20-01-2014 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen (B)

Hanne Berg (F)

Per Frost (A) Henriksen

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Afbud

Ingen

20-01-2014 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Hans Nissen (A)

Lars Simonsen (B)

Hanne Berg (F)

Per Frost (A) Henriksen

Flemming Rømer (O)

Thomas Bak (V)

Thomas Elgaard (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Helle Abild Hansen (I)

Afbud

Ingen

Nr.1 - Godkendelse af dagsordenen

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Dagsorden godkendt.

Nr.2 - Valg af næstformand

Sagsnr.: 14/1761

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal vælge næstformand.

Sagsfremstilling og økonomi

I lighed med de stående udvalg skal Økonomiudvalget vælge en næstformand.


Der blev ikke afholdt konstituerende møde i Økonomiudvalget i forlængelse af Byrådets konstituerende møde den 10.12.2013.


Økonomiudvalgets udpegning af næstformand finder derfor sted på udvalgets første ordinære møde i den nye byrådsperiode.


I henhold til konstitueringsaftalen er næstformandsposten tildelt liste C, som 1. viceborgmester.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 18.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Økonomiudvalget besluttede at vælge 1. viceborgmester Ulla Hardy-Hansen (C) som næstformand.

Nr.3 - Ny styrelsesvedtægt for Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 13/35273

 

Beslutningstema

Der forelægges udkast til en ny styrelsesvedtægt.


Udkastet skal undergives 2 behandlinger og vil blive forelagt for Byrådet henholdsvis den 27. januar 2014 og den 24. februar 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

I det vedhæftede udkast til en ny styrelsesvedtægt er der indarbejdet de ændringer, som følger af konstitueringsaftalen:


  • Plan- og Klimaudvalget og Miljø- og Teknikudvalget er lagt sammen til Plan- og Klimaudvalget
  • Fritids- og Erhvervsudvalget er nedlagt
  • Kultur- og Turismeudvalget er nedlagt
  • Der er oprettet et Fritids- og Idrætsudvalg
  • Der er oprettet et Kulturudvalg
  • Social- og Sundhedsudvalget er ændret til Social- og Seniorudvalget
  • Arbejdsmarkedsudvalget er ændret til Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget
  • Antallet af medlemmer i de stående udvalg er mellem 7 og 9

Herudover bemærkes følgende vedrørende udkastet til en ny styrelsesvedtægt:


  • Økonomi- og Indenrigsministeriet har den 12. december 2013 meddelt dispensation til, at Byrådet i styrelsesvedtægten viderefører bestemmelsen i § 23 om, at stedfortrædere i Byrådet kan vederlægges med en diæt, når de deltager i enkelte byrådsmøder
  • Der er indsat en ny bestemmelse i udkastets § 22, ifølge hvilken der kan indkaldes stedfortrædere i udvalgene i tilfælde af udvalgsmedlemmers inhabilitet i en sag
  • Der er vedhæftet et udkast til et støttebilag til styrelsesvedtægten ”Oversigt over kommunale institutioner/anlæg/områder fordelt på fagudvalg pr. 1. januar 2014”.

Retsgrundlag

Den kommunale styrelseslovs § 2.

Kompetence

Byrådet.


Udkast til styrelsesvedtægt skal undergives 2 behandlinger i Byrådet, hvorfor sagen behandles af Byrådet både den 27. januar 2014  og den 24. februar 2014.

Kommunikation

Når styrelsesvedtægten er vedtaget ved 2. behandlingen skal kommunen sende styrelsesvedtægten til Statsforvaltningen, ligesom styrelsesvedtægten skal fremgå af kommunens hjemmeside.

Indstilling

1.    Det anbefales, at styrelsesvedtægten med bilag godkendes og oversendes til 2. behandling i Byrådet i februar 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling med den præcisering, at børnehandicapområdet flyttes til § 17 samt fritidshjem nævnes specifikt efter SFO i § 14.


Udvalget anbefaler, at Plan og Klimaudvalget ændrer navn til Plan-, Miljø og Klimaudvalget.

Nr.4 - Forslag til revideret forretningsorden

Sagsnr.: 13/46939

 

Beslutningstema

1.    Byrådet skal tage stilling til en revideret forretningsorden for Byrådet.

Sagsfremstilling og økonomi

Forretningsordenen er først og fremmest de processuelle regler om Byrådets virksomhed: indkaldelse til møder, vedtagelse af dagsorden, afstemninger m.v.


Den nuværende forretningsorden blev vedtaget af Byrådet den 31. maj 2010.


Indenrigsministeriet har udarbejdet en vejledende normalforretningsorden for kommuner, og den gældende forretningsorden ligger indholdsmæssigt tæt op af denne normalforretningsorden.


Der vedhæftes som bilag et forslag til en revideret forretningsorden.


Ændringerne er for det første en følge af, at der i byrådssalen er installeret et nyt digitalt afstemningssystem, som skal bruges, når et byrådsmedlem anmoder om ordet (§ 4, stk.3) og når der skal foretages en afstemning (§ 10, stk.1).


For det andet følger ændringerne i forretningsordenens § 3 af en ændring af den kommunale styrelseslov, som er trådt i kraft den 1.1.2014. Med lovændringen strammes op på fristerne for udsendelse af dagsorden og sagsmateriale. Sagsmaterialet skal fremover udsendes til medlemmerne og ikke alene som hidtil være tilgængelig for medlemmerne, og både dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, skal udsendes senest 4 hverdage inden byrådsmødet.


Hvis en sag ikke kan udsættes, kan Byrådet træffe beslutning, selvom dagsorden og det fornødne sagsmateriale ikke er udsendt inden de 4 hverdage inden mødet. Det skal fremgå af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Endvidere skal begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, fremgå af dagsordenen.


Ændringerne i forretningsordenens § 3, stk.2-4 svarer til formuleringen i styrelseslovens § 8, stk.4 og 5.

Retsgrundlag

Den kommunale styrelseslovs §§ 2, stk.4 og 8.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At forslaget til en ændret forretningsorden godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.5 - Fastsættelse af møder for Økonomiudvalget i 2014

Sagsnr.: 13/25195

 

Beslutningstema

1.    Det indstilles, at udvalget holder møder som angivet i forslag til mødekalender for 2014.

 

2.    I indeværende periode har udvalget afholdt møde kl. 17.30.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 20, stk. 1.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1.    At mødedatoerne for Økonomiudvalget godkendes.

2.    At møderne afholdes kl. 17.30.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Administrationens indstilling blev godkendt.

Nr.6 - Godkendelse af kommissorium for § 17 stk. 4-udvalget for Byrum og Boligsocial indsats

Sagsnr.: 13/35808

 

Beslutningstema

Byrådet skal godkende nedsættelse af og kommissorium for § 17, stk.4-udvalget for Byrum og Boligsocial indsats.

Sagsfremstilling og økonomi

I forbindelse med konstitueringsaftalen for byrådsperioden 1. januar 2014 – 31. december 2017 blev det besluttet at nedsætte et § 17 stk.4-udvalg for Byrum og Boligsocial indsats med reference til Social- og Seniorudvalget.


Baggrunden for ønsket om at nedsætte dette udvalg er de udfordringer, der eksisterer i nogle af kommunens boligområder. Der er behov for at arbejde for mere tryghed og at sikre en helhedsorienteret boligsocial indsats ved at koordinere de mange boligsociale indsatser, der i dag er spredt ud over flere fagudvalg.


Som det fremgår af styrelseslovens § 17, stk.4 er det Byrådet, der kan nedsætte et sådant udvalg, og Byrådet bestemmer udvalgets sammensætning og fastsætter regler for udvalgets virksomhed. Byrådet kan tillægge udvalget en forberedende og rådgivende funktion. Derimod kan Byrådet kun i særdeles begrænset omfang tillægge et § 17, stk.4-udvalg en beslutningsret inden for et bestemt nærmere afgrænset område.


Forslag til kommissorium:


Formål

Fredensborg Byråd ønsker med etableringen af § 17, stk.4-udvalget for Byrum og Boligsocial indsats at arbejde målrettet på, at der skabes mere tryghed i byrummet og der sikres en gunstig udvikling i de udsatte boligområder i kommunen.


Opgaver

Udvalget har en forberedende, initierende og rådgivende funktion.


Udvalget skal i samarbejde med boligselskaberne arbejde for at vende udviklingen i særligt udsatte boligområder gennem indsatser som brug af særlige udlejningsaftaler med henblik på at ændre beboersammensætningen, boligsociale helhedsplaner, forebyggende indsatser og andre projekter.


Udvalget skal i den forbindelse inddrages i forberedelsen af og opfølgningen på administrationens årlige styringsdialogmøder med boligselskaberne.


Udvalget skal sikre en helhedsorienteret boligsocial indsats ved at koordinere de boligsociale indsatser, som er spredt ud over flere stående udvalg.


Udvalget indstiller til Social- og Seniorudvalget, men kan sende forespørgsler og forslag til kommentering i andre stående udvalg som en del af arbejdet.


Udvalget skal i samarbejde med politiet arbejde for tryghedsfremmende foranstaltningerne i de udsatte boligområder.


Udvalget kan i det omfang fysiske helhedsplaner har et boligsocialt sigte anmodes om en vejledende udtalelse om planerne.


Reference

Udvalget har reference til og indstillingsret til Social- og Seniorudvalget.

Udvalget sekretariatsbetjenes af Center for Kultur, Idræt og Sundhed.


Medlemmer

Udvalget består af 10 medlemmer:


5 byrådsmedlemmer, herunder formanden for Social- og Seniorudvalget som er født medlem

2 repræsentanter for boligselskaberne (1 fra Boligforeningen VIBO og 1 fra Boligforeningen 3B)

1 repræsentant for politiet

1 repræsentant for foreningslivet

1 repræsentant for erhvervslivet (formanden for Nivå Centerforening)


Byrådet udpeger udvalgets formand og næstformand.


Økonomi

Der udbetales et honorar på 20.000 kr. til formanden for udvalget. Udgifter forbundet med møderne afholdes af Center for Kultur, Idræt og Sundhed.


Udvalgets virke

Udvalget skal vedtage en forretningsorden, hvor det bl.a. skal fremgå

  • at udvalget afholder møder 4 gange om året
  • at dagsorden sendes senest 4 hverdage før et møde.
  • at formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen
  • at der træffes beslutning ved simpel stemmeflerhed og ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende
  • at ekstraordinære møder indkaldes med mindst 5 dages varsel på formandens initiativ, eller hvis et flertal af udvalgets medlemmer ønsker det

Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette Center for Kultur, Idræt og Sundhed.


Funktionsperiode

Udvalget nedsættes umiddelbart efter Byrådets godkendelse af dette kommissorium og efterfølgende udpegning af medlemmer.


Udvalget ophører, når Byrådet træffer beslutning herom.


Vedtaget på Fredensborg Byråds møde den 27. januar 2014.

Retsgrundlag

Kommunestyrelseslovens § 17, stk.4.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Byrådet godkender nedsættelsen af og kommissoriet for et § 17, stk.4-udvalg for Byrum og Boligsocial indsats

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling med den bemærkning, at udvalget kan holde møde 4-6 gange om året.


Økonomiudvalget anbefaler, at Fritidsforum udpeger en repræsentant for foreningslivet samt at Fredensborg Kommunes Erhvervsråd udpeger en repræsentant for erhvervslivet.


Udgifterne til møder afholdes på normal vis af Center for Politik og Strategi.

Nr.7 - Godkendelse af kommissorium for § 17 stk.4-udvalget for Infrastruktur og Trafik

Sagsnr.: 13/22105

 

Beslutningstema

Byrådet skal godkende nedsættelse af og kommissorium for § 17, stk.4-udvalget for Infrastruktur og Trafik

Sagsfremstilling og økonomi

I forbindelse med konstitueringsaftalen for byrådsperioden 1. januar 2014 – 31. december 2017 blev det besluttet at ændre kommissoriet for det bestående Trafiksikkerhedsudvalg, således at udvalget fremover både skal arbejde for at forbedre infrastrukturen i Nordsjælland og fremme trafiksikkerheden.


Baggrunden herfor er, at borgmestrene i de seks kommuner Frederikssund, Fredensborg, Gribskov, Halsnæs Helsingør og Hillerød i løbet af byrådsperioden 2010-2013 har skabt et fast dialogforum og her er der opnået enighed om at anbefale, at alle disse kommuner skal rådgive om og arbejde for en forbedring af infrastrukturen i kommunen og den øvrige del af Nordsjælland.


Som det fremgår af styrelseslovens § 17, stk.4 er det Byrådet, der kan nedsætte et sådant udvalg, og Byrådet bestemmer udvalgets sammensætning og fastsætter regler for udvalgets virksomhed. Byrådet kan tillægge udvalget en forberedende og rådgivende funktion. Derimod kan Byrådet kun i særdeles begrænset omfang tillægge et § 17, stk.4 udvalg en beslutningsret inden for et bestemt nærmere afgrænset område.


Forslag til kommissorium:


Formål

Fredensborg Byråd ønsker med etableringen af § 17, stk.4-udvalget for Infrastruktur og Trafik at arbejde målrettet på et strategisk niveau for at fremme trafiksikkerheden og at forbedre infrastrukturen og den kollektive trafik i kommunen og den øvrige del af Nordsjælland med henblik på at understøtte udviklingen og væksten i Nordsjælland.


Opgaver

Udvalget har alene en forberedende og rådgivende funktion og har således ikke beslutningsret på nærmere afgrænsede områder.


Udvalget skal:

  • kortlægge de trafikale infrastrukturelle udfordringer og behov for forbedringer, der kan styrke fremkommeligheden i og til Nordsjælland
  • rådgive om, hvilke konkrete statslige og regionale infrastrukturprojekter og –investeringer de nordsjællandske kommuner særligt bør prioritere at fremme i fællesskab
  • afdække muligheder for og rådgive om, hvordan de nordsjællandske kommuner i fællesskab aktivt kan øve optimal indflydelse på de statslige og regionale infrastrukturplaner og -projekter, der besluttes for de næste årtier af betydning for den nordsjællandske vækstdagsorden
  • afdække muligheder for og rådgive om, hvordan kommunerne, borgerne, virksomhederne og andre relevante aktører i Nordsjælland bidrager til den grønne omstilling inden for transportsektoren
  • udarbejde oplæg til årsprogram og prioritering på grundlag af budget og kommunens trafikhandlingsplan
  • udarbejde oplæg vedrørende det lokale trafiksikkerhedsarbejde i forhold til det landsdækkende
  • afdække mulighederne for og rådgive om kommunens deltagelse i kampagner
  • koordinere trafiksikkerhedssamarbejdet på tværs af myndigheder, interessegrupper, private organisationer og kommunens interne afdelinger
  • udarbejde forslag vedrørende kommunens overordnede planlægning med hensyn til trafiksikkerhed og færdsel

Reference

Udvalget har reference til og indstillingsret til Plan- og Klimaudvalget.

Udvalget sekretariatsbetjenes af Center for Plan og Miljø.


Medlemmer

Udvalget består af 9 medlemmer:


5 byrådsmedlemmer, herunder formanden for Plan- og Klimaudvalget

som er født medlem

1 repræsentant for politiet

1 repræsentant for Pendlerklubben

1 repræsentant for Erhvervsrådet

1 repræsentant for Cyklistforbundet


Byrådet udpeger udvalgets formand og næstformand.


Økonomi

Der udbetales et vederlag til formanden for udvalget på 20.000 kr.

Udgifter forbundet med møderne afholdes af Center for Plan og Miljø.


Udvalgets virke

Udvalget skal vedtage en forretningsorden, hvor det bl.a. skal fremgå:


  • at udvalget afholder møder 4-6 gange om året
  • at dagsorden sendes senest 4 hverdage før et møde
  • at formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutnings-protokollen
  • at der træffes beslutning ved simpel stemmeflerhed og ved stemme-lighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende
  • at ekstraordinære møder indkaldes med mindst 5 dages varsel på formandens initiativ, eller hvis et flertal af udvalgets medlemmer ønsker det

Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette Center for Politik og Strategi.



Funktionsperiode

Udvalget nedsættes umiddelbart efter Byrådets godkendelse af dette kommissorium og efterfølgende udpegning af medlemmer.


Udvalget ophører, når Byrådet træffer beslutning herom.


Vedtaget på Fredensborg Byråds møde den 27. januar 2014.

Retsgrundlag

Kommunestyrelseslovens § 17, stk.4.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.    At Byrådet godkender nedsættelse af og kommissoriet for et § 17, stk.4-udvalg for Infrastruktur og Trafik

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Bemærkninger fra seniorrådet og Fredensborg Handicapråd indgik i sagens behandling.


Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.8 - Valg af medlemmer til Handicaprådet fra handicaporganisationerne.

Sagsnr.: 13/43341

 

Beslutningstema

Byrådet skal udpege medlemmer til Handicaprådet fra handicaporganisationerne efter indstilling fra disse.

