Nr.10 - Tværkommunalt samarbejde på Park og Vej

Sagsnr.: 12/52434

 

Beslutningstema

På baggrund af foranalyserne fra bl.a. BDO vedrørende et tværkommunalt samarbejde mellem Helsingør og Fredensborg Kommuner på området for Park og Vej, skal der træffes en beslutning om etablering af §60 samarbejde om ”Nordsjællands Park og Vej”.  


Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Byrådene iFredensborg og Helsingør kommuner besluttede i februar 2012 at undersøge, hvorvidt der er forbedringer – herunder spørgsmål om øget driftssikkerhed - forbundet med et samarbejde på park- og vejområdet.


Vilkårene for drift af kommunernes veje og grønne områder er på mange områder beslægtede mellem kommunerne. Fællesnævnerne kunne være af en sådan art, at det i mange tilfælde vil kunne betale sig at indgå i tværkommunale samarbejder for at løse opgaverne på den bedste og mest omkostningseffektive måde.


Det blev besluttet at iværksætte tre analyser, der skulle undersøge potentialet for et tværkommunalt samarbejde. 


Foranalyser

De tre udarbejdede analyser består af: 1. en benchmark-analyse (BDO), der sammenligner de to kommuners Park og Vej-område på et overordnet niveau, 2. en organisationsanalyse, der beskriver de to kommuners organisation på området og 3. en jura-analyse, der beskriver tre mulige samarbejdsformer. Alle tre analyser vedlægges som hhv. bilag 1, 2 og 3.


Formålet med de tre analyser er, at skabe et grundlag for at træffe en beslutning om, der er potentiale for at gå videre med idéen om et tværkommunalt samarbejde, og dernæst hvilken model der bedst understøtter dette samarbejde. Styregruppen, med repræsentation af de to udvalgsformænd fra henholdsvis Helsingør og Fredensborg kommune, har gennemgået følgende samarbejdsmodeller med beskrivelse af fordele og ulemper:


a.      Samarbejde om den faktiske forvaltningsvirksomhed

b.      Overførsel af opgaver fra den ene af deltagerkommunerne til den anden.

c.      Etablering af et §60-fællesskab (Nordsjællands Park og Vej)


Beskrivelserne af samarbejdsmodellerne er yderligere gennemgået af en ekstern konsulentvirksomhed, BDO, for at sikre en fyldestgørende beskrivelse af samtlige modeller. Af BDO’s notat fremgår det, at der overordnet er enighed i fremlæggelsen af modellerne og deres fordele og ulemper. BDO’s bemærkninger vedlægges ligeledes som bilag 4 til sagen.


Samarbejdsmodellerne er blevet forelagt MED-udvalgene i de respektive kommuner. Anbefalingerne fra MED-udvalgene vedlægges som hhv. bilag 5 og 6.


På baggrund af analyserne og kommentarer fra medarbejdere vedtog styregruppen 3. december 2012 at indstille til et tværkommunalt samarbejde på området for Park og Vej i form af et §60-fællesskab.


Formål 

Fredensborg og Helsingør kommuner ønsker med en fælles organisering, at skabe den bedste udførelse af opgaver på Park og Vej området i Nordsjælland. Formålet er at sikre den bedst mulige service for vore borgere. Det opnås bedst ved at sikre en kommunal indflydelse på opgaverne i en fælles kommunal organisation. En uddybning af formålsbeskrivelsen vedlægges som bilag 7.


En af begrundelserne for at pege på §60-modellen er at samarbejdet har en mere forpligtende karakter, da der sker en fuldstændig sammenlægning af de to kommuners Park- og Vej-afdelinger. Incitamenterne for at høste gevinsterne ved mere hensigtsmæssig anvendelse af materiel og ressourcer bliver større. Samtidig vil en større enhed være mindre sårbar overfor ændringer i form af personaleomsætning, økonomi mv. Med en større personaleenhed vil der også være fordele ved en større erfaringsudveksling og sparringsmuligheder.


