Nr.244 - Byens Hus i Kokkedal

Sagsnr.: 13/41267

 
Hossein Armandi

Beslutningstema

Det politiske konsensuspapir om Byens Hus i Kokkedal skal godkendes som ramme for brugerinddragelsen. Der skal også tages stilling til proces og rammer for brugerinddragelse samt en overordnet tidsplan for det samlede projekt.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I budget 2013-2016 er der afsat 15,5 mio. kr. i opsparing til et ”Byens Hus i Kokkedal”. Der arbejdes med realisering inden for denne ramme, hvoraf der forventes at være ca. 10 mio. kr. til byggeri.


I budget 2012-2015 blev der afsat 0,3 mio. kr. i 2013 til ”projektering af byens Hus i Kokkedal i tilknytning til eller på området ved eller omkring Kokkedal Skole og Egedalshallen”. Beløbet er udmøntet til henholdsvis en politisk temadrøftelse og brugerinddragelse.


Politisk konsensuspapir

Den 11. september 2013 havde Fritids- og Erhvervsudvalget og Kultur- og Turismeudvalget et temamøde om Byens Hus i Kokkedal. Målet med temadrøftelsen var at få forventningsafstemt de politiske ønsker og forventninger til et Byens Hus ud fra de økonomiske rammer som grundlag for den videre brugerinddragelse.


Temadrøftelsen har resulteret i et politisk konsensuspapir som opsummerer fokuspunkterne for et fremtidigt Byens Hus. Konsensuspapiret beskriver de grundlæggende rammer for og indholdet i Byens Hus, som medlemmerne af de to udvalg blev enige om på temamødet. På temamødet blev udvalgsmedlemmerne enige om følgende:


·        At Byens Hus skal være et kreativt samlingssted med faciliteter til kreativ udfoldelse for alle borgere og foreninger.

·        At Byens Hus skal indeholde en multisal til bl.a. teater-, musik- og danseaktivteter.

·        At Byens Hus skal indeholde fleksible mødefaciliteter til brug for borgere og foreninger.

·        At Byens Hus skal have udendørsfaciliteter og arealer, der spiller sammen med byens øvrige rum og skaber liv både udenfor og i Byens Hus.

·        At Byens Hus skal koordineres med øvrige aktiviteter, faciliteter og projekter i Kokkedal, herunder Klimatilpasning Kokkedal, Kokkedal Cafébibliotek og Fredensborg Musikskole.

·        At Byens Hus placeres i det centrale Kokkedal ved den nye plads mellem Kokkedal Skole, Egedalshallen og Holmegårdscentret.

·        At Byens Hus ikke skal rumme idrætsfaciliteter eller faciliteter til religiøse formål.


Se bilag 1 for det politiske konsensuspapir.


Brugerinddragelse

Som det fremgår af det politiske konsensuspapir, skal Byens Hus være et kreativt samlingssted med faciliteter til kreativ udfoldelse for alle borgere og foreninger i Fredensborg Kommune.


Administrationen anbefaler derfor, at brugerinddragelsen skal være bredt involverende, så alle borgere og foreninger i området bliver inddraget. Rammerne for brugerinddragelsen skal derimod på forhånd være klart definerede og finde sted på aktivitetsniveau med udgangspunkt i de fokuspunkter, som er beskrevet i det politiske konsensuspapir samt den politisk vedtagende ramme på 15,5 mio. kr.


Administrationen har udarbejdet en overordnet tids- og procesplan for brugerinddragelse i forbindelse med etablering af Byens Hus. Der påbegyndes brugerinddragelse i februar 2014. Inddragelsen forventes at tage fire måneder plus en måned til politisk behandling. Brugerinddragelsen vil komme til at handle om at udforme og konkretisere fokuspunkterne i det politiske konsensuspapir. Inddragelsen skal resultere i udformningen af et idé- og behovsprogram ved ekstern rådgiver, som skal danne udgangspunkt for udarbejdelse af byggeprogram og efterfølgende udbudsmateriale.



Overordnet tidsplan

På baggrund af projektets nuværende stade, er det ikke muligt at udmelde en konkret dato for byggestart eller ibrugtagning af Byens Hus, fordi der er en række uafklarede faktorer, som spiller ind. Det drejer sig bl.a. om valg af placering og udbudsform. Byggestart og ibrugtagning vil kunne forventes inden for følgende tidsrum:


  • Tidligst byggestart: Juli 2015
  • Tidligst ibrugtagning: August 2016
  • Senest byggestart: Juli 2016
  • Senest ibrugtagning: Oktober 2017


Lokalplan

Etablering af et Byens Hus i området ved Holmegårds Plads, Kokkedal Skole og Egedalshallen vil, uanset placering, kræve udarbejdelse af en lokalplan.


Lokalplanprocessen tager i udgangspunktet, inkl. screeninger, udarbejdelse, offentlighedsfaser og politisk behandling, ca. 8 mdr. fra at placeringen og rammerne er kendt til den endelige vedtagelse.


Kompetencefordeling

Fritids- og Erhvervsudvalget har ansvaret for alle bygninger til fritids- og foreningsbrug, tilskud og finansiering af aktiviteter under det samlede kultur- og fritidsområde.


Kultur- og Turismeudvalget har ikke ansvar for faciliteter på deres område, men har kompetence i forhold til mulige kulturelle aktiviteter.


Der kan ud fra hvert perspektiv argumenteres for hvilket af de to fagudvalg, der har hovedansvaret for Byens Hus.


Administrationen anbefaler, at Kulturudvalget i den nye byrådsperiode udpeges som ansvarligt udvalg for processen.


Det kommende Plan- og Klimaudvalg har kompetencen i forhold til lokalplan.


Byrådet har kompetencen i forhold til godkendelse af byggeprogram, endelig bevilling samt valg af entreprenør til opførelse af Byens Hus.


Samarbejde med boligselskaber

Der pågår løbende uformelle drøftelser med parter fra Klima Kokkedal-projektet, herunder boligorganisationerne 3B og AB Hørsholm-Kokkedal om et partnerskab om Byens Hus.



Kompetence

Byrådet.

Indstilling

Administrationen indstiller:

1.      At det politiske konsensuspapir godkendes som ramme for brugerinddragelsen.

2.      At tids- og procesplanen for realisering af Byens Hus godkendes.

3.      At forslag til kompetencefordeling i de politiske udvalg godkendes.

4.      At det godkendes, at administrationen i foråret 2014 udarbejder en sag til udvalgene med beskrivelse af fordele og ulemper ved placering af Byens Hus forskellige steder i området ved Holmegårdscentret, Kokkedal Skole og Egedalshallen.






Beslutning i Kultur- og Turismeudvalg den 04-12-2013

Anbefaler administrationens indstilling

Beslutning i Fritids- og Erhvervsudvalg den 05-12-2013

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 09-12-2013

Anbefaler Kultur- og Turismeudvalget samt Fritids- og Erhvervsudvalgets indstilling, idet Økonomiudvalget fremhæver, at Plan- og Klimaudvalget er byggeudvalg.