Sagsfremstilling og økonomi

I henhold til reglerne om sammensætning af Handicaprådet skal Byrådet udpege medlemmerne fra Danske Handicaporganisationer efter indstilling fra disse.


Handicaporganisationerne indstiller følgende medlemmer og stedfortrædere:


Lis Kofoed (medlem)

Lola Hollesen (stedfortræder)

Lilly Christensen (medlem)

Lis Sørensen (stedfortræder)

Jens Andersen (medlem)

Lars Sandt (stedfortræder)

Michelle Mathiasen (medlem)

Inge Zeisner (stedfortræder)

Inga M. Lind-Madsen (medlem)

Henning Kirkegaard (stedfortræder)

Dorthe Nielsen (medlem)

Bjørn Helstrup (stedfortræder)

Birthe Svensson (medlem)

Hans-Erik Lind-Madsen (stedfortræder)

Retsgrundlag

Retssikkerhedslovens § 37 a, stk. 3.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    Administrationen indstiller, at Byrådet foretager udpegning efter danske Handicaporganisationers indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.9 - Budgetrevision pr. 30. november 2013

Sagsnr.: 13/31728

 

Beslutningstema

Godkendelse af budgetrevision 30. november 2013 for årene 2013-2017.

Sagsfremstilling og økonomi

Budgetrevisionen pr. 30.11.2013 er den sidste budgetrevision for 2013 og den første revision for 2014 og omfatter alle politikområder, dvs. både drift, finansiering og anlæg. Dette giver et samlet billede af kommunens budget, forbrug og forventet regnskab for 2013.

 

Denne budgetrevision medfører at der samlet for perioden 2013 – 2017 lægges 3,7 mio. kr. i kommunekassen. Kommunens gennemsnitlige kassebeholdning er primo 2014 på 37 mio. kr.

 

Med budgetrevisionen flyttes flere anlægsprojekter fra 2013 til 2014 . Det forventes derfor, at anlægsoverførslerne mellem 2013 og 2014 vil blive tilsvarende mindre.

 

Budgetrevisionen samlet

 

Det samlede resultat af budgetrevisionen fremgår af tabel 1. En mere detaljeret gennemgang af de ansøgte tillægsbevillinger for alle politikområder fremgår af bilag 1.

 

Tabel 1. Resultat af budgetrevisionen pr. 30.11.13. hele tusinde kroner 

2013

2014

2015

2016

2017

Total drift

-1.594

-2.865

-3.523

-4.360

-4.311

Total finansiering

-6.650

-27.215

3.443

4.280

4.231

Total anlæg

-37.055

71.919

0

0

0

I alt

-45.299

41.839

-80

-80

-80

+ for merudgift og - for mindreudgift.

 

Samlet lægges der med budgetrevisionen 45,3 mio. kr. i kassen i 2013, mens der tages 41,8 mio. kr. op af kassen i 2014. Denne forskydning skyldes som nævnt primært anlægsprojekter, der søges overført til 2014.

 

Ses isoleret på driften er det hovedsageligt udgiftsneutrale korrektioner mellem politikområderne. Her skal nævnes sammenlægningen af børne- og voksenhandicapområderne pr. 1.1.2014 som medfører store udgiftsneutrale korrektioner mellem Udsatte Børn og Unge og Handicap og Socialpsykiatri.

 

På driften er der merindtægter vedrørende huslejeindtægt fra politiets brug af rådhuset (0,04 mio. kr. i 2013 og 0,8 mio. kr. i 2014 og frem) samt en mergevinst ved udbud ift. det budgettetrede på 0,24 mio. kr. i 2013.  Merindtægterne foreslås lagt i kassen. 

 

På området finansiering søges om en samlet merindtægt i 2013 på netto 6,65 mio. kr. De bevillingsmæssige ændringer på finansieringsområdet i 2013 fremgår nedenfor (”-” er merindtægt, ”+” er merudgift/mindreindtægt):

  • Budgetneutral regulering vedr. flytning af klimamidler (1,3 mio. kr.) Grundskyld (-3,57 mio. kr.) pga. højere grundvurderinger
  • Forskerskat (-3,20 mio. kr.)
  • Midtvejsregulering af tilskud og udligning (-2,92 mio. kr.)
  • Dækningsafgift – lavere vurderinger (1,52 mio. kr. )
  • Regulering af indskud i Landsbyggefonden (0,68 mio. kr.)
  • Feriegodtgørelse ifm. Overtagelse af statslige jobcentre (-0,45 mio. kr.)

 

I 2014 søges der om bemyndigelse til at optage lån for (-30 mio. kr.) til de lånefinansierede klimatiltag (se anlæg).

 

anlægsområdet søges om en overførsel af anlægsmidler fra 2013 til 2014 på i alt 41,7 mio. kr. I 2013 søges endvidere en tillægsbevilling på 4,7 mio. kr, hvilket primært skyldes en budgetteknisk fejl. Kommunen har fra Lokale og Anlægsfonden fået et tilskud på 5 mio. kr. til klimaprojektet. Tilskuddet modsvares af udgifter på tilsvarende 5 mio. kr.. Ved en fejl er indtægtsbevillingen budgetlagt uden en tilsvarende budgetlægning af udgiftsbevillingen.

 

I 2014 ansøges om en tillægsbevilling til energirigtige investeringer på 30 mio. kr. finansieret ved låneoptag, jf. ovenfor under ”Finansiering”.

 

Frigivelse af anlægsmidler.  

Der søges om frigivelse af anlægsmidler i 2013 for 0,7 mio. kr. og i 2014 for netto 52 mio. kr. Hertil kommer frigivelse af op til 30 mio. kr. til energiinvesteringer – i alt 82 mio. kr. I bilag 2 findes en komplet liste over ansøgninger om frigivelse af anlægsmidler.

 

Samlet over perioden 2013-2017 giver budgetrevisionen – drift, anlæg og finansiering - en kasseopbygning på knap 3,7 mio. kr.

 

Årets resultat, bevillingsreserven mv.

 

Nedenfor er der gjort lidt grundigere rede for budgetrevisionens betydning for årets resultat, driftsbevillingsreserven mv.

 

Tabel 2 viser de samlede ændringer i resultatet fra vedtaget budget til korrigeret budget.

 

Tabel 2 Budgetrevision pr. 30.11.13. og dens påvirkning af det samlede resultat

1.000 kr.

2013

2014

2015

2016

2017

Vedtaget budget 2013

7.393

-11.716

-25.851

-36.164

-78.904

 

 

 

 

 

 

Tillægsbevillinger herefter

 

 

 

 

 

Budgetrevision 30.11.12

12.622

-160

0

0

0

Budgetrevision 30.04.13

-27.861

23.075

2.100

2.100

2.100

Budgetrevision 30.06.13

-2.501

7.485

217

317

617

BY25.02.13 Fredensborg bymidte anlæg fremskyndes

1.000

-1.000

0

0

0

BY30.09.13 Modernisering af fiberring - drift

0

-900

0

0

0

BY30.09.13 Modernisering af fiberring - anlæg

-4.900

5.800

0

0

0

BY30.09.13 Tilskud til julefilm

0

1.000

0

0

0

BY28.10.13 Masterplan 2013-2017

0

800

0

0

0

 

 

 

 

 

 

Overførsel, drift og anlæg

96.229

0

0

0

0

 

 

 

 

 

 

Tekniske korrektioner. til budgetår 2017 og 2018

0

0

0

0

4.450

Budgetforlig, herunder anbefalinger, udfordring, indtægtsprognose mv.

0

-20.601

37.881

51.961

86.610

Pris- og lønændringer

0

-23.171

-26.498

-30.667

-35.205

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget inden budgetrevision 30.11.13

81.982

-19.388

-12.151

-12.453

-20.332

 

 

 

 

 

 

Budgetrevision 30.11.13

-45.299

41.839

-80

-80

-80

 

 

 

 

 

 

Korrigeret budget efter budgetrevision 30.11.13

36.683

22.451

-12.231

-12.533

-20.412

Note: Negativt fortegn er overskud/kasseopbygning. Positivt fortegn er underskud/kassetræk.

 

Den gennemsnitlige likviditet forbedres lidt med budgetrevision 30.11.13., idet 2014 dog er udfordret med en gennemsnitlig likviditet på 37 mio. kr., hvorefter likviditeten gradvist styrkes.

 

 

Alle politikområderne er anmodet om at se på det forventede regnskab. Det forventede regnskab fordelt på de enkelte politikområder fremgår af bilag 1. 

 

Budgetrevisionen 30.11.13 reducerer servicerammen med 0,294 mio. kr. i 2013 og med 0,08 i 2014 og frem.

 

Tabel 3: Serviceramme

1.000 kr.

2013

2014

2015

2016

2017

 Påvirkning af servicerammen

-294

-80

-80

-80

-80

 

Af nedenstående tabel fremgår en status på Bevillingsreserven for 2013-17.

 

Tabel 4: Korrigeret budget på bevillingsreserverne

1.000 kr.

2013

2014

2015

2016

2017

Drift

5.229

12.500

12.500

14.500

14.500

Frikommuneforsøg 2012 om salg af bleer

0

-739

-731

-722

-713

Prioriteringsbidrag

0

-36

-109

-179

-248

Tilskud til julefilm

0

-1.000

 

 

 

Masterplan

0

-800

-1.800

-2.600

-3.300

Rest, drift bevillingsreserve

5.229*

9.925

9.860

10.999

10.239

 

 

 

 

 

 

Anlæg

0

10.000

10.000

10.000

10.000

Teknisk regulering

0

-9 

0

0

0

Idrætsfaciliteter, Humlebæk

0

0

-5.250

0

0

Rest, anlæg, bevillingsreserve

0

9.991

4.750

10.000

10.000

 

  • Besluttet overført til 2014 og anvendt til finansiering af fiberring.

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser af budgetrevisionen fremgår af nedenstående tabel:


Bevillingstabel


2013

2014

2015

2016

2017

Drift

-1.594

-2.865

-3.523

-4.360

-4.311

Finansiering

-6.650

-27.215

3.443

4.280

4.231

Anlæg

-37.055

71.919

0

0

0

Total

-45.299

41.839

-80

-80

-80

Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)

Retsgrundlag

Håndbog om økonomistyring

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.    At den samlede budgetrevision pr. 30.11.2013 godkendes, herunder at de samlede ansøgte tillægsbevillinger på driftsområdet på -1,594 mio. kr., på finansieringsområdet på -6,650 mio. kr. samt på anlægsområdet på -37,055 mio. kr. godkendes som fremlagt.

2.    At ansøgningerne om frigivelse af rådighedsbeløb i 2013 på 0,7  mio. kr. samt i 2014 på 82 mio. kr. godkendes 

3.    At allerede frigivne anlægsmidler i 2013 på overførte anlægsprojekter fra 2013 til 2014, fortsat er frigivet og til disposition i 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.


Økonomiudvalget præciserer, at arbejdet i Beredskabskommissionen særligt vedr. økonomi skal koordineres mellem de to kommuner.


Det aftales, at der laves en sag til det kommende budgetseminar om serviceniveauet for Nordsjællands Park og Vej i 2015-2018.

Nr.10 - Økonomisk Oversigt december 2013

Sagsnr.: 11/20112

 

Beslutningstema

Status på kommunens økonomi pr. 31. december 2013.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget forelægges månedligt en orientering om udviklingen i kommunens samlede økonomi samt udviklingen i forbruget på politikområderne.


Med opstarten af den nye byrådsperiode vil den månedlige økonomiske orientering blive digitaliseret i en mere overskuelig og interaktiv form. Denne vil første gang blive præsenteret for økonomiudvalget i februar, når de første data for for januar måned 2014 er tilgængelige.


Den endelig regnskab for 2013 vil blive forelagt Økonomiudvalget på mødet i marts, jf. den tidsplan økonomiudvalget godkendte i december. På februarmødet vil tallene stort set ligge fast og der vil kunne gives en mundtlig orientering. I hele januar måned er det fortsat muligt at bogføre (den såkaldte supplementsperiode, som skal sikre, at regnskabet bliver så korrekt som muligt).


Pr. ultimo december er vurderingen fortsat, at driftsbudgettet udvikler sig som forventet. Dvs. et fald i overførslerne i forhold til sidste år.


På anlægssiden vil mindreforbruget være noget større end antaget, jf. også selvstændigt punkt om budgetrevisionen pr. 30/11-2013. For anlægsområdet gælder imidlertid typisk, at mindreforbruget er allerede er disponeret til brug i 2014 og mindreforbruget giver således ikke i sig selv et råderum – med mindre tidligere besluttede anlægsprojekter sættes i stå.


Den gennemsnitlige likviditet er faldet til ca. 37 mio. kr. ultimo 2013. Det er som ventet og der er nu tegn på den ventede udfladning. Forudsat, at budgetterne for 2014 og overslags år overholdes vil likviditeten gradvist blive genopbygget.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1.    At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.11 - Regnskabsteknisk afskrivning

Sagsnr.: 14/643

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende afskrivninger i regnskabssystemet over kr. 20.000.

Sagsfremstilling og økonomi

I henhold til Håndbog om Økonomistyring skal afskrivninger af restancer og tilgodehavender over 20.000 kr. forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget, forinden de afskrives.


Sagsfremstillingen vedrører alene en enkelt sag vedr. A-skatte kontoen:

Der har løbende været differencer mellem pensionssystemets månedlige opgørelse og E-indkomstens opgørelse. Disse differencer har delvist udlignet hinanden.

Ved pensionsudbetalingens overgang til Udbetaling Danmark, henstår en saldo på 38.662,50. Saldoen er opstået over perioden 2010 -2013.

Beløbet består af en afstemningsdifference mellem de nævnte systemer. Det vil sige, der er ikke tale om beløb, der kan henføres til enkelte personnumre. Der er således ikke tale om beløb, der skulle have været udbetalt til eller opkrævet hos borgere.

 

Afskrivningen vedrører alene bogførte tilgodehavender og restancer, som er indtægts- eller udgiftsført, og har dermed ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Afskrivningssagen er en ren teknisk korrektion i økonomisystemet. Det vil sige, at når afskrivningen er indberettet, står tilgodehavender og restancer korrekt i økonomi og fagsystemerne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Afskrivningen sker via balancen. 

Retsgrundlag

Håndbog om Økonomistyring

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Økonomiudvalget

Indstilling

1.    At beløbet på kr. 38.662,50 afskrives over balancen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Administrationens indstilling blev godkendt.

Nr.12 - Europaparlamentsvalget 25. maj 2014

Sagsnr.: 13/45443

 

Beslutningstema

Politisk stillingtagen til om man ønsker sammenlægning af en eller flere afstemningssteder ved Europaparlamentsvalget søndag den 25. maj 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

I Fredensborg Kommune har der hidtil været 9 afstemningssteder til afvikling af valghandlinger.


Ligesom der er foretaget strukturtilpasninger på flere af kommunens store serviceområder, er det naturligt også at overveje ændringer af kommunens valgsteder.


Ved de sidste to valg har kommunen benyttet digitale valglister med stor succes. Dette giver en effektivisering af valghandlingen, hvor vælgerne oplever en mere smidig ekspedition og mindre ventetid ved valgbordene.

Kommunen har nu kun to valgborde på hvert valgsted mod tidligere tre og fire valgborde. (Karlebo et valgbord).


Erfaringsmæssigt har indførelsen af de digitale valglister vist, at kapaciteten på valgstederne er øget – særligt i hallerne. Det åbner for muligheden at samle valghandlingen på færre steder med henblik på at professionalisere forløbet yderligere til gavn for vælgerne.


Det er derfor naturligt at overveje sammenlægning af valgsteder i forbindelse med afholdelse af Europaparlamentsvalget den 25. maj 2014.


Kommunen har hidtil haft følgende afstemningsområder og valgsteder:


Nuværende afstemningsområder

Afstemningsområde

Valgsted

Antal vælgere ved KV13

Asminderød

Fredensborghallen

4.704

Fredensborg

Endrupskolens hal

3.502

Humlebæk

Humlebækhallen

3.729

Baunebjerg

Humlebæk Skole

3.615

Karlebo

Karlebo Kro

913

Nivå

NKK-hallen

3.144

Niverød

Nivå Skole Nord

3.158

Ullerød

Egedalshallen

3.629

Brønsholm

Kokkedal Skole

3.812



Forslag til ændring i afstemningsområder

Der foreslås tre alternativer til ændringer i afstemningsområder ud fra følgende principper:


Forslag A – et valgsted i hvert af de store bysamfund,

Forslag B – et valgsted i hvert af de store bysamfund samt Karlebo eller

Forslag C – forsøg med sammenlægning af de to valgsteder i Kokkedal bysamfund


Nedenfor angives oversigt over nye områder, herunder navn på afstemningsområde samt placering ved sammenlægning.



