Nr.153 - Plan for brugerinddragelse i forbindelse med udmøntning af bygningsanalysens resultater

Sagsnr.: 13/20432

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende foreløbig procesplan for brugerinddragelse i forbindelse med udmøntning af bygningsanalysens resultater.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Resultaterne i bygnings- og lokaleoptimeringsanalysen blev forelagt Økonomiudvalget 19. maj 2014. Resultaterne viser, at der på flere områder er et potentiale for en mere hensigtsmæssig udnyttelse af kommunens bygninger. I det videre arbejde vil administrationen arbejde ud fra dette udgangspunkt.

 

Økonomiudvalget i den forbindelse om at få forelagt en procesplan for inddragelse af de relevante brugere på udvalgets næstkommende møde.

 

I denne sag skitseres projektet, herunder projektets to faser, samt en foreløbig procesplan for brugerinddragelse for fase 1.

 

Projektets faser

Projektet har til formål at omsætte rapportens resultater til konkrete tilpasninger af kommunens bygningsmasse. Da bygningsanalysen både berører skole- og daginstitution, samt aftenskole-og fritidsområdet, hvor der er mange bygninger i spil såvel som mange berørte brugere, anbefales det at opdele projektet i flere faser.

 

Det forslås således at opdele projektet i to faser:

 

1. Aftenskole og Fritidsområdet (august 2014- januar 2015)

Rapporten peger på, at lokalekapaciteten på aftenskole- og fritidsområdet er langt større end den aktuelle efterspørgsel. Det vurderes derfor, at projektet i første omgang skal koncentrere sig om dette område. Fokus vil være på hvor og hvordan kommunen kan samle kapacitet på færre matrikler med henblik på skabe synergi mellem aktiviteter, men også at høste ressourcemæssige besparelser. Der skal også kigges på muligheder for at funktionsopdele aktiviteter og indrette multifunktionelle rum.

Der foreligger allerede en fritidsfacilitetsanalyse, som bl.a. har foranlediget en proces for implementering af incitamentsmodel til øget anvendelse af fritidsfaciliteter, som med fordel kan tænkes ind i projektet. Projektet bør også tænkes sammen med byudviklingsindsatser i de enkelte bysamfund fx byens og gymnastikkens hus i Kokkedal, potentialeplan for Nivå, ny idrætshal i Humlebæk mm., såvel som den kommende profileringsstrategi.

 

2. Skole og Dagtilbud (januar 2015- juli 2015)

Rapporten viser, at der er uudnyttede ressourcer i skolernes lokaler, og at der er potentiale for optimering af brugen af skolernes kvadratmeter. Rapporten viser også store forskelle i antal kvadratmeter pr. barn i daginstitutioner. Det anbefales, at konklusioner og anbefalinger vedr. skole- og dagtilbudsområdet behandles i fase to. Det skyldes for det første, at skolerne i efteråret vil være travlt optaget af at implementere skolereformen. Det vil således være oplagt at gennemføre evalueringer af, hvordan de fysiske rammer fungerer i forhold til skolernes nye undervisnings- og arbejdsformer i begyndelsen af det nye år. Bygningsanalysen peger også på, at der er behov for uddybende analyser, før der kan træffes beslutning om tilpasningen af bygningerne på daginstitutionsområdet. Der kan således være behov for at supplerende analyser vedr. kvadratmeter pr. barn. Endeligt skal både skole- og daginstitutionsbygningernes stand og vedligeholdelsesudgifter kortlægges.  

 

Økonomiudvalget forelægges procesplan for brugerinddragelse for skole- og dagtilbudsområdet i januar/februar 2015.

 

 

 

 

 

Foreløbig procesplan for brugerinddragelse

Udgangspunktet for det videre arbejde er som nævnt, at der er et potentiale for at udnytte bygningsmassen bedre. I en sådan proces er det vigtigt brugerinddragelse, således at der i de konkrete anbefalinger er taget højde for de synspunkter brugerne har

Det er derudover et opmærksomhedspunkt, at tilpasningerne ikke alene skal opleves som serviceforringelser eller besparelser, men at brugerne også kan se fornuften og fordelene ved at finde mere optimale løsninger.

Fritidsforum er den centrale interessent med repræsentanter fra foreningerne og aftenskolernes paraplyorganisationer, og vil løbende blive inddraget i arbejdet.

 

August 2014: Referencegruppe nedsættes

Der nedsættes en referencegruppe med nøglepersoner fra aftenskole- og foreningslivet, samt repræsentanter fra skolerne. Projektgruppen er løbende i tæt dialog med referencegruppen i forhold til at udvikle løsningsforslag.

 

I forbindelse hermed kan der også arrangeres fremtidsværksteder og workshops, hvor man arbejder med hvordan lokaler kan sambruges, hvilke faciliteter der efterspørges i fremtiden, og hvordan skolerne åbnes op for lokalsamfundet.

 

September 2014: Dialogmøde afholdes for alle brugere

Inddragelsen indledes med et åbent dialogmøde for brugere på aftenskole- og fritidsområdet, samt skole- og områdeledere.

 

På mødet præsenteres rapportens resultater og der åbnes derefter op for en drøftelse af konklusioner og anbefalinger med fokus på:

              Hvordan oplever brugerne at ressourcerne udnyttes?

              Hvordan kan vi optimere udnyttelsen uden serviceforringelser?

              Hvordan kan skoler og daginstitutioner åbne op for aftenskole- og fritidsforeningerne?

 

Formålet er at få indsigt i brugernes synspunkter og oplevelser, og give brugerne mulighed for at debattere disse.

 

December 2014: Høring af interessenter

Når projektgruppen har udarbejdet et eller flere løsningsforslag, skal disse sendes i høring hos de relevante interessenter.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. at Økonomiudvalget godkender rammerne for det videre arbejde herunder den skiteserede procesplan for inddragelse af brugere på aftenskole- og fritidsområdet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-06-2014

Administrationens indstilling vedtaget.