Projekt ”Nordsjællands Park og Vej”

Processen frem mod iværksættelse af et §60-fællesskab er beskrevet i samarbejdsmodellen. I korte træk skal der arbejdes videre med indholdet af samarbejdsmodellen, eks. aftale om udgifts- og budgetfordeling (herunder opgørelse af værdier som skal indgå i fællesskabet), serviceniveauer for de forskellige kommuner mv. De endelige aftaler skal igennem høringsproces i relevante stående udvalg og MED-systemet samt godkendes i de politiske udvalg og Tilsynet.

Det forventes således, at fællesskabet kan træde i kraft senest januar 2014.


For at skabe det bedste afsæt for §60-fællesskabet foreslås det, at den fremtidige chef for fællesskabet ansættes på et så tidligt tidspunkt i forløbet som muligt, eks. maj 2013 med henblik på at vedkommende kan stå i spidsen for den praktiske forberedelse af sammenlægningen af de to enheder. Indtil ikrafttrædelsen af fællesskabet ansættes den nye chef for ”Nordsjællands Park og Vej” i den ene af kommunerne med en fordeling af udgifterne mellem Helsingør og Fredensborg. Der er en række opgaver, herunder den interne organisering i fællesskabet, der med fordel bør varetages i forbindelse med tiltrædelsen af den nye chef. Rekruttering af den nye chef foretages med bistand af en ekstern konsulent.


Projektorganisering

Indtil ikrafttrædelsen af ”Nordsjællands Park og Vej” etableres en projektorganisationsstruktur med de politiske udvalgsformænd repræsenteret i følgegruppen.

  

En uddybelse af projektorganiseringen vedlægges til orientering som bilag 8.


Økonomi

Udgifter forbundet med etablering af § 60-fællesskabet afholdes indenfor den samlede driftsramme.


Tids- og handleplan


Ramme for tidsplan 

Januar 2013

De to byråd træffer beslutning om §60-samarbejdet på Park og Vejområdet

Februar – maj 2013

Videre arbejde med indholdet af samarbejdsmodellen; udgiftsfordeling, budget, forskellige serviceniveauer etc.

Maj - juni 2013

Færdiggørelse af oplæg til samarbejdsaftale. (aftale om etablering af § 60-fællesskab). Herunder høringsproces i relevante stående udvalg + MED-systemet.

Maj 2013

Ansættelse af chef for § 60-fællesskabet ved ekstern konsulentbistand.

Juni 2013

Politisk godkendelse af § 60-fællesskabet og anmodning om Tilsynets godkendelse.

Juni 2013

Opstart på arbejdet med virksomhedsoverdragelse af medarbejderne i henhold til fristerne i virksomhedsoverdragelsesloven.

September – december 2013

Færdiggørelse af etableringen af § 60-fællesskabet med henblik på opstart 1.1.2014.

December 2013

Formel udpegning af fællesskabets bestyrelse.

Januar 2014

Opstart.

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.


Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Medarbejderne orienteres via medarbejderportalen, MED-organisationen og på personalemøder.


Borgerne orienteres løbende via pressemeddelelser i lokalpressen og via kommunes hjemmeside.




Indstilling

1.      At der træffes beslutning om etablering af Nordsjællands Park og Vej (§60-fællesskab mellem Helsingør og Fredensborg kommuners Park- og Vej-afdelinger)

2.      At rammen for tidsplanen godkendes

3.      At administrationen bemyndiges til at ansætte en ny chef for Nordsjællands Park og Vej i foråret 2013


Beslutning i Miljø- og Teknikudvalget den 17-01-2013

Administrationens indstilling anbefales.


Fraværende: Carsten Wulff (V).

Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2013

Anbefaler Miljø- og Teknikudvalgets indstilling. Borgmesteren og formanden for Miljø- og Teknikudvalget får mandat til at indlede drøftelser om en fremtidig bestyrelse for et § 60-selskab på park- og vejområdet, når Byrådet i de to kommuner har truffet endelig beslutning i sagen.