Forslag A – 4 valgsteder

Nyt afstemningsområde


Sammenlagt af


Valgsted


Antal vælgere

Fredensborg

Asminderød og

Fredensborg

Fredensborghallen

 

8.206

Humlebæk

Humlebæk og Baunebjerg

Humlebækhallen

7.344

Nivå

Nivå, Niverød og Karlebo

NKK-Hallen

7.215

Kokkedal

Ullerød og Brønsholm

Egedalshallen

7.441



Forslag B – 5 valgsteder

Nyt afstemningsområde


Sammenlagt af


Valgsted


Antal vælgere

Fredensborg

Asminderød og

Fredensborg

Fredensborghallen

 

8.206

Humlebæk

Humlebæk og Baunebjerg

Humlebækhallen

7.344

Nivå

Nivå og Niverød

NKK-Hallen

6.302

Kokkedal

Ullerød og Brønsholm

Egedalshallen

7.441

Karlebo

 

Karlebo Kro

913



Forslag C – 8 valgsteder

Nyt afstemningsområde


Sammenlagt af


Valgsted


Antal vælgere

Asminderød

 

Fredensborghallen

4.704

Fredensborg

 

Endrupskolens hal

3.502

Humlebæk

 

Humlebækhallen

3.729

Baunebjerg

 

Humlebæk Skole

3.615

Karlebo

 

Karlebo Kro

913

Nivå

 

NKK-hallen

3.144

Niverød

 

Nivå Skole Nord

3.158

Kokkedal

Ullerød og Brønsholm

Egedalshallen

7.441


Til forslagene knytter sig fordele og ulemper afhængig af graden af sammenlægning, der vælges. Således vil der være større fordele at hente, men også tilsvarende ulemper ved forslag A fremfor forslag C.


De største fordele og ulemper beskrives nedenfor.


Fordele

En forventning om yderligere digitalisering og professionalisering af valghandlingen fremover taler for at kanalisere ressourcerne til større og færre valgsteder. Der vil således være mulighed for at optimere valghandlingen ved eksempelvis at have én IT-medarbejder pr. valgsted mv.


Derudover vil der ved sammenlægning af valgsteder være et økonomisk potentiale i stordriftsfordelene med mindre bemanding, færre udgifter til klargøring og afrydning af lokalerne, færre udgifter til diæter, forplejning, valgmateriale osv. Det anslås, at den økonomiske besparelse vil være på ca. 100.000 kr. pr. valg, forudsat forslag A vælges. Besparelsen vil være tilsvarende mindre såfremt forslag B eller C vælges.

 

Færre brugere vil blive berørt af valghandlingen, når færre lokationer tages i anvendelse i forbindelse med forberedelse, afholdelse og oprydning på lokationerne.


Ulemper

Ved sammenlægning af valgstederne vil en udfordring være ændringen i afstanden til valgstedet for den enkelte borger. Afstanden mellem de valgsteder, der foreslås sammenlagt fremgår nedenfor, jf. også vedlagte kort:


Fredensborghallen til Endrupskolens hal: ca. 1,3 km.

Nivå Skole Nord til NKK-hallen: ca. 1,6 km.

Humlebæk Skole (Baunebjerg) til Humlebækhallen: ca. 1,2 km.

Egedalshallen til Kokkedal Skole: ca. 250 m.

Karlebo til NKK-hallen: ca. 8 km. (i bil)

Karlebo til Fredensborghallen: ca. 9 km. (i bil)

Karlebo til Egedalshallen: ca. 7,2 km. (i bil)

Note: Afstandene er opgjort til fods.


De fleste steder vil borgerne således opleve at afstanden til valgstedet vil blive en smule længere, blot en anden rute eller endog blive kortere. Det gælder for områderne i Fredensborg, Humlebæk og Nivå, hvor afstandene er relativt korte. I Kokkedal vurderer administrationen at afstanden er uden betydning for vælgerne, da det kun drejer sig om få hunderede meter.


Derimod vil vælgere i Karlebo opleve at afstanden til valgstedet vil blive længere ved at flytte valgstedet til Nivå, Fredensborg eller Kokkedal.


Det er administrationens samlede vurdering, at ændringen i afstandene i de store bysamfund ikke vil være af særlig betydning for valgdeltagelsen.


Generelt vil der være vælgere, der oplever ændringerne som en forringelse uanset hvilket forslag, der vælges, da valghandlingen også er forbundet med traditioner og disse traditioner vil selvfølgelig i nogen grad blive brudt ved sammenlægning.


Derudover skal der ved sammenlægning af valgsteder tages højde for de trafikale forhold – parkeringspladser osv.


Imødekommelse af ulemper

For at imødekomme ulemperne ved en sammenlægning af valgsteder til Europaparlamentsvalget vil borgerne tilbydes mulighed for at brevstemme samt gratis transport for ældre og gangbesværede, som ved kommunalvalget:


  • Gratis transport til ældre og gangbesværede, som ved kommunalvalget.

  • Mulighed for at brevstemme på bibliotekerne og Rådhuset i ugerne op til valget. Denne mulighed har været en stor succes ved kommunalvalget og forventes at være et tilbud, som også vil være gældende ved det kommende Europaparlamentsvalg.

Derudover har borgere med særlige behov ifølge lovgivningen mulighed for at brevstemme i hjemmet.

 

Økonomi

Til valghandlingen er der budgetteret med udgifter til annoncering, brevstemmer, klargøring, oprydning, diæter til valgtilforordnede mv. Til kommunalvalget var der desuden udgifter til særlige kampagner for øget valgdeltagelse. Der er dog ikke lagt op til særlige kampagner i forbindelse med Europaparlamentsvalget.


De forventede udgifter til Europaparlamentsvalget i 2014 vil være afhængig af Byrådets beslutning om antallet af afstemningssteder.


På den baggrund opstilles følgende budgetter knyttet til de forelagte forslag:

Forslag A – ca. 823.000 kr.

Forslag B – ca. 846.000 kr.

Forslag C – ca. 920.000 kr.


Fredensborg Kommune har afsat budget på 594.000 kr. i hvert år fra 2014 og frem til afholdelse af valg i kommunen. De år, hvor der således ikke afholdes valg, akkumuleres budgettet for at dække de forventede udgifter til europaparlaments-, folketings- og kommunalvalg, der afholdes de andre år. Budgettet for 2014-2017 skal dække de forventede udgifter til henholdsvis Europaparlamentsvalget i 2014, Folketingsvalget i 2015 og Kommunalvalget senest i 2017.


Det forventes, at udgifterne til Europaparlamentsvalget i 2014 vil blive afholdt inden for den afsatte ramme for valgbudgettet for perioden.

I februar forventes Byrådet at blive fremlagt en sag om afvikling af Europaparlamentsvalget den 25. maj 2014 med hensyn til udpegning af valgstyrer mv.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Byrådet træffer beslutning om forslag til sammenlægning af afstemningssteder til Europaparlamentsvalget den 25. maj 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Økonomiudvalget anbefaler, at antallet af valgsteder forbliver uændret, således at der fortsat er 9 valgsteder i Fredensborg Kommune.

Nr.13 - Forslag til oprettelse af borgerrådgiver

Sagsnr.: 13/47025

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om andre kommuners brug af – og erfaring med Borgerrådgivere. På denne baggrund skal Økonomiudvalget drøfte, hvorvidt der skal oprettes en borgerrådgiverfunktion som foreslået af formanden for Social- og Seniorudvalget Hans Nissen (A) i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har fokus på at betjene og behandle borgere, brugere og erhvervsdrivende efter god forvaltningsskik, og derved mindske fejl og misforståelser i sagsbehandlingen af borgere eller erhvervsdrivende.  


Fredensborg Kommune har i dag en anonym rådgivning for borgerne, ved en jurist og en socialrådgiver, hver mandag ml. kl. 15-17 i Borgerservice på Rådhuset.


På baggrund af henvendelse fra Hans Nissen (A) forelægges en sag vedr. oprettelse af en Borgerrådgiver. I de seneste år har flere kommuner etableret en borgerrådgiverfunktion med henblik på at sikre, at borgerne bliver hørt, og ligeledes sikre et godt samarbejde mellem forvaltningen og borgerne.

 

En Borgerrådgiver er en person ansat til at rådgive borgere, brugere og erhvervsdrivende vedrørende klager eller tvivlsspørgsmål, de måtte have til kommunen. Borgerrådgiverens overordnede opgaver er:

  • at servicere borgere, brugere og erhvervsdrivende på den bedst tænkelige måde
  • at afdække fejl i den kommunale borgerbetjening

Hensigten med dagsordenspunktet er at præsentere Borgerrådgiverens funktion ud fra andre kommuners erfaringer med Borgerrådgiverfunktionen.


Borgerrådgiverens funktion

Af landets 98 kommuner har 22 kommuner etableret en borgerrådgiverfunktion.


På tværs af kommuner er Borgerrådgiveren blandt andet anvendt til at:


  • genskabe dialog mellem borgere og kommunens ansatte ved uoverensstemmelser,
  • behandle klager over sagsbehandling, ansattes optræden og udførsel af opgaver,
  • hjælpe til at forstå indholdet i kommunens afgørelser,
  • hjælpe til at rette henvendelse til det korrekte center,
  • oplyse og rådgive om mulighederne for klage
  • videreformidle borgerenes forslag til forbedring af sagsbehandling og borgerbetjening

Borgerrådgiveren fungerer således både som en klageinstans, tilsynsmyndighed og intern konsulent i kommunen.

Fordelene ved at etablere en borgerrådgiverfunktion er, at borgerne lettere kan komme i kontakt med kommunen og den rette fagkyndige person/afdeling samtidig med at det være et input til en forbedring af kommunens generelle sagsbehandling.


Borgerrådgiveren har mandat til at videregive borgernes oplevelser og forslag til sagsbehandlingen, samt mandat til at udfærdige anbefalinger vedr. sagsbehandlingen i forvaltningen. Finder Borgerrådgiveren, at der foreligger et problem i sagsbehandlingen i en given afdeling, kan Borgerrådgiveren udtale kritik af mangelfuld eller forkert sagsbehandling, og udfærdige indstillinger samt anbefalinger til forvaltningen, hvis dette medvirker til bedre sagsbehandling. Afdelingerne er ikke bundet af Borgerrådgiverens anbefalinger, men bør skriftligt kontakte Borgerrådgiveren, hvis de vælger ikke at følge dennes anbefalinger.


I de kommuner, der har etableret en borgerrådgiverfunktion, afslutter borgerådgiveren året med en årsberetning. Borgerrådgiveren præsenterer heri antallet af sager og fordelingen af sager på afdelinger og sagstyper (f.eks. hjælp til at forstå afgørelse/ generel vejledning/videreformidling af klage/kritik mv.) Tillige fremlægger Borgerrådgiveren heri anbefalinger til forvaltningens fremtidige sagsbehandling, der kan bidrage til en bedre betjening af kommunens borgere.


Organisering af Borgerrådgiveren

På tværs af de kommuner, der har etableret en Borgerrådgiver, er organiseringen af denne funktion forskellig.


I for eksempel Egedal Kommune er borgerrådgiveren placeret i sekretariatet med reference til sekretariatschefen.

Samme organisering er valgt i Hillerød Kommune, hvor Borgerrådgiveren er placeret i sekretariatet under kommunens kommunaldirektør. På trods af placeringen i Hillerød Kommune er det intentionen, at borgerrådgiverfunktionen skal fungere uafhængigt af kommunaldirektøren og forvaltningen i øvrigt.


Et eksempel på en anden organisering af borgerrådgiverfunktionen ses i Københavns Kommune, hvor Borgerrådgiveren er ansat af og forankret direkte under Byrådet (Borgerrepræsentationen), og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltninger. Yderligere følges Borgerrådgiverens arbejde af Borgerrådgiverudvalget, der er et rådgivende udvalg under Byrådet (Borgerrepræsentationen).

Retsgrundlag

Uddrag fra Lov om Kommunernes styrelse

§ 65 e. Kommunalbestyrelsen kan i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om oprettelse af en borgerrådgiverfunktion, der ikke henhører under de stående udvalgs eller økonomiudvalgets umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender.

Stk. 2. Økonomiudvalget skal, for så vidt angår borgerrådgiverfunktionen, varetage de opgaver, som økonomiudvalget er tillagt efter § 18, stk. 2-4, § 37 og § 45, stk. 1 og 2.

Stk. 3. Borgerrådgiverfunktionen henhører ikke under borgmesterens øverste daglige ledelse af kommunens administration.

Stk. 4. Borgerrådgiverfunktionen kan kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration.

Stk. 5. Stk. 1-4 finder tilsvarende anvendelse, hvis kommunen styres efter reglerne i § 64 a, § 64 b, § 65, § 65 a eller flere af de nævnte bestemmelser.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

1.    At Økonomiudvalget drøfter forslaget om etablering af en Borgerrådgiver, herunder finansiering med henblik på, at sagen kan forelægges til endelig beslutning i Byrådet på mødet i februar.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Bemærkninger fra Fredensborg Handicapråd og Seniorrådet indgik i sagens behandling.


Anbefaler administrationens indstilling.


Helle Abild Hansen (Liste I) tog forbehold.

Nr.14 - Håndtering af post

Sagsnr.: 13/44080

 

Beslutningstema

På Økonomiudvalgets møde i december var der en sag på vedr. håndtering af post på baggrund af en henvendelse fra Hans Nissen (A).


Sagen skal redegøre for, hvilke sikkerhedsprocedurer der er omkring borgerens sagsakter, herunder hvordan modtagelse registreres og sager placeres i sagsstyringssystemer. Derudover ønskes en redegørelse for, hvorledes borgerne betjenes i borgerservicecentrene, og hvilke stående ordrer, der er udstukket for postbetjening og modtagelse samme sted.


Sagen blev udskudt i december og forelægges derfor Økonomiudvalget på dette møde.

Sagsfremstilling og økonomi

Post til kommunen

Som kommune modtager vi hver dag en stor mængde post. Vi modtager både fysisk post som breve samt elektronisk post via e-mail. Der modtages både post centralt på rådhuset og på kommunens decentrale enheder.


Der bliver hver dag skannet omkring 160 fysiske brev på rådhuset. Vi har ikke en opgørelse over, hvor meget post vi modtager i kommunen som helhed, altså også på de decentrale enheder. Til gengæld ved vi, at vi modtager omkring 10.500 eksterne e-mails til alle kommunens e-mailadresser – dvs. både på rådhuset og decentrale enheder. Derudover bliver der dagligt sendt omkring 14.400 interne e-mail. 


For at sikre at alt den post, der modtages fra borgere, virksomheder og samarbejdspartnere bliver besvaret rettidigt, er der udarbejdet nogle retningslinjer for, hvordan man som medarbejder skal forholde sig til den post, man modtager, som fremgår af den vedhæftede ”God Administrativ Praksis”. Desuden er vedhæftet en beskrivelse af den tekniske sikkerhed omkring e-mails.


Modtagelse og registrering af post

Der er i administrationen et stort fokus på, at al indkommen post bliver registreret og journaliseret i kommunen elektroniske arkivsystem, således at det kan genfindes.

Derfor bliver alt fysisk post, der sendes til rådhuset og jobcentret skannet centralt og journaliseret i det elektroniske arkivsystem. Ligeledes bliver e-mails journaliseret i arkivsystemet.

Borgerne, der ønsker at aflevere post direkte til medarbejderne i fx borgerservice, på bibliotekerne mv., bliver anmodet om at selv at lægge det i postkasserne – på rådhuset i en postkasse der står inde i borgerservice. Det er med at til sikre, at borgernes private dokumenter forbliver private, indtil de når frem til den rette person.


Besvarelse af post

For al post – både fysisk og elektronisk – gælder det, at borgeren skal have svar eller kvittering for modtagelsen senest efter 7 dage. Der er således en ledelsesmæssig opmærksom på at sikre, at sagsbehandlingstidsfristerne bliver overholdt.


I elektroniske arkivsystem er det muligt at holde øje med mængden af indkommen post og hvorvidt posten er blevet besvaret.


Med udgangspunkt i, at kommunikation med borgerne via personlig e-mail kan være sårbar, anvendes ofte gruppepostkasser i kontakten med borgerne. Derudover anvendes auto-svar på de personlige e-mails ved fravær med angivelse af, hvem man kan kontakte i stedet.

Desuden er der fokus på at flytte borgernes elektroniske henvendelse til digital post, idet kommunikation via e-mail både er omkostningstung og mindre sikker.


Fremadrettede indsatser

Administrationen er meget opmærksom på at sikre, at retningslinjerne i forbindelse med håndtering af post bliver fulgt. Der er ligeledes et løbende fokus på at opdatere retningslinjerne. 


Som nævnt oven for er det et indsatsområde, at flytte borgernes henvendelser til digital post, idet det er en mere sikker og omkostningseffektiv kommunikationsform. Desuden bliver det pr. 1. november 2014 obligatorisk for borgerne at have en digital postkasse.


Det er dog stadig en væsentlig ledelsesopgave at sikre, at al post bliver journaliseret og besvaret rettidigt – det gælder både fysisk post, e-mails fra fællespostkasser samt personlige e-mails.

