføre brugerbetaling, såsom nedbringelse af antallet af aktindsigtssager.  

 

B.    At indføre en moderat betalingsordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og når beløbet overstiger fx 500 kr. Dette vil reducere antallet af tilfælde, hvor der skal iværksættes opkrævning, men der vil stadig være en del administration forbundet med en sådan ordning, idet man hver gang skal ind og overveje, om det er første gang eller gentagelse, om beløbet konkret ville overstige 500 kr., man skal optælle sider osv.

C.    At undlade at indføre betaling for aktindsigt.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

  • Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen § 40, stk. 3, og bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013 om betaling for udlevering af dokumenter mv. efter lov om offentlighed i forvaltningen.

  • Lovbekendtgørelse nr. 988 af 9. oktober 2012 af forvaltningsloven og bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Fredensborg Kommune ikke på nuværende tidspunkt indfører en ordning med opkrævning af betaling for aktindsigt.

 

Hvis det viser sig i praksis, at den nye offentlighedslov kommer til at medføre en væsentlig stigning i antallet af omfattende og gentagne aktindsigtsanmodninger, vil betalingsspørgsmålet kunne tages op til fornyet overvejelse.   

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstillinger.

Nr.123 - Samarbejdskodeks mellem LO Hovedstaden og Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/9849

 

Beslutningstema

LO Hovedstaden har efter dialog med borgmesteren fremsendt udkast til samarbejdskodeks/partnerskabsaftale om indsatsen mod social dumping.


Der skal tages stilling til, hvorvidt det ønskes, at der indgås et samarbejdskodeks mellem LO Hovedstaden og Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

LO Hovedstadens henvendelse har til formål at skabe en fælles forståelse for nødvendigheden af sociale klausuler, herunder arbejdsklausuler rettet mod social dumping.


Fredensborg Kommune arbejder allerede aktivt med sociale klausuler, som søges udbredt i alle relevante kontrakter. Dette arbejder sker bl.a. under henvisning til den gældende indkøbs- og udbudspolitik, hvor følgende er angivet: ”Miljøforhold og sociale klausuler vil altid - med mindre købet er uegnet til det - indgå som udvælgelseskriterier, mindstekrav eller konkurrenceparametre”. En opdatering af kommunens indkøbs- og udbudspolitik, hvor mulighederne og kravene til sociale klausuler præciseres, er endvidere til behandling på dette Økonomiudvalgsmøde.


LO-Hovedstaden vil med samarbejdskodekset forpligtige Fredensborg Kommune til aktivt at samarbejde med LO Hovedstaden ved årligt på et møde at drøfte udviklingen i kommunens udbud og kontrakter set i forhold til ILO Konventionen og de nationale regler på området. Derudover forpligter kommunen sig til at fastlægge en vejledning, som bl.a. indeholder regler for, hvordan det kontrolleres, at kontraktvilkår overholdes.


Et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vurderes ikke umiddelbart at løfte kommunens arbejde med aktivt at arbejde med sociale klausuler i bygge- og anlægskontrakter samt øvrige relevante kontrakter, da det allerede er en aktiv og skriftligt nedfældet del af kommunes udbuds- og indkøbsarbejde.


Hertil kommer, at et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vil indebære en forskelsbehandling af arbejdsmarkedets forskellige parter. Andre fagforbund, arbejdsgiverorganisationer mv. er også parter på området.

Et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vil desuden medføre ressourceanvendelse til møder, opfølgning mv.


Status i andre nordsjællandske kommuner

De øvrige nordsjællandske kommuner har ligeledes modtaget henvendelsen fra LO Hovedstaden. I mange af kommunerne er samarbejdskodekset pt. til politisk behandling, og den administrative indstilling er i de kendte tilfælde enslydende med nærværende.


Administrationens konklusion

Samarbejdskodekset vurderes ikke at indeholde fordele, som kommunen ikke kan få del i uden et samarbejdskodeks. Administrationen vurderer derfor, at et samarbejdskodeks vil medføre flere ulemper end fordele.

Retsgrundlag

Cirkulæreskrivelse nr. 114 af 18/05/1966 om gennemførelse af den af Den internationale Arbejdskonference vedtagne konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.


Cirkulæreskrivelse nr. 115 af 27/06/1990 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter om bygge- og anlægsarbejde.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At der svares følgende til LO Hovedstaden:


  1. At kommunen anerkender og bakker op om LO-hovedstadens indsats for at fremme sociale klausuler mv. hvor relevant
  2. At administrationen allerede aktivt arbejder med sociale klausuler, herunder krav om overholdelse af ILO-konventionerne og derfor ikke ser behov for en formel aftale med LO herom.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Administrationens indstilling anbefales efter afstemning:


For stemte: 6 B, C, I , V og O.


Imod stemte: 5 A, F og Ø


Hans Nissen (A) begærede sagen i byrådet.

Nr.124 - Studietur for Økonomiudvalget 2015

Sagsnr.: 14/14711

 

Beslutningstema

Udvalget skal tage stilling til udkast til studietur.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet har truffet beslutning om principperne for udvalgenes afholdelse af studieture med henblik på at undersøge og drage erfaringer fra andres løsninger og gode eksempler samt hente inspiration til arbejdet med udvalgets fagområder.

 

Udvalget godkendte den 17. februar 2014, at studierejser kan afholdes inden for gældende principper:

·         Studierejserne skal have et klart fagligt og politisk formål

·         Studierejsen kan foretages til ind- og udland

·         Administrationen tilrettelægger studierejsen

·         Der kan maksimalt deltage tre personer fra administrationen

·         Ved hjemkomst fra studierejsen udarbejdes en rapport om studierejsens resultater til offentliggørelse på kommunens hjemmeside.

 

I byrådsperioden 2014-2017 er der således afsat et budget til studierejser for udvalgene på samlet 1.249.000 kr.

 

Det betyder, at alle udvalg kan tage på én studierejse én gang i byrådsperioden.

 

Såfremt Økonomiudvalget beslutter formål og destination forventes studieturen afholdt i løbet af 2015.

Administrationen foreslår, at udvalget kan vælge en af to studieture:

 

1.    Innovative løsninger i den nye kommunale virkelighed

 

Formål

Et studie af nye innovative og bæredygtige løsninger. Nøgleordet er nytænkning og omdrejningspunktet er kommunernes justering og reformering til fremtidens kommunale virkelighed.

Ved at besøge forskellige jyske kommuner, der forsøger sig med nye løsninger af kommunale opgaver og/eller tilrettelægger deres omgivelser, så de passer til fremtidens Danmark, kan der findes inspiration og indsigt i, hvordan det kommunale arbejde også kan tilrettelægges.

 

Fordel

Det vil være nemt at sammenligne og visualisere, hvordan de nye måder at imødekomme den kommunale opgaveløsning på, kan bruges i Fredensborg Kommune, i og med, at det er danske kommuner. 

 

Forslag til besøg

Viborg Rådhus: Viborgs nye rådshus er en bæredygtig bygning hvis vision har været, at skabe et rådhus, der er handicapvenligt, miljø- og energirigtigt og understøtte et godt arbejdsmiljø for videndeling.

 

Kolding Kommune – Vi designer livet: Kolding Kommune har i en ny vision for 2012-2022 haft fokus på, at udbygge og styrke kommunens profil indenfor design, kunst og arkitektur. Denne vision ønsker de at opnå via fire overordnede temaer: design og branding, iværksætteri, social udvikling og uddannelse

 

FredericiaC: En ny bydel er på tegnebrættet i Fredericia, hvor de blandt andet arbejder med følgende nøgleområderne:

At områdets historie og den nye bydel mødes og skaber nytænkning,

At øget by- og livskvalitet og udviklingsmuligheder går hånd i hånd

At byens borgere skal være en aktiv del af byudviklingen,

Bæredygtighed både mht, økonomi, klima og sundhed indgår i planlægning og løsninger.

 

Horsens: Horsens Kommune har de seneste 10 år arbejdet

systematisk på at udvikle kommunens brand, hvilket har resulteret i en positiv udvikling i antallet af indbyggere.

 

Erhvervspolitisk forår i vejle 2011: Denne event har medført, at der i kommunen er blevet udarbejdet en vision for erhvervsindsatsen ud fra en åben dialog på dialogportalen www.vejlesfremtid.dk, med erhvervsrepræsentanter, uddannelsesinstitutioner, organisationer og borgere.

 

 

2.    Et studie i hvordan globaliserings- og økonomiske tendenser påvirker udviklingen af kommuner – to mulige destinationer

 

A.    Stockholms tur: Byfornyelse – Vækst og Erhverv

 

Kort info

Stockholm Regionen, der består af 26 kommuner, har en vision om, at være Europas mest attraktive storbysregion i 2030. Den store udfordring er at få udviklet transportsystemet, uddannelse og anden infrastruktur i takt med den øgede befolkning.

 

I regionen befinder hovedstadskommunen, Stockholm Stad, sig, der i 2007 udarbejdede en vision 2030, der indeholdte tanker for hvordan kommunen skal udvikle sig. Visionen afspejler en innovativ og voksende metropol i verdensklasse – en by med stærk vækst og god velfærd for alle.

 

Formål

En studietur der vil give ny indsigt i, hvilke gevinster og udfordringer, der er for en kommune som en del af en hovedstadsregion og hvordan opgaveløsningen omkring globale og økonomiske tendenser bliver håndteret i en anden nordisk hovedstadsregion.

 

Fordel

Et besøg til Stockholm og evt. en mindre kommune ca. 30 km væk fra hovedstaden, kan give nye perspektiver på, hvordan samarbejdet mellem kommune og region kan løses.

 

Forslag til besøg

Läns Landsting

Temaet for dette besøg kunne være:

-       Regionsplanlægning (som der i Sverige ikke er bindene, men bidrager til at samordne kommunernes planlægning).

-       Samarbejdet mellem de forskellige svenske län (for at få en fælles langsigtet plan. Et af udgangspunkterne for dette samarbejde er det fælles europæiske planperspektiv ESDP).

 

Solnä – Visioner omkring byfornyelser med fokus på erhvervslivet

Solnä er en kommune i region Stockholm, der støder op til Stockholm Kommun. De har store visioner for byfornyelse og videreudvikling af de byområder der i forvejen er i kommunen, med fokus på erhvervslivet.

 

Hammerby Sjöstad – byfornyelse med fokus på bæredygtighed

Hammarby Sjöstad er et forholdsvis nyt byområde i den sydlige del af Stockholm Kommune. Området var tidligere et meget forurenet område med små erhverv og uden ordentlig infrastruktur. Første spadestik blev taget i 1997 og fra starten var bæredygtighedstiltag indarbejdet i byfornyelsesprojektet.

