Nr.110 - Godkendelse af administrativ indgåelse af brugsaftale med Humlebæk Roklub

Sagsnr.: 12/11304

 

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal godkende, at administrationen bemyndiges til at indgå en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for de nuværende klublokaler samt den planlagte udbygning, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Humlebæk Roklub har fremsendt en ansøgning om en selvfinansieret udbygning af det kommunale hus som de i dag anvender som deres klublokale.

 

Lokale- og Anlægsfonden har givet tilsagn om, at de vil støtte udbygningen med 150.000 kr. under forudsætning af, at Humlebæk Roklub får brugsret over tilbygningen i 10 år.

 

Det klublokale, roklubben benytter i dag, har køkken og to bade- og omklædningsrum samt en bådehal. Lokalerne er beliggende i Humlebæk Havn.

 

Roklubben har i en årrække ønsket en udvidelse af lokalerne, idet klubben har mangel på plads til aktiviteter i vinterhalvåret samt til vejrbestandig opbevaring af klubbens både.

 

Klubben redegjorde for sit ønske om udvidelse af klubhuset i Fritids- og Erhvervsudvalgets træffetid på møde den 7. februar 2011.

 

Klubben har fremsendt en ansøgning til Byggesager om en selvfinansieret udbygning. I ansøgningen redegøres for medlemstal, aktiviteter, formål med udvidelsen, tilbygningsplan, etableringsomkostninger, finansieringsplan og driftsomkostninger.

 

Formål med udvidelsen

Klubben anfører, at de har behov for øget plads til indendørs vintertræning, undervisning, møder, værksted til vedligeholdelse af både samt opbevaring af både.

 

Om klubben i dag

Klubben har i 2013 131 aktive medlemmer, heraf 23 under 25 år og 43 over 60 år. Klubben ejer mere end 20 robåde.


Humlebæk Roklub skriver bl.a. følgende om sig selv:


Humlebæk roklub roede i gennemsnit 389 km pr medlem i sæsonen 2012, hvilket gør klubben til den 18. mest roende klub i landet. To af klubbens ungdomsroere har de sidste 3 år været udtaget til landsholdet med deltagelse i VM. I sæsonen 2012 kom vinderne af det uofficielle Danmarksmesterskab i langdistanceroning, 25 km fra Humlebæk Roklub.

 

Tilbygningsplan

Klubben har i 2010 finansieret genopmåling af matriklen. Denne viser, at der må tilbygges med 70 m2. Klubben ønsker en multihal på 5 x 14 meter placeret på nordsiden af klubhuset.

 

Etableringsomkostninger og finansiering

Det samlede budget for tilbygning anslår klubben til at være ca. 750.000- 800.000 kr. Projektet er momspligtigt, hvilket er medregnet i budgettet.

 

Tabel 1: Finansiering

Finansieringssteder

Kr.

Økonomisk støtte opnået fra FOG fonden

20.000

Økonomisk støtte opnået fra Tuborg fonden

40.000

Tilsagn om støtte fra Lokale- og Anlægsfonden

150.000

Egenfinansiering

380.000

I alt

590.000

 

Der udestår således finansiering svarende til ca. 150.000 kr.-200.000 kr. Roklubben anmoder Fredensborg Kommune om, at kommunen bidrager med at reducere roklubbens byggesagsomkostninger eller bidrager med anden økonomisk støtte.

 

Brugsaftale – betingelse for fondstilskud

Byggeriet finansieres bl.a. ved en støtte på 150.000 kr. fra Lokale- og Anlægsfonden, som betinger sig af, at Fredensborg Kommune udsteder en attest, der sikrer Humlebæk Roklub brugsret over bygningen i 10 år.

 

Driftsudgifter i dag og fremover

Målet med tilbygningen er øget aktivitet og øget medlemstal. Alligevel mener roklubben, at udvidelsen kan drives uden øgede driftsomkostninger til følge ved hjælp af besparende foranstaltninger, f.eks. etablering af varmepumpe, vandsparebrusere og vedligeholdelse ved frivillig arbejdskraft.