Desuden vil der være et fokus på, at sikre at den fysiske post bliver skannet korrekt, herunder vil der blive foretaget en gennemgang af, hvorvidt mere post kan blive skannet centralt.

Indstilling

1.    At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.15 - Byengen/Nordengen anmoder om tilladelse til at fravige ABT 93.

Sagsnr.: 14/1201

 

Beslutningstema

Stillingtagen til ansøgning fra AB Hørsholm Kokkedal på vegne af Nordengen/Byengen om tilladelse til at fravige regelsættet ”ABT 93” (Almindelige betingelser for Totalentreprise fra 1993) i forbindelse med udbud og gennemførelse af renovering og fremtidssikring af afdeling 9.

Sagsfremstilling og økonomi

Kuben Management anmoder på vegne af Andelsboligforeningen Hørsholm Kokkedal Fredensborg Kommune i egenskab af tilsynskommune for det støttede byggeri om godkendelse af forskellige fravigelser fra ABT 93, der skal finde anvendelse i forbindelse med udbud af gennemførelsen af helhedsplanen for renovering og fremtidssikring af Afdeling 9, Byengen/Nordengen.


Boligorganisationen har besluttet at udbyde opgaven med projektering og gennemførelse af helhedsplanen i totalentreprise. Udbuddet forestås af Thora Arkitekter som teknisk bygherrerådgiver med bistand fra Kuben Management som administrativ bygherrerådgiver. I denne egenskab har Kuben Management leveret en tilrettet udgave af ABT 93 som bidrag til udbudsmaterialet og grundlag for den forestående kontrahering med det totalentrepriseteam, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud.


I henhold til § 30, stk. 2 i Bek. nr. 1226 af 14/12-2011 om støtte til almene boliger m.v. (støttebekendtgørelsen) har tilsynskommunen hjemmel til at godkende, at i dette tilfælde ABT 93 fraviges. De i denne forbindelse anvendte fravigelser er resultatet af Kubens mange års erfaring med tilrettelæggelse af udbudsvilkår for kontrahering mellem bygherrer og entreprenører indenfor det støttede boligbyggeri (almene boliger), hvor der  gælder en række specialiserede regelsæt og strikse regler om omkostningsbevidsthed og budgetoverholdelse.


Kuben skriver i sin ansøgning, at fravigelserne i al væsentlighed sigter på at præcisere de i forvejen gældende bestemmelser for alment boligbyggeri i et betydeligt antal specialiserede cirkulærer og regulativer samt i en række tilfælde tilpasse kontraktvilkår i lyset af de almene boligorganisationers struktur, hvor beslutningsprocesser er baseret på et beboerdemokratisk grundlag, der kan være tidskrævende, samt med henblik på at reducere indbyggede risici i regelsættet for uforudsete omkostninger og budgetoverskridelser.


Administrationen har i det vedhæftede bilag givet en kort beskrivelse af de fravigelser, der er foretaget og som alle vurderes at være til gunst for bygherren.


Reglen i Støttebekendtgørelsen om at Byrådet skal godkende ændringer i ABT 93, skal sikre, at bygherren ikke indgår totalentrepriseaftaler med rettigheder, der er ringere end dem, bygherren har ifølge ABT 93.


Da, som nævnt, samtlige fravigelser er til gunst for bygherren anbefaler administrationen, at de ønskede ændringer godkendes.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Bekendtgørelse nr. 1226 af 14/12 2011 om støtte til almene boliger mv. (”Støttebekendtgørelsen”) § 30, stk. 2.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At ansøgningen om at fravige ABT 93 godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.16 - Rent arbejdsmiljø - forebyggelse af kræft hos brandmænd

Sagsnr.: 13/37054

 

Beslutningstema

På mødet den 5. december 2013 godkendte beredskabskommissionen forslag til rent arbejdsmiljø til forebyggelse af kræft hos brandmænd.


Sagen forelægges derfor nu til politisk godkendelse i de to deltagerkommuner – Fredensborg Kommune og Helsingør Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

 

 

Internationale undersøgelser peger på, at de påvirkninger brandfolk udsættes for i forbindelse med arbejdet muligvis har en kræftfremkaldende virkning.


De risikofaktorer, der kan have en kræftfremkaldende virkning er:


  • Røg og gasser fra brand
  • Dieseludstødning
  • Bygningsmaterialer
  • Natarbejde – døgnrytmeforstyrrelser

Partiklerne, der kan have en kræftfremkaldende virkning, er skadelige lang tid efter en brand. Mange af partiklerne sidder på indsatsbeklædning og materiel. Påvirkningen sker derfor ikke alene gennem indånding, men også gennem huden og gennem manglende hygiejne efter påvirkning.


I bestræbelserne på at minimere spredningen af potentielt farlige partikler fra et skadested til stationerne, er der behov for at brandvæsnets operative mandskab så vidt muligt efter indsats skifter til rene branddragter eller anden ren påklædning. På den måde forurener de urene branddragter ikke køretøjer, bygninger mv. og derved utilsigtet spreder de farlige partikler, hvilket udover sundhedsfare kan medføre væsentlige merudgifter til rengøring, udskiftning af branddragter og øvrigt brandmateriel. Nordsjællands Brandvæsens budget ikke er berammet til at kunne håndtere denne merudgift.


Erfaringerne fra store indsatser efter den seneste ”guidelines” viser at udgifterne, som følge af indsatsen til rengøring af køretøjer, bygninger, branddragter, kan udgøre et større beløb. Som eksempel har Frihedsmuseet haft udgifter på ca. 0,6 mio. kr. til lignende anskaffelser af udstyr. 


Principperne omkring rene branddrager er ligeledes indeholdt i de seneste branchevejledninger.


Der er ikke været afsat midler inden for Brandvæsenets budget i 2013 og 2014 til at finansiere tiltagene. De tilbageværende midler er allerede fuldt ud disponeret eller indgår som investeringer i effektiviseringer, der skal medvirke til at realisere Nordsjællands Brandvæsens overholdelse af serviceudgiftsrammen. Såfremt der i budget 2014 ikke kan prioriteres midler til de foreslåede tiltag, vil de arbejdsmiljømæssige problematikker dermed fortsat udestå.


Forslag til forebyggelse af kræft hos brandmænd


Projektet omfatter to indsatsområder:     


  1. Modvirkning af spredning af farlige stoffer:

For at modvirke spredning af farlige partikler ved skadesteder (fx sod, asbest, eller lign.) anskaffes der ren påklædning til mandskabet, engangshandsker, ekstra åndedrætsværn, vaskeposer samt ekstra rengøringsmateriel mv.


Rengøring efter en indsats er afgørende for eksponeringen af kræftfremkaldende stoffer. På skadestedet skiftes til anden ren beklædning. De beskidte branddragter lægges i vandopløselige poser. De beskidte branddragter rengøres efter leverandørens anvisninger i den vandopløselige pose umiddelbart efter hjemkomst.


Al personligt udstyr rengøres, inden det sættes ind i bilen. Slanger og andet materiel rengøres efter anvisningerne efter hjemkomsten på stationen. Opbevaring af materiel ved hjemtransporten og på stationen sker adskilt fra rent materiel. Der bruges filtermasker og handsker ved afklædning af beskidt branddragt og rengøring af udstyr. Beskidt materiel placeres ikke i kabinen hos mandskabet og beskidt udstyr opbevares ikke indendørs.


  1. Rene branddragter:

For ikke at udsætte brandmanden unødigt for farlige partikler, skiftes branddragten på skadestedet efter hver indsats. Det medfører at der altid skal være de nødvendige branddragter til rådighed på stationerne. Det vil være nødvendigt som initialinvestering at anskaffe 40 nye branddragter samt øvrig relevant mundering, såsom personlige værnemidler og munderingseffekter samt vaskemaskiner til stationerne samt brandskolen, til realisering deraf.     


Der er allerede gennemført et forprojekt i forhold til dette indsatsområde, hvilket sammen med branchevejledningen har bekræftet nødvendigheden af udrulning heraf i hele brandvæsenet.


Af tabel 1 fremgår projektets anlægsudgifter:


Kr. 1000 - 2014 PL

2013

2014

2015

2016

2017

Anskaffelse af vaskemaskiner og tørretumblere til brandstationer samt brandskolen

0

450

0

0

0

Anskaffelser af 40 branddragter (kr. 5000) samt øvrig mundering og materiel

0

250

0

0

0

Anlægsudgifter i alt

0

700

0

0

0

Afledte serviceudgifter til vaskemaskiner, tørretumblere og øvrigt materiel

0

20

20

20

20

Serviceudgifter i alt

0

20

20

20

20

 

 

 

 

 

 


Økonomi


I henhold til samordningsaftalen for Nordsjællands Brandvæsen betaler de to kommuner efter indbyggertal opgjort pr. 1. januar i budget/regnskabsåret. Der foretages en opgørelse hvert år efter befolkningstal.


Fredensborg Kommunes andel af anlægsudgifterne udgør ca. 273.000 kr. (39%).


Fredensborg Kommunes andel af de afledte driftsudgifter udgør ca. 8.000 kr. (39%).


Samlet er anmodes der om en tillægsbevilling på kr. 281.000 kr.

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser af anlægs- og driftsudgifterne fremgår af nedenstående tabel:


Bevillingstabel

I 1.000 kr.

2014

2015

2016

2017

Anskaffelse af vaskemaskiner og tørretumblere til brandstationer samt brandskolen

98

0

0

0

Anskaffelser af 40 branddragter (kr. 5000) samt øvrig mundering og materiel

175

0

0

0

Anlægsudgifter i alt

273

0

0

0

Afledte serviceudgifter til vaskemaskiner, tørretumblere og øvrigt materiel

8

8

8

8

Driftsudgifter i alt

8

8

8

8

Kassebeholdningen

-281

-281

-281

-281

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Sagen foreligges ligeledes til politisk godkendelse i Helsingør Kommune.

Indstilling

  1. at beredskabskommissionens beslutning om godkendelse af forslag til rent arbejdsmiljø godkendes.

  2. at Borgmesteren anbefaler at der gives en tillægsbevilling på kr. 273.000, der finansieres over driftsreserven og at de afledte kr. 8.000 til årlig drift medtages i budgetrevisionen pr. 30.4.2014 og

  3. at ovennævnte er under forudsætning af at Helsingør Kommune tilsvarende bevilger deres forholdsmæssige andel.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

1.    Anbefaler administrationens indstilling.

Nr.17 - Kommunalt beredskab i skimmelsvampesager

Sagsnr.: 12/39207

 

Beslutningstema

Orientering om det kommunale beredskab i forbindelse med skimmelsvampesager.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomiudvalget har udbedt sig en redegørelse omkring kommunens beredskab i sager, der omhandler skimmelsvamp, herunder hvordan kommunen håndterer skimmelsvampesager generelt, i de almene boligselskaber, samt i kommunens egne bygninger.


Kommunen som myndighed

Fredensborg Kommune agerer som myndighed i sager, hvor administrationen bliver gjort opmærksom på, at der er en skimmelforekomst eller et indeklimaproblem i en bolig eller et opholdsrum. I det omfang kommunen bliver gjort opmærksom på skimmelsvampeforekomster eller et indeklima, der kan udgøre sundhedsfare, er kommunen pligtig, iht. Byfornyelsesloven, til at rejse en sag.

Typisk bliver kommunen gjort opmærksom på, at der er et problem via en borgerhenvendelse.


Når Kommunen har rejst en sag, er der både tilsynspligt og handlepligt. Det vil sige, at administrationen udfører de nødvendige tilsyn og undersøgelser på de ejendomme, hvor der er en begrundet mistanke om sundhedsfare. Dette for at belyse sagen tilstrækkeligt, og foretage de nødvendige handlinger. De enkelte sager vurderes individuelt, og handlingsforløbet tilpasses omfanget af den enkelte sag.


De fleste indeklima- og skimmelsvampesager er af mindre karakter, og håndteres som en del af administrationens daglige drift. Ved enkelte større skimmelsvampe sager bliver eksterne rådgivere, sundhedsfaglige personer og interne kompetencer involveret i det nødvendige omfang. Administrationen følger sundhedsstyrelsens vejledningen på området, omkring kommunernes mulighed for at gribe ind overfor fugt og skimmelsvamp i boliger og opholdsrum.

Denne vejledning tager udgangspunkt i byggelovens, byfornyelsesloven og sundhedsstyrelsens retningslinjer på området – se nedenfor.


I enkelte sager vil det af sundhedsmæssige hensyn være nødvendigt at genhuse beboerne. Dette kan enten gøres ved en midlertidig genhusning, hvor beboeren vender tilbage til sig egen bolig efter skimmelsvampeproblemet er fjernet, eller ved en permanet genhusning, hvor borgeren bliver flyttet til en anden permanent bolig.

Om en borger bliver genhuset afhænger at en konkret vurdering af den enkelte sag. 


Genhusning sker til de boliger, der i forvejen tildeles kommunen via den kommunale anvisningsret (som udgangspunkt 25% af de almennyttige boliger i kommunen). Det betyder, at de borgere, der skal genhuses, bliver prioriteret umiddelbart efter / på linje med fx familier med børn, der er vurderet til at have et akut boligbehov. Derudover kan de øvrige boligselskaber med boliger beliggende i nærheden af boligerne med skimmelsvamp anmodes om at bidrage med yderligere boliger i perioden med behov for genhusning.


Tilsyn med almene boligselskaber:

Efter lov om almene boliger m.v. §§ 164 og 169, stk. 1, har Byrådet en generel pligt til at føre tilsyn med de almene boligorganisationer og selvejende almene ungdoms‐ og ældreboliginstitutioner. Herudover skal Byrådet i henhold til bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. §17 påse, at ejendommenes vedligeholdelsestilstand er forsvarlig.


Der er ikke i lov om almene boliger m.v. fastsat nærmere regler for, hvordan Byrådet skal tilrettelægge tilsynsvirksomheden, men Byrådet har pligt til at reagere, når det får kendskab til forhold, der skaber behov herfor samt for, at tilsynet tilrettelægges på en sådan måde, at formålet med reglerne bliver opfyldt.


I praksis er det således, at det kommunale tilsyn kun agerer, når der foreligger en anmeldelse eller man får kendskab til forholdet på anden vis. Egentlig opsøgende virksomhed foregår ikke.


En sådant kendskab vil ofte fås fx via sager indbragt for beboerklagenævnet og navnlig via det formelle styringsdialogmøde, der afholdes årligt med alle de almene boligselskaber, der har afdelinger i kommunen.


Forud for styringsdialogmødet har boligselskabet udfyldt et oplysnings skema, hvor et af hovedspørgsmålene lyder: ”Er der i afdelingen væsentlige problemer og/eller behov for særlige tiltag”. Hvis ja, skal boligselskabet uddybe problemernes art og omfang.


Der er værd at bemærke, at skimmelsvampeforekomster i almene boliger først og fremmest skal håndteres af boligselskabet selv. Boligselskabernes Landsforening har udgivet en pjece, der nærmere beskriver, hvordan en beboer skal forholde sig ved mistanke om skimmelsvamp og i det hele taget, hvordan forløbet af en sag om skimmelsvamp vil være. Der findes endvidere relevante hjemmesider, der rådgiver og giver svar på ofte stilledes spørgsmål om skimmelsvamp i almene boliger, fx www.skimmel.dk


Når der på et styringsdialogmøde fremkommer oplysninger om, at der er skimmelsvamp i afdelingen, vil administrationen naturligvis spørge ind til forholdet. Vurderes det, at sagen er af væsentlig betydning, herunder at der er involveret sundhedsmæssige risici, vil kommunens myndighed på området blive involveret


Den verserende sag om Toftegårdsvænget B har - og har haft et sådant omfang, at det har været nødvendigt med løbende dialog og opfølgning. Dette har ført til, at boligselskabet, Landsbyggefonden og kommunen i fællesskab har underskrevet et hensigtsdokument, der indeholder en tids- og handleplan for, hvordan boligerne skal renoveres, således at skimmelsvampeforekomsten elimineres, og således at chancen for, at ny skimmelsvamp opstår, begrænses mest muligt. Samarbejdet om sagen, har fungeret rigtig godt og de erfaringer, der er opnået, vil derfor kunne danne en god baggrund for etableringen af et beredskab, der kan tage sig af sager, der måtte opstå i fremtiden.


Information og kommunikation

Det er boligselskabet, der i første omgang har ansvaret for at sikre den rette information til beboerne om forekomst af skimmelsvamp – herunder om forholdsregler og sundhedsfare. Fredensborg Kommune er særlig opmærksom på netop vigtigheden af, at l beboerne får den rette viden og kan få svar på deres spørgsmål skimmelsvamp, og kommunen vil i samarbejde med boligselskabet sikre, at dette sker på en god og oplysende måde. Dette var fx tilfældet i sagen om Toftegårdsvænget, hvor der blandt andet blev skrevet personlige breve til beboerne, gennemført beboermøder med relevante deltagere – herunder embedslæge – samt oprettet en særlig telefon-hotline til beboerne med særlige behov.


