Nr.14 - Håndtering af post

Sagsnr.: 13/44080

 

Beslutningstema

På Økonomiudvalgets møde i december var der en sag på vedr. håndtering af post på baggrund af en henvendelse fra Hans Nissen (A).


Sagen skal redegøre for, hvilke sikkerhedsprocedurer der er omkring borgerens sagsakter, herunder hvordan modtagelse registreres og sager placeres i sagsstyringssystemer. Derudover ønskes en redegørelse for, hvorledes borgerne betjenes i borgerservicecentrene, og hvilke stående ordrer, der er udstukket for postbetjening og modtagelse samme sted.


Sagen blev udskudt i december og forelægges derfor Økonomiudvalget på dette møde.

Sagsfremstilling og økonomi

Post til kommunen

Som kommune modtager vi hver dag en stor mængde post. Vi modtager både fysisk post som breve samt elektronisk post via e-mail. Der modtages både post centralt på rådhuset og på kommunens decentrale enheder.


Der bliver hver dag skannet omkring 160 fysiske brev på rådhuset. Vi har ikke en opgørelse over, hvor meget post vi modtager i kommunen som helhed, altså også på de decentrale enheder. Til gengæld ved vi, at vi modtager omkring 10.500 eksterne e-mails til alle kommunens e-mailadresser – dvs. både på rådhuset og decentrale enheder. Derudover bliver der dagligt sendt omkring 14.400 interne e-mail. 


For at sikre at alt den post, der modtages fra borgere, virksomheder og samarbejdspartnere bliver besvaret rettidigt, er der udarbejdet nogle retningslinjer for, hvordan man som medarbejder skal forholde sig til den post, man modtager, som fremgår af den vedhæftede ”God Administrativ Praksis”. Desuden er vedhæftet en beskrivelse af den tekniske sikkerhed omkring e-mails.


Modtagelse og registrering af post

Der er i administrationen et stort fokus på, at al indkommen post bliver registreret og journaliseret i kommunen elektroniske arkivsystem, således at det kan genfindes.

Derfor bliver alt fysisk post, der sendes til rådhuset og jobcentret skannet centralt og journaliseret i det elektroniske arkivsystem. Ligeledes bliver e-mails journaliseret i arkivsystemet.

Borgerne, der ønsker at aflevere post direkte til medarbejderne i fx borgerservice, på bibliotekerne mv., bliver anmodet om at selv at lægge det i postkasserne – på rådhuset i en postkasse der står inde i borgerservice. Det er med at til sikre, at borgernes private dokumenter forbliver private, indtil de når frem til den rette person.


Besvarelse af post

For al post – både fysisk og elektronisk – gælder det, at borgeren skal have svar eller kvittering for modtagelsen senest efter 7 dage. Der er således en ledelsesmæssig opmærksom på at sikre, at sagsbehandlingstidsfristerne bliver overholdt.


I elektroniske arkivsystem er det muligt at holde øje med mængden af indkommen post og hvorvidt posten er blevet besvaret.


Med udgangspunkt i, at kommunikation med borgerne via personlig e-mail kan være sårbar, anvendes ofte gruppepostkasser i kontakten med borgerne. Derudover anvendes auto-svar på de personlige e-mails ved fravær med angivelse af, hvem man kan kontakte i stedet.

Desuden er der fokus på at flytte borgernes elektroniske henvendelse til digital post, idet kommunikation via e-mail både er omkostningstung og mindre sikker.


Fremadrettede indsatser

Administrationen er meget opmærksom på at sikre, at retningslinjerne i forbindelse med håndtering af post bliver fulgt. Der er ligeledes et løbende fokus på at opdatere retningslinjerne. 


Som nævnt oven for er det et indsatsområde, at flytte borgernes henvendelser til digital post, idet det er en mere sikker og omkostningseffektiv kommunikationsform. Desuden bliver det pr. 1. november 2014 obligatorisk for borgerne at have en digital postkasse.


Det er dog stadig en væsentlig ledelsesopgave at sikre, at al post bliver journaliseret og besvaret rettidigt – det gælder både fysisk post, e-mails fra fællespostkasser samt personlige e-mails.

Desuden vil der være et fokus på, at sikre at den fysiske post bliver skannet korrekt, herunder vil der blive foretaget en gennemgang af, hvorvidt mere post kan blive skannet centralt.

Indstilling

1.    At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-01-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.