Nr.182 - IT status august 2014

Sagsnr.: 14/4101

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om status på væsentlige indsatsområder på IT- og digitaliseringsområdet, som opfølgning på IT redegørelsen i februar 2014. Centerchef for Digitalisering og IT Thomas Fænø deltager under punktet.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Økonomiudvalget forelægges status på væsentlige indsatser på IT og digitaliseringsområdet, herunder internetforbindelse, ny SMS løsning, driftsstabilitet, fiberring, digital kommunikation (digital post og e-mails) og afvikling af folkeskolernes skriftlige afgangsprøver.

Økonomiudvalget blev forelagt en IT redegørelse i februar. Her blev en ny status efterspurgt omkring sommerferien.


Internetforbindelse

I forbindelse med en af sidste års efterårsstorme mistede kommunen internetforbindelsen i flere dage. Internetforbindelsen er meget vigtig, da mange af vores systemer er afhængig af internettet, f.eks. e-mail, sikker post, alle KMD systemer og hjemmearbejdsplads. For at undgå en lignende situation er vores systemer derfor blevet omlagt, så vi har flere internetforbindelser ind til rådhuset og dermed også til institutionerne.


Ny SMS-løsning

Udskiftning til et nyt og mere tidssvarende SMS-servicesystem er i gang.  Det nye SMS-service-system kan anvendes både i forhold til borgere og medarbejdere og til brug for både beredskabsinformation (fx gravearbejde, oversvømmelser og IT-drift) og information om kommunens tilbud til borgere (kurser, motion mv.) og personaletilbud. Systemet tages i brug administrativt inden sommerferien. I relation til borgerne gennemføres pilotprojekt på plan- og miljøområdet forud for en egentlig udbredelse.


Driftsstabilitet

Gennem de sidste 6 måneder, har der været en række længevarende vedligeholdelsesperioder, alle gennemført fredag eftermiddage eller i weekenderne, hvor IT systemerne ikke har været tilgængelige. Sammenlagt er der brugt ca. 48 timer, hvor alle IT systemer har været lukket ned. Disse vedligeholdelsesperioder er brugt til sikre og udbygge den grundlæggende IT platfom.
Udover ovenstående vedligeholdelsesperioder, har der sammenlagt været i alt 14 timers nedbrud, hvor alle IT systemer har været utilgængelige. Trods de høje oppetider på den grundlæggende IT platform, vil enkelte brugere desværre stadig opleve nedetid. Dette skyldes, at en række af kommunens IT systemer ikke driftes på kommunens IT platform, f.eks. en KMD systemer og omsorgssystemer. Vi er derfor afhængige af eksterne leverandøres IT systemer, og ikke altid kun vores egen IT platform. Desuden kan der være lokale forhold, f.eks. strømafbrydelser, pc nedbrud mm., som påvirker den enkelte brugers oplevelse af driftsstabilitet. Den samlede driftsstabilitet er blevet væsentligt forbedret siden årsskiftet, og Center for Digitalisering og IT, arbejdere med en række tiltage, som skal sikre en endnu højere driftsstabilitet og god brugeroplevelse.


Modernisering af kommunens fiberring

Gravearbejdet forløber som planlagt. Siden november 2013 er 13 nye matrikler kommet på kommunens fiberring, sådan at i alt 35 matrikler nu er forbundet. Det forventes, at 50 matrikler er på fiberringen ved udgangen af 2014. Når arbejdet er tilendebragt, er 84 matrikler kommet på og har dermed hurtig og stabil adgang til internet og til kommunens administrative systemer. Herefter kan institutionerne vælge ved egen finansiering at installere trådløse netværk.


Digital kommunikation med kommunen: digital post og e-mails

Lov om digital post gjorde det sidste år obligatorisk for virksomheder og foreninger at have en digital postkasse. Og 1. november i år kommer turen til borgere over 15 år. Det fælles landsdækkende mål er, at 80 pct. af al kommunikation mellem borgere og det offentlige foregår digitalt i 2015. For at lette overgangen arbejdes ihærdigt på, at så mange af kommunens borgere som muligt allerede nu melder sig til at modtage post digitalt. Der er delt informationsmateriale ud på institutioner, indkøbscentre, stationer, biblioteker og i nogle af de store boligområder i Nivå og Kokkedal, ligesom vi i starten af maj deltog i en fælles kampagnedag med 12 andre kommuner under sloganet ”Digital post kommer til dig”. 38 pct. af Fredensborg Kommunes borgere er tilmeldt digital post fra det offentlige via borger.dk eller e-boks, lige lidt over landsgennemsnittet.

Der har været en række kampagnetiltag hele foråret, både nationale og regionale. Kampagnetiltagene forsætter året ud, herunder målrettet indsats mod kommune skoleelver.


Nogle borgere får mulighed for at blive fritaget for digital post. Det vil være i tilfælde, hvor borgerne har kognitive eller fysiske funktionsnedsættelser, ikke har adgang til computer, ikke er registreret med fast bopæl eller opholdssted, har sproglige barrierer, praktiske vanskeligheder ved at skaffe NemID eller bor i et område med dårlig bredbåndsforbindelse (mindre end 512 kbit/s). Hen over sommeren gennemføres en særligt målrettet informationskampagne på kommunens plejecentre, således at de borgere, der enten ønsker at give en pårørende adgang til sin digitale postkasse eller skal fritages, får hjælp hertil.


Skriftlige afgangsprøver på folkeskolerne

Folkeskolernes skriftlige afgangsprøver med brug af skole IT-systemet er forløbet som planlagt. Skolernes IT-vejledere har meldt tilbage, at de kun i ganske få tilfælde oplevede, at eleverne mistede forbindelsen eller havde lange log-in tider.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 25-08-2014

Orienteringen blev taget til efterretning.