Kommunale Bygninger

Ved mistanke om skimmelsvamp i de kommunale bygninger besigtiger Center for Kommunale Ejendomme indledningsvis bygningerne og får iværksat prøvetagning – prøver foretages enten internt eller af eksternt firma. Afhængigt af prøvernes resultat udføres udbedringer. Dette kan både bestå i rengøring eller afrensning og udskiftning af materialer og konstruktioner. Afhængigt af omfanget aflukkes lokalet eller bygningen så børn, personale og andre ikke udsættes for skimmelsvamp. Ved endt udbedring foretages kontrol målinger inden ibrugtagning af lokaler/bygninger.


Økonomi:

Der er ikke afsat ressourcer til opsøgende arbejde, eksterne rådgivere, undersøgelser eller genhusning inden for budgettet. Normal sagsbehandling håndtereres indenfor de eksisterende rammer, mens ekstraordinære omkostninger afklares fra sag til sag.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Fredensborg kommune tage udgangspunkt i følgende lovgivning og vejledninger i forbindelse håndtering af skimmelsvampe sager.


Socialministeriets vejledning:

”Vejledning om kommunernes mulighed for at gribe ind overfor fugt og skimmelsvamp i boliger og opholdsrum”


Lov om byfornyelse § 75: Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med at ejendomme, som benyttes til beboelse eller ophold, ikke ved deres beliggenhed, indretning eller andre forhold er sundhedsfarlige.


Byggeloven § 16A: Der er kommunernes pligt at påse at byggelovens og bygningsreglementet overholdes. Skimmelsvampevækst i en bolig, pga. brud på byggelovgivningen eller manglende vedligeholdelse kan være et ulovligt forhold i medfør af byggeloven.


Lov om almene boliger §§ 164, 169 og 117.

Kommunen har en generel pligt til at føre tilsyn med de almene boligorganisationer og selvejende almene ungdoms og ældreboliginstitutioner. Herudover skal Byrådet i henhold til bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. § 117 påse, at ejendommenes vedligeholdelsestilstand er forsvarlig. 


Arbejdsmiljølovgivningen – Såfremt der er forhold der reguleres af Arbejdsmiljølovgivningen vil kommunen tage kontakte til Arbejdstilsynet.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1.    At økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.18 - Eventuel overdragelse af kommunalt areal - Æblehaven 5.

Sagsnr.: 13/29916

 

Beslutningstema

Ejerne af ejendomme Æblehaven 5, 3480 Fredensborg har ansøgt kommunen om at erhverve et mindre kommunalt ejet skråningsareal mod offentlig sti. Der skal tages stilling til ansøgningen.

Sagsfremstilling og økonomi

Nærværende sag blev den 26. august 2013 forelagt Økonomiudvalget, der

besluttede at anbefale Byrådet at afslå at overdrage det i sagen

omhandlede areal til ansøgerne. Økonomiudvalget besluttede endvidere

at anbefale at tilbyde ansøgerne en aftale om gratis brugsret til arealet

for en 10-årig periode, hvorunder ansøgerne også råder over hækken.


På Byrådsmødet den 2. september 2013 besluttede Byrådet at udsætte sagen, da der forelå nye oplysninger, jf. afsnittet herom senere i sagsfremstillingen.


Fra den oprindelige sagsfremstilling kan følgende gentages:


Ejerne af ejendommen Æblehaven 5, 3480 Fredensborg, Karen og Mogens Akselsen har rettet henvendelse til kommunen, idet de ønsker, at få overdraget et ca. 50 m2 stort kommunalt ejet areal til sig. Det pågældende areal ligger på skråningen mellem ansøgernes grund og den offentlige cykelsti, se billedet nedenfor, hvor zig zag tegningen markerer arealet, og cirklen markerer ansøgernes grund.



Beskrivelse: /Files/Files/Bilag/Økonomiudvalget (SysId=13)/2014/januar/20-01-2014/Open/Images/42105a6bbff542c0aff9e231a99cf667_image001.gif



Arealet er ca. 1 meter bredt og ca. 40 meter langt, hvor sidstnævnte mål svarer til længden af ansøgernes grund i det pågældende skel. Der er ikke på nuværende tidspunkt udarbejdet landinspektørkort eller foretaget en nøjagtig opmåling af arealet.


Hele arealet er beplantet med en 2,5 - 3 meter høj hæk.


Ansøgerne oplyser, at de har vedligeholdt hækken de sidste 10 år i den tro, at hækken hørte til deres ejendom. Først i forbindelse med deres igangværende byggeprojekt blev de gjort opmærksom på, at hækken stod udenfor deres matrikel.


Ansøgerne ønsker, at kommunen flytter skelgrænsen 1 meter ud mod stien og derved tillægger det sagen omhandlede areal til deres grund. Til gengæld vil ansøgerne påtage sig at overtage forpligtelsen til at vedligeholde eller fjerne den pågældende hæk. 


De nye oplysninger:

I en mail af 4. september 2013 til kommunen oplyser ejerne supplerende, at


”vi planlægger, at sætte et træstakit op med en længde af på ca. 35m til afskærmning for nysgerrige sjæle, som går på cykelstien. Den nuværende hæk er fuldstændig gennemsigtig i den nederste 2/3 og er nogle steder gået helt ud. Uden nogen form for hæk eller stakit, er der frit udsyn til samtlige børneværelser. Det finder vores 13-årige datter eller sønnerne for den sags skyld ikke er særlig bekvemt.


Prisen for et holdbart stakit er iflg. tømrer Henrik Plan, Holte, i omegnen af kr. 1.000-1.100 kr. eksklusiv moms pr. løbende meter. Herefter skal der afholdes udgifter til evt. maling, hvis det besluttes. Dvs. den samlede omkostninger ligger i omegnen af kr. 40.000,00.


Såfremt (kommunen) fastholder, at der kun kan gives en brugsret på 10 år til det omtalte areal, da har vi besluttet ikke at gennemføre projektet, idet omkostningen og besværet bliver uforholdsmæssig stort. Iflg. Henrik Plan kan et stakit, der er velholdt stå i 20 til 30 år, hvorefter man må forvente en hvis form for udskiftning. Vi finder det derfor rimeligt, at vi tildeles mindst 20 års brugsret, således der er nogenlunde overensstemmelse i forhold til stakittets levetid. Alt anden er ikke rationelt.


Byrådet/Økonomiudvalget her i sagens natur den fulde diskretion i denne sag, hvilket vi respekterer, men i tilfælde af at brugsretten fastholdes til de 10 år, da vil vi anmode kommunen om at opfylde deres vedligeholdelsespligt fremover – dvs. klippe hækken 2 gange om året i forbindelse med foråret og efteråret. Det giver dog ikke rigtig mening i vores optik, at kommunen i disse tider pålægger sig selv en udgift på 2 x kr. 4.000,00 pr. år i mindst 20 år – kr. 160.000,00.”


Administrationen bemærker

Kommunen gør i dag ikke nogen brug af arealet. Park og Vej bekræfter, at man ikke tidligere har plejet og klippet hækken, og at udgiften hertil, hvis kommunen selv skal stå for dette, vil andrage ca. 4.000 kr. pr. år.


Ansøgerne har tilbudt at betale alle omkostningerne ved overdragelsen bl.a. til landinspektør og tinglysning, men er ikke indstillet på at betale en separat købesum for arealet.


Administrationen er af principielle grunde betænkelig ved at overdrage selv mindre arealer til tredjemand uden betaling af en købesum og fraråder derfor dette. Administration kan i stedet anbefale, at der indgås en brugsaftale med ansøgerne, hvorved de får mulighed for vederlagsfrit at bruge arealet, så længe de er ejere af arealet.


Det bemærkes, at arealet på grund af anvendelsesmulighederne og sin beskedne størrelse er undtaget for reglerne om offentligt udbud


Sagsbehandling efter den 23. september 2013

Økonomiudvalget besluttede den 23. september 2013 at henvise sagen til Plan- og Klimaudvalget i forhold til spørgsmålet om plankeværk.


Der er ingen lokalplan eller byplanvedtægt på det pågældende sted ved Æblehaven. Der er således ingen planlægningsmæssige bestemmelser at håndhæve eller dispensere fra.


Fredensborg Kommunes areal er et stiareal, og der er således ingen faste brugere med eventuelle interesser i forhold til et plankeværk.


Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Styrelsesloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.  At Byrådet afslår at overdrage det i sagen omhandlede areal til ansøgerne på de angivne vilkår.


2.   At Byrådet i stedet tilbyder ansøgerne en vederlagsfri brugsret til arealet, så længe de er ejere af ejendomme Æblehaven 5.

Beslutning i Økonomiudvalget den 23-09-2013

Anbefaler administrationens indstilling 1, idet sagen sendes til Plan - og Klimaudvalget i forhold til spørgsmålet om etablering af plankeværk.

Beslutning i Plan- og Klimaudvalg den 30-10-2013

Udvalget anbefaler indstillingens pkt. 1 og anbefaler tillige, at forvaltningen optager dialog med ejeren om opstilling af ny hæk i nuværende skel.


Indstillingens pkt. 2 er dermed ikke en del af udvalgets indstilling.


Fraværende: Hans Nissen (A)

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Godkender Plan- og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.19 - Takster 2014 - I/S Langstrup Vandværk

Sagsnr.: 13/44665

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til om takster (anlægs- og driftsbidrag) pr. 1. januar 2014 for I/S Langstrup Vandværk kan godkendes.

Sagsfremstilling og økonomi

Det privat I/S Langstrup Vandværk, Lønholtvej 11, 3480 Fredensborg, har sendt forslag til takstbilag pr. 1. januar 2014 til Byrådets godkendelse.


Samtlige egne takster for 2014 videreføres uændrede i forhold til 2013.


Langstrup Vandværk er det ene af to mindre private vandværker, som sammen med Fredensborg Forsyning forsyner kommunen med drikkevand.


Nogle af vandværkernes takster inkl. moms er til sammenligning anført i tabellen nedenfor. For øvrige takster henvises til bilag.



Vandpris

kr./m³

Tilslutningsafgift

kr.

Målerleje

kr./år

Fredensborg Forsyning A/S

14,45

23.788

254,00

I/S Langstrup Vandværk

10,00

18.750

125,00

I/S Gunderød Vandværk

*Delområde Karlebo-Vest

7,50

18.688

*108.688

187,50


Taksterne afspejler, at forsyningsselskabet har flere omkostninger som følge af større vandværker og et større ledningsnet.


Vandværkets budget for perioden 1. april 2013 til 31. marts 2014 samt årsrapport for 2012/13 er vedlagt til Byrådets orientering.


Langstrup Vandværk forventer udgifter til udskiftning og anlæg af forsyningsledninger på ca. kr. 100.000 i 2013/2014.


Administrationen vurderer, at Langstrup Vandværk med sine takster lever op til kravet om, at taksterne skal afspejle de faktiske udgifter forbundet med administration og drift af vandværket, således at der ikke oparbejdes et systematisk overskud (”hvile i sig selv princippet”).

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Vandforsyningsloven (LBK nr. 1199 af 30/09/20) § 53

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Udfaldet af Byrådets behandling meddeles I/S Langstrup Vandværk.

Indstilling

  1. At takstbilag pr. 1. januar 2014 for I/S Langstrup Vandværk godkendes.

Beslutning i Plan- og Klimaudvalget den 07-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling med den bemærkning, at vandværkets rykkergebyrer skal følge lovgivningen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler Plan – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.20 - Takster 2014 - I/S Gunderød Vandværk

Sagsnr.: 13/41630

 

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til, om takster (anlægs- og driftsbidrag) pr. 1. januar 2014 for I/S Gunderød Vandværk kan godkendes.

Sagsfremstilling og økonomi

Det private I/S Gunderød Vandværk, Gunderødvej 28, 2970 Hørsholm, har sendt forslag til takstbilag pr. 1. januar 2014 til Byrådets godkendelse.


Samtlige takster, gebyrer m.v. fortsætter uændrede i forhold til 2013 bortset fra tilslutningsafgiften, der dyrtidsreguleres.


Gunderød Vandværk er det ene af to mindre private vandværker, som sammen med Fredensborg Forsyning forsyner kommunen med drikkevand.


Vandværkernes takster inkl. moms er til sammenligning anført i tabellen nedenfor. For øvrige takster henvises til bilag.



Vandpris

kr./m³

Tilslutningsafgift

kr.

Målerleje

kr./år

Fredensborg Forsyning A/S

14,45

23.788

254,00

I/S Langstrup Vandværk

10,00

18.750

125,00

I/S Gunderød Vandværk

*delområde Karlebo-Vest

7,50

18.688

*108.688

187,50


Taksterne afspejler, at forsyningsselskabet har flere omkostninger som følge af større vandværker og et større ledningsnet.


Vandværkets budget for perioden 1. april 2013 til 31. marts 2014 samt årsrapport for 2012/13 er vedlagt til Byrådets orientering.


Der har i 2013 været store udgifter til udskiftning af vandmålere, omlægning af stikledninger, tilslutning af nye forbrugere, omlægning af forsyningsledning samt et enkelt større ledningsbrud. Der budgetteres ikke med større anlæg- eller vedligeholdelsesudgifter i 2014.


Administrationen vurderer, at Gunderød Vandværk med sine takster lever op til kravet om, at taksterne skal afspejle de faktiske udgifter forbundet med administration og drift af vandværket, således at der ikke oparbejdes et systematisk overskud (”hvile i sig selv princippet”). 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Retsgrundlag

Vandforsyningsloven (LBK nr. 1199 af 30/09/2013), § 53.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Udfaldet af byrådets behandling meddeles I/S Gunderød Vandværk

Indstilling

1.    At takstbilag pr. 1. januar 2014 for I/S Gunderød Vandværk godkendes.

Beslutning i Plan- og Klimaudvalget den 07-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler Plan – og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.21 - Anvendelse af anlægsmidler til kommunale bygninger i 2014

Sagsnr.: 13/41192

 

Beslutningstema

Anvendelse af anlægsbevilling til genopretning og ekstraordinær vedligeholdelse af de kommunale bygninger og legepladser i 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Visioner for de kommunale bygninger

Byrådet har besluttet en målrettet indsats for at genoprette vedligeholdelsen af de kommunale bygninger.

 

De kommunale bygningers ønskede stand og vedligeholdelse beskrives i ”politik for de kommunale bygninger” som er vedtaget politisk i marts 2012.

Med politikken for de kommunale bygninger ønsker Fredensborg Kommune, at skabe de bedst mulige forhold for brugerne af vores bygninger, samt sikre at vores bygningers værdi fastholdes.

 

Med 160 bygninger med forskellig udnyttelsesgrad og brug, er det nødvendigt at foretage en prioritering af standarden. Ikke alle bygninger vil eller skal leve op til ønsket om samme niveau for vedligeholdelse.  Eksempelvis vil et plejecenter, der anvendes 24 timer i døgnet have en højere standard end fritidsbygningen, som anvendes mere sporadisk i løbet af ugen.

 

 

Budget

I budgetperioden 2014-2017 er der afsat en anlægsbevilling på 17,6 mio.kr til vedligeholdelse, udover det almindelige driftsbudget på 22 mio. kr.

 

Samlet budget i 2014 til drift, vedligeholdelse og genopretning af de kommunale bygninger er således:

 

Anvendelse

Budget mio. kr.

Anlæg

17,6

Drift og vedligeholdelse

22,0

Samlet sum

39,6

 

Udover ovenstående budget til bygningerne er der politisk vedtaget en lånefinansieret pulje på ca. 30 mio. kr. til energioptimering i bygningerne. Disse og ovenstående projekter vil selvfølgelig blive samtænkt i den udstrækning, det er muligt, så synergi og totaløkonomiske mest rentable projekter implementeres.

 

Model for prioritering af arbejder:

Udvalget drøfter årligt den fremadrettede indsats vedr. anlægspuljen (de 17,6 mio. kr.), og administrationen foreslår, at der foretages en faglig prioritering af hvilke arbejder, der skal udføres.

 

Prioriteringen tager udgangspunkt i:

 

  • Gennemgang af bygningerne
  • Legeplads gennemgange
  • Generel viden om bygningerne
  • Dialog med brugeren,

 

hvor sikkerheds- og myndighedskrav, følgeskader og forebyggelse prioriteres højest, når det skal besluttes, hvilke arbejder der skal igangsættes.

 

Der er ved budgetforlig 2014-2017 politisk besluttet, at ønsker om forbedring af faglokaler og køkken på Nivå Skole Nord skal indgå i prioritering af ovenstående budgetmidler i budgetperioden. Endvidere pointeres det i budgetforliget, at afsatte midler også skal bidrage til eksisterende idrætsfaciliteter.

 

Bygningsgennemgangene viser, at der for 2014 er registreret relevante genopretnings- og renoveringsaktiviteter på bygningerne for over 75 mio. kr. udover hvad der udføres for den årlige drifts bevilling. Dertil kommer arbejder i forbindelse med legepladser, og risikostyring.

  

Det er derfor nødvendigt, at foretage en skarp prioritering af hvilke arbejder, der skal udføres i 2014.