 

Upplands-bro Kommune – byudviklings vision i samarbejde med borgerne

Upplands-bro kommune ligger ca. 25 km nordvest fra Stockholm Kommune, og indgår i Stockholm Län. Kommunen arbejder på, at udvikle visionen: Vision UpplandsBro, hvis mål er, at øge effektiviteten og udvikle fællesskabet til en mere attraktiv kommune nær Stockholm. Måden hvorpå de vil udarbejde visionen er ved hjælp af borgerinddragelse. Borgerne ser de som vigtige aktører og innovatører, og en masse forskellige events er blevet afholdt i løbet af 2013, med det formål, at inddrage borgerne i udarbejdelsen af en vision, der vil styrke kommunens brand og dermed dens tiltrækningskraft.

 

B.    Malmø tur: Vækst, klima og innovation

 

Kort info

Malmø Stad er del af den dansk-svenske region: Øresundsregionen, der geografisk udgøres af Region Hovedstaden, Region Sjælland og Region Skåne, hvilket indebærer 47 kommuner på den danske side og 33 kommuner på den svenske side.

 

Formål

Malmø er kendt for deres vækst, hvilket er eksploderet de sidste 10 år. En tur til Malmø ville kunne give indsigt i nogle nye perspektiver på, hvordan kreativ og innovativ opgaveløsning kan se ud, herunder byfornyelse og vækstplaner.

 

Fordel

Malmø og Fredensborg Kommune er begge en del af Øresundsregionen, hvormed besøget kunne give bedre kendskab til andre kommuner i regionen – på den anden side af havet. Derudover er Malmø langt fremme i de fælles visioner for regionen, hvilket kunne være til stor inspiration. 

 

Forslag til besøg

Øresundsregionen – en motor for vækst

Vision: I 2025 København-Malmø skal være en sammenhængende og bæredygtig metropol der skaber vækst i både Øresundsregionen, Danmark og Sverige. Når der skabes vækst i byerne, smitter det af på den omkringliggende region og på hele nationen. Med hver sine styrker komplementerer København og Malmø hinanden og styrker Øresundsregionens vækstmuligheder, øger konkurrenceevnen samt fastholder Øresundsregionen som et attraktivt sted at leve og besøge.

 

Økobyen Bo01 – innovativ boligløsning

Bo01 er en nyere bydel i vækstområdet Västra Hamnen i udkanten af Malmö. Målet er, at bydelen skal fungere som et ledende internationalt eksempel på miljømæssig tilpasning og social bæredygtighed i tætbebyggede urbane områder. På den måde er ønsket, at Bo01 skal styrke Västra Hamnen og Malmøs bæredygtige udvikling.

 

Energi Øresund – Et fælles projekt i Region Øresund

Energi Øresund er et fælles projekt mellem kommuner i Region Øresund, der arbejder med energiforbrug og energiforsyning i nye byområder. Projektet har ledt frem til følgende forhold, som kommunerne i Øresundsregionen skal tænke ind, når de planlægger nye lavenergiområder:

o    Energiforsyning

o    Energi- og ressourceforbrug

o    Samarbejde mellem kommuner og private aktører

Et øresundsregionalt samarbejde giver mening af flere grunde:

o    Erfaring udveksling mellem DK og Sverige, hvilket vil skabe bedre rammer for lavenergibyggeri.

o    Mulighed for fælles basis til at tiltrække investeringer til regionen, blandt andet via fælles beregningsmetoder, som kan gøre det lettere for entreprenører og rådgivere at byde på opgaver på tværs af Øresund.

o    En fælles indsats kan fastholde og styrke Øresundsregionens grønne profil til gavn for os selv og til inspiration for udlandet.

 

For uddybning af forslagene henvises til vedlagte bilag.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling


1.    At Økonomiudvalget træffer beslutning om afholdelse af studietur i foråret 2015.

2.    At Økonomiudvalget træffer beslutning om formål og studietur destination.

3.    At administrationen arbejder videre med at konkretisere et program på grundlag af det skitserede indhold.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Økonomiudvalget besluttede, at administrationen skal arbejde videre med model 1. Administrationen udarbejder et forslag til endeligt program.

Nr.125 - Økonomisk masterplan 2014: Udsatte Børn og Unge

Sagsnr.: 13/45922

 

Beslutningstema

Børne- og Skoleudvalget skal tage stilling den økonomiske masterplan 2014 for Politikområde 10, Udsatte Børn og Unge.

Sagsfremstilling og økonomi

Masterplan for politikområdet Udsatte børn og unge

Der er udarbejdet en ny økonomisk masterplan for udsatte børn og unge

Den økonomiske masterplan har til formål at fastlægge indsatser, der skal gennemføres for at overholde de økonomiske rammer for den indsatsstyrende del af politikområdet Udsatte børn og unge.

 

Politikområdet Udsatte Børn og Unge arbejder efter Servicelovens bestemmelser i forhold til udsatte børn, unge og deres familier. Opgaverne omfatter administration og drift af kommunens tilbud og institutioner for familier med udsatte børn og unge. Aktiviteterne omfatter råd og vejledning, forebyggende foranstaltninger og anbringelser af børn og unge.

 

Masterplanen omfatter den indsatsstyrede del af politikområdet, som i 2014 har et nettobudget på 63,9 mio. kr.

 

Tidligere masterplaner og tillægsbevillinger

Der er senest i 2013 udarbejdet en masterplan på området, hvor indsatserne blev godkendt af Social- og Sundhedsudvalget d. 7. oktober 2013. Indsatserne i masterplan 2013 vedrørte både det sociale område og handicapområdet. Pr. 1.1.2014 overgik børnehandicapområdet til politikområdet Handicap og Socialpsykiatri, hvilket betyder, at forudsætningerne for masterplanen fra 2013 er ændret. Masterplanen i 2013 tog højde for prioriteringsbidraget vedtaget i budget 2013, mens prioriteringsbidrag vedtaget i budget 2014 ikke indgik.

 

De vedtagne indsatser i 2013-masterplanen vedrørende socialt udsatte børn og unge handler om omlægninger og effektiviseringer inden for anbringelser og forebyggende foranstaltninger. Effekten af disse allerede vedtagne indsatser er i alt 11 mio. kr. i perioden 2014-2017, jf. tabel 1.

 

Tabel 1. Effekt af allerede vedtagne indsatser, 1.000 kr.

 

2014

2015

2016

2017

Total

Plejefamilier og opholdssteder mv.

-665

-665

-665

-665

-2.660

Forebyggende foranstaltninger, ydelser

-1.300

-1.675

-2.275

-2.575

-7.825

Døgninstitutioner

-127

-127

-127

-127

-508

Total

-2.092

-2.467

-3.067

-3.367

-10.993

 

Ved budgetrevisionen 30.06.2013 fik politikområdet en tillægsbevilling på 5,4 mio. kr. årligt, svarende til de dokumenterbare udgifter til tilgangen af handicapanbringelsessager fratrukket det forventede mindreforbrug på resten af politikområdet (primært overskud på Granbohus).

 

Samlet ny økonomisk redegørelse

Med flytningen af handicapområdet er der foretaget en fornyet gennemgang af udgiftsudviklingen på området. Den økonomiske vurdering tager udgangspunkt i en analyse af udgifterne inden for hver enkelt aktivitet på politikområdet og en vurdering af det endelige regnskabsresultat for 2013.

 

Vurderingen er, at der med den gældende politik på området og herunder de initiativer, der er igangsat, vil være et merforbrug på 2,3 mio. kr. i 2014. Samlet for budgetperioden 2014-2017 ventes et merforbrug, uden nye initiativer, på 9,3 mio. kr. I 2018 er det forventede merforbrug 4,8 mio. kr.

 

Det er vanskeligt at redegøre præcist for, hvordan de ændringer, der er sket siden masterplanen i 2013, hver især påvirker den nye vurdering. Det skyldes at det sociale område og handicapområdet i 2013 var budgetlagt og konteret under ét, og at det derfor har været nødvendigt at opgøre forbrug og mængder på det sociale område på ny i denne masterplan. Det er dog muligt at forklare de væsentligste ændringer. Det drejer sig dels om prioriteringsbidraget 2014 på 0,3 mio. kr., som ikke indgik i masterplanen 2013 og dels om, at merforbruget på egne børn i 2013 endte med at være 2 mio. kr. højere ved regnskabsafslutningen.

 

Samlet for budgetperioden 2014-2017 vil en varig indarbejdelse af merudgifterne i regnskab 2013 og det øgede prioriteringsbidrag i sig selv betyde en udfordring på 14 mio. kr. over perioden. Den nye vurdering af udgiftsudviklingen og et forventet merforbrug i masterplanen – uden nye indsatser - på 9,3 mio. kr. over budgetperioden er i det lys et forsigtigt skøn.

 

De forventede merforbrug i masterplanen er baseret på de konkrete forventninger til udviklingerne i hvert delområde, som fremgår af tabel 2 nedenfor. Det er fortsat vurderingen, at de gennemførte initiativer på området vil kunne nedbringe de samlede omkostninger, men de vil ikke kunne nedbringes til niveauet for budgettet, jf. tabel 2 nedenfor, medmindre der skulle ske en betydelig ændring i tilgangen af børn

 

Tabel 2. Forventet forbrug 2014-2017, 1.000 kr.

 

 Forventet forbrug

2014

2015

2016

2017

Plejefamilier og opholdssteder mv.

24.058

24.058

24.058

24.058

Forebyggende foranstaltninger, ydelser

24.491

24.116

23.516

23.216

Forebyggende indsatser, øvrigt

5.876

4.757

4.757

4.757

Døgninstitutioner

11.307

11.307

11.307

11.307

Sikrede døgninstitutioner, takstudgifter

1.189

1.131

1.072

1.014

Sikrede døgninstitutioner, objektiv finansiering

1.425

1.425

1.425

1.425

Øvrige udgifter og indtægter

-2.101

-2.101

-2.101

-2.101

Forventet forbrug, total

66.245

64.693

64.034

63.676

Budget

63.927

62.777

61.820

60.833

Forventet merforbrug

2.318

1.916

2.214

2.843

 

De ændrede forudsætninger er ikke udtryk for, at enhedspriserne på området er steget, ligesom der heller ikke er tale om serviceudvidelser.

 

Forslag til nye indsatser

Det er fortsat hensigten, at de allerede vedtagne indsatser fra masterplanen 2013 skal sikre en besparelse på 11 mio. kr. i perioden 2014 -2017, som tidligere beskrevet. Indsatserne er dog udfordret og som et eksempel kan det nævnes, at Den Sociale Ankestyrelse d. 26. februar 2014 af egen drift har truffet afgørelse om anbringelse af to udsatte børn. Ankestyrelsens afgørelse lægger et niveau som varsler, at det fremadrettet kan blive vanskeligere end tidligere at undgå anbringelser af børn og unge via forebyggende indsatser i familien. Herudover er der anbragt tre børn/unge, hvor anden myndighed har truffet afgørelse, hvilket har været udenfor Fredensborg Kommunes kontrol. I 2014 betyder det en samlet udgift på ca. 3,7 mio. kr.