 

Administrationens bemærkninger 

Nedenfor redegøres for administrationens bemærkninger til den ønskede tilbygning og brugsaftale.


Juridisk vurdering

Det er kommunens juridiske vurdering, at konstruktionen omkring udbygningen i forhold til ejerskab, vedligeholdelse og ansvar m.v. skal være så klar som mulig i forhold til ejerforhold, rettigheder, forpligtelser og årlige vedligeholdelsesomkostninger. En brugsaftale og gavemodel vil skulle opfylde dette.

 

Ejerforhold ved modtagelse af en gave

Det er Humlebæk Roklub, der bygger tilbygningen og roklubben vil i forbindelse med ibrugtagningstilladelsen overdrage tilbygningen vederlagsfrit til Fredensborg Kommune. En såkaldt gavemodel.

 

Indenrigsministeriet har i en sag i 2005 udtalt, at kommuner i almindelighed kan modtage gaver til brug for varetagelse af kommunale opgaver. Med en gave tilfalder ejerskabet Fredensborg Kommune.

 

Ejerforhold og drift af nuværende lokaler

I henhold til folkeoplysningsloven er kommunen forpligtet til at stille lokaler til rådighed til folkeoplysende foreninger. Der er følgende muligheder:

 

  1. Kommunen stiller lokale til rådighed og betaler samtlige driftsudgifter.
  2. Kommunen stiller lokale til rådighed, men giver foreningen et driftstilskud, så foreningen kan afholde driftsudgifterne selv.
  3. Kommunen giver lokaletilskud til en forening, som har til huse i et ikke kommunalt lokale. Over lokaletilskuddet afholder foreningen selv udgifterne til drift.

 

Kommunen ejer det nuværende klubhus og låner det ud til roklubben. Der foreligger ingen skriftlig brugsaftale.

 

Praksis har været, at Humlebæk Roklub har modtaget et lokaletilskud efter model 3 og afholdt alle udgifter til bygningens drift, herunder forbrug til energi, renovation, forsikringer og vedligehold. I 2013 fik de 104.000 kr. i lokaletilskud og regnskabet viser et forbrug på 104.261 kr.

 

Da roklubben holder til i et kommunalt lokale, bør de i stedet få tilskud efter model 2 og fremadrettet vil det være praksis. 

 

Fredensborg Kommune har ansvaret for den indvendige vedligeholdelse af de kommunale lokaler. Vedligeholdelsen kan udføres af brugere efter aftale med Fredensborg Kommune som ligeledes selv udfører vedligeholdelsesarbejder.

 

Fredensborg Kommune forestår den udvendige vedligeholdelse, som omfatter vedligeholdelse af bygningskroppen udvendigt, nedgravede forsynings- og afløbsledninger mv.

 

I 2013 udskiftede kommunen roklubbens kloak og renoverede bad og toiletter og i 2012 blev taget på klubhuset skiftet.

 

Brugsaftale

Administrationen bemærker, at andre kommunale brugsaftaler indeholder bestemmelser om, at lokaler også kan tildeles til andre brugere med beslægtede aktiviteter (i dette tilfælde maritime/vandaktiviteter) i det omfang at brugerne ikke anvender lokalerne til egne aktiviteter.

Administrationen anbefaler, at det i brugsaftalen specificeres, at Humlebæk Roklub er den primære bruger men at der åbnes mulighed for at andre brugere også kan få adgang til huset.

 

Lokalplan

Det er Center for Plan og Miljøs vurdering, at en udbygning på 70 m2 det pågældende sted vil kunne foretages uden en ny lokalplan.

 

Louisiana – som nabo

Louisiana har underskrevet en erklæring, hvori de tilkendegiver, at de er indforstået med roklubbens udbygning.