 

Projekterne er prioriteret under kategori 1, 2 og 3:


  • Projekter under prioritering 1 anbefales udført i 2014.
  • Projekter under prioritet 2 og 3 må af budgetmæssige årsager udsættes til 2015 og fremefter.

 

Oversigt over forestående anlægsarbejder for 2014 er vedhæftet som bilag.

 

Legepladser ved kommunale bygninger

Af anlægsbudgettet til genopretning blev der i 2013 afsat 1,2 mio. kr. til dels fastholdelse af den løbende fornyelse af legepladser dels forbedring af idrætsanlæg ved skolerne. Bevillingen er ved budgetrevision 30/11-13 overført til 2014, dels fordi brugerne ønskede dette i forbindelse med den nye skolereform, dels fordi anlæggende bør indtænkes tættere i forhold til fritidsbrugerne. Budgettet vil derfor blive prioriteret i samarbejde både med Center for Skoler og Dagtilbud og Center for Kultur, Idræt og Sundhed.

 

Det anbefales, at der i 2014 derudover afsættes et budget på sammenlagt 1,2 mio. kr. til dels forbedring af belægninger på diverse bygningers udearealer, dels fornyelse og renovering af legepladserne på både skoler og daginstitutioner. Specielt udearealerne ved Nivå Skole Nord trænger til en større istandsættelse og fornyelse af både belægninger, beplantning og legearealer. Endvidere er der flere legepladser, eksempelvis Græstedgård, Troldehøj, dele af Frugthaven, Endrup fritidshjem, Fredensborg skole Benediktevej m.fl. som trænger til nye legepladser. De 1,2 mio. kr. vil ikke kunne dække alle ovenstående projekter, men vil i samarbejde med Center for Skoler og Dagtilbud bliver prioriteret.

 

 

Legeplads ved boligområde

Fredensborg Kommune har modtaget ansøgning fra grundejerforeningen Niverød Park Syd om penge til en legeplads på et kommunalt ejet areal ved Rolfsvej/Valdemarsvej i Nivå.

 

Jvf. Plan og Klimaudvalgets beslutning af 27/11-2013 skal anlægsudgifter til legepladsen indgå i prioriteringen af vedligeholdelses midler til bygningerne.

 

Fredensborg Kommune har generelt ikke legepladser ved boligområder. Legepladser i boligområder drives og vedligeholdes ofte af boligforeninger eller grundejerforeninger, hvor ejerskabet til legepladsen er størst.

 

Grundejerforening Niverød Park Syd ønsker etablering af en legeplads der

henvender sig til aldersgruppen 3-12 år, og hvor der er mulighed for forældrenes deltagelse ved fitness aktiviteter. Ansøgningen er vedlagt reklame på forskellige legeredskaber fra legepladsleverandør, men ikke et egentligt projekt. Der ansøges om kr. 237.500 inkl. moms til legepladsen. Bilag med henvendelse fra grundejerforeningen af 13/12-13 til administrationen er vedlagt.

 

Hvis legepladsen prioriteres, vil det betyde nedprioritering af vedligeholdelse, istandsættelse og fornyelse af legepladser ved skoler og institutioner.   

 

Sagsbehandling siden den 7. januar 2014

 

Siden sagen har været behandlet på Plan og Klimaudvalgets møde den 7. januar 2014 har administrationen gennemgået arbejder under prioritet 1 for at undersøge hvilke arbejder der kan udskydes så budget på 3,5 mio. kr. til udearealer ved Humlebæk skole, Baunebjergvej kan fremrykkes.

 

Bygning

Aktiviteter der udskydes

Beløb

Konsekvenser ved udskydelse

Skoler:

 

 

 

Humlebæk skole, Gl. Strandvej,

Tagrenovering;

Udskiftning af tagbelægning inkl. efterisolering

950.000

Renoveringen etapeopdeles og vil strække sig over en længere periode. Bygninger med undertag udskydes.

Projektet vil blive dyrere og til større gene for skolens brugere.

Det vil kunne forekomme fugtskader og øget energiforbrug.

Restbudget på kr. 1.250.000 i 2014 til Administrationsbygningen

Humlebæk skole, Baunebjergvej

Udskiftning af udvendige døre af træ/alu

220.000

Dørene er nedslidte og med råd.

Det vil evt. være nødvendigt at afspærre og fastskrue enkelte døre. Flugtveje vil blive opretholdt.

Restbudget på kr. 0 i 2014

Kejserdal

Udskiftning af døre og vinduer

250.000

Vinduer og døre er nedslidte og med råd.

Det vil evt. være nødvendigt at afspærre og fastskrue enkelte døre. Flugtveje vil blive opretholdt.

Restbudget på kr. 0 i 2014

 

 

 

 

Daginstitutioner

 

 

 

Frugthaven Solbærhuset/kærnehuset

Renovering af tag,

tagpap

300.000

Renovering er udført ultimo december 2013, så projekt kan udgå

 

 

 

 

Administrationen:

 

 

 

Rådhuset

Udskiftning af tagdug etape 1

Inkl. reparationer omkring tagbrønde samt inddækninger ved murkrone

830.000

Projektet udskydes. Der vil kunne forekomme fugtskader. Restbudget 0 kr. i 2014

 

 

 

 

Legepladser

 

 

 

Skoler/daginst. Legepladser

Legepladser etapeinddelt; Etablering af nye legepladser samt vedligehold af eksisterende legepladser

800.000

Ingen legepladser på skoler og daginstitutioner renoveres. Restbudget på kr. 0 i 2014

 

 

 

 

Diverse

 

 

 

KEA diverse

Uforudsete hændelser

150.000

Budget nedskrives så der foreligger 600.000 kr. til evt. uforudsete hændelser eksempelvis i forbindelse med storm, indeklimaproblemer mv.

 

 

 

 

Samlet sum

 

3.500.000

 

 

 

Kommunalt ejede legepladser uden tilknytning til skoler og

institutioner

Plan og Klimaudvalget ønsker oplyst, hvor der i Fredensborg Kommune ligger legepladser der er sammenlignelig med den i sagen nævnte legeplads ved grundejerforeningen Niverød Park Syd – altså kommunale lejepladser uden tilknytning til skoler eller institutioner. Nedenfor skitseres status for de legepladser som administrationen er vidende eksisterer eller har eksisteret:

 

  • Lege plads ved Fredensborg Stadion; Legepladsen anvendes ikke og bør nedrives af sikkerhedsmæssige årsager
  • Tidligere legeplads ved Niverød Park Syd/Rolfsvej: nedlagt i 2013
  • Tidligere legeplads ved Teglgårdsvej (Humlebæk): nedlagt i 2011.

 

Legepladsen ved Niverød Park Syd/Rolfsvej

Ud fra den tilgængelige dokumentation har administrationen har der frem til foråret 2013 været et legehus, to rokke-dyr, et bord-bænksæt. der vurderes at have været der siden starten af 1990"erne, samt et gyngestativ og en rutsjebane, der vurderes at være kommet til omkring 2004.

Bevilling

Anlægsbevilling på 17,6 mio. kr. til ekstraordinær vedligeholdelse af de kommunale bygninger er søgt frigivet ved budgetrevision 30/11-13.

Kompetence

Plan- og Klimaudvalget

Byrådet i det omfang der skal ændres i budget 2014-17.

Indstilling

1.    At den overordnede prioriteringsmodel for anvendelse af anlægsmidler 2014 godkendes.

2.    At beskrevne arbejder under prioritering 1 på bygninger, legepladser og udearealer godkendes og igangsættes løbende af Kommunale Ejendomme og Arealer. Arbejder under prioritering 2 og 3 medtages ved prioritering af arbejder i 2015.

3.    At udvalget beslutter hvorvidt legeplads ved Rolfvej skal prioriteres og hvilket projekt der i stedet skal udgå af prioritet 1

Beslutning i Plan- og Klimaudvalget den 07-01-2014

Udvalget besluttede at udskyde sagens behandling til et ekstraordinært udvalgsmøde, der afholdes den 20.1.2014 kl. 16.30 umiddelbart før Økonomiudvalgsmødet.


Udvalget tilkendegav, at være sindet at finde de 3,5 mio. kr. til udearealer på Baunebjerg, Humlebæk Skole og i den sammenhæng anbefaler udvalget, at fremrykke de 2,4 millioner som i budgetforliget er afsat i 2015-2016 til udearealer ved Baunebjerg, Humlebæk Skole til anvendelse i 2014.


Administrationen skal til det ekstraordinære møde foretage en vurdering af de 17,6 mio. kr. afsat til ekstraordinær vedligeholdelse af kommunale bygninger således, at det prioriteres, hvilke arbejder – for i alt 3,5 mio. kr. – der kan udskydes, herunder med angivelse af konsekvenserne ved en udskydelse.


I forhold til legeplads ved Rolfvej skal administrationen til det ekstraordinære møde så vidt muligt vurdere, om der findes lignende legepladser uden tilknytning til kommunale institutioner.

Beslutning i Plan- og Klimaudvalget den 20-01-2014

Udvalget kan i enighed af budgettet til ekstraordinær vedligeholdelse af kommunale bygninger disponere kr. 1.620.000 til udearealer ved Humlebæk Skole, Baunebjergvej.

 

Disponering findes ved midlerne til:

 

Humlebæk Skole, Baunebjervej            220.000

Kejserdal                                            250.000

Frugthaven                                         300.000

Legepladser                                        400.000

KEA Diverse                                        450.000

 

Udvalget stemte derudover om, hvorvidt kr. 830.000 til renovering af rådhuset tillige skal disponeres til udearealerne.

 

For stemte 7: A, B, C, F og O.

 

I mod stemte 1: Thomas Bak (V)

 

Et flertal i udvalget kan dermed samlet disponere over kr. 2.450.000 til udearealerne.

 

På denne baggrund og under forudsætning af Byrådets tilsagn om, at omdisponere de budgetterede anlægsmidler i 2015 og 2016 til udearealer ved Baunebjerg til almindelig bygningsvedligehold i de tilsvarende år, anmoder Plan- og Klimaudvalget Børne- og Skoleudvalget om at fremkomme med forslag til retablering/fornyelse af udearealerne på Humlebæk skole afdeling Baunebjerg indenfor en anlægsramme på kr. 3,5 mio. Plan- og Klimaudvalget ønsker således at fremrykke projektet til 2014 og dermed finansiere kr. 2.450.000 af projektet forlods af 2014-budgettet til vedligehold.

 

Plan- og Klimaudvalget anmoder Økonomiudvalget om at finde finansiering af restbeløbet op til kr. 3.500.000.

 

I forhold til legepladsen ved Rolfvej anmoder udvalget administrationen om at undersøge muligheden for en vederlagsfri overdragelse til grundejerforeningen alternativt en vederlagsfri brugsret og nedlæggelse af legeplads ved Fredensborg Stadion og Teglgårdsvej, Humlebæk.

 

Fraværende: Lars Søndergaard (V)

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler Plan- og Klimaudvalgets indstilling. Restbeløbet finansieres af anlægsreserven (1.000.050 kr.)


Økonomiudvalget forholder sig ikke til afsnittet: ”I forhold til legepladsen ved Rolfsvej anmoder udvalget administrationen om at undersøge muligheden for en vederlagsfri overdragelse til grundejerforeningen alternativt en vederlagsfri brugsret og nedlæggelse af legeplads ved Fredensborg Stadion og Teglgårdsvej, Humlebæk.”

Nr.22 - Dobbeltrettet cykelsti mellem Avderød og Karlebo

Sagsnr.: 13/5991

 

Beslutningstema

Stillingtagen til udarbejdelse af skitseprojekt og finansiering for dobbeltrettet cykelsti mellem Avderød og Karlebo.

Sagsfremstilling og økonomi

Trafiksikkerhedsudvalget har tidligere drøftet en dobbeltrettet cykelsti mellem Avderød og Karlebo som et element i de trafikale løsninger omkring Avderød.

Børne- og Skoleudvalget har på sit møde den 04. april 2013 tilsluttet sig beslutningen om at anlægge en dobbeltrettet cykelsti mellem Avderød og Karlebo Skole.

På den baggrund igangsættes første fase - et skitseprojekt - i realiseringen af anlægget. 

Skitseprojektet giver en afdækning af anlæggets trafikale funktion, arealbehov og tekniske alternativer samt en overordnet tidsplan og et økonomisk overslag. Udover selve stianlægget vil skitseprojektet opliste de grænseflader der måtte være af enten trafikal eller teknisk art.

Skitseprojektets funktion er at danne grundlag for en beslutning om at videreføre projektet i næste fase eller at stoppe projektet.

Administrationen har noteret sig, at der er afsat budget i 2017 til stiprojekter.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser på nuværende tidspunkt.

Retsgrundlag

Vejloven

Kompetence

Plan- og Klimaudvalget

Indstilling

1.    At Trafiksikkerhedsudvalget anbefaler, at Plan- og Klimaudvalget anbefaler at anlæg for dobbeltrettet cykelsti mellem Avderød og Karlebo Skole afholdes af budget til stiprojekter.

2.    At der udarbejdes skitseprojekt.

Beslutning i Trafiksikkerhedsudvalg den 11-12-2013

Indstillingen vedtaget.

Vedrørende pkt. 2. anbefaler udvalget at finansieringen for så vidt angår skitseprojektet, indgår i udmøntningen af budgettet for 2014 på det kommende møde i udvalget for Infrastruktur og trafiksikkerhed.

Forvaltningen afdækker om der kan findes relevant medfinansiering til hovedprojektet.

Beslutning i Plan- og Klimaudvalget den 07-01-2014

Administrationens indstilling vedtaget, idet udvalget oversender finansieringen af skitseprojekt til Økonomiudvalget med henblik på fremrykning af kr. 100.000 af de afsatte midler til stiprojekter fra 2017 til 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler Plan – og Klimaudvalgets indstilling, som finansieres af anlægsreserven.

Nr.23 - Nytteindsats

Sagsnr.: 13/41438

 

Beslutningstema

På baggrund af kontanthjælpsreformen der blev vedtaget ved lov af 28. juni 2013 og som træder i kraft d. 1. januar 2014, skal der tages stilling til, i hvilket omfang Fredensborg Kommune vil gøre brug af nytteindsatser, og hvordan nytteindsatsen skal styres. Sagen om nytteindsats skal behandles Arbejdsmarkedsudvalget, LBR, bestyrelsen for Park og Vej samt i Byrådet.

Sagsfremstilling og økonomi

1. Indledning og formål

Kontanthjælpsreformen er omfattende og træder i kraft den 1. januar 2014. Det overordnede formål med kontanthjælpsreformen er, at langt flere unge ledige end i dag skal påbegynde en kompetencegivende uddannelse og flere ledige skal i job. Et af de nye redskaber i beskæftigelsesindsatsen er nytteindsatsordningen. 

 

I sagen redegøres kun for den del af kontanthjælpsreformen der omhandler nytteindsatsen. Sagen beskriver formål og indhold af nytteindsatsen. 

 

De væsentligste rammer for etablering af nytteindsatsen i kommunen er:

  • Det skal bestå af udførelse af samfundsnyttige opgaver på en kommunal, regional eller statslig arbejdsplads
  • De opgaver der udføres må ikke være konkurrenceforvridende
  • Antallet af personer i nytteindsats på en fysisk adresse, skal overholde ”rimelighedskravet”. Dvs. at der på en adresse (p-nummer) højest må være 1 for hver 5 ansatte op til 50 ordinære ansatte i virksomheden og herefter 1 for hver 10 ansatte hvis der er mere end 50 ansatte. Det kræver en dispensation fra Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR) at afvige dette.
  • De ledige må maksimalt være i nytteindsats i 13 uger i hver virksomhed. Det betyder, at når de ledige genvisiteres til ny nytteindsats skal det være til en ny virksomhed med eget p-nummer. Såfremt der etableres to store nytteindsatsprojekter skal det være på to forskellige virksomheder med hvert sit p-nummer.
  • Det Lokale Beskæftigelsesråd skal sammen med kommunen én gang årligt drøfte en samlet strategi for kommunens etablering af og opfølgning på anvendelse af nytteindsats.

 

Forskellen mellem nytteindsats og en virksomhedspraktik er, at tilbud om nyttenytteindsatsen alene har det formål, at ledige skal indgå i et arbejdsfællesskab og yde en samfundsnyttig indsats for sin ydelse. Et tilbud om nytteindsats behøver ikke at være i tråd med den lediges ønske til uddannelse eller job, men skal motivere den ledige til at gå hurtigt i uddannelse eller job. Nytteindsatsen må ikke være fastholdende og forlænge ledighedsperioden for den enkelte ledige.