 

De allerede vedtagne indsatser adresserer tilsammen alle de områder, hvor politikområdet har mulighed for at påvirke udgifterne. Det er vurderingen, at det ikke umiddelbart er muligt at opnå yderligere besparelser via indsatser på udsatte børn og unge inden for Servicelovens bestemmelser i forhold til udsatte børn, unge og deres familier.

 

Såfremt økonomien skal balancere i 2014, kan det ske ved yderligere besparelser på politiområdets forebyggende del. Der er allerede vedtaget indsatser for samlet 7,8 mio. kr. fra 2014 -2017 i masterplanen fra 2013, hvor det er målet at udføre forebyggende indsatser til en lavere udgift. Kommunen anvender sammenlignet med andre kommuner en større andel på forebyggelse, men det er administrationens vurdering, at besparelser på det forebyggende område på bare lidt længere sigt kan medføre en samlet udgiftsstigning på området. Dette underbygges af KL’s nøgletal for udsatte børn og unge på landsplan, idet KL’s opgørelser viser, at forebyggende foranstaltninger for udsatte børn og unge betaler sig: Det giver både fagligt og økonomisk mening at gribe ind med forbyggende foranstaltninger, før barnets eller den unges problemer vokser sig større.

 

Finansieringsmuligheder inden for politikområdets rammestyrede del

Alternativet til at finde indsatser på det indsatsstyrende område er at finde besparelser på politikområdets rammestyrede budget. Størstedelen af det rammestyrede budget anvendes på lønninger til kommunens Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR), Familiebehandlerteamet og dagbehandlingsskolen Kejserdal. PPR’s opgaver er rettet mod normalområdet, dvs. skoler og dagtilbud. Familiebehandlerteamet yder familiebehandling, forældrekompetenceundersøgelser og individuelle samtaler af forebyggende og behandlende karakter, og udgør således en væsentlig forebyggende indsats. Kejserdal løser undervisnings- og behandlingsopgaver for kommunens socialt udsatte børn, der ikke kan rummes inden for normalområdet.

 

Udfordringen i at reducere det rammestyrede budget er, at de rammestyrede aktiviteter er væsentlige for at kunne forebygge mere omfattende og dyrere foranstaltninger. En besparelse på Familiebehandlerteamet ville eksempelvis betyde, at forældrekompetenceundersøgelser mv. vil skulle købes eksternt. På samme måde ville der skulle købes eksterne pladser, eller alternativt anbringes, hvis Kejserdal skæres i normeringen. Budgettet til PPR i 2014 er på 20,5 mio. kr. og der er ansat 10 psykologer og 16 specialpædagoger. En besparelse på PPR’s psykologisk og specialpædagogiske del kan  betyde, at indsatsen i forhold til inklusion i forhold til børn med særlige behov vil blive beskåret. Børne-og skoleudvalget vil på et senere møde få forelagt en masterplan for specialundervisningen mv. Imidlertid er der på PPR-området i 2014 et mindreforbrug på ca. 0,8 mio. kr. Beløbet er hensat til at imødegå udbetaling af feriegodtgørelse og pensioner i forbindelse med ophør af stillinger samt imødekommelse af periodens prioriteringsbidrag for at bringe budgettet i balance. Men det vurderes, at det vil være muligt i 2014 at lade 0,5 mio. kr. indgå i masterplanen, uden at det vil få personalemæssige konsekvenser.

 

Det er administrationens vurdering, at en permanent budgetreduktion på det rammestyrede område på bare lidt længere sigt samlet vil give merudgifter, da en besparelse på den forebyggende indsats vil gøre det vanskeligt at fastholde tidligere resultater med at nedbringe udgifterne.

 

Serviceniveauet sammenlignet med andre kommuner

Fredensborg Kommune anvendte 12.893 kr. pr. 0-17-årige i regnskab 2012 på udsatte børn og unge. Det placerer kommunen midt i feltet blandt alle landets kommuner i 2012, hvor kommunens regnskab i øvrigt var udfordret af to usædvanlige hændelser i form af tab af en dyr enkeltsag i Det Sociale Nævn, som indebar at 3 børn blev anbragt og surrogatfængsling af en større gruppe (17) kriminelle unge. I Region Hovedstaden er Fredensborg Kommune  placeret som nummer 16 ud af 29 kommuner i 2012. Jf. KL har kommunernes fokus på at anvende mere forebyggelse i stedet for anbringelser og familiepleje reduceret udgifterne til området på landsplan. Fredensborg Kommune havde en lav andel af anbringelser i plejefamilier i 2012, hvor en relativ stor del af nyanbringelserne var på opholdssteder som følge af ungdomssanktioner. I KL’s opgørelse på baggrund af 2012-regnskabet af hvor stor en andel af kommunernes samlede udgifter på politikområdet, som anvendes til forebyggelse, ligger Fredensborg Kommune helt i top i forhold til KL’s anbefalinger, idet Fredensborg Kommuner er en ud af 13 kommuner, som anvender over 40 pct. af udgifterne på området på forebyggelse.

 

På budgetseminaret i august 2013, blev udfordringen med budgettet for udsatte børn og unge annonceret. Ved den lejlighed blev der taget højde for udfordringen ved de afsatte driftsreserver.

Bevilling

Budgetudfordringen på 2,3 mio. kr. i 2014, hvoraf de 0,5 mio. kr. foreslås finansieret ved mindreforbruget på det rammestyrede område, medtages ved budgetrevisionen 30/4. For 2015 og frem medtages eventuelle merudgifter i budgettet for 2015-2018. De bevillingsmæssige beslutninger træffes derfor først i kommende sager. Indeværende sag har derfor ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Børne- og Skoleudvalget og Byrådet

Indstilling

At udvalget drøfter hvorledes der inden for området kan justeres i forhold til nuværende budget eller om der kan iværksættes andre initiativer.

 

At udvalget drøfter forholdet mellem masterplanen og de politiske forudsætninger for budgetperioden 2014-17.

 

At den samlede forventede merudgift i 2014 på 2,3 mio. kr. dels dækkes af overførsler fra 2013 (0,5 mio. kr. ), dels (1,8 mio. kr.) medtages ved budgetrevisionen 30/4. Ved budgetrevisionen skal der peges på finansiering inden for den samlede kommunale udgiftsramme.

 

At udfordringerne på 7 mio. kr. for 2015-2017 (11,8 mio. kr. for perioden 2015-2018) medtages i budget 2015-2018.

 

At merudgifter i forbindelse med lukning af Farvergården tages op i særskilt sag.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 07-04-2014

Det bemærkes, at der er fejl i nummereringen af indstillinger, der rettelig skal være nr. 1-5. 

 

Børne- og Skoleudvalget drøftede sagen og indstillede til Byrådet:

 

Ad 1.: Blev drøftet.

 

Ad 2.: Blev drøftet.

 

Ad 3.: Administrationens indstilling om, at den samlede forventede merudgift i 2014 på 2,3 mio. kr. dels dækkes af overførsler fra 2013 (0,5 mio. kr. ), dels (1,8 mio. kr.) medtages ved budgetrevisionen 30/4, anbefales efter afstemning:

 

For stemte:

Liste A, liste V, liste B og liste F.

 

Imod stemte:

Liste Ø og liste D.

Ad 4.: Administrationens indstilling anbefales.   

 

Ad 5.: Administrationens indstilling anbefales.   

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Sagen sendes tilbage til fagudvalget, med henblik på fornyet drøftelse af finansieringsforslaget. Desuden ønsker Økonomiudvalget en uddybning af protokollering af punkterne ad 1 og ad 2.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 05-05-2014

Ad 1.: Udvalget drøftede muligheder for justeringer og yderligere omlægninger. Udvalget vurderede, at det ikke er muligt at gennemføre yderligere tiltag.


Ad 2.: Udvalget drøftede masterplanen i forhold til budget 2014-17. Udvalget vurderede, at det ikke vil være muligt at gennemføre yderligere budgettilpasninger, udover de 11 mio. kr., der er besluttet i Masterplanen fra oktober 2013.    


Ad 3.: Udvalget drøftede finansieringsforslaget på ny og anbefaler fortsat administrationens indstilling efter afstemning:


For stemte: B, V, D, Ergin Øzer (A) og Charlotte Sander (A) 


Imod stemte: F og Ø.


Såfremt prioriteringsbidragene for 2015-2017 medfører, at der bliver tale om serviceforringelser, ønsker udvalget at få forelagt en sag.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Børne – og Skoleudvalgets indstilling efter afstemning:


For stemte:9 A, B, C, I, V,O


Imod stemte:2 F og Ø

Nr.126 - Godkendelse af anlægsregnskab – Legepladser - Daginstitutioner

Sagsnr.: 14/10161

 

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060102026. Legepladser  - Daginstitutioner.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060102026 – Legepladser - Daginstitutioner er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

4.299.270

0

4.299.270

Afholdte udgifter

4.267.270

0

4.267.270

Mindre forbrug

32.000

0

32.000

 

Som det fremgår af regnskabet er der et mindre forbrug på 32.000 kr. på bevillingen.

 

Projektet havde til formål at anlægge/istandsætte legepladser ved daginstitutionerne: Fasangården, Lundely, Bøgegården, Teglgården, Broengen 1, 6 og 8 samt Troldeengen og Langebjerghuset.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Mindre forbruget på 32.000 overføres til kassen.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.127 - Godkendelse af anlægsregnskab – Diget ved Jellerød.

Sagsnr.: 14/10161

 

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103009. Diget ved Jellerød.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103009 – Diget ved Jellerød er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

2.102.940

0

2.102.940

Afholdte udgifter

2.107.940

0

2.107.940

Merforbrug

5.000

0

5.000

 

Som det fremgår, udviser regnskabet et merforbrug på 5.000 kr.

 

Projektet havde til formål at etablere diget ved Jellerød efter oversvømmelserne i 2010. Bevillingen gik dels til rådgivere og dels til opførsel af diget.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Merforbruget på 5.000 kr. foreslås modregnet i mindre forbruget på projekt XA-0060102018 Nyopførsel af Asminderød Skole.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.128 - Godkendelse af anlægsregnskab – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger.

Sagsnr.: 14/10161

 

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103020 – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103020 – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

2.755.263

0

2.755.263

Afholdte udgifter

2.755.263

0

2.755.263

Mer-/Mindre forbrug

0

0

0

 

Som det fremgår af regnskabet er bevillingen anvendt fuldt ud.

 

Projektet går tilbage til Fredensborg-Humlebæk kommune, hvor der blev gennemført en række mindre foranstaltninger i henhold til daværende kommunes Miljø- og trafiksikkerhedsplan.

 

Af disse kan nævnes: Trafiksanering på Benediktevej, visse foranstaltninger i Søholm, helleanlæg i Fredensborg og Humlebæk, mindre forbedringer af skoleveje og udarbejdelse af trafiksikkerhedsplanen.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.129 - Godkendelse af anlægsregnskab – Etablering af dobbeltprofil – Usserød Å.