 

Udbygning – fuldmagt til ansøgning om byggetilladelse fra Fredensborg Kommune

Fredensborg Kommune har givet fuldmagt til Humlebæk Roklub til ansøgning om byggetilladelse på tilbygning på op til 70m2. Fredensborg Kommune har i fuldmagten understreget, at det er Humlebæk Roklubs ansvar som bygherre at sikre, at alle gældende love, krav, normer og vejledninger i henhold til arbejdes udførelse og bygningens indretning følges og overholdes.

 

Såfremt det myndighedsmæssigt er nødvendigt at ændre på projektet, skal Fredensborg Kommune have det til godkendelse.

 

Byggesagshonorar og moms

Det er Humlebæk Roklub, der vil være bygherre, også selvom Fredensborg Kommune vil være den endelige ejer. Da det er Humlebæk Roklub, der vil stå som bygherre, er det Humlebæk Roklub, der skal betale byggesagshonoraret.

 

I forhold til momsen skal kommunen ikke betale gaveafgift til staten, da det er roklubben, der opfører huset (bygger og finansierer) og efterfølgende giver tilbygningen som gave til Fredensborg Kommune. Da Humlebæk Roklub ikke er momsfritaget, vil udgifterne i forbindelse med byggeriet skulle være inklusiv moms. 

 

Finansiering

Administrationen vurderer, at Fredensborg Kommune ikke kan dække byggesagshonoraret, da det kan danne præcedens i forhold til andre sager. Der er dog mulighed for, at kommunen kan være behjælpelig med anden økonomisk støtte. Dette vil Fritids- Idrætsudvalget drøfte på deres møde i maj 2014.

 

Driftsudgifter ved tilbygning

Center for Kommunale Ejendomme og Arealer finder det ikke realistisk, at driften forbliver på samme niveau som nu. Der skal ekstra strøm til at drive varmepumpen og til lys m.v. Desuden skal varmepumpen have et årligt, lovpligtigt serviceeftersyn. Der foreligger ikke p.t. beregning af forventede øgede driftsudgifter eller forslag til adfærdsregulerende tiltag i øvrigt, der kan reducere energiforbruget.

 

Kommunen har på nuværende tidspunkt ikke afsat yderligere budget til de af kommunen forventede merudgifter til drift. Udgifterne skal således afholdes inden for rammen. Administrationen bemærker, at der med en brugsaftale og driftstilskud til afholdelse af driftsudgifter er et incitament for foreningen til at holde udgifterne lavt, hvormed det forventes, at driftsudgifterne kan afholdes indenfor rammen.

 

Administrationens anbefalinger

·        At der indgås en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for nuværende lokale samt tilbygningen, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

·        At aftalen indgås administrativt med Humlebæk Roklub.

·        At Fritids- og Idrætsudvalget på deres møde i maj måned 2014 drøfter mulig medfinansiering af udbygningen

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, da udbygningen finansieres af henholdsvis Humlebæk Roklub, fonde og eventuelt med tilskud fra Fritids- og Idrætsudvalget.

Retsgrundlag

Folkeoplysningsloven og kommunalfuldmagten.

Kompetence


Økonomiudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning og har beslutningskompetence vedrørende indstilling nr. 2.

Fritids- og Idrætsudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning og anbefaler indstilling nr. 2 over for Økonomiudvalget.

Plan, Klima og Miljøudvalget tager indstilling nr. 1. til efterretning.

Indstilling

  1. At orientering tages til efterretning.
  2. At det godkendes, at der administrativt indgås en 10 årig brugsaftale med Humlebæk Roklub for nuværende samt tilbygget klublokale, som træder i kraft på betingelse af at projektet realiseres.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 09-04-2014

Udvalget tog orienteringen til efterretning.


Administrationens indstilling punkt 2 vedtaget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Fritids – og Idrætsudvalgets indstilling vedtaget.