 

Formålet med nytteindsats: 

  • at alle der kan arbejde, skal arbejde for deres ydelse
  • at ledige som ikke ønsker at arbejde, ikke kan få en ydelse
  • at de ledige bliver motiveret for at søge job, også dem som er mindre attraktive 
  • at de unge bliver motiveret til at søge ind på en uddannelse
  • at deres indsats skal gøre gavn i det offentlige 
  • at rådighedsvurdere ledige på kontanthjælp

 

Ledige borgere må maksimalt være i nytteindsats i 13 uger i hver virksomhed. For de unge under 30 år må der højst være 4 ugers pause mellem hvert tilbud, mens der for ledige jobparate højst må være 6 måneder mellem hvert tilbud.

 

2. Målgrupper og behovet for nytteindsatspladser

De målgrupper som kontanthjælpsreformen lægger op til skal indgå i nytteindsatser er 1) Åbenlyst uddannelsesparate kontanthjælpsmodtagere under 30, 2) Jobparate kontanthjælpsmodtagere under 30 år med en kompetencegivende uddannelse samt 3) Jobparate kontanthjælpsmodtagere over 30 år.

 

Nytteindsatsordningen kan dog også anvendes til ledige med andre problemer end ledighed, men det er ikke formålet med reformen.

 

Her følger antal helårspersoner som er i de primære målgrupper for nytteindsatsen, samt skøn for behovet for antal løbende nytteindsatspladser:

 

Fredensborg Kommune

Sept.
2013

1. Åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere under 30 år

30

2. Jobparate kontanthjælpsmodtagere under 30 år med kompetencegivende uddannelse

16

3. Jobparate Kontanthjælpsmodtagere over 30 år

127

I alt ledige i målgruppen for nytteindsats

173

Skønnet behov for antal løbende nytteindsatspladser

110

 

Flere af de ledige i målgruppen vil opnå større selvforsørgelseseffekt af andre beskæftigelses- og uddannelsesfremmende indsatser end nytteindsats. Det gælder særligt ledige med en erhvervskompetencegivende uddannelse og jobparate med risiko for langtidsledighed. Disse delmålgrupper udgør ca. 60 løbende ledige. Administrationen anbefaler, at disse ledige gives individuelle og målrettede beskæftigelsesfremmende tilbud såsom virksomhedspraktik, løntilskud, opkvalificeringskurser eller jobsøgningskurser - med udgangspunkt i den pågældende lediges konkrete jobplan. Det skyldes, at nytteindsatser for disse målgrupper ikke øger selvforsørgelseseffekten, men omvendt fastholder og forlænger deres ledighedsperiode.

 

På den baggrund er Jobcentrets nuværende og forsigtige skøn, at der behov for ca. 110 løbende nytteindsatspladser i kommunen.

 

Det er imidlertid erfaringen og forventningen, at ca. 1/3 af de ledige ikke fremmøder i nytteindsats på grund af sygdom, udeblivelse o. lign. Her vil der så i overensstemmelse med kontanthjælpsreformen ske en økonomisk sanktionering. Nytteindsatspladserne skal dog være fuldt etableret for at dette kan ske, men antallet af ledige der faktisk vil udføre nytteindsats vil være lavere end de 110.

 

Ovenstående antal er uden beregning af personer på arbejdsmarkedsydelse, idet lovgivningen for denne målgruppe endnu ikke er vedtaget. I henhold til aftalen om kontanthjælpsreformen er det Regeringens hensigt at udvide målgruppen for nytteindsatser til også at omfatte personer på arbejdsmarkedsydelse. Arbejdsmarkedsydelsen er den midlertidige ordning der blev etableret for a-dagpengemodtagere som mister deres a-dagpengeret og tidligere a-dagpengemodtagere, som modtager uddannelsesydelse.

 

Samtidig har kommunerne endnu ikke modtaget informationer fra staten eller KL om antallet af a-dagpengemodtagere som mister deres a-dagpengeret i 2014. Fredensborg Kommune har i september måned 64 personer som modtager uddannelsesydelse. Disse vil have ret til at modtage arbejdsmarkedsydelse fra starten af det nye år, og dermed også skulle i nytteindsats, hvis erklæringen udmøntes i lov. Såfremt loven mod forventning ikke udmøntes, da skal ledige på arbejdsmarkedsydelse i virksomhedspraktik inden for 4 uger.

 

3. Refusions- og incitamentssystemet

Der vil kun være høj statsrefusion på kontanthjælpsydelsen (50 pct.), hvis de ledige er i nytteindsatser, virksomhedspraktik, løntilskud eller ordinære uddannelsesforløb. Alternativt vil de ledige være i vejledningsforløb, opkvalificeringsforløb eller behandlingsforløb med lav refusion på ydelsen (30 pct.). Såfremt de ledige ikke er i aktive i henhold til beskæftigelseslovens ret og pligt tilbud, modtager kommunen ingen refusion på ydelsen. Det er vigtigt at påpege, at der ikke ydes refusion fra staten på udgifter forbundet med at etablere eller drive nytteindsatser.

 

4. Fredensborg Kommunes Nytteindsatsmodel ”Ren By og Grøn Kommune”

Med udgangspunkt i kontanthjælpsreformens formål, antallet af ledige indenfor forskellige målgrupper samt behovet for at have et antal individuelle målrettede tilbud, anbefaler administrationen, at der etableres:

  • Nytteindsatsen ”Grøn Kommune”: Op til 40 løbende nytteindsatspladser på en virksomhed, med opgaver indenfor overskriften Grøn Kommune. Det vil primært være fysisk nytteindsats.
  • Nytteindsatsen ”Ren By”. Op til 40 løbende nytteindsatspladser på en virksomhed, med opgaver indenfor overskriften Ren By. Det vil primært være fysisk nytteindsats.
  • Op til 30 løbende individuelle nytteindsatspladser på andre virksomheder, med udgangspunkt i den enkelte lediges jobplan. Det vil primært være social nytteindsats.

 

Administrationen har drøftet forskellige modeller for etablering af nytteindsatser og anbefaler ovenstående model, med baggrund i 1) at gøre det tydeligt hvad nytteindsatsen er for målgruppen af kontanthjælpsmodtagere i Fredensborg Kommune, 2) at opnå så stor nytte som muligt at ordningen for kommunen og 3) at opnå en koncentration i indsamlingen af erfaringer med nytteindsatser i kommunen.

 

Enkeltplaceringer af ledige i nytteindsats i offentlige virksomheder svarer til de nuværende virksomhedspraktikker, men vil blive omtalt som nytteindsats. Der er dog ingen konkret forskel til de nuværende virksomhedspraktikker for den offentlige virksomhed. Jobcentret vil have ansvaret for etablering og drift af alle tre ordninger.

 

Nytteindsatsen

 

Opgaver i nytteindsatserne

(eksempler)

Organisering og refusioner

 

Ren By

 

Op til 40 pladser

 

·         Vedligeholdelse af by inventar (renholdelse af skilte, bænke, passager etc.)

·         Renhold af kommunens havne (vedligehold af grillpladser, cykelstativer og øvrigt udstyr)

·         Ekstra grundig renhold og servicering af byrum

·         Afledte opgaver i forbindelse med miljøtilpasning og lign.

·         Renhold af kommunens p-pladser og stisystemer m.v.

·         Løsning af diverse renholdelsesopgaver for kommunens lokalforeninger (eks. opsætning af scene for musikskolen og lign.)

·         Ad hoc opgaver

 

 

Fysisk placering i Unge-Enheden (p-nummer)

 

Udgifter til løn og drift:

Ca. 250.000 til drift

Ca. 1,15 mio. til lønudgifter

Ca. 1,4 mio. kr.

  

Indtægter refusion på ydelsen:

Ca. 1 mio. kr. årligt

 

Grøn Kommune

 

Op til 40 pladser

·         Oprydning og pleje i naturområderne, som ikke kræver maskiner

·         Andre lettere naturpleje opgaver

·         Oprydning på Park- og vejs materielpladser

·         Brænde- og flisningsprojekt (kræver flismaskine og brændekløver)

·         Særligt renhold af kommunens rekreative områder (f.eks. sundhedssporet ved Krogerup, naturtræningspladsen Glenten ved Knurrenborg vang og Fredtoften m.v.)

·         Kantbeskæring (hvor grønne områder møder vej og sti m.m.)

·         Løsning af diverse grønne opgaver for kommunens lokalforeninger

·         Årstidsbestemte opgaver og ad hoc opgaver (ekstraindsats ved storm og lign.)

 

Fysisk placering i Park og Vej (p-nummer)

Udgifter til drift ca. 250.000 kr.

Udgifter til løn ca. 1,15 mio. kr.

I alt ca. 1,4 mio. kr. årligt.

Indtægter refusion på ydelsen: Ca. 1 mio. kr. årligt.

 

 

 

Enkeltplaceringer

 

30 pladser

·         Oplæsning for ældre

·         Gåture med ældre

·         Frivillighedscen-tret

·         Hjælpe i daginstitutioner

·         Administration på Rådhuset  

  

 

Individuelle placeringer i kommunale, regionale og statslige virksomheder.

Udgifter til løn: Ca. 1 ½ virksomhedskonsulent 650.000 kr.

Indtægter på refusioner:

Ca. 700.000 kr. årligt

 

I alt

 

110 løbende pladser  

 

Udgifter: 3.45 mio.

Indtægter:2,7 mio. kr.

 

 

Der vil ikke være behov for alle nytteindsatspladserne fra 1. januar 2014. Implementeringen sker derfor over 1. kvartal 2014, dog således at pladserne er til rådighed samlet set senest med udgangen af 1. kvartal, og kun såfremt der viser sig at være det forventede behov for nytteindsatspladserne.

 

Opgaverne under ”Grøn Kommune” og ”Ren By” skal gennemgås og præciseres af Park og Vej, og vil herefter blive tilpasset endeligt. Der kan således ske ændringer i de opgaver der er nævnt som eksempler.

 

Etableringen af nytteindsatsen Grøn Kommune i Park og Vej, beror på en nærmere drøftelse og godkendelse i bestyrelsen for Nordsjællands Park- og vej. Økonomien i nytteindsatserne er baseret på et foreløbigt skøn, og vil skulle revurderes når der opnås konkrete erfaringer med opgaver, fremmøde og målgruppe. Park og Vej vil blive kompenseret økonomisk, for den del af udgifterne der ligger ud over den forventede sociale forpligtelse i selskabet. Der skal efterfølgende indgås en konkret aftale herom med Park og Vej.

 

Alle opgaver der vil blive løst i nytteindsatserne, vil ligge udenfor opgaver der udføres af kommunens ansatte og vil ikke være i konkurrence med andre udførere.

 

Udgifter forbundet med denne nytteindsatsmodel udgør ca. 3,45 mio. kr. årligt, mens indtægter fra refusion af ydelsen udgør ca. 2,7 mio. kr. årligt. Udgifterne omfatter ud over løn særligt køretøjer og redskaber. Nettoudgifter til 110 løbende pladser udgør ca. 750.000 kr. årligt. I denne beregning mangler selvforsørgelseseffekten af nytteindsatsen. Såfremt de ledige kommer gennemsnitligt en måned før i job og uddannelse, reduceres brutto-ydelsesudgiften samlet set med ca. 1,1 mio. kr. årligt., hvilket netto udgør en samlet kommunal udgiftsreducering på ca. 600.000 kr. årligt.

 

For at overholde lovkravet om, at ledige maksimalt må være 13 uger på en virksomhed og efterfølgende skal genvisiteres til ny nytteindsats på anden virksomhed, er det nødvendigt at anvende både Park og Vej som virksomhed med ét p-nummer og Unge-Enheden som virksomhed med et andet p-nummer. Det betyder, at Park og Vej vil være virksomhed for nytteindsatspladser med ”Grøn Kommune”, mens Unge-Enheden er virksomhed for nytteindsatspladser med ”Ren By”.

 

Begge virksomheder med hvert sit p-nummer får tildelt løbende nytteindsatspladser til nytteindsatsområder jvf. lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11, og ikke som større kommunale aktiveringsprojekter jvf. lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 10. Såfremt kommunen etablerer større kommunale aktiveringsprojekter (større hold) jf. kapitel 10, så er det et vejledningstilbud og ingen refusion på ydelsen, mens løbende nytteindsatspladser jf. kapitel 11 giver refusion på ydelsen. Det er således forudsat, at etableringen af Ren By i Unge-Enheden kan ske efter kapitel 11.

 

Fredensborg Kommunes Nytteindsatsmodel skal godkendes af Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR), særligt med henblik på at anmode om dispensation fra rimelighedskravet, idet Unge-enheden og Park og Vej ikke har tilstrækkeligt ansatte ift. rimelighedskravet. Desuden skal en medarbejderrepræsentant godkende nytteindsatsen både under Jobcentret og i Nordsjællands Park og Vej.

 

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser, da finansiering af ordningen vil indgå i prioriteringen af kommunens aktiveringsbudget og nuværende budget. Der vil ske en omplacering af budget til Park og Vej, når der er indgået en konkret aftale om budget til at drive nytteindsatspladserne under Grøn Kommune.

Retsgrundlag

Lov om ansvar for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Fredensborg Kommunes Nytteindsatsmodel Ren By og Grøn kommune godkendes.

Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den 03-12-2013

Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler administrationens indstilling og roser administrationen for godt arbejde.

Beslutning i Økonomiudvalget den 09-12-2013

Sagen udsættes til Økonomiudvalgsmødet og Byrådsmødet i januar 2014, således at LBR’s udtalelse kan indgå i behandlingen.

Beslutning i Det lokale beskæftigelsesråd (LBR) den 19-12-2013

  1. LBR giver dispensation i foreløbigt et år og indsatsen skal evalueres. Fokus i evalueringen skal være på, hvor går de unge hen efter, at de har været i nytteindsats og på ordningen generelt. Der skal udarbejdes en midtvejsevaluering i eftersommeren 2014 og en slutevaluering i januar/februar 2015.
  2. Erhvervsskolen tilbyder, at indgå i en dialog med henblik på, hvad de unge kan uddannes til.
  3. Sag på næste LBR møde i 2014 med de punkter evalueringen skal indeholde. 

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Sagen sendes tilbage til udvalget.

Nr.24 - Placering af midlertidigt tilbud til gruppen af unge over 18 i Kokkedal

Sagsnr.: 14/1224

 

Beslutningstema

Der skal tages stilling til placering af midlertidigt tilbud til gruppen af unge voksne over 18 i Kokkedal.

Sagsfremstilling og økonomi

I lyset af de tidligere politiske sager og beslutninger om tilbud til målgruppen fremlægges sag om dette tema til drøftelse.

Arbejds- og Erhvervsudvalget skal drøfte den videre fremdrift i politisk beslutning om placering af midlertidigt tilbud (skurvogn eller lignende) i Kokkedal

Der har siden foråret 2012 været fremlagt og drøftet diverse sager vedr. tilbud til gruppen af unge over 18 (primært aldersgruppen fra 18 til 25). Der er igangsat enkelte initiativer, mens der har været undersøgt forskellige muligheder for placering af aktiviteter til målgruppen.

 

Kokkedal:

I Kokkedal har der siden foråret 2012 været dialog med repræsentanter for målgruppen for over 18-årige på forskellige niveauer. Dels har borgmesteren haft dialog med en repræsentant, dels har administrationen i løbet af 2012 haft adskillige møder med diverse repræsentanter for målgruppen. Denne dialog stoppede i begyndelsen af 2013 som konsekvens af skudepisode i Holmegårdscenteret og efterfølgende udfordringer med bandegrupperinger i området. Siden sensommeren har Hossein Armandi (Borgernes Stemme) haft dialog med repræsentanter for målgruppen. 

Byrådet besluttede på møde den 28. november at bevilge 75.000 kr. fra puljen: Tryghed – nye initiativer således:

 

”Vedrørende indkøb af skurvogn e.l. til midlertidig tilbud til unge voksne i Kokkedal besluttede Byrådet at tiltræde dette.

Af sagsfremstillingen fremgik det:

 

”Indkøb af skurvogn eller anden løsning til 18+ gruppen er afhængig af, at der er fundet en løsning på den fysiske placering, adgang til toiletforhold m.v.”

Administrationen har undersøgt placeringsmuligheder og har ligeledes fået forslag fra forskellig side til placeringsmuligheder og har i vurderingen af disse placeringsmuligheder for 18+ tilbud i Kokkedal medtaget følgende faktorer:

  • Nærhed til beboelse eller anden nabo
  • Placering i forhold til Kokkedal centrum og dermed chancen for, at målgruppen vil benytte sig af tilbuddet
  • Æstetik/placering i forhold til omgivelserne
  • Planforhold

Der er set bort fra forslag til placering helt tæt på Kokkedal Ungdomsklub og institutionerne i Børnehusene Kokkedal.

Mulige alternative løsninger i Kokkedal:

A. Placering i området ved foreningshuset Egedal

 

Placeringen er tæt på Egedal og tæt på det sydvestlige hjørne af Egedalsvænge.  Der er således beboelse inden for en radius af 100 meter. Området ligger i udkanten, men dog inden for det område, man med rimelighed kan betegne som Centrum. Området er afgrænset af skov, og en skurvogn, pavillon e.l. kan delvis ”skjules” for omgivelserne.