Sagsnr.: 14/10161

 

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103017 – Etablering af dobbeltprofil - Usserød Å.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103017 – Etablering af dobbeltprofil – Usserød Å er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

6.265.225

0

6.265.225

Afholdte udgifter

6.265.225

0

6.265.225

Mer-/ mindre forbrug

0

0

0

 

Som det fremgår af regnskabet er bevillingen anvendt fuldt ud..

 

Projektet havde til formål at etablere dobbeltprofilen ved Usserød Å, for at øge åens kapacitet, efter oversvømmelserne i 2010. Bevillingen gik dels til rådgivere og dels til udgravning af dobbeltprofilen.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.130 - Godkendelse af anlægsregnskab – Nyopførsel af Asminderød Skole

Sagsnr.: 14/10161

 

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060102018 - Nyopførsel af Asminderød Skole.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060102018 – Nyopførsel af Asminderød Skole er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

10.082.378

615.000

9.466.878

Afholdte udgifter

10.061.378

615.000

9.445.878

Mindre forbrug

21.000

0

21.000

 

Som det fremgår, udviser regnskabet et mindre forbrug på 21.000 kr.

 

Projektet havde til formål at starte opførsel af ny skole i Fredensborg. Herunder undersøgelse for OPP samt rådgiver og projektleder.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Mindre forbruget på 21.000 kr. overføres til kassen.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.131 - Detailhandelsanalyse for Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 12/52815

 

Beslutningstema

Beslutning om finansiering af detailhandelsanalyse for Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Tidligere drøftelse

Udvalget drøftede på møde d. 29. januar 2014 en anmodning om gennemførelse af en detailhandelsanalyse for Fredensborg by.


Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 29-01-2014:

Udvalget udtalte sig principielt for en detailhandelsanalyse og anmodede om, at der forelægges en sag herom med udgangspunkt i både en bredt funderet og en mere Fredensborg-orienteret analyse, som tillige foreslås forelagt Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget.


Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 06-02-2014:

Udvalget tog orienteringen til efterretning, idet udvalget udtalte, at en ny sag om detailhandelsanalyse bør forankres i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget uafhængigt af konkurrenceprogrammet for Fredensborg By.


Tilbud på detailhandelsanalyse

Administrationen har indhentet et tilbud på en detailhandelsanalyse for hele kommunen. Det samlede tilbud på en analyse lyder således på 200.000 kr.


Tilbuddet indeholder:


  • Konsekvenser og tilpasning til trends indenfor detailhandels branchen.
  • Det regionale perspektiv, herunder konkurrence og opland.
  • Beskrivelse af detailhandelsstrukturen i Fredensborg Kommune og de 4 handelscentre (Fredensborg by, Humlebæk, Nivå og Kokkedal) med analyse af omsætning og forbrug, branchefordeling, sammensætning mv.
  • Vurdering af de nuværende udvidelsesmuligheder i forhold til detailhandelsrammerne i den eksisterende kommuneplan.
  • Pladskrævende varer: udpege mulige/bedst egnede arealer.
  • Anbefalinger til understøttelse af en optimal detailhandel, især i Fredensborg by, men også i kommunens øvrige byer.

Økonomi

Byrådet afsatte i budgetforlig 2013-16 en pulje på i alt 3 millioner kr. til ”Bymidten i Fredensborg”. Der er i 2013 og 14 frigivet i alt 1,2 millioner kr. til det igangværende samarbejde med Realdania. Restpuljen er således 1,8 mio. kr.


En detailhandelsanalyse kan ikke finansieres af de allerede frigivne midler, da de er budgetlagt til medfinansiering af den igangværende proces.


Såfremt udvalget ønsker at anvende midler fra restpuljen til finansieringen af en detailhandelsanalyse, skal midlerne frigives i næstkommende budgetrevision på Økonomiudvalgets møde d. 19. maj 2014.


Finansieringen fra udvalgets område foreslås at udgøre 100.000 kr., hvilket ligger under det niveau det ville koste at gennemføre en analyse for Fredensborg By alene. Erhvervsområdet bidrager med restfinansieringen inden for rammen på politikområde 16.


Der lægges således op til at Detailhandelsanalysen finansieres ved budgetrevisionen per 30. april 2014 med 100.000 kr. fra anlægsprojektet ”Bymidten i Fredensborg” og 100.000 kr. fra politikområde 16.. Budgettet placeres på et nyt anlægsprojekt og søges frigivet ved budgetrevisionen.


Tidsplan for analysen i relation til afvikling af bymidtekonkurrencen

Analyseperioden er 7-8 uger fra opgaveaccept. Opgaven vil kunne igangsættes når finansieringen er på plads og forventes derfor at kunne ligge klar medio august 2014 når resultatet af konkurrencens 1. fase foreligger.


Administrationens bemærkninger og anbefaling

Administrationen bemærker, at potentialer for turisme og detailhandel indgår som et tema i bymidtekonkurrencen, som et blandt 4 temaer som de deltagende teams skal forholde sig til, bl.a. ved konkrete spørgsmål der adresserer detailhandlens udviklingsmuligheder. En detailhandelsanalyse som beskrevet ovenfor, vil dermed indgå som en supplerende vurdering af de detailhandelsmæssige aspekter af bymidtens udvikling i konkurrencens 2. fase. 2. fase forventes at gå i gang medio september 2014.


Administrationen anbefaler at der igangsættes en analyse for hele kommunen. Dels fordi det vil give analysen et bedre afsæt og et bredere blik på Fredensborg by set i forhold til kommunens øvrige detailhandelsstruktur og dels fordi en analyse for hele kommunen vil kunne udgøre et værdifuldt afsæt for processen omkring en ny planstrategi for Fredensborg Kommune.


Administrationen anbefaler at den resterende del af puljen (1,7 mio. kr.) reservereres til konkrete fysiske tiltag som opfølgning på konkurrence og helhedsplan.

Bevilling

Det foreslås, at der i givet fald overføres 100.000, kr. fra anlægsprojektet ”Mit Fredensborg” i forbindelse med budgetrevision 30. april 2014.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget i forhold til anvendelsen af midlerne i puljen til ”Bymidten i Fredensborg”.

Kommunikation

Tilbud accepteres af administrationen når finasiering af på plads.


Realdania orienteres om analysens indhold og proces.


Erhvervsrådet orienteres om analysens indhold og proces.

Indstilling

1.    At udvalget anmoder Økonomiudvalget om frigivelse af 100.000 kr. fra puljen ”Bymidten i Fredensborg” til brug for medfinansiering af en detailhandelsanalyse.

2.    At den detailhandelsanalyse der igangsættes omfatter hele Fredensborg Kommune.

3.    At de resterende midler i puljen (1,7 millioner) til ”Bymidten i Fredensborg” reserveres til brug for konkrete fysiske tiltag som opfølgning på konkurrence og helhedsplan.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Udvalget anbefaler indstillingen, idet udvalget anmoder Økonomiudvalget at finde finansiering på kr. 100.000.


Flemming Rømer (O) stemte i mod, idet han ville fastholde administrationens indstilling.


Udvalget anmodede administrationen om til Økonomiudvalgets behandling at fremlægge estimat på omkostningerne ved at supplere analysen med en indkøbsadfærdsanalyse.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Økonomiudvalget besluttede at gennemføre analysen, og anmoder administrationen om at finde fuld finansiering.


F og Ø stemte imod detailhandelsanalysen.

Nr.132 - Godkendelse af administrativ indgåelse af brugsaftale med Humlebæk Roklub

Sagsnr.: 12/11304

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende, at administrationen bemyndiges til at indgå en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for de nuværende klublokaler samt den planlagte udbygning, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Humlebæk Roklub har fremsendt en ansøgning om en selvfinansieret udbygning af det kommunale hus som de i dag anvender som deres klublokale.

 

Lokale- og Anlægsfonden har givet tilsagn om, at de vil støtte udbygningen med 150.000 kr. under forudsætning af, at Humlebæk Roklub får brugsret over tilbygningen i 10 år.

 

Det klublokale, roklubben benytter i dag, har køkken og to bade- og omklædningsrum samt en bådehal. Lokalerne er beliggende i Humlebæk Havn.

 

Roklubben har i en årrække ønsket en udvidelse af lokalerne, idet klubben har mangel på plads til aktiviteter i vinterhalvåret samt til vejrbestandig opbevaring af klubbens både.

 

Klubben redegjorde for sit ønske om udvidelse af klubhuset i Fritids- og Erhvervsudvalgets træffetid på møde den 7. februar 2011.

 

Klubben har fremsendt en ansøgning til Byggesager om en selvfinansieret udbygning. I ansøgningen redegøres for medlemstal, aktiviteter, formål med udvidelsen, tilbygningsplan, etableringsomkostninger, finansieringsplan og driftsomkostninger.

 

Formål med udvidelsen

Klubben anfører, at de har behov for øget plads til indendørs vintertræning, undervisning, møder, værksted til vedligeholdelse af både samt opbevaring af både.

 

Om klubben i dag

Klubben har i 2013 131 aktive medlemmer, heraf 23 under 25 år og 43 over 60 år. Klubben ejer mere end 20 robåde.


Humlebæk Roklub skriver bl.a. følgende om sig selv:


Humlebæk roklub roede i gennemsnit 389 km pr medlem i sæsonen 2012, hvilket gør klubben til den 18. mest roende klub i landet. To af klubbens ungdomsroere har de sidste 3 år været udtaget til landsholdet med deltagelse i VM. I sæsonen 2012 kom vinderne af det uofficielle Danmarksmesterskab i langdistanceroning, 25 km fra Humlebæk Roklub.

 

Tilbygningsplan

Klubben har i 2010 finansieret genopmåling af matriklen. Denne viser, at der må tilbygges med 70 m2. Klubben ønsker en multihal på 5 x 14 meter placeret på nordsiden af klubhuset.

 

Etableringsomkostninger og finansiering

Det samlede budget for tilbygning anslår klubben til at være ca. 750.000- 800.000 kr. Projektet er momspligtigt, hvilket er medregnet i budgettet.

 

Tabel 1: Finansiering

Finansieringssteder

Kr.

Økonomisk støtte opnået fra FOG fonden

20.000

Økonomisk støtte opnået fra Tuborg fonden

40.000

Tilsagn om støtte fra Lokale- og Anlægsfonden

150.000

Egenfinansiering

380.000

I alt

590.000

 

Der udestår således finansiering svarende til ca. 150.000 kr.-200.000 kr. Roklubben anmoder Fredensborg Kommune om, at kommunen bidrager med at reducere roklubbens byggesagsomkostninger eller bidrager med anden økonomisk støtte.

 

Brugsaftale – betingelse for fondstilskud

Byggeriet finansieres bl.a. ved en støtte på 150.000 kr. fra Lokale- og Anlægsfonden, som betinger sig af, at Fredensborg Kommune udsteder en attest, der sikrer Humlebæk Roklub brugsret over bygningen i 10 år.

