Nr.238 - Håndtering af post

Sagsnr.: 13/44080

 
Hossein Armandi

Beslutningstema

På baggrund af henvendelse fra Hans Nissen (A) forelægges Økonomiudvalget en redegørelse for kommunens sortering og håndtering af indgået post.

Sagsfremstilling og økonomi

Hans Nissen har henvendt sig til borgmesteren med henblik på at få en sag på Økonomiudvalgets dagsorden, der redegør for hvilke sikkerhedsprocedurer, der er omkring borgerens sagsakter, herunder hvordan modtagelse registreres og sager placeres i sagsstyringssystemer. Derudover ønskes en redegørelse for, hvorledes borgerne betjenes i borgerservicecentrene, og hvilke stående ordrer, der er udstukket for postbetjening og modtagelse samme sted.


Nedenfor redegøres således for ovenstående procedurer.


Modtagelse af post

Post der sendes til kommunen som fysisk brev, modtages centralt fra postvæsenet og i de to postkasser på rådhuset.

Når borgerne ønsker at aflevere post direkte til medarbejderne i fx borgerservice, på bibliotekerne mv., bliver de normalt anmodet om selv at lægge det i postkasserne. Det er med til at sikre, at borgernes private dokumenter forbliver private, indtil de når frem til den rette person.



Håndtering af post, der er modtaget

Al post bliver efter modtagelsen indstemplet og registreret i Journalen. Herefter bliver posten skannet og tildelt det center eller det team, der skal modtage posten. Journalen gennemgår ligeledes intern post for dokumenter, der skal indskannes.


Posten indskannes og fordeles senest kl.12.00 mandag-fredag: Post afleveret i postkasserne indskannes løbende og senest kl.12.00 næstfølgende hverdag.

Selve journaliseringen skal være afsluttet inden 5 dage, hvorefter den kan genfindes i databasen.


E-post der er sendt til fællespostkasserne fredensborg@fredensborg.dk og epost@fredensborg.dk. fordeles i de enkelte centres postmapper.


E-post, der modtages direkte i medarbejderens postkasse, viderebehandles af medarbejderen. Medarbejderen skal journalisere al journaliseringspligtig e-post (sendt og modtaget) inden for de samme tidsfrister som fysisk post.



Fejlkilder

Det opleves i få tilfælde, at en borger henvender sig om et brev, som ikke er nået frem til modtageren.


Der kan være forskellige årsager til dette, idet der kan ske i fejl i selve indskanningen, eller der kan ske en fejl ved at posten ikke bliver fordelt til det rigtige team eller den rigtige medarbejder.

Med hensyn til indskanningen sker der en manuel optælling af den skannede post, som sammenlignes med den indkomne post. Desuden kontrollerer medarbejderen, der modtager posten, at den modtagne post er korrekt indskannet.

I forhold til fordelingen af post er der en klar arbejdsdeling, således at Journalen fordeler posten til det enkelte center (eller team), mens der lokalt fordeles til den enkelte medarbejder.


Når den modtagne post er fordelt fra en af hovedpostkasserne, kan den ikke længere genfindes centralt, men posten kan i stedet fremfindes lokalt.


Såfremt den indgåede post ved en fejl slettes fra en postkasse kan den genfindes i op til 30 dage.






Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 09-12-2013

Sagen udsættes med henblik på, at Økonomiudvalget får en ny redegørelse.