 

Politiets vurdering af placeringen: placeringen bør ikke være skjult i skoven men trækkes ud i det åbne terræn altså lidt mod syd tæt på blokken (Egedalsvænge). Her vil politiet kunne komme naturligt forbi, og der vil være mulighed for uformel social kontrol.

 

Planforhold: Planmæssigt er det en mulighed, idet lokalplanen er udlagt til offentlige formål og tillader en sådan aktivitet. Kommunens Byggesagsafdeling vurderer, at det vil være muligt at give dispensation til opførelse af et midlertidigt tilbud med en klart defineret slutdato, såfremt det politisk besluttes, at tilbuddet skal etableres her.

 

Dette kan ske i form af en såkaldt byzonetilladelse, et nyt fænomen inden for planloven, som frikommuneordningen giver Fredensborg Kommune mulighed for at afprøve. Denne indebærer en nabohøring på 14 dage med efterfølgende politisk beslutning. Dermed kan borgernes bemærkninger evt. indarbejdes i løsningen.

 

I denne høring skal naturligvis indgå Foreningshuset Egedals bestyrelse samt Kulturudvalget.

 

B. Placering vest for åen/nord for hovedstien/syd for Skovengen

 

Lokale borgere med kendskab til området og dets problematikker har peget på et område med et lille skovareal ned til åen nogle hundrede meter nordøst for det område ved Broengen/Skovengen, hvor målgruppen i et stykke tid har holdt til og forårsaget forskellige former for utryghed.

 

Placering af skurvogn her er afhængig af, at et stykke skov ryddes. Placeringen er tæt på beboelse, men isoleret, idet åbningen ud af skoven vil være væk fra beboelse og ned til åen. Denne placering kan til gengæld meget nemt risikere gener for borgere, der benytter det rekreative område omkring åen. Området er tæt på centrum, og en skurvogn e.l. kan ”skjules” for omgivelserne.

 

Planforhold: Området er en del af Klimatilpasningsprojektområdet. Skoven er fredskov, og der må ikke gøres indgreb uden tilladelse fra Naturstyrelsen. Planafdelingen finder det ikke realistisk, at kommunen opnår en sådan tilladelse.

 

Desuden angives, at hovedstien er skolevej især for Fasanvængets beboere.

 

C. Nedlagt busterminal på Arriva grund i Kokkedal Industripark.

 

Administrationen forespurgte Arriva i efteråret 2012 om muligheden for at indgå en aftale om leje/brug af en del af de rømmede lokaler. Arriva svarede tilbage i november 2012, at man ikke var interesseret i at indgå en sådan aftale, da arealet er sat til salg.

 

Administrationen har fremsendt fornyet forespørgsel til Arriva i oktober 2013. Arrivas ansvarlige på området har den 4. november svaret således tilbage:

 

” Umiddelbart er svaret det samme som I fik 21.11.2012, hvoraf det fremgår at ejendommen er sat til salg, og vi derfor ikke kan umiddelbart kan indgå i et sådan partnerskab.

I øjeblikket arbejder vi på forskellige salgsmuligheder, ligesom vi har en mægler på sagen.

Jeg vil dog vende jeres henvendelse med organisationen på ny, og herefter give jer en tilbagemelding. Jeg kan på nuværende tidspunkt desværre ikke give dig en tidshorisont men vil forsøge at gøre det så hurtig som mulig.”

En lokal forening, Folkeforeningen Kokkedal, som forsøger at medvirke positivt til en løsning 18+ problemet i Kokkedal, har også rettet henvendelse til Arriva og har fået samme tilbagemelding som ovenstående.

 

Placeringen er midt i Kokkedal Industripark og der er ingen beboelse i nærheden. Placeringen er optimal i forhold til nærhed til naboer.  Området ligger uden for det område, man med rimelighed kan betegne som Centrum. Området er et åbent industriområde og en skurvogn e.l. vil ikke skæmme området, der har været forladt i mange år og præget af hærværk på de tilbageværende bygninger.

 

Planforhold: de nuværende planforhold giver ikke mulighed for den ønskede aktivitet, hvorfor der i givet fald skal igangsættes en proces for ændring af disse.

 

D. Græstedgård

 

Græstedgård-området er beliggende mellem Kokkedal og Nivå, tæt på den grønne kile. På området ligger en børneinstitution og der er indrettet foreningslokaler.

 

Foreninger og institutioner, som har lokaler på grunden, skal høres.

 

Planforhold: Græstedgård er beliggende i Landzone og er omfattet af en lokalplan. Der eksisterer ikke ledige byggefelter inden for lokalplanen.

 

Administrationen vurderer, at den manglende nærhed til Kokkedal Centrum betyder, at det er urealistisk, at målgruppen vil bruge stedet.

 

E. Karsemosegård

Karsemosegård er beliggende ved Ungecenter.

 

Planforhold: Karsemosegård er delvis beliggende i Byzone. Der eksisterer et byggefelt, hvilket giver mulighed for placering af et midlertidigt tilbud, dog skal der gives dispensation til anvendelsen. 

 

Administrationen vurderer, at den manglende nærhed til Kokkedal Centrum betyder, at det er urealistisk, at målgruppen vil bruge stedet.

 

G. Ledigt areal syd for Egedalshallen

 

Området indgår i LAR projektet. Det forventes dog ikke, at der igangsættes aktiviteter i området i 2014, hvorfor en midlertidig placering ikke umuliggøres af LAR projektet.

 

Planforhold: Området ligger i Byzone, og det vurderes som realistisk, at der kan opnås dispensation inden for gældende Lokalplan til placering af skurvogn.

 

Der skal gennemføres nabohøring, idet området er placeret mellem Egedalshallen og privat beboelse.

 

Administrationens kommentarer:

 

Administrationens konklusion på ovenstående gennemgang af muligheder for placering af et midlertidigt tilbud i skurvogn e.l. er, at de to mest velegnede steder til etablering af et sådant tilbud, er området ved foreningshuset Egedal samt arealet syd for Egedalshallen. Disse placeringer er mulige med hensyntagen til planmæssige forhold, og begge placeringer er tæt på Kokkedal Centrum, og det vil dermed være realistisk, at målgruppen vil benytte sig af tilbuddet.

 

Begge placeringer kræver dog fortsat afklaring af byggemæssige forhold som hensigtsmæssig placering i forhold til bl.a. etablering af toiletforhold, og begge placeringer kræver en høringsproces.

 

Såfremt det besluttes at etablere et midlertidigt tilbud i skurvogn, pavillon eller lignende i henhold til ovenstående, anbefaler administrationen, at tilbuddet etableres under følgende betingelser:

Det skal afklares præcis, hvem målgruppen er. De unge skal ikke have adgang alene, der skal altid være voksne (”Onkel-profiler” over 40 år) til stede, og det er disse frivillige, der har nøgler og administrerer disse. Det skal ligeledes gøres tydeligt over for målgruppen, at politiet frit skal kunne komme og færdes på stedet. Endelig skal der formuleres ordens- og adfærdsregler for stedet og tydeliggøres, at overtrædelse af disse medfører sanktioner og i gentagelsestilfælde med risiko for, at stedet lukkes.

 

Muligheden for at anvende afsatte midler til Tryghed (1 mio. kr. i 2014, hvoraf 200.000 kr. er anvendt til medfinansiering af Værkstedet i Nivå) til drift (evt. aflønning af deltidsmedarbejder) bør drøftes.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At der tages stilling til, hvor tilbuddet skal placeres:


a.    Arealet ved foreningshuset Egedal

b.    Arealet syd for Egedalshallen


2.    Ligeledes skal muligheden for anvendelse af afsatte tryghedsmidler til aflønning af personale drøftes.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 14-01-2014

Udvalget kunne ikke på mødet godkende de 2 placeringsmuligheder.


Udvalget anbefaler Byrådet at anmode administrationen om et oplæg til etablering af et varigt aktivitetstilbud for målgruppen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Økonomiudvalget anbefaler, at sagen behandles i § 17.4 udvalget for Byrum – og Boligsocial indsats.

Nr.25 - Organisering af erhvervsindsatsen i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 13/29368

 

Beslutningstema

Etablering af erhvervsindsatsen i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Med budget 2014 blev det besluttet, at Fredensborg Kommune skal styrke både erhvervsindsatsen samt indsatsen for at tiltrække nye borgere. Derfor var der enighed om, at der internt skulle prioriteres ressourcer til en sådan indsats og dermed én indgang for erhvervslivet til Fredensborg Kommune.

Administrationen foreslår, at der fra 1 marts etableres Fredensborg Erhvervsservice. Fredensborg Erhvervsservice etableres under Center for Politik og Strategi, der i dag har ansvaret for den overordnede erhvervsindsats. Baggrunden herfor er dels, at der skal ske en styrkelse af den strategiske erhvervsindsats (bl.a. i form af relations opbygning til det lokale erhvervsliv), at den samlede indsats skal samtænkes med den parallelle indsats for at tiltrække borgere samt at der med etableringen af én indgang skal ske en koordinering på tværs forskellige fagområder.

Til den samlede indsats vil være prioriteret 3 årsværk fordelt med 1½ årsværk til én indgang og 1½ årsværk til den strategiske erhvervsindsats. Dog således at der i de afsatte ressourcer til en strategisk indsats også indgår kommunens indsats for at tiltrække borgere samt turismeindsatsen. Til sammenligning har der de senere år været afsat under et halvt årsværk til den samlede erhvervs- og turismeindsats.

 

Erhvervsrådet har fået en grundig orientering om sagen ved møde afholdt den 11. december 2013.

 

Fokusområder

Fredensborg Erhvervsservice etableres med det formål at skabe bedre rammer for erhvervslivet og dermed skabe et bedre grundlag for vækst, arbejdspladser og bosætning.

Flere undersøgelser – bl.a. fra Dansk Industri, Dansk Byggeri samt en undersøgelse som kommunen har anmodet Megafon om at gennemføre – viser at kommunen på nogle områder kan gøre det bedre end i dag.  

Det gælder bl.a. følgende områder:

Kommunal sagsbehandling i de enkelte fagcentre (teknik, plan, miljø etc.).

Dialog med kommunen – den direkte kontakt og løbende sagsbehandling.

Skatter og afgifter.

 

Fredensborg Kommune ønsker med initiativet at opruste på det erhvervspolitiske område, og give svar på de udfordringer, kommunen står overfor.  Gennem en proaktiv indsats ønskes den kommunale sagsbehandling – primært på byggesagsområdet, miljøområdet og sygedagpengeområdet – styrket.

Samtidig ønskes der et større fokus på den strategiske tilgang til kommunens erhvervspolitik. Et bedre erhvervsklima skal være et delelement i arbejdet med at tiltrække flere virksomheder og iværksættere og i at fastholde og tiltrække ressourcestærke borgere (profileringsstrategien). Af andre elementer kan nævnes de af Byrådet allerede iværksatte initiativer i forbindelse med de seneste to års budgetforlig herunder nedsættelsen af dækningsafgiften og nedsættelsen af byggesags gebyrer.

Den nye erhvervsstrategi har som målsætning at flytte fokus, så der i øget omfang sker en afklaring af virksomhedsbehov og planlægningsstrukturer.


Administrationen vil i den fremadrettede erhvervsstrategi fokusere på:


  1. sagsbehandling – større gennemsigtighed, op følgende kontakt til virksomhederne i sagsforløbet og klarere sagsgange på tværs af fagcentrene, bedre intern kommunikation og videndeling.
  2. kommunikation med erhvervslivet – fokus på direkte og klar information om sagsforløb, tidsfrister og myndighedskrav. Samt fokus på øget service i sagsbehandlingen.
  3. kultur og ressourcer – udvikling af interne sagsgange der skal understøtte en smidigere sagsbehandling.

 

Én indgang og sagsforløb

Fredensborg Erhvervsservice skal ikke i udgangspunktet være sagsbehandlende bortset fra sager, der er relativt enkle at gå til. Denne skal fortsat ligge i de relevante fagområder, som har ekspertisen på de respektive områder. Men den ene indgang skal være virksomhedernes direkte adgang til kommunen, ligesom den ene indgang skal sikre at sagerne koordineres og prioriteres. Som et eksempel kan nævnes de mere komplekse sager, der kræver sagabehandling i flere af kommunens enheder, og hvor enheden skal sikre, at der sker en samtidig sagsbehandling frem for, at sagen færdigbehandles et sted for derefter at blive sendt til behandling et andet sted.

 

Det strategiske fokus

Fredensborg Erhvervsservice skal arbejde målrettet med at forbedre, understøtte og udvikle samspillet med erhvervslivet. Derudover skal den strategiske indsats indgå i en større sammenhæng, der handler om, at Fredensborg Kommune skal være en attraktiv kommune for både borgere og virksomheder

Det ligger til grund for valget af det strategiske fokus, at erfaringer fra andre kommuner og netop anbefalinger fra Dansk Industri viser, at en systematisk dialog med erhvervslivet giver grobund for forandring og vækst. Et ensidigt fokus på én indgang og sagsbehandling vil således ikke alene kunne ændre Fredensborg Kommunes erhvervsklima.

Men også tre overordnede temaer nemlig information, dialog og rådgivning. Af bilagte notat fremgår mere udtømmende nogle af de konkrete initiativer, der på et mere strategisk plan påtænkes iværksat, men her kan bl.a. nævnes:

 

  • Etablering af erhvervsklub
  • Nyhedsbreve til erhvervslivet, etablering af særskilt hjemmeside med konkret vejledning overfor virksomhederne
  • Velkomstmøder for nye virksomheder
  • Rådgivning og vejledning af virksomheder
  • Opsøgende arbejde med henblik på at tiltrække virksomheder og matche dem med ledige erhvervslejemål.
  • Tættere samarbejde med Iværksætterhuset og Væksthuset

 

Der vil således samlet ske en markant opprioritering af den strategiske erhvervsindsats.

 

Målsætninger og evaluering

Erfaringer fra andre kommuner viser, at der ikke på den meget korte bane findes mirakelkure i forhold til at forbedre erhvervslivets syn på kommunerne. Som eksempel kan nævnes at der er kommuner, der trods en markant opprioritering af indsatsen de senere år fortsat kæmper med mindre gode resultater i forskellige målinger. Imidlertid må det være målsætningen, at der løbende sker en forbedring af erhvervslivets syn på Fredensborg Kommune, og at der som en konsekvens af den samlede indsats skabes rammerne for flere lokale arbejdspladser.

Som nævnt fik administrationen i 2013 gennemført en Megafon-måling, der baserer sig på betydeligt flere respondenter end den årlige måling fra f.eks. Dansk Industri, hvor der en betydelig statistisk usikkerhed. Det foreslås derfor, at undersøgelsen fra 2013 får karakter af en nulpunktsmåling, og at den gennemføres efter det samme koncept hvert andet år med henblik på at følge udviklingen.

 

Næste skridt

Administrationen er allerede så småt begyndt at planlægge og forberede den nye organisatoriske struktur og nogle af de initiativer, der skal iværksættes.

Der vil i den forbindelse løbende ske en orientering af den nye Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg af såvel status for de påtænkte aktiviteter samt de resultater, der løbende opnås.

I april måned forelægges i første omgang en erhvervsstrategi samt en tids- og aktivitetsplan. I erhvervsstrategien vil spørgsmålet om målsætninger for sagsbehandlingstiden bl.a. blive forelagt udvalget.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Jf. sagsfremstilling.

Indstilling

1.    Arbejdsmarkeds– og Erhvervsudvalget anbefaler administrationens indstilling om model for etablering af erhvervsindsatsen i Fredensborg Kommune, herunder en forstærket indsats af tiltrækning og fastholdelse af borgere.

Beslutning i Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget den 14-01-2014

Det blev besluttet, at sagen overgår til at være åben.


Anbefaler administrationens indstilling om model for etablering af erhvervsindsatsen i Fredensborg Kommune. Endvidere indstilles det, at der sideløbende udarbejdes en strategi for en forstærket indsats for tiltrækning og fastholdelse af borgere.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Anbefaler Arbejdsmarkeds –og Erhvervsudvalgets indstilling.

Nr.26 - Orientering

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

·         Orientering om planer vedrørende turistinformation.

Nr.27 - Sager behandlet på lukket møde.

Sagsnr.: 14/1203

 

Sagsfremstilling og økonomi

·         Sag nr. 28 ”Tilbud om brug af tilbagekøbsret - Ravnsbjerggårdsvej 121

m.fl.”

 

·         Sag nr. 29 ”Henvendelse fra Tilsynet i sag om støtte til julefilm”

 

·         Sag nr. 30 ”Natbevilling til Kabyssen, Sletten Havn”

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Sag nr. 28 Tilbud om brug af tilbagekøbsret - Ravnsbjerggårdsvej 121 m.fl.

Anbefaler administrationens indstilling.


Sag nr. 29 Henvendelse fra Tilsynet i sag om støtte til julefilm

Anbefaler administrationens indstilling.


Sag nr. 30 Natbevilling til Kabyssen, Sletten Havn

Godkender Økonomiudvalgets indstilling.