 

Driftsudgifter i dag og fremover

Målet med tilbygningen er øget aktivitet og øget medlemstal. Alligevel mener roklubben, at udvidelsen kan drives uden øgede driftsomkostninger til følge ved hjælp af besparende foranstaltninger, f.eks. etablering af varmepumpe, vandsparebrusere og vedligeholdelse ved frivillig arbejdskraft.

 

Administrationens bemærkninger 

Nedenfor redegøres for administrationens bemærkninger til den ønskede tilbygning og brugsaftale.


Juridisk vurdering

Det er kommunens juridiske vurdering, at konstruktionen omkring udbygningen i forhold til ejerskab, vedligeholdelse og ansvar m.v. skal være så klar som mulig i forhold til ejerforhold, rettigheder, forpligtelser og årlige vedligeholdelsesomkostninger. En brugsaftale og gavemodel vil skulle opfylde dette.

 

Ejerforhold ved modtagelse af en gave

Det er Humlebæk Roklub, der bygger tilbygningen og roklubben vil i forbindelse med ibrugtagningstilladelsen overdrage tilbygningen vederlagsfrit til Fredensborg Kommune. En såkaldt gavemodel.

 

Indenrigsministeriet har i en sag i 2005 udtalt, at kommuner i almindelighed kan modtage gaver til brug for varetagelse af kommunale opgaver. Med en gave tilfalder ejerskabet Fredensborg Kommune.

 

Ejerforhold og drift af nuværende lokaler

I henhold til folkeoplysningsloven er kommunen forpligtet til at stille lokaler til rådighed til folkeoplysende foreninger. Der er følgende muligheder:

 

  1. Kommunen stiller lokale til rådighed og betaler samtlige driftsudgifter.
  2. Kommunen stiller lokale til rådighed, men giver foreningen et driftstilskud, så foreningen kan afholde driftsudgifterne selv.
  3. Kommunen giver lokaletilskud til en forening, som har til huse i et ikke kommunalt lokale. Over lokaletilskuddet afholder foreningen selv udgifterne til drift.

 

Kommunen ejer det nuværende klubhus og låner det ud til roklubben. Der foreligger ingen skriftlig brugsaftale.

 

Praksis har været, at Humlebæk Roklub har modtaget et lokaletilskud efter model 3 og afholdt alle udgifter til bygningens drift, herunder forbrug til energi, renovation, forsikringer og vedligehold. I 2013 fik de 104.000 kr. i lokaletilskud og regnskabet viser et forbrug på 104.261 kr.

 

Da roklubben holder til i et kommunalt lokale, bør de i stedet få tilskud efter model 2 og fremadrettet vil det være praksis. 

 

Fredensborg Kommune har ansvaret for den indvendige vedligeholdelse af de kommunale lokaler. Vedligeholdelsen kan udføres af brugere efter aftale med Fredensborg Kommune som ligeledes selv udfører vedligeholdelsesarbejder.

 

Fredensborg Kommune forestår den udvendige vedligeholdelse, som omfatter vedligeholdelse af bygningskroppen udvendigt, nedgravede forsynings- og afløbsledninger mv.

 

I 2013 udskiftede kommunen roklubbens kloak og renoverede bad og toiletter og i 2012 blev taget på klubhuset skiftet.

 

Brugsaftale

Administrationen bemærker, at andre kommunale brugsaftaler indeholder bestemmelser om, at lokaler også kan tildeles til andre brugere med beslægtede aktiviteter (i dette tilfælde maritime/vandaktiviteter) i det omfang at brugerne ikke anvender lokalerne til egne aktiviteter.

Administrationen anbefaler, at det i brugsaftalen specificeres, at Humlebæk Roklub er den primære bruger men at der åbnes mulighed for at andre brugere også kan få adgang til huset.

 

Lokalplan

Det er Center for Plan og Miljøs vurdering, at en udbygning på 70 m2 det pågældende sted vil kunne foretages uden en ny lokalplan.

 

Louisiana – som nabo

Louisiana har underskrevet en erklæring, hvori de tilkendegiver, at de er indforstået med roklubbens udbygning.

 

Udbygning – fuldmagt til ansøgning om byggetilladelse fra Fredensborg Kommune

Fredensborg Kommune har givet fuldmagt til Humlebæk Roklub til ansøgning om byggetilladelse på tilbygning på op til 70m2. Fredensborg Kommune har i fuldmagten understreget, at det er Humlebæk Roklubs ansvar som bygherre at sikre, at alle gældende love, krav, normer og vejledninger i henhold til arbejdes udførelse og bygningens indretning følges og overholdes.

 

Såfremt det myndighedsmæssigt er nødvendigt at ændre på projektet, skal Fredensborg Kommune have det til godkendelse.

 

Byggesagshonorar og moms

Det er Humlebæk Roklub, der vil være bygherre, også selvom Fredensborg Kommune vil være den endelige ejer. Da det er Humlebæk Roklub, der vil stå som bygherre, er det Humlebæk Roklub, der skal betale byggesagshonoraret.

 

I forhold til momsen skal kommunen ikke betale gaveafgift til staten, da det er roklubben, der opfører huset (bygger og finansierer) og efterfølgende giver tilbygningen som gave til Fredensborg Kommune. Da Humlebæk Roklub ikke er momsfritaget, vil udgifterne i forbindelse med byggeriet skulle være inklusiv moms. 

 

Finansiering

Administrationen vurderer, at Fredensborg Kommune ikke kan dække byggesagshonoraret, da det kan danne præcedens i forhold til andre sager. Der er dog mulighed for, at kommunen kan være behjælpelig med anden økonomisk støtte. Dette vil Fritids- Idrætsudvalget drøfte på deres møde i maj 2014.

 

Driftsudgifter ved tilbygning

Center for Kommunale Ejendomme og Arealer finder det ikke realistisk, at driften forbliver på samme niveau som nu. Der skal ekstra strøm til at drive varmepumpen og til lys m.v. Desuden skal varmepumpen have et årligt, lovpligtigt serviceeftersyn. Der foreligger ikke p.t. beregning af forventede øgede driftsudgifter eller forslag til adfærdsregulerende tiltag i øvrigt, der kan reducere energiforbruget.

 

Kommunen har på nuværende tidspunkt ikke afsat yderligere budget til de af kommunen forventede merudgifter til drift. Udgifterne skal således afholdes inden for rammen. Administrationen bemærker, at der med en brugsaftale og driftstilskud til afholdelse af driftsudgifter er et incitament for foreningen til at holde udgifterne lavt, hvormed det forventes, at driftsudgifterne kan afholdes indenfor rammen.

 

Administrationens anbefalinger

·        At der indgås en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for nuværende lokale samt tilbygningen, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

·        At aftalen indgås administrativt med Humlebæk Roklub.

·        At Fritids- og Idrætsudvalget på deres møde i maj måned 2014 drøfter mulig medfinansiering af udbygningen

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, da udbygningen finansieres af henholdsvis Humlebæk Roklub, fonde og eventuelt med tilskud fra Fritids- og Idrætsudvalget.

Retsgrundlag

Folkeoplysningsloven og kommunalfuldmagten.

Kompetence


Økonomiudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning og har beslutningskompetence vedrørende indstilling nr. 2.

Fritids- og Idrætsudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning og anbefaler indstilling nr. 2 over for Økonomiudvalget.

Plan, Klima og Miljøudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning.

Indstilling

  1. At orientering tages til efterretning.
  2. At det godkendes, at der administrativt indgås en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for nuværende samt tilbygget klublokale, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 09-04-2014

Udvalget tog orienteringen til efterretning.


Administrationens indstilling punkt 2 vedtaget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Fritids – og Idrætsudvalgets indstilling vedtaget.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Orientering tages til efterretning, jf. indstillingens pkt. 1.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.133 - Revidering af kriterierne for tildeling af midler til frivilligt socialt arbejde

Sagsnr.: 14/9547

 

Beslutningstema

Udvalget skal beslutte nye kriterier for tildeling af midler fra § 18 puljen til støtte af frivilligt socialt arbejde.

Sagsfremstilling og økonomi

På udvalgsmødet 2. december 2013 besluttede det daværende Social og Sundhedsudvalg, at kriterierne for tildeling af midler efter § 18 skulle fremlægges ved et kommende møde i Social- og Seniorudvalget til drøftelse.


Administrationen har på den baggrund udarbejdet forslag til reviderede kriterier samt revision af praksis for behandling af ansøgninger mv. jf. punkt 1-6.


  1. Hvilke kriterier, midlerne skal tildeles efter
  2. Hvilke særlige indsatsområder, man ønsker at støtte
  3. Hvornår ansøgningerne skal behandles i udvalget
  4. Hvorvidt der skal indføres en øvre/nedre beløbsgrænse for tildeling af midler fra § 18 puljen
  5. Hvorvidt der skal stilles krav ved markedsføring af projekter med tilskud.
  6. Hvornår de nye kriterier skal træde i kraft

Behandling af ansøgninger sker i en politisk nedsat styregruppe, der indstiller over for Social – og Seniorudvalget. Den nuværende organisering er vedtaget af Byrådet i 2010, og en ændring vil derfor kræve en byrådsbeslutning såfremt udvalget ønsker en ændring af den organisering.


Nuværende praksis

Vedlagt i bilag 1 findes et notat, som beskriver puljen i dag, inklusive nuværende indsatsområder, kriterier, ansøgningsfrister, tildelingstidspunkt, udviklingen i antal ansøgninger, deres størrelse, bevillinger mv.


Fremtidig praksis

I dag er kriterierne for tildeling af midler fra § 18 puljen ikke præcist beskrevet.  Administrationen foreslår, at man både præciserer rammerne for, hvilke typer aktiviteter, puljen støtter og hvilke, man ikke kan forvente støtte til.

 

1)  Forslag til hvilke kriterier midlerne skal tildeles efter

  • Aktiviteter, der bæres af frivillig ulønnet arbejdskraft
  • Aktiviteter, der foregår i et samarbejde mellem flere frivillige foreninger eller mellem frivillige foreninger og kommunen
  • Aktiviteter, der skaber opmærksomhed om frivilligt socialt arbejde og sociale tilbud (f.eks. oplysningsvirksomhed, annoncering, trykning af foldere/programmer, større arrangementer)
  • Aktiviteter, der er nyskabende i forhold til målgruppe eller aktivitetsindhold
  • Aktiviteter, der styrker sociale netværk og fællesskaber
  • Aktiviteter, der giver borgere med særlige behov nye muligheder, øger deres livskvalitet mm.
  • Aktiviteter, der styrker og udvikler den frivillige sociale indsats (f.eks. kurser for frivillige)
  • Projekter og initiativer, som går på tværs af kommunegrænser kan søge støtte fra den fælleskommunale pulje. 

