Nr.45 - IT redegørelse

Sagsnr.: 14/4101

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om IT-driften.

IT chef Thomas Fænø vil deltage i mødet.

Sagsfremstilling og økonomi

1. Indledning og baggrund

Økonomiudvalget besluttede på mødet den 9. december 2013, at der skulle udarbejdes en statusorientering om kommunens IT-drift til mødet i februar 2014.


Med denne sag beskrives de indsatser og hændelser, der har påvirket IT-driften det seneste halve år. Det drejer sig dels om den planlagte og omfattende opgradering af kommunens IT-platform og opgradering af Office 2003 til 2010. Dels drejer det sig om udefrakommende hændelser, herunder de to efterårsstorme. I forlængelse heraf orienteres om tiltag iværksat for at forebygge konsekvenser for IT-driften forbindelse med sådanne hændelser.


2. Opgradering af IT platform og Office

I starten af 2013 blev et stort projekt indledt med det formål at fremtidssikre kommunens IT-platform. Med projektet blev den grundlæggende IT-platform, Citrix, designet på ny. Samtidig blev Office-pakken opgraderet fra 2003 til 2010 versionen. Projektet tog udgangspunkt i best practice inden for Citrix, og der blev høstet erfaring fra et netop afsluttet Citrix projekt i Næstved Kommune.


Forinden indførelsen af Citrix platformen og opgraderingen til Office 2010 blev der gennemført en række test af kommunens ca. 250 IT-programmer og systemer. Testene blev gennemført i tæt samarbejde med de respektive systemejere, systemleverandører og systemernes superbrugere. På baggrund heraf blev der løbende foretaget tilpasninger og fejlrettelser, sådan at den nye Citrix platform og opgraderingen af Office 2010 kunne udrulles over en uge i september 2013.


På trods af omfattende test opdages dagen efter at de første brugere fik adgang til den nye IT platform en graverende fejl på journal- og dagsordensystem Acadre, der ikke i den anvendte version kunne arbejde sammen med Office 2010. Derfor blev udrulningen af den nye IT-platform og Office 2010 straks stoppet.


I samarbejde med leverandøren af Acadre blev der herefter iværksat en plan for opgradering af Acadre, således at det kunne integreres med Office 2010. Den 4. december 2013 blev den nye Citrix platform og Office 2010 udrullet.


3. Efteråres storme

Den 28. oktober 2013 blev Danmark ramt af stormen Allan, der havde vindstød af orkanstyrke. Stormen forårsagede skader på rådhusets køleanlæg, der regulerer temperaturen i serverrummene. Skaden forsøgtes udbedret i løbet af aftenen. I løbet af natten blev der imidlertid så varmt i serverrummene, at den automatiske nedlukning af serverne påbegyndtes med konsekvenser for alle kommunens IT-systemer og telefonsystem.


Den følgende dag blev IT-systemerne opstartet i den rigtige rækkefølge. Telefonsystemet var oppe at køre midt på dagen. For at sikre, at borgerne kunne komme i kontakt med kommunen, blev der orienteret via hjemmeside og presse om akutnumre, som kunne benyttes. Et af de kritiske IT-systemer ville dog ikke starte, hvorfor der blev indkaldt ekstern bistand, der afhjalp problemet, således at alle systemer igen var i drift den 30. oktober om morgenen.


For at undgå lignende situationer er der udarbejdet nye rutiner og retningslinjer til overvågning, og udvidelser af køleanlægget er gennemført. Desuden er der blevet indgået aftale med ekstern overvågning og beredskab på køleanlægget.


Den 5. december 2013 ramte stormen Bodil landet. Stormen forårsagede skader på en telecentral i Lyngby. Denne central fordeler internet til blandt andre Fredensborg Kommune. Alle kommunens IT-systemer, der er afhængig af internettet, f.eks. e-mail, sikker post, alle KMD systemer, hjemmearbejdsplads m.fl., kunne derfor ikke benyttes. Internetforbindelsen blev genetableret den 7. december.


For at forebygge hændelser som denne er der påbegyndt en udvidelse af kommunes dataforbindelser, således at der er flere indgange til internettet via kommunens fiberring. Dette arbejde forventes fuldt implementeret inden sommeren 2014.


Derudover gennemgås beredskabet løbende for at sikre en optimal og sikker IT-drift. Planen er, at kommunen overgår til ISO 27001, som stiller krav til informations- og IT-sikkerhed i det offentlige.  I modsætning til den standard, der anvendes i dag, stiller ISO 27001 direkte krav til konkrete sikkerhedsforanstaltninger. Alle risici vil derfor blive gennemgået, og der planlægges nye rutiner og risikovurdering på alle IT-systemer. De systemer og mulige hændelser, der vurderes middel eller høj, bliver inden for de økonomiske rammer udvidet til redundante systemer, dvs. systemer, hvor et system kan tage over, hvis et andet ikke virer.


4. Institutioner

Samtidig med ovenstående indsatser pågår udbedringer og udvidelser af skolers og institutioners trådløse netværk for at understøtte arbejdet med digital indlæring, mit børnehus, trivselsskærme mv. En vigtig forudsætning for at lykkes hermed er moderniseringen af kommunens fiberring, som Byrådet godkendte den 30. september 2013. I øjeblikket udføres arbejde på fiberringen i Fredensborg og Humlebæk. Når der er frostfrit starter arbejdet på fiberringen i Kokkedal. Moderniseringen forventes tilendebragt ultimo 2015.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 17-02-2014

Orienteringen blev taget til efterretning med den bemærkning, at der gives en ny status inden sommerferien.