 

Forslag til beskrivelse af, hvilke typer af aktiviteter, der sædvanligvis ikke ydes tilskud til:


  • Administration, herunder løn, porto, kontorartikler, telefon og kørsel. Der kan dog ydes støtte til drift i særlige tilfælde – f.eks. i en etableringsfase og i forbindelse med større samarbejdsprojekter
  • Udflugter, rejser og fortæring, som ikke er en del af en aktivitet for målgruppen (altså fx for de frivillige alene)
  • Den frivillige indsats, der alene består af bestyrelsesarbejde
  • foreninger, organisationer eller enkeltaktiviteter, som primært har et politisk/religiøst/underholdende/kommercielt formål
  • Landsdækkende eller regionale organisationsaktiviteter, indsamlingskampagner, generel oplysningsvirksomhed mm.

 

Styregruppen og Social- og Seniorudvalget kan i særlige tilfælde dispensere fra ovenstående.


2)   Forslag til puljens særlige indsatsområder:

Administrationen foreslår, at de fire nuværende indsatsområder for puljen opdateres, så de fremover kommer til at være:

 

·          Sundhedsfremme og forebyggelse for socialt udsatte grupper

·          Samskabelse af velfærdsydelser med særligt fokus på socialt udsatte og svage grupper

·          Handicap

·          Ældre

  

3)    Forslag til tidspunkt for politisk behandling af ansøgningerne

I dag fremlægges ansøgningerne for Social- og Seniorudvalget ved møderne i hhv. juni og december.


På baggrund af det stigende antal ansøgninger jf. bilag 1, foreslår administrationen, at Social- og Seniorudvalget fremover får fremlagt ansøgningerne til behandling ved møderne i hhv. juni og januar.


Udviklingen i antallet af ansøgninger forventes fortsat at være størst i forbindelse med ansøgningsrunden i november, hvor hovedparten af midlerne fordeles.


Behandlingen af ansøgningerne fra ansøgningsrunden i maj ved udvalgets møde i juni fastholdes, så ansøgerne kan få besked inden sommerferien.

 

4) Forslag til beløbsgrænse for bevillinger

I dag er der ikke besluttet nogen grænse for, hvor små eller store beløb, der kan bevilges fra puljen. Administrationen foreslår, at der indføres en nedre og en øvre beløbsgrænse for bevillinger.


Administrationen foreslår en nedre grænse på 5.000 for puljens bevillinger af hensyn til afvejningen af administrativ tid forbundet med at behandle ansøgningen i forhold til det arbejde, der kan udføres med en bevilling under 5.000 kr.


Administrationen foreslår samtidig en øvre grænse på 100.000 kr. for puljens bevillinger af hensyn til mulighederne for at prioritere puljens midler og støtte et bredt udsnit af foreninger og projekter.


Dermed bortfalder samtidig de eksisterende særlige krav til bevillinger over 100.000 kr., om at disse bevillinger udbetales i tre rater, og at der skal indsendes delregnskab forud for udbetaling af næste rate.


5) Forslag til krav ved markedsføring af aktiviteter

Administrationen foreslår, at retningslinjerne præciserer, at det skal  fremgå, at Fredensborg Kommune har ydet tilskud til aktiviteten, såfremt der udarbejdes markedsføring, annoncer, program eller lignende for aktiviteten.

Arrangørerne forpligter sig til at markedsføre arrangementet, således at aktiviteten kan komme flest mulige borgere til gavn.

 

6)   Forslag til ikrafttræden af reviderede retningslinjer

Administrationen anbefaler, at de nye kriterier træder i kraft i forbindelse med behandling af ansøgninger gældende for budgetår 2015. Det vurderes, at der herved vil være god tid til en informationsindsats.


Organisering af bevillingsprocessen

I dag fordeles midlerne i puljen ved, at Byrådet har nedsat en styregruppe, som tager stilling til de indkomne ansøgninger og anbefaler fordeling over for Social- og Seniorudvalget.


Et alternativ til denne praksis er, at styregruppen nedlægges, således at Social- og Seniorudvalget fremover fordeler midlerne direkte efter en grundig gennemgang, hvor administrationen fremlægger en sag for hver enkelt ansøgning. Hver sag vil indeholde et resume af ansøgningen, et overblik over, hvorvidt foreningen tidligere har modtaget tilskud, og om der er søgt andre puljer parallelt. Sagen vil også indeholde en vurdering af, hvorvidt ansøgningen ligger inden for puljens kriterier samt en anbefaling af, hvorvidt den skal modtage en bevilling eller et afslag. 


Administrationen bemærker, at denne organisering vil give en øget gennemsigtighed i ansøgningsprocedure og beslutningsgrundlag.


Den vil samtidig betyde en omfattende dagsorden, når hver enkelt ansøgning lægges frem som en selvstændig sag. Ligeledes vil det være en større administrativ opgave at udarbejde de mange sager, og hvis udviklingen med flere ansøgninger fortsætter, vil opgaven vokse tilsvarende.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Servicelovens § 18.

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

Kommunikation

1)    Ændringer i kriterierne for puljen til frivilligt socialt arbejde vil fremgå af hjemmesiden, og vil blive meldt ud til paraplyorganisationer og foreninger.

Indstilling

  1. At forslag til nye kriterier for, hvilke typer aktiviteter, som kan modtage tilskud, godkendes.
  2. At forslag til nye indsatsområder godkendes.
  3. At forslag til nyt tidspunkt for behandling i udvalget godkendes
  4. At forslag til fremtidige beløbsgrænser for puljens bevillinger godkendes
  5. At forslag til krav ved markedsføring af projekter med tilskud godkendes.
  6. At forslag til tidspunkt for de nye kriteriers ikrafttræden godkendes
  7. At den nuværende organisering af bevillingsproces fastholdes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Ad indstillingens pkt.1: Administrationens indstilling vedtaget, idet bemærkes at ét eller flere kriterier skal være opfyldt. Kriterierne er ikke oplistet i prioriteret rækkefølge.


Ad indstillingens pkt. 2: Socialt frivilligt arbejde med fokus på livskvalitetsforbedrende aktiviteter og tiltag for udsatte grupper, børn, ældre, handicappede, familier eller enkeltindivider.


Ad indstillingens pkt. 3, 4 og 6: Administrationens indstilling vedtaget.


Ad indstillingens pkt. 5: Administrationens forslag vedtaget med den ændring, at arrangørerne opfordres til at markedsføre arrangementet, således at aktiviteten kommer flest mulige borgere inden for målgruppen til gavn.


Ad indstillingens pkt. 7: Udvalget anbefaler, at styregruppen nedlægges.


Sagen videresendes til Byrådet til afgørelse for så vidt angår indstillingens pkt. 7, idet spørgsmålet om nedlæggelse af styregruppen henhører under Byrådets kompetence.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Økonomiudvalget anbefaler, at styregruppen nedlægges (Indstillingens punkt 7)


Ulla Hardy Hansen (C) tog forbehold.

Nr.134 - Procesplan nyt plejecenter 2014-2017

Sagsnr.: 14/2152

 

Beslutningstema

Godkendelse af procesplan for nyt plejecenterbyggeri 2014-2017 og udpegning af beliggenhed.

Sagsfremstilling og økonomi

Den demografiske udvikling og den nuværende efterspørgsel efter plejeboliger medfører at kommunen har behov for et nyt plejecenter med anslået 30-40 boliger primo 2017 og yderligere 30 pladser primo 2020. Centret tænkes således bygget i to etaper.

 

Prognose fra marts 2014:

 

 


Kommunen råder over 238 pladser i 2013 og har indgået aftalte med Hørsholm Kommune om anvendelse af optil 15 pladser på Louiselund i årene 2014-2016. Behovet for plejeboliger forventes således dækket indtil årsskiftet 2016/2017. Den demografiske udvikling i vores nabokommuner ligner Fredensborgs udvikling. Det vurderes således ikke muligt at købe pladser i nabokommunerne, det er ofte også en dyrere løsning end at bygge selv.

Byrådet har afsat anlægsmidler til dette nye plejecenter.

 

Det nye plejecenter skal understøtte kommunens ældrepolitik med fokus på rehabilitering og socialt samvær. Visionen for plejecentret er at skabe et attraktivt teknologisk plejecenter, der har blik for fremtiden. Et sted, hvor kommunens borgere kan mødes til aktivitet, samvær og samtidig være bolig for den ældre generation, som har behov for støtte til omsorg.

 

Plejecentret skal således bestå af et antal boliger, samt servicearealer i form af træningsfaciliteter, café, kontorer og mødelokaler.

 

Træningsfaciliteterne og café skal både anvendes af centrets beboere og hjemmeboende ældre. Tilgængelighed i form af offentlige transportmuligheder til centret er et væsentligt parameter for at tiltrække borgere og besøgende til at anvende plejecentret.

 

Der påtænkes inddragelse af interessenter, så tidligt i processen som muligt for udarbejdelse af idékatalog, som oplæg til projekteringsfasen.

 

Proces for udpegning og forslag til centrets beliggenhed

Der er udarbejdet et notat (lukket bilag med økonomioverslag, åbent bilag uden økonomioverslag) omkring forslag til plejecentrets beliggenhed, hvor der er taget højde for befolkningsprognosen i lokalområderne og dermed hvor i kommunen behovet for plejekapacitet vil være, den fysiske og sociale tilgængelighed.

I befolkningsprognosen for 2014-2024 for +85 årige fordelt over de fire bysamfund, sker den største tilvækst i lokalsamfundene langs kysten.

 

I forbindelse med borgerens og de pårørendes valg af de nuværende plejeboliger er erfaringen, at der oftest stilles spørgsmål om, hvordan tilgængeligheden er for at komme til det pågældende sted, hvorfor den fysiske tilgængelighed er taget i betragtning for at imødekomme dette ved valg af beliggenhed.

 

Der efterspørges ligeledes tilgang til sociale aktiviteter i tilknytning til, eller i umiddelbart nærhed, til plejecentrene. For at skabe dette ønskes et tættere bånd til lokalmiljøet, hvilket kunne betyde, at plejecentret kunne tænkes som et ”moderne forsamlings/kulturhus”, med eksempelvis bibliotek, børneinstitution, mødelokaler, dagplejeaktivitet, dagcenter, åben have med aktivitet for alle generationer etc. Det skal dog noteres, at der ikke er indregnet økonomi i forhold til nævnte aktiviteter. Placeringsmulighederne er opdelt i forhold til de i bilaget nævnte perspektiver ”I byen” og ”På landet”, hvor der er taget højde for kvalitetsperspektiver for såvel borgere, pårørende som medarbejdere.

 

Tidsplan – Proces for politiske beslutninger.

Social- og Seniorudvalget vil løbende blive involveret i forhold til tids- og procesplan, placering, skitseforslag, projektering og den endelige myndighedsbehandling. Ligeledes vil Plan-, Miljø- og Klimaudvalg blive inddraget i forhold til kommune- og lokalplan jf. nedenstående tidsplan.

 

 

 

Oversigt over proces og politisk inddragelsesplan:

Opgave

Hvem

Udpegning af beliggenhed

Byrådet

Kommuneplan/Lokalplan

Plan, Miljø og Klimaudvalg

Udbudsmateriale

Social- og Seniorudvalget

Bedømmelse af indkomne forslag

Bedømmelsesudvalg udpeget af Byrådet, dog som minimum bestående af Borgmester, formændene for Social- og Seniorudvalget og Plan, Miljø og Klimaudvalg samt den administrative styregruppe

Valg af projekt

Byrådet

Byggeproces

Boligselskab som fremtidig ejer af ca. 2/3 af bygningen er primær aktør. Kommunen indgår i bygherrestyregruppen

Løbende orientering til Social- og Seniorudvalget

 

Kommunens kompetence er anderledes end ved rent kommunale byggerier, da det er boligselskabet, der er bygherre. Bedømmelsesudvalgets indflydelse koncentrerer sig derfor primært om valg mellem boligselskabernes projektforslag samt de kriterier der i den forbindelse overordnet fastsættes for byggeriet.

Politisk godkendelse af aktivitet

2014

 

 

 

2015

 

 

 

2016

 

 

 

2017

 

 

  

Tids- og procesplan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Placering

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Behovsspecifikation med brugerinddragelse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kommuneplanændring og lokalplan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Samarbejds- og udbudsform

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Projekttering og myndighedsbehandling

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Byggeri periode

 

 

 

 

 

 

 

 

start

 

 

 

 

 

slut

 





 
 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Som det fremgår forventes plejecenteret at kunne være klar til indflytning 4. kvartal 2017. Da den nuværende aftale med Hørsholm Kommune udløber ultimo 2016. vil der, afhængigt af hvordan den reelle efterspørgsel udvikler sig, kunne opstå behov for en midlertidig løsning på efterspørgslen i 2017.

 

Aktør

Projektet er af en størrelse, hvor myndigheden tænker at indgå partnerskab med anden aktør. Byggeriet tænkes derfor gennemført i et samarbejde imellem et boligselskab og kommunen. Alle øvrige plejecentre i kommunen er opført/ombygget efter denne model.

 

Boligerne vil således blive ejet af et boligselskab og servicearealerne af kommunen. Byggeriet opdeles derfor i to ejerlejligheder. Kommunens anlægsbudget udgøres derfor af følgende parametre:

 

Anlægsudgift serviceareal + Grundkapital pt. 10 % af hele anlægssummen - (indtægt ved grundsalg + tilskud til servicearealer (40.000 pr. bolig i 2013)).

 

Byrådet har afsat 58 mio. kr. til byggeriet, fordelt med 15 mio. kr. i 2016 og 43 mio. kr. i 2017.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Byrådet har afsat anlægsmidler til dette plejecenter: 2016 15. mio. og 2017 43. mio.  

Kompetence

Byrådet.

Elektroniske bilag

1)Placering af nyt plejecenter vr. 3 (49585/14).

Indstilling

1.At procesplan for det videre arbejde som skitseret godkendes.

2.At Udvalget udpeger placering af nyt plejecenter, som Administrationen arbejder videre med. Administrationen anbefaler prioritering 1 (Teglsøhuse), 2 (Nivå Bymidte) eller 3 Egedalsvænge som placering af hensyn til tilgængeligheden og sammenhæng med eksisterende bebyggelse.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Sagen udsættes til et ekstraordinært møde kl. 16.45 forud for Økonomiudvalgets møde den 19. maj 2014. 

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 19-05-2014

Sagen udsat med henblik på, at administrationen undersøger muligheden for at etablere et plejecenter i en blok i Islandshøjparken (ned mod mergelgraven) eller på Baunebjergskolens sportsplads, samt undersøger hvad et grundsalg i Humlebæk Syd kan forventes at indbringe.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Sagen blev udsat som følge af, at Social- og Seniorudvalget udsatte sagen.

Nr.135 - Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2015

Sagsnr.: 14/10560

 

Beslutningstema

Udviklingsstrategi til Den sociale rammeaftale 2015 forelægges Byrådet til godkendelse.


Udviklingsstrategien har forinden været i høring i Handicaprådet på deres møde den 27. marts 2014. Sagen skal behandles i følgende udvalg efterfølgende: Social- og Seniorudvalget og Børne- og Skoleudvalget.

Sagsfremstilling og økonomi

Udviklingsstrategi for 2015
Det er kommunernes ansvar at koordinere det specialiserede socialområde og specialundervisningsområde på såvel børne- og ungeområdet som voksenområdet. Som følge heraf har kommunerne ansvaret for at udarbejde en årlig rammeaftale for det specialiserede social- og specialundervisningsområde, der består af en udviklingsstrategi og en styringsaftale.

 

Udviklingsstrategien blev drøftet i KKR Hovedstaden den 14. marts 2014, hvor KKR anbefalede strategien til godkendelse i kommunalbestyrelserne.

Nedenfor opsummeres udvalgte centrale konklusioner og fokusområder fra Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning i Rammeaftale for 2015.

 

Tilbud omfattet af udviklingsstrategi 2015

Tilbud omfattet af Udviklingsstrategien i Rammeaftale 2015 er:

  • De højt specialiserede og de mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen

·      Højt specialiserede tilbud til borgere, som kræver et stort befolkningsgrundlag for, at tilbuddet kan drives rentabelt og med høj faglighed.

·      Tilbud til borgere med de mest komplekse og specielle behov, hvor tilbuddets eksistens er nødvendig for selvforsyning i regionen, og hvor målgruppens behov ikke kan varetages af andre tilbud i regionen.

  • Alle regionsdrevne tilbud i hovedstadsregionen.

 

Der er i hovedstadsregionen særlig opmærksomhed på de mest specialiserede tilbud, der er omfattet af Udviklingsstrategien. Disse tilbud bliver fulgt løbende af en særligt nedsat task force. Derudover er der opstillet fælleskommunale procedurer i Styringsaftale 2014, som kan hjælpe med, at de mest specialiserede kompetencer bevares og udvikles i regionen.

 

Bevægelser på det specialiserede social- og specialundervisningsområde

Et formål med Udviklingsstrategien er at undersøge, om der er områder, hvor der er behov for særlig koordination eller samarbejde på tværs af kommunerne og/eller mellem kommunerne og Region Hovedstaden. Det kan være regulering af antal pladser blandt de tilbud, der er omfattet af Udviklingsstrategien, eller andre indsatser eller tiltag i tværkommunalt regi. Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2015 Opsummering af konklusioner og fokusområder

 

 

Der kan konstateres nogle bevægelser og tendenser inden for målgrupperne og tilbudstyperne på det specialiserede socialområde, som har direkte relevans for den tværkommunale koordination i KKR-regi4. De væsentligste konklusioner er følgende:

  • På nuværende tidspunkt vurderes der ikke at være et behov for i 2015 at indgå tværkommunale aftaler og/eller aftaler mellem kommunerne og Region Hovedstaden om konkrete reguleringer af tilbud eller pladser omfattet af Udviklingsstrategi 2015.
  • Generelt forventer kommunerne i hovedstadsregionen i de kommende år en uændret udvikling i målgruppernes størrelse på det specialiserede socialområde og specialundervisning.
  • Det specialiserede socialområde i hovedstadsregionen er fortsat præget af strategier om inklusion og hjemtagning af borgere fra døgntilbud til typisk mindre indgribende tilbud i nærmiljøet.
  • Kommunerne har stort fokus på styring, effektiv drift og metodeudvikling i den faglige indsats.
  • Stigende kompleksitet i målgruppernes problemstillinger og afvigelser fra den generelle udviklingstendens er dog med til at understrege, at der i 2015 fortsat er behov for styring og fælles koordination af området for at sikre den mest hensigtsmæssige tilbudsvifte og organisering af specialiserede social- og undervisningstilbud.

 

Væsentlige udviklingstendenser i målgrupperne:

  • En væsentlig andel af kommunerne i hovedstadsregionen forventer en stigning i antallet af borgere inden for målgrupperne voksne med stofmisbrug, voksne med alkoholmisbrug, voksne med sindslidelse, voksne med dobbeltdiagnose og hjemløse voksne.
  • Kommunerne i hovedstadsregionen forventer generelt en stigning i antallet af borgere inden for målgrupperne børn, unge og voksne med udviklingsforstyrrelser (såsom ADHD og autisme).
  • En væsentlig andel af kommunerne forventer en stigning i antallet af børn og unge med sindslidelse, børn og unge med psykosociale problemer samt børn og unge med misbrug.
  • En række kommuner forventer, at der sker en stigning i antallet af voksne udviklingshæmmede med psykisk sygdom eller demens.
  • For enkelte målgrupper vurderer en nævneværdig, men mindre andel af kommunerne, at der vil ske et fald i antal borgere, bl.a. for børn og unge med udviklingshæmning.

 

Med baggrund i ovenstående konklusioner er der for 2015 udvalgt en række fokusområder for den tværkommunale koordination i KKR-regi:

  • Stigende tilgang af hjemløse, herunder særligt unge hjemløse
  • Nye krav til tilbuddene grundet længere levetid og generelt alderssvækkelse blandt målgrupperne på voksenområdet
  • Tilbud til borgere med dobbeltdiagnose
  • Inklusionsdagsordenen på børne- og ungeområdet og dennes betydning for de højt specialiserede tilbud
  • Økonomistyring, effektiv drift og udvikling af metoder

 

Særlige temaer i hovedstadsregionen

Et formål med Udviklingsstrategien er også, at KKR Hovedstaden skal udvælge hvilke særlige temaer, der skal være i fokus i det pågældende år. Derudover har Ministeren for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold mulighed for at udmelde særlige temaer, som skal indgå i strategien til behandling i 2015.

 

For Udviklingsstrategien i Rammeaftale 2015 er de særlige temaer følgende:

  • Tilbud til borgere med dobbeltdiagnose (temaet er valgt af KKR Hovedstaden)
  • Anbragte børn og unges undervisning/uddannelse (Temaet er udmeldt af Ministeren for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold)

 

Proces for rammeaftale 2015

Rammeaftalen består i henhold til bekendtgørelsen for området af en udviklingsstrategi og en styringsaftale.

Styringsaftalen til Den sociale rammeaftale 2015 vil blive behandlet i KKR Hovedstaden den 11. juni 2014, og efterfølgende sendt til politisk godkendelse i kommunerne.

Retsgrundlag

Bekendtgørelse om rammeaftale m.v. på det sociale område og på det almene ældreområde samt bekendtgørelse om rammeaftaler m.v. på specialundervisningsområdet.

Kompetence

Byrådet.

Elektroniske bilag

Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2015 samt tilhørende bilag (bilag 1-7) kan findes som særskilte dokumenter på den fælleskommunale hjemmeside www.rammeaftale-h.dk

Indstilling

  1. At Byrådet godkender Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2015.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 05-05-2014

Administrationens indstilling anbefales.


Fraværende: Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.136 - Områdeledelse dagcentre

Sagsnr.: 14/12780

 

Beslutningstema

Godkendelse af funktionsmæssig områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.

Sagsfremstilling og økonomi

Aktiverende dagtilbud til ældre er organiseret på to forskellige måder i kommunen.

I Nivå og Kokkedal er dagtilbuddet samlokaliseret med plejecentrene Mergeltoften og Egelunden. Der er ikke selvstændig ledelse af disse dagtilbud, som hører under centerlederen.


I Humlebæk og Fredensborg er der to selvstændige dagcentre i egne lokaler

dels Lindehuset i Fredensborg og dels dagcentret i Humlebæk. Der er selvstændig ledelse af disse dagcentre.


Alle fire tilbud drives i henhold til Servicelovens §79


§ 79. Kommunalbestyrelsen kan iværksætte eller give tilskud

til generelle tilbud med aktiverende og forebyggende

sigte. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte retningslinjer for,

hvilke persongrupper der kan benytte tilbuddene.

 

Disser dagtilbud er målrettet kommunens pensionister og efterlønsmodtagere.
Dagcenter er et åbent tilbud for selvhjulpne borgere. Der kræves således ikke visitation for at bruge disse tilbud. Tilbuddene er gratis for brugerne.


Som led i effektiviseringsbestræbelserne for at indhente prioriteringsbidraget

foreslås det ledelsesmæssigt at sammenlægge dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.


Dagcentrene er personalemæssigt meget små organisationer med højst 5 faste medarbejdere på hvert dagcenter, derudover et antal frivillige. Ledelsesopgaven er således overskuelig.

Aktuelt er lederstillingen i Humlebæk Dagcenter vakant. Der skal således ikke iværksættes opsigelser i forbindelse med ændringerne.

Lederne indgår i et vist omfang i de daglige aktiviteter, der er således behov for at fastholde antallet af stillinger på de to dagcentre. Den ene lederstilling ændres således til en medarbejderstilling.


En fælles ledelse vil styrke muligheden for øget sammenhæng og samarbejde mellem dagcentrene. 


Sammenlægning af ledelsen vil ligeledes reducere den anvendte tid til ledelseskoordinering, ledermøder etc.. Det vil frigøre ressourcer til det daglige arbejde med de ældre i dagcentrene opgavevaretagelsen, når enhederne i forvejen er små. 

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At der indføres funktionel områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk Dagcenter.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Imod administrationens indstilling stemte 4: Liste A, Ø, B

For administrationens indstilling stemte 3: Liste V og O


Udvalget kan således ikke tiltræde administrationens indstilling om indførelse af funktionel områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.


Efter mødets afholdelse blev det opdaget, at der var en fejl i kompetencefeltet. Ifølge delegationsplanen er det Byrådet, der har kompetence i sager af denne type, hvorfor sagen er overført til ØK/Byråd og kompetencefeltet er blevet tilrettet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Udvalget anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling efter afstemning:


For stemte: 9 A, B, C, F, I og O


Imod stemte: 2 V idet administrationens indstilling ønskes.

Nr.137 - Orientering om vision for fælles sundhedshuse og modelprojekt i Helsingør Kommune

Sagsnr.: 12/34381

 

Beslutningstema

Social – og Seniorudvalget orienteres om igangværende arbejde med formulering af en vision for fælles sundhedshus på baggrund af politisk beslutning i Regionsrådet i 2012.


Fredensborg Kommune har på administrativt niveau været inddraget i arbejdet med formulering af en vision for et fælles sundhedshus som led i udmøntningen af Regionsrådets beslutning. Visionen har været politisk behandlet i Regionsrådet i april 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

I forlængelse af lukningen af Helsingør Sygehus og etablering af sundhedshuset i Murergade har Region Hovedstaden og Helsingør Kommune aftalt at indgå et samarbejde om at konkretisere et fælles sundhedshus med både kommunale og regionale funktioner i Helsingør.


Det blev aftalt, at udgangspunktet for et fælles sundhedshus skulle være en vision for fælles sundhedshuse generelt i Region Hovedstaden samt et modelprojekt med et fælles sundhedshus i Helsingør. Sundhedshuset skal dække Helsingør, Fredensborg og Hørsholm Kommuner.


I konstitueringsaftalen for Regionsrådet 2014 – 2017 er det aftalt at styrke det nære sundhedsvæsen i samarbejde med kommunerne. Et af midlerne er blandt andet at udvikle det regionale sundhedshus i Murergade.


Formulering af vision om et fælles sundhedshus

På baggrund af Regionsrådets vedtagelse i 2012 af Hospitals – og Psykiatriplan 2020 (HOPP 2020) og beslutningen om det regionale sundhedshus i Murergade inviterede Regionsrådsformanden i sommeren 2012 Helsingør, Fredensborg, Hørsholm og Gribskov Kommune til at indgå i arbejdet med at beskrive en vision for et fælles sundhedshus i Helsingør.


Arbejdet med at beskrive en vision for et fælles sundhedshus gik i gang sommeren 2013 og blev forankret i en administrativ styregruppe med repræsentanter fra regionen (formandskab) og kommunerne.


Ledelsesrepræsentanter fra Helsingør, Fredensborg og Hørsholm Kommune har deltaget i styregruppen. Gribskov Kommune ønskede ikke at deltage.


Arbejdet er mundet ud i et forslag til en vision for fælles sundhedshuse samt en beskrivelse af en mulig model for fælles sundhedshuse.


Visionen og modelforslaget har været indtil videre været forelagt politisk i Regionsrådet, i Sundhedskoordinationsudvalget samt i Helsingør og Hørsholm Kommuner. Visionen er godkendt i Helsingør Byråd d. 24. marts.


Regionsrådet besluttede på mødet 8. april i år følgende:

  • At bede udvalget for tværsektorielt samarbejde efter inddragelse af sundhedskoordinationsudvalget at forelægge en regionsdækkende vision for udvikling af modeller for sundhedshuse, der kan indeholde kommunale såvel som regionale sundhedstilbud.
  • At administrationen bemyndiges til at konkretisere modelprojektet om et fælles sundhedshus i Helsingør med henblik på forelæggelse for Regionsrådet.

Helsingør Kommune planlægger i samarbejde med regionen at afholde et borgermøde i maj om det fælles sundhedshus i Helsingør.


Administrationens bemærkninger:

Muligheden for en alternativ placering i enten Fredensborg eller Hørsholm Kommune synes ikke realistisk på baggrund af Regionsrådets beslutning om placering i Helsingør Kommune.


Administrationen har løbende undervejs i processen med beskrivelse af vision og model for fremtidens fælles sundhedshuse udtrykt bekymring for, at flytning af sundhedsfunktioner til et sundhedshus i Helsingør vil bryde nærhedsprincippet.


Havde Regionsrådet valgt en placering strategisk ”midt” mellem de tre kommuner var nærhedsprincippet for alle de tre kommuners borgere alt andet lige blevet tilgodeset bedst muligt.


I beskrivelsen af modellen for fremtidens sundhedshuse er oplistet en række forslag til kommunale sundhedsaktiviteter, som potentielt kan flyttes til et fælles sundhedshus fx træning, sundhedspleje, kommunal tandpleje, akutpladser m. fl. Forslagene skal ses som ideelle forslag og ikke nødvendigvis reelle forslag.


Forslagene kan indebære fordele men også en række ulemper særligt for ældre borgere og sårbare grupper.


Mulige fordele, ulemper og konsekvenser er ikke nærmere beskrevet og bør beskrives og vurderes, inden der på sigt eventuelt træffes beslutning om at flytte aktiviteter fra Fredensborg Kommune til et fælles sundhedshus.


Administrationen kan se en række mulige fordele ved at tænke i nye samarbejds – og organiseringsformer i fremtidens kommunale sundhedsvæsen, som modellen kan være med til at understøtte. Fordele der særligt knytter sig til de demografiske udfordringer med flere ældre og dermed potentielt flere borgere med kronisk sygdom.


Fordelene kan fx være bedre muligheder for koordinering i sektorovergange, forsyningssikkerhed i forhold til specialistkompetencer og tilbud, et generelt kompetence – og vidensløft på tværs af faggrupper og organisationer m.m.


Endvidere kan der være en række fordele forbundet ved, at regionale sundhedsopgaver flyttes til borgerens nærmiljø i mindre og mere overskuelige omgivelser i Sundhedshuset frem for på det højtspecialiserede supersygehus. Det kan være tilbud om udredning ved sygdom med symptomer på fx lungebetændelse, tilbud om svangre omsorg m.m.


Administrationen vurderer, at det særligt er i det langsigtede perspektiv at fordelene ved et fælles sundhedshus skal ses i forhold til udviklingen af fremtidens sundhedsvæsen.


Administrationen har udtrykt bekymring for eventuelle økonomiske konsekvenser ved at flytte kommunale aktiviteter til et fælles sundhedshus.


I forbindelse med den politiske behandling af sagen i Regionsrådet er det præciseret, at der ikke er direkte økonomiske konsekvenser ved visionen. Den er rammesættende for ambitionerne med fælles sundhedshuse.

Konkretisering af visionen vil medføre økonomske konsekvenser.


Umiddelbart er det administrationens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt på nuværende tidspunkt for Fredensborg Kommune at flytte aktiviteter som træning, rehabilitering, akutpladser, sundhedspleje og tandpleje i et fælles sundhedshus alene set i lyset af de investeringer, der er foretaget inden for de senere år med etablering af akutpladser på Pilebo på Lystholm Plejecenter og modernisering af de to tandklinikker på Kokkedal Skole og Langebjergskolen.


Med beslutningen i Regionsrådet d. 8. april om, at der skal arbejdes med en regionsdækkende model og at modellen i Helsingør skal konkretiseres, anbefaler administrationen, at udvalget tager denne sag til orientering og indtil videre afventer yderligere politisk drøftelse til der foreligger et forslag til et konkret projekt med tilhørende vurdering af mulige økonomiske konsekvenser, fordele og ulemper.

Retsgrundlag

sundhedsloven

Kompetence

Social– og Seniorudvalget.

Indstilling

  1. At sagen er til orientering på nuværende tidspunkt.
  2. At udvalget med baggrund i denne orientering tilkendegiver deres umiddelbare synspunkter på indholdet i den overordnede strategi for evt. sundhedshus i Helsingør, som grundlag for administrationens fortsatte arbejde i arbejdsgruppen og i dialogen med Regionen samt nabokommunerne.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Bemærkninger fra Seniorrådet og DH-Medlemmerne i Handicaprådet indgik i sagens behandling.


Ad indstillingens pkt. 1: Orientering taget til efterretning.


Ad indstillingens pkt. 2: Udvalget finder generelt, at kommunale sundhedsaktiviteter skal varetages i Fredensborg Kommune

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling.

Nr.138 - Sager behandlet på lukket møde

Sagsfremstilling og økonomi

Sag nr. 140: Salg af Asminderød Skole.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstillinger.

Nr.139 - Orientering

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Samarbejde med RUC om forskningsprojekt om politisk lederskab.

Status